电话会议流程

作为PM,每天工作中少不了一项内容就是conference call (简称concall)。因为负责的是regional的工作,自然要和不同地方的同事客户服务提供商各类人物打交道,遇到需要讨论的事项又没法聚集在一个空间的时候,唯有靠组织concall来解决。话说,要开一个好的又有效率的concall可不只是简单地发个invitation就能搞定,来个简单的心得总结也算是给自己今后再组织concall做个流程参考吧。

1.确定参加者和时间
既然是开会最基本的就是要确定与会者和时间了。与会者自然不必多说,该来听的该来发言的都必须到,不过可以分下对于哪些人是required,哪些又是optional,这样收到invitation的人就会明白自己是否一定要参加以及会议的相对重要性。

确认时间主要是要考虑到各个地区的时差问题,如果只是AP region里的concall,那么各与会者的重叠的office hour还是很多的,所以不是太困难。但如果是涉及到跨地区的会议就要考虑周全些了,譬如如果和欧洲的一起开会就要安排在下午三点以后,如果和美国的一起就可以选择早上8点或者晚上8点的时候,如果是亚欧美一起开就只有晚上8点到9点的时段是合适的。Concall时间稍微考虑不周全,你要求的与会者不理你那就怪不得别人了。

2.Agenda
清晰明了的会议议程是高效率concall的必然前提,这样与会者既明白了开concall的目的,也知道了自己该做哪些相应的准备。

3.Invitation
搞清楚了上面两点就可以发concall的invitation了。Outlook里的meeting request功能个人觉得还是相当好用的,会议主题和concall的dial in number都要写明,然后在内容栏里用bullet point 罗列出agenda即可。

发invitation的时间有个讲究,如果是很早就确定的concall,可以一早发送invitation,但是为了以防万一时间太长与会者临了忘记了,要在开concall的前一天或者当天发个reminder的邮件提醒一下。正常来说在开call前的两三天内发invitation是最合适的,如果太短时间又怕要求的与会人没看到邀请错过concall。当然,outlook还有一个好处就是谁接受了邀请谁拒了也可以一清二楚的看到。

4.Concall
接着就是等开concall了。就流程而言看Concall类型而各有不同:若是briefing或是training类型的concall,基本就是organizer 或者trainer说多,最后来个Q&A完事;若是讨论问题并寻求解决方案的那种,就是issue (discussion item)然后action plan;若是属于汇报(update)类型的call,就在讨论完discussion item和action plan后再来个round table让各party更新一下自己那边的最新情况如此。

5.Recap(会议记录)
可别以为开完了concall就算完事了,写recap才是整个call的关键。WW说recap其实不是写给来开会的人看

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