电话会议流程

作为PM，每天工作中少不了一项内容就是conference call (简称concall)。因为负责的是regional的工作，自然要和不同地方的同事客户服务提供商各类人物打交道，遇到需要讨论的事项又没法聚集在一个空间的时候，唯有靠组织concall来解决。话说，要开一个好的又有效率的concall可不只是简单地发个invitation就能搞定，来个简单的心得总结也算是给自己今后再组织concall做个流程参考吧。

1．确定参加者和时间
既然是开会最基本的就是要确定与会者和时间了。与会者自然不必多说，该来听的该来发言的都必须到，不过可以分下对于哪些人是required，哪些又是optional，这样收到invitation的人就会明白自己是否一定要参加以及会议的相对重要性。

确认时间主要是要考虑到各个地区的时差问题，如果只是AP region里的concall，那么各与会者的重叠的office hour还是很多的，所以不是太困难。但如果是涉及到跨地区的会议就要考虑周全些了，譬如如果和欧洲的一起开会就要安排在下午三点以后，如果和美国的一起就可以选择早上8点或者晚上8点的时候，如果是亚欧美一起开就只有晚上8点到9点的时段是合适的。Concall时间稍微考虑不周全，你要求的与会者不理你那就怪不得别人了。

2．Agenda
清晰明了的会议议程是高效率concall的必然前提，这样与会者既明白了开concall的目的，也知道了自己该做哪些相应的准备。

3．Invitation
搞清楚了上面两点就可以发concall的invitation了。Outlook里的meeting request功能个人觉得还是相当好用的，会议主题和concall的dial in number都要写明，然后在内容栏里用bullet point 罗列出agenda即可。

发invitation的时间有个讲究，如果是很早就确定的concall，可以一早发送invitation，但是为了以防万一时间太长与会者临了忘记了，要在开concall的前一天或者当天发个reminder的邮件提醒一下。正常来说在开call前的两三天内发invitation是最合适的，如果太短时间又怕要求的与会人没看到邀请错过concall。当然，outlook还有一个好处就是谁接受了邀请谁拒了也可以一清二楚的看到。

4．Concall
接着就是等开concall了。就流程而言看Concall类型而各有不同：若是briefing或是training类型的concall，基本就是organizer 或者trainer说多，最后来个Q&A完事；若是讨论问题并寻求解决方案的那种，就是issue (discussion item)然后action plan；若是属于汇报(update)类型的call，就在讨论完discussion item和action plan后再来个round table让各party更新一下自己那边的最新情况如此。

5．Recap(会议记录)
可别以为开完了concall就算完事了，写recap才是整个call的关键。WW说recap其实不是写给来开会的人看

的，而是要写给那些没来开会但是又要知道发生了什么事情的人看的，所以基本recap里to的是invitation里的与会者，cc的却是各大关键人物，比如自己的老板啊，对方的老板啊等等。刚开始的时候还挺头疼写recap的，不过后来写多了知道了大概的框架也就不觉得麻烦了。基本的recap包括Date, Participants, Discussion Item和Action Plan四个要素，内容不需要太复杂，将核心内容罗列出来即可。而最后的action plan至关重要是要罗列出谁什么时候要完成什么，也可以作为日后有责任纷争的一个参考依据。最后就是recap可以证明给大家看你是有多努力做事解决了问题，这就是在大老板们面前加印象分的时候了。

其实开concall还是很痛苦的，要考虑的东西很多，还要协调好各方一起达成一致目标。可是作为PM却永远有着开不完的concall，写不完的recap。