采购库存管理制度

采购管理制度

第一条：为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营需求，提高经济效益，特制定本制度。

第二条：采购方式及供货商的确定：

（一）采购方式的确定：

1. 对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的式。

2. 对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购。

3. 对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。

（二）供货商的确定原则：

1、初选供货商：深入细致的进行市场考察，要从所在城市所在地区找出三家以上具有代表性的同类供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。对所供应的原料进行净菜率的测算。

2、试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。

3、确定供货商：在使用一个月的基础上、由店长、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以近就一个月价格、原料的净菜率为审核依据来确定。

4、签定供货合同：确定供货商后，由店长与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。

5、供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。

第三条：市场调查原则

1. 由财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交办公室存档。

2. 调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查时间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。

3. 调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录买方一口价。

4. 除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视、网络平台等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。

5. 调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。

6. 零星物品的调查由店长或委托其他人（采购人员除外）实施。

第四条：采购的原则：

1. 质价比确定对供货商所供物品的定价：在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。

2. 定价程序：由店长同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由店长、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。

3. 价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：（1）干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。（2）低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。（3）零星物品的价格不得高于市场零售价的5%（4）鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%（5）蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。

4. 春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。

第五条：审购程序

零星物品的审购程序

1. 对于经常性项目的采购应由所需部门每周一、周四固定时间定期报计划，经店长审批后，交由采购人员办理。

2. 需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人、店长审批后方可办理，申购单一式两份。写明所需物品的品种、数量、规格等。

3. 零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由店长在申购单写明，限时购买。

供货商送货的申购程序：

4. 需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字后，交采购人员办理。

5. 库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。

6. 新进酒水、物料由店长和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。

7. 只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非店长批准不得擅自通知送货。

第六条：采购数量的确定原则：

1、为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。

库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。

2、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于两天的用量。

3、库存量的计算公式：

最低库存量=每日需用量x2天

最高库存量=每日需用量x15天

第七条：货物的验收原则：

1、验收的质量标准：根据本店制定的《质量标准进行》验收。

2、验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

3、验收人员：采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收（特殊情况下由店长指定专人负责）。

4、验收时间：根据本店实际情况另行确定。

验收程序：

1、由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收物品的数量、单价、金额。

2、入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式三联，第一联库管自己留存；第二联交财务做为记帐凭证；第三联交供货商作为结帐凭证。

第八条：附则

本制度的最终解释权、监督权归本店办公室财务人员。

店长审核通过之日起由财务人员监督执行。

库存制度

一、物品验收：

库管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：

①与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收。

②采购单上数量与实物数量不相符，名称、规格、型号相符可按实际验收。

③对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。

④对购进物品已损坏的不验收。

验收后，要根据上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单。验收单一式三联，第一联库管自己留存；第二联交财务做为记帐凭证；第三联交供货商作为结帐凭证。

二、入库存放：

（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管。

（2）进仓的物品一律按库房固定的位置堆放。

（3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上。

（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，算出余数。卡片固定在物品正前方。

三、保管与抽查：

（1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。（2）抽查：

①仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或账页登记是否相符，若不相符时要及时查对。

②材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。

四、领发物资

（1）领用物品计划或报告：

①凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备。

②仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以便取货人领取。（2）发货与领货：

①各部门各单位领货一般要求专人负责。

②领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并签字，仓管员凭单发货。

③领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账。

④发货时仓管员要注意物品先进先出的原则。

（3）货物计价：

①货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出。

②需调出本店以外的的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。

五、盘点：

（1）仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点。

（2）将盘结果列明细表报财务部审核。

（3）盘点期间停止发货。

六、记账：

（1）设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然。

（2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户。

（3）记账时要先审核采购单和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账。

（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账。（6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账。

（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务材料会计调整三级帐。（11）每月与财务材料会计对账，保证账物相符、账账相符。

七、建立档案制度：

（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿。

（2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。

八、仓库安全管理

1）本店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库。

2）因工作需要需进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理入仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。

3）仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。

4）仓库不准代人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。

5、任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资。

6）仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。

7）一切进仓人员不得携带火种进仓。

8）仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工作。

九、仓库防火管理

1）仓库内的物品要分类储放，库内保证主通道有一定的距离，货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。

2）仓库内的照明限60瓦以下白炽灯，不准用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备。仓库内保持通风，各类物品要标明性能名称。

3）仓库的总电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每年对电线进行一次全面检查，发现可能引起打火、短路、发热、绝缘不良等情况，必须及时维修。

4）物品入库时要防止挟带火种，潮湿的物品不准入库。物品入库半小时后，值班人员要巡查一次安全情况，发现问题及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓，防止物品炽热产生自燃。

十、附则

1. 本制度的最终解释权归本公司财务部门。

2. 本制度由库房具体实施，财务部门监督执行。

3. 店长审核通过即日起执行。