办公室管理作业2

办公室管理作业2

16．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（），了解要求约会者的心理。

A．社交的能力B.说话的技巧C.听话的能力D.听写的能力

17．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（）

A．向上司报告B.送礼C. 写信D.查证消息的可靠性

18．以下餐巾的使用方法是正确的（）

A．中途离座，把餐巾放在椅子上B. 用来擦刀叉

C. 用来擦嘴唇嘴角

D. 塞入衣服领口里

19．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（）

A．通知上司家人把衣服送达B.自己到上司家里去拿

C. 让上司自己去家里更换

D.去买新的服装

20．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（）和归档要求。

A．归档时间B.归档凭证C.归档模式D.归档历史

21．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）

A. 国名、地址、部门、姓名

B.姓名、地址、部门、国名

C. 姓名、部门、地址、国名

D. 姓名、国名、部门、地址、

22．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（）

A.准备资料

B.发表意见

C.现场服务

D.会议或会谈记录

23．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（）

A.每天开箱次数与邮局投递次数一致

B.取出邮件立即返回办公室

C.事先带上包袋装邮件

D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

24．以下哪些接打电话的行为是不正确的（）

A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上

C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D. 中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置

25．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（）

A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知

C. 对方越忙越必须早一点联络

D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

26．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（）

A. 文员应在任何时候、任何场合携带名片

B. 向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方

C. 如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意

D. 名片只能当面递送，寄去是不礼貌的

27．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（）

A. 下级单位报送的报告、统计报表等

B. 未经签发的文电草稿

C. 单位内部互相抄送的文件材料

D. 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

28．值班人员不应该做以下哪类事情（）

A. 签发文件

B. 分发会议通知

C. 询问情况

D. 传达指示

29．接受忠告的反应应该是（）

A. 以烦躁的心情倾听

B.尽量把责任推给别人

C.应辩解说：“那是因为……”

D. 切勿感情用事

30．以下哪些不是办公室事务管理的特征（）

A. 服务性

B.决策性

C.专业性

D.主动性

二、判断题

16．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握；

18．女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。

19．如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。

20．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。

21．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

22．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

23．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

24．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。25．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。

26．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

27．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。

28．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。

29．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。30．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。

三、简答题

4．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

5．单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？

6．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

四、设计题

4．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料5．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

五、案例分析题

4．文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道；“您是否和李总约在上午见面”

对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”。

小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。“您看，很

不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。或者另约时间，可以吗？”

钱经理马上表示同意。小胡接着说：“您看我怎么向李总汇报您的情况？”

经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告，拉客户的。这类事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送神”好。经与李总联系，从他那里得到的答复是“不见”，小胡当然不能“直言相告”。

“钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要耽误您太多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大多数的业务还是在与外省市和外商之间，全国工商名录上，我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具体事项，我一定请示李总，并尽快电话与您联系，您看，我可以打名片上您的联络电话吧！”

“好，好。”嘴上这么说，钱先生已显不悦。

“另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是67559831，这是我的名片，您可以直接与马小姐联系。”

“好，好！”钱先生的口气变得和缓了。

“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？”

钱先生告退时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。

问题：

1、小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？

2、小胡的做法是否正确？有没有不当之处？

3、小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？

4、秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应,引见给领导吗？

5．波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有……”

问题：

1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？

2、假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？

3．从这件事中你得到了什么教训？

6．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎

对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？