数字化《出生医学证明》档案管理的应用分析

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数字化《出生医学证明》档案管理的应用分析

王丽玲

(广东省清远市中医院医务部,广东清远511500)

《出生医学证明》是一种重要的医学凭证,其中包含了婴儿的出生状态、学院关系、国籍和户籍等信息,也是今后获取公民身份证号

码的重要依据。

由此可知,《出生医学证明》具有非常重要的作用,是户籍登记、移民申请、出国留学、保健服务、入学等活动的基础。为了

确保

《出生医学证明》档案的真实性、完整性和安全性,我们在传统档案管理的基础上,对其实施了数字化的管理模式。下面本文将从该举措的意义和主要内容等两方面进行综述[1]。

1数字化《出生医学证明》档案管理的意义1.1能实现档案资源共享如今,我国信息化建设迅速发展,为了预防和降低《出生医学证明》档案信息孤岛的产生,就需要共享资源和信息,这样有助于避免重要档案的损坏或遗失,将传统封闭式的档案服务,转变成为开放式和跨越式的档案信息,突破时空对档案管理的限制,实现资源共享[2]。同时,还可以提高《出生医学证明》档案管理数据处理的自动化程度,最大限度地利用档案中的资源和信息。

1.2有助于提高管理水平和效率

在信息化和数字化发展的时代背景下,档案库对文件实体的保管转变为了信息数据中心,在查找所需信息时,可以通过输入相关的文字段快速获取,极大的缩短了查找档案的时间。同时,数字化档案管理还能让使用者运用文本挂接技术,进行智能化检索,快速完成检索,极大地提高了效率,涉及的范围较广。另外,《出生医学证明》档案管理实施数字化管理之后,就可以促进查询、借阅的信息化,充分利用互联网以及馆际互借来建设虚拟资源,实现跨地区信

息的借阅和交流[3]

。最后,数字化档案管理还能减少二次文献信息的编著时间,增强档案信息利用的时效性,促进工作程序的优化,将人从繁重的档案管理压力中解放出来,提高了工作效率。

1.3加强了对资料原件的保护数字化《出生医学证明》档案管理的对象是电子档案,不需要反复查阅和复印原件,可以确保原件的安全性。尤其是年代比较久远的档案,数字化处理可以对原件给予更好的保护,将磨损和破坏降

到最低。

同时,对《出生医学证明》档案进行信息化管理,还可以预防随意篡改档案信息等行为,确保档案信息的真实性和安全性。

2数字化《出生医学证明》档案管理的主要内容对《出生医学证明》档案进行数字化建设和管理包含了很多内容,例如建立档案目录的数据库、纸质文件的数字化处理以及安全保密等。目前,平板扫描和高速扫描是《出生医学证明》档案数字化建设的主要方式,然后通过去污处理、条目输入、信息核对、格式转化和数据挂接等流程完成,具体操作如下:

2.1严格执行相关法律法规以《档案法》《档案法实施办法》等为基础,参照《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等规范和标准来进行《出生医学证明》档案的数字化建设。

2.2档案扫描

扫描后的档案影像应该按照jpg 和pdf 两种格式分别储存,其中jpg 格式的文件主要是对纸质档案的备份,在储存之前,应该先进行去灰、纠篇、裁剪等处理,确保图像的质量为300dpi[4]。而pdf 格式则主要用于网络查询,是由jpg 文件合并和转换形成的,需要采用多页储存格式,图像分辨率可以调到150dpi ,减少文件大小。两种格式都用档案号码来命名。

2.3条目输入和补录

①采用双机校对的方式,对目录数据库的质量进行检查,确保条目的完整性,对于遗漏的目录要及时补录,发现错误要及时修改、纠正。②根据《档案目录数据库结构与著录格式》的相关要求,对遗漏的条目进行补录,在录入的同时做好数据校对,错误率应<1/1000。

2.4数字化处理在对《出生医学证明》档案进行数字化处理之前,需要根据一定的原则和方法予以确认,只有符合要求的纸质档案才能进行数字

化,而且加工之后的电子影像应该在数量、

清晰度和完整度等方面,和原始档案保持一致。然后按照下列流程进行处理:①确保扫描图像的质量:扫描时将纸张放端正,确认无压边、不漏扫和错扫,对于过薄、过软或超厚的档案可以采用平板扫描,纸张状况好的档案采

用高速扫描方式[5]

。②扫描后对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。③对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度应≤0.5°。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。④对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行

去污处理[6]

。⑤对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像。

参考文献

[1]朱丹平.落实新政策做好医院出生医学证明档案管理工作[J].办公室业务,2014,10(23):185-186.

[2]周立平,樊延军,潘晓平等.全国出生医学证明信息管理系统设计与实施[J].医学信息学杂志,2015,13(05):22-25.

[3]谭玲琳,李宝娟,董玲.出生医学证明.信息化管理的潜在价值[J].中国城乡企业卫生,2013,11(06):2-3.

[4]母婴保健法定证件的设置现状及其规范管理探析[J].阮伯龙.医学与法学,2014(02).

[5]谭玲琳,李宝娟,董玲.出生医学证明信息化管理的潜在价值[J].中国城乡企业卫生,2013(06).

[6]王菲,杨雪英.出生医学证明规范化管理方法及效果分析[J].山西职工医学院学报,2013(05).

摘要:《出生医学证明》是依据我国法律颁布的相关文件,具有非常重要的作用。为了更好地对其进行档案管理,提高影响力,在当今信息化迅速发展的社会中。有必要采取数字化管理措施。为此,本文首先对《出生医学证明》数字化档案管理的意义进行了阐述,然后对

其内容展开了具体分析,旨在提高数字化档案管理的水平,做好

《出生医学证明》的管理工作。关键词:数字化;《出生医学证明》;档案管理288··

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