信息化背景下文书档案管理工作的思考

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信息化背景下文书档案管理工作的思考

作者：邓春秀

来源：《办公室业务》2016年第08期

【摘要】本文主要分析了信息化对文书档案管理工作的影响，比较了文书档案信息化管理方式与传统档案管理方式的优势，分析了当前档案信息化管理的弊端，提出了文书档案信息化管理的对策，以供参考和借鉴。

【关键词】文书档案管理；信息化建设；电子文件

随着通信技术、计算机技术以及互联网技术的快速发展，传统的文书档案管理方式方法亟待调整和转型。运用信息化技术实现档案现代化管理成为档案工作者当前最重要的课题之一。虽然，短期内档案管理工作以实物、以文本为核心的管理方式一时无法彻底转变，但以信息、数字为核心的档案信息化管理模式势在必行。

一、信息化技术对档案管理工作的影响

由于计算机技术的运用与快速发展，产生了大量的电子文件，使社会进入信息化时代。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与传统的纸质文件比较，电子文件具有以下新特点：载体上，不是实物而是网络虚拟的，不可直观而需要借助计算机等设备才能阅读和利用，不存在数量问题；使用上，不需实物交接而是在计算机等设备上直接处理、传递、阅览，不受时间和空间限制；保管上，对保存空间要求不高，对保密、温湿度、防磁性、防盗等要求高。电子文件对当前档案管理工作的影响主要体现在：

（一）对文件生成和归档内容的影响。电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”，这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别。电子文件对计算机有很强的依赖性，归档时除了电子文件本身，还应包括电子文件的读取软件、操作系统。归档载体不再限于纸质文件，而应包括计算机硬盘、磁盘或光盘等存储器。

（二）对档案归档内容及方式的影响。电子文件归档涉及电子文件生成、收集、积累、归档、保管、统计利用等方面要求。生成阶段，要有科学规范的管理制度和严格有效的技术措施，以保证电子文件的完整性、原始性、真实性和有效性。整理阶段，要有全过程监控，以保证电子档案管理工作的连续性。归档阶段，要完善时间、内容、范围、相关人员（含授权人）、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要素，保证归档电子文件的质量和可追溯性。在归档方式上，当归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，要实行“双轨制”归档，在内容、描述及相关说明上保持一致。