探究公路内业工程竣工结算审计资料的整理和归档工作

Engineering economy 工程经济

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探究公路内业工程竣工结算审计资料的整理和归

档工作

杜小燕

（四川蜀通港口航道工程建设有限公司四川南充 637000）

中图分类号：TU43 文献标识码：B 文章编号1007-6344（2017）06-0201-01

摘要：随着经济的发展，公路行业技术的进步，公路交通的建设规模也在不断的增大。在工程施工的项目管理工作中，公路内业工程竣工之后的资料的整理以及归档工作的作用越发重要。内业资料不仅是施工信息存档依据，在高等级公路施工工期中，也是

业主向施工方发放工程款的依据。内业资料的有效的整理以及归档为工程的竣工提供了一定的可靠性。本文主要讨论了目前在公路

工程竣工的资料的整理以及归档工作中存在的问题，以及引起这些问题的原因，同时，针对于如何更有效的进行资料的整理以及归

档工作，提出了一些建议。

关键词：公路；工程竣工；资料整理归档

在公路的建筑活动中形成的相关记录即为公路工程竣工资料，主要包括数据、文字、音像、图表等资料，真实的记录了一个公路工程建设项目中，从决策到设计，从施工到交工以及竣工的整个的过程，具有详细、真实、准确等一系列的特点，同时，工程竣工资料也是在完工后进行维修、养护、运营，甚至以后的改建、扩建等工作的主要依据，而且，其也是推进公路工程建设向标准化迈进的一项重要内容。大型公路的工程建设由于周期长，参加修建的工程队多，因此，工程资料的数量大而且比较复杂，所以在大型公路工程中，要及时对工程资料进行整理，而且要对资料采用科学的分类技术进行归档。所以说，在工程建设中，建设单位、勘察单位、施工单位以及监管单位应该重视资料的整理以及归档工作，应及时把项目中形成的各种资料进行收集和整理，并将其纳入到工程建设的管理中，针对性的制定相关的管理办法，并配备专业的管理人员，加强管理手段，按照法律法规做好这一工作。

1资料整理以及归档工作中存在的问题

（1）施工文件的管理不规范问题

实际工作中，有一些施工单位不重视资料的整理以及归档工作，就导致其不能完整的收集监管单位以及业主下发的文件，再者，由于下发的文件的原件的数量是有限的，因此，在资料的归档中有大量的复印件，而且这些复印上没有标明原文件的存档处和盖章明示。有一些单位将竣工文件的外表做得很漂亮，但是不注重文件的质量和内容，甚至有一些单位疏于对资料的管理，导致常有资料的丢失现象的发生，需要在竣工后补齐资料。在工程的建设中，工程人员和技术人员经常调整，因此，在资料的交接过程中，常有断档发生，当工程完工后，资料的整理和归档时会遇到麻烦和困难。

（2）工程的资料的管理工作不规范

①在施工过程中，很多的施工单位为了追赶施工进度，在进行现场完工验收之后，没有按照相关的规定及时的办理书面签字，或者书面签字并不规范，出现漏签或者与实际的施工情况不符，而且，还有代签的现象出现。

②在竣工的图纸编制上，还有一些单位不能严格遵守国家针对图纸编制的相关规定进行图纸的绘制工作，而是通过在原图纸上进行相应的修改，例如更改尺寸、工程量、坐标等，更有甚者，将旧的施工图纸直接改制成为竣工的图纸；上述这些不能够按照法律法规进行竣工图纸的绘制，不按照标准对资料进行标注，擅自修改文件或者设计的通知书，都会造成因竣工图纸达不到要求而返工。

③在实际的施工过程中，还存在着项目档案管理与实际情况不符的情况，还存在着资料的格式不统一，资料填写不规范，使用笔墨的类型不统一，更有甚者，使用铅笔填写相关资料，对资料的装订以及长久保存造成了很大的影响，无法达到竣工资料归档的要求。

④施工的原始的验收签证不规范，在一些重要的资料里，例如：竣工报告、交工证书、质量保障资料等，存在着签署意见不全、甚至有涂改的现象发生，大幅度的降低了原始资料的可靠度，对工程竣工资料的使用造成了较大的影响。

2 引起问题的原因

（1）对于工程资料的收集不足，不够重视其整理归档工作

在实际的工程建设中，各个参加建设的队伍，往往只重视工程的质量以及项目的完工工期，会对其制定建伟严格、全面、系统的考核指标以及奖惩方案，但是，对于工程资料尤其是竣工资料的整理以及归档工作，还不够重视，甚至会忽略这一项工作，长期以来，都普遍存在着重视建设，轻视工程资料的管理的现象。参加建设的队伍通常把经理放在工程的质量、进度、以及关键的目标工期上，对于放在资料的管理上的精力就很少，更是缺少对资料管理的统筹安排。待到工程竣工时，才想起对工程资料进行整理和归档，这就避免不了急速人员加班加点的突击工作，对于资料的准确性和真实性无法满足要求。

（2）工程资料的管理制度不完善

和其他的工程技术的管理办法相比，工程资料的管理制度和办法还不是十分完善，相应的监管措施和手段也不够到位，很难有效的保障资料的收集、整理以及归档工作的开展。在工程施工期间，如果有人员的变动，资料交接时容易发生断档，而且，在工程竣工之后，靠着回忆补写资料的现象时有发生。

（3）缺少具有相干知识的人才

现在工程施工队中，没有配备相应的专职人员，现有的从事资料的整理和归档工作的工作人员缺乏专业的指示和培训，特别是在工程施工的初期，负责资料管理的工作人员对于档案的意识比较薄弱，缺少专业的知识和技能。而且，即使施工队配备了专业的资料整理人员，其技术水平也是参差不齐，而且对于工程的流程也不是十分熟悉，以至于 无法客观的掌握国家对于公路建设资料整理的相关规定，使得工程管理的资料的质量有所下降。

3 针对资料管理以及归档工作的建议

（1）加强对资料整理和归档工作的重视，制定较为完善的责任机制为了更好的进行资料的整理以及归档工作，需要加强各个单位对于资料整理的重视，制定一系列相关的制度，并严格遵守制度，此外，还要大力推行竣工文件的编制标准。参建单位的工程资料的管理要由项目的法人代表进行统一的协调组织、检查以及指导，建立相应的领导机构，同时，还要制定并落实建设、管理和施工单位的相应的职责。

（2）加强监管单位以及业主的指导监督工作

作为工程建设的法人代表，业主在工程竣工资料的整理以及归档工作中应该发挥其主导的作用。在制定合同条款时，应该把资料的整理和归档工作作为一项重要的合同内容单独列出，并根据工程进度，明确各阶段的资料的整理和归档，以加强各单位对于资料整理和归档的重视。

（3）对工程竣工资料的真实、准确、完整性进行控制

工程竣工资料管理对于一个项目来说，据欧十分重要的作用，所以健全工程竣工资料的管理制度，配备专业的工作人员，加强施工过程中的监管工作，保证施工到什么阶段，资料的整理就到什么阶段，如果发现问题，要及时的补救，并且对隐患还可以提前预防。对于原始的文件和资料要进行及时的收集，并且要由专职人员进行保管整理，设计的图纸和变更文件更是要妥善保管。

（4）严格验收，使得竣工资料能够发挥其真实性的作用

工程竣工验收的基础是具有准确性、真实性、完善性的工程竣工资料，同时，其也是用来评价工程的质量等级的重要依据。在对竣工图纸，施工报告，文字资料等进行审查时，一定要遵循严格、认真的态度，检查文件是否齐全，工程的记录是否具有真实性，是否落实工程变更单等等。

（5）建设档案资料管理机构，加强专业知识的培训

按照工程的要求，项目部需要对资料管理部门的工作进行明确，要分配专业的人员来进行整理和归档工作。同时，对于资料的交接、整理一及归档工作要高度的重视，还要对专职人员进行相应的专业培训，以提高他们的业务水平，可以更好地进行资料的整理和归档工作。

结束语：

公路建设的基础是工程竣工资料的整理以及归档工作，其涉及到各个专业，各个部门，只有不断的提高相应的管理水平，才能够使得公路竣工资料的整理向规范化以及标准化发展，为一流的工程质量打下坚实的基础。

参考文献

[1]王丽，张宇，浅谈公路工程竣工资料整编及归档[J]，内蒙古公路与运输，127期，81~82.

[2]李琦，浅议工程内业资料的整理[J]，江西建材，2015年第10期，192~193

[3]张存锐，公路工程竣工资料的整理和归[J]，现代公路，2012年第8期，187~188.

作者简介：杜小燕（1985.6），女，助理工程师，大专学历，目前人事工程管理。