当前位置：文档库 › 六盘水市档案资料管理办法

六盘水市档案资料管理办法

六盘水市烟水配套工程档案

管理办法（暂行）

第一章总则

第一条为了规范全市烟水配套工程项目档案资料管理，达到工程质量、资金和安全责任的可追溯性，根据国家局、省局相关的档案管理规范、办法和《基本烟田水利设施建设工程质量评定与验收规程》、合同所涉及档案方面的规定，结合六盘水市烟水配套工程实际情况，制定本办法。

第二条烟水配套工程建设项目档案是指从项目准备、计划申报、勘察设计、评审、审批、实施、竣工验收到运行管护全过程中形成的，应当归档的各种文件资料。项目档案是项目验收的重要内容，是项目数据统计，实施成效的评价依据，是工程审计结算的基础，是项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据。

第三条为确保归档文件材料的完整、准确、系统，要严格执行相应可控制措施：档案工作与工程建设坚持“两同步一超前”的建档原则，即：工程实施环节过程中档案资料的收集要与各环节实施进度同步；检查项目实施计划进度同检查档案资料的形成要同步；工序、单元、单位工程验收前必须提前对档案资料进行验收。

第二章职责要求

第四条通用职责

1、工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2、工程各参建单位应确保各自档案资料的真实、有效、完整和齐全，严禁对档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁或丢失。

3、工程资料应按分类、分级进行收集、按要求汇编成册，由烟草公司、设计单位、招投标代理机构、监理单位、施工单位、质量监督单位负责组织所涉及的工程资料的全过程收集、整理、管理工作，应有专人负责。

第五条各参建单位职责

1、烟草公司

负责各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查，对工程各参建单位移交的工程项目档案进行检查验收，负责收集、整理综合类文件、程序类文件、工程竣工验收文件、供应商（烟草公司采购）提供的产品质量、检测等相关资料，招标、投标、议标的过程性文件，市、县局烟建办要及时收集国家局、省、市级在烟叶基础设施建设过程中发布的通知、通报、公告、会议记录或纪要等资料，达到装订厚度及时进行分

类、归档、装订，避免因收集不及时造成文件资料的遗漏及原始资料的丢失，在纸质文件的收集的同时，电子档案要同步备份保存。

2、施工单位

负责编制、收集、整理、提交施工过程、工程质量评定、隐蔽工程及工程量签证、原材料及中间产品的质量、检测等相关资料，施工各类记录、竣工图纸、影像资料、施工管理工作报告、结算资料等各类资料。

3、监理单位

负责编制、收集、整理、提交监理过程中形成的工程进度、质量、投资、安全方面的控制资料、合同、信息方面的管理资料，与各参建方的协调资料、监理各类记录、监理管理工作报告等各类资料，监理单位要加强对施工单位归档资料的监管工作，对归档情况进行定期检查，同时对施工单位所形成工程项目档案的内容和编制情况做出专题审核报告报烟草公司。

4、设计单位

负责提交工程可行性研究、实施方案、施工图，负责提交全部设计变更、修改通知单及工程设计工作报告等各类资料。

5、质量监督单位

负责提供工程质量监督手续、项目划分审批、工程质量监督报告等各类资料。

第三章档案管理

第六条烟水配套工程档案的分类

烟水配套工程档案资料分为综合类档案和工程类档案两大类。

第七条综合类档案：分市级局（公司）综合类资料、县级局（分公司）综合类资料、包括市、县组织机构、制度和文件档案等基础资料，由市、县局烟建办负责收集和归档，归档目录见附件1、附件2。

第八条工程类档案

工程类档案是指在建设过程中形成并收集汇编的各种形式的信息记录，由工程建设各参建方按各自涉及内容提交，归档目录见附件3。

1.程序类文件：程序类文件指县级烟草公司在进行工程项目管理活动中形成的资料，包括项目申请、公示、补贴合同、组织领导机构、项目组成立、招投标文件、合同、补贴资金资料、县级验收记录、移交及管护等各类资料。

2.勘察设计文件：勘察设计文件包括可性行研究报告、实施方案、施工图、概算书、咨询、立项、审批等各类资料。

3.监理文件：监理文件包括在监理过程中形成的各类资

料，包括监理月报、会议记录、工作日志、工作报告、中间产品及原材料的抽检记录、旁站监理记录、开、停、复工通知、整改跟踪记录、验证记录等各类资料。

4、施工文件：施工文件包括施工组织设计、施工工作日志、隐蔽工程及工程量验收签证、施工放样记录、原材料合格证、试验报告、中间产品检验资料、运行试验记录、机电设备安装及调试记录、资金管理资料、影像资料等所有反映施工过程和项目真实面貌的文件等各类资料。

5、工程质量评定：工程质量评定包括单位、单元、工序、重要隐蔽与关键部位、外观质量评定、施工质量检验资料核查等各类资料。

6、验收文件：验收文件包括各级检查、验收中形成的工程现场质量检查与验收表、各级综合管理档案验收表、现场抽查验收汇总表、整改报告、复（抽）查验收报告等档案资料应及时归档，烟草公司的建设管理情况报告、设计单位的设计工作报告、监理单位的监理工作报告、施工单位的施工管理工作报告、质量监督机构的工程质量监督报告、整改情况报告、资金使用管理情况报告、审计报告、纪检监察报告、试运行情况、工程移交情况等验收时形成的文件。

7、竣工图：竣工图按单元工程排列，单元工程中按建筑、结构、管网安装、机电设备安装等专业组卷。

第九条电子档案：所有档案资料必须形成电子文本，保存的电子文本要与纸质档案的分类、目录、内容保持一致，要建立档案数据库，将各类档案资料输入计算机，并予以锁定，同时将资料刻制成光盘随纸质档案保存，长期存储的电子文件，应使用不可删除的方式保存。

第十条档案资料质量的要求

1. 烟水配套工程档案资料均为长期保存文件，要求使用黑色钢笔记录，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

2.文字叙述应用词准确、语言简练，图表填写应规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字（章）手续完备。

3.数字的小数点后保留1位，合格率用百分数表示，日期用阿拉伯数字表示。

4.应使用国际通用计量单位，并以规定符号表示（如：MPa.m.m2.m3.kw……）。

5.改错。将错误之处用斜线划掉，再在右上方重写正确（文字、数字）并加盖印章，禁止使用涂改液、贴纸、橡皮擦等方法。

6.资料中文件原则上必须是原件，为复印件的需说明原件存放处，复印、打印文件及照片的字迹、线条、影像的清晰度，应符合档案的质量要求。

7.要对照烟水配套工程工作流程和环节逐一核对资料信息，在填写、审核资料内容时，要确保数据的准确性和一致性、时间的关联性和周密性。要按照“七个一致”标准整理资料内容，即：申请验收报告与审计报告数据一致；基础信息表与申

报完成表数据一致；档案卡与对应资料信息一致；各类档案的时间先后顺序一致；资料装订顺序与目录页码一致；竣工图与项目现场与编号对应一致；同一个人的签名笔迹一致。

8.录音、录像文件应保证载体的有效性，工程建设重要阶段、重大事件、事故、必须要有完整的声像资料归档，项目组和设计、监理、施工单位均应指定专人，负责照片、录像等声像资料的收集、整理、归档工作，归案的声像资料均应标注事由、时间、地点和内容，声像资料要单独归档。

第十一条竣工图的要求

1. 竣工图的基本要求

竣工图是烟田水利设施建设工程的实际反映，是项目档案的重要组成部分，是各级验收和计量时最基础、最重要的、不可缺少的资料，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字（章）手续完备，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录，施工单位应在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、验收记录和签证，在现场做好原件的各方签证，及时编制工程竣工图（管网工程必须编制管网竣工平面图），并在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”，施工单位、监理单位或项目组或其委托的代建管理机构的有关责任人应严格履行签字手续。

2 . 施工单位应按以下要求编制竣工图

(1) 按施工图施工没有变动的，可在原图上加盖“竣工图

章”，相关人员签字。

(2) 一般性的工程变更，能在原施工图上修改、补充的，由施工单位在原图（必须是新蓝图）上注明修改部分和修改依据及施工说明，在原图上加盖“竣工图章”（制章样式见附件13），相关人员签字。

(3) 凡涉及结构形式、平面布臵、项目改变以及有其他重大变更的，必须重新绘制竣工图，重新绘图应按原施工图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内相关人员签字（图标栏见附件13）。

(4) 编制时间：根据GB/T 50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定“编制各种竣工图，必须在施工过程中(不能在竣工后)，及时做好隐蔽工程检验记录，整理好建设变更文件，确保竣工图质量”，所以烟水配套工程的竣工图编制必须与施工过程同步进行，而不是竣工后再编制竣工图，特别是隐蔽工程部位在编制过程中发现问题，要及时到现场进行复核。

(5) 图形比例、方向：编制竣工图时，同一张图纸有几幅不同的图，不同图可以设臵不同的比例，但同一幅中尺寸所示建筑物或构件的比例相同，有必要时可增加大样图，同一幅图中所示建筑物或构件的布臵方向同现场实际一致。

（6）图例：工程项目的竣工图中的所示的建筑物或构件图例，采用制图标准规定的符号，所示的建筑物或构件相同时

用同一符号表示，不同时需用不同的符号表示，表示图例的符号之间要有明显的区别，不能产生混淆。

（7）图线：按照制图标准规定进行，所表示的建筑物或构件不同，线条的形状、粗细、颜色就不同。

（8）图纸大小：图纸尺寸采用制图标准规定的纸张幅面，其大小按照选择的图框规格确定，但必须保证图中的所有图形、线条、字体、标注尺寸等能够完整、清晰地反映出来。

(9) 图纸的一致性：同一工程项目所有竣工图纸，对同一建筑物或构件反映必须具有一致性，关键在尺寸上，即总体与局部一致，大样图与整体图要一致，平面、断面、剖面图一致，杜绝出现尺寸不相吻合现象。

(10)管网竣工图要求：①管网竣工图要做到图实相符，各级烟草人员及烟草单位聘请的水利专家和工程监理，要对每份管网竣工图严格审核把关；②要认真执行管网竣工图的绘制标准：以供水点（水池）为单位，按图例绘制综合管线竣工图，图上要标注管径大小、走向、管桩间距、管桩编号（田间取水口编号），注明H（水池至烟田的高程），I（管网覆盖面积）,L （管网总长度），每条管网的总长度，水池要标注座落的位臵、地名（或参照物）、高程、GPS定位，管网埋设出现异常情况要用文字单独说明，图上要有工程量表；③竣工图上需盖有“竣工图章”和监理的签字。

第十二条影像资料档案的要求

影像资料档案指烟水配套工程骨干项目（50万元以上工程项目）影像资料。主要内容包括：

（1）灌区概况：要展示项目开工建设前灌区的基本地形地貌、烟田现状等（附语音或文字说明），由烟草公司提供。

（2）水源点概况：要展示水库、山塘、泉水、河流基本地形地貌、周边环境、植被（附蓄水情况、集雨面积、水质、水量、水文气象等语音或文字说明），由烟草公司提供。

（3）施工过程概况：①水源。泵房、拦水坝、取水口开挖要展示开挖过程及方法，开挖成型（能体现地质特征应体现），建筑物的砌筑（浇筑），钢筋隐蔽，成品图像等。②水池。要展示开挖、开挖成型、砌筑（包括进出水设施安装）、成品图③管槽开挖及管道安装。要展示管槽开挖宽度及深度、管道安装（包括焊接、铺设等）、管件安装、试水情况（附管材生产厂家、材质、质量语音或文字说明）。④沟渠。要展示施工前状况，开挖断面尺寸，地质特征，及砌筑、防渗、外观等。⑤供水桩。要展示基础、闸阀或水龙头（附安装高度、间距语音或文字说明），由施工单位提供。

以上影像资料要以骨干项目为单位进行摄制，烟草公司统一编制成完整影像资料，要求成像质量不低于100万像数，并刻制成DVD光盘随纸制档案保存或导入计算机系统，供各级检

查部门和验收机构备查，凡缺失影像资料的骨干项目，市局（公司）不予认可和验收。

第十三条档案资料装订的规定

1.档案资料可按分类要求，分卷装订，每卷不应有重份文件，文字资料按事项、专业顺序排列；同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列，图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列，既有方案材料又有图纸的案卷，方案材料排前，图纸排后，资料装订不宜过厚，每卷一般不超过40mm，同一事项资料较多的，可分为I、II、III、IV、V、VI、………卷分别装订。

2. 每卷资料排列顺序依据资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、封底，组成应美观、整齐，每册资料封面参考样式见附件4、5，目录见附件9。

3.每卷资料要求编制目录，内容包括目录、序号、文件或资料名称、起止页码，要求每卷页码重新统一编号，页号从“1”开始编写流水号，用打号机或钢笔一次逐张连续标注页号，封面、目录及封底不编写页号，页号编写的位臵，单面书写的文字材料页号在右下角，双面书写的文字材料正面在右下角，背面在左下角。

4.档案盒按工程类档案分类装盒，一个类别一个（套）档

案盒，档案盒号格式为“×（分类号）-×（第几号盒）”(参考样式见附件6)，档案盒内目录一般包括序号、案卷名称、案卷资料摘要内容、编制日期、页次及备注(参考样式见附件7)，分类资料少、单一的可将资料合并到一个档案盒。

5.所有档案盒形成后要编制工程项目档案资料总目录，内容包括盒号、名称、总页数、保存期限、整理时间，见附件8。

第四章档案归档、验收与移交

第十四条归档文件材料的内容与形式均应满足本档案管

理办法的要求。归档文件应完整、成套、系统，应记录和反映建设项目的规划、设计、施工及完工验收的全过程，图实相符、数据真实可靠、签字（章）手续完备，签字日期相互间要有逻辑性。

第十五条勘察设计、招标代理机构在任务完成时，施工、监理在向县级提请工程验收前5个工作日，将经整理的工程项目档案按档案归档要求经监理、烟草公司审核后汇编成册向县级局移交，县级局应将接收到的工程项目档案进行归档。结算资料必须先经监理工程师审核签字后方能提交。

第十六条烟水配套工程建设项目的综合类档案、工程类档案均为长期保存。

第十七条档案资料验收

1. 工程项目只有档案资料齐全，工程质量达到设计规定的要求时，才能进行工程验收和行业验收。

2.档案资料验收与工程验收同步进行。县局应在验收工程的同时，对工程项目档案资料进行验收，明确做出合格或不合格的结论，凡需整改的，县局烟建办要督促整改的档案资料限期（最长不得超过7天）完成。

3.工程项目档案资料验收是行业验收的重要内容，验收组验收检查中，需填写各级《综合管理档案验收表》和《基本烟田水利设施档案验收表》。

第十八条档案资料的移交

1．每个工程项目在正式签署合同后5个工作日须将合同送交市局烟建办、财务科、审计科、纪检监察科存档, 档案管理人员要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单,应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。各项目和个人确因工作需要须借出查阅，办理相关借阅手续，以复印件借出,合同原件无特殊情况不得外借。

2.市烟建办保存综合类档案资料一套、县局烟建办保存综合类档案资料、工程类档案资料各一套，烟叶站保存所属工程类档案资料一套，运行管理单位保存工程类档案资料一套，各参建单位保存各自在工程建设中形成的档案资料，电子档案资

料由市、县局烟建办、烟叶站各保存一套。

3．档案移交时间要求：凡属于应向村委会或其代管部门移交的档案资料，在接到工程审计报告后15个工作日内将工程项目和档案资料与产权受益人办理移交手续，综合类档案资料、电子档案资料在市级验收合格后5个工作日内上报市局。

第五章其他要求

第十九条供水桩标识

供水桩上要喷写烟草标识、水池编号（工程编号）、管网编号、供水桩编号，上一供水桩与下一供水桩的方向用箭头标明，各施工单位对外部不光滑的供水桩，要用水泥抹光滑后刷上白漆，再喷标识内容。

第二十条烤房、机耕路、农机具、育苗大棚等其它烟叶生产基础设施建设项目的档案管理可参照本办法执行。

第六章罚则

第二十一条烟草公司相关部门和相关责任人违反本办法，履职、监管不到位造成档案不能按时归档及提交的，按《六盘水市烟叶生产基础设施建设问责考核实施细则》、《六盘水市烟叶生产基础设施建设经济处罚实施细则》中条款进行处罚。

第二十二条施工单位、监理单位、设计单位、质量监督单位不按要求、不按时限、不按质量提供档案资料的，影响工程

验收、审计、结算工作的，承担所引发的全部经济赔偿相关责任，有关档案要求及违约责任必须在相关合同中给予约定。

第七章附则

第二十三条本办法由六盘水市烟草专卖局（公司）烟叶生产基础设施建设办公室解释。

第二十四条本办法自文件从2009年度烟水配套工程开始执行。

附件：1、市级局（公司）综合类资料

2、县级局（分公司）综合类资料

3、工程类档案归档文件及范围

4、封面样式（综合类）

5、封面样式（其它）

6、档案盒样式

7、工程资料卷内目录

8、工程资料总目录

9、目录

10、烟水配套工程建设项目主要样表(填表要求和说明)

11、相关工程报告参考范本

12、工程验收应提供的资料清单

13、竣工图章（图标栏）

·附件1 市级局（公司）综合类资料

附件2县级局（分公司）综合类资料

附件3 工程类档案归档文件及范围

安全档案资料管理制度(最新版)

( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改安全档案资料管理制度(最新版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

安全档案资料管理制度(最新版) 为加强集团公司安全档案资料的统一归口管理，使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存，为职业安全健康体系的监督审核、安全生产许可证的审验及日常安全生产管理工作的改进、更新、查阅、事故调查处理等诸多问题提供依据，特制定本制度。第一章安全档案资料管理人员岗位责任第一条积极学习安全生产法律、法规知识，掌握安全生产技术规范，熟悉安全资料管理业务，了解集团公司、单位安全生产业务范围。第二条用科学的方法管理安全资料，熟悉各项方针政策和各项规章制度。第三条具体监督和指导项目做好安全资料的整理、接收、归档工作，检查资料是否齐全，各种报表是否符合要求，不同项目分别

保管，不断提升管理水平。第四条做好各种安全资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等工作，熟悉资料保管情况。采用适用的查阅方法，迅速准确的查调资，做到积极、主动、为生产一线服务。第五条保护安全资料的完整齐全，未经批准不得擅自销毁。第六条对一些有利用价值的安全资料，不得擅自处理。第七条创造条件，做好安全资料的编制研究工作。第二章安全档案资料的接收第八条安全资料实行统一管理，服务于各项目安全生产工作。第九条凡属集团公司内的一切安全资料均由归口部门统一监管、审核，任何人不得以任何借口拒绝进行移交。第十条项目安全处负责人按已完工程汇总整理后报公司安全保卫科，安全保卫科审核合格后交公司资料室管理人员分类存档。第十一条各单位完工项目的安全资料必须由该项目安全处负责人整理，并在一个月内交单位安全保卫科审核移交资料室。第十二条安全资料交接必须建立清单，材料齐全，由交接双方

单位档案资料管理规定

单位档案资料管理规定一、目的为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。四、档案归档 1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

（1）

（2）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。（3）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。（4）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。五．档案和资料的保管 1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。 2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。 3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。 (1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。 (2)做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3)档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。 (4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。六、档案资料的使用 1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、

集团公司档案管理办法

集团公司档案管理办法集团公司档案管理办法范本第一章总则第一条为了加强EE公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。第二章归档范围第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。第六条上级机关文件材料应归档的有。 (一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料; (二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。 (三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 (四)其他文件材料。第七条公司文件材料应归档的有。 (一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 (二)公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件; (三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料; (五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料; (六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本; (七)反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等; (八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等); (九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料; (十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等; (十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料; (十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本; (十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料; (十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表; (十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根; (十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等; (十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料; (十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料; (十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证; (二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

档案资料管理办法

档案资料管理办法为规范深圳分公司各监理部的管理，确保监理数据管理有序，提高监理质量，对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。项目监理部成立后，为了便于日常管理、检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类施工合同；委托监理合同；分包单位资格报审表及分包相关资料；与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类监理日志簿；监理文件；监理规划；监理实施细则；监理公司营业执照、资质等级证书（副本复印件）；监理工程师上岗证等；总监授权书；见证单位及见证人员授权书；关于更换监理工程师的通知；监理公司其它文件。 3、监理通知及月（季、年）报类监理工程师通知单；监理工程师通知回复单；监理工作联系单。监理月（季、年）报。 4、进度控制

施工组织设计（方案）报审表及施工组织设计（方案）。工程进度计划（含周、月计划）；工程监理延期申请表；工程最终延期申请表；工程暂令；工程开工/复工报审。 5、质量控制（1）质量控制（验收资料） A 检验批报验资料； B 分项工程报验资料； C 分部工程报验资料； D 单位元工程有关资料。（2）质量控制（隐蔽工程验收资料）； A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线（复核）记录。 B 基槽（坑）开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。（3）质量控制（材料报验）； A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。（4）质量控制（见证取样及试验检验报告）； A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。

资料室、档案室管理制度

精选文档档案室管理制度一、档案室的设置及基本要求为建立、健全项目部档案的管理工作，科学完整的保护、保存工程施工的资料，特制订本管理制度 1 、项目部设立档案室，并设置管理员。管理员负责与各部门对接，各部门档案的收集，整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。 2 、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。 3 、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 4 、管理员应做好文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。二、档案保管制度 1、项目部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便精选文档

于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 8 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。二、档案借阅制度 1 、档案未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。精选文档 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则（带表格）为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。一、总则第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。二、文件材料的形成与归档第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

集团公司档案管理制度规定方案

一、目的加强文件档案管理，规范**有限公司（以下简称“公司”）文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，结合公司实际，特制定本制度。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义（一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）总经办： 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员： 1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知总经办； 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件； 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；（三）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序（一）档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识，各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。（二）档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑

公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。 2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。第三条归档制度 1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备

查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。 6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。 7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。第四条档案资料保管制度 1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。 3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：

公司会计档案管理办法

会计档案管理规定（2017）第一章总则第一条为了加强会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、可用、安全，有效利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合本公司实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于总公司及各级分支机构（以下统称各级机构），应当依照本办法管理会计档案。第三条本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第二章管理机构和职责第四条财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度，规范作业流程标准，有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量；省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性；总省财务共享服务中心、地市分

公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作，负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。第五条办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度，对会计档案管理各环节进行专业指导；负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作，有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读；负责会计档案归档移交后的借阅管理，负责组织会计档案鉴定及销毁工作。第六条系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求，组织进行需求的评审、确认，将审核通过的需求提交需求实现部门，并组织需求提出部门进行系统功能的验收。第七条信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护；利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求；采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。第三章归档和移交第八条下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; （二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产

设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度 1.目的作用设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 2.管理职责 2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 3.主题释意与说明 3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。 3.2 设备档案资料应包括如下内容： 3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 3.2.2 设备安装验收移交书。 3.2.3 设备附件及工具清单。 3.2.4 设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 3.2.5 精度校验及检验记录。 3.2.6 设备改装、更新技术。 3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 3.2.8 设备技术状况鉴定表。 3.2.9 安装基础图及土建图。

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

集团企业档案管理办法方案

第一条目的为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。第三条职责档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。第四条档案的分类及编号 (一)类别设置本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含

大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例： A / 1 / 2016 / 1 件号（第1件）年度（2016年）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案） 2.工程档案编号工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例： B 1 / 1 案卷号（第1个案卷）工程项目代号（第1项工程）大类代字（工程档案） 3.合同档案编号合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例： C / 1 / 2016 / 1 件号（第1件）

项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。项目文件的整理与归档标准第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则档案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。一、总则第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文、政府机关核准文、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。二、文材料的形成与归档

第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文材料形成、积累、整理和归档的制度。文材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文由行政部收集。第七条公司文材料归档的基本要求 1、归档的文材料必须完整。 2、归档的文材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条公司必须编制文材料的归档范围。

档案材料收集管理制度

档案材料收集管理制度一、为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管理服务，特制定本制度。二、本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。三、根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别： 1．A类文件 1）公司设立公文：公司章程等； 2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等； 3）各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；4）上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求； 5）获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、 6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料 7）经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要； 8）重要会议资料、采购资料； 9）公司财务资料； 10）领导特别要求的各种等资料； 11）其他要求归档的重要文件； A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。 2．B类文件 1）按内容传阅到部门的红头文件； 2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等； 3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。 4）公司部门各级会议纪要。 B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。 3．C类文件 1）各类普通通知、通告等； 2）各项规章制度。 C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。四、档案的管理部门 1．条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。 2．公司发生的档案由教务处留存原件，指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。 3．财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。 4．公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责： 1) 教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。 2) 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。