论高校学籍档案管理者在信息化建设中的信息意识

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论高校学籍档案管理者在信息化建设中的信息意识

作者：王萍

来源：《商情》2014年第29期

【摘要】高校的学籍档案管理工作是高校管理工作中的重要内容，其涉及面广、影响重大、意义非凡等因素，为众多院校都需高度重视的问题。随着计算机信息技术的应用，高校的学籍管理工作也逐渐向信息化方向转变。本文对我国高校学籍档案信息管理的现状进行阐述，就高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的信息意识构成进行分析，为高校学籍档案管理工作提出相关建议。

【关键词】高校；档案管理；信息建设

随着社会信息化时代的发展，高校招生规模的扩大，毕业人数的增多，目前的高校学籍管理工作的运行方式已无法满足时代发展的需求。在传统的学籍档案管理中，对档案资源共享、信息资源传输等方面已有很多不足的地方，与信息化的时代需求之间还存在诸多的矛盾，所以，改善高校学籍档案信息的管理工作，是目前高校首要解决的问题。

一、我国高校学籍档案信息管理的现状

目前，我国高校学籍档案信息管理大多都使用的是教务管理系统，主要以纸质材料保存为基础，再通过网络储存、传输的形式建立电子档案，但是其中的操作过程还是需要靠人员来实现，所以在档案的信息建设与管理方面还存在着很多问题。首先，在归档方面，归档的方法较不统一，而归档的形式也是多种多样，在院系之间，存在着按年度归档、学期归档、班级归档的不同归档方式；其次，在保存方面，档案信息的保存必须有纸质的书面材料，但由于高校的学生较多，很难做到细致保管，从而导致这些纸质的材料会出现不齐全、不完整或有破损的情况；此外，在档案的利用方面，学生如果想查找档案必须要亲自到学校，通过工作人员进行手动查找，从而花费了大量的时间，显得不便利。总之，在高校目前的学籍档案信息管理上还是缺乏相关的指导、检查等工作，而院系之间的档案管理又是互相封闭，缺少借鉴与交流。

二、高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的意识构成

高校学籍档案信息管理工作主体意识提高是档案信息管理工作能否顺利开展的重要前提。这种主体意识主要包括以下几个方面：

（一）档案数字化信息利用的意识