Microsoft Office Project 2007教程

Microsoft Office Project 2007教程本章内容：

?了解Microsoft Office Project 2007产品系列

?了解优秀的项目管理工具如何帮助完成任务

?启动Project Standard或Project Professional，辨别Project窗口的主要组成部分

?使用视图以不同方式显示项目计划的详细信息

?使用报表打印项目计划的详细信息

?创建项目计划和输入项目开始日期

?设置项目的工作和非工作时间

?输入项目计划属性

项目管理是一门实践丰富的艺术与科学。不论您正在参与项目管理，还是将要进行项目管理，阅读本书都是一个绝佳的学习机会。

就其核心而言，项目管理是一种融合技能与工具的“工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。除了项目，组织还有其他工作。项目(如电影项目)与持续业务(Ongoing Operation)(如工资单服务)截然不同，因为项目是临时性的工作，产生唯一性的成果或最终结果。凭借优秀的项目管理系统，您可以解决以下问题：

?要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务，以何种顺序执行？

?应于何时执行每一个任务？

?谁来完成这些任务？

?成本是多少？

?如果某些任务没有按计划完成，该怎么办？

?对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方式是什么？

良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不良的项目管理却会是失败的成因之一。

在您的项目管理工具箱中，Microsoft Office Project 2007应是最常用的工具之一。本书会介绍如何使用Project建立项目计划(包括任务和资源的分配)，如何使用Project中扩展的格式化特性来组织和格式化项目计划的详细信息，如何跟踪实际工作与计划是否吻合，以及当工作与计划脱轨时如何采取补救措施。

如果是刚刚接触项目管理，可以在此处暂停，先阅读附录A，然后再继续阅读本章。这样做不会占用多长时间，有助于恰当地评估和组织自己的项目日程安排需求，进而利用Project建立稳固的计划。

本书的大部分练习围绕着一个虚构的电影公司 (Southridge Video and Film Productions)展开。您任职于电影公司的可能性不大，但您肯定看过电视广告或电影。每个电视广告或电影就是一个项目，事实上，有一些还是相当复杂的项目，涉及成百上千的资源但时间限制却很严苛。Southridge Video遇到的许多日程安排问题，您可能都会觉得似曾相识，如此一来，您可以将它们的解决方案应用于自己的日程安排需求。

本章会粗略浏览一下Project界面并介绍在Project中创建新计划的必要步骤。

本章没有练习文件。

1.1 使用Project管理项目

世界上最好的管理工具也不能替代您自己的准确判断。但是，工具可以也应该有助于您完成下列工作。

?跟踪您收集的与工作有关的所有信息：项目的工期、成本和资源需求。

?以标准、美观的格式形象具体地呈现项目计划。

?一致而高效地安排任务和资源。

?与其他Microsoft Office 系统应用程序交换项目信息；

?作为项目经理的您在保持对项目的最终控制权的同时，又能与资源和其他项目干系

人交流。

?使用外观和操作类似桌面程序的应用来管理项目。

Microsoft Office Project 2007系列包括的产品众多，具体有以下几种。

?Microsoft Office Project Standard 2007 用于项目管理的基于Windows的桌面应

用程序。此版本为单一项目管理人员设计，并且不能与Project Server交互。

?Microsoft Office Project Professional 2007 基于Windows的桌面应用程序，包括

Standard版的完整特性集，还有使用Project Server时需要的项目团队计划和通信功

能。Project Professional加上Project Server是Microsoft的企业项目管理( Enterprise

Project Management，EPM)产品的代表。

?Microsoft Office Project Server 2007 基于内联网的解决方案。结合Project

Professional使用时支持企业级的项目合作、时间表报表和状态报表。

?Microsoft Office Project Web Access 2007 使用Project Server时所用的基于

Internet Explorer的界面。

?Microsoft Office Project Portfolio Server 2007组合(Portfolio)管理解决方案。

提示如需了解Project 2007的新特性以及Standard版本和Professional版本之间的区别，请查询微软的Office Online网站中的Project区域：先进入网站https://www.wendangku.net/doc/1f13881989.html,，然后浏览至Project页。基于企业项目管理的Project Server 的产品组成列表参见本书20.1节。

本书的大部分章节着重讲述Project Standard版本的特性集，Project Standard版本是入门级的桌面项目管理工具。第Ⅳ部分介绍Project Professional版本和Project Server中可用的EPM特性。本书介绍的Project Standard版本的所有内容同样适用于Project Professional版本，所以学习本书第Ⅰ部分至第Ⅲ部分时可选用任一版本(本书的大部分截图均使用Project Professional版本完成——译者注)。如果您有Project Professional并可访问Project Server，就可仔细研读第Ⅳ部分介绍的特性。否则，可以粗略浏览第Ⅴ部分内容以确定您或您的公司是否应使用Project Professional版本和Project Server。

1.2 启动Project Standard

重要提示如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本，请按照本节步骤操作。如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本，跳过本节，参考1.3节。

如果不能确定使用的Project版本，有一种简单的方法可以解决：启动Project后，

查找“协作”菜单，它位于“报表”和“窗口”菜单之间。如果有此菜单，就

表明版本为Project Professional；如果没有，则表明版本为Project Standard。也

可在启动Project后，单击“帮助”菜单中的“关于Microsoft Office Project”，

随后出现的对话框会提示您使用的是何种版本。

在此练习中，将启动Project Standard版本，基于模板(包含一些初始数据，可作为创建新项目计划的起点)创建文件，查看默认Project界面的主要区域。

(1) 在Windows任务栏上，单击“开始”按钮，显示“开始”菜单。

(2) 在“开始”菜单上，指向“所有程序”，单击Microsoft Office，然后单击Microsoft

Office Project 2007。

Project Standard显示，如图1.1所示。

提示在Project工具栏中，并不是每一个工具栏的所有按钮都会显示，这要根据对计算机屏幕分辨率的设置以及最常用的工具栏按钮而定。如果本书提及的按钮没有显示在工具栏中，单击工具栏上“工具栏选项”下拉箭头，即可显示可用的其他按钮。

如果使用过其他Office应用程序或正在更新旧版本的Project，您会对Project窗口

的主要界面元素很熟悉。下面简单介绍一下。

?主菜单栏和快捷菜单提供Project指令。

?工具栏提供对常见任务的快速访问，大多数工具栏按钮对应于某一菜单栏命令。弹出的屏幕提示会描述您指向的工具栏按钮。Project会根据您使用特定

工具栏按钮的频率来为您定制工具栏。最常用的按钮会在工具栏上显示，而较

少使用的按钮则暂时隐藏。

图1.1 Project Standard界面

?项目计划窗口包含活动的项目计划(我们将Project要处理的文件类型称为项目计划，而不是文件或进度表)的视图，活动视图的名称会显示在视图左边缘上，

此例中为“甘特图”视图。

?“键入需要帮助的问题”框用于快速查找在Project中执行常见操作的命令。

只需输入问题，按Enter键即可。本书会给出一些建议性的问题供您在框中输

入，以获得某特定特性的详细信息。如果您的计算机连接到因特网，搜索查询

会访问Office Online(微软网站的一部分)，显示的结果会反映微软提供的最新

内容。如果计算机没有连接到因特网，搜索结果会局限于Project的帮助内容。

接下来会查看Project中包含的模板，并根据其中之一创建项目计划。

(3) 在“文件”菜单中单击“新建”，此时会显示“新建项目”窗格。

(4) 在“新建项目”窗格中，在“模板”下单击“计算机上的模板”，显示“模板”对

话框。

(5) 单击“项目模板”标签，屏幕如图1.2所示。

(6) 单击“开办新业务”(可能需要向下滚动项目模板列表才能看到)，然后单击

“确定”。

提示模板可能此时没有安装，这要根据您在计算机上安装Project的过程而定。“首次安装使用”设置是安装选项之一，用于确定Project中包括的可选元素。如果以前从未见过Project中包含的模板，可以花一些时间浏览一下。您可能会找到一个模板与某个将要进行的项目吻合，而您正想为这个项目开发完整计划。以预定义的模板为起

点可以节约不少精力。

图1.2 项目模板

Project根据“开办新业务”模板创建项目计划并关闭“新建项目”窗格。屏幕应与图1.3相似(此为英文版Standard版本的截图——译者注)。

图1.3 “开办新业务”模板

本章接下来的几个练习中，将使用模板所提供的样本数据来标识Project界面的几个主要组成部分。

图1.4 项目向导位于Project窗口的左窗格

项目向导包含指令、定义和命令，它们不仅可以使常用操作一目了然，还可以改变视图和Project中的其他设置来帮助您完成所选操作。可以通过项目向导工具栏来查看项目向导中的所有操作。此工具栏分为Project中最常见的4个子区：任务、资源、跟踪和报表。

1.3 启动Project Professional

重要提示如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本，请按照本节步骤操作。

如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本，跳过本节，参考1.2节。如

果不能确定使用的Project版本，有一种简单的方法可以解决：启动Project后，

查找“协作”菜单，它位于“报表”和“窗口”菜单之间。如果有此菜单，表明

版本为Project Professional；如果没有，则为Project Standard。也可在启动Project

后，单击“帮助”菜单中的“关于Microsoft Office Project”，出现的对话框会

提示您使用的是何种版本。

在此练习中，将启动Project Professional，基于模板(包含一些初始数据，可作为新建项目计划的起点)创建文件，查看默认Project界面的主要区域。如果使用Project Professional 连接到Project Server，还要进行一次性的设置，指定Project Professional的启动方式，以便使用本书的练习文件时不致影响Project Server。

(1) 在Windows任务栏上，单击“开始”按钮，显示“开始”菜单。

(2) 在“开始”菜单上，指向“所有程序”，单击Microsoft Office，然后单击Microsoft

Office Project 2007。

根据您在Project Professional中设置的企业选项的不同，可能会被提示登录或选择

一个Project Server账户。如出现提示，请完成步骤(3)，否则跳至步骤(4)。

(3) 如果“登录”对话框(图1.5)显示，在“配置文件”框中选择“计算机”，然后单

击“确定”。

图1.5 “登录”对话框

选择此选项会将Project Professional设置为独立于Project Server工作，并有助于确

保本章使用的练习文件数据不会无意中发布到Project Server。

(4) 单击“工具”|“企业选项”|“Microsoft Office Project Server账户”，显示“Project

Server账户”对话框。如图1.6所示。

图1.6 “Project Server账户”对话框

(5) 注意当前账户值：

?如果当前账户值不是“计算机”，单击“手动控制连接状态”，单击“确定”，然后完成步骤(6)；

?如果当前账户值是“计算机”，单击“取消”，然后跳过步骤(6)。

选择“手动控制连接状态”会导致启动Project Professional时提示用户选择要使用

的账户，这有助于确保本章使用的练习文件数据不会无意中发布至Project Server。

(6) 关闭并重启Project Professional。如果提示选择配置文件，单击“计算机”，然后

单击“确定”。此时显示Project Professional，如图1.7所示。

图1.7 Project Professional主界面

提示在Project工具栏中，并不是每一个工具栏的所有按钮都会显示，这要依您对计算机屏幕分辨率的设置以及您最常使用的工具栏按钮而定。如果本书提及的按钮没有显示在工具栏中，单击工具栏上“工具栏选项”下拉箭头，显示可用的其他按钮。

如果您使用过其他Office应用程序或正在更新旧版本的Project，您会对Project窗

口的主要界面元素很熟悉。下面简单介绍一下。

?主菜单栏和快捷菜单提供Project指令。

?工具栏提供对常见任务的快速访问，大多数工具栏按钮对应于某一菜单栏命令。弹出的屏幕提示会描述您指向的工具栏按钮。Project会根据您使用特定

工具栏按钮的频率来为您定制工具栏。最常用的按钮会在工具栏上显示，而较

少使用的按钮则暂时隐藏。

?项目计划窗口包含活动的项目计划(我们将Project要处理的文件类型称为项目计划，而不是文件或进度表)的视图，活动视图的名称会显示在视图左边缘上，

此例中为“甘特图”视图。

?“键入需要帮助的问题”框用于快速查找在Project中执行常见操作的命令。

只需输入问题，按Enter键即可。本书会给出一些建议性的问题供您在框中输

入，以获得某特定特性的详细信息。如果您的计算机连接到因特网，搜索查询

会访问Office Online(微软网站的一部分)，显示的结果会反映微软提供的最新

内容。如果计算机没有连接到因特网，搜索结果会局限于Project的帮助内容。

接下来会查看Project中包含的模板，并根据其中之一创建项目计划。

(7) 单击“文件”菜单中的“新建”，此时会显示“新建项目”窗格。

(8) 在“新建项目”窗格中，在“模板”下单击“计算机上的模板”，显示“模板”对

话框。

(9) 单击“项目模板”标签，屏幕如图1.8所示。

图1.8 “模板”对话框

(10) 单击“开办新业务”(可以需要向下滚动项目模板列表才能看到)，然后单击

“确定”。

提示模板可能此时没有安装，这要根据您在计算机上安装Project的过程而定。“首次安装使用”设置是安装选项之一，用于确定Project中包括的可选元素。如果您以前从未见过Project中包含的模板，可以花一些时间浏览一下。您可能会找到一个模板与某个将要进行的项目吻合，而您正想为这个项目开发完整计划。以预定义的模板为起点可以省去不少精力。

Project根据“开办新业务”模板创建项目计划并关闭“新建项目”窗格。屏幕应与图1.9相似。

图1.9 “开办新业务”模板

有本章后续的几个练习中，将使用模板提供的样本数据来标识Project界面的主要组成

部分。

Project向导窗格

图1.10 项目向导位于Project窗口的左窗格

1.4 视图

Project中的工作区称为视图。Project包含若干视图，但通常一次只使用一个(有时是两个)视图。使用视图输入、编辑、分析和显示项目信息。默认视图(Project启动时所见)是“甘特图”视图，如图1.11所示。

通常，视图着重显示任务或资源的详细信息。例如，“甘特图”视图在视图左侧以表格形式列出了任务的详细信息，而在视图右侧将每个任务图形化，以条形表示在图中。“甘特图”视图是显示项目计划的常用方式，特别是要将项目计划呈送他人审阅时。它对于输入和细化任务详细信息及分析项目是有利的。

在此练习中，将以“甘特图”视图启动Project，然后切换到突出项目计划不同部分的其他视图。最后，学习复合视图，以便更容易聚焦于特定的项目详细信息。

(1) 单击“视图”菜单中的“资源工作表”。此时，“资源工作表”视图代替“甘特图”

视图，如图1.12所示。

活动视图名称表视图的图部分

图1.11 “甘特图”视图

图1.12 “资源工作表”视图

“资源工作表”视图以行列格式(称为表)显示资源的详细信息，一行显示一个资源。

此视图是工作表视图的一种。另一种工作表视图称为任务工作表视图，用于列出任务的详细信息。注意，“资源工作表”视图并没有告诉您资源所分配到的任务的任何信息。如想查看此类信息，需要切换到不同视图。

(2) 单击“视图”菜单中的“资源使用状况”，此时，“资源使用状况”视图代替“资

源工作表”视图。

此使用状况视图将每一个资源所分配到的任务组织在一起。另一种使用状况视图是“任务分配状况”视图，其用途与前一种视图相反，用于显示分配到每一个任务的所有资源。使用状况视图也可以将每一个资源的工时分配以不同时间刻度显示，如每天或每周。

(3) 单击“视图”菜单中的“任务分配状况”。此时，“任务分配状况”视图代替“资

源使用状况”视图。

(4) 在视图左侧的表部分，单击“定义业务构想”(第三个任务的名称)。

(5) 在“标准”工具栏上，单击“滚动到任务”按钮。

视图的时间刻度一侧可滚动显示每一任务的工时值，如图1.13所示。

时间刻度

图1.13 单击“滚动到任务”后的“任务分配状况”视图

使用状况视图是用于查看项目详细信息的相当复杂的方式，下面将切换到更简单的视图。

(6) 单击“视图”菜单中的“日历”，显示“日历”视图，如图1.14所示。

图1.14 “日历”视图

这种简单的月或周的概略视图没有前一视图中的表结构、时间刻度或图元素。任务条会显示在它们各自被排定的起始日期中，如果任务的工期长于一天，条会延展跨越数日。

项目管理中的另一常用视图是网络图。

(7) 单击“视图”菜单中的“网络图”，显示“网络图”视图，如图1.15所示。使用

滚动条查看“网络图”视图的不同部分。

此视图重点强调任务关系。“网络图”视图中的每个框或节点显示某个任务的详细信息，框之间的线表示任务间的关系。和“日历”视图一样，“网络图”视图没有表结构，整个视图就是一个图。

在本练习的结尾将介绍一下复合视图。复合视图将项目计划窗口拆分为两个窗格，每个窗格包含不同视图。此时的视图是合成视图，因此选择一个视图中的任务或资源会导致另一视图显示所选任务或资源的详细信息。

(8) 单击“视图”菜单中的“其他视图”，显示“其他视图”对话框。此对话框列出了

Project中所有预定义的可用视图。

(9) 在“视图”框中，单击“任务数据编辑”，然后单击“应用”，显示“任务数据编

辑”视图，如图1.16所示。

图1.15 “网络图”视图

拖动分隔条可改变两个窗格的大小

“甘特图”视图在上窗格中

“任务窗体”视图在下窗格中

图1.16 “任务数据编辑”视图

此视图是预定义的拆分屏幕或复合视图，“甘特图”在上窗格中，“任务窗体”在下窗格中。窗体是本章介绍的最后一个视图元素。窗体用于显示所选任务或资源的详细信息，类似于对话框。可以在窗体中输入，修改或审阅这些详细信息。(10) 如果“甘特图”部分选择的不是任务3，即“定义业务构想”，请单击此任务

名称。

任务3的详细信息显示在视图的“任务窗体”部分中。

(11) 在“甘特图”部分中，单击任务4的名称，即“确定可供使用的技能、信息和

支持”。

任务4的详细信息显示在任务窗体中。

提示除了使用预定义的复合视图，还可以自行选择显示两个视图，方法是单击“窗口”菜单中的“拆分”。Project窗口被拆分为两个窗格后，单击上窗格或下窗格，然后选择想要显示的视图。如要返回单一视图，单击“窗口”菜单中的“取消拆分”

即可。

重要的是要理解，在所有上述视图和Project的所有其他视图中，所看到的只是一个项目计划同一详细信息集的不同方面。一个单一的项目计划可能包含许多数据，以至于无法一次显示完全。使用视图可以帮助您只关注特定的详细信息。

下面将介绍更多视图，进一步关注最密切相关的项目信息。

1.5 报表

项目包含两种类型的报表：表格报表用于打印；可视报表用于将Project数据输出到Excel 和Visio。可视报表使用Project中的Excel和Visio模板来生成设计美观的图表。

可以直接将数据输入报表。Project包括数个预定义的任务和资源报表，可以使用它们来获得想要的信息。

在下面的练习中，将在“打印预览”窗口中查看一个报表，然后生成一个可视报表。

(1) 单击“报表”菜单中的“报表”，显示“报表”对话框，其中显示Project中可用

的6大报表种类，如图1.17所示。

图1.17 “报表”对话框

(2) 单击“自定义”，然后单击“选定”按钮。“自定义报表”对话框显示，列出了

Project中所有预定义的报表和所有已加入的自定义报表。

(3) 在“报表”列表中，单击“资源(工时)”，然后单击“预览”按钮。Project在“打

印预览”窗口中显示“资源(工时)”报表，如图1.18所示。

图1.18 预览“资源(工时)”报表

此报表为项目计划中可用资源的完整列表，类似于“资源工作表”视图中所见。如想放大观看，可移动鼠标指针(形如放大镜)到报表的特定部位，然后单击。再次单击则返回全页预览。

(4) 在“打印预览”工具栏上单击“关闭”按钮。

“打印预览”窗口关闭，“自定义报表”对话框再次显示。

(5) 在“自定义报表”对话框中，单击“关闭”，然后再次单击“关闭”，关闭“报表”

对话框。

接下来创建一个可视报表以便仔细查看总的资源工作量及其在项目生命周期中的可用性。此练习要求计算机上安装有Microsoft Office Excel 2003或更高版本，如果没有，请跳至步骤(11)。

(6) 单击“报表”菜单中的“可视报表”，显示可视报表对话框，其中列出了Project

中所有预定义的可视报表，如图1.19所示。

图1.19 可视报表对话框

对于每一个可用报表而言，Project都会将数据输出到Excel或Visio，然后在上述

任一程序中生成图表。

(7) 在“显示以下应用程序中创建的报表模板”选项区中，确保选中Microsoft Office

Excel，并且“全部”选项卡处于可见状态。

(8) 单击“资源剩余工时报表”，然后单击“视图”。

Excel启动，Project将资源数据输出到Excel(此过程可能会花一点时间)，如图1.20

所示。

“图表1”工作表中包含了每个资源实际和剩余工时的多层线条图表。也可以通过

“资源摘要”工作表查看图表反映的数据。因为图表是基于Excel的数据透视表的

(“资源摘要”工作表中可见)，所以可调整数据和相应的图表。

(9) 关闭Excel并且不保存可视报表。

提示Project用户在将特定格式的特定信息引入自定义视图时常会遇到许多问题。在自定义之前，请查看预定义的视图(对于联机工作或打印)、报表(对于打印)或可视报表(对于图表)。因为Project的设计人员很可能已经将您的需要考虑进去，并为您提供了预定义的解决方案。

(10) 单击“关闭”，关闭可视报表对话框。

在练习的结尾，关闭用于学习视图和报表的文件。

图1.20 资源剩余工时报表

(11) 单击“文件”菜单中的“关闭”，关闭“开办新业务”计划。在被提示是否保存修

改时，单击“否”按钮。

1.6 创建新项目计划

项目计划本质上是您为参与的实际项目的某几方面的内容(您预想会发生的以及希望发生的，二者最好差别不大)构建的模型。此模型关注实际项目的某些(不是全部)方面：任务、资源、时间框架及其相关成本。

正如您所预期，Project主要关注时间问题。您可能想知道项目的计划开始日期、完成日期或两者。但是，使用Project时，只需指定一个日期：项目的开始日期或完成日期。为什么？因为输入项目的开始日期(或完成日期)和项目工期后，Project会自行计算其他时间。记住，Project不只是一个进度信息的统计库，它还是一个日程安排工具。

大多数项目应该使用开始日期来安排进度，即使您知道项目必须在某一期限完成。从开始日期安排进度的后果是所有任务都会尽早开始，并会提供最大程度的日程安排的灵活性。在后文中，在处理一个以开始日期进行日程安排的项目时，可以通过实际操作领略到这种灵

活性。

既然您已经对Project界面的主要部分有了大概了解，现在可以创建您在本书的第Ⅰ部分使用的项目计划。

在下面的练习中，将创建新的项目计划。

(1) 单击“文件”菜单中的“新建”。在“新建项目”任务窗格中，单击“空白

项目”。

Project新建一个空白项目计划，接下来，设置项目的开始日期。

(2) 单击“项目”菜单中的“项目信息”。显示项目信息对话框。

(3) 在“开始日期”框中，输入或选择“2008年1月8日”，如图1.21所示。

图1.21 项目信息对话框

提示在大多数情况下，需要在Project中输入日期时，可单击“日期”框旁边的下拉箭头，显示一个小型月历。在此处您可以浏览任意月份，然后单击选定的日期，或单击“今日”快速选择当前日期。

重要提示如果使用的是Project Standard，“项目信息”和其他对话框选项会有所不同。本书的大部分截图都是针对Project Professional的(原书使用的是Project Standard，

译者使用的是Project Professional，故截图与原书略有不同，相关译文也做相应

的调整——译者注)。

(4) 单击“确定”，关闭项目信息对话框。