用友总账日常业务操作
5.1 会计制单
记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)，也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），您采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。
记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。
【操作流程】
单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，显示凭证画面，如图5-1：
图5-1
1、单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证。
2、输入凭证类别字，也可以单击或按[F2]键，参照选择一个凭证类别，确定后
按[Enter]键，系统将自动生成凭证编号。
3、选项中选择“自动编号”，则由系统按时间自动编号。否则，请手工编号。
4、制单日期：系统自动取进入账务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期，
可修改或单击参照输入。
5、用户根据需要自行定义和输入凭证自定义项，系统对这些信息不进行校验，只
进行保存。单击凭证右上角的输入框后进行输入即可。
6、输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成：
辅助信息：当输入的科目为辅助核算时，系统根据科目属性要求输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。如图5-2：
图5-2
在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示，如下图：
当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗（如图5-3），可进行修改。
◆如果会计科目设置了科目属性或定义了自定义项，则根据屏幕提示或通过参
照功能输入。
◆如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系
统根据数量×单价自动计算出金额。
◆如果该科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有
其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。
◆金额系统根据折算公式自动计算，如果在账套选项中没有设置数据的小数位，
系统自动四舍五入取整。
◆折算公式在“基础信息”的“外币及汇率”中定义，详见《系统管理手册》。
一般企业使用外币×汇率=本币的公式折算本币金额，也有些企业采用外币
÷汇率=本币的公式折算本币金额。
◆若科目在“会计科目”中被指定为银行科目或设置了“银行账”的属性，那
么，屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。
◆对于要使用“支票登记簿”功能的用户，若希望在制单时也可进行支票登记，
则应在“选项”中设置“支票控制”选项。那么在制单时，如果所输的结算
方式应使用支票登记簿，在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中
未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支
票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。有关支票登记簿的
使用方法请见第7.5节──“出纳管理”中的“支票登记簿”。
7、若科目在“会计科目”中被指定为现金流量科目，或在凭证界点击“流量”按
钮，那么，凭证会显示如下界面如图5-3：
图5-3
点击〖增加〗按钮输入拆分的现金流量项目及所对应的金额。
8、当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮或[F6]键保存这张凭证，或单击〖增
加〗按钮继续填制下一张凭证。
【操作说明】
【如何输入科目辅助明细】
1、此项功能只有在凭证第一次录入时有效。
2、如果组成分录的科目有辅助核算属性，则系统提示要输入辅助明细内容，例如
设置101现金科目有部门客户核算属性，在录入分录时，要求输入部门客户辅
助项，如图5-4，参照输入部门、客户、业务员等信息；
3、点击〖辅助明细〗按钮，如图5-5，录入辅助明细。
图5-4 图5-5
【如何录入科目备查内容】
如果该科目已指定备查科目项，则点击〖备查〗按钮，可输入该科目的备查资料，如图5-6，点击〖增加〗按钮，可增加一空行，输入相关备查内容。
图5-6 图5-7
【快速录入凭证分录】
选项功能主要是通过选择科目属性选项复制携带上条分录的可用内容提高凭证分录的录入速度。操作方法：选择【工具】菜单中的【选项】，显示如图5-7，显示“凭证选项设置”界面，选择录入凭证时分录自动携带上一条分录信息的内容选项。
“检查外币平衡”，如果不选此项，则合法性校验只检验本币借贷是否平衡，不检验外币是否平衡，无外币核算的企业不需选择此项。
● 凭证打印辅助项所用分隔符：包括"_"（下划线）、"\"和"无"。此项功能是在
凭证打印时，用户可以自由选择科目与科目辅助项目之间所用的分隔符，可以
选择"_"下划线和"\"或"无"。
● 新增凭证类别最后一张日期：新增凭证时，新增凭证自动携带日期为本凭证类
别中最后一张凭证的日期。
● 登录日期：新增凭证时，新增凭证自动携带日期为登录日期。
【合并凭证】
在合并状态下不能修改凭证，必须先展开再修改。CTRL+A 可以切换合并、展开状态。
5.2 出纳签字
会计制单工作完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统【选项】中选择“出纳凭证必须由出纳签字”，则该由出纳核对签字。
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
【操作流程】
1、单击【凭证】下的【出纳签字】，进入“出纳签字”功能。
2、显示选择条件窗口如图5-8，输入查询凭证的时间、凭证号、操作员、凭证的
来源、自定义项和辅助条件等条件，缩小查询范围，在大量凭证环境下可减少
查询等待时间。
图5-8
3、输入出纳凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表，如图5-9：
图5-9
5.3 主管签字
为了加强企业的集中财务管理，本系统的会计核算中心采取主管签字的管理模式。此模式中，经主管会计签字后，这些凭证才能记账。
主管签字的操作流程参见出纳签字。
5.4 审核凭证
审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只有有审核权的人才能使用本功能。
【操作流程】
1、单击【凭证】下的【审核凭证】，进入“审核凭证”功能，显示审核凭证条件
窗，如图5-10：
图5-10
2、输入审核凭证的条件屏幕显示凭证一览表，如图5-11：
图5-11
3、双击要审核的凭证，屏幕显示此张凭证，可单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末
页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。选择【查看】菜单下
的【查最新余额】，可查看选中科目的最新余额一览表。
4、审核人员在确认该张凭证正确后，单击〖签字〗将在出纳处自动签上出纳人姓
名；若想对已签字的凭证取消签字，可单击〖取消〗取消签字。
【操作说明】
如何进行对照式审核
对照式审核主要是满足金融、证券等一些特殊行业的需要，通过对凭证的二次录入，达到系统自动审核凭证的目的。通过此项功能可满足对金额有特别控制的企业或单位的要求，确保经济业务处理不会发生输入错误。
单击〖对照式审核〗，进行凭证的二次录入如图5-12，录入完毕后，单击〖对照检查〗或〖审核〗按钮，原有凭证和待审核凭证对照检查如图5-13，可查看全部凭证、已审核凭证和审核发现有错误的凭证。审核完毕，继续进行下一张凭证的录入。
图5-12
图5-13 5.5 科目汇总
本功能可按条件对记账凭证进行汇总并生成科目汇总表。
【操作流程】
1、单击菜单【凭证】下的【科目汇总】，屏幕显示汇总条件窗，如图5-14：
图5-14 2、选择要汇总记账凭证的会计月度、凭证类别、科目汇总级次、凭证号、制单人
等汇总条件。
3、系统根据设置的条件生成科目汇总表如图5-15。
图5-15
屏幕上显示背景色的数据具有辅助核算，双击此行，或将光标移到要查询的专项明细的科目上，单击〖专项〗按钮，即可查看该科目的专项明细情况。
当光标在科目汇总表的某一科目行上时，点击〖详细〗按钮，显示对方明细科目汇总表。
操作说明
【如何查询对方科目明细】
1、当前查询条件为当月的全部凭证，即选择全部凭证（包括记账凭证和未记账凭
证），凭证类别为全部，凭证号范围为空时，才显示期初余额、期末余额栏，
否则只显示发生额数据。
2、当光标在科目汇总表的某一科目行上时，按〖详细〗按钮，则显示对方明细科
目汇总表。
3、标题：为“查询年月+科目名称+科目编码+科目汇总表”，标题下方是查询起
止日期。科目：为当前光标所在行的科目，月份为所选查询月份。若查询条件
中按凭证号范围查询，则起止日期为查询月份的起止日期；若查询条件中按日
期范围查询，则不显示对方明细科目汇总表，并提示您“未按月份范围查询，
不能显示对方科目汇总表”。余额：期初余额若在借方，则在借方栏中的期初
余额显示，若在贷方，则在贷方栏中的期初余额显示，期末余额亦同。累计：
为查询科目的借方累计和贷方累计。若查询条件为已记账凭证，则期初余额为
查询起止月份已记账凭证数据的期初余额，期末余额按期初余额加减借贷方本
期合计计算出来，本期合计为借贷方金额列的合计数（也可取科目汇总表当前
行的借贷发生数），本年累计为该科目年初至上期的累计发生数加上本期合计
计算得出。不论科目是否有外币、数量，都只显示本币金额的数据。
借：管理费用300
借：制造费用-50
贷：原材料100
贷：燃料150
凭证结构可按两借两贷或一借三贷进行展开处理。
4、表体：显示当前查询科目，即查询凭证范围内所有对方科目的发生数，借方栏
显示所选科目在借方的凭证数据，并按其对方科目进行汇总，贷方栏显示所选
科目在贷方的凭证数据，并按其对方科目进行汇总。凭证张数：借方科目的凭
证张数为所选科目在借方且对方科目为当前行科目的凭证数量，贷方科目的凭
证张数为所选科目在贷方且对方科目为当前行科目的凭证数量。
5.6 摘要汇总
摘要汇总表，即按凭证摘要汇总一定查询期间内的科目汇总情况。
【操作界面】
选择【凭证】菜单下的【摘要汇总表】，显示汇总条件窗口，如图5-16：
图5-16
【操作方法】
1、参照输入要汇总的科目名称，如果选择科目带有部门、项目或科目等科目属性，
要选择相应的部门、项目或科目等内容；
2、可输入余额范围和汇总月份等条件，摘要汇总表只显示输入余额和月份范围内
的汇总结果。
3、选择显示摘要的位数，选择显示“摘要前8位”，摘要汇总表显示结果中摘要
显示前8位汉字，超过8位的不显示。
4、提供根据关键字汇总的功能。例如选择“摘要前8位”，摘要中包含“材料采
购”：则系统对前8位摘要中包含“材料采购”的凭证进行汇总。
【操作说明】
【摘要汇总排序】
在摘要汇总表界面点击〖排序〗按钮，显示“摘要汇总排序”选择窗口，由您选择排序条件：
●按摘要排序：按摘要的首位汉字的拼音的第一个字母排序；
●按期末借方排序：按期末借方余额升序排序；
●按期末贷方排序：按期末贷方余额升序排序；
5.7 记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。
【操作流程】
1、单击【凭证】下【记账】，进入记账向导。如图5-17：
图5-17
2、 屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出其中的空号与已审核凭
证范围，若编号不连续，则用逗号分割，若显示宽度不够，可拖动表头调整列
宽查看。
3、 只有已审核的凭证才能记账，在记账范围栏中输入凭证编号或点击〖全选〗按
钮选择本次记账范围。
4、 第二步，系统对选中的凭证进行合法性检查，如果没发现不合法凭证，屏幕显
示所选凭证的汇总表及凭证总数，供用户进行核对。如图5-18。
图5-18
5、 核对后点击〖下一步〗，进入记账界面，显示如图5-19。
图5-19
6、 当以上工作都确认无误后，点击〖记账〗按钮，系统开始登录有关的总账和明
细账。
【操作说明】
【恢复记账前状态】 当系统在记账时，万一发生记账被中断，系统将自动进本功能恢复中断状态，然后让您重新记账。另外由于某种原因，事后发现本月记账有错误，利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证，进行修改，然后再记账。进入系统时，本功能并没有显示，如果要使用该功能，必须在“对账”功能界面按下快捷键[Ctrl+H]激活“恢复记账前状态”功
能，退出“对账”功能，在系统主菜单“凭证”下显示该功能。
在实际记账过程中出现以下情况的，需要"恢复记账前状态"：
1.记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用"恢复记账前状态"
恢复数据，然后您再重新记账。
2.在记账过程中，不得中断退出。
3.在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
4.所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
【操作方法】
1.在期末对账界面，按下Ctrl+H键，显示【凭证】菜单中的【恢复记账前状态】
功能，再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单。
2.单击【恢复记账前状态】，屏幕显示恢复记账前状态窗口，如图
5-20：
图5-20
选择恢复方式：
◆最近一次记账前状态：这种方式一般用于记账时系统造成的数据错误的恢复。
◆上个月初状态：恢复到上个月初未记账时的状态，例如如果登录时间为
2003.6，则系统提示可恢复到2003.5初状态。
3.选择是否恢复"往来两清标志"和选择恢复两清标志的月份，系统根据选择在恢
复时，清除恢复月份的两清标志。
4.系统提供灵活的恢复方式，您可以根据需要不必恢复所有的会计科目，将需要
恢复的科目从"不恢复的科目"选入"恢复的科目"，即可只恢复需要恢复的科
目。
【如何输入本次记账范围】
单击可以输入的记账范围区（背景为白色），然后输入要记账的凭证号范围。例如输入“1-5”表示记账范围为1至5号凭证，如果输入为“1，5”表示记账范围为1号和5号凭证。