四谈文书档案立卷整理改革

管理图书与管理档案有些近似，所以人们常常将这两项工作视作同类工作，有时就统称“资料管理”、“资料工作”，现在又有了更富现代色彩的新名词———信息资源管理。但是，在具体做这两项工作时，不同之处还是很多的。比如，图书馆收藏的图书往往就是一个比较完整的知识单元，图书在出版发行时都是成本、成册的，每本（册）图书又多有较好的装帧，因此在保管和借阅时即可以一本、一册图书为单位独立进行。而档案就不同了，档案来之于文件，文件的产生、形成极其分散和复杂，每份文件包含的信息往往不系统、不完整，需要多份文件联系起来才能理解，才能反映完整的意思。每份文件往往又只有几页纸、一两页纸，甚至一小片纸，使用和保存起来极易损坏，甚至丢失，因而从文件形成开始就需要把文件存放在卷宗里。至于卷宗的式样可以有各种形状（如卷夹、卷皮、口袋、盒子、卷筒、捆包等等），以纸质文件的种类和特点而定。也有一些文件是由一两百页甚至数百页纸构成，并在产生、制作时即已成本、成册装订好了，就可以作案卷看待，这是少数情况。因此，也可以这样说，档案馆（室）里的一个案卷相当于图书馆（室）里的一本（册）图书。但是，图书馆（室）里的图书是由出版社和印刷厂专门制作好的，而档案馆（室）的案卷要由文件管理人员和档案工作人员自己制作（立卷整理），工作量大而庞杂。这就是管理档案比管理图书有较多困难之处吧！

由于在管理纸质档案时将零散的文件整理成案卷的重要性，我国档案工作者十分重视这项工作，过去档案行政管理机构去基层单位进行业务指导往往也在这个方面下功夫。因此，国家档案局１９８７年颁布的《机关档案工作业务建设规范》（以下简称《规范》）对案卷整理是有严格要求的，也是全国统一的。但是，对于多数档案工作者，特别是涉足档案工作不深的人来说，对文件整理、立卷工作感到困难重重，也是让基层档案业务指导人员颇感头痛的问题，随着国家各方面改革的深入，再加之新型文件的出现，近二十年来要求改革文件整理方法的呼声很高。

在一片改革的呼声中，出现了取消立卷、

废除案卷的主张。为了配合这一改革意见，有人出国访问回来说外国的档案是不立卷的。据我了解，实际情况并不是这样的。上世纪９０年代，我多次在美国和日本的档案馆里见到的档案多数是按案卷保存的，而且早在１９５１年我在中共上海市委秘书处档案资料科工作时就已使用美国制造的卷夹和卷柜来保存档案了。１９６４年《美国档案工作者》杂志刊载的曾任美国档案工作者协会主席的奥利弗?霍姆斯的《档案的整理》一文讲到五种不同级别（库房级、文件组合与分组合级、系列级、案卷级、文件级）的整理，在文件级整理中要求“在每个案卷中检查和整理它所包含的单个文件、附件、附录和单页文件的每一张，根据各文件间的联系按常例排列

存放”。从１９８４年由国际档案理事会聘请有关国家的专家组成的工作组编纂的《英法荷德意俄西档案术语词典》来看，许多国家都有“案卷”或类似词句。如对英语ｆｉｌｅ（案卷）的解释为“为当前利用或档案整理，将文件组合在一起而构成的一个有机单位（如

卷夹、卷宗等）”［１］

。另外，从与外国档案界朋友交换来的业务资料

和照片看，用卷夹存放档案是极普遍的现象，这在许多外国电影、电视剧中也能见到。具体的立卷方法和案卷的式样当然与我国是不同的，就是在一个国家内也往往没有统一的规则。因此，也可以这样说，纸质档案采用案卷方法整理和保存，不是我国特有的。但是，许多国家对案卷的整理（包括立卷）要求是不高的。如１９９０年由美国档案工作者协会作为培训教材出版的《档案和手稿的整理与编目》（弗雷德里克?米勒著）一书在讲如何整理案卷时指出：“在实践中，档案馆和多数手稿保管库的馆藏数量极大，以致很少考虑文件层次的整理。”１９９７年，我与曾任联合国档案馆馆长的阿尔夫?厄兰森（瑞典籍）先生和曾任国际货币基金组织档案馆馆长的格特鲁特?朗（美国籍）女士讨论过这个问题，他们也认为只能整理到案卷，整理到每一份文件太困难了；就是著录一般也只到案卷为止，个别的、

少量的著录到单份文件。又有人说，文件立卷是向苏联学来的（言外之意是舶来品，应该废除）。这也不完全确切。在我国，文件组成案卷保存是有相当历史的，据《中国文书工作史纲要》讲，元大德元年（１２９７年）就规定了文件立卷制度［２］，《元典章?吏部八》中已有“生事另立卷宗”之句。立卷之法究竟是从外国学来还是自己发明，我未曾考证过。２０世纪５０年代初是向苏联学过，但只是在我国已有数百年立卷历史的基础上（２０世纪３０至４０年代出版的文书处理和档案管理著作均有详细论述），吸收了部分具体立卷方法和名词、术语（如“问题”、“特征”

之类），同时我国又加以总结、发展，特别是在全国范围内规范化了（见《规范》），与苏联并不完全相同。例如，我国《规范》规定“永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录”，而苏联就没有这种硬性规定。１９５２年，苏联国家法律书籍出版局出版的《苏联机关的文书工作》（阿?德?弗罗洛夫著）在“现行案卷向档案室的移交制度”中只有“卷内文件的编号”、“编写一张备考表”和“编制（案卷）移交目录”三项要求［３］；１９５２年，我在中国人民大学当学生时听苏联专家谢列兹聂夫老师讲课，他也只提出

“对于特别重要和贵重文件的案卷，应编制卷内文件目录”［４］。

关于文书档案立卷整理改革问题，我在２０００年参与编写《现代档案工作实务》一书时曾有一个设想，即“区别对待，讲究效益，统筹兼顾”十二个字。具体来说有以下三点：首先，“文件形成单位的性质、职能、规模、条件和活动方式是各种各样的，形成的文件也是各种各样的；同时，整理文件的方法和技术也有多种多样，而

编者按：陈兆教授曾三次就文书档案立卷整理改革问题，刊发文章，著书立说，抒己之见。此次有感而发的《四谈文书档案立卷整理改革》的文章，又从另一方面带给我们新的思考。

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四谈文书档案立卷整理改革

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中国人民大学陈兆礻

吴

且各种方法、技术各有其优缺点。因此，各种类型的文件形成单位和各种门类的文件应采用适合其具体情况的方法、技术，不必强求一律。”其次，“在社会主义市场经济条件下，只讲投入、不讲效益（包括社会效益和经济效益）是行不通的。文件整理工作也是如此，采用什么新方法、新技术，也要讲究效益。收益一定要大于投入；如果投入大收益小，也是不能持久的。”第三，“文件整理不仅仅是立卷问题，还涉及分类、划分保管期限、装具、编目、归档制度、向档案馆移交制度等诸多问题，应统筹兼顾，综合考虑。”［５］经过几年的立卷整理改革讨论，最后取得了改革主导地位的就是国家档案局２０００年发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》要求在“文书档案”中以“件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒”。其核心是在“文书档案”整理中取消立卷、废除案卷之法。《规则》近几年来虽已在全国范围内得到了执行、推广，但仍有不少意见。最近在《兰台世界》２００７年２月上半月号上见到柴艳萍撰文提出“案卷在文书档案中应有一席之地”的意见，我认为这是从实际出发的，是正确的。在我看来，案卷不仅应在文书档案中有一席之地，在所有纸质档案中均应有一席之地。

照我的想法，不应该一律取消立卷、废除案卷之法，重点应该放在简化立卷质量要求上面，不搞一律化，不搞一刀切。因为从中央机关到基层组织差别太大了，它们形成文件的数量、种类有极大的不同，再加上多数文件并不需要移交档案馆保存，档案整理的具体细节实行全国标准化的意义不大，也不容易达标。从实际情况来说，如果按《规则》整理文件，事实上并没有真正取消案卷。早在２０００年我在《读〈案卷标准化有利有弊〉所想到的三个问题》一文中就已指出：“这不失为一种办法”，“实际上也是一种立卷，只是比较简单而已”。［６］为什么这样说呢？

１．《规则》规定的整理原则：“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”这与立卷原则是一致的。如前面提到的《规范》规定：“案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。”两者不仅内容相同，连文字表述都是一样的。

２．对归档文件的整理单位规定：“文件正本与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文与复文可为一件。”这个规定完全符合立卷最起码的要求。

３．《规则》规定“将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。”这个“档案盒”不就是一个卷宗、卷夹吗！从对档案盒的各项要求看，与过去对案卷的整理要求差别不大，除了档案盒没有标题（题名）之外几乎完全一样。虽然没有标题，但有独立的号码（“盒号”），仍是相当于案卷的一个保管单位。虽然不按几个特征结合立卷，但是《规则》规定“采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类”，时间特征肯定是有的（类似清代的“月折包”［７］），问题特征也会有的。这个档案盒是在一个具体的办公室形成，其文件一般又都会反映出职责分工或专业特点，因而从长时间和大

范围来看每个档案盒内的文件必然也有一定联系性。这一点，从历史档案来观察是比较明显的。根据中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》称案卷是“由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位”，那么“档案盒”不也是这样一种档案保管单位吗？再从外形看，《规则》规定档案盒盒脊厚度“为２０ｍｍ、３０ｍｍ、４０ｍｍ等”多种，而原《文书档案案卷格式》（行业标准）规定硬卷皮卷脊可“设１０、１５、２０ｍｍ三种厚度”，《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国家标准）规定案卷脊背的厚度“为１０ｍｍ、２０ｍｍ、３０ｍｍ、４０ｍｍ、５０ｍｍ、６０ｍｍ六种”，《全宗卷规范》（行业标准）规定卷盒厚度为“３０ｍｍ、４０ｍｍ”，它们之间无甚差别。因此，也可以这样说，回避纸质档案不按案卷保存几乎是不可能的。你可以不称为案卷而称它为档案盒，但其实质是一样的。

据说：“案卷的存在不利于卷内文件和卷际文件之间的调整”，“案卷的取消有利于档案的利用”（指外借、复印及扫描），“案卷题名不能完全反映卷内文件内容”，“案卷的取消有利于减少工作量”，等等。如果我们改革了立卷方法，降低了对案卷的整理要求，像《规则》规定的档案盒（我说它就是一种变相的案卷）那样，上述问题也就不存在了。至于说到“有利于减少工作量”问题，据一些文章说，照《规则》整理文件实际工作量还是不小的，“装订工作更繁琐”，“编号更麻烦”［８］。因此，真正能减少工作量的办法，不是取消案卷，而是以案卷为基本保管单位，同时在多数单位、对多数档案降低整理要求，如不装订、不编卷内文件目录、不编号、不写备考表、案卷标题只标明主题等等，总之视单位和文件的具体情况而定。我在《读〈文件档案管理中心的工作范围〉有感——

—兼谈文书档案整理的改革》［９］一文中提出了较为具体的办法和意见，这里不再赘述。最近见到黑龙江中医药大学王薇等在《加强部门立卷是高校档案工作的重要保障》一文中总结他们的做法：“工作中养成‘一事一放’、‘分类存放’、‘及时补救’的良好习惯……谁分管的工作谁负责组织材料立卷……”［１０］我觉得他们的这种做法是很好的，估计他们对立卷不会有太多困难。

有人提出：“案卷有文件‘组合体’和‘保管单位’的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷的‘保管单位’属性。”这里涉及非纸质档案的整理和保存问题，如音像档案、电子文件、数字化档案就难以将案卷作为保管单位，这是肯定的。但是，有了新型载体档案，纸质档案还是会长期存在的。在纸质档案中取消了案卷的“保管单位”属性，那么应该以什么作为它的基本“保管单位”呢？建言者并未说明。碰巧，有人提出了以“文件（单份）成为档案的基本保管单位”的意见。以单份文件作为档案的保管单位，在个别情况下（如特别珍贵的档案）是可以这样做的；还有已装订好的单份文件往往也可以作为相当于案卷的一个保管单位，如我见到的国际货币基金组织档案馆保存的几十册历年国际货币基金组织年度工作报告就是一份文件（有数百页，并已装订好）作为一个保管单位的。对于多数纸质档案来说，单份文件难以成为档案的基本保管单位。《规则》也没有明说，只规定了以“件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒”，并未明确规定何者为档案的基本保管单

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位。但从《规则》有关档案盒和备考表等规定看，好像档案盒就是档案的基本保管单位了。由此可见，《规则》也没有将单份文件作为档案的基本保管单位看待。遗憾的是该作者否定了案卷作为档

案的基本保管单位之后，并未提出可行的办法，只是一味强调“‘文件’取代‘案卷’成为档案的基本保管单位……符合档案管理的发展趋势”。不说纸质档案，就是新型载体档案恐怕也很难以单份文件成为档案的基本保管单位吧！我实在想象不出单份文件成为档案的基本保管单位将是什么样子的。

参考文献：

［１］《英汉法荷法意俄西档案术语词典》，档案出版社，１９８８：４１．

［２］潘嘉．中国文书工作史纲要［Ｍ］．档案出版社，１９８５：４２．

［３］阿?德?弗罗洛夫．苏联机关的文书工作［Ｍ］．中国人民大学出版社，１９５６年中译本：６９．［４］姆?斯?谢列兹聂夫．苏联档案工作的理论与实践［Ｍ］．中国人民大学出版社，１９５３：４３．

［５］陈兆，沈正乐．现代档案工作实务［Ｍ］．中国档案出版社，２００１：９３．［６］陈兆．读《案卷标准化有利有弊》所想到的三个问题［Ｊ］．北京档案，２０００（１２）．

［７］《档案学词典》，上海辞书出版社，１９９４：５４６．

［８］喻球．《归档文件整理规则》引发的思考［Ｊ］．机电兵船档案，２００７（４）：４５．

［９］陈兆．读〈文件档案管理中心的工作范围〉有感———兼谈文书档案整

理的改革［Ｊ］．北京档案，２００４（９）．

［１０］王薇．加强部门立卷是高校档案工作的重要保障［Ｊ］．机电兵船档案，２００７（３）．

★作者邮箱：ｚｈａｏｗｕ８８＠ｙａｈｏｏ．ｃｎ（责编：陈智兵）

一、我国档案工作者社会角色的演变

档案工作者是长期从事档案工作的职业群体。由于社会的发展和时代的变迁，档案工作者的社会地位处于不断变化之中。其中作为保管者的角色确定主要经历了以下三个阶段：

１．商至春秋时期。商朝是我国有正式文字可考的历史开端，

甲骨档案就是由当时的档案工作者———史官，在日常占卜活动中形成并掌管的，史官成为神权代言人，是当时最高的知识分子，社会地位显赫。西周史官的神权地位已有所下降，但仍享有很高的社会地位。同样，他们知识渊博，参与大政，官职显贵，是王朝的高级知识分子，周朝实行世袭官制，形成知识垄断的局面。春秋初期，各国的史官地位仍然显贵。他们继承西周的传统，保管重要的档案典籍，主要职责就是记录本国大事，参政议政，统称为“百国春秋”。在中央集权统治还未实现的这一时期，档案工作与神权、王权相结合，档案工作者主要扮演档案文化保管者的社会角色，并发挥资政决策的重要作用，成为文化的垄断者。

２．秦至宋元时期。

秦时史官逐渐成为专管文史星历的普通官吏，脱离了国家事务，退居为次要的专掌记录和典守档案的专职保管官员，走向档案职业的专职化阶段，地位已不如前。

自汉起至宋元，文书档案官吏出现了两个层次的分化：一部分是部分内朝和中央机关主管文档的官员，即“官”这一层次。他们有品秩，出纳王命章奏，故位尊地要；另一部分是大多数的一般掌管人员，即“吏”这一层次。具体掌管文书档案的书吏，逐渐从官员群体中分离出来，成为不入流品、

地位低下的胥吏，但实际上承担各级官府的日常行政事务。在中央集权逐步加强的这一时期，档案工作者文化垄断的局面被打破，地位下降，但社会角色的扮演日益完善，在扮演保管者角色的基础上，高级文书官吏延续、扩展历史文明，成为中国优秀档案文化的传播者，并开始有意识地组织档案编研工作。

３．明清至民国时期。明清时期，档案工作较之以前有了一定

的发展，高级文书官员已经脱离档案的实体管理工作，由书吏进

行日常文书档案的整理和收贮工作，地位较低，清末有“老吏抱案死”的说法。清末至民国时期，由于政权的更迭和外来的侵略，导致珍贵的档案典籍在战乱中被掠夺、损坏、丢失，档案工作人员没有规范的管理制度，在时代的洪流中坎坷前进。这一时期尽管大部分档案工作者地位较低，但其职业特征已显著，社会角色的扮演日臻成熟。档案工作者不仅注重保管库房等客观条件的改善，更注重档案文化的开发和传播，由于统治者对编研工作的重视和明清学者对档案文化的研究，客观上完善了档案工作者作为开发者和传播者的角色扮演。

二、信息时代档案工作者社会角色的转向

１．档案工作者社会角色转变趋向。在社会全面转型时代，档案

部门清水衙门的形象需打破，档案工作者“封尘故纸堆”的角色形象也需要转变，应该把握方向———向开放化、

社会化的角色转变。（１）由消极的库房保管员向积极的信息管理者转变。传统的档案工作者主要是保管型人员，他们将档案收集进馆后，首要的任务就是维护档案实体和信息的安全，延长档案的寿命。他们只需了解档案学基本理论知识，熟悉业务操作环节。在日新月异的信息化时代中，如何驾驭大量的信息资源成了关键问题。档案工作者要从意识上树立开放利用的宗旨，合理优化档案信息资源结构，使档案资源成为高效的信息库源，档案工作者成为积极的信息资源管理者和塑造者。这种角色的转变要求档案人员将职能的重心由实体管理转向信息管理、知识管理，这也是一种由外向内、由浅及深、由物理控制向智能管理的转变。档案工作者应该因势利导，适应转变，既要保护好档案文化，又要参与其中。

（２）由独立的职能管理主体向多层次合作参与者转变。档案工作者从文件形成部门收集文件进行归档保管，作为职能管理主体具有操作的相对独立性。随着办公自动化的到来，新型的文件生命周期理论迫使档案工作者必须主动走出去，提前介入文件运转阶段进行前端控制，对实体保管对象的关注转向对文件、文件形成过程有机联系的关注，与文件部门紧密配合，使文件从

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安徽大学管理学院朱月婵苏州大学管理学院梅亮洁

摘

要

本文以中国各个历史时期档案工作者社会地位的变化和社会角色的演变作为参照，重点分析了信息时代档案工作者社会角色转变的必要性、趋向和必备素质。关键词

档案工作者

社会角色

转变

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论的转变

社会角色信息时代档案工作者礻吴礻吴礻吴

建设工程资料档案整理规范

惠州市建设工程档案整理规范 一、建设工程文件的归档范围 市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A, 惠州 市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B, 惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。 二、建设工程档案归档的质量要求 1．归档的工程文件应为原件。 2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4( 297mm×210mm)，图纸应采用国家标准 图幅。 7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8．所有竣工图均应加竣工图章。竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图示例如下：

9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图。 10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》） （GB/10609.3---89 ）。详情请参考附录G 折叠方法。 三、建设工程档案的立卷 1．立卷的的原则与方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。 2．卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A、附录B、附录C的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。 3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过 5 厘米。印刷成册的工程文件保持原状。 4．案卷的编目： （1）卷内文件页号的编制：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1” 开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 （2）卷内目录的编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，示例样本请参考图例1。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等” 代替。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 （ 3 ）卷内备考表的编制：卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，示例样本请参考图例2。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立

档案整理标准和要求

档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管

理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。

档案立卷及整理规范

档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 （一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷； （二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列； （三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 （一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号； （二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 （一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号； （二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全； （三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称； （四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。

（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写； （六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号； （七）备注：对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 （一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； （二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名； （三）检查人：由案卷质量审核者签名； （四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名； （五）备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练，概括准确 六、案卷的装订： 用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。不掉页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读

档案编制要求及管理办法

档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料

必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提

档案立卷整理说明

档案立卷整理说明 一、立档单位情况： 本中心成立于1993年8月称浦江住房基金管理中心，现更名为金华市住房公积金管理中心浦江分中心。原来在房管处3楼办公，于2005年7月份搬入县农行四楼办公。现有中心主任1名、协理员1名、办公室2名、财务2名、大厅4名。 二、立卷归档情况： 1、文书档案永久长期21卷，短期3卷。 2、会计档案、帐册、报表、84卷，凭证337卷 3、业务档案：①支取79卷②变更汇交99卷③贷款1040卷 4、设备档案6卷 5、照片 三、立卷整理情况的主要内容： 1、立卷整理的组织形式及分工： 文书档案、贷款档案由办公室负责收集资料、归档立卷；会计档案由财务人员负责收集、归档立卷，然后交给综合档案室统一编号、上架。业务档案支取、变更汇交由大厅负责收集、立卷归档。照片、设备档案由综合档案室催办。 2、立卷材料的来源、内容、形式和完整的情况： （1）文书档案的来源主要是办公室、主任、书记及上级的收文、发文。内容有工作学习计划、总结、会议纲要、人事调动、工资、合同协议。形式以纸质文件材料为主。本中心文书档案是从浦江县住房

委员会文书档案中分离出来，难免在分的时候会有穿叉，但基本完整。 （2）会计档案的来源主要是财务室。内容为总帐、明细帐、现金银行日记账、年报、每月会计凭证。形式以纸质文件材料为主，基本完整。 （3）业务档案的来源主要是大厅。内容为住房公积金抵押贷款、公积金支取、变更、转移、汇缴、明细帐、对帐单。形式以纸质材料为主，基本完整。 （4）设备档案为整个中心，内容为汽车、空调、电脑、复印机的说明书。形式中有纸质材料，也有磁性材料，基本完整。 （5）照片档案的来源主要是办公室。内容为培训班、动员会、搬迁的部分照片，形势以胶质为主，基本完整。 四、立卷选择的分类方案、排列编号的方法： 金华市住房公积金管理中心浦江分中心分类按五大类分类法，即文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、特种载体档案。而五类档案都是按年度——问题——保管期限分，然后分年度、分保管期限排列，跨年度编大流水号。 金华市住房公积金管理中心 浦江分中心 2005年10月28日

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位 3、确定装订顺序

4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

档案立卷归档制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。

三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。

《学位档案材料立卷归档说明》(2019版)

学位档案材料立卷归档说明（2019年版） 根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，结合我校实际，现将本年度学位档案立卷归档工作的规范及相关注意事项说明如下: 一、学生根据本人学位类别下载、打印相应的“卷内目录”、“学位档案材料清单”和统一格式的“备考表”。 二、学位档案整理具体要求： （一）排列顺序 按照不同学位类别的“卷内目录”内容，将所需材料按序排好，认真核对材料有无缺项，顺序是否有误，材料中签字、盖章处是否规范齐全。凡有特殊情况者须在“卷内目录”的备注栏中备注说明。 （二）立卷编码 确定材料顺序排列正确后，从第一项材料的第一页开始编码，在每一页带文字或图片的材料页上用黑色碳素笔写明页面编码，将所有立卷材料作为一个整体进行编码，正面的编码写在右上角，反面的编码写在左上角，页面编码从“001”开始，空白页不编码，“卷内目录”与“备考表”两页不编码。 1.卷内目录 卷内目录置于所有材料的首页，所有内容均须“手写”，姓名及所在学院名称要填写完整准确、字迹清晰。“页次”栏填写说明：填写每一项材料内容的起始编码并加一横线， 例：学位申请书的页次“001－”；答辩情况表的页次“012－”；最后一项材料需写明最后一页的编码，例：“学位论文”的页次“075－108”。 2.备考表 备考表置于所有编码材料的最后，所有内容须“手写”，其中： （1）“文字材料”页数：是指非图样、非图片材料的页数； （2）“图样”页数：是指材料中含有统计图表的页数（非个数）； （3）“图片”页数：是指材料中照片或非统计图表图片的页数（非个数），如同一页中既包括图样又包括图片的，则按所占篇幅较大的计算；

档案立卷工作规范

档案立卷工作规范—培训材料之二 教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。 《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求 “高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。 在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。 档案立卷归档工作 一、归档流程

二、立卷归档工作内容 立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准 （一）预立卷 1、什么是预立卷； 各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。 2、预立卷工作内容： ●收集材料，做好日常管理 材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。 收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。 平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。 ●鉴别 对收集来的文件进行分析判断。主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。 ●归卷工作 将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。 ●预立卷类目的修改与调整 事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

文书档案的整理方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令

公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；

工程档案立卷程序与标准

工程档案立卷程序与标准 总则 一、说明 为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。 本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。 本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。 本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。 本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。 二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。 5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。 立卷程序与标准 组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。 一、分类 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。 二、排列 （一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。 （二）排列顺序 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每

人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。 （二）文件修整（略） 1、修裱破损文件

(档案管理)档案立卷归档制度最全版

（档案管理）档案立卷归档 制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。

档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各

管理制度-国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 目录 1范围 2规范性引用文件 3术语和定义 4总则 5项目文件的收集 6项目竣工文件的编制 7项目文件的整理与归档 8项目档案的整理与移交 时间: 20XX-06-04 15:22:59 DA／T28—20XX 1范围 本标准规定了国家重大建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法。本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收．其他建设项目可参照本标准． 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准．然而．鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件．其最新版本适用予本标准。 GB／T10609．3技术用图复制图的折叠方法 档发字[1997]20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准． 3．1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在 经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位． 3．2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工 程效益的工程． 3．3 单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的 工程． 3．4 项目文件records of project 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成 的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等． 3．5

档案资料整理、组卷要求

档案资料整理、组卷要求 一、档案资料整理、组卷标准 建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。 二、档案资料排列顺序及组成内容 1．工程基建档案由五大部分组成 （1）·建设单位组卷资料 （2）·质量监督部门组卷资料 （3）·监理公司组卷资料 （4）·设计单位组卷资料 （5）·施工单位组卷资料 2．英文大写字母排列顺序 根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。 例: ·A—建设单位组卷资料 ·B—质量监督部门组卷资料 ·C—监理单位资料 ·D—设计单位资料 ·E—施工单位资料 三、该项目基建档案主要组成内容 1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总） 2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总） 3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总） 4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总） 5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总） 6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总） 7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总） 8．财务器材管理（由建设单位、立卷） 四、归档组卷 整理工作包括组成案卷和编目两个过程。根据基建档案主要立卷内容，归档范围的顺序归档组卷；保管期限见附表。 1·组卷的要求 组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。 2．组卷的步骤和方法 归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。 归挡的文件材料必须达到以下质量要求： （1）归档文件材料内容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。 （2）归档文件材料准确、有效。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。 （3）归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料等必须质量优良。直接书写的文件；不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。

档案资料收集整理规范

档案整理规范 一、档案的收集范围 招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。 二、档案的收集整理责任主体 招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责项目文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的项目档案移交完毕。同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。外地代理机构不得将档案资料带离本市。招标人自行招标的项目档案由招标人保管。 三、档案的收集整理立卷要求 招标采购项目档案按项目整理组卷，按照卷内文件目录（附件1）的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订。 （一）档案卷内文件目录的填写要求 招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。

卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编； 责任者：应填写文件形成者或第一责任者； 文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名； 具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”； 日期：应填写文件形成的时间---年、月、日； 页数：应填写每件文件总页数； 备注：可根据实际填写需注明的情况。 （二）卷内备考表的填写要求 卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。各项填写要求： 本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写； 立卷人：案卷整理人签名； 审核人：单位审核负责人签名； 立卷时间：具体立卷的日期。 （三）案卷目录的填写要求 代理机构要建立档案案卷目录（附件3），表格栏目设置包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注。各栏目