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Ａ厂库存管理系统
一、库存管理的背景
库存管理是企业的一项重要工作，为了保证叉车生产连续和均衡地进行，就必须管理好物资，从而改善企业各项技术经济指标，取得良好的经济效益。在叉车制造行业，由于材料费用在叉车的生产制造成本中所占比重较大（占７５％以上），所以做好库存管理工作，降低物耗、加快资金周转是降低成本的重要途径。
　随着企业的发展，库存管理工作已表现出越来越多的管理问题。原来的手工管理方法已不能适应生产实际的需要，造成库存积压物资较多，反应迟缓，流动资金周转较慢，因此，从１９９２年该厂就开始建立微机库存数据库，利用微机管理仓库物资进出，取得了较好的效果。但是微机数据库是单机操作，信息利用率不高，无法实现资源共享，数据唯一；而且原始凭证繁多，工作效率低，逐渐也无法适应现代化生产管理的需要。
为了及时掌握库存动态信息，做到资源共享，数据唯一，调节供应与需求的关系，实现库存的最佳控制，加速资金周转，以及减轻管理人员繁琐的事务性工作，以提高工作效率，Ａ厂实施了美国ＥＭＳ公司ＴＣＭ系统的库存管理模块。
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　二、库存管理的实施思想、方法和目标
ＴＣＭ－ＥＭＳ系统体现了ＭＲＰⅡ（制造资源计划）的管理思想。我们知道，今天的ＭＲＰⅡ是从４０年代的库存控制订货点法、以及６０年代的时段ＭＲＰ（物料需求计划）和７０年代的闭环ＭＲＰ发展而来的。其中库存管理贯穿于整个ＭＲＰⅡ的发展史。库存管理实施思想集中体现了ＭＲＰⅡ的管理思想，就是对库存物料进行迅速、准确、实时、高效的管理，具体地表现为将库存管理作为工程数据管理的基础，提供完整的库存控制能力，保证库存记录的准确性，能制定有效的补充订货计划。同时，还提供了周期盘点、实际库存控制和多货位操作等事务处理功能。
实施库存管理的方法：分部实施、逐步完善，以点带面、全面突破。Ａ厂首先选择基础条件较好的钢材仓库实施，实施任务由建立项目主文件到物料实时控制，以及到物料当前成本及时反映，逐步完善其库存管理功能；并以钢材仓库实施为突破口，以点带面，迅速在轴承库、进口件库以及外协库和大件库、汽配库、橡胶库等仓库实施。
实施库存管理的目标：减少库存资金占用，降低库存物资损耗，加快库存周转次数，提高库存服务水平。具体目标是每年减少单台叉车库存资金占用５％，加快库存周转次数８％，同时，为了实现这一目标还必须至少将占用库存资

金８５％以上的物料，实施ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理。
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三、库存管理实施的组成
（—）硬件结构
库存管理是建立在多用户ＴＣＭ－ＥＭＳ系统上，采用Ｈｏｓｔ－Ｔｅｒｍｉｎａｌ方式，以ＣＯＭＰＡＱＰｒｏＬｉａｎｔ２０００５０／９０专用服务器作为主机，主机内以磁盘阵列作硬盘镜像容错方式，主机通过粗缆收发器接入主干粗缆；各仓库站点均采用中西文字符终端，位于计算中心的近程终端通过四芯屏蔽线与主机直连，位于钢材仓库、轴承仓库、进口件仓库及外协仓库和大件库仓库的中远程终端，通过本厂程控交换机ＱＰＣ４３０数字通信板以拨号方式连接，位于橡胶仓库、汽配件仓库的远程终端，采用调制解调器拨号方式连接。
（二）软件功能
ＴＣＭ－ＥＭＳ系统在ＳＣＯＵＮＩＸ３．２．４．２网上运行ＳＣＯＴＣＰ／ＩＰ协议。
ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理包含十项主要功能：
１、记录项目主文件数据并保持日期；
２、随着库存活动的发生，实时处理物料的出库及入库；
３、在物料发生转移时，处理物料转移活动；
４、按月、按年，以及上一年度维护、处理各库位数据；
５、提供对库存的年盘点功能；
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６、提供周期盘点功能；
７、按项目、按货位控制其平均成本和最新单位成本；
８、编制恰当的订单；
９、各种库存数据的查询与报告功能；
１０、对所发生的业务及数据的永久性保存功能。
同时，对于多制造工厂／多库存货位的情况，仍支持上述十项功能。
ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理提供五种操作方式：启动、日常处理、月处理、按用户要求处理、年处理。
１、启动。库存管理系统所使用的主要文件有项目主文件，库存事务文件，物料档案文件，以及实际库存标记文件。其中只有项目主文件必须首先装入。而在此之前，必须确定如何对库存物料进行编码，原则上我们对库存管理中的物料用图号作为项目号。
２、日常处理。库存管理的日常处理功能包括库存活动处理、周期盘点处理等。库存活动主要指物料的接收、转移、发放等事务。
　对于已到货的采购订货，应使其最优地运往库房。所谓最优是说每一货位是一个库房，对于来自车间的订货同样应进入库房。总之，一切收到的物料都必须作为入库记入库存管理系统中。
　相反，所有离开库房的物料，不管是成品还是原材料都应作为出库记入库存管理系统中。
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物件转移只适用于多库位环境，它是指某一库位上

的数量增加，而另一库位数量则相应减少，但不影响使用。
　对库存进行周期盘点，其好处在于可以迅速、准确地发现库存误差，有利于培养一支可靠的库存管理队伍。
３、月处理。通常，每到月末都要清理本月到今天的一些文件中的字段，重新计算补充订货及其他有关字段。
　每月运行项目档案数据的传送／清除程序，以将项目的详细数据传送到项目摘要文件，并有选择地清除项目详细数据。
４、按用户要求处理。在项目被删除或相应字段清理之前，可根据用户要求保存项目档案数据。用户可在任何时候打印重订货建议报告，以确定哪些项目应重新订货，是采购还是自制。
５、年处理。每当年末，应对本年度至今的数据字段进行清理，年末处理在年终的月末进行，通常要在摘要文件中清除最早的年份。
ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理拥有以下各项实用特性：
１、联机修改项目主文件和物料档案文件的特性。
２、项目主文件记录从逻辑上按功能划分的能力。
３、成本可使用不同的精度。
４、具有按项目说明进行查询的能力。
５、库存标记管理，库存管理系统提供了按所标记的库区进行盘点的功能。
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６、ＡＢＣ分析功能为自动重新划分物件级别提供了选择。
７、重订货建议报告反映出了其可用量低于重订货点的项目，用户可有选择地决定是否订货。
８、库存管理系统中的库区体系大大加强了库存管理的能力。
　与库存系统相联系的软件模块有：
１、应付帐（ＡＰ）。应付帐的凭证功能要使用库存管理的项目主文件来检查某物件是否存在，检查该物件是非库存型件还是库存型件，显示该物件的计量单位等。如果与库存管理相连，应付帐系统要修改库存中的最终成本字段。
２、应收帐（ＡＲ）。在应收帐系统中，某一项目的实际运往地址是记录在“运往”记录中的。如果与库存管理和用户订货管理相连，则所设标志可用来计算税金，并将其加到用户发票上。
３、物料清单（ＢＭ）。物料清单系统使用库存管理的项目主文件来维护产品结构关系。在用拷贝方法增加一个物料清单时，原附加说明信息可被拷贝过来作为注释。库存管理中的低级代码字段通过物料清单系统来维护。
４、用户订货处理（ＣＰ）。用户订货处理需要从库存管理的项目主文件中获取并记录项目的有关信息，包括附加说明信息。用户订货处理将更新库存管理中的已分配量和现有量两个字段值。
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５、数据采集（ＤＣ）。数据采集系统向库存管理

的项目主文件传送物料接收事务信息。
６、电子数据交换（ＥＤ）。该软件要利用库存管理的项目主文件来验证各种项目号。
７、预算（ＥＳ）。预算系统可以从库存管理系统中获取诸如成本、价格以及其他有关资金方面的信息。
８、作业成本（ＪＣ）。当项目进入作业成本系统时，就可以计算其成本，并将修改库存管理的平均成本，库存管理中的平均单位成本用于作业成本系统中。
９、责任与担保（ＬＷ）。库存管理系统能够对库存按库区、批量或系列号进行详细跟踪。物料被售出或在生产中被消耗之前应由库存管理来控制，一旦被售出，则责任与担保将负责对其跟踪及协调。
１０、主生产计划（ＭＳ）。主生产计划系统需要从库存管理的项目主文件中抽取数据（如现有量等），同时，主生产计划系统将修改库存的订货原则字段。
１１、物料需求计划（ＭＲ）。物料需求计划系统对进入该阶段的项目，要从库存管理的项目主文件中提取某些数据。
１２、采购与接收（ＰＱ）。采购与接收系统要从库存的项目主文件中抽取项目数据，而在收到采购项目时，则修改库存的接收数量，或按联机方式，或以批处理方式，同时修改库存管理的已订货量和最终成本字段。
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１３、采购申请单（ＲＱ）。采购申请单要从库存的项目主文件中抽取某些信息（如说明信息、商品代码、买方代码等）。
１４、标准成本（ＳＣ）。标准成本核算系统对库存管理中的成本记录进行维护，对外购件，库存管理提供“最终成本”。
１５、车间作业管理（ＳＦ）。当车间订货下达到车间作业管理时，车间作业管理系统将增加库存管理项目主文件中的子项的已分配量和父项的已订货量。当子项下达到车间订货时，该系统则减少其已分配量并将该子项的下达事务记录在库存事务文件中。如果库存管理系统以批处理方式运行，当一个车间订货完成时，将对该父项放一个接收事务在库存事务文件中；如果以联机方式运行，将直接修改项目主文件的接收事务。
１６、标准工艺（ＳＲ）。标准工艺系统负责维护库存管理项目主文件中的工艺号。
（三）人员配备
　实施ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理关键因素有三点：硬件、软件和人。其中人的因素是最重要的，只有全体库存管理人员高度理解和积极参与，才能保证ＴＣＭ－ＥＭＳ系统库存管理的实施成功。
库存管理实施通过ＴＣＭ－ＥＭＳ系统领导小组论证和批准，由计算中心和物资管理科共同组建库存管理实施项目小组，负责ＴＣＭ－

ＥＭＳ系统库存管理的实施。
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　其中计算中心负责内容包括：
１、制定库存管理的实施计划；
２、培训库存管理的实施人员；
３、解决库存管理实施的问题；
４、总结库存管理实施的经验。
其中物资管理科负责内容包括：
１、执行库存管理的实施计划；
２、接受库存管理的实施培训；
３、发现库存管理实施的问题；
４、报告库存管理的计划执行情况
（四）软件实施
在实施ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理时，首先是数据环境的建立。Ａ厂采取了责任到人，抓住中心，逐步完善的方式，保证库存管理数据的完整性和准确性。库存项目主文件的建立，包含物料的标识项目号、说明、分类标识、控制标志、工程数据以及重订货数据等。在这些数据中定义了关键的数据元素（如项目号、分类标识），并且定义了要装入库存管理信息的来源。通过半年的数据整理、输入，至１９９７年３月，Ａ厂已建立库存项目主文件１８８７６项，完成近１０万个库存管理数据项，为库存管理顺利实施提供了保证。
在库存管理运行阶段，Ａ厂让仓库保管员直接上机进行操作维护库存数据的准确性，其中，最主要的是库存物料的现有量。
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实现主生产计划和ＭＲＰ必须保证库存现有量准确性至少达到９５％，因为，库存现有量是编制物料需求计划的启动数据，如果某项物料库存现有量不准确，那么，该项物料的计划也将是不正确的，由此产生的订单也是错误的，根据订单展开的所有下层物料的毛需求也将是错误的，计划编制失去意义。结果是从计算机系统产生大量的错误建议，从而导致整个管理系统的失效。
　由此可见，我们必须维护库存数据的高度准确性。厂里向库存管理人员提供了ＴＣＭ－ＥＭＳ系统中的库存管理模块，通过培训教会仓库保管员使用库存管理模块，并明确工作职责，坚持一丝不苟的工作态度，使库存管理人员理解库存记录的准确性是非常重要的，并且要求库存事务处理及时反映仓库的真实情况，做到在实际事务发生后，１２小时内即可输入计算机终端。同时，为了提高库存管理的准确率，在各仓库实行了库存管理准确率检查标准，从１９９６年３月至１１月间，每月对库存准确率进行检查记录，直至库存准确率达到９５％以上为止。
　在ＴＣＭ－ＥＭＳ系统库存管理中，提供了周期盘点作为保持库存记录准确性的有效途径。周期盘点是指每天对库存中的部分物料项目进行盘点，从而使一年中对所有物料项目的盘点数达到预定值。周期盘点可以校正

不正确的记录，发现库存错误，检验系统运行结果。同时库存记录的准确性已达到９５％以上，可以逐步取消年度库存盘点。
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实行周期盘点具体方法是采用了ＡＢＣ分类盘点，按库存项目价值不同，Ａ类物资每月盘点一次，Ｂ类物资每半年盘点一次，Ｃ类物资每年盘点一次，按分类分别求出物资数量，并以相应盘点次数的乘积之和，除以一年的工作日，即可得到全厂每天盘点物资的数量。根据盘点数量来提取盘点物资进行盘点，经过周期盘点，产生一份周期盘点报告，从而保证库存管理数据准确性达到９５％以上。
四、库存管理实施的成效
实施库存管理的成效是：减少了库存资金占用，降低了库存物资损耗，加快了库存周转次数，提高了库存服务水平；同时，提高了人员的素质，积累了实施的经验。
１、减少库存资金占用。１９９４年Ａ厂全年生产叉车３００８台，月平均库存资金占用３６６２万元，单台叉车库存资金占用１．２２万元。１９９５年Ａ厂全年生产叉车３７０８台，月平均库存资金占用４３０１万元，单台叉车库存资金占用１．１６万元。１９９６年Ａ厂全年生产叉车４１１８台，月平均库存资金占用４４３７万元，单台叉车库存资金占用１．０８万元。１９９４年用微机管理的库存同１９９５年试运行ＥＭＳ管理的库存比较，可见单台叉车库存资金占用由１９９４年的１．２２万元减少到１９９５年的１．１６万元，降幅达５．２％；１９９５年试运行ＥＭＳ管理的库存同１９９６年对库存全面实行ＥＭＳ管理进行比较，单台叉车库存资金占用由１９９５年的１．１６万元减少到１９９６年的１．０８万元，降幅达７．４％，超过每年减少单台叉车库存资金占用５％的目标。
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２、降低库存物资损耗。由于库存降低、库存记录准确性提高，因此能够及时发现造成库存物资损耗的原因，并及时予以消除，所以库存物资损耗随之降低。
３、加快库存周转次数。衡量库存管理水平的是周转次数：全年出库的物料成本／月平均库存价值。１９９４年Ａ厂全年出库的物料成本是１６２４２万元，月平均库存价值，即月平均库存资金占用３６６２万元，１９９４年的库存周转次数是４．４次；１９９５年全厂出库的物料成本是２０４８０万元，月平均库存价值４３０１万元，１９９５年的库存周转次数是４．８次，比１９９４年加快周转次数０．４次，增幅达８．３％；１９９６年Ａ厂出库的物料成本是２３５１６万元，月平均库存价值４４３７万元，１９９６年的库存周转次数是５．

３次，加快周转次数０．５次，增幅达９．４％。达到了每年加快库存周转次数８％，同时，实现了占用库存资金８５％以上的物料，实施ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的库存管理。
４、提高库存服务水平。库存管理作为ＴＣＭ－ＥＭＳ系统的应用，实现了库存数据资源共享，数据唯一，使各管理部门能够及时掌握库存动态信息，调节供应与需求的关系，减轻管理人员繁琐的事务性工作，提高工作效率，从管理上提高了库存服务水平。
在库存管理实施的过程中，提高了人员的素质，积累了实施的经验，对加快实施ＴＣＭ－ＥＭＳ系统工作起到了积极的作用，也为今后在Ａ厂全面开展ＴＣＭ－ＥＭＳ系统应用工作做好了准备。
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　综观上述，ＴＣＭ－ＥＭＳ系统库存管理模块是一个实际而有效的库存管理系统，该模块在Ａ厂的实施已获得了成功。
问题
１、试述实施库存管理系统对建立ＭＲＰⅡ的作用。
２、单纯实施库存管理系统，能否达到了降低库存的目的？为什么？
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