物业档案的整理5.3_2

第三节物业档案的整理

一、物业档案全宗的划分

物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990～1999甲公司全宗、1992～1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

二、全宗内物业档案的分类

(一)分类的含义和要求

1.分类的含义

全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。

为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。

2.编制分类方案的基本要求

(1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。

(2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。

(3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

(4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的，物业公司的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。

(二)分类的作用

物业公司管理着一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。再者，在新的形势下，档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

(三)编制分类方案的指导文件

物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。

《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。

(四)编制分类方案的步骤

1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握

综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。

2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则，以物业公司的全部档案为对象，以公司的主要管理职能为标准划分一级类目

《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。

根据目前物业公司的职能范围，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。

《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。

凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。

3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目

二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。

(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。

(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。

(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。

(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。

(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。

(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。

(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。

(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。

4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号

分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。详见物业公司档案分类表(表3-5-1)。

三、物业档案的立卷和编号

(一)立卷的含义

立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。

案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。

案卷有装订和不装订两种形式。物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。

(二)各类档案的立卷方法

物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。

1.物业管理专门档案

(1)租赁档案

租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503～2509房，我们便将有关2503～2509房的租赁文件材料组成一个案卷。原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。如：组卷时应将租赁合同排在最前面。

(2)住户(租户)档案

以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时

间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上

并不集中在一起。住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

(3)修缮档案

以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。

(4)物业房产档案

以小区或管理处为立卷单位。

2.设备、仪器档案

以一种或一套设备、仪器为立卷单位。设备、仪器档案按依据性材料——设备、仪器开箱验收——设备、仪器安装调试——设备、仪器运行维修——随机图样排列。随机图样也可单独立卷。

3.基建档案

以一个项目或一项工程为立卷单位。基建档案按依据性材料——基础性材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)——工程施工——工程竣工验收排列。

4.科研档案

以科研课题为立卷单位。科研档案按课题立项阶段——准备阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段排列。

5.行政管理档案

行政管理档案按年度——问题——保管期限进行立卷，即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文件材料组成一卷。卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。跨年度的请示与批复放在复文年立卷，无复文则放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；决定性文件材料在前，依据性材料在后。

6.经营管理档案

同行政管理档案。

7.党群工作档案

同行政管理档案。

8.声像档案

声像档案包括照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开，同一载体形式的档案根据实际情况按专题(问题)进行分类后再立卷：

(1)照片

以张为单位立卷。照片的底片应单独整理与存放，照片和说明一同整理和存放。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。

(2)录音、录像带

以盒为单位立卷。如果同一内容分录了数盒，应统一编一个案卷号，每盒再编案卷分号。

(3)计算机磁盘

以盘为单位立卷。如果同一内容分录了数盘，应统一编一个案卷号，每盘再编案卷分号。

(4)缩微胶片

以卷为单位立卷。

以上各案卷的排列按时间先后进行。

9.人员档案

以个人为立卷单位。卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。人员档案卷内文件材料可分成10大类：(1)履历材料；(2)自传材料；(3)鉴定、考核、考察材料；(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；(5)政审材料；(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；(7)奖励材料；(8)处分材料；(9)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(10)其他可供组织参考的材料。

10.会计档案

会计档案按形式——年度——保管期限进行立卷，即将物业公司形成的会计档案，先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其他四种形式分开，再按会计年度分开，最后按永久、定期(25年、

15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其他)年度流水编号。卷内文件材料按时间顺序排列。

11.荣誉档案

先按荣誉档案的形式进行分类，以件为立卷单位。

(三)卷内文件的编码

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

装订形式的案卷，采用大流水方式编写案卷页号；不装订形式的案卷，两页以上的单份文件应单独装订和单独编写页号。不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章。

档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的结构分为三种：第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号；第二种结构为：全宗号——类别(分类)号——案卷号——件、页(张)号；第三种结构为：全宗号——类别(分类)号——项目号——案卷号——件、页(张)号。物业档案可采用第三种结构，一案一号，全宗内不允许有相同的档案号。

档号章位置在每件文件首页的右下角，其内容、格式、尺寸及填写规范如下：

1.全宗号

档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。

2.类别号

即类目号，分类号，标注各级类目的符号。

3.项目号

租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号，具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。

4.案卷号

案卷排列的顺序号。

5.件号

案卷内文件的顺序号。

(四)填写案卷封面

案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。

1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2，其内容及填写规范如下：

(1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

(2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

(3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。

(4)保管期限填写划定的保管期限。

(5)密级依据保密规定填写。

(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。

(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号，同全宗号。

(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。

2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3～表3-5-6，其填写规范如下：

(1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。

(2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。

(3)承租人。填写承租房屋者姓名。

(4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。

(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。

3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。

4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。

5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下：

(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。

(2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。

(3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。

(4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。

(五)填写备考表

卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。

(六)编制案卷脊背

会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编，其内容包括有案卷题名、档号。式样见表3-5-12。

(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订

案卷可采用装订和不装订两种形式；案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；案卷装订时必须去掉金属物。

1.装订方式：对齐左下角，采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固，并在封底绳结处粘上封纸，盖上骑缝章。行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文件材料，可采用装订形式进行管理。

2.案卷不装订时，其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，并装入案袋或卷夹内。房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。

(八)案卷的入盒

案卷装订或装袋后，必须装入卷盒内保存。

1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案

卷盒尺寸采用310ｍｍ×220ｍｍ，其厚度可根据需要分别设置30，40，50，60ｍｍ的规格，在盒盖翻口处中部应设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。

卷盒封面项目包括全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限，式样见表3-5-13。其填写规范与案卷封面同。

卷脊项目包括年度、类别号，项目号，案卷起止号，式样见表3-5-14。其填写规范如下：

(1)年度。填写盒内文件材料的起止年份。

(2)卷数。填写盒内所装案卷的数量。

(3)起止卷号。填写盒内案卷的案卷起止号。

(4)其余项目的。填写方法同软卷皮格式。

2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式，并将项目号改为目录号。

3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。

(九)编目移交

文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。案卷目录随档案一并移交。

四、物业档案案卷目录的编制

(一)案卷目录的含义

案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等情况，并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合，是档案管理、检索、报道的工具。

物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专题目录等三种类型。

(二)物业档案案卷总目录的编制

物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账，其目的主要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容，便于统计管理。案卷总目录包括如下项目：

1.总登记号

物业公司档案管理部门对接收的档案，按照归档时间顺序，以案卷为单位登记的流水编号。

2.归档时间

案卷归档的实际时间，按年、月、日填写。

3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期

按照案卷封面上已填写的内容填写。

4.份数、张数

按照案卷备考表内注明的文件份数、文件总页数填写。

5.变更情况

填写案卷管理过程中各种变更情况。

6.备注

填写针对本案卷需要说明的事项。

案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本，一般不具有查找功能。物业公司可根据实际情况选择编与不编案卷总目录。

(三)物业档案分类目录的编制

物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元，以该类目的案卷为登记单位，依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录。

案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别：其一，分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分，并统计各类档案的数量，而且便于案卷的查询和提供利用检索服务。其二，案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序，而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。

物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同，主要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注。分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号，其他项目与总目录填法一致。具体到不同类目其分类目录的编制各不相同。

1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。

2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录，如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。

3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。

4.已故人员档案独立编制分类目录。

(四)物业档案专题目录的编制

物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具，属检索型目录之一。它的特点是选题的灵活性，集中了有关某一专题的全部档案，不受案卷顺序号的限制，目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。

物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同，不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面，案卷号等其他项目相应的排在后面。如物业公司租赁档案分类目录，其表格内各项目是按案卷号——地址——出租人(业权人)——承租人——租赁时间——备注等顺序排列的；而物业公司租赁档案业权人专题目录，其表格内各项目是按出租人(业权人)——案卷号——地址——承租人——租赁时间——备注等顺序排列的，即将出租人栏目排在其他各项的前面。

五、立档单位与全宗说明

(一)立档单位与全宗说明的作用

在整理工作中，对物业公司的历史沿革和物业档案状况进行充分研究后，写出的书面材料，称为“立档单位和全宗说明”，又称“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为物业档案整理工作方案的一部分，也可作为单行材料。其作用有：

1.它是正确地制订物业档案整理工作方案和科学地组织物业档案整理工作的依据。对全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物业公司和全宗历史的基础上才能确定。

2.它是物业档案整理工作中必要的参考材料。在确定物业档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构、档案的归类等方面，它能提供一些可以参考的材料，可以减少立卷中的困难，提高效率。

3.它对鉴定物业档案价值有辅助作用。了解和明确物业公司的主要职能和任务、领导关系、档案保管程度以后，才便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分物业档案的保管期限。

4.它可以作为编制检索工具的基础材料。档案馆(室)在编制各种检索工具，尤其是在编制全宗介绍、档案馆指南等大型检索工具时，都需要了解整个全宗以及物业公司的历史。

(二)立档单位和全宗说明的内容

1.物业公司的历史沿革。包括物业公司成立、停办、撤销的时间和原因；物业公司的性质、任务、职权范围及其变动情况；物业公司在社会中的作用及领导关系和隶属关系的变化情况；物业公司内部组织机构的设置、职能及其变化情况，负责人姓名；物业公司文书工作制度(行政管理、党群工作、经营

管理)及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。

2.全宗档案情况。包括全宗档案内容与成分的概况；物业档案入馆(室)前的保管处所和保管情况；物业档案何时入馆、是否受过损失、是否经过鉴定、销毁数量等；物业档案利用情况。

(三)立档单位和全宗说明的编写方法

1.研究规定物业公司任务、职能和组织机构的决议、章程、条例、办法、命令、指示等法规性文件，并参阅物业公司历史大事记、工作总结和有关报刊资料，以熟悉物业公司和全宗的情况。

2.通过访问物业公司内负责人和一般工作人员，获得编写历史考证的感性材料，进一步丰富内容。

3.应由物业档案工作人员中比较熟悉物业公司历史情况的同志进行编写，内容务求简明，且有根有据，不可单凭回忆进行编写。

物业公司档案管理规定(试行)

物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作 更多精品自财务 物业公司档案管理规定（试行） 第一章总则 第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。 第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。 凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。 人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。 第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。

第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。 第二章归档责任和要求 第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。 第六条归档要求： （一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌； （二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用； （三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录； （四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明； （五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。 （六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应

物业管理实务概述

https://www.wendangku.net/doc/304318889.html, 第一章物业管理的基本概念 第一节物业 一、物业的含义 “物业”一词译自英语ｐropertｙ或estate，由香港传入沿海、内地，其含义是指以土地及土地上的建筑物形式存在的不动产。“物业”一词在国外，特别是在东南亚地区是作为房地产的别称或同义词而使用的。 物业是单元性的房地产。物业既可指单元性的地产，也可指单元性的建筑物。物业有大小之别，它可以根据区域空间作相对分割，整个住宅小区中的某住宅单位可作为一物业，办公楼宇、商业大厦、酒店、厂房仓库也可被称为物业。 关于物业的内涵，国内各类著述的提法至少有几十种，概言之，主要包括以下要素： (1)已建成并具有使用功能的各类供居住和非居住的屋宇； (2)与这些屋宇相配套的设备和市政、公用设施； (3)屋宇的建筑(包括内部的多项设施)和相邻的场地、庭院、停车场、小区内非主干交通道路。 由此观之：单体的建筑物、一座孤零零的不具备任何设施的楼宇，不能称之为完整意义上的物业。物业应是房产和地产的统一。这里的地产，系指与该房业配套的地业。 二、物业的性质 世界上每个事物都有自己的属性，物业也不例外。分析和把握物业的属性，对于我们了解物业和物业管理的本质，掌握物业管理运作规律，搞好物业管理有着十分积极的意义。 (一)物业的自然属性 物业的自然属性又称物业的物理性质，是指与物业的物质实体或物理形态相联系的性质，它是物业社会经济性质的物质内容和物质基础。物业的自然属性主要指： 1.物业的二元性 物业的物质实体往往表现为具有特定用途和明确属主的建筑物。而无论何种建筑物，其基础总是建筑在土地之上，成为土地的附属物，土地的功能则借助于建筑物得以充分发挥。因此，在经济发达的社会，物业多为土地与建筑物的统一体，兼有土地与建筑物两方面的物质内容。当然，对于不同的物业，其二元组成的比重有所不同。例如，从总体而言，物业的建筑面积与土地面积的比值在城市就高于乡村，在经济、文化和商业中心就高于重工业基地。物业的二元性，是其他任何商品都不具备的，它决定了物业必然兼有土地与建筑物二者特有的各种性质。 2.物业的有限性 物业的有限性，从根本上来讲，是由土地的有限性决定的。天然的土地有限，用作兴建建筑物的优良建筑地段更有限。人类只能在有限的土地上开发建设。由于现代建筑物技术要求高、耗资大，因此物业的数量还受制于社会经济力量和技术水平。 3.物业的差异性和多样性 物业的差异性主要是就土地而言的。由于土地数量有限，随着人口的增加和经济的发 https://www.wendangku.net/doc/304318889.html,

物业管理档案管理

物业管理档案管理 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

第十二章物业管理档案管理 齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。 第一节物业管理档案的概念与分类 一、档案的定义 档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 二、物业管理档案的内容 物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。 三、物业管理档案的分类方法（了解） 物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法有以下几种。 (一)年度分类法 年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。

特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。 (二)组织机构分类法 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。 特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。 (三)事件分类法 事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。 特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。 物业管理企业档案的分类应根据企业自身的情况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。 四、物业管理档案存放 为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按分类方法进行分类存放。首先，档案应当有专门的档案室，档案室的大小应由未来档案的可能数量和一定的余量来确定。其次，要选择文件架和文件柜，物业管理公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的小型物业管理公司可以考虑采用小

《物业管理实务》电子文档教材

物业管理实务 第一章物业管理企业 第一节概述 一、物业管理企业的概念和特征 物业管理企业是依法成立、具备专门资质并具有独立企业法人地位，依据物业服务合同从事物业管理相关活动的经济实体。其特征可以归纳为以下三点： 第一，是独立的企业法人。物业管理企业严格遵循法定程序建立，拥有一定的资金、设备、人员和经营场所；拥有明确的经营宗旨和符合法规的管理章程，具备相应的物业管理资质；独立核算，自负盈亏，以自己的名义享有民事权利，承担民事的责任；所提供的服务是有偿的和盈利性的。 第二，属于服务性企业。物业管理企业的主要职能是通过对物业的管理和提供的多种服务，确保物业正常使用，为业主和物业使用人创造一个舒适、方便、安全的工作和居住环境。物业管理企业本身并不制造实物产品，它主要是通过常规性的公共服务延伸性的专项服务、随机性的特约服务、委托性的代理服务和创造性的经营服务等项目，尽可能实现物业的保值和增值。因此，物业管理企业的“产品”就是服务，与工业企业等其他经济组织是有区别的。 第三，具有一定的公共管理性质的职能。物业管理企业在向业主和物业使用人提供服务的同时，还承担着物业区域内公共秩序的维护、市政设施的配合管理、物业的装修管理等，其内容带有公共管理的性质。 二、物业管理企业的分类 物业管理企业的分类方法有很多种，本书只介绍其中具有代表性的几种分类方法。 （一）按照投资主体的经济成分来划分 1.全民所有制物业管理企业 全民所有制物业管理企业的资产属于国家所有。这类企业从已有的全民所有制企业或行政事业单位中分离出来，以原有企业或行政事业单位的房屋管理和维修部门为基础，由原有企业或行政事业单位负责组建。这类企业在刚成立时，往往依附于原来企业或行政事业单位，管理的物业一般是由原有企业或行政事业单位自建的，具有自建自管的特点。随着物业管理市场的不断发育和全民所有制企业改革的不断深入，这类企业已逐步走上市场化发展的轨道。 2.集体所有制物业管理企业 集体所有制物业管理企业的资产属于集体所有。这类企业一般是以街道原有的房产管理机构为基础，由街道或其他机构负责组建，管理街道区域内的物业或其他物业。此外，这类企业还可以由集体所有制的房地产开发公司负责组建，主要管理企业自建开发的各类房产。 3.民营物业管理企业 民营物业管理企业是指民营性质的物业管理企业。 4.外资物业管理企业 外资物业管理企业是以外商独资经营、中外合资经营或合作经营等形式进行运作的物业管理企业。

2014年物业管理师考试《物业管理实务》复习资料整理笔记

2014年物业管理师资格考试 《物业管理实务》复习资料 物业管理企业 第一节概述 一、物业管理企业的特征 1.是独立的企业法人 2.属于服务性企业 3.具有一定的公共管理性质的职能 第二节物业管理企业的设立 1.根据《公司法》和《物业管理企业资质管理办法》的规定，物业管理企业的设立程序分为：工商注册登记和资质审批两个阶段（先工商注册登记，再进行资质审批）。 二、物业管理企业的资质审批及管理 （一）物业管理企业的资质条件 物业管理企业资质等级分为一、二、三级。 1.一级证书的颁发和管理：国务院建设主管部门 2.二级证书的颁发和管理：①省、自治区人民政府建设主管部门 ②直辖市人民政府房地产主管部门 3.三级证书的颁发和管理：①直辖市人民政府房地产主管部门 ②设区的市级人民政府房地产主管部门 （二）申报资质时需提供的资料 （1）营业执照 （2）企业章程 （3）验资证明 （4）企业法定代表人的身份证明 （5）物业管理专业人员的职业资格证书和劳动合同，管理和技术人员的职称证书和劳动合同。 第三节物业管理企业的组织形式与机构设臵 物业管理企业组织形式：1.直线制 2.直线职能制 3.事业部制 4.矩阵制 四、物业管理企业的机构设臵 （五）品质管理部 品质管理部的主要职责包括： 1.企业质量管理体系运行和维护 2.各物业项目服务品质监督 3.客户满意度评价及监督 4.管理评审 5.协助新物业项目建立质量管理体系 6.外部质量审核协调 7.内部服务品质审核的组织协调 8.客户服务监督管理 9.客户关系管理 10.客户投诉处理 11.客户满意度评价 第二章物业管理招投标一、物业管理招标投标的概念

物业档案管理

档案资料管理 一、物业档案资料的含义 物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 二、物业档案的建立 物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。 1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。 (一)、物业资料来源按时间顺序分类： 1、设计规划阶段信息 (1)土地购买合同、土地使用证等权属证书 (2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书 (3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件 2、竣工及验收阶段信息 (1)竣工图 (2)竣工工程项目一览表 (3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等) (4)设施技术手册、使用说明及质保证明 (5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) (6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等) (7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录) (8)隐蔽工程的验收记录 (9)工伤事故发生及处理记录 (10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单 (11)项目的重要技术决定和文件 (12)验收计划和验收会议纪要验收记录 (13)返修记录 (14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息 (1)委托管理招标文件 (2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) (3)物业委托管理合同(协议书) 4、招商阶段信息 (1)招标物业的平面图纸 (2)招租许可证及委托书 (3)租金及管理费测算 (4)租赁合同 (5)广告策划资料 5、用户入户信息 (1)用户入住通知书、入户须知 (2)管理公约(公共契约) (3)用户资料(包括业主、租户) (4)业主委员会章程 (5)用户手册 (6)用户进户验收表 (7)用户进户交费单 6、日常管理信息 (1)业主、租户变动和更换情况 (2)各部门工作(操作)规范，管理制度 (3)各部门工作记录 (4)大、中、小修记录 (5)维修承包合同和预决算 (6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等 (7)用户来往信件、投诉和处理资料 (8)年度工作计划、总结、报告 (9)人事档案 (10)保险资料 (11)法律法规和政府有关文件

物业公司档案管理制度

档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。 第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条 档案管理体系规范如下： 办公室主任综合部经理 第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 第八条 档案类别代号分 配规 最爱的人 最爱的人 [选取日期]

范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X 至02-X-X。项目三，03-1-X 至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。 第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。 第十条档案管理规定 （一）公司档案查/调阅 查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （二）项目档案查/调阅 查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （三）密件档案查/调阅 密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。 非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。 除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。

物业管理实务试题答案资料

2016年04月

物业管理实务（2）复习指导 物业管理实务（2）本课程复习资料包括四个部分：（一）、本门课程的考核说明（二）、复习应考资料（三）考核重点内容辅导（四）分章模拟试题及答案 一、考核说明 1．考试对象 本次考核对象是中央广播电视大学开放教育物业管理专科专业的学员。本次考试为中央电大出题，复习资料均以本资料和中央电大的复习指导为准。同时参考重庆电大出的复习资料。 2．考试形式 本课程的考核形式为形成性考核和期末考试相结合的方式。考核成绩由形成性考核成绩和期末考试成绩两部分组成，考核成绩满分为100分，60分为及格。其中形成性考核成绩占考核成绩的20%，期末考试成绩占考核成绩的80%。 3．考试范围 《物业管理实务Ⅱ》，共16章，前5章是主要考核为物业分类管理的实操知识和技能，后11章主要为学生实习内容。 4．物业管理实务（2）试题类型与分值分布 （1）填空题：20个空，每空1分，共20分 （2）判断改错题：5个，每个3分，共15分 （3）多项选择题：5个，每小题3分，共15分 （4）问答题：4个，每小题5分，共20分 （5）应用题：2个（案例分析、方案设计各1个），每个15分,共30分 5．考试方式：闭卷笔试形式，卷面满分为100分，考试时间是：08年1月二、复习应考资料及注意 本次考试有下列3种资料，可供学员复习应考考试用。 一是中央电大的复习指南和模拟题。 二是期末复习综合练习题 三是本册末复习指导。 由于数学的学科特点，考试的时候一般不会出现原题，请在复习的时候一定要把模拟题看懂，看透。考试的时候一定会有相同类型的题目出现。期末复习综合练习是历年的考试真题，大家把它打印出来，对考试有很大帮助。在答题时，一定要书写清楚工整，特别是行列式记号与矩阵记号。碰上解答题，一定要写出过程即使结果不对也会有过程分. 如果确实答不上,请把资料上的相似题目 的解题过程写上. 三. 考核重点内容与辅导 考核内容分为物业管理实务（2）基础知识和实习知识两个部分，包括物业分类管理、居住、商务、工业、特种物业以及物业管理的实习等方面的知识。 备注：凡是红色的部分表示重点章节 第一章物业分类管理概论

第一节物业档案管理概述

第一节物业档案管理概述 一、物业档案的概念 （一）档案的前身 档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。 “文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、传递和贮存信息 的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用，这时被称为“现行文件” O 这一段时间过后，其现行 效用消失，但仍有查考价值，便称为“历史文件”，经过系统化、有序化的整理，组成案卷继续保存。在很 多场合，“历史文件”被认为是“档案”的同义词。 在国外档案学界，多用“……的文件”或“……的文献”等以“文件”为上位概念的提法来定义档案。 国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》（1984）将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继 任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的、山某个适当的档案馆永久保存的 非现行文件” 0而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种具体 事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。” 在我国档案界，以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所著的《档案管理与整理》 （1937）是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书，其中指出：“文件未必一一归档保存，唯须长期保存 而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。” （二）档案的定义 “档案” 一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年（1680 年）的《起居注》。该年

十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：'马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌, 其罪如何？'大学士明 珠奏曰：'马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。'” 我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各 异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960 年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并 且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录咅带等等） 0 ” 1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机 构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史 记录。” 1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围： 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教 等活动宜接形成的对国家利社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《中华人民共 和国档案法》第二条）。 （三）物业文件与物业档案 物业管理工作形成的文件主要仃两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实 际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。 物业管理公司口常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业 管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包

物业管理实务(整理)教学内容

物业管理实务 一、单项选择题 1、签订与履行物业管理合同，是物业管理优质服务的核心内容，也是保障物业管理活动顺利开展和物业管理优质服务的基石。 2、物业管理单位实施装饰装修管理的依据是建设部110号令《住宅室内装饰装修管理办法》以及国家和地方的其他规定。 3、装饰装修企业自行采购或者向装修人推荐使用不符合国家标准的装饰装修材料，造成空气污染超标的，由城市房地产行政主管部门责令改正，造成损失的，依法承担赔偿责任。 4、未经城市规划行政主管部门批准，在住宅室内装饰装修活动中搭建建筑物、构筑物的，或者擅自改变住宅外立面、在非承重外墙上开门窗的，由城市规划行政主管部门按照有关规定处罚。 5、物业管理单位发现装修人或者装饰装修企业有违反相关法规规定的行为不及时向有关部门报告的，由房地产行政主管部门给予警告，可处装饰装修管理服务协议约定的装饰装修管理服务费2～3倍的罚款。 6、消防演习是测试消防设备的有效手段。 7、药杀法（单项选择题） 药杀法是通过在白蚁蛀食的食物中或在白蚁主要出入的蚁路中喷入白蚁药物，使出入的白蚁身体拈上白蚁药粉，药粉通过相互传染给其他白蚁，导致整巢白蚁中毒死亡。 8、义务消防队伍是日常消防检查、消防知识宣传及初起火灾抢救扑灭的中坚力量，为了做好小区的消防安全工作，各物业项目应建立完善的义务消防队伍，并经常进行消防知识与实操技能的训练与培训，加强实战能力。 9、物业管理项目的义务消防队由项目的全体员工组成 义务消防队伍建立后应定期对义务消防人员进行消防实操训练及消防常识的培训，每年还应进行一到两次的消防实战演习。 10、物业服务费用酬金制是指在预收的物业服务资金中按约定比例或者约定数额提取酬金支付给物业管理企业（单项选择题），其余全部用于物业服务合同约定的支出，结余或者不足由业主享有或者承担。 11、酬金制条件下，物业管理企业应当向全体业主或者业主大会公布物业服务资金年度预决算，并每年不少于一次公布物业服务资金的收支情况。（单项选择题） 12、档案是历史的原始记录。

物业公司档案管理

物业公司档案管理 项目档案的建立与管理是物业管理的主要内容之一。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力的促进物业管理工作，提高物业管理水平。我们拟对项目内所有与物业管理有关的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从办公硬件到软件都建立相应的管理档案，使档案管理真正为管理服务。 一、档案管理工作环节 1、资料收集 （1）、服务中心的客户服务部专门负责项目档案的建立与管理工作，设立档案资料室，由内业客服助理负责管理，档案管理人员须经培训合格后才能上岗。

（2）、制定档案资料管理规章制度和档案资料客服助理岗位职责。 （3）、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际的工作需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是物业构成的方方面面。 2、资料的分类整理 收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。根据档案的来源、信息的内容等进行细分，做到条理清晰、分类合理。 3、资料归档管理 （1）、充分运用计算机管理 在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。 （2）、采用计算机贮存与原始档案双档制，实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。 （3）、做到档案组卷分类科学化 编制统一的档案组卷分类说明书，按部门分类，以内容分类，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度进行组卷、逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。客户档案资料分类原则是每户按册建档。 （4）、加强档案的安全、保密工作 在设计建立标准化档案室之初，考虑加强档案室的安全管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜等符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。 4、档案的运用 （1）、员工因工作借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。 （2）、档案的销毁，应填写销毁单，并经项目经理批准后方可执行，销毁单由档案室客服助理保存。

物业管理实务及范例

物业管理实务及范例精解 第一章物业管理前期工作 第一节物业前期管理概论 一、物业前期管理的观点 对于一项物业来说，存在着开发——经营——管理三个阶段，从表面上看物业管理是对物业?的使用管理，因此,物业管理只要在物业交付使用时介入即可,并且很多物业管理企业也是?这么做的。然而，从物业管理的实践来看,并非如此简单。我国的物业管理是从传统的房地 产管理脱胎而出的,体制虽变,但管理手段却大多没有更新,物业管理一直滞后于规划设计? 和施工建设，开发设计是各物业辖区能否形成完整、舒适、便利的功能区域的先天制约因素 。以往房地产开发商在规划设计中考虑了房屋和配套设施建造时的方便和节约,而没有从管?理角度把房屋建成后的管理联系起来统一规划，造成建成后物业管理上的矛盾和漏洞。如现 在常见的车位拥挤，住房使用功能不全,空调位置未考虑,脱排水的管道未顾及，以及水、?电、煤、通风、交通等配套方面存在的问题。这种整体布局上的缺陷,即使业主时有抱怨，?又使物业管理工作难以完善,并且以后往往也难以弥补。如果开发商在规划设计阶段就选择 好? 物业管理企业,即利用物业管理企业的丰富经验和专业知识对规划设计提出修改意见，使规?划设计更符合使用管理的要求，可为以后的管理工作打好基础。 物业管理是以经济为手段,从事对物业的使用、保养、维修、经营和提供服务，使物业发挥?最佳效应的一种管理形式,它同物业的形成过程即投资决策、规划设计、工程建设及房屋营 销等阶段均有着密不可分的联系。因此,物业管理应建立追求全过程最佳效益的现代化管理?模式,在物业的开发阶段就充分考虑建成以后的使用和管理的要求，考虑到社会经济发展的?居住水平提高的需要，要有一定的超前性，要从项目规划设计阶段就开始关注物业的全过程 效益。物业管理是一种对物业全过程的管理，其首要环节即是物业的前期管理。 这里所说的物业前期管理,是指物业管理企业在物业的开发设计阶段即介入，从事物业形成 前的阶段性管理。物业前期管理工作虽然尚未形成对物业运行主体的管理。但是就其管理的?内涵分析，它应属于企业管理的一个管理阶段。 物业前期管理是一种物业管理企业同房地产开发商共同对物业实施平行或交叉管理的方法, 因此,无论是对房地产开发商还是物业管理企业都是非常必要的。房地产开发商对物业进行

物业档案管理规定

物业档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

物业档案管理制度 为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。 1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。 2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。 3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。 4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。 5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。 6.形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。 7.物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。 8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9.凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。 10.物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。 11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。 12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

2020年(物业管理)物业管理实务重点资料

（物业管理）物业管理实务 重点资料 1

物业管理实务重点资料 第壹章物业管理企业（出题形式选择、计算） 1、物业管理企业是指依法成立，具备专门资质且具有独立企业法人地位，依据物业服务合同从事物业管理相关活动的经济实体。（单选）P1 2、物业管理企业的特征：壹、独立的企业法人；二、属于服务性企业；三、具有壹定的公共管理性质的职能。（多选）P1 3、物业管理企业俩种分类方式：壹、投资主体的经济成分划分为：1）全民所有制2）集体所有制3）民营4）外资5）其他（多选）P1-2二、按股东出资形式来划分：1）物业管理有限责任X公司2）物业管理股份有限X公司3）股份合作型物业管理企业（多选）P2 4、物业服务企业的设立程序：工商注册登记、资质审批（单、多选）P3 5、工商行政机关发给营业执照后，X公司即告成立。（单选）P4 6、物业管理企业的资质条件：壹级资质，注册资本500万元之上，专职管理和技术人员不少于30人，中级之上职称人员不少于20人；二级资质，注册资本300万元之上，专职管理和技术人员不少于20人，中级之上职称人员不少于10人；三级资质，注册资本50万元之上，专职管理和技术人员不少于10人，中级之上职称人员不少于5人。（单多选）各类物业的房屋建筑面积分别占下列相应计算基数的百分比之和不低于100%（计算题）P5 7、物业管理企业的四种组织形式：直线型、直线职能型、事业部型、矩阵制型。直线型以直线制为基础适用于业务较小物业管理企业的初期管理，不能适应较大规模和较复杂的物业管理，是物管企业普遍采用的壹种形式；事业部型壹般多由那些规模大、物业种类繁多、运营业务复杂多样的大型综合型物业管理X公司借鉴采用。P6 8、物业服务企业资质机构设置的影响因素：1）企业战略因素2）外部环境因素3）技术因素4）组织（P9） 9、物业服务企业机构设置的要求：1）按照规模任务设置）2）统壹领导、分层管理3）分

物业档案管理制度

物业档案管理制度 总则根据物业实际情况制定本办法。 二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。（件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件）。 三、档案编号细则 1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5 部分组成。 2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ人事档案为RS财务档案为CK电子档案为DZ等（详见档案编号图）。 3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12 ，依次类推不能用带0的编号。 4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。 4、全宗号：七星海棠项目（LS）； 5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010 年的档案的年度编号为“（2010）”。 6、流水号按档案资料形成的规律性从 1 开始编制。 7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11- 1-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX'为一级类目编号，“ 1T二级类目编号， “1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；）

物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】

物管从业二十年，本文极具参考价值，如若有用请打赏支持，谢谢！ 物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】 物业公司及项目档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

物业管理实务讲义物业管理重点资料汇总

注册物业管理师课程--《物业管理实务》在线学习 物业管理实务精讲班第1讲讲义 备考建议?备考建议 1、学习之前必须要读两个文件：一个是《物业管理师资格考试实施办法》,另一个是《考试大纲》。 ２、复习考试要牢记：物业管理师资格考试实行统一大纲、统一命题、统一组织考试制度,复习过程中不要走弯路,“编书唯法，考试唯书”，复习的范围就是围绕考试用书。 3、熟读考试大纲:注意大纲中提示的题型、题量和考试时间的长短。这些信息决定了考试的深度和广 4、把复习的内容分为三个档次：A B ?C，以此来区分考试的重点和要点。在考试大度，? 纲中对每一章的内容分别有掌握、熟悉、了解这三个层次,分别对应Ａ B ?C三个档次,另外，如果出现在每一章的考试目的和考试要求的内容提示中,就需要在该部分画一个星号(*），如果这项内容在每一章后面的复习题中又出现,还需要增画一个星号（*），根据这些记号可以很容易的找到学习的重点。 ?5、考试题型分为单选题、多选题和综合分析题。 不同的考题所考核知识的要求是不同的,例如，选择题考核的是对问题的分析、判断的能力和对知识掌握的准确度,而综合分析题则考核分析、判断、总结、归纳的能力。? 单选题:单选题要求在备选的4个答案中,能够分辨出一个正确的答案，因此，不要求形成很精确的记忆，要求答题者通过对不同备选答案确认正确答案的筛选过程，判断考试者对所考核知识的分析、判断、运用的能力。 ?多选题：与单选题相比，考核的准确度要求要高一些，因为对5个备选答案通过分析判断找出若干个正确的答案是一个考核知识准确度的过程，需要通过筛选、比较后选择正确的答案。? 一般情况下，当考试用书中所涉及到的知识呈现排比性、罗列性陈述时，会形成单选题、多选题的考核点。 综合分析题是全面检验考试者分析判断能力的题型,单纯表白性试题越来越少。这就要求考生必须在全面理解、准确把握教材内容的同时，能够理论联系实际，举一反三,灵活运用所掌握的知识，分析解答考?6、考试大纲里面要求“掌握”的内容，必须准确理解、准确记忆、准确运用;考试大纲里面要求“熟题。? 悉”的内容，必须能够理解其含义，能够运用知识进行分析和判断;考试大纲里面要求“了解”的内容，必须能够知道其基 ?7、要本含义、能够进行判断和应用。否则,考试的内容很多,不加以区分，完全去记忆是很难做到的。? 制定学习计划，按照通读、精读、重点记忆的顺序去学习,整个过程应当在考试前一个月完成,余下的冲刺时间是做习题和试卷，查漏补缺。 ８、复习备考建议2-3人共同进行,这样有利于提醒、讨论、交流和互助。 内容提要及考试要求 1.物业管理企业的类型及特征 一、内容提要? ２.物业管理企业的常见模式? 3.物业管理企业的设立程序?(1)工商注册登记（2)资质管理?4．物业管理企业的组织形式与机构设置?（1）物业管理企业的组织形式?(2)物业管理企业组织机构设置的影响因素 (3)物业管理企业组织机构设置的要求?(４)物业管理企业职能机构及其职责 二、考试目的和考试要求?本部分的考试目的是测试应考人员对物业管理企业类型、特征、设立程序、内部组织机构设置以及物业管理相关法规等知识的掌握程度和综合运用能力。?考试基本要 求?掌握:物业管理企业的设立程序，物业管理企业的组织机构及其职能。?熟悉:物业管理企业主要特性、组织结构形式，物业管理企业资质管理制度。?了解:物业管理企业主要类型,物业管理企业组织结构设计的要求和主要影响因素。 考题类型要求 ?本部分考题类型为：单项选择题、多项选择题、综合分析题（注:要根据考试大纲要求来定)。?概述

(完整版)物业管理公司档案管理制度

一、物业管理公司档案管理规定： 1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。 6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。 8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。 9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 二、物业管理公司管理保密规定： 1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。 3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务 4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

物业公司档案管理制度范本1.doc

物业公司档案管理制度范本1 济宁市鲁兴物业管理公司 档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。 第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条档案管理体系规范如下： 公司层面的档案客服中心档案 综合部经理

第七条档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 第八条档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X 至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。第十条档案管理规定 （一）公司档案查/调阅 查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （二）项目档案查/调阅 查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。