中外秘书比较笔记
中外秘书比较复习资料
第一章
中外秘书比较的目的：为适应国际交往的需要；为适应现代管理和领导活动的需要；为适应我国秘书理论与实践发展的需要。
秘书性工作的时代性变化体现在哪些方面：领导视野的拓展与秘书工作；管理要素的拓展与秘书工作；权力运用的主动性与秘书工作。
加强中外秘书比较非常必要体现在：工作实践比较研究的必要性（可以更加系统地吸收外国特别是西方发达国家秘书工作有益经验，为我国社会主义市场经济发展服务，二是可以从中外秘书比较中更加深入地认识秘书工作的基本职能和本质属性，提高我国秘书人员的认识水平和职业意识，三是可以通过比较研究，对我国传统秘书工作方法进行摒弃，发扬优良的民族传统，摒弃已经失去的活力的东西，形成我国时代发展需要的秘书工作体系）；发展过程比较研究的必要性；秘书理论比较研究的必要性（一是有益于我国秘书工作理论借鉴西方发达国家秘书理论的有益部分，适应我国社会主义市场经济体制的发展，更好地指导秘书工作实践，二是促进中外秘书理论的融合）。
中外秘书比较的基本内容：有关产生发展历程的比较，有关现实状况的比较，有关发展趋势的研究。
中外秘书比较的主要方法：比较研究法、系统研究法、文献研究方法。
中外秘书比较的重点：纵向历史发展比较的关节点，横向现实状态比较的对应点，职能活动比较的特征点。
学习中外秘书比较的要点：理清脉络、点线结合、相关理解、主动思考。
第二章中外秘书的历史源头
人们把国家和文字的产生，作为秘书工作产生的两个必要条件和基础。
秘书工作基本属性是对领导者的近身综合辅助性，秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。
我们认为，人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。人类领导活动的出现是产生人类秘书性
活动的条件和基础，也是人类早期秘书
性活动的标志。
外国原始社会秘书生活动萌生：1．部落
首领的近身辅助需要。部落首领领导活
动的辅助需要，是原始人类秘书性活动
产生的直接原因。2原始社会秘书性活
动。
中国原始社会秘书性活动的萌生：1．部
落首领要的近身辅助需要。2．原始社会
秘书性活动。
原始时期的秘书性活动归纳起来，有以
下几个方面：一是听下言纳于上、受上
言宣于下的纳言的活动。纳言已起到了
上传下达的沟通作用，并开展了原始时
期的社会调查研究工作。二是原始信访
活动，可以说用“进善旌”、“诽谤之
木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的
意见和建议，就是原始信访活动，也是
我国信访工作之源头。三是原始会务活
动，一般由巫史等充当会议的操办人、
记录人。原始会议的组织操办是我国秘
书会务工作的源头。四是记言记行的史
官活动，黄帝时期，就有了仓颉、沮诵、
孔甲等充当史官。五是占卜预测吉凶的
巫祝活动。可以说巫祝是原始社会的重
要秘书性人员之一，也是宗教秘书活动
的始祖。六是出现了原始文书。相传在
伏羲时代就有了契，作为原始社会和私
人文书，据《尚书》、《史记》记载，
原始时期已有了“典”、“命”、“谟”、
“德”、“行”等等公务文书，即以书
面文字记载的公务文件。
人类的早期文字——原始文字，在埃及、
古巴比伦、印度及中国均有发现，原始
部落联盟在四大文明古国均出现得最早
而且存在发展了数千年。这就使四大文
明古国，最早萌生原始秘书性工作的基
础性条件。
中国秘书性活动与外国相比的不同之
处：一是中国原始的秘书性活动的遗迹
可以为后世所了解，而外国的原始秘书
性活动却大多湮灭。二是中国原始性秘
书活动的一些重要方法影响着当代的秘
书活动，而外国的的原始秘书活动对当
代的影响却极小。三是中国的原始文字
随历史发展演化为现代中国汉字，古文
书也有明显的承继关系；其他古国的文
字和文书大都失传了。
东方古国文书的内容：东方古国书从方
面记录了当时社会生活的内容。从已经
发掘出的历史文件的实证来看，大体有
以下几方面：1、宗教文书，两河流域和
古埃及宗教文书以宗教祭祀活动内容为
主，实际上是古奴隶制国家祭祀会议留
下的会议文件和会议记录。2、国王纪年
文书、3、经济文书、4、军事和外交文
书、5、法典文书：著名的法典文书有汉
穆拉比法典、亚述法典、赫梯法典、苏
美尔法典、俾拉拉玛法典等。汉穆拉比
法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的
第一部比较完整的法律，对后世有较大
的影响，是研究古巴比伦时代历史的重
要资料。从这些法典文书可见当时的秘
书性官司吏在撰拟文件的语言表达、文
书体式、内容把握上，均有了一定的业
务水平。6、科技文化文书。
伊文斯根据泥板文书书写比较规范统
一、字迹清晰等特点分析，古希腊已有
了专门刻写泥板文书的人员——“司
书”。
古希腊文书档案，从已经发掘出的文物
来看，古希腊奴隶制国家以不同形式流
传下来的文书，大体有以下几种：1、题
铭文书，希腊历史之父希罗多德曾广泛
地利用题铭文书，撰写了一部《希腊波
斯战争史》。2、神庙文书，它标志着古
希腊集中保管国家文书档案的开端。将
贵族文书档案保存在太阳神庙内，太阳
神庙设有祭司，具有预言者的职能。凡
是征战、出航、缔约和其他重要活动，
祭司作为预言者均要预先做出预言，日
积月累，形成了预言书或秘密书。3、王
国文书公元前4世纪未，文书档案基本
上归王室统管，它标志着奴隶民主制的
瓦解和神庙文书档案时代的结束。
古希腊的《预言书》对古罗马的秘书性
工作影响较大。由此，以《预言书》为
主体，及查看《预言书》的有关情况的
记录，就形成了古罗马的第一批文书档
案，而查阅和记录查阅有关情况的专职
人员，就形成了古罗马的秘书性工作人
员之一。
古罗马书有以下类型：1、贵族神庙文书
这些记录的积累形成祭司文书，也就是
贵族神庙文书档案的重要来源。2、平民
神庙文书档案3、国库文书档案、执政者
十分重视，将此类文件与国家重要财物
存放在一起，文件档案的管理比较规范，可以说是欧洲历史上出现的最早的比较正规的文件档案管理。4、统一国家文书档案5、皇帝文书档案。
贵族神庙文书档案的内容：一是大祭司团文书档案，包括解决神法、家族法方面的问题的文书等。二是占卜祭司文书档案，即军事、外交及其他重要国家活动预卜吉凶的有关材料，即长官上任、开庭审判、军队出征、民众大会等活动进行占卜吉凶的记录。三是军事外交祭司文件档案，如宣战令、条约等。四是贞女祭司文书档案。
夏王朝的左史、右史、巫、遒人、秩宗等，均为秘书性人员。左右史负责记录国家重大活动和国王言行，掌管机要史科。遒人承掌王命的传达发布。秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通的“解释天意”的使者，主掌占卜、祭祀等宗教活动，是夏君主身边影响力很大的秘书性人员。
从已经掌握的历史文献资料看，“誓”是我国最早的国家文书。
商代的国家秘书性工作也较夏王朝有了发展，所谓六太、五官、六府之官中，其中不少就是操办秘书性工作的人员。如六太中的太宰，是商王的近身助手，总管庶和机要（后发展为宰相或丞相）；太史负责起草商王命令，发布文告，近似国王的秘书长；太宗负责宗庙祭祀事宜；太祝主持礼仪会务；太卜掌管占卜并记录占卜情况；太士承办敬神事务。作册史官，负责制作册命文书、保管册命并宣示王命，相当于商王的机要秘书；记事史官负责记录商王言行、朝政大事、保管典籍、观察天象、记录历法等等，主要承担文书档案工作。商王朝末年还出现了国家中央秘书机构，称之为太史寮，其长官为太史，下管辖有不同层次、不同分工的史官。
按文书的载体分，商王朝的文书可分为三类：一是甲骨文书。二是金文文书。三是简牍文书。
商王朝的国家秘书性工作管理制度：一是确立了国家公文格式。二是初步建立了国家文书归档保管制度。三是太史寮内秘书性人员有了初步的分工，各司其职，并有负责长官统一进行管理。
《尚书》为我国最早的公务文书汇编本。西周王朝对秘书性工作的发展：一是秘
书性工作的分工更加明确，出现了“卿
事寮”和“太史寮”，太史寮则是为王
室服务的秘书处；二是巫史分离，史官
司地位升高，成为西周王室和地方政府
重要的秘书官员；三是西周凡官署皆设
史，其办文辅政的秘书性工作更为普遍，
史官秘书性人员有千人之多；四是西周
专设了“天府”收藏保管国家公务文书，
并实行了副本存制度；五是西周的保密
制度有所加强，文书档案无关人员无法
窥见，盗窃者即受严刑处罚；六是形成
了采风调查制度，派官员深入民间以观
政，考察民情民俗，了解礼仪法度实施
情况；七是四周的秘书性工作有了初步
的规则。西周还出现了公文用印制度，
以加盖印章强化官司府的权力和信用。
中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动
既有相同之处，又有差别：相同相近之
处：一是职能地位比较确定，均是奴隶
制国家最高统治者身边的综合辅助者。
二是职能范围比较明确，中外奴隶制国
家秘书性工作均围绕实施奴隶占有制统
治展开办文辅政活动。三是素质要求比
较相近，无论是中国的巫史等秘书性人
员，还是外国的司书、祭司及其他名称
的秘书性人员都要求有较高的文化水
平，具有一定的使用文字的能力，并富
有政治统治的经验，要求其对最高统治
者忠诚等。这些素质要求，对后世有重
大影响。四是在“君权神授“观念的影
响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一
定的宗教色彩。五是占卜在奴隶制国家
秘书性人员办文办会办事中是一个重要
环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的
重要手段。六是国家秘书性人员的任用，
大多受贵族继承制的影响，采用世袭制。
七是秘书性人员对其辅佐对象的人生依
附关系已经确立，这一关系一直沿袭至
封建社会。这一关系的形成和发展，对
后世秘书性工作有着极大影响。
中外奴隶制国家公务文书的相同之处，
具体体现在以下方面：一是基本内容，
均反映了当时奴隶制国家社会生活状况
和国务管理活动。二是对国家文书档案
均极为重视，视为神物和珍宝，中国的
甲骨档案珍藏在王室的宗庙、社稷中，
作为国家权力的象征和王权统治的精神
支柱。外国奴隶制国家的文件档案也大
多密藏于神庙和王国宝库，与黄金宝物
收藏在一起，作为国家统治的重要资本
和凭证。三是对文书档案的管理随时代
发展越来越严格，越来越重视保密。四
是奴隶制国家的文书已开始了用印制
度。2.不同之处，中外奴隶制文书方面
的不同之处表现在以下方面：一是文书
载体的不同。都曾使用过石头文书，但
中国奴隶制国家夏、商和西周王朝主要
是以龟甲兽骨为载体的甲骨文书、以竹
木为载体的简牍文书、以青铜为载体的
金文文书；而古埃及、古巴比伦及古希
腊、古罗马主要是以泥板为载体的泥板
文书和以纸草为载体的纸草文书，古印
度还使用过以贝叶为载体的贝叶文书。
文书载体的不同，主要是各国载体资源
条件和开发利用水平以及使用习俗不同
决定的。二是文书保管体制上的差别。
三是文书文体的分类不同。四是国家文
书使用文字语言发展的不同。五是国家
文书与宗教文书关系上的差别。
第三章
封建领主的秘书性工作工作的特点：一
是具有私人秘书性工作的性质，从事秘
书性工作的人员与封建领主之间的关
系，往往是个人间的雇佣关系或对领主
的领队关系；二是秘书性工作的内容，
主要以辅助封建领主处理内部事务为
主；三是封建领主的文书档案世代相传，
长期积累，数量颇丰，但缺乏整理，保
管上也带有随意性，而且具有分散性和
不完整性的缺陷。
教会活动中的秘书性工作
教皇文件档案，是教皇在主持教务中产
生、利用和保存的文件档案。4世纪，在
圣．罗伦萨大教堂里建立了最早的教皇
文件档案馆，后来又修筑了多处教会文
件档案馆。
教会活动中的秘书性工作有以下特点：
一是办文办会办事以宗教名义，但活动
的内容涉及至社会各个领域，对当时的
社会生活有极强的参与性和影响力；二
是秘书性工作台的辅助对象虽是教会首
领，但并非仅局限在对某一领域的辅助，
它有对教会首领的管理具有综合辅助的
职能；三是教会秘书性人员虽是基督教
徒，但对世俗经济、政治、文化、科学
等均有广泛的接触和深入的了解，只有
这样，才能适应教会首领的辅助需要；四是教会文件档案虽是教会活动中产生的，主要为教务管理服务，但其中包括大量教会与世俗封建主交往的文件材料，如参与世俗社会活动的文件材料，以及世俗人士请求教会保管的文件材料，因此，它也具备直接为世俗封建统治服务的职能。
与西周秘书性工作比较，春秋战国时期的秘书性工作出现以下变化：一是新兴的地主阶级子弟“士”不少人充当了诸侯国君身边出谋献策、草拟文书的秘书性官吏；二是采用了新的文书载体，除了一部分继续使用甲骨文书外，普遍采用了木、缣帛等新的书写材料；三是政务记录已形成制度，不仅记录君主言行，一切政务要事均要记录，并抄录副本多份，客观真实地反映事实已形成传统；四是文书种类有所发展；五是保密制度有所加强，创建了封泥制度；六是文书档案拓宽了利用范围，除了作为统治施政的工具外，还用作传授知识的工具和编写典籍、史册的材料。
秦汉王朝的秘书性工作出现新变化：一是皇宫内秘书性工作与政务秘书性工作分开；二是秘书性机构和人员进一步扩大；三是中央秘书性工作的分工；四是地方政府、监察系统及军事组织也配备了秘书性人员。五是秦汉统一了文字，在秦始皇推行“书同文”后；六是书写材料的进步；七是形成了更为规范的秘书工作制度；八是文书档案的管理进一步加强；九是对秘书性官吏的选任采用了任命、察举、征召、辟除等多种形式，这对先秦史官秘书性人员的世袭制是一大进步；十是创办了培养秘书性人员官吏的学校，如“太学”、“鸿教门学”等。还形成了对秘书性官吏的考核办法，如秦王朝的“五善”、“五失”考核法，汉代的“常课”和“集簿”的考勤考绩办法等。到了战国时期，宗室或有功大臣，由于这时的领主的治民权受到限制，其领主的秘书性人员活动的范围也较小，更具领主的管家的性质，主要处理领主家族日常事务。秦以郡县制取代了分封割据的势力，这时封建领主的秘书性工作台的领域更小，大多类似管家或账房先生，主要协助封建主管理家族内部事务。封禅中的秘书性工作，实际上是盛大祭
典会务组织，人、财、物准备，往返路
线、交通、食宿安排，祭祀程序的筹划，
祭祀文稿、各种文件的撰拟和发布，祭
祀活动的记录等纷繁的办文、办会及办
事工作。封禅要耗费巨额财力物力人力，
劳民伤财，造成极大的财政负担。就秘
书性工作而言，它标志当时秘书性官吏
的综合组织能力，系统安排事务的能力，
办文、办会、办事的综合业务水平，已
达到前所未有的高度。儒学对春秋战国
及两汉时期的秘书性官吏的价值观、道
德观及文化水平的提高，均有极大的影
响。
王国秘书性工作的异同
中外封建社会早期封建王国秘书性工作
的相同相似之处：其一，在时代基础和
历史发展过程上有相似之处。其二社会
环境有相似之处，都出现了封建土地所
有制，封建主对大部分土地的垄断占有
和对直接生产者的不完全占有，决定了
封建阶级与农民之间的矛盾已逐渐上升
为社会的主要矛盾。其三，封建国家政
权是封建主阶级的压迫、剥削劳动人民
的机关。其四，秘书性人员的职能地位
相似。其五，职能活动大体相近。其六
封建国家秘书性工作的领域也大体相
同。
中外封建社会早期封建王国秘书性工作
的不同之处：一是封建君主对国家统治
的方式甩所不同；二是封建国家秘书办
文辅政影响力的空间范围上有所差别；
三是国家秘书工作的分工程度不同；四
是国家公文载体的差异；五是国家秘书
性工作的管理制度成熟程度有较大的差
距；六是国家公文文体发展的水平不同；
七是秘书性工作的传统不同。
国家公文载体的差异：欧洲封建王国的
公文载体，虽然在奴隶社会使用泥板、
纸草的基础上有所发展，开始使用羊皮
纸，但总体上仍停留在以粗加工的自然
物为公文载体的基础上。中国这一时期
国家公文载体除了沿袭奴隶社会的甲
骨、青铜器等到为载体外，还普遍采用
了奴隶社会后期已经出现的竹木简牍为
载体，出现了质地轻柔便于携带传递书
写的缣帛为新的书写材料，出现了毛笔
书写工具，特别是汉代造纸术的发明，
是人类书写载体的一次划时代的革命，
它对人类文明的进步做出了伟大的贡
献。中国这一时期对自然物质精加工制
造书写载体的科学技术水平远远领先于
世界其他国家。
国家公文文体发展水平不同：国家公文
文体种类的丰富是国家管理水平和秘书
性工作水平的一个综合标志。
秘书性工作的传统不同：中国国家秘书
性工作代代相传有秉笔直书的的客观求
实的传统，秦汉王朝又有“五善”、“五
失”、“常课”、“集簿”等考核体制，
逐步养成了严谨规范的传统。
封建领主的秘书性工作的异同
1、中国与欧洲封建领主的秘书性工作的
相同相似之处，一是反映在隶属关系上，
秘书性人员都是对封建领主存在人身依
附的关系，直接对封建领主负责，由封
建领主个人给予工作报偿和提供晋升的
机会，带有家臣、管家的色彩。二是在
工作内容上，除了办理文书档案和参谋
辅助外，还要根据领主的需要，管理和
操办大量事务，包括财产管理、财务帐
目、家族事务等，唯有如此，才能适应
封建领主的需要。三是封建领主所重视
的文件的大体类型也比较相似。如与君
主的往来文件、特权证书、领地籍册、
族规、家谱等，均是中外封建领主掌握
和运用封建特权的凭证和工具，因而都
十分珍视，视为珍宝地世代收藏。四是
封建领主的秘书性活动大多以辅助领主
管理内部事务为主。封建领地内的经济
活动是封闭的自然经济，领主对领地的
管理主要是内部管理。因此，其秘书性
工作也大，多在领地内部事务管理的领
域发挥作用。
2、中国与欧洲封建领主的秘书性工作的
不同之处，一是对封建王朝相对独立性
的程度不同；二是秘书性人员受其封建
领主的保护程度不同；三是封建领主的
秘书性工作的职能稳定性不同。
宗教活动中秘书性工作的相同相似之
处：一是都以传播宗教教义为宗旨，开
展办文办会办事等秘书性工作。二是均
有一定的宗教组织为活动领域，欧洲以
基督教为活动领域，在庞大的教会组织
体系内开展秘书性活动。三是均按照一
定的宗教活动的程度进行。如在祭典或
会议时，往往要对其信奉的神或祖师顶
礼膜拜。
宗教活动中秘书性工作的不同之处：一是宗教与国家统治者的关系有差别；二是对世俗社会生活干预程度和方式不同；三是秘书性活动的内容也有差异；四是文件档案工作的差异；五是社会地位的差异。
第四章
城市秘书性工作的内容包括：一是保管国王或大封建主对城市颁发的各种文件；二是组织操办城市市政长官与封建领主之间为了协调某些矛盾而召开的会议；三是为市政长官草拟城市管理中需要的各种文件、法规，如城市准则、城市商业法、社会事务管理的有关条例等；四是操办城市议会会务，草拟会议文件，作会议记录；五是办理市政日常公务。当时秘书性工作的内容看，其职能作用已具备现代秘书工作的某些特点。
这一时期欧洲城市秘书性工作。就秘书工作的发展而言，它为欧洲古代官吏型秘书性工作向社会化职业化近现代秘书工作的发展，打下了基础。
王国政权的秘书性工作
如英王亨利一世（1100年~1135年在位）时期建立了中央管理机关——枢密院，设有专司财政的部门，也先后设立具有顾问咨询性质的御前会议，起着枢密院和最高法院的作用。国王腓力四世（1285~1314年在位）为取得反对罗马教廷斗争的胜利，于1302年首次召开了有高级骑士、世俗贵族、富裕市民代表参加的三级会议。它成为国王的咨询机关，也是国王同封建贵族、市民上层结成联盟的形式。
在英国，号称“末日审判书”形成过程中的全国性社会财产调查登记活动，是一次强化王权的有力举措，其中包含着规模空前的内容丰富的秘书性活动。14世纪，法国国王将文书档案专门存在的王宫教堂内，称为“宪典宝库”。
“宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权对文书档案更加珍视；二是标志着政务的纷繁，秘书性工作有了进一步发展，产生了更多文件材料，集中保存国家文书档案也有了重大发展；三是“宪典宝库”的建立对法国国家秘书性人员保管和利用文书档案为国王行政提供服务，有了更为良好的基础
性条件。
这一时期封建王国的秘书性工作具有以
下特点：一是为强化王权服务的职能作
用大为加强，秘书性工作的领域更为扩
大，几乎所有王权运用的领域内，都伴
有秘书性工作；二是秘书性工作的地位
有所提高，文件档案作为王权的象征和
标志，被视为黄金宝物由国家统一管理，
并作为行使权力的依据和凭证，受到国
王的高度重视；三是文书档案的保管更
加机密，带有一定的神密性和不可接触
性，一般不让参阅，珍藏在王宫或库房
等与世隔绝的密室；四是王国的秘书性
工作与教会的秘书性工作逐渐分离，国
家的文件档案保存在教会的情况已不多
见。
1.封建王朝的秘书性工作：
如秘书令（监），典尚书秦事，颁发敕
令；中书省的中书监（中书令、中书侍
郎、中书舍人等），起草文书，掌管经
籍及秦事；门下省的待中，侍皇左右掌
秦事；尚书省的尚书令，掌管文书事务
及行政事务。
在这一历史时期（三国两晋南北朝时
期），纸张正式成为公文的统一使用的
载体。我国造纸术西汉早期已经发明，
到东晋末年桓玄下令公文统一用纸张作
载体，并为后世沿用。公文用纸张载体，
是秘书发展史上的革命性进步。
从梁陈开始，文章有了“文”与“笔”
之分。“笔”后来发展为应用文。就是
公文形成有别于文学作品的简明务实庄
重的文风的发端。
2.隋唐秘书性工作：
隋设内书省，有内书舍人、通事舍人、
内书侍郎等官吏，掌管草拟诏令、宣奏
等事务；设门下省，有纳言等官吏，掌
管诏令审核、驳正；设尚书省，有尚书
丞及下属官吏，掌管收发、传令、承办
文书等。
唐设中书省，有中书令、中书侍郎等官
吏，掌管军国政令、参议政务及章奏文
书等；设门下省，有侍书、侍郎、给事
中等官吏，掌官出纳帝命、顾问应对、
掌机密文件、审议公文、封驳诏命章奏
等；设尚书省，有尚书仆射等官吏，掌
管朝廷日常行政事务等；后又设翰林学
士院，有翰林供奉、翰林承旨等官吏，
掌管草拟制诏书敕，协理批答四方章表
疏议等；设匦使院，有知匦使等官吏，
处理信访事务，使下情上达等。地方政
权还设有掌书、判书、孔目、主簿等书
性吏员。
唐设政事堂，为三省集体办公议政之处。
隋唐建立了以刑律为后盾的一套秘书工
作的制度。
3.辽、夏、金的官制与宋官制不同：藩
汉并行，自成系统，既有藩，又袭汉。
宋代的秘书工作制度又有所发展：一是
一文一事制度已经在宋开始实行，强调
“非一宗事者不得同为一状”，此制度
一直为后世沿用。二是形成了“引黄、
贴黄”制度，即上行文以黄纸上作补充
说明，贴于文尾为贴黄；将内容摘要和
日月写于黄纸，贴于文前封皮，为引黄。
其目的是便于阅读易解，加速公文办理。
三是诏令副署制度，即皇帝下诏前征求
重臣意见，由大臣副署。四是公文誉写
制度和传递公文改为军邮制度等。
宋代的档案工作也有所发展，设架阁库
保存档案。南宋时还设有中央架阁总库，
收藏全国重要档案史料。
4.元及明代前期的秘书性工作
元王朝吸取汉族统治者的经验，取消三
省制。设有翰林兼国史院草拟皇帝诏令，
下属有翻译机构、礼仪管理机构、文书
驿传管理机构、档案管理机构等。明初
官制沿袭元代，宫廷内设司礼监宦官秘
书性机构。在文书工作方面，建立了公
文草拟制度，整治了繁文之弊，对提高
公文效率有着积极影响。
城市秘书性工作
城市秘书性工作特点：一是城市管理方
面的秘书性活动增多，二是官营工商活
动中的秘书性工作增多。
宗教秘书性工作
主要内容：一是协助宗教主持者操办日
常教务；二是协助宗教主持者管理教徒
弟子；三是协助宗教主持者管理寺院或
道观财产；四是协助主持者操办与官府
的往来；五是保管宗教经典；六是组织、
操办宗教经典研究整理和文化研究，并
为教俗研究者提供资料服务。
第三节中外之异同
中国与欧洲国家政权机构秘书性工作的异同
1、相同相似之处
一是秘书性工作的领域扩大。在这一时期英国进行了规模空前的全国社会财产调查登记活动，形成了“末日审判书”。从南宋绍熙元年（1190年）就开始编制土地登记籍册，并在松江编制鱼鳞图册。二是秘书性工作的地位有所加强。
2、不同之处
一是时间要素上的差异。二是空间要素上的差异。三是受宗教的影响程度不同。四是文书载体的不同。
封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的异同
1、相同相似之处，具体表现，一是在行政方面均要从事办文辅政的日常事务，充分行政长官的助手，二是均要办理涉及事务和外交文书。三是经济领域的秘书性工作增多。
2、不同之处
封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的不同之处，一是城市政务秘书性工作与封建国家的关系状态有所不同。因此，欧洲城市秘书性工作对封建王国具有相对的独立性。二是城市行政秘书性工作的交往渠道和方式有所不同。三是经济领域的秘书性工作专业化程度有所差异，四是秘书性工作与宗教的关系不同。
中国与欧洲宗教秘书性工作的异同
1、相同相似之处
一是辅助对象和基本职能相似。二是内部事务方面相似。三是在指导思想上有相似之处。四是都要协助宗教首脑与官府往来。
2、不同之处
一是介入世俗社会生活的程度不同。二是介入世俗社会生活的方式不同。三是与封建国家政权的关系不同。
第五章中外封建社会秘书性工作比较
英国枢密院原是英王的私人顾问机关，也是代表王权的最高行政机关，后演变成为协助国王处理立法、司法和行政事务的中央政府机关。
1688年“光荣革命”后，实行《权力法
案》限制王权，扩大议会权利，逐步确
立了君王立宪政体，枢密院失去了实际
权力，名义上虽仍是英国的最高行政机
关，实际上的职能主要是主持王室典礼、
内阀就职仪式，处理某些上诉案件，宣
布议会的召开、休会和解散，对外宣战
或媾和以及发布内阁制定的部分政府命
令等。
殖民扩张活动中的秘书工作
如英国成立了东印度公司和在其他地区
设立的海外贸易公司；荷兰成立了东印
度公司和西印度公司；葡萄牙向印度派
驻了总督，西班牙设立了印度事务部。
1681年西班牙将40万条以上的法令精
简为6377条，编成《印度等地法律汇编》，
秘书人员在精简和汇编过程中做了大量
工作，使这部法律汇编成为后来英、法、
荷制定殖民地法令的范本。
在英国像商业拓殖家公会一类的带有行
会色彩的规约性商团，其秘书性人员主
要是办理公会日常事务，在商务各独立
经营的企业之间沟通信息协调关系，通
过操办会务，草拟并组织讨论、通过签
定各种契约，维护商团的共同利益。
以英国东印度公司为代表的资本主义股
份公司，其秘书性工作更为繁多。
西汉汉武帝时，中央官员划分为“外朝”
和“中朝”两大系统。到明代，废除中
央中书省及丞相制，以六部分理全国政
务。设通政司，掌收天下文书，在各中
央机关间发挥协调作用，内阁实际上是
皇帝掌管国政的办公厅。清王朝封建君
主集权远远超过以前历代王朝。内三院
为辅佐皇帝处理军政机务的机关。它的
成立标志着议政处权力开始削减。
国家机关秘书性工作
尚宝司负责皇帝印玺的使用，中央六部
和大理寺内各设司务厅，置司务为长官，
掌管公文的收发、登记、检查、催办等
事。户、刑内部事务较繁，经历司、照
磨所与中央同类机构职能相同，理同所
也是处理案牍的秘书性官吏。府衙门内
也设有经历司、照磨所。县衙门以主薄
为秘书性人员的负责人，下设有典史等
秘书性人员。
在清代，中央政府专设理藩院掌管少数
民族事务和外交事务，特命王公、大学
士兼理院务。其直属秘书性机构有满档
房、汉档房、蒙古房、司务厅、当月处、
督催所等。
封建时期中国与西欧国家机关秘书性工
作的异同
1、相联相似之处
一是秘书性机构的渊源大体相似。二是
服务对象的相似之处。三是工作内容的
相似之处
2、不同之处
一是在隶属机关上存在差异。二是服务
对象的差异之处。三是业务内容和工作
方法上存在差异。四是国家行政中枢秘
书性机构的体制不同。
二、对外事务中秘书性工作的差异
1、相同相似之处
一是中国与西方外交秘书性工作的增
多，是社会发展的客观要求。二是中国
和西方外交秘书性工作均是为国家推行
外交政策服务的。三是中国与西方国家
的外交秘书性工作，均是国家外交事务
中不可缺少的环节。四是外交活动促进
了秘书性工作的发展。
2、不同之处
一是反映在主动与被动的差异上。二是
反映在攻势与守势的差异上。三是反映
在外交的立足点的差异上。
航海事业中秘书性工作的异同：
相似之处：一是都要作详细的航海记录
将所到之处的自然和社会情况，相互交
往情况等，作准确记载；二是整理和保
管有关文件档案，特别是与往来国家或
地区交换的文件、本国政府颁发的有关
证书，以及各种关防文件等；三是要参
与海洋首领与所到国家或地区政府官员
和国家首脑的往来活动等；四是协助航
海首领管理航海使团或探险团体的内部
事务，维护航海团体内部的团结和秩序。
不同之处：一是规模不同，二是航海目
的不同，三是采用的方式不同。
第六章中外近现代秘书比较
第二节西方近现代秘书工作
法国大革命胜利后的秘书工作
在抓住了政权和军权后，立即组织秘书
班子草拟了《人权宣言》，并在议会通
过了这一确立人权、法制、公民自由和
私有财产权等资本主义基本原则的文
件。在“国民会议组织条例”的最后一
章规定成立国民会议文件档案馆，并从
议员中选出馆长，由议长、会议秘书、馆长分掌文件档案馆的三把钥匙。
法国大革命中的秘书工作，为推行革命措施，发动群众，打击封建反动势力，发展革命形式，巩固新生政权，起到了不可低估的作用。采取了一系列秘书工作改革、特别是批准了卡缪起草的国家档案馆条例。这个条例是近代史上关于档案的第一个重要文件，按此条件建立的国家档案馆也是历史上第一个具有近代意义的档案馆，它具有全国性，公开为全国公众服务。
巴黎公社的秘书工作，具有为无产阶级服务的鲜明的阶级特征。
巴黎公社的秘书工作特征具体表现在以下方面：一是为夺取无产阶级政权服务，二是为组建无产阶级政权机构服务。三是为打击阶级敌人服务。四是为保持无产阶级本色服务。五是为维护人民的根本利益服务。六是为发展无产阶级事业服务。
西方国家近现代秘书工作的发展
表现在：一是秘书部门的地位得到巩固。二是国家秘书机构的负责人一般都是决策层的重要成员，三是国家秘书工作的分工得到进一步发展，出现了政治秘书、安全事务秘书、文化事业秘书、宣传事务秘书。四是政权首脑一般都配备有个人专职秘书或为首脑个人公务服务的秘书班子。五是国家机构中的秘书人员的素质得到进一步的提高，要示熟悉文书、内政、外交、军事、经济、文化等专业管理方面。六是秘书办公工具的变革。秘书工作的分支发展
秘书工作出现了分支发展。具体体现：一是由秘书的参谋咨询功能，发展成为专司参谋咨询的机构和专门从事参谋咨询有偿服务的中介机构。二是由秘书办文办会事务，发展成为对顾客提供办文办会服务的秘书事务所。三是出现了秘书行业组织，如秘书协会。美国、英国、法国等国家都先后出现了秘书协会。另外，在秘书分类、秘书工作内容的拓展方面，都出现了前所未有的发展。
晚清，民间还出现了专门培养幕僚的私人开办的学校——“幕馆”。
为了便于文件处理，在天京设立了“诏书衙”，专门管理公文和缮写公文。公文撰制过程由负责制发公文的侯爵官员定稿，呈送翼王审核，准行则送诏书衙
缮写。太平天国专设了公文传递机构“疏
附衙”，每隔三五十里置一所，每年驿
递员二古十名不等。
南京临时政府的秘书工作
根据《临时政府组织大纲》，总统府设
秘书长一人，由临时大总统直接任命，
胡汉民被任命为首任大总统府秘书长。
南京临时政府时期的秘书工作改革，首
先在公文称谓上，废除“大人”、“老
爷”等封建称谓，规定一律称现在职务
名称，普通民众则称“先生”或称“君”。
二是规定凡发文必须盖印、签名。三是
公文文尾均要以公元署年月日，改变原
来不署年月日或用阳历署年月日的做
法。四是改革公文文体，废除封建王朝
使用过的制诏诰敕题奏表笺等文体，尽
可能地简化公文。五是高度重视人民来
信。总统府秘书处在总统府东西栅门处
设立揭示处，专门公布对人民来信的批
答处理情况。凡人民群众对总统府提陈
的建议，或要求解答、解决问题的信用，
以三日为限做出处理。
南京临时政府的秘书人员主要有秘书
长、秘书处长、秘书、顾部、参事、书
记长、书记员、文牍员、公牍员、监印
员、收发员、记录员、缮写员、电务员、
译员、编制员、调查员、应接员、录事、
文书、司书及副官等等。一般来说，顾
问、参事是总统、部长、都督等行政主
官的高级参谋和辅佐人员。
南京临时政府，它的行政体制具有近代
鲜明的反封建性和资产阶级民主性，其
秘书工作，首开中国现代国家秘书工作
之先河，秘书工作运作中同样体现了反
封建的民主思想。
北洋政府的秘书工作
北洋军阀政府国务院的秘书机构是中央
政府的秘书机构，国务院的秘书机构主
要是秘书厅。秘书厅还有以下人员：秘
书，协助秘书长办理公务，佥事，掌官
一般文书的撰拟和处理编纂记录、保管
文件图籍、翻译文电、核对文稿、收发
文件、处理庶务等；主事，辅助佥事分
办各类事务，相当于科员；参议，主要
是审议法令。
北洋政府秘书工作
1916年7月29日公布的《公文程式》规
定，凡处理公事的文件通称公文，确定
的公文种类有大总统令、国务院令、各
部院令、任命状、委任令、训令、指令、
布告、咨、咨呈、呈、公函、批等文件。
加强了盖印署名制度、副署制度、发文
编号制度，完善了档案工作制度。
1913年1月9日，北洋政府公布了《秘
书任用法草案》，规定“秘书”包括秘
书长在内，均不得按《文官任用法》的
规定任用，使秘书官吏的任用主要根据
长官意志，由长官决定，这就助长了任
人唯亲的风气。
国民党政府对秘书工作的改革
政府颁布了《暂行公文革新办法》，整
顿公文文风，强调公文分行、分段、使
用标点，要以白话文撰写。1947年，国
民党政府组织了“文书工作竞赛运动”，
成立了专门的竞赛组织机构，颁布了竞
赛的有关规则，对公文的撰拟、办量、
书写、打字的速度、数量、质量进行比
赛，以提高秘书人员的业务能力。
战争年代中国共产党的秘书工作
1923年毛泽东同志担任中央秘书，负责
起草文件、处理文件、会议记录和保管
档案。1926年7月，中国共产党中央设
秘书处，负责全党的文件处理、机要交
通、文件管理等工作。建党初期，内部
行文的主要形式是书信，后有通告、声
明、告人民书、宣言、决议等等。在长
征途中，为了适应组织军事化的要求，
很多机构撤消，中央的秘书处、文书科
等也都撤消了。同时保留并加强了机要
科。机要科是当时唯一的秘书部门。
国家政权机构秘书工作的异同
近现代中外秘书工作均在古代秘书工作
的基础上有所发展。其发展的相同相似
之处，体现在以下方面：一是秘书工作
机构更为健全。二是秘书工作的内容更
为丰富。三是秘书工作制度更为周密、
规范。四是秘书工作的效率有所提高。
五是国家秘书人员的来源更为广泛。六
是国家秘书人员的从业人数大为增长。
中外国家政权机构的秘书工作的不同之
处，体现在以下方面：一是服务对象的
不同。二是运作体制不同。三是变革程
度不同。四是外事工作的立足点不同。
中西方企业秘书工作的异同
相同之处：一是服务对象相似心。二是
工作内容大体相似。秘书工作的内容强
调为经济事务服务是中外企业秘书共同
的特征。三是职能地位大体相似。四是秘书人员的任用方式大体相似。
不同之处
一是规范性的程度不同。二是受政府的影响不同。三是企业秘书与企业主管的关系有所差异。
中西方无产阶级革命中秘书工作的异同1、相同相似之处
一是秘书工作的利益目标相同。二是无产阶级革命中的秘书工作与广大人民群众有着密不可分的血肉联系。无产阶级的秘书工作既要辅助其领导者代表人民利益开展领导活动，又要和人民群众紧密联系在一起，反映人民群众的利益和要求。这是无产阶级革命中秘书工作与其他阶级秘书工作的根本区别，它有着极强的战斗性和影响力。无产阶级秘书工作所具有而其他阶级秘书工作所没有的独特优势。三是无产阶级革命中的秘书与领导者之间的关系，在政治上是平等的同志关系，在工作上是主辅配合的上下级关系。
2、不同之处
一是所处的社会环境不同。二是文化上的差异。三是复杂性程序不同。四是曲折性程度不同。
秘书理论与实践发展的异同
1、相同相似之处，一是秘书工作向社会各个领域扩展。二是秘书工作业务分工向专业化分展。在这一时期中国和西方国家在文书和档案方面，都已彻底分工。三是在秘书业务操作上融入了大量相关方面知识和方法。
2、不同之处
一是强调秘书工作的政治性方面，二是秘书工作的社会普遍性上的差异。三是对秘书工作的制约上的差异。四是在秘书行业发展上的差异。五是秘书教育体制上的差异。
第七章中外秘书参谋比较
秘书参谋职能基础的异同
一、相同相近之处：领导者主事者对秘书参谋的需要，中外秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件
1、领导者主事者对秘书参谋的需要，表现在：一是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位，因此，其参谋辅助活动，对领导者主事者具有不可替代的重要作用。二是
承担责权压力的需要。三是科学决策的
需要。
2、秘书具有参谋辅助的便利条件表现
在：中外秘书都具有对领导者主事者发
挥参谋辅助的便利条件。具体体现，一
是秘书处于组织管理的中介位置。二是
秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输
入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅
助作用。三是秘书工作具有综合职能的
优势，便于站在领导工作需要及全局的
高度，发挥参谋辅助作用。四是秘书具
有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋
辅助作用。中外秘书工作者在其领导者
主事者身边工作，中国和西方国家秘书
参谋辅助职能基础的相同和相近之处，
是秘书工作近身综合辅助的基本特征所
决定的。由于秘书具有这种基本特征，
其参谋辅助作用才具有其他人员所不可
替代的特点。秘书参谋辅助职能的强化，
是由于领导工作近身综合性参谋辅助需
要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两
个方面的因素所决定的。
二、中外秘书参谋的不同之处：1、参
谋辅助环境的差异 2、参谋辅助功利目
标的差异；3、参谋辅助能量的差异。
功利目标决定着参谋辅助活动的总体方
向，这就使西方社会秘书参谋辅助在领
导的导向和秘书的价值取向上都是以个
人私利为依归。
参谋辅助能量的差异受哪些因素影响：
一是就领导者的信任程度而言，中国与
西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充
当自己的秘书。二是就秘书的参谋智能
而言，中国与西方的现代秘书人员大多
受过良好的教育的职业训练。三是在秘
书参谋辅助的主动性上，西方秘书人员
提出参谋建议，大多要考虑上司的态度。
第二节秘书参谋职能体现的异同
中外秘书参谋辅助的体现相近之处：参
谋辅助的体现形式相近，参谋辅助效果
的制约因素相近，参谋辅助多种价值性
相似。
1、参谋辅助的体现形式相近体现在：
秘书体现参谋辅助职能形式的多样性和
内容的综合性。
2、参谋辅助效果的制约因素：第一是
参谋辅助效果的间接性，第二是参谋辅
助效果体现的机遇性。
参谋辅助效果制约因素表现在：一是要
经过领导决策的选择。秘书的参谋建议
方案对管理思维而言，秘书的参谋辅助
都要受到领导者的制约，这是秘书工作
的辅助性特征所决定的。二是要受到执
行实践的选择。三是受到具体条件的限
制。
中外秘书都如何在参谋辅助活动中发现
和利用机遇：一是善于发现和利用组织
管理活动需要造成的机遇。二是善于发
现各种异常现象、偏差或失误，找出这
些问题存在的原因、危害性以及有关对
策建议。三是关注领导者注意力造成的
机遇。四是理解和体察领导者的心理情
绪及其变化，从理论上讲，作为高素质
的领导者任何情况下,对来自各方面的
意见或建议，都应该认真倾听，理智选
择，按需要和可能采纳。
参谋辅助多种价值性有哪几种：一是实
际效益价值。二是衍生价值，三是参考
价值。四是沟通价值。五是负面价值。
中外秘书参谋不同之处：参谋辅助层次
区别差异，参谋辅助运作上的差异，参
谋辅助障碍上的差异。
参谋辅助层次差异表现在：一是体现在
高层秘书的参谋辅助上。在西方国家，
如英国，设有“国务秘书”。国务院书
名为秘书，实为部长级官员。大多以“研
究室主任”“办公室主任”、“秘书长”、
“副秘书长”命名。中国政府的秘书长
职级高于各部部长，主要职能是对政常
日常事务进行综合协调管理，其参谋辅
助主要是对政府最高决策层的综合性参
谋辅助。二是中层秘书辅助上的差异。
在西方国家如英国，中层秘书分行政级
和执行级两类。执行级的职责是对次要
的提案进行初步的审查分析，解决和处
理行政事务中可能出现的一般问题。三
是低层秘书参谋辅助上的差异。
参谋辅助运作上的差异表现在：
中外秘书参谋辅助活动运作上的差异，
一是体现在对重大决策参谋辅助的程度
上。在中国，在制定重大决策前，秘书
一般要协助领导者进行深入地调查研
究，全面地收集信息。配合包括智囊团
在内的各有关人员拟定可行方案。二是
体现在参谋辅助的主动性上。三是体现
在参谋辅助对群体智能开发的程度上。
参谋辅助障碍上的差异表现在：中外秘书参谋辅助活动都存在着一定的障碍，一是体现在管理体制上的障碍。主要指管理组织的结构、分配、运行制度和管理观念等。二是体现在领导人方面的障碍。三是体现在秘书方面的障碍。
第三节秘书参谋方式的异同
一、秘书参谋方式相相似之处：对决策的参谋方式相似，把握参谋时机的方式相似，提供参谋辅助的沟通方式相似，提出参谋辅助的思维方式有相似之处。参谋方式相似之处具体表现在：一是在领导决策前要作大量铺垫性参谋辅助。二是决策形式时要作有效的辅佐性参谋。三是在决策执行中要做全过程的参谋辅助。
把握参谋时机的方式相似具体表现在：一是跟踪把握参谋时机的方式相似。有利于领导活动全过程的有序性、有效性和规范性；也有利于秘书在领导活动全过程中，全面地发挥参谋辅助作用。二是重点把握参谋时机的方式相似。中外秘书参谋辅助，重点把握参谋时机的方式，有利于适应和满足领导者对参谋辅助的需求，有利于秘书参谋辅助活动的针对性和有效性。三是预测把握参谋时机的方式相似。
参谋辅助的沟通方式有：一是咨询方式。二是进谏方式。三是探索式，即针对要解决的某一难题，组织有目的、有计划的群体探索，广泛地征求意见或建议。采用这种方式，能集中开发群体智能。
中外秘书参谋辅助的思维方式相似之处表现在：
一是比较式。二是补充完善式。补充完善式参谋辅助是在不改变原有目标和总体构想基础上的参谋辅助，秘书在草拟文稿、办理文件等过程中，经常运用的这种方式。三是诊断式，即秘书协助领导分析组织管理运转状况，找出存在的问题，分析造成此问题的原因，提出相应的对策，或者针对已经出现的不正常的现象，找出产生这种现象的关键要素，提出改进的措施。多维思维式参谋辅助，不仅能使秘书参谋辅助更具活力。更有利于拓展思路，补充疏漏，论证其决策意向的科学可行性，四是多维思维式，即秘书在提供参谋辅助时，要进行全方位、多角度的思考。
中外秘书参谋方式不同之处：
1、秘书参谋辅助与事务服务结合的差
异，秘书的参谋辅助与事务服务紧密结
合，以充分发挥近身综合辅助的职能作
用。
2、秘书参谋辅助活动层次上的差异，主
要是在对决策层决策和执行进行补充完
善的参谋制度，大多采用的是跟踪式参
谋辅助和随机式参谋辅助。
第八章中外文书撰似与处理比较
第一节文书撰拟的异同
一、相同之处
1、任务性质相似
在中国，秘书被称为“秀才”、“笔杆
子”，为组织领导者草拟各类文书是其
最基本的工作任务之一。草拟文书的基
本性质不是秘书个人意图或情绪的表
达，而且作为组织和领导代表，表达的
是组织和领导意图。
2、文书撰拟基本要求有相似之外
在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地
表达领导和组织意图。要通过法定的程
序，运用规范的体式和程序，准确地进
行表达。
在美国，除了要求秘书文件撰拟在内容
上要准确外，也对运用正确的文书信涵
格式、写作规范、表达语言、写作技巧
上提出了较高的要求。
在英国，对秘书撰拟常用文书也提出了
系统的要求，特别对草拟信函时，要对
上司的指示作简明的笔记，要对表达的
信息或要表达的、提出的问题做到心中
有数。
在日本，要求秘书必须掌握草拟文本的
知识和技能，具备熟练起草各类文书信
函的本领。
3、文书撰似的基本程序有相似之处
美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分
强调动笔前的准备工作，要由领导者交
待文书的内容和行文的目的；最后要有
领导者的认可和签署。可见，中国与西
方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领
导者授意，领导者是决定者、立意人和
最后审定人；秘书是服从者、表达领导
意图者和写作过程的具体操作者。
二、文书撰拟不同之处
1、文书撰拟的传统影响的差异
特定用途和专门体式要求的文种，在行
文规则上既有隶属关系间的沟通，又更
多的是非隶属关系的横向沟通，具有一
定的变通性。
2、文书撰拟的文体模式的差异
在美国，常用的文书类型有公务信函，
英国常用的文书种类与美国大体相似，
其中公务信函、各类报告、备忘录是经
常和大量使用的文体。法国与德国等西
方国家文书种类也大体与美英相似，以
公务信函、报告书、备忘录等为经常大
量使用的文种。
3、西方国家各国的文书语言风格也有差
异，但总体来看，有诸多共同之处。特
别在企业文书的语言风格上，除了强调
简洁、明快外，十分注重在商务公共关
系、联络感情、宣传效果、心理需要等
方面的促销作用。一般具有感情色彩、
委婉、幽默、风趣，以求取得读者的好
感。
4、文书撰拟中领导与秘书配合方式的差
异。
第二节文书运行处理的异同
一、收文处理的异同
1、中国收文处理
收文指收进外部送达本机关、单位的公
务文书和材料，包括文件、电报、信函、
内部刊物、资料，其他文字资料。
中国收文处理程序：①接收。②签收。
③拆封。④清点。⑤分类。⑥收文登记。
⑦摘要。⑧提要。⑨拟办。负责文件处
理的秘书对收来文件提出初步的处理建
议，供领导人在批办时参考。需要拟办
的文件，一般是上级机关主送本机关并
需要贯彻落实的文件；本机关所属部门
或下级机关主送本机关的请示性文件；
平级机关或不相隶属机关主送本机关需
要答复的文件；重要的机密文件等。⑩
批抄。⑾批办。⑿传阅。⒀催办。⒁承
办。⒂办复。需要办理的文件在办理完
毕后，对来文机关做出答复。它体现收
文处理的最终结果。可用复函的方式。
⒃办结。
2、美国收文处理程序：
①进行初步分拣。②邮件拆封。③注明
收件的日期和钟点。④进一步分拣。⑤
阅读来件。⑥在登记簿上登记来件。
3、英国收文处理程序：分拣、拆开、将
信封内的信函展开，将附件与信函订在
一起，将收到的每份公函上盖上日戳，
对挂号信函和汇款单要输签名盖章手续，私人信件或机密件，应交给收信人本人及有关人士，按来文登记制度，用登记簿或登记卡将收到的公文逐一登记。
4、日本收文处理程序：
①分清邮件的种类。②开封要精细。③来件一定要登记在收信簿上。④要妥善处理来信的损毁问题。⑤注意必须回复的来件的处理。⑥要根据来件提供的有关信息，把要事记入行事表内。
中西方国家收文处理异同分析
相同相似之处，一是收文处理都有系统有序的程序，每一程序的每个环节都规定了操作内容和要领；二是都有拆封、分类、登记、送领导者阅办等主要环节；三是收文处理中，秘书对封皮上标明“亲启”或“机密”的来件，在未经授权的情况下，都应交给收信人拆封；四是对拆封的来件，秘书都要阅读，以便进一步处理；五是中国负责办文的秘书要提出拟办的意见，美国秘书要在来件上标明重点和提请领导人注意人之处并准备阅办参考资料，日本秘书要在来件上作重点记号或对长文写出摘要等，可见中外秘书在收文处理中既要办理收文事务，又要对领导人阅办处理文件起到参谋辅助作用。六是秘书收文处理都建立了有关制度，都十分重视防止出现差错等等。
不同之处，一是在范围上存在差异。二是收文处理包含的内容上存在的差异。三是收文处理中秘书参谋辅助程序上的差异。四是领导者参与收文处理的程度不同。五是收文处理要求上存在差异。在上述差别，一是因为秘书工作的传统和体制不同；二是因为领导者对秘书工作的要求不同；三是对收文处理范围的划定方式不同。
存在差别的原因：一是秘书工作的传统和体制不责骂，二是因为领导者对作的要求不同，三是对收文处理范围的划定方式不同。
发文处理的异同：
1、中国发文处理程序：①决定发文和授意。②拟稿。③会签。主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。④核稿。对文件草稿的审核。文件草稿在送交领导人
最后审批签发之前，由机关办公厅（室）
对文稿的内容、体式、语言表达等作全
面的审核检查。核稿的目的是保证文件
的质量。⑤送审。⑥签发。签发是文件
形成的关键性环节。文件经过领导人核
准签发后即已生效。签发人是代表发文
组织行使权力的，对文件负有完全责任，
应以高度责任感行使这一权力。⑦定稿。
定稿是文件的标准稿本，是进行发文登
记和缮印的依据。⑧发文编号。⑨缮印。
⑩校对⑾装订。⑿用印。⒀分装。⒁发
文通知单。机关发文时填写的清单。收
文机关可按照发文通知单核对所收到的
文件，便于发现问题，及时与发文机关
联系。⒂拣封。⒃检查。⒄装封。⒅封
口。⒆投送。⒇发文收集整理。
2、美国发文处理
①准备好将要寄发的文件。②查对地址。
③查对邮件标记。④查对签名。⑤查对
附件。⑥查对副本标记。复写副本标记
（CC）或副本标记（C）表明信件的副本
发给何人，要仔细查对那些已经写好的
地址。定期发出的私人信件的标记有复
写副本（CC）和加发复写副本标记（BCC）
的信封。
发文处理异同分析
相同相似之处：一是都有确定的程序。
每套程序中的各个环节，都有具体的操
作要求。二是中国和西方国家发文处理
中都十分强调清理核查工作。三是都强
调发文处理的规范性和完整性。四是都
强调有领导人的签署。这是中外公务文
书信函的法定程序，也是其是否具有合
法性和有效性的关键。五是一般都有发
文登记制度。
不同之处：一是中国高层领导机关发文
时，与公文一同寄发发文通知单，以便
收文方按发文通知单清点收文。西方国
家一般没有此规定。二是在寄发文件信
函的信封书写格式上，各国按自己的传
统贯彻有着一定的区别。三是西方国家
发文中往往使用一些标记符号。如美国
使用了复印副本标记（CC）、副本标记
（C）、加发复印副本标记（BCC）等，
中国一般未使用这类标记。
第三节文书档案及资料管理的异同
文书立卷归档是文书处理的最后一个环
节，文书立卷的范围的确定，一是要保
证文书档案的齐全和完整；二是要保证
文书档案的精确；三是要便于有效管理。
立卷归档的文件材料主要是：指在本机
关主要职能活动中形成的文件材料，即
已经办理完毕的、具有查考利用价值的
文件材料，包括会议文件、上级机关文
件、本机关文件、下级机关文件、声像
材料等。
文书的立卷程序包括：244页。
归档的工作步骤：一是编制案卷的系统
化存放号。二是案卷移交前检查验收。
三是案卷移交归档，上一年度的案卷，
一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份
全部移交归档。四是办理移交手续，包
括验收、签字、连同案卷目录、检索目
录一起移交。
档案的利用是以馆（室）藏档室信息资
源为基础，档案的编研工作，是以馆藏
档案为主要对象。
美国秘书的文书档案工作：
美国常用的一是主题分类法，即按文件
最重要的主题名称作为归档分类的首要
因素，次要的主题作第二个因素，依此
类推；二是按地区分类，以地域位置作
为分类的最主要依据；三是与主题结合
的分类，如“主题——数字”分类；四
是由主题要点派生出来的“十进位制”
分类法；五是按语音归档分类法；六是
按年月日归档分类法等等。
美国文书档案归档，首先是要处理案卷。
英国秘书的文书档案工作
常用方法有：字母表顺序排列表、分专
题排列法、按地区分类法、数字排列法、
按日期排列法等。
日本秘书的文书档案工作
日本秘书收集处理文书档案要求：一是
要根据本单位工作的需要，要讲求效率，
当上司需要某种材料时，能够及时准确
地提供；要集中管理本单位的文书档案，
以供全体人员查阅，避免文书档案成为
个人所有；要规范有序地进行整理，防
止丢失或损坏；要有序地排列在文件档
案柜中。二是要科学合理地分类。永久
保存的档案是原稿只有一份不可再得
的，如章程、重要契约、特许证等；十
年保存的文书档案是关系重大但可以再
得的，如有关税务问题的文件资料、决
算表等；三至五年保存的文书档案，是
一般性的可以再得的文件档案材料；半
年至一年保存的文书档案是到期可以毁掉的。三是要掌握文书归案处理的流程，要对文书资料进行选择，要进行分类；保管文书档案的重点是借出时使用者要办理有关手续，并使用指引卡，以防失散；保存文书档案的重点是确定保存期，在保存期内集中保管，充分发挥其作用。四是要正确使用有关用具，将文书档案有序地排列在装具中，分类贴出标签，以便利用。五是要掌握正确的分类方法，可以按笔划分类，按对象分类，按地区分类，按内容分类等等。六是要准确按规范操作，保持文书档案的整洁有序；七是要抓住要点，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用档案文件材料。
中国与西方国家秘书文书档案工作相似之处：一是都有立卷、归档、档案管理、保管、提供利用等处理过程，二是都以开发利用档案立卷、归档、保管档案材料为目地，三是都以办理完毕的有保存价值的文件材料为立卷归档的主要对象，四是文书立卷、归档及档案管理、保管中，都必须充分考虑文件档案材料的自身特征、相互之间的内在联系等，进行分类、组卷、排列，构成一个有弃的系统，五是机关档案工作中的收集、整理、鉴定、销毁、利用都以保护和保管等机关档案工作的基本环节和基本要求相似，都要统制各类检索工具，六是档案提供利用中有有严格的借阅制度和管理制度，七是各国都注重档案的保存，八是各国现代档案形式和管理工具都在不断发展。
中国与西方国家秘书文书档案工作的差异
①秘书文书档案工作的范围上有一定差异。②在文书档案的分类方式上存在一定差异。③在文书档案的保存方式上存在一定的差异。
资料工作的异同
1、中国秘书的资料工作
指的是通过一切有效的途径和方法手段，有目的、有计划地对各类文献资料进行收集、整理，为领导机关和领导人的工作提供服务的工作。
收集资料的方法有：积累、采集、交换、索要、购买、复制等。
3、英国秘书的资料工作其必备的参考资料一般有以下几种：电
话号码。街道姓名地址录。邮局指南。
参考书。关于旅行的资料。名人的资历
材料。
4、日本秘书的资料工作
配备有关参考书籍和资料外，特别强调
要根据上司工作的需要，整理有关剪报。
资料工作的相同相似之处体现在以下方
面：目的相同，资料的种类相似，悼念
处理的方式在体相似，资料选择的标准
大体相似。
资料工作的差异之处体现在以下方面：
①侧重存在一定的差异。中国秘书除了
购买必备的工具书、参考书外，更强调
上级机关的方针、政策的收集整理，调
查研究、各种会议中获取的实践中产生
的资料的收集、整理，而且实践资料对
中国秘书的价值更大。西方秘书侧重于
出版物资料的收集和整理。
②为领导者服务要求上存在一定的差
异。中国秘书的资料工作主要为领导的
组织管理工作和行使其职权服务，也就
是为领导者的公务服务。而西方国家秘
书的资料工作，既为领导者的公务服务，
也要为领导者的个人事务，即“私务”
服务。如美国秘书要为其雇主的股票债
券投资准备资料；西方秘书要为雇主的
个人交际、个人纳税、个人消费等提供
资料服务。中国秘书则一般不将这方面
的资料服务纳入正式工作的范围。
第九章中外秘书会务工作比较
中国秘书的会前计划和安排主要包括以
下12点：
①拟定会议议程、日程和程序。议程是
指对会议要通过的文件、解决的问题作
总体安排。日程是根据会议的议题，对
开会期间会议进程的具体安排。②确定
与会人员。③会议通知。④会议组织机
构。⑤经费预算。⑥会议须知。⑦会议
证件。⑧会议报名与报到。⑨会议接待。
⑩会场布置。⑾准备会议的文件材料。
⑿会议筹备计划安排的注意事项。
中外秘书筹备会议计划安排异同分析相
似之处：一是会话筹备都要按照会议的
目的、内容和领导的意图制定有弃的计
划，对筹备的各个环节，各项目的事务，
都要按时间要求，内容要求和有关规定，
切实实施，二是会议筹备计划按捺都是
以会议议题为核心开展的，以此确定议
程、参与者范围，以及其他具体事务，
三是会议的目的、性质和内容的不同，
会前的筹备事务也各不相同。
中国的会议通知一般分标题与正文、落
款三部分。
中外秘书布置会场异同分析
中外秘书布置会场的相同相似之处：一
是会场布置要为会议目的、确保会议效
果、为与会者提供良好的开会环境服务，
二是会场布置要根据需要，进行周密的
设计，认真仔细地实施，每个环节都要
亲自检查，不得有任何疏漏。三是会场
的座次排列、照明、音响、装饰、空气、
会议活动是会场布置必须考虑的重要因
素，要根据不同的会议内容、规范进行
合理而有序的排列，要与会议主题和会
议气氛协调，还要注重文化氛围、美学
效果、音响效果和与会者的舒适和方便。
差异之处的主要体现，一是大型会议的
会场布置，中国强调系统、规范、严谨。
各个细节都强调精心设计，仔细安排；
而西方则比较灵活。二是中国会场装饰
布置，受中国文化的影响，强调典雅、
庄重而有意韵；而美英等国的会场布置
受西方文化的影响，相对比较自由、浪
漫。三是在会场桌椅的排列上，中国强
调整齐，变化比较少；而西方则比较富
于变化等等。
会议前的文字材料准备：
中国秘书会前的文字材料一般指会议的
指导性文件，如上级谇文件、上级指示
性文件，会议题文件、如开幕讲话、主
题报告、专门报告等。
中外秘书会前文字材料的相同相似之
处：都把会前的文字材料工作作为确保
会议效果的重要环节，作为会前准备工
作的重要组成部分，二是各国秘会前准
备文字材料时有自己撰稿印制任务，有
与提供文字材料的单位和个人联系，有
会议字材料的清点、核对、汇总、整理
的任务。三是各国的会议文字材料都必
须为会议目的、内容和进程服务，四是
准备会议文字材料的秘书既要有较高的
思想水平又要有较强的文字表达能力。
中外秘书会前文字材料的差异之处：一
是体现在执笔撰稿任务的轻重上。二是
体现在对调查研究的重视程度上。三是
体现在侧重点的差异上。中外秘书准备
会议文字材料，都十分重视报告，特别
是主题报告，但对其他文字材料，则各有侧重点。中国不少会议中，典型材料占很大比重，特别是总结性会议、工作研究性会议等，典型材料往往能产生极大的影响，会议秘书对这类材料也极为重视，要花费极大精力。西方国家秘书在准备会议文字材料时，比较重视各类数据报表，通过提供数据报表，让与会者进行定量定性的分析，对问题做出判断。
第二节会间秘书工作的异同
1、中国秘书开会时的事务服务
①会议签到。②引导与会者入座。③分发会议文件材料。④内外联系，传递信息。⑤维持会场秩序。⑥处理临时交办的事项。⑦其他会场服务工作。⑧安排发言。⑨会议记录。⑩分组讨论安排。⑾安排仅参加某一阶段会议活动的特殊与会者的活动。⑿安排发奖和选举、表决等活动程序，并组织操办具体事务。美国要求会议秘书在开会期间的会议期间，会议秘书每天都要按会议日程理出一份清单送交给负责提供服务的负责人。
美国秘书开会时的事务服务：督导会议登记处的工作程序，指导登记员登记，分发会议证章、名签、节目单、餐券、免费票等；统计准备参加各种活动的人数；将与会者所代表的单位名称、地址、电话号码、邮政编码列成清单、印制后分发给每位与会者；负责处理大会负责人、执行人员或特殊客人提出的特殊需要要求；作会议记录，速记或录音皆可；悼念大会的新闻消息，并打印成简报；文件资料工作，分发简报；设置与会议活动有关的电话服务；组织协调，使会议的各项活动保持同步；组织拍摄集体照片或其他事务，迎接并引导记者、摄影师把预备好的新闻资料分发给记者；为主席台或餐桌上就座的宾客、领导得准备姓名卡片；安排、引导来宾就座入席，或组织服务员引导来宾入席。
英国秘书开会时的事务
①提前到会场，带去一切会议所需的物品。②摆好会场方向指示牌。③确保座位安排就序。④务必使每个与会者都有必要的文件资料和用具。⑤提供饮用水和杯子。⑥检查与会者在出席登记簿上的签名。⑦宣读上次会议记录、缺席道歉及其他信件。⑧为主持者提供必要的
资料。⑨做会议记录，详细记录做出的
决定，指明谁提出的建议，谁附议，及
投票结果。会议记录最突出的特征是其
具有原始记录性。
中外秘书会间服务异同分析：
相似之处：一是都是按照会议的整体坟
墓安排，有序进行的，是整体会议计划
的执行，是会议进程中重要的辅助环节，
二是都是全过程的系统跟踪服务，三是
会议秘书在会议主持者组织领导下，分
工协作，尽职尽责写成各项工作，四是
会议秘书在工作程序、制度、保密等方
面要注重行为的规范性，五是各国会议
秘书工作的基本内容都有签到、提供资
料、会场设备及会议进程等方面的事务
服务，都有做会议记录的任务。
差异之处：一是事务繁简的差异，二是
参与程度的差异，三是动作方式的差异。
会议记录
中国秘书的会议记录内容有：会议的组
织情况，如会议名称、届次、主持者等、
二是会议的内容，如会议议题、讨论发
言、形成的决议等。
美国秘书作会议记录要求以下基本内
容：
①开会时间、地点。②主持人的姓名、
职务。③会议类型（例会、特别会议、
全体会议、委员会、董事会）。④20人
以下的小型会议要记录出席者、缺席者
名单；大型会议需要检查法定人数。⑤
在议事日程上写明工作顺序。⑥提出的
提议，以及被采纳或否决的情况，采取
什么表决方式（举手、发言或用选票等），
是否一致不记附议人的姓名等等。⑦一
般没有必要对讨论做详细记要。⑧记录
要符合实际、简明扼要、抓住重点、紧
密围绕会议议题和议程纪录，记录本质
问题，一般对会议的提议和决议要逐字
逐句地记载。⑨不能写入记录者的见解
或评论。⑩记录稿要送会议主持人审阅。
打印稿也要认真核对。
英国秘书做会议记录有以下要求：
①会议描述。包括会议类型、时间、地
点。②与会者姓名，主席的名字写在最
前面，办事员的名字写在最后面。③缺
席者的请假书。④宣读上次会议记录。
⑤问题。⑥一般事务、决议，包括会议
上的确切措词。⑦其他事务。按会上进
行的顺序记录。⑧决定下次会议的日期。
⑨主席签名。⑩会议时间。⑾打印前通
常要经主席审阅批准。⑿必须记下每项
决议的准确措词及提供者的姓名。附议
者可以不记，但必要须记录赞成和反对
主要决定的全部论据。⒀如果需要逐字
逐句的详细记录，可由速记员或录音机
记录。
中外秘书会议记录异同分析：
相同相似之处：一是基本任务相似，二
是基本作用相似，三是基本原则相同，
四是一般要求相似，一是基本结构相似。
中国强调作会议记录，必须符合其原始
记录性的最突出特征，必须如实际记录，
不允许记录者加工；美国要求秘书作会
议记录必须符合实际，不能写入记录者
的见解和评论；英国强制会议记录必须
记下每项决议的准确措词，必然记录赞
成和反对主要决定的全部论据，这都表
明，如实记录是中外秘书作会议记录的
基本原则。
中外秘书作会议记录的差异之处，一是
在格式上存在某些差异。中国会议记录
的基本格式是大体统一的。美、英等国
的会议记录有正式会议记录和非正式会
议记录之分，而且有些会议还专门印制
了特殊格式的会议记录格式。虽然在格
式排版上有一定的差异，但记录的基本
要素是大体相似的。二是某些程序环节
上的差异。如英国会议记录中，一般都
要求记载宣读上次会议记录的有关情
况，有时还要对上次会议记录履行通过
手续，并由主席签字。而中国的会议记
录中，一般没有此项规定，会议记录只
要记录秘书签字和主持会议的领导者审
核签字即可，不必在下次会议上宣读和
通过。三是某些特殊要求的差异。西方
股东会会议记录，记录者必须了解到会
股东所持股份的情况，以便在有关问题
表决形式决议时按股份数额计算是否通
过。这是中国的传统会议记录中一般是
少见的。在现代企业体制改革中，不少
中国的股份制企业，也采用了这种方式。
四是某些记录项目上存在一定的差异。
如英国会议记录上，通常有下次会议的
时间一项；中国一般未规定此项。中国
会议记录落款处，要有记录秘书和主持
会议的领导人的签字；而有的国家只要
求秘书签字，有的则只要主持会议的领
导签字即可。这些差异之外，都是受各国的实际需要和传统的影响。它影响会议记录的功能作用。
中外秘书会后文字材料工作的异同分析中外秘书会后文字材料工作的相同相似之处，一是对会议所有的文件材料，会后都要进行认真、仔细的清理，不允许任何会议文件材料随意丢散。二是对会议记录会后都要整理成正稿，并打印寄发给有关人员。三是对包括会议记录在内的所有重要会议文件，都要进行整理，立卷归档保存。四是秘书在会后都有一定的文字起草任务，这些文字工作都是为会议服务的。如对会议的新闻报道工作就是比较重视的。
会后秘书的文字及材料工作
中国秘书会后的文字及材料工作：一是清理会议文件材料或立卷或收回清点或销毁。二是整理会议记录，三是编印会议简报，四是撰拟和印制会议纪要，五是撰似新闻稿，发布会议新闻。
会后文字材料工作的差异之处：一是在撰拟文稿的文字工作的任务轻重上存在差异。中国秘书会后文字工作的任务相对较重；西方国家秘书会后文字工作的任务相对较经。二是在会后草拟文字材料的类型上存在差异。中国秘书会后除了整理会议记录外，还要草拟、寄发会议简报、会议纪要，有些重要会议会后还要草拟贯彻执行会议文件精神的有关通知、办法等。西方国家秘书除了整理会议记录外，主要是起草会议摘要，以及起草各种感谢信和祝贺信。三是在草拟过程上也存在某些差异。西方秘书在会后‘寄发礼仪性书信时，往往只要按已定的名单和惯例草拟寄发即可。而中国秘书会后草拟简报、会议纪要和有关传达贯彻落实精神的通知，要经领导的授意和指示，草拟成稿后要经领导者的审批、签署，要按正式发文的程序办理。中外秘书会后催促执行工作异同分析：相同相似之处：一是都把会后催促执行会议议定事项，作为秘书会务工作的重要内容，二是各务秘书在催促落实会议议定事项的工作者都有极为使得的条件。
差异之处体现在中国秘书催促执行会议议定事项的重点，是以下属执行单位为对象，采用各种方式，促进下属执行单位尽快按会议要求完成任务；西方秘书
则主要是提醒领导者，以免遗忘记和疏
漏。中国秘书在催促中还要了解具体执
行情况；西方国家则没有明确规定这方
面的要求。中国秘书在催促执行会议议
定事项的工作中，要进行催促，要收集
执行反馈，要综合反馈信息把握动向，
并及时发现问题，向领导反映执行中遇
到的问题，若有必要还进行调查研究，
协助领导者探求解决问题的办法，工作
任务比较重。而西方则未明确规定这方
面的内容，会议议定事项的执行，主要
靠法规和要责关系的制约。中国虽也有
法规和要责关系的制约，但仍把催促、
指导作为落实会议议定事项的重要手
段。
第十章中外秘书机关日常事务比较
第一节整理办公室环境
相同相近之处：一机关环境的整体布置
由秘书按领导意图设计，二领导办公室
位置的确定，三秘书办公室位置的确定，
四秘书要负责机关会议室会客室（或接
待室）的管理。
差异之处：一范围上的差异，二注重角
度的差异，如美英等国特别注重豪华、
舒适，对办公环境的空间安排、照明、
隔音、温度、湿度等十分讲究。日本十
分注重办公室环境的美观规范化条理
化，特别重视办公环境的庄重和整洁。
如对办公桌椅是否歪斜、窗帘是否清洁、
烟灰缸废纸篓是否干净、插花是否新鲜、
室内物品上是否有灰尘、报纸杂志是否
摆放得整齐等都有具体而严格的要求。
三文化底蕴的差异。办公环境中往往体
现着浓重的文化底蕴。不同民族、不同
国家、不同行业等机关在价值观念、理
想追求、审美情趣等方面都有着差异，
因而在办公环境中体现的文化底蕴也有
所不同。我国机关办公环境长期体现的
是无产阶级政治文化和积极进取的中华
传统文化。办公环境中常有领袖画像、
领袖语录、政治格言等。常选用一些具
有民族风格的办公用具、字画，办公环
境体现出庄重俭朴而又优雅的文化底
蕴。美国更强调自由与个性，英国更强
调绅士的高度。日本的办公环境中既受
中国古代文化的影响，又受西方商业文
化的熏陶。总体来看，随着国际交往日
益频繁，办公环境中的文化底蕴也相互
影响，由此出现了相互接近、相互融合
的发展趋势。
领导办公室的整理
中外秘书对领导办公室的整理相同相似
之处：一都把领导进的办公室作为机关
最重要的地方，未经允许一般是不得随
便出入，二是秘书整理领导办公室时，
要了解和熟悉领导者的工作习惯和个人
特征，三在领导认可的前提下整理期办
公桌，清理和叠放好需要处理或正在办
理中的文件，四是秘书要保持领导办公
旧上放置文件的独特方式，要便于领导
者在需要文件时能够按习惯随手取来，
五是未经领导者许可不要随便翻动领导
极为重视的文件，六是当领导从外面打
电话要在他的办公桌上寻找某份文件
时，必须在找出后将其他文件材料放原
处，七是为领导会见或其他活动时，要
在领导和自己的工作台历上留下记录，
并提醒领导准时参加保持领导办公室的
整洁、光照、温度适当，九妥善处理电
话和来访者，以减少领导者办公时受意
外的干扰。
中外秘书整理领导办公室也存在某些差
异，主要体现在以下方面：
其一，信赖基础的基础。其二，磨合过
程的差异。其三，整理范围的差异。
第二节使用电话和接待
一、使用办公电话
1、相同相近之处
①必须善于使用电话沟通的语言。②接
电话的要求。接电话时，首先礼貌地问
好，然后报明本单位的名称和自己的姓
名，再了解对方打来电话的意图。
③转电话的要求。如果秘书本人能够处
理的问题，不要把电话转给别人；如果
对方指明要找的人，秘书应尽快转给别
人；如果对方要找的人不在，要问明对
方是否愿意等一会儿再打来电话，或者
留言转达；如果对方未指明具体接电话
的人而只向本机关提出了有关问题，秘
书若不能答复，应把电话转给有关人员，
并向对方说明要转电话的原因，请对方
稍等，或请留下电话号码，让有关知情
人打电话去答复有关问题。
④领导人不在场时为领导接电话。当领
导者不在办公室时，秘书要记下来电话
人的姓名、电话号码和大体内容；当来
电话人要求留言时，秘书要逐字逐句地
精确记录，若未听清或不甚理解，应请对方重复一遍；电话记录最后一行要签上记录者的姓名；电话记录稿应放在领导者的办公桌上；重要的电话应尽快转告领导者。⑤领导者在办公室，秘书为领导筛选电话。秘书在为领导转电话时要根据来电话的意图、重要程度准确判断传转电话是否会打扰领导工作，对秘书可以答复的一般事务，可代为答复，不必转给领导；要委婉地询问对方的姓名；对方若不愿意说出姓名，秘书要向对方解释领导不能接匿名电话，并建议对方写信来；要机敏而礼貌地与对方通话，避免激怒对方；对直呼领导的名字并说明要谈的问题的电话，秘书要请示领导，是立刻接通电话，还是回避直接通话；对上级来的电话、下关单位来的电话、重要往来单位的电话和突发事件电话、紧急情况电话和其他重要电话，应立即转给领导者。秘书为领导筛选电话，必须遵从领导的意愿，不能自作主张。⑥领导开会时外来电话的处理。领导者开会时，为了不干扰会议的进程，一般不转传电话，按领导者不在场时处理；若有重要电话必须立即转传时，可用便条通知领导者在会场外的合适的地方接电话，避免干扰会议。⑦电话会议准备。秘书准备领导召开的电话会议时，除了协助领导准备必要的资料和程序外，还应通知名有关接线员参加会议者的姓名和电话号码；开会通话的准确时间；接线员按要求接通全部线路后，秘书应请领导者按预定议程开会，费用从此时算起。⑧秘书在打电话时要准确拨号，若拨错了电话号码应表示道歉；在通话前要作好准备，若有必要应拟一份简短通话要点；要在电话接通后，先问好，然后说明自己的身份及想找谁通话。
⑨在通话过程中对方在陈述有关内容时，秘书耳听、手记、嘴应，及认真倾听、迅速记录，并要选用适当的附和语回应对方，表示自己已听明白，使沟通继续进行。
二、接待事务
1、相同相近之处
①要求对来客礼貌和尊重。②初次见面要建立良好的关系。当客人到来时，秘书应立即停止手头的工作，面带笑容愉快地迎接；态度要亲切、诚恳，不能以衣貌取人；要尽快地记住客人的姓名和
身份，最好将重要来客的资料整理并编
入客人联系信息网络，客人有关的背景
材料对领导及秘书与客人交往都是极为
重要的。③要根据领导意图和组织需
要，区分和掌握优先接待来客类型。④
要做好来客与领导约见工作，不少来客
都希望与领导人会见，而领导者公务繁
忙又只能在一定时间与来客见面。⑤要
恰当处理事先预约的来访者。⑥要重视
接待记者。中外记者都是一种特殊公从。
他们能借助新闻媒体产生不可低估的影
响。秘书要热情接待记者，与其和谐配
合与合作，对其在本单位开展活动给予
必要的帮助。秘书在接待记者和协助记
者活动中，一般不要轻易表示赞成或反
对意见，否则就会把某些不适于正式发
表的消息泄漏出去。新闻记者对那些胆
小怕事、优柔寡断、冷漠对抗、遮遮掩
掩、支支吾吾的举动非常反感，而且会
由此产生种种误解。这对本单位是不利
的。秘书对记者要持合作态度，要充分
自信心处理和回答问题，要有左右局势
的能力和敏捷应变的能力；必要时可将
记者带到专门处理这类问题的公共关系
部去；若领导人乐意与记者见面，秘书
可根据情况适当安排。⑦要妥善安排领
导人会见来客的顺序。如果在一般时间
内领导要会见多位来访者，秘书要安排
好会见顺序，并协助领导作好准备；要
按照交际礼节，在领导与客人之间作介
绍；并要事先整理好会客室。⑧要灵活
地与领导沟通。领导人在与来客交谈时，
秘书遇到进些紧急情况需要领导处理，
可用对讲机通知领导人，或者写一纸条
交给领导人，让其决定。⑨要控制谈话
时间。要有些客人谈话太长、会见超过
预定时间时，秘书可以领导下一个活动
的时间已到为理由，请求结束会见。最
好的办法是，在客人走进会客室时，就
公布会见的时间，并说明领导在会后还
有要务要办，以便按期结束会见。
⑩按拒收客人赠送的贵重礼品。⑾要周
密筹划和组织重大接待活动。
2、差异之处
①接待礼仪的差异。②接待内容的差异。
③接待管理的差异。
第三节交际礼仪活动的异同
相同相近之处：
①组织操办各种宴请。请柬要提前二三
天发出；组织操办舞会；组织参观活动；
组织节庆活动；组织操办纪念活动；组
织操办庆功表彰活动；组织操办治丧活
动。
差异之处：目的的差异；习俗的差异；
形式上的差异；
人际交往要求
秘书的人际交往都提出了高标准的要
求。
1、相同相近之处
①听知方面的要求。秘书必须认真倾听
交往对方的倾诉，不能心不在焉，也不
要以为对方讲的自己都知道；不要随意
打断对方的讲话；在倾听过程中要适当
地做出理解的表示；要善于从对方的讲
话中及时抓住重点、要领，牢记其希望
和要求。②举止方面的要求。要彬彬有
礼，亲切得体地待人，要乐于在公共场
所赞许别人的成绩和优点，批评意见应
在私下谈话中以友好的方式进行；要讲
究礼貌，尊重对方；要在交往中面带诚
恳的微笑，不要把不愉快的事情和情绪
带进办公室或人际交往中；要平等地对
待交往对象，热情地在交往见面时问好。
③态度方面的要求。要有良好的合作态
度；与上级一起工作要形成轻松愉快的
气氛；上级让自己跑腿办事或处理分外
工作时要欣然接受，不折不扣地完成，
要认识到为领导减轻工作负担是自己的
职责；要善于与男士或女士合作共事，
善于与不同身份、不同性格、不同职业
的人交往；要尊重别人的意见，真正认
识到广泛地讨论问题是十分有益的；即
使自己的看法是对的，也要认真考虑别
人的看法；传达领导指示要忠实于领导
的意图，不要掺入个人意愿；受领导重
视时，更要处理好同事的关系；要正确
地对待自己，乐于听取批评意见；要礼
貌地接受表扬，并对表扬自己的人道谢；
有成绩未受到表扬时不能产生不满情
绪，要甘当无名英雄；要能理解别人的
个性及心理变化；对人对事要有耐心、
同情心，宽厚地对待他人。④作风方面
的要求。秘书要诚实可信、忠于组织和
上级；要严守机密，不能泄露机密，对
本组织的工作、业绩作为组织成员应感
到自豪，不要在他人面前批评本组织的政策；要客观务实，不说假话谎话；要公私分明，不能将公物据为已有；要勇于承认自己的过失，不能文过饰非或转嫁他人；决不能散布传播小道消息和谣言；要勇于承担责任，主动承担自己可以承担的额外工作；要在允许的范围内大胆创新，用新的方法提高工作效率；要自我控制，说话做事要先想一想，考虑后果和影响；要控制自己的情绪，检点自己的脾气，不要在办公场所大声争吵或流泪；要认真负责，头脑冷静，注重客观事实，不感情用事；用善于寻求帮助，也要靠自己动脑筋想办法解决问题；在有关方面紧张争论时，要善于协调，使争论各方冷静下来，然后商量解决的办法，不要偏向一方，也不要强加于任何一方；要能主动适应新的变化，灵活地对待从来未出现的问题，不能墨守成规等。⑤在仪表和细节上的要求。秘书要注意着装，时刻保持仪表整洁；参加重要交际活动要庄重大方，在公共场合不作梳头、整理衣服、修剪指甲这类的事；办公时要把私人电话和接待私人访谈限制在最低限度；在办公室内不要吹口哨、哼歌曲、吃口得糖或喃喃私语；不要在办公室收听收音机等等。⑥在职业敏感性方面的要求。要善于观察周围的事物，并能迅速敏锐地做出反应；要能主动地发现领导工作的服务需要，有时有效地提供服务；要能体察合作者的困难，及时给予必要的帮助；要能尽早地发现自己工作中的缺点和不足，并立即改进和完善等等。
上述各个方面，虽然表述的语言有所不同，各国对人际交往中的要求在内容上大体一致。各国秘书在实际工作中都要与社会公众进行极为广泛的人际交往，只有注重上述方面，才能出色地完成自己的工作任务。
中外秘书在人际交往上的差异：一强调重点的差异，我国强调的重点首先是工作作风方面的要求，西方更强调对其领导个人的忠诚；二是强调角度的差异，我国以公务活动的需要和对公务人员的要求提出全心全意为人民服务的要求，三强调方式的差异。第十一章中外领导人的专职秘书比较
第一节职责任务的异同（文稿撰拟、信
息资料处理、生活服务及安全保卫工作、
辅助领导人实施管理）
领导人秘书的文稿撰拟异同
领导人秘书的文稿撰拟相同相近之处①
撰拟内容相近②撰拟要求上有相近之处
③撰拟特征的相近之处。
领导人秘书的文稿撰拟差异之处：
信息资料处理异同
1、相同相近之处①收集处理信息的范围
和环节相近。②收集处理信息的手段有
相近之处。③协助其领导积累资料的要
求相近。④积累资料的重点相近。
2、差异之处①收集积累信息资料侧重点
的差异。收集积累信息资料，仍侧重于
按组织系统渠道为主，其他渠道为辅。
②收集积累信息资料方法上的差异。③
某些文字资料归属上的差异。
生活服务及安全保卫工作的异同：
相同相近之处：任务范围相近，都包括
办公环境的整理、生活上的照料、领导
人交通车辆的调度，安全工作；完成任
务形式相近，专职秘书在生活服务和安
全保卫工作方面都是与后勤服务部门和
安全保卫部门相互配合，起着综合协调
和沟通组织作用。
差异之处：一是体现在各自的生活习俗
上，二是体现在有关管理制度上，三是
体现在领导观念上。
辅助领导人实施管理的异同
相同相近之处：辅助的领域相近（表现
在对领导人决策提供辅助和服务，二为
其领导人开展各项领导活动做好协调沟
通工作，三是协助领导人进行督促检查，
强化指挥控制）；辅助方式相近；辅助
要求相近。
差异之处：参谋辅助的层次差异，授权
方式上的差异。
第二节财务辅助的异同
相同之处：参谋建议活动中的财务辅助，
撰拟文稿中财务辅助，受权理事中的财
务辅助，筹办会务中的财务辅助，对领
导人公务旅行的财务辅助。
差异之处：
1、财务辅助范围的差异
2、财务辅助程
度的差异，我国专职秘书大多是根据财
务部门提供的数据资料辅助决策，西方
的专职秘书既要参与操办组织与银行的
业务往来，又要承办领导个人与银行的
有关事宜，西方领导人通过其秘书加对
财务管理的控制。3、财务辅助要求的差
异，4、财务辅助手段的差异，5、财务
辅助在办文中的差异，6、财务辅助机密
性差异，中国的对机密财务管理较少，
西方在财务辅助方面涉及机密十分广
泛。
财务辅助范围的差异具体体现：一是要
协助领导人处理银行业务，包括经常填
写支票、处理存款、支付账单、准备领
导活动所需的各种经费、具体办理各种
投资业务等。二是协助领导人进行各种
现金交易，如了解现金收入状况和盈亏
状况、筹备和处理备用金、管理领导人
活动基金和信用卡、记录领导活动费用
使用的情况。三是协助领导人处理工资
管理事宜，如提供各种工资处理的有关
数据、了解国家及有关主管部门对工资
处理的新的规定和要求、协助领导人了
解工资总额的变化及工资净额、了解员
工的收入记录等。四是协助领导人按规
定在一年中不同时期填写工资纳税表，
包括联邦税存款单（美国）、雇主季度
联邦纳税申请表、工资和税收表、雇员
免税证明确，协助处理主工资入税，以
及协助主管做各种税务记录，协助处理
所得税、销售税、财产税以及税务活动
中的律师业务、董事会议和向税务专家
的咨询等活动。由于西方纳税情况是秘
密性的，填写和处理各种税务表格的事
务往往是领导人的专职秘书（或私人秘
书）负责。领导人的专职秘书要细心认
真地操办这方面的事务。五是配合财务
部门处理有关财务报表。如果供办公成
本数据，并要求参与编制办公预算；与
财务人员配合，编制损益表、资产负债
表、顾客对账单及公司年度报告等。六
是协助领导人及财务部门处理公司债券
事宜等。
第三节领导人旅行安排的异同
相同相近之处：一根据领导人外出目的
拟定计划，二是协助领导人确定随行人
员名单，三是准备领导人外出活动的文
件资料，四是外出活动的物质准备，五
是记录领导人旅途的活动情况，六是做
好必要的宣传报道。
领导人旅行安排的差异之处：旅行目的差异；旅行区域上的差异；安排组织者上的差异；注意事项上的差异。
我国领导人的专职秘书为其领导人旅行进行具体安排和提供随行服务，主要指的是领导人的公务旅行，包括领导人外出考察、调研、会谈、开展其他公务等；一般人不包括领导人的私人旅游观光和探亲访友。
第十二章中外秘书职业环境比较
第一节秘书工作环境的异同
宏观环境影响之比较
宏观环境：各国政治、经济、历史、文化等因素构成的社会环境。
中观环境影响比较
中观环境：组织管理体制、权力运行方式、秘书的组织环境等。
通过上述比较，我们不难看出我国以党政公务秘书为主体的秘书理论与实践，与西方以私营公司秘书为主体的秘书理论与实践之间的差异性，以及以东方悠久的官治式吏员文化发端的中国秘书活动，与西方资本主义雇佣文化发端的公司秘书活动的差异性。
微观环境影响比较
微观环境指：秘书开展其业务的具体人际环境，主要包括秘书与领导班子、领导人的人际关系，与机关各部门工作人员的关系及具体交往的组织内外公众的关系等。
环境变化影响比较
环境影响比较分析
第二节秘书工作的职业化的异同
一、中外秘书性活动产生的共同基础：人类群体活动的需要
二、中外秘书性活动作用的共同这处：都是社会管理不可缺少的环节
三、中外秘书的工作职业化的异同
1776年，美国独立战争时期，华盛顿身边已配备了秘书官职。1789年法国资产阶级大革命后，西方政府机构中已设置了秘书官职，有了官方秘书，随之也出现了私人秘书。1793年前后，法国雅各宾党人专政时，其省领罗伯斯庇尔就使用了私人秘书。1804年，拿破仑也使用了秘书。此时，配备秘书已成为领袖人物的时尚，竞相效仿，以配备秘书为荣，而有人也以做显赫人物的秘书为荣。
我国有现代意义的“秘书”的出现，受欧美发达国家的影响。1912年元月，我
国第一个资产阶级民主政权——孙中山
先生主持的南京临时政府根据《中华民
国临时政府组织法大纲》的规定，在总
统府设立了秘书处。各部和各省部督府
也设立了秘书机构和配备了秘书人员。
四、中外秘书工作职业化有益于现代管
理系统
现代职业化的秘书活动与历史上官吏性
秘书活动的显著区别，一是秘书活动范
畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛
存在于一切社会管理活动乃至一切重要
的社会生产实践和科学文化活动中。二
是秘书有了办文、办会、办事，综合处
理信息资料，推行日常公务等特定的职
业内容；有了秘书职业技能培养教育体
系和资格考核体系；有了指导秘书从实
践的秘书工作理论系统和秘书行业协
会、学会，还有国际性秘书行业组织。
这是官吏性秘书时代所不具备的。三是
秘书辅助活动是非权力性服务活动，起
到参谋助手、综合协调、沟通联络、分
忧代劳等作用；四是秘书活动的目的是
服务于领导得或主事者并提高其工作效
率，在服务的有效程度中体现自身的劳
动价值；五是秘书必须根据领导者或主
事者的需要决定自己的工作重点和活动
方式。
第三节女性从事状况的异同
中外秘书职业对从业者性别要求的异同
2、西方对秘书性别的要求
西方女性更适合从事秘书职业表现在：
首先，女性的一般特征比较适应秘书工
作的职业特征。任何职业都有其区别于
其他职业的特殊性，而心理学研究证明，
不同的性别规定了个人的行为、性格、
感情等一般特征的差异性。因此，西方
有不少职业出于本身的特征而对任职的
性别做出相应的规定，以便使任职者的
一般特征适合职业特征的需要。作为一
种职业，秘书工作本身具有一些特殊的
性质，如服务性、辅助性、机要性、综
合性等，但其中最突出也最重要的是辅
助性和服务性，在相当程度上可以说秘
书工作首先是一种辅助和服务性职业，
因为秘书工作的全部内容和根本目的说
到底是为雇主或领导者提供综合公务辅
助和服务。相地于男性而言，女性工作
比较耐心细致，行为比较文雅谨慎，性
格比较温柔和顺，感情比较细腻丰富，
并富有同情心和人情味，所以比男性更
适宜从事辅助和服务性职业。
其次，女性的打字天赋具有一定优势。
19世经70年代发明的字母是打字机，是
“文化史上继造纸术和印刷这后的第三
项重要文化工具的发明”。而据国外职
业培训专家和心理学家的测定，女性的
手指灵巧程度大大超过男性。男女分别
打字实践也证明，女性的击键打字能力
远远胜过男性。既然女性具有打字的天
赋，而秘书工作又离不开打字，所以“打
字的发明，为青年女性从事办公室工作
创造了一种机会和需求，因为人们很快
就发现女性特别适于担任秘书工作”。
西方男女不平等对从事秘书工作的影响
西方男女不平等在就业问题上主要表现
在两方面：一西方不少职业至今仍然是
男性的世袭领地，女性，即使完全具备
任职资格也难以涉足，女性就业既然没
有广泛的选择余地，她们只得大量涌入
包括秘书、护士、教师在内的少数几种
职业，二在西方，即使是从理论上讲男
女都可以从事或担任的职业、职位，同
职不同酬的现象十分普遍。
西方现代女性的从业特征：西方女性一
生的就业生涯呈现出M型时间特征，即
女性的就业时间分为两个阶段，第一阶
段是从学校毕业参加工作开始至结婚为
止，第二阶段从婚后所育孩子上学开始
至接近或达到退休年龄为止。
第十三章中外秘书选用及素质培养
比较
第一节素质标准的异同
一、中外秘书素质标准
我国秘书素质标准主要内容：政治素养
方面要政治坚定、思想敏锐、忠诚积极、
遵纪守法，品德修养方面要有坚韧不拔、
无私奉献、能当诤友；知识素养方面要
有较深厚的理论知识、较高的政策水平、
扎实的基础知识；技能修养方面要有较
强的文字表达能力、一定的口头发达能
力、较强的出谋划策能力；在生理和心
理素质方面要顽强自信、理智冷静、善
自我调节、身体健康等。
西方秘书素质标准内容：准备经理外出
联系的通信稿；总计签署和寄发一些行
政函件；撰写讲话稿、备忘录或报告、
代经理审阅；撰写供发表的文章；校其
他人准备和打印好的副本；查找参考资料中经理希望得到的情报；从各种资料中摘取情况供经理参考；筹办协商和会议，并提醒经理们记住这些会议上他们应尽的职责；主动参加某些会议，有时甚至主持一些会议；负责管理和培训一名以上的其他雇员；为公司选择和推荐需要购置的办公设备和器材。
二、中外秘书素质标准特征
我国秘书人员的素质标准体系全面、系统，要求偏于理想化，有浓重的政治色彩，特别强调秘书活动的规范性、整体性。这也与我国秘书工作的政治性强的基本特征是一致的。
西方秘书素质标准与秘书工作实务更为紧密，立足于“实际如此”。
中外秘书素质标准的融合
我国秘书素质如何与国际接轨：一是面对我国秘书理论与实践的实际，具体分析哪些是我国秘书文化中的民族性精华，哪些已不适应现代秘书工作实际或不符号国际交往的要求。把诸如守职守纪、敬业安分、务实求真、诚恳友善、直言劝谏、自强自重等良好的素质传统继承发扬，把那些过高的要求或脱离实际的东西加以摒弃；二是针对我国国际交往的现实需要和未来发展的要求，借鉴西方发达国家的秘书素质体系，吸取其合理部分和国际交往惯例，国际合作与交流的有关法规、要求及礼仪，文电往来，会谈、会见程序方法和交际艺术等，纳入和充实到我国现有的秘书业务技能和素质系统中去；三是根据现代管理和办公自动化的需要，加强我国秘书人员的知识素质、能力结构；四是随着管理实践的发展和现代领导对秘书辅助需要的变化，不断有针对性地调整和强化我国秘书人员的素质结构，动态调整和制定新的素质标准，使秘书的素质标准更加贴近不断发展的秘书工作实践，并在实践中发挥重要的指导作用。
秘书素质标准是对秘书活动主体提出的知识、能力、气质、人格、作风等方面的要求，是秘书生活主体主观方面素质的标准化反映。它必须与秘书活动客体——秘书工作和秘书活动环境形成有机契合，符合秘书工作和秘书活动环境的需要，并随秘书工作和秘书环境的发展而调整、发展。第二节人才选用标准的异同
选用办法的异同分析：相同之处就是选
用秘书时都要经过慎重的考核。不同的
是我国各社会组织选用秘书大多从组织
内部成员中选择或从大中专一中选用，
采取的方式主要是组织对适合人员的单
向考查和选择。西方大多是向社会公开
招聘，从素质、能力、学历、发展机会
等多方面考查应聘者，应聘者也可以工
作待遇、工作环境、发展机会等方面了
解招聘单是否符合自己的求职要求。二
是西方国家强调双向选择，便于秘书人
员主动谋求施展才华的机会，很少出现
学非所用，用非所长、工人不安心的现
象。三是西方国家采取公开招聘竞争方
式，求职者有充分展现学识的机会，招
聘者可防止用人不当之弊。
选用标准的异同：
文字处理能力、综合办公室能力是各国
选用秘书的共同要求。美国《韦氏秘书
手册》在谈到“基本能力和必备知识”
时指出，“秘书是所有行业中第一流的
文字处理能手。流畅的语言，对秘书来
说，不仅在转述上同等重要。能够娴熟
使用电话，给其他雇员以清晰的指示”。
“准确无误地撰拟和处理信函，从容优
雅地会见宾客和陌生人”。
第三节培养体制的异同
我国秘书培养体制：“师傅带徒弟”的
方式，好处是联系实际，边学边用。
局限性是：老秘书的知识和经验各有不
同，因而传授给新秘书的业务知识和技
能有很大的随意性和局限性，与现代秘
书工作科学化、规范化的要求相悖。二
是培养量少，很难适应社会需求。
西方国家秘书概况
美国国家秘书协会（现在称“国际专职
秘书协会”）设立了“秘书专业证书”
（CPS）项目，由专门学校主持考试并发
给证书。考试合格者，可以获得行政管
理专业证书，可在信头或自己署名后缀
C.A.MP字样。
CPS考试包括：技能、技术、知识三个方
面，大体范围一是人际关系原则，自知
程度，对下级，同事和上级的理解，个
人的基本需和动机，二是日常公务中涉
及到的法律原则，三是实用经济学及管
理原则，事务操作过程诸要素，五是信
息过理的有效程度，六是现代秘书工作
基本程序。
第四节中法高级秘书培养的异同：
在法国，已故总统戴高乐尽管是行伍出
身，由于秘书工作很少有人一辈子干到
底，而有很大的流动性，所以他考虑到
建立一种有竞争性的教育体制，形成“秘
书——文官——中高级官员”一体化的
干部培养模式。1945年10月，担任法国
临时政府主席的戴高乐将军签署了一项
法令，筹办法国国立行政学院。其宗旨
是：全力培养从秘书做起的国家管理人
才。具体的目标则是，培养出一批优秀
的领导人才，建立科学的、富有活力的
培养程序，摒弃法国历来的行政机构愚
腐、官僚习气严重的弊端，达到在国家
行政管理机构中树立新风尚、新秩序的
目的。
相比而言，我国对培养一般秘书人才与
培养高级秘书人才没有区别开来，是起
点较低，数量较大的培养模式。高级秘
书人才要从一般秘书人员或其他工作人
员中择优挑选。这样的培养模式，注重
了从实践中选拔高级秘书人才，但周期
较长，而且没有形成对高级秘书人才进
行专门化培养的体制。因此，物色年轻
的、受过专门职业训练的高级秘书人才
比较困难。
法国国立行政学院培养高级秘书人才是
高起点、小批量的培养模式，是以专门
培养高级秘书进而择扰培养中高级行政
官员为目的的。这种培养模式，把培养
一般秘书人才与培养高级秘书人才区分
开来，有利于培养更年轻的高级秘书，
这比较符合秘书的职业特点；同时，这
种“秘书——文官——中官级官员”一
体化的培养模式，合理利用了秘书是领
导的近身助手，参与领导实践活动比较
多，便于学习领导工作方法、领导艺术
和形成全面思考问题、进行决策、指挥
等领导科学知识的职业优势。这种教育
模式，对培养优秀的中高级年轻官员，
是有积极意义的。
教学模式不同：
法国国立行政学院的教学与其他高校不
同。该校在第一年不在课堂上课，而把
学生分派到各级行政机构去担任见习行
政人员。这种独特的教学方法，真正遵
循了“实践——理论——实践”的原则，
学习的知识扎实，动手能力和理论水平
能够使学生在在校期间得到有效的提高，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出高级秘书人才。
成长途径与环境区别：
我国秘书专业的毕业生，大多要从一般办事员干起。一是因他们大部分尚不具备干重要秘书工作的实际能力；二是因为“论资排辈”的传统的困扰。
总体来说，法国国立行政学院对“秘书——文官——中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制，理论密切联系实际的教学方式等，有很多是值得我们借鉴的东西。这不仅对秘书人才培养分出层次，以满足不同管理级别的需要，而且为高级秘书人才和中高级行政官员的年轻化，找到了一条有效的途径。这对我国高级秘书人才和各级管理人才年轻化问题，在培养教育模式方面是有参考价值的。
第五节中德外事秘书培养的异同
中德外事秘书培养目标的异同：
随着德国经济、科技实力的迅速提高，其职业教育已从“工艺型”、“技能型”向“高科技脑力型”方向发展。德国公民已开始逐渐脱离笨重体力劳动的行列，培养“白领阶层”的“欧洲秘书”成为该国解决女青年就业问题的一个重要手段。他们从1985年就开始着手运作，说服文科中学（相当于我国的重点中学）高中毕业的女学生及家长，改变报考一般大学的打算，进入大学附设的“欧洲秘书”培训班，进行两到两年半的职业培训。
比较之下，中德两国外事秘书人才培养目标均与本国的发展战略紧密联系在一起。我国外事秘书人才教育由培养为政治和行政服务的党政机关外事秘书，逐渐转向为经济和管理服务的企业外事秘书；而德国则从培养为本国社会各阶层服务的秘书逐渐转向培养欧洲通用型秘书和驻外企业秘书。
中德外事秘书培养教育模式的异同
德国“欧洲秘书培训班”在教学中引进了择扰，淘汰的竞争机制。他们把整个培训时间划分为三个阶段。第一阶段为半年，培养掌握一般秘书工作知识、技能，严加考核，不允许补考。不合格者，一律淘汰，失去继续深造和出国求职的机会，但可在国内低层次秘书工作岗位去谋求就业。第二阶段是“欧洲秘书预
备班”，时间为一年，强化训练英、法
及其他欧共体用语言，同时学习德语文
书，信函处理技术、办公自动化设备使
用技术等。学习结束后，由全德“欧洲
秘书协会”及“国际贸易协会”两方面
联合考核，发给证书，过关者进入第三
阶段，也就是“欧洲秘书强化班”，又
称“外语秘书班”学习。被第二阶段淘
汰者，发给“普通秘书”证书，可在国
内就业或在国外自谋职业。进入“欧洲
秘书强化班”，也就是第三阶段后，再
学习一年时间，主要课程学习欧共体各
国的经贸用语、日常会话及历史、文化、
民俗、世情方面的基本知识，同时以西
班牙语作为第三外语强化训练，达到要
求经考核合格者，发给国家认可和欧共
体各国承认的“欧洲秘书证书”，可在
欧共体各国顺利就业。
德国欧洲秘书教育除了分三阶段培养的
择优外，在开设课程上也很有特色。对
作为“选修课”的实践性技术操作课程，
如速记、打字、办公计算机程序处理以
及外语的口语、笔译却格外重视，每门
选修课都有确定指标，速记每分钟最少
达到120个音节，打字每分钟200-220
键。在语言能力上，英语要求学习了7
年以上的证书，法语要求有学习了5年
以下的证书，加上德语，可以说“初通
三国语言”才能进入“欧洲秘书培训班”。
进校以后，对外语采取缺啥补啥，进行
强化训练，要求英语或法语的口述同步
打字，每分钟不得少于150键才能过关。
德国“欧洲秘书培训班”招生对象是“清
一色的女生”，符合“秘书职业女性化”
的新趋势。
我国采取的是一般学历教育模式，成批
招收，成批毕业。
第十四章
第一节中美秘书工作比较
我国秘书的定义（看法）：秘书是指党
政机关、社会团体和企业事业单位中从
事文字和行政事务为主，直接为领导服
务的综合性办公人员。其工作有辅佐性
和公务服务性。
美国则强调“起到行政助理作用”，并
明确提出“秘书实际上处于负责人的地
位”，并要“委派更多的责任”和“要
授予更多的执行权力”。可见，两国秘
书在管理系统中的地位与权责是有差异
的。我国实行集体领导制，主要领导者
周围有数目不少的副职领导和各位职能
负责人。秘书只是领导群体的综合性公
务服务人员。而美国管理组织中主要领
导人的权力比较集中，其秘书人员大多
只对主要领导人个人负责。由此，秘书
往往为其领导分担执行性管理事务和被
授予部分责任和权力。中美秘书的这种
差异，正在缩小。随我国机构改革，不
少组织减少了副职，由秘书承担起“行
政助理”的任务。
中美秘书职能差异的历史渊源与现实基
础
我国现代秘书理论与实践是由我国古代
政权机构中的官僚和吏员办文办事、辅
助统治者的秘书性活动的经验和理论发
端的。我国20世纪80年代初兴起的当
代秘书学则是以党政机关秘书工作为主
要研究对象逐步形成发展的。秘书性活
动以撰制与办理文书档案、辅佐最高统
治者为主要标志。古代秘书史上记载的
秘书性人物，大多是有一定权力和职位
的官吏，其秘书性活动与封建国务管理
密不可分。
美国现代秘书工作及其理论，可以说形
成于19世纪末20世纪初兴起的科学管
理，是大机器生产发展到一定程度，公
司经理们对纷繁的管理事务难以独胜其
劳迫切需要近身助手的产物，秘书是商
品经济发展到一定阶段为弥补管理者精
力、智能和时间等方面的不足而专设的
综合辅助性办公人员。
通过比较分析，可以说，由于我国秘书
工作及其理论带有治世理政的严密性、
规范性和承继性，美国秘书工作及其理
论带有与经营管理相适应的多样性、效
率性和机变性。
第二节中英秘书工作比较
英国“秘书”的含义有三个层次：一是
主事者身边公务服务人员和办事助手；
二是非盈利社团中义务操办日常事务的
负责人；三是政府官员。由于历史背景
和社会发展道路的不同，我国古代秘书
官吏向现代秘书演化也与英国有所不
同。首先，我国古代秘书官吏没有能与
英国对那样同步三个方面的演化，而最
先发展的是公务组织机关领导人的助手
——公职秘书，也就是党政机关、企事
业单位的秘书。
现代行政秘书之比较
英国国家系统的“秘书”，是国家管理系统的一种职位，按其政府人事行政管理制度，分为两类：一类是政务官、一类是事务官。前者指名为秘书，实为部长或官员。后者指行政执行层次的官员，包括政务部以下的各级官员，其任务是按政府决策处理日常公务，这些事务是职业化、常任制的，不与内阁共进退，在政府各部的政务官员，即部长（国家秘书）的领导下执行日常行政管理事务。这些普通行政人员分为四级：一是行政级，包括次长、司长、副司长、助理司长、科学等，其职责是辅助部长和协助领导机关制订、草拟政策法令，联系操办和协调各级行政事务，负责机关内行政人员的考核与监督；二是执行级。这是指中下层干部，其职责是对次要的提案进行初步审查分级。这是指中下层干部，其职责是对次要的提案进行初步审查分析，解决和处理行政公务中可能出现的问题，主持次要工作的进行等等；三是文书或办事员级，主要任务是按一定法规、指示处理具体事务，按照具体格式准确记录、回答问题及统计资料；四是打字、资料和计算机操作级。这一类大多是雇佣的女性工作人员，主要从事抄写、打字、计算机统计、接电话等工作。
我国秘书人员与秘书工作的内涵：我国的国务院部长、副部长等官员不包含在秘书的范围内，他们是秘书工作服务对象，二我国各级政府的秘书长虽然也带有秘书二字，但发球政府官员的行列，一般不能等同于秘书，三是我国的办公室主任，副主任，秘书处长，科长等的职能是对领导机关日常公务的全面协调管理及对机关秘书工作的具体管理和指导，四是我国秘书的工作职能没有严格的等级划分。
比较之下，英国的常务秘书在某些方面相当于我国的秘书长的职权，在决策中发挥信息综合和运筹策划作用，但我国秘书长不是常任制的，往往和行政首长一样换届更替。从保持行政的连续性和政策的承继性来看，英国的常务秘书能起到特殊的作用。第三节中日秘书工作比较
日本秘书工作更多的是个体秘书活动方
式，虽然也有综合性办公部门，但日本
秘书著作大多论述的是秘书个体活动。
第四节中苏秘书工作比较
中苏秘书工作机构的异同：苏联大机关
设“办公厅”，中国大型机关也设办公
厅，不同的是我国的办公厅一般设有“调
研处”或“政策研究室”，近几年又设
了“信息处”、“公关接待处”等机构。
第十五章中外秘书管理比较
第一节秘书参与管理的异同
中外秘书收集处理管理信息的异同
相同相近之处具体体现在以下方面：
①理论依据的相同之处。中国和西方秘
书信息工作，都是依据现代信息论、系
统论、控制论等现代科学原理。各国秘
书工作中，都十分重视信息的客观真实
性、时效性、目的性、可传递性、共享
性等特征；注重各类管理信息的政策性、
机密性、系统性、动态发展性等，以便
科学合理地为领导工作服务。
②基本性质的相近之处。因此，秘书信
息工作一是具有服务性。二是从属性。
三是广泛性。四是综合性。五是时效性。
③基本环节的相近之处。中外秘书信息
工作都有信息的收集整理、传递、反馈、
存储和提供利用等基本环节。
④基本方法的相近之处。一是反映在信
息工作各环节的操作方法有相近之处。
二是反映在获取信息的方法上。中外秘
书都注重借助各种信息网络获取信息。
三是反映在信息综合分析的方法上。中
外秘书在信息综合分析中，都注重分类
分析和综合归纳，注重运用系统分析法、
逻辑分析法、动态分析法、纵向比较分
析法、横向比较分析法、计划完成程度
分析、静态平均数分析、数据预测方法、
平均发展速度规则法、指数平滑法、季
节预测法、专家意见法等分析研究方法。
四是反映在信息处理的基本手段上。五
是反映在信息开发利用的方法上。
差异之处：信息网络构架上的差异；开
发利用方式的差异；调查获取信息的侧
重点的差异。
我国秘书工作中比较侧重典型调查，蹲
点调查是颇有中国特色的一种调查方
式。这种调查不仅有利于深入具体地了
解到可靠的一手材料，而且有利于密切
干部与群众的关系培养调查者的吃苦耐
劳精神。
西方国家秘书在运用调查手段获取信息
时，往往侧重于运用民意测验即问卷调
查方式。调查者根据调查目的和要求设
计调查问卷或调查表，发给被调查者填
写，然后根据收回的调查问卷或调查表，
进行统计、分析。
中外秘书管理协调的异同
相同相近之处：领导者对协调重视相近，
秘书协调的地位相近，秘书协调的主要
内容相近；秘书协调的主方式相近。
中外秘书协调的地位相近。中外秘书都
是其领导者身边的综合辅助者，秘书协
调都处于辅助地位。无论处理哪一方面
的协调事务，秘书都不能自作主张地采
用发号施令的方式，秘书没有法定的指
挥权力。因此，秘书协调往往是在领导
授权的范围内进行，往往是向协调对象
进行信息沟通、理性说服，以消除或缓
解矛盾纠纷，恢复协调状态。中外秘书
协调都带有非权力支配性特征。中外秘
书工作的职能范围相当广泛，既有自身
的业务工作，又有领导人交办的事项；
既有组织内部的办公、办会、办事等活
动，又要与组织外部各相关方面联系与
沟通，一旦遇到失调现象，都要根据组
织利益目标和领导意图进行协调。秘书
的具体工作职责中大多没有具体规定其
协调的范围，但若遇到有关失调现象，
都要根据领导工作的需要尽到自己的协
调责任。中外秘书协调都具有非职责限
定性。
中外秘书协调的地位差异之处：一是协
调环境的差异之处；二是协调依据的差
异之处，中外秘书协调都要以组织利益
目标和领导意图为依据。而我国秘书协
调过程中，还要充分地把握政策法规依
据、组织原则依据、纪律规范依据等。
我国秘书协调对重大问题的协调，强调
在领导者授权后并在领导的指导下进
行，强调协调者必须提高政策法规水平，
强调秘书协调中工作行为的规范性。
西方国家社会管理中也注重依法管理，
但政府对经济和管理事务仅在宏观调控
方面比较注重，在微观方面干预比较少
的情况下，秘书协调更具灵活性。美国
和西欧的秘书人员，在领导不在时，可以相机处理比较重要的事务，可以协调一些比较重要的矛盾和问题。秘书在领导不在场的情况下，秘书按领导一贯的工作方式和思路代表领导进行协调，被认为是秘书展现才干、取得领导者赏识的极好机会。日本在这方面则控制较为严格，未经领导人认可秘书不得擅自处理和协调问题；三是协调的侧重点的差异，西方国家秘书协调，更侧重于使用电话、接待来访者以及处理人际关系方面的协调。
中外秘书协助领导安排日程的异同
相同相近之处：目的的相近，依据与原则相近，基本环节相近。
中外秘书协调领导安排一般要遵循以下原则：一是必须围绕领导工作中心，突出重点。领导人的工作在不同时期、不同阶段，有不同的工作中心和重点。二是必须建立有关制度，做到领导日程安排规范化。也就是要根据领导人的分工范围，明确规定哪一类公务活动应该由哪些领导人参加，哪些公务活动不安排领导人参加，避免出现随意性。三是必须注重实施。要避免和克服形式主义，避免一般性活动过多面分散领导精力，干扰领导人的主要工作。四是必须征求领导人的意见，并由领导人最后审定，决不能由秘书及秘书部门包办代替。
在我国，领导人活动安排中，特别强调整个领导成员活动安排的协调有序性。要保持领导成员之间的沟通不能中断；要保持机关日常事务有领导成员主持；要尽可能保持领导成员的办公会议全额到会等等。西方国家领导人活动安排，虽然也比较注重上述方面，便更强调领导人活动的灵活性。如日本公司的总经理要外出参加社会公共活动，公司的会议就必须延期，这样一来，有关部门或出席会议的其他负责人的活动安排也必须作相应的更改。
差异之处：安排领导活动内容上的差异，群体与体的差异，注重事项上的差异。完成领导交办事项的异同
相同相近之处：一是扮演角色相近，中外秘书都要完成领导人随机交办的工作任务，都扮演领导机关或领导人代表的角色。二是任务范围相近，在领导人职权范围内的事务，只要领导人认为有必要而且秘书能够完成的事务，都能授权
书秘书去完成。三是授权方式相近，一
般都是经过领导人授权。四是基本要求
相近，都必须认真仔细地听取领导人的
指示和命令，并要求边听边记录摘要。
中外授权方式的相近之处。中外秘书完
成领导交办事项，一般都要经过领导人
授权。其相近之处：一是确定性授权，
即领导人将任务的内容、处理的目的、
要求、步骤和办法都在授权时明确地向
秘书指出，秘书只要按照领导人的明确
指示去办理，就能完成领导交办的事项。
如果秘书在完成任务的过程中需要对领
导指示进行调整和改变，必须向领导请
示，在得到领导的认可后才能调整，不
能擅自做主。二是弹性授权，即领导人
指出授权范围、处理原则；而具体的处
理程序和处理办法，由秘书人员自行处
理。这是对有一定工作能力和经验的秘
书采用的授权方式，秘书必须具有一定
灵活便通能力并能准确把握处理问题的
原则。三是不确定授权，即领导人只指
出要解决的问题，让秘书全权去处理。
在处理问题的原则，使用权力的大小、
处理程序和具体办法上，领导人都不作
规定，由秘书人员自行做主，领导人只
要求问题得到圆满的解决。这种授权方
式是领导人对其秘书工作能力、忠诚程
度高度信任的体现。秘书在处理这类事
务时更要全身心地投入、高度认真负责、
周密仔细地去圆满地完成工作任务，决
不能辜负领导人的信任和希望。
无论是确定性授权，还是弹性授权和不
确定性授权，都是针对具体工作任务而
委授的一次性代行权力。特定的交办任
务完成之后，这种委授的权力就自行消
失，若再次遇到同类问题，未经领导人
授权，秘书不得自行处理。这是对秘书
的临时授予代行领导权与职能分工的权
力分配的根本区别。
中外秘书完成领导交办事项的差异之
处：一是交办事务内容的差异，体现在
私人事务上和机密性事务上。二是接受
交办事项时承诺的差异，三是交办方式
的差异。
第二节秘书工作管理的异同
秘书工作管理主要包括：对秘书人中央
气象台选拔、录用、考核、流动、素质
培养、教育、报偿激励等内容。
中外秘书机构管理的相同相近之处：对
秘书机构管理的高度重视相近，二是秘
书机构的主要任务管理相近。
相异之处：秘书机构设置的差异，二是
职能范围的差异，三是指导体制的差异。
中外对秘书劳动成果认定和激励的异同
相同相近之处：①影响秘书劳动成果的
要素相近。秘书劳动成果的价值，要受
其主观因素的制约。秘书的个人素质、
工作作风、技术水平、责任感和敬业精
神等主观因素对秘书劳动成果的价值大
小起着关键性作用。而领导的信赖程度、
工作指派的合理程度、各方面合作配合
程度、组织气候和人际关系状况等客观
环境条件，对秘书劳动成果的影响，特
别是领导人信赖程度的影响，比其他职
业要大得多。由于秘书的职业特点，社
会关系方面的软件环境影响，要比物质
的硬件环境影响更大。
从职能地位来看，中外秘书处于领导工
作的辅助地位。而辅助地位上有广泛的
领域和多级层次。
从职能范围来看，秘书总体上是为领导
工作服务，领导工作需要他做什么就做
什么，而领导者对秘书工作的指派往往
根据其对秘书的信任程序和对秘书能力
的评价来决定。在领导信任程度高、秘
书能力强的情况，秘书公务辅助工作范
围可以与领导活动的范围相契合；
从取得劳动成果的方式来看。由于秘书
工作对领导工作的从属单位，和秘书部
门处于决策层与执行层的中介位置，其
劳动成果对客观软环境条件的依赖性要
大于其职能工作。
②秘书劳动成果难以准确测定的相似这
处。③秘书获取劳动成果的途径和客观
效应的相似心之外。中外秘书获取有效
的劳动成果有多种途径。按工作内容分，
可从参谋建议、协助管理和事务服务三
种途径取得劳动成果。
2018年自学考试《中外秘书比较》试题及答案
2018年自学考试《中外秘书比较》试题及答案一，中外秘书比较的基本内容 1，有关生产历程的比较2，有关现实状况的比较3，有关发展趋势的研究 二，在中外秘书比较中主要使用的具体研究方法有 1比较研究方法2 系统研究方法3 文献研究方法 三，在中外秘书比较中，抓住重点，必须抓住以下方面 1 纵向历史发展比较的关节点 2 横向现实状态比较的对应点 3 只能活动比较的特征点 四，简答原始时期的秘书性活动的归纳起来，有以下几个方面 1 听下言纳于上，受上言宣于下的纳言活动 2 原始的信访活动 3原始会务活动 4 记言记行的史官活动 5占卜预测吉凶的巫祝活动 6出现了原始文书 五，古希腊古罗马与中国相比，秘书性活动萌生也有某些相同之处 1 秘书向活动萌生均处于青铜使用和畜牧业有一定发展水平的原始社会和原始社会向奴隶制社会发展的时期 2 秘书性活动是在具有影响的历史文明中孕育萌生的
六，题目同上，不同之处 1 我国原始社会秘书性活动萌生要早于古希腊和古罗马 2 我国秘书性活动的萌生和后世的发展，主要受本土历史文化发展的影响，而古希腊和古罗马的秘书性活动在不同程度上借鉴和融合了外来文化，特别是东方古国的文化 3 我国原始秘书行活动萌生对后世的秘书性活动的影响比较清晰，而古希腊和古罗马的原始秘书性活动对后世的影响比较模糊七，东方古国文书的内容有哪些 1 宗教文书 2 国王纪年文书 3 经济文书 4 军事和外交文书 5 法典文书 6 科技文化文书 八，简述古希腊的文书档案有哪些 1 题铭文书 2 神庙文书 3 王国文书 九，简述商代的国家秘书性工作也比夏王朝有了发展，所谓六太指什么? 1 太宰，是商王的近身助手，总管庶和机要 2 太史，负责起草商王命令，发布文告，近似国王的秘书长 3 太宗，负责宗庙祭祀事宜 4 太祝，主持礼仪会务 5 太卜，掌管占卜并记录占卜情况 6 太土，承办敬神事物 十，简述按照文书的载体分，商王朝的文书科分为哪些? 1 甲骨文书 2 金文文书 3 简牍文书
浅论中外秘书存在的差异
浅论中外秘书存在的差异 中文系宁海娇 指导教师孔秋叶 摘要 中西方秘书的发展都有较长的渊源，但由于中外在经济基础、政治制度、科技发展水平和传统观念等方面的差异，中外秘书也存在着一定的差异，中国秘书的文化背景主要是行政文化占主导地位并对管理文化有制约作用，西方秘书的文化背景主要是管理文化影响行政文化。中国秘书的教育目标随着社会主义市场经济的逐步完善而不断调整，课程设置侧重于学科体系的系统性、理论性和完整性，考核方式传统单一。西方秘书教育目标针对性强，秘书培养市场化，在课程设置上注重职业技能，考核内容职业化特点较强。工作方面，中外秘书也存在着一定差异。总之，中外秘书在文化背景、教育理念、课程设置、考核方式、工作方面等方面呈现出各自的特色。通过中外秘书之间的比较研究，重点在于阐明我给秘书与国外秘书的差异，有助于我们借鉴国外先进经验，对我国今后秘书事业的发展有所启示。 关键词：中外秘书；差异；启示
英文题目 ABSTRACT Secretary of western development has a long history, but because the Chinese and foreign in economic basis, political system, the development level of science and technology and the traditional concept of the difference of the respect such as foreign secretary, also there are some differences, Chinese secretary cultural background is mainly administrative culture is dominant and the management culture have restrict action, Western secretary the cultural background is the main management culture influence on administrative culture. Chinese secretary education goals along with the gradual perfection of socialist market economy and the continuous adjustment, the curriculum focuses on subject system of theories, and integrity, examination mode of traditional single. The Secretary of education goal of targeted, Secretary of culture market, the courses are based on occupation skill appraisal content, occupation characteristic strong. Work, foreign secretary also exists certain differences. In conclusion, foreign secretary in the cultural background, the concept of education, curriculum, assessment, work and show their own characteristics. Through the comparative study between the foreign secretary, mainly to explain my secretary and foreign secretary to the difference, is helpful for us to draw lessons from foreign advanced experience, to our country future secretary career development enlightenment. KEY WORDS: foreign secretary ；difference；enlightenment
中外秘书比较
Chapter One 2、秘书工作：秘书和秘书机构为领导工作服务，处理机关日常事务， 完成领导交办任务，对提高领导工作效率起辅助作的工作。 3、中外秘书比较的目的： 4、秘书性工作的时代性 变化： 5、中外秘书比较的基本内容： (1)为适应国际交往的需要。 （1）领导视野的拓展与 秘书工作； （1）有关产生、发展历程的比较。 (2)为适应现代管理和领导活动的需要。 （2）管理要素的拓展与 秘书工作； （2）有关现实状况的比较。 (3)为适应我国秘书理论与实践发展的需要。 （3）权力运用的主动性 与秘书工作； （3）有关发展趋势的研究。 4、秘书人员如何协助领导高效行使权力： 法纪严明是提高管理效益的基础。 （1）要了解组织运转中的关键部位、关键环节。 （2）要善于把握带有倾向性的动态。 （3）虚心听取群众意见，做领导的耳目，高度重视关系到群众根本利 益的问题并向领导反映。 5、中外秘书比较必要性体现在： 工作实践比较研究的必要性： （1）可以更加系统地吸收外国特别是西方发达国家秘书工作有益经 验，为我国社会主义市场经济发展服务。 （2）可以更加深入地认识秘书工作的基本职能和本质属性，提高我 国秘书人员的素质。 （3）可以对我国传统秘书工作方法进行扬弃，发扬优良的民族传 统，丢弃消极的东西，形成符合我国社会发展需要的秘书工作体系。 秘书理论比较研究的必要性： （1）有益于借鉴西方发达国家秘书理论有益部分，适应我国社会主义 市场经济体制的发展。 （2）促进中外秘书理论的融合。 6、中外秘书比较的主要方法： 7、中外秘书比较的内容： 8、学习中外秘书比较的要点： (1)系统研究法; (1)纵向历史发展比较的关节点; 理清脉络; 点线结合; (2)比较研究法; (2)横向现实状态比较的对应点; 相关理解; 主动思考; (3)文献研究法; (3)职能活动比较的特征点; Chapter two
最新7月全国自考中外秘书比较试题及答案解析
…………………………………………………………精品自学考试资料推荐………………………………………………全国2018年7月自考中外秘书比较试题 课程代码：00527 一、单项选择题(本大题共25小题，每小题1分，共25分) 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1.中外秘书工作比较的目的在于() A.提高实际工作效率 B.找出异同点 C.发现优劣 D.推进秘书理论 2.古代用A形和B形线形文字刻写泥板文书的国家是() A.中国 B.古埃及 C.古希腊 D.古罗马 3.西欧发展广泛的市民教育，开办各种普通学校和大学是在() A.10世纪到11世纪 B.12世纪到13世纪 C.14世纪到15世纪 D.16世纪到17世纪 4.在封建社会中国与欧洲宗教活动中的秘书性工作的宗旨均是() A.传播教义 B.办理教务 C.宣扬封建道德 D.拓展教会组织 5.封建社会欧洲城市公证人及办文辅助者是() A.官方司法人员 B.官方执法人员 C.社会自由职业者 D.工商实业界人士
6.严从简根据明王朝与各国交往文书档案编写的著作是() A.《星槎胜览》 B.《殊域周咨录》 C.《瀛涯胜览》 D.《西洋番国志》 1 …………………………………………………………精品自学考试资料推荐……………………………………………… 7.近代中外企业秘书工作相似的方面主要表现在() A.服务对象 B.管理体系 C.秘书与主管的关系 D.规范程度 8.西方社会秘书提出参谋建议的基本价值取向是() A.个人升迁和加薪 C.下级人员的信赖B.同事间的良好合作 D.上级领导的认同 2 …………………………………………………………精品自学考试资料推荐……………………………………………… 9.单纯从公文语言风格上看，特别强调准确、简明、庄重和规范的国家是()A.中国B.美国 C.俄国 D.英国 10.中外秘书文书撰拟最基本的要求是() A.优美形象的笔触 B.简洁明快的文风 C.准确表达组织和领导意图 D.秘书有自己的观点
2020年7月全国自考中外秘书比较试题及答案解析.docx
??????????????????????精品自学考料推荐?????????????????? 全国 2018 年 7 月高等教育自学考试 中外秘书比较试题 课程代码： 00527 一、单项选择题(本大题共 25 小题，每小题 1 分，共 25 分 ) 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1．中外秘书比较研究中，概括程度最高的研究方法是（） A ．辩证唯物方法 B ．系统研究方法 C．文献研究方法 D ．调查研究方法 2．远古医学、数学、天文等方面的知识和经验，最早记载于我国的（） A ．简牍档案中 B ．纸质档案中 C．金石档案中 D ．缣帛档案中 3．秦汉时的封禅秘书性人员筹办的是（） A ．民间宗教活动 B ．国家祭典活动 C．宗教祭祀活动 D ．地方祭典活动 4．“唐三省”中负责皇命文书封驳的是（） A ．中书省 B ．门下省 C．尚书省 D ．秘书令 5．法国“宪典宝库”保管的是（） A ．王国政务文书档案 B ．城市工商文书档案 C．教会教务文书档案 D ．封建庄园文书档案 6．清代掌管少数民族事务和外交事务的机构是（） A ．蒙古房 B ．宣政使司 C．理藩院 D ．布政使司 7．清代记述海外诸国及国内各民族的史籍是（） A ．《大清一统志》 B ．《皇清职贡图》 C．《殊域周咨录》 D ．《瀛涯胜览》 8．中外秘书性活动产生的共同基础是（） A ．领导活动的需要 B ．秘书活动的需要 1
??????????????????????精品自学考料推荐?????????????????? C．管理活动的需要 D ．人类群体活动的需要 9．电话记录的最后一行应写明（） A ．电话要找的人的姓名 B ．记录者姓名 C．来电时间 D ．来电内容 10．政治、历史、文化等因素构成了秘书工作的（） A ．宏观环境 B ．中观环境 C．微观环境 D ．国际环境 11．我国秘书人员素质标准要求偏重于（） A ．行业性 B ．操作性 C．理论性 D ．理想化 12．与西方国家相比，我国对秘书人员的任用传统上一般是（） A ．组织选派 B ．公开招聘 C．毕业分派 D ．领导人任命 13．我国秘书专著教材中对秘书素质标准的提出，大多着眼于（） A ．实际如此 B ．应该如此 C．领导要求 D ．理论要求 14．法国国立行政学院培养秘书人才的模式是（） A ．低起点、大批量 B ．高起点、大批量 C．低起点、小批量 D ．高起点、小批量 15．从职务地位看，中英两国古代秘书均是最高统治者身边的（） A ．生活服务者 B ．低级官员 C．高级官员 D ．决策者 16．与我国相比，西方国家秘书业务指导体制更侧重于（） A ．秘书行业协会指导 B ．秘书学会指导 C．直接领导指导 D ．上级组织指导 17．美国现代秘书工作及其理论形成于（） A ． 18 世纪早期 B ．18 世纪末期 C． 18 世纪末 19 世纪初 D ．19 世纪末 20 世纪初 18．日本 C·B·S 资格考试每年的考试时间是（） A ． 3 月和 5 月 B ．7 月和 9 月 2
4月中外秘书比较自考试题(1)
2011年4月中外秘书比较自考试题 全国2011年4月自考 中外秘书比较试题 课程代码：00527 一、单项选择题(本大题共25小题，每小题1分，共25分) 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1.研究中外秘书工作及其环境的结构、层次、要素、相互关系和变化规律，宜采用( ) A.个案研究法 B.系统研究法 C.文献研究法 D.历史研究法 2.在中外秘书比较中，要抓住纵向历史发展的( ) A.关节点 B.中介点 C.对称点 D.等时点 3.在“君权神授”观念的影响下，中外奴隶制国家秘书性工作均带有一定的( ) A.神秘色彩 B.宗教色彩 C.政治内含 D.风俗内含 4.原始社会重要的秘书性人员，被称作宗教秘书性活动的始祖的是( ) A.孔甲 B.仓颉
C.巫祝 D.史官 5.与欧洲相比，我国宗教活动中秘书性工作一般( ) A.不介入世俗社会生活 B.对全社会均能产生影响力 C.与官方保持密切往来 D.十分注重为皇室服务 6.在封建社会，中国与欧洲国家宗教活动中的秘书性工作的宗旨是( ) A.传播宗教教义 B.宣扬宗教权威 C.发布国家号令 D.解释经典思想 7.与欧洲相比，我国封建社会承担富商家族的秘书性工作的主要是( ) A.随从 B.专职秘书性人员 C.管家 D.专职师爷 8.唐代设立的政事堂，为“三省”的( ) A.上级机构 B.下级机构 C.平级机构 D.集体议事处 9.在明代地方政权机关布政使司内设立的秘书机构有经历司、照磨所和( ) A.理问所 B.典籍厅 C.稽察房 D.行人司 10.在明代既是中央总的收文机关，又参与商议朝廷大政的中央高级秘书机构是( ) A.六科 B.通政司
2011年7月自考真题中外秘书比较
全国2011年7月自学考试中外秘书比较试题 课程代码：00527 一、单项选择题(本大题共25小题，每小题1分，共25分) 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1.梳理中外秘书历史发展的线索有利于把握中外秘书比较的( ) A.历史坐标 B.现实尺度 C.实践状况 D.客观标准 2.中外秘书工作比较中的错误 ．．做法是( ) A.全面比较 B.系统比较 C.专项比较 D.孤立比较 3.我国最早的公务文书汇编是( ) A.《尚书》 B.《史记》 C.《诗经》 D.《周易》 4.古希腊负责专门刻写泥板文书的秘书性人员称作( ) A.文书 B.司书 C.巫祝 D.秩宗 5.对春秋战国及两汉时期的秘书性官吏的价值观、道德观及文化水平提高有极大影响的是 ( ) A.道教 B.佛教 C.儒学 D.神学 6.相比而言，已具备成熟配套的封建社会秘书性工作管理制度的是( ) A.古希腊 B.古代欧洲 C.古埃及 D.古代中国 7.封建社会中国与欧洲宗教秘书性工作相同的指导思想是( ) A.宗教教义 B.天赋人权 C.众生平等 D.修身齐家 8.就秘书工作的发展而言，为欧洲古代官吏型秘书性工作向社会化职业化近现代秘书工作发展打下了基础的是( ) A.宗教组织秘书性活动 B.欧洲城市秘书性工作 C.封建领主秘书性活动 D.王国政权秘书性工作 9.就秘书性工作的渊源而言，西方国家机关秘书性工作的来源是( ) 第 1 页
A.城市秘书性工作 B.封建领主秘书性活动 C.王国秘书性工作 D.工商秘书性活动 10.在明代，六科协助皇帝分别稽核所对口部的事务，并负有的职能有：侍从、规谏、补阙和( ) A.编纂 B.稽查 C.拾遗 D.催办 11.太平天国公文传递的专门机构是( ) A.诏书衙 B.疏附衙 C.承政衙 D.案牍衙 12.在秘书人员构成上，晚清权臣及地方大员大量使用( ) A.参议 B.知事 C.幕僚 D.应接员 13.决定秘书参谋辅助活动的总体方向的是参谋辅助的( ) A.功利目标 B.客观环境 C.衍生价值 D.效益预测 14.随着时代的发展，将成为中外秘书资料工作发展方向的是( ) A.剪报资料 B.百科全书资料 C.类工具书资料 D.电脑信息资料 15.被中外作为实现会议预期目的、保证会议质量的基础性工作的是会议的( ) A.领导工作 B.秘书工作 C.服务工作 D.后勤工作 16.下列关于领导办公室的整理的说法中，不符合 ．．．中国情况的是( ) A.把领导者的办公室作为机关最重要的地方 B.妥善处理电话和来访，以减少领导者办公时受到意外的干扰 C.主要是为领导办公室服务 D.在领导需要范围内，为领导个人服务 17.在文字材料的归属上，西方国家对于领导人使用过的文献资料( ) A.属于组织所有 B.离任时移交给继任的领导人 C.属于个人所有 D.以组织名义捐献给图书馆 18.秘书与其领导班子、领导人的人际关系，与机关各部门工作人员的关系及与具体交往的组织内外公众的关系，构成了秘书工作的( ) A.宏观环境 B.中观环境 C.微观环境 D.社会环境 19.中外秘书性活动产生的共同基础是( ) A.人类群体活动的需要 B.社会分工合作的要求 第 2 页
中外秘书比较资料
单项选择题 1.1．领导者、主事者身边综合办理日常事务的参谋助手是（A）。A．秘书B．办事员C．信息员D．秘书机构 1.2．秘书工作是为领导工作服务，起的作用是（D）。A．主导作用B．辅助作用C．沟通作用D．协调作用 1.3．在国际交往事务中，秘书是各级各类领导者的重要（B）。A．策划者B．参谋助手C．合作伙伴D．支持者 1.4．中外秘书比较的目的在于（D）。A．对我国传统秘书工作方法进行扬弃B．为了推动我国秘书理论与实践的发展C．加强国际交流与合作D．提高秘书素质水平和实际工作效率 1.5．比较研究法从总体上采用的是（A）。A．综合比较法B．对比研究法C．系统研究法D．简单比较法 1.6．比较研究法从局部看大量使用的是（C）。A．全面比较法B．系统研究法C．对比研究法D．文献研究法 1.7．在中外秘书历史发展进程的比较研究中主要采用（B）。A．横向比较研究B．纵向比较研究C．个案比较研究D．综合比较研究 1.8．在中外秘书工作现状的比较研究中，主要采用（A）。A．横向比较研究B．纵向比较研究C．个案比较研究D．综合比较研究 1.9．就外部环境而言，对秘书工作影响最大的是（C）。A．宏观环境B．中观环境C．微观环境D．人际环境 1.10．在中外秘书现状比较中作为重点研究内容的是（A）。A．国家宏观环境因素B．中观环境因素C．微观环境因素D．行业环境 1.11．中外秘书比较作为一门课程，它是（B）的分支。A．现代管理学B．秘书学理论C．心理学D．教育学 1.12．秘书学作为一门应用科学，学习和研究的目的在于（D）。A，实践B．掌握C．理解D．应用 1.13．秘书不仅要熟悉我国和交往国的有关法规和办事程序，而且要熟悉有关（A）。A国际惯例B．国际法规C．国际准则D．国际交务事务 1.14．要发挥辅助作用，秘书人员必须熟悉国外信息运作的方式和外国秘书（C）的手段。A．信息反馈B．信息检查C．信息处理D．信息研究1.15．秘书工作是为社会实践特别是（C）服务的。A．领导者B．秘书机构C．社会管理D．市场经济 1.16．我国秘书体制是从半殖民地半封建的自然经济和新中国成立后的（A）的社会基础上形成的。A．计划经济B．市场经济C．社会经济D．资本经济 1.17．在具体职能活动的方式、过程、效果的比较研究中，还要采用（D）比较研究的方法。A．纵向B．横向C．综合D．个案 2.1．秘书工作产生于（B）。A．国家和文字出现之前B．国家和文字出现之后C．结绳记事时期D．原始社会 2.2．人类社会秘书活动的源头在（A）。A．原始社会B．奴隶社会C．国家出现之后D．文字出现之后 2.3．不属于东方奴隶制国家文书内容的是（D）。A．宗教文书B．经济文书C．法典文书D．题铭文书 2.4．在四大文明古国中，原始秘书性活动萌生时的形态为后世了解的内容较多的是（D）。A．古埃及B．古印度C．古巴比伦D．中国 2.5．原始社会秘书性活动萌生对后世秘书性活动的影响比较清晰的是（A）。A．中国B．古希腊C．古罗马D．古巴比伦 2.6．对古罗马的秘书性工作影响较大的一部古希腊书是（A）。A．《预言书》B．《希腊波斯战争史》C．《古代社会》D．《遇难船故事》 2.7．不属于夏王朝使用的文书是（D）。A．《甘誓》B．《09征》C．《汤誓》D．《秦誓》 2.8．我国最早的公务文书汇编本是（A）c A．《尚书》》B／周剔C．《汤誓》D．《夏书》 2.9．开始有国家秘书性机构太史寮的朝代是（B）。A．夏B．商C．西周D．东周 2.10．巫史分工是在（B）。A．夏朝B．商朝C．西周D．东周 15.18．在我国与西方的现代管理中，都把信息当作一种重要的资源，当作（C）生产力。A．科技型B．精神型C．知识型D．文化型 15.19．西方不少管理学家，实业家提出了（B）就是协调的命题。A．信息B．管理C．决策D．组织 15.20．中外秘书协调的主要方式是（A）的协调方式。A．求同存异B．优异求同C．优同求异D．求异存同 15.21．我国秘书工作一贯侧重于（D）等主要职能活动中的协调。A．财务辅助B．管理协调C．沟通咨询D．办文办会办事 15.22．中外秘书完成领导人不办事项的任务范围均（B）确定的限制。A．有B．没有C．授权D．决策 15.23．（A）任务范围是中外秘书按领导指示完成交办事项的相近之处。A．弹性的B．灵活的C．保密的D．准确的 15.24．中外秘书完成领导交办事项，一般都要经过领导人（D）。A．批示B．指示C．监督D．授权 15.25．我国秘书机构的业务指导主要是依靠（C）的指导。A．社会舆论B．领导者C．自卜而下D．处下而上 多项选择题 1.1．秘书在领导者、主事者身边综合办理的日常事务有（ABCDE）。A．办文办事办会B．沟通信息C．协调事务D．完成交办事项E．提供跟踪综合公务服务 1.2．中外秘书比较主要研究的内容有（ABCDE）。A．中外秘书性活动产生的比较研究B．秘书性活动历代发展比较研究C．中外现代秘书的参谋、协调、信息沟通等职能比较研究D．中外现代秘书业务工作内容与方法的比较研究E．中外秘书与领导关系的比较研究 1.3．中外秘书比较研究的目的在于（ABC）。A．为适应国际交往的需要B．为适应现代管理的领导活动的需要C．为适应我国秘书理论与实践发展的需要D．为适应知识经济的需要E．为适应市场经济的需要 1.4．我国秘书工作的优良传统有（ABCD）。A．忠诚B．安分C．直言D．务实E．讨好上司 1.5．中外秘书比较的基本内容是（ABC）。A．发展历史比较B．现实状况比较C．发展趋势研究D．社会环境比较E．会务工作比较 1.6．对秘书工作产生影响和制约的是（ABCDE）。A．社会生产力水平B．资源状况C．自然和人文环境D．政治体制E．文化氛围 1.7．中外秘书工作的现实状况主要指的是（ABCDE）。A．秘书工作的主体与客体及其关系状态B．秘书工作职能、环境、规范、程序和方法C．秘书知识、能力的要求、培养模式、秘书组织机构、管理模式及人员流动D．秘书办文办事办会的基本流程、特征E．秘书信息处理。综合协调及参谋辅助 1.8．中外秘书比较的主要方法有（ABC）。A．比较研究方法显系统研究方法C．文献研究方法D．辩证唯物主义方法E．历史唯物主义方法 1.9．在中外秘书历史发展的研究中，有关秘书活动的材料散见在（ABE）。A．历史著作中五档案材料中C．诗词歌赋中D．戏剧作品中E．历史著作和档案材料中 1.10．中外秘书比较的重点在于（ABC）。A．纵向历史发展比较的关节点B．横向现实状态比较的对应点C．职能活动比较的特征点D．主体与客体比较的关联点E．事物之间比较的联系点 1.11．学习中外秘书比较的要领在于（ABCD）。A．理清脉络B．点线结合C．相关理解D．主动思考E．学以致用 1.12．中国秘书比较通过（ABE）的比较研究，促进我国秘书理论与实践的发展。A．纵向B．横向C．综合D．个案E．要素和系统 1.13．分权和授权后，秘书的（BCD）工作就显得尤为重要。A．信息处理B．信息反馈C．督促检查D．调查研究E．辅助和服务 1.14．中外秘书比较的内容，主要侧重（ABC）。A．有关产生发展过程的比较B．有关发展趋势的研究C．有关现实状况的比较D．有关社会环境的比较E．有关会务工作的比较 2.1．秘书性工作人员是领导者身边（ABCDE）。A．协助收集情况的助手B．操办日常事务的助手C．记载有关活动的助手D．草拟文稿、处理文书的人员E．办文办会办事的辅助人员 2.2．黄帝身边的史官是（ABC）。A．仓颌B．沮诵C．孔甲D．炎帝E．蚩尤 15.20．秘书机构下专门负责处理经常性事务的有（ACE）。A．会务科、档案资料室B．研究室、调研室C．信息科、文书科D．接待科、信访室E．咨询中心ZI．中外秘书获取劳动成果的途径，按工作内容分有（ABC）。A．参谋建议B．协助管理C．事务服务D．生活照顾E．贴近领导 15.22．在事务服务中，秘书接待来客、处理来信、上传下达、对外交际等，可以产生（CDE）。A．服务效应B．决策效应C．中介效应D．沟通效应E．公关效应 15.23．中外秘书劳动成果认定的相同之处是（ABC）。A．影响秘书劳动成果的要素B．秘书劳动成果难以准确测定C．秘书获取劳动成果的途径和客观效应D．秘书劳动成果领导和群众认定E．对秘书劳动成果，终极效果认定与综合认定 15.24．中外领导都将管理协商作为与（ABCDE）同等重要的管理环节。A．决策B，计划C．组织D．指挥E．控制 15.25．中外秘书协调都要以（AD）为依据。A，组织利益目标B．人际关系C．信息服务D．领导意图E．实事求是 15.26．西方国家秘书协调侧重于（ABC）方面的协调。A．使用电话B．接待来访者C．处理人际关系D．办文办会办事E．财务辅助 填空题 1.1．秘书工作是人类（管理文化）和（领导文化）的有机组成部分，并受着不同时空范围内的物质文化和精神文化的影响和制约。 1.2．各国秘书工作的内容、特征的形成和演进，离不开本国的经济基础和领导管理体制、人文环境等上层建筑的影响，也同时受着不同程度的（国际文化交融）的影响。 1.3．中外秘书比较作为一门课程，它是（秘书学理论）的分支。 1.4．中国秘书比较通过纵向和横向、（要素和系统）的比较研究，促进我国秘书理论与实践的发展。 1.5．作为各级各类领导者身边的辅助者的秘书和秘书机构，其办理（国际交往事务）、提供对外事务方面公务服务的水平，对领导者的国际交往活动有着不可低估的影响。
4月中外秘书比较自考试题(3)
2013年4月中外秘书比较自考试题 全国2013年4月中外秘书比较自考试题 一、单项选择题（本大题共25小题，每小题1分，共25分）在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其选出并将“答题纸”的相应代码涂黑。错涂、多涂或未涂均无分。 1．从局部来看，中外秘书比较研究中大量使用的研究方法是 A．辩证唯物法B.系统研究法 C.综合研究法 D.对比研究法 2．汉穆拉比法典产生于 A．古罗马B.古埃及 C.古希腊 D.古巴比伦 3．中世纪中国与欧洲宗教秘书性工作对世俗社会生活的态度是 A．都全面干涉B.都不干涉 C.中国干涉较深 D.欧洲干涉较深 4．“唐三省”中，掌握朝廷日常行政事务的是 A．中书省B.门下省 C.尚书省 D.匦使院 5．在明代，出纳帝命、草拟诏诰谕敕、奉陈规诲、东宫讲
读、典藏御笔文书、档案的机构是 A．内阁B.礼部 C.吏部 D.户部 6.1911年清廷成立责任内阁，主要的秘书机构是 A．承宣厅B.承政厅 C.机要厅 D.文档厅 7．决定秘书工作成效的关键是 A．领导者的性格B.领导与秘书之间的主辅配合关系 C.秘书的性格 D.秘书的能力 8．中外秘书文书撰拟最基本的要求是 A．优美的笔触B.简洁、舒畅的文风 C.忠实、准确地表达领导和组织意图 D.秘书要有自己的观点9．中外秘书做会议记录的基本原则是 A．摘要记录B.快速记录 C.完整记录 D.如实记录 10．西方秘书与领导者之间信任关系产生的基础是 A．组织关系B.个人人际关系 C.上下级关系 D.亲属关系 11．在收集积累信息资料的方法上，我国秘书比较注重的方法是 A．民意测验B.统计调查 C.典型调查 D.问卷调查
中外秘书比较问答题答案
秘书 领导人主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会，沟通信息，协调事务，完成领导交办事项，提供跟踪综合公务服务的参谋助手。 儒家思想对中国古代秘书性人员的影响。 儒家的入世、经世、读书做官、修身齐家、治国平天下的思想观念，对封建社会秘书有极大影响，特别是对秘书性官吏的价值观、道德观、文化水平的提高产生积极作用。 现代职业化秘书活动与古代官吏性秘书活动的区别。 1.范围扩大了 2.职能增加了 3.变现出辅助性，非权力性 4.在为领导服务中体现自身价值 5.根据领导要求决定工作重点和工作方式。 中美两国秘书基本内涵的异同。 1.同：秘书为领导服务、决策与执行中上传下达、处理文书档案和行政事务 2.异：我国偏重于综合性公务服务，美国强调行政助理作用；我国秘书是领导群体的综合性服务人员，美国秘书只对主要领导个人负责。 、 秘书工作 秘书和秘书结构为领导工作服务，处理组织管理机关日常事务，完成领导交办事项，促进提高领导工作效率，起辅助作用的公务服务工作。 秘书工作中观环境 组织管理体制，权力运行方式，秘书的组织环境。 秘书工作宏观环境 由各国政治经济历史文化等因素构成的社会环境。 秘书的微观环境 秘书开展业务的具体人际环境，包括秘书与领导班子领导人的人际关系，与机关各部门工作人员的人际关系，具体交往的组织内外公众的关系。 { 中外秘书工作环境影响比较分析对我们的启示。 1.社会环境对秘书工作环境的影响是巨大的，是基础性的和根本性的。不同环境的国家和地区的秘书工作有各自不同的特点，作为应用科学的秘书理论只有植根于本国社会实践的厚实泥土，才能有无限的生命力。 2.在秘书工作改革和秘书理论研究中，不能妄自菲薄，全盘否定自己，也不能妄自尊大，把别人说得一无是处，要以实事求是的客观态度，保持自己的特色，取长补短，适应本国和国际环境。 3.我国秘书工作理论与实践适应环境的任务比西方国家更难更重，我国秘书界要加倍努力，锐意进取。 4.我国秘书理论与实践要立足现实，面向未来。 5.随着国际经济科技文化交流合作与竞争，我国秘书理论与实践和国家接轨是必然趋势，我国秘书界要尽快做好准备。 中外秘书工作环境政治因素影响的差异。 1.我国公民在政治制度人人平等，保证秘书与领导人格上平等。 2.西方秘书是老板的雇员，领导与秘书是雇用关系。 国际交往中秘书工作的主要内容。 1.国际交流中的秘书工作 2. 国际合作中的秘书工作 3. 国际竞争中的秘书工作。 当代日本秘书工作的主要内容。 1.照料领导人日常生活 2.环境管理 3.日程管理，办公事务 4.来客接待，会议安排，应答电话，上下沟通 5.协助主管，处理突发事件。
中外秘书比较问答题答案
秘书0504.31 领导人主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会，沟通信息，协调事务，完成领导交办事项，提供跟踪综合公务服务的参谋助手。 儒家思想对中国古代秘书性人员的影响。0404.46 儒家的入世、经世、读书做官、修身齐家、治国平天下的思想观念，对封建社会秘书有极大影响，特别是对秘书性官吏的价值观、道德观、文化水平的提高产生积极作用。 现代职业化秘书活动与古代官吏性秘书活动的区别。0904.37 1.范围扩大了 2.职能增加了 3.变现出辅助性，非权力性 4.在为领导服务中体现自身价值 5.根据领导要求决定工作重点和工作方式。 中美两国秘书基本内涵的异同。0904.39 1.同：秘书为领导服务、决策与执行中上传下达、处理文书档案和行政事务 2.异：我国偏重于综合性公务服务，美国强调行政助理作用；我国秘书是领导群体的综合性服务人员，美国秘书只对主要领导个人负责。 秘书工作0904.32 秘书和秘书结构为领导工作服务，处理组织管理机关日常事务，完成领导交办事项，促进提高领导工作效率，起辅助作用的公务服务工作。 秘书工作中观环境1004.34 组织管理体制，权力运行方式，秘书的组织环境。 秘书工作宏观环境1007.34 由各国政治经济历史文化等因素构成的社会环境。 秘书的微观环境0404.44 秘书开展业务的具体人际环境，包括秘书与领导班子领导人的人际关系，与机关各部门工作人员的人际关系，具体交往的组织内外公众的关系。 中外秘书工作环境影响比较分析对我们的启示。0404.51 1.社会环境对秘书工作环境的影响是巨大的，是基础性的和根本性的。不同环境的国家和地区的秘书工作有各自不同的特点，作为应用科学的秘书理论只有植根于本国社会实践的厚实泥土，才能有无限的生命力。 2.在秘书工作改革和秘书理论研究中，不能妄自菲薄，全盘否定自己，也不能妄自尊大，把别人说得一无是处，要以实事求是的客观态度，保持自己的特色，取长补短，适应本国和国际环境。 3.我国秘书工作理论与实践适应环境的任务比西方国家更难更重，我国秘书界要加倍努力，锐意进取。 4.我国秘书理论与实践要立足现实，面向未来。 5.随着国际经济科技文化交流合作与竞争，我国秘书理论与实践和国家接轨是必然趋势，我国秘书界要尽快做好准备。中外秘书工作环境政治因素影响的差异。0504.38 1.我国公民在政治制度人人平等，保证秘书与领导人格上平等。 2.西方秘书是老板的雇员，领导与秘书是雇用关系。 国际交往中秘书工作的主要内容。1007.36 1.国际交流中的秘书工作 2. 国际合作中的秘书工作 3. 国际竞争中的秘书工作。 当代日本秘书工作的主要内容。0404.48 1.照料领导人日常生活 2.环境管理 3.日程管理，办公事务 4.来客接待，会议安排，应答电话，上下沟通 5.协助主管，处理突发事件。 近现代中外秘书工作发展的相同点。0704.36 1.秘书工作机构更为健全 2.内容更为丰富 3.制度更为周密规范 4.效率有所提高 5.国家秘书工作人员的来源更为广泛5.从业人数大为增长。
全国2011年4月高等自学考试中外秘书比较试题及答案
全国2011年4月自学考试中外秘书比较试题及答案 课程代码：00527 一、单项选择题(本大题共25小题，每小题1分，共25分) 1.研究中外秘书工作及其环境的结构、层次、要素、相互关系和变化规律，宜采用( ) A.个案研究法 B.系统研究法 C.文献研究法 D.历史研究法 2.在中外秘书比较中，要抓住纵向历史发展的( ) A.关节点 B.中介点 C.对称点 D.等时点 3.在“君权神授”观念的影响下，中外奴隶制国家秘书性工作均带有一定的( ) A.神秘色彩 B.宗教色彩 C.政治内含 D.风俗内含 4.原始社会重要的秘书性人员，被称作宗教秘书性活动的始祖的是( ) A.孔甲 B.仓颉 C.巫祝 D.史官 5.与欧洲相比，我国宗教活动中秘书性工作一般( ) A.不介入世俗社会生活 B.对全社会均能产生影响力 C.与官方保持密切往来 D.十分注重为皇室服务 6.在封建社会，中国与欧洲国家宗教活动中的秘书性工作的宗旨是( ) A.传播宗教教义 B.宣扬宗教权威 C.发布国家号令 D.解释经典思想 7.与欧洲相比，我国封建社会承担富商家族的秘书性工作的主要是( ) A.随从 B.专职秘书性人员 C.管家 D.专职师爷 8.唐代设立的政事堂，为“三省”的( ) A.上级机构 B.下级机构 C.平级机构 D.集体议事处 9.在明代地方政权机关布政使司内设立的秘书机构有经历司、照磨所和( ) A.理问所 B.典籍厅 C.稽察房 D.行人司 10.在明代既是中央总的收文机关，又参与商议朝廷大政的中央高级秘书机构是( ) A.六科 B.通政司 C.诰敕房 D.内阁 11.1861年，清政府成立“总理各国事务衙门”，其内设司掌文书工作的秘书机构是( )
中外秘书比较试题
中外秘书比较试题 一、单项选择题(本大题共25小题，每小题1分，共25分) 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1．中外秘书差不多上领导者的（） A．随从附庸 B．雇用人员 C．参谋智囊 D．近身助手 2．中外秘书比较中，对国别秘书工作总体状况阻碍最大的环境要素是（） A．宏观环境 B．中观环境 C．微观环境 D．人际环境 3．晚清时期，负责外交部与驻外使馆间往来公文寄送的机构是（）A．电报处 B．文报局 C．机要股 D．翻译房 4．我国国家机关领导人的专职秘书属于（） A．私人秘书 B．私职人员 C．公务秘书 D．兼职秘书 5．德国欧洲秘书培训班第三时期的学习时刻是（） A．半年 B．一年
C．一年半 D．两年 6．中英两国古代最高统治者把秘书官吏操纵在（） A．决策的位置上 B．辅佐的位置上 C．私人服务位置上 D．生活服务位置上 7．与中国秘书相比较，美国秘书大多只对（） A．要紧领导个人负责 B．领导群体负责 C．社会公众负责 D．组织负责 8．领导人只指出要解决的咨询题，让秘书全权去处理的授权方式是（） A．一样授权 B．确定性授权 C．弹性授权 D．不确定性授权 9．封建社会早期中国与欧洲宗教活动中的秘书性工作（） A．均按宗教程式进行 B．中国不按宗教程式进行 C．均不按宗教程式进行 D．欧洲不按宗教程式进行 10．中外秘书性工作撰拟公文采纳纸张为载体的时刻（） A．大体同时 B．中国最早 C．英国最早 D．法国最早
11．清代设理藩院专门掌管（） A．民族和外交事务 B．文书事务 C．朝延礼仪 D．满族旗务 12．下列工作中，不属于明代内阁职责的是（） A．治理六部 B．参与机务 C．充当皇帝顾咨询 D．草诏及出纳帝命 13．阻碍西方社会文书语言风格的要紧因素是（） A．西方社会的行政文化 B．西方社会的宗教情结 C．西方社会的商业文化 D．西方社会的心理特点 14．下列工作中，在西方一样由秘书负责具体操办的是（） A．会议进程的治理 B．分发集体照照片 C．安排来宾住宿 D．督导会议登记 15．西方秘书代表组织和领导人考核求职者时可（） A．询咨询求职者的某些隐私 B．提与工作无关的好奇性咨询题 C．代表领导人许诺 D．用录音录像记录面试情形 16．中外领导人的专职秘书撰拟文稿在内容上，具有对特定领导人职权范畴的（） A．超越性 B．从属性
中外秘书比较研究
中外秘书比较研究 [摘要]我国秘书教育兴起于上个世纪八十年代初，由于适应了改革开放的发展趋势以及时代的要求，呈现出一种蒸蒸日上、发展迅猛的势头。这期间，不少高等和中等职业院校，纷纷建立了秘书专业，有了一批专业化的教师队伍，出版了一大批秘书专业教材，为社会培养出了大批的各种急需的秘书人才。在秘书职业教育的理论和实践方面进行了可贵的探索。尽管如此，较之发达国家，我国秘书专业教育起步较晚，并且受根深蒂固传统教育思想影响较深，一个体现时代精神并与世界接轨的现代秘书教育体制尚未真正建立 起来。因此我们有必要系统考察发达国家秘书职业环境和秘书职业教育，进行比较分析，借鉴西方发达国家的成功经验，建立起具有中国特色的科学规范的现代秘书教育制度。 [关键词]秘书秘书职业环境职业能力 对中国和国外秘书职业环境和职业教育进行比较研究，是当前秘书教育理论研究必须要面对的一个关键课题。我国秘书教育肇兴起于上个世纪八十年代的，顺应改革开放的时代背景蓬勃发展。此间，很多高等院校和中等职业院校，纷纷建立了秘书专业，培养了一支专业化的教师队伍，出版了大量秘书专业教材，在秘书职业教育的理论和实践方面进行
了弥足珍贵的探索。时至今日，秘书职业教育在发展中遭遇瓶颈：国内严峻的就业形势使得大量非秘书专业的学生加入秘书工作岗位的竞争，秘书职业的专业教育优势难以凸显；各类高等院校的秘书专业定位不清，过分注重学科体系的完整性，缺乏对职业能力的培养与训练；中职院校学生基础知识环节薄弱，缺乏职业成长和提升的潜力；社会对秘书职业的认识存在误区，学生对秘书专业选择的无奈和就业过程中的眼高手低造成秘书专业的尴尬定位。由此，秘书专业教育的改革势在必行，我们迫切需要建立一个能够体现现代秘书职业精神并且具有成长潜力的、分层次的、多元化的职业秘书教育体系。各国秘书职业深深植根于各国的经济基础，浸润着各国的领导管理体制、人文环境等上层建筑的要素同时深受不同程度的国际文化交融的影响。以更加开放的视角观察分析国外尤其是西方发达国家的秘书职业环境与颇具特色并具有成功示范效应的秘书职业教育将为我国的秘书专业教育理论与实践提供更为广泛的思路。 一、中外秘书职业环境比较 （一）中外对于秘书的职业定位具有很大的趋同性 “国际秘书联合会”对秘书的界定是：秘书应是主管人员的一位特殊助手：她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内
中外秘书比较
Chapter One 2、秘书工作:秘书与秘书机构为领导工作服务,处理机关日常事务,完成领导交办任务,对提高领导工作效率起辅助作的工作。 3、中外秘书比较的目的: 4、秘书性工作的时代性变化: 5、中外秘书比较的基本内容: (1)为适应国际交往的需要。 (1)领导视野的拓展与秘书工作; (1)有关产生、发展历程的比较。 (2)为适应现代管理与领导活动的需要。 (2)管理要素的拓展与秘书工作; (2)有关现实状况的比较。 (3)为适应我国秘书理论与实践发展的需要。(3)权力运用的主动性与秘书工作; (3)有关发展趋势的研究。 4、秘书人员如何协助领导高效行使权力: 法纪严明就是提高管理效益的基础。 (1)要了解组织运转中的关键部位、关键环节。 (2)要善于把握带有倾向性的动态。 (3)虚心听取群众意见,做领导的耳目,高度重视关系到群众根本利益的问题并向领导反映。 5、中外秘书比较必要性体现在: 工作实践比较研究的必要性: (1)可以更加系统地吸收外国特别就是西方发达国家秘书工作有益经验,为我国社会主义市场经济发展服务。 (2)可以更加深入地认识秘书工作的基本职能与本质属性,提高我国秘书人员的素质。 (3)可以对我国传统秘书工作方法进行扬弃,发扬优良的民族传统,丢弃消极的东西,形成符合我国社会发展需要的秘书工作体系。 秘书理论比较研究的必要性: (1)有益于借鉴西方发达国家秘书理论有益部分,适应我国社会主义市场经济体制的发展。 (2)促进中外秘书理论的融合。 6、中外秘书比较的主要方法: 7、中外秘书比较的内容: 8、学习中外秘书比较的要点: (1)系统研究法; (1)纵向历史发展比较的关节点; 理清脉络; 点线结合; (2)比较研究法; (2)横向现实状态比较的对应点; 相关理解; 主动思考; (3)文献研究法; (3)职能活动比较的特征点; Chapter two 1、人们把国家的产生与文字的产生,作为秘书工作产生的两个必要条件与基础。 2、秘书工作基本属性就是近身综合辅助性。 4、人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期,部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。 魁普:古秘鲁印加印第安人用打结的绳子统计人口、记录土地疆界,作为部落标记,传达命令表示宣战、记载刑法、墓志等。 早期奴隶制阶段:公元前四千年左右,古代东方的原始社会制度开始解体,一些地区的原始公社开始演化成为奴隶制国家。 国库文书档案:古罗马贵族元老院、百人团会议、市议会所形成与拥有的公务文件档案,因其保存处与罗马国库在一起而得名。 统一国家文书档案:平民与贵族联合成自由公民后,平民的文书档案与贵族元老院的文书档案均移到统一的文书档案馆集中保管而得名。 5、黄帝设置六相,辅助自己分管各方面的事务。黄帝身边的史官:仓颉、沮涌、孔甲。 6、原始社会时期的秘书性活动内容: (1)听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动。 (2)原始信访活动。 (3)原始会务活动。原始会议的组织操办就是我国秘书会务工作的源头。 (4)记言记行的史官活动。黄帝时期,就有了仓颉、沮诵、孔甲等充当史官。 (5)占卜吉凶的巫祝活动。可以说巫祝就是宗教秘书活动的始祖。 (6)出现了原始文书。 7、原始文字就是最早萌生原始秘书性工作的基础性条件。 8、简述中国原始秘书性活动与外国的不同之处: (1)中国原始秘书性活动大多可以为后世所了解,而外国的原始秘书性活动却大多湮(yān)灭。 (2)中国原始秘书性活动的一些方法至今影响着当代的秘书活动,而外国的的原始秘书活动对当代的影响极小。 (3)中国的原始文字演化为现代中国汉字,古文书也有明显的承继关系;其她古国的文字与文书大都失传了。 9、东方古国文书的内容: (1)宗教文书 (4)军事外交文书 (2)经济文书 (5)国王纪年文书 (3)法典文书 (6)科技文化文书 汉穆拉比法典:就是迄今已发现的、古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律,对后世有较大的影响。 伊文斯根据泥板文书书写比较规范统一、字迹清晰等特点分析,古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员“司书”。 10、古希腊文书档案大体有以下几种: