外贸业务部门制度及工作流程.

外贸部部门制度及工作流程（暂行）

为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。

本制度包括如下内容：

一．一般外贸业务流程分析及注意事项

二．外贸业务流程图

三．外贸部重要事项汇报制度

四．客户信息管理制度

五．网站，平台管理及维护制度

六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度

七．外贸部岗位职责

八．附件

1．答复外商询盘函件示例

2．对外报盘示例

3．外贸销售合同/形式发票示例

4．文件及单证要求清单

5．销售部管理制度

一般外贸业务流程分析及注意事项

外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：

一．初期询/复盘

二．报价

三．外销合同的磋商及签定

四．运输安排

五．制单结汇

六．客户的联系与巩固

一、初期询/复盘

本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：

1、对外商的询盘真实性进行分析。

2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时

须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。

3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、

是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。

4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介

绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。

5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及

时向外商解释及大概需要的时间。

6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方

便进一步的跟进操作。

7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作

不定期检查。

8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客

人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。

9、各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇

总并编好周、月、季报表上报总经理。

10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘

须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；

11、所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或

泄漏给其它公司；

二、报价

本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。

本阶段操作的主要注意事项如下：

1、无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。

2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。

3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。

4、报盘价格低于A价需经总经理批准

5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需

CC给业务经理。

三、合同\形式发票的磋商及签定

本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。

本阶段操作的主要注意事项如下：

1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行

时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。

2、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。

3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。

4、任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。

5、其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。

6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE（PI）时，业务员需交由外

贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。

7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI一

式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。

四、运输安排

本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。

本阶段操作的注意事项如下：

1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。

2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司

联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。

3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对

方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司

的合同中明确。如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。

4、在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地

点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。

5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货

期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。

6、如签订为EXW条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。

7、业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造

成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。

8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。

五、制单结汇

本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。

本阶段的操作注意事项如下：

1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发

出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。

2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份

复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。

3、业务员销售提成方案仍沿用公司于2015年10发布的《销售部管理制度》，详见附

件。

4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件

为依据计算业绩和提成。

六、客户的联系与巩固

本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。

本阶段操作的注意事项如下：

1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，

挖掘潜在的信息资源。

2、详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日

等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该

保持感情沟通。

3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户

联系，提供我公司最新业务及产品信息。

4、业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。具体事宜届时报批，

一事一议。

5、如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直

接将货物送到维修部维修。

外贸业务工作流程图

外贸部重要事项汇报制度

第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。

第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。

第三条以下各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：

第四条涉及部门发展战略方向发展的一切事务。

第五条部门新产品、新项目的开发及确定。

第六条所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同等。

第七条正式书面对外报价或以公司名义发书面函件。

第八条报盘后在与外商的洽谈磋商中，确实需要调整价格及方案的。

第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。

第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。

第十一条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。

第十二条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

外贸客户信息管理制度

第一条为了更好的开展公司外贸业务，做好业务档案信息的积累公司，不断丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。

第二条公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。

第三条公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。其中业务按联系洽谈进度，可分为VIP合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。辅助型客

户包括公司搜集到的各种信息、经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有

辅助、推动作用的公司。

第四条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达一万元以上的客户，为VIP合作客户。

第五条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户，为合作客户；合作客户的档案应包括但不限于相方合作的合同/形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品

销售单价，相互沟通邮件等。

第六条与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为意向客户；

意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料

等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司

洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。

第七条仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客户为普通潜在业务客户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公

司报盘记录等。

第八条及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中，在联系、接洽客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级

客户档案。后根据具体的联系进程，再按上述第五、六、七条具体分类详细建档，以利保管、调用。

第九条客户业务档案建立之后，具体客户业务员应对自己负责的客户档案妥善保管，不断完善，并定期进行客户信息分析归纳，对实际业务客户进行跟进巩固，对其它客户

定期沟通，发送公司最新产品信息等。

第十条业务员离职时，应将自己所保管的全部客户信息档案交还公司，并与公司档案核对无误。

第十条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

网站，平台管理及维护制度

第一条及时更新发布产品信息，做好产品信息属性（特性，用途，规格，材质等），上传产品图片，产品信息。

第二条定位好产品的关键词，注重信息的相关性，设置准确的类目。

第三条定期向外贸经理汇报后台统计数据，提出自己的意见及见解。

第四条优化产品标题，增加被搜索的频率。

第五条研究同行的店铺，学习和借鉴。

第六条每周收集后台数据并提出改善意见。

第七条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

重要文件管理制度

第一条为更好的管理发文、报盘、单证、票据等公司外贸业务重要文件业务，提高业务效率，控制业务风险，特制订本制度。

第二条本制度所指重要文件管理包括但不限于：

国家或地区行政主管机关制定的，对公司业务有管理制约及指导作用的各类法律法

规、制度等，及其变更；

公司签定的各类合同、协议；

公司业务产品的质量报告；

公司业务的对外报价报盘、正式发文、业务中涉及到的各类单证票据；

客户信息（参照相应单列制度执行）

其它以公司名义进行的各种书面正式文件；

第三条公司所有重要文件由外贸经理统一管理，公司财务部及各具体业务负责业务员负责协助管理。

第四条各类收文性质的重要文件，由收文人负责在具体文件涉及到的公司员工之间进行流转传阅，特别重要文件在报请总经理批准后，可组织全员学习讨论。

第五条各类外发性质的重要文件，有具体业务负责人起草，并负责在部门负责人及公司财务部之间流转审核后，报总经理批阅。任何外发性质的重要文件，均需经总经理签

字后方可外发。

第六条为加速重要文件的流转审批速度，提高工作效率，所有重要文件流转均应在流转开始之后的一个工作日内完成流转；合同协议及其它涉及内容较多的，可放宽至三个

工作日。遇有特殊紧急情况，应电话请示。

第七条所有员工在重要文件的流转过程中，均应严格执行保密原则，不对非流转对象及公司以外的任何人提及重要文件内容。

第八条所有重要文件在流转报批结束或具体对应业务完结后，均应及时归档管理。

第九条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

答复外商询盘函件示例（参考）

Dear *******:

Glad to read your inquiry about ******* .We are a company in Guangzhou , China , and we have factory specialized in manufacturing various kinds of ****** including ******* you need . The attachment is the introduction of our products . Please find whether they can meet your requirement .

Also could you tell me more detailed requirement about the ******* you need , so that I can provide you the most suitable product and give you a exact quotation .

The details I need are as follows:

1.************

2.************

3.************

Thanks and hope to hear from you soon.

Best Regards!

Your Name

---------------------------------

Company name :

Tel:

e-mail:

contact:***

尊敬的某某先生/女士

首先感谢您的询盘。我们是在中国广州的一家公司，我们有生产厂家渠道，专业生产产品（大类，可多列举），其中包括您所需要的*****产品。附件中是我们相关产品的具体介绍，请您看看有没有符合您的要求的。

同时我也希望您能告诉我更多的关于您所需要的产品的拘役要求，这样我可以给您提供更具体产品及更详细的报价。

我需要了解的细节如下：

1.************

2.************

3.************

谢谢，希望尽快得到您的回复

顺祝商祺！

落款

公司名称：

联系方式及联系人

外贸销售合同（参考）

合同目录

一、合同双方

二、合同及销售产品概述

三、包装及运输

四、保险及付款

五、商品检验

六、单据

七、其它条款

合同编号：____________________

签定地点：____________________

签定日期：____________________

一、合同双方

卖方/Sellers：

地址/Address：邮政编码/Postal Code：

电话/Tel：传真/Fax：

电子邮件：

买方/buyers：

地址/Address：邮政编码/Postal Code：

电话/Tel：传真/Fax：

电子邮件：

二、合同及销售产品概述

双方同意按下列条款由买方售出下列商品

商品名称、规格及包装

（另附表）

数量：

单价：

总值：

数量及总值均有_____%的增减,由卖方决定

三、包装及运输

包装：

装运期限：

装运口岸：

目的口岸：

装运唛头：

四、保险及付款

保险；由方负责，按本合同总值110%投保_____险。

付款：凭保兑的、不可撤销的、可转让的、可分割的即期有电报套汇条款,见票/出票____天期付款信用证，信用证以_____为受益人并注明是否允许分批装运和转船。该信用证必须在

______前开到卖方，信用证的有效期应为上述装船期后第15天，在中国______到期，否则卖方有权取消本售货合约，不另行通知，并保留因此而发生的一切损失的索赔权。

五、商品检验

本合同所涉及产品，如有法定或双方约定需要进行商检的，双方同意以中国________所签发的品质/数量/重量/包装/卫生检验合格证书作为卖方的交货依据.

六、单据

（本条根据不同的产品销售具体情况，确定双方各自需要提供的单据，格式及时间）

七、其它条款

1、合同双方均应确定自己有进行本合同所涉及的货物的进出口经营的资质，并需

向对方提供本国相关政策法令及禁令等信息，以利于货物进出口各项手续正常

进行。若因一方提供虚假信息，无资质经营或未能尽到政策信息的告之义务，

给对方带来损失的，视为违约，违约方须承担由此带来的一切损失，并须向受

约方支付总损失金额的____%作为违约金处罚。

2、信用证内应明确规定卖方有权可多装或少装所注明的百分数，并按实际装运数

量议付。（信用证之金额按本售货合约金额增加相应的百分数）。

3、除经约定保险归买方投保者外，由卖方向中国的保险公司投保。如买方需增加

保险额及或需加保其他险，可于装船前提出，经卖方同意后代为投保，其费用

由买方负担。

4、因人力不可抗拒事故使卖方不能在本售货合约规定期限内交货或不能交货，卖

方不负责任，但是卖方必须立即以电报通知买方。如果买方提出要求，卖方应

以挂号函向买方提供由中国国际贸易促进委员会或有关机构出具的证明，证明

事故的存在。买方不能领到进口许可证，不能被认为系属人力不可抗拒范围。

5、仲裁：凡因执行本合约或有关本合约所发生的一切争执，双方应以友好方式协

商解决；如果协商不能解决，应提交中国国际经济贸易仲裁委员会，根据该会

的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。

6、附加条款（本合同其他条款如与本附加条款有抵触时，以本附加条款为准）。

SALE CONTRACT

Content

ⅠPARTIES OF THE CONTRACT

ⅡSUMMARIZE OF THE CONTRACT & PRODUCT

ⅢPACKING & TRANSPORTATION

ⅣINSURANCE & PAYMENT

ⅤINSPECTION

ⅥBILLS OF DOCUMENTS

ⅦMISCELLANEOUS PROVISIONS

Contract No. : _______________

Signed at : ______________

Date : ________________

Chapter ⅠPARTIES OF THE CONTRACT

Sellers：

Address：Postal Code：

Tel：Fax：

email：

buyers：

Address：Postal Code：

Tel：Fax：

email：

Chapter Ⅱ SUMMARIZE OF THE CONTRACT & PRODUCT The Buyers agree to buy and the Sellers agree to sell the following goods on terms and conditions as set forth below：

Name of Commodity ,Specifications and Packing

（Attached Form）

Quantity

Unit Price

Total Value

Total Amount With _____% more or less both in amount and quantity allowed at the sellers option

Chapter ⅢPACKING & TRANSPORTATION

Packing：

Time of Shipment：

Port of loading：

Port of Destination：

Shipping Marks：

Chapter ⅣINSURANCE & PAYMENT

Insurance To be covered by the___for 110% of the invoice value against_______.

Terms of Payment：By confirmed, irrevocable, transferable and divisible letter of credit in favour of _____payable at sight with TT reimbursement clause/___days’/sight/date

(Y/N)allowing partial shipment and transshipment. The covering Letter of

Credit must reach the Sellers before _____and is to remain valid in

_____.China until the 15th day after the aforesaid time of shipment, failing

which the Sellers reserve the right to cancel this Sales Contract without other

notice and to claim from the Buyers for losses resulting therefore.

Chapter ⅤINSPECTION

The Inspection Certificate of Quality / Quantity / Weight / Packing / Sanitation issued by ______________________ of China shall be regarded as evidence of the Sellers’ delivery.

Chapter ⅥBILLS OF DOCUMENTS

（The details of the bills of documents shall be decided according to different kinds of products）

Chapter ⅦMISCELLANEOUS PROVISIONS

1、Both parties shall make sure that they have the right and certificates to operate the

import & export signed in this contract . Each party shall provide the other party the

correlative laws and other government rules , orders and bans . In case of providing

mendacious information , operating without certificate or breach of the sufficient

notice ob ligation of any party , the party shall cover all the losses caused by it’s

breach of contract , and shall pay the other party 30% of the total loss as the breach

sum .

2、The covering Letter of Credit shall stipulate the Sellers’s option of shipping the

indicated percentage more or less than the quantity hereby contracted and be

negotiated for the amount covering the value of quantity actually shipped. (The

Buyers are requested to establish the L/C in amount with the indicated percentage

over the total value of the order as per this Sales Contract.)

3、Except in cases where the insurance is covered by the Buyers as arranged, insurance

is to be covered by the Sellers with a Chinese insurance company. If insurance for

additional amount and /or for other insurance terms is required by the Buyers, prior

notice to this effect must reach the Sellers before shipment and is subject to the

Sellers’ agreement, and the extra insurance premium shall be for the Buyers’

account.

4、The Sellers shall not be held responsible if they fail, owing to Force Majeure cause

or causes, to make delivery within the time stipulated in this Sales Contract or

cannot deliver the goods. However, the Sellers shall inform immediately the Buyers

by cable. The Sellers shall deliver to the Buyers by registered letter, if it is requested

by the Buyers, a certificate issued by the China Council for the Promotion of

International Trade or by any competent authorities, attesting the existence of the

said cause or causes. The Buyers’ failure to obtain the re lative Import Licence is not

to be treated as Force Majeure

5、Arbitration ：All disputes arising in connection with this Sales Contract or the

execution thereof shall be settled by way of amicable negotiation. In case no

settlement can be reached, the case at issue shall then be submitted for arbitration to

the China International Economic and Trade Arbitration Commission in accordance

with the provisions of the said Commission. The award by the said Commission

shall be deemed as final and binding upon both parties

6、Supplementary Condition(s)(Should the articles stipulated in this Contract be in

conflict with the following

*合同及形式发票编号原则为：

HF(公司英文简称)-CO(合同英文简称)-YYMMDD(年月日)-XX(工号)

H F(公司英文简称)-PI(形式发票简称)-YYMMDD(年月日)-XX(工号)

外贸部岗位职责

外贸经理岗位职责：

（1）指导、管理、监督下属人员的业务工作，关注员工的工作状况、员工关系管理，改善工作质量和服务态度，加强对下属人员的绩效考核和奖励惩罚事项。

（2）在分管区域内争取订单，巩固老客户，争取新客户，根据销售指标，制定计划及执行方案并付诸实施，对本部门的订单进行严格管理和密切监控，指导相关业务员完成订单，直到货物安全出运。

（3）接收客户订单和询单，准确报价，合理确认交期。

（4）完成跟客户的销售合同制作与签订。

（5）跟踪生产进程及产品质量，与客户和工厂进行有效的沟通，准确、迅速的传达相关信息，并及时做出处理，确保货物准时出运并安全收汇。

（6）监控货物运输过程。如发现有问题马上与货代、客户联系处理。

（7）对部门人员销售技巧的培训和绩效考核。

外贸业务员岗位职责：

（1）积极主动与客户保持联系。促使客户及早下订单。

（2）对公司产品询盘进行复盘，解答客户提出的问题并提供专业的推荐和协助。

（3）编制销售合同或形式发票，确认收到款项后监控产品打包及发运情况。

（4）现有客户的维护

（i)处理好定单和售后问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系

（ii)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。

（iii)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

（iv)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

（5）新客户的开发

通过展会、网络、平台及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。

6.其他相关职责：

（1)及时建立更新客户档案，产品档案，跟进状况及销售记录。

（2)留意市场动态，相关产品和市场信息及相关销售网络平台数据的收集，统计、整理、归档。

（3)提交月/季度报表和年度总结。

（4)注意不断提高业务员自身知识和素养。

文件及单证要求清单一个完整的外贸业务个案中涉及到的文件及单证清单如下：一、洽谈联系阶段

业务往来函件

正式的收/发文

报盘资料

二、确认阶段

形式发票

对外销售合同

三、核实资料

发货凭证

结汇水单

出口收汇核销单

外汇核销联

收汇专用报关单

四、出口退税资料

增值税专用发票

报关单

核销后的核销单

外销发票

外贸部部门制度及工作流程

外贸部部门制度及工作流程（暂行) 为适应公司外贸业务的发展需要，促进外贸业务规范运作，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。 本制度包括如下内容： 1. 一般外贸业务流程分析及注意事项 2. 外贸业务流程阁 3. 外贸部重要事项汇报制度 4. 客户信息管理制度 5. 网站，平台管理及维护制度 6. 外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度 7. 外贸部岗位职责 8. 附件 1.答复外商洵盘函件示例 2.对外报盘示例 3.外贸销售合同/形式发票示例 4.文件及单证要求淸单 5.《外贸销售提成管理制度》

一般外贸业务流程分析及注意事项 外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分: 一、初期询/复盘 二、报价 三、外销合同的磋商及签定 四、运输安排 五、制单结汇 六、客户的联系与巩固 一、初期询/复盘 本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理,直至完成业务或者确认无法合作, 对未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》） 本阶段操作的主要注意事项如下： 1、对外商的询盘真实性进行分析。 2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。 3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。 4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。 5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。 6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在客户管理系统上及时，以方便进一步的跟进操作。 7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。 8、每周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，己有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。

2020外贸业务员工作总结

2020外贸业务员工作总结 时间飞逝，不知不觉来到公司已经半年了，就快到过年的时候了。记得刚来的时候，由于经验的缺乏，是即兴奋又担心。最初是抱着 学习和锻炼的态度来到这里的。半年下来，觉得自己学到了很多， 也进步了很多，在生活和工作上都有了一个全新的体验。虽然没有 什么大的贡献，但也算经历了一段不平凡的考验。在此，当然首先 非常感谢公司给我这个机会，让我在工作中不断地学习，不断地进步，慢慢提升自身的素质，同时也非常感谢大家在这段时间对我的 帮助。 走出学校，步入社会工作后，发现一切都比在学校的时候正规化，每天要准时上下班，每天要对着电脑坐一整天，现在的业务员离不 开电脑，起先有点不适应，但慢慢地状态也就调整过来了。 首先，先总结一下我半年来的工作情况。这半年来我主要是做以下这些事，最主要的当然还是负责网络发布这一块。记得刚来时不 懂得如何发布，经过这段时间的发布，慢慢地有了新的体会，知道 如何提升自己公司产品的曝光率。当然也会每天及时地更新我们公 司的产品信息，并不定期地将一些新的产品发布到网站上去，充实 我们的产品信息。半年下来，虽然并没有什么实质性的客户，但也 会在一些免费网站上收到一些询盘，可见功夫并没有白费。因此以 后还是会继续努力维护这些b2b网站。 其次是对产品的了解。记得刚来时经常会下到生产车间了解设备，为此主管也为了让我们尽快对产品有一个大致的了解，让我们每周 了解一台设备，彼此之间互相交流。现在我对公司的主营产品已经 有了一个比较全面的了解。当然我们知道这还远远不够，我今后一 定要努力去了解更多的产品，特别是其他厂家的。 除此之外，平常我也会处理一些询盘。主管会将一些在阿里巴巴网站收到的询盘分配给我处理。当然我也会及时处理，对信件及时 作出回复，但大部份都杳无音信，可能大部分人都经历过相同的事

外贸企业工作流程介绍

外贸企业工作流程介绍一．外贸企业业务类型 自营进口 自营出口 代理进口 代理出口 内贸 进料加工 来料加工 二．进出口企业的机构设置及外部联系 （一）一般地，进出口公司设立的内部职位和部门有： 董事长/总经理、办公室、计划/财务部、贸易管理部、外销业务部（多个）、储运/单证部。 ●对于大型外贸企业，每个外销业务部可能是一家分公司（内部再划分科 室）、储运部变成货运公司；另外可能有货源（采购）部、内销部、企业管理部门、样宣部门、电脑部等；当然，更可能有外地分（子）公司、直属仓库和下属生产工厂。 ●有些企业将单证部的工作归入业务部门，即部门中设立单证员。 ●有一人从头到尾完成出口业务各环节。 （二）与进出口公司发生业务联系的外界： ●国内外客户及其中间商 ●货源厂商

●仓库、发运点 ●货运代理公司、船公司、航空公司等运输企业 ●海关、报关代理 ●港口、装运码头 ●商品检验、检测、检疫等机关 ●中国贸促会、各商会 ●经贸部委、外资委、经委、计委等国家行业管理机关与各级政府机关 ●外汇管理局 ●国内外银行 ●保险公司 ●财政局、税务局、审计局、工商管理局等 对于不同的外贸用户，同样称“进出口业务部”，具体承担的业务工作内容可能不同；即使是同一公司，在不同时期，部门和人员职能也可能会调整。我们设计的软件至少应基本上适应这种变动。 三．外贸业务工作流程 （一）出口管理的业务流程 出口业务管理基本上是以《出口货物明细单》或《货运委托书》为中心，核心功能是辅助业务人员快速出单和管理自己的出口业务等。该模块的主要数据流程图如下：

（二）进口业务流程分析 价格 出（ 提 L/C 内贸业务流程分析付款台账 数据自 动生成 表

商务部工作管理流程

商务部工作管理流程 Prepared on 22 November 2020

商务部工作管理流程 商务部门的工作主要可以分为两大板块：外联：和客户进行业务交流，合同管理及执行收付款；内勤：对项目进度和计划进行跟踪协调，收集相应项目信息，及时给相关部门及领导提供书面资料。 一、编制目的： 本流程用于规范项目的追踪、联系、洽谈、承接等商务活动，分为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各阶段，旨在通过商务管理工作的系统化、程序化、标准化和数据化，达到规避企业运行风险、提高工作效率的目的。 二、适用范围： 本流程适用于公司承接的全部工程项目。 三、具体内容及要求： （一）信息收集管理 1、初始信息获取的渠道包括但不限于：国家及省市国土、规划、建设、发改委等政府部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、个人关系网络、相关社会资源（如老客户、招标代理单位、各类咨询单位等），对有关政策、招投标项目等信息及时汇总，逐级上报。 2、为了保证项目承揽的连续性，各设计部门、商务人员及设计人员应及时将有关客户信息包括单位名称、地址、邮编、联系电话等汇总至商务部，建立客户数据库，便于业务联系和回访。

信息跟踪处理流程 （二）投标项目管理 1、招标信息获取后，商务部应组织总经理办、设计部等有关部门对设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价，确定方案设计人员，确保投标项目的准确性。 2、在准备投标资料过程中，特别是介绍信、授权委托书（法定

代表人证明书），建设单位名称、工程名称、有效期、授权人及被授权人名称与身份证号码、授权范围、无受贿证明材料等应认真核对，确保正确无误。 3、设计人员应在接到招标文件后，及时展开设计工作，按照符合性、完整性、准确性的原则，编制满足投标文件需要的设计资料。项目负责应做好相关资料的收集、整理及归档工作，并做好相关工作记录。资格预审文件、招标文件、投标文件（含经济标、技术标）、图纸、补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。 4、按照谁购买、谁负责的原则，妥善保管相关收据，并负责退还图纸、收回押金。 项目投标阶段控制流程

出口外贸业务员工作流程及职责

一般贸易出口操作流程: 1、询盘——发盘——还盘——接受，签订《购货合同》； 2、明确付款方式，常用的3种为：信用证付款方式、T/T付款方式以及D/P或D/A付款方式； 3、根据合同向工厂订货，落实货物数量、规格、备货时间等； 4、包装、刷唛； 5、办理通关手续： （1）办理商品检验证书； （2）报关人员持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验书等文本去海关办理通关手续。 6、订舱； 7、装箱； 8、报关； （1）所需材料：商检、配额、许可证、产地证、商标授权、商标品名、用于核销的结汇水单（复印件）、商会核价章等； （2）填妥船名航次，提单号，对应装箱单，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。 （3）显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。 （4）备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，配舱回单（十联单第五单以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。

（5）跟踪场站收据，确保配载上船。 （6）凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 10、提单确认和更改； （1）问明顾客“提单”的发放形式： 电放：需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。 预借：需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。 倒签：需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。 此种情况，多半是签发HOUSE B/L。 分单：应等船开以后3-4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。 井单：应等船开以后3-4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单。 异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。 （2）依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 11、签单； 12、航次费用结算； （1）海运费：预付；到付 （2）陆运费：订舱；报关（包括返关前已经报关的费用）；做箱；其他，冲港费/冲关费、商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改

外贸部部门职能、岗位职责及工作流程

外贸部部门职能、岗位职责及工作流程 1、外贸部职能 根据公司外贸业务和贴牌业务发展战略规划，制定和实施具体的外贸工作计划，完成常务副总下达的年度销售目标；规划好外贸市场业务开拓及产品开发、订单完成、报关、客户维护及售后服务等工作，协助生产部、财务部开展相关工作；负责公司品牌形象宣传、市场开发与销售、产品开发等；包括负责客户订单、产品报价、成本分析，制样信息，样品确认，签发生产通知单，协调生产过程质量控制、产品发货，销售款项催收结算等。 2、外贸部组织架构图

3、外贸部工作流程：

订单与生产排期确认表格： 完美骏订单任务与生产完成《排期表》 *:此《排期表》为订单任务与生产完成复核表,由外贸部与生产部共同完成，外贸部负责将当天接到的确认订单信息填写于报表上，生产部由厂长负责带头必须在一个星期内准确安排公布以上各项生产确认信息，并同步存储电子文件服务器。

4、外贸部各岗位职责（包含贸易部、专业贴牌部、开发部、报关部和跟单部） 4.1贸易部和专业贴牌部 4.1.1外贸部经理 职责：外贸部经理受常务副总直接授权，领导外贸部的日常开展工作；在常务副总不在岗位的情况下代表常务副总与公司其它部门之日常事务处理，并协助管理。 （1）负责贸易部、专业贴牌部、外贸开发部、报关部、跟单部日常管理工作，直接对常务副总负责和汇报工作； （2）依据公司对外贸业务的年度经营目标制定贸易部和专业贴牌部年度销售目标，按照常务副总下达的月度营销目标制定详细的计划并组织实施； （3）制定外贸部各部门工作制度、工作标准和工作流程，并监督实施；制定外贸部各岗位员工工作职责、工作目标及绩效考核目标，并组织实施； （4）负责组织外贸部的有关会议和活动，落实会议决议，督促下属制订工作计划，分配工作目标，确定销售任务，并组织实施； （5）负责做好部门人员团队建设工作，如各岗位人才储备、职业规划、职业技能培训、工作业绩考核、员工激励等； （6）指导开发部做好产品开发工作：包括产品设计、产品制成、工艺要求及产品完成移交日期等； （7）生产过程中负责指导外贸部与生产部做好生产信息沟通协调工作，保证信息及时、公开、有力进行； （8）负责指挥业务部与财务部做好客户订单收入工作，运输报关支出工作等； （9）协助仓库部配合好外贸部的要求，应客户要求及时做好每次的交货相关工作； （10）负责部门业务渠道、营销方式的组建和维护，建立健全贸易部和专业贴牌部海外市场营销网络体系； （11）负责指导贸易部和专业贴牌部业务人员开展市场开发、客户谈判、客户维护、客户服务等专业工作； （12）负责与开发部、生产部、财务部、仓库部等部门作好沟通与协调工作，确保样版和定单能保质保量地准时交货； （13）负责对本部门各环节的营运成本进行合理控制，并尽量降低各类费用，减少库存工作； （14）负责按公司电子化系统管理工程要求，执行建立好电子运营系统工程、系统维护的工作人员工作要求；例如公司的ERP财务系统、内部文件系统、公司网站的建立与信息更

外贸部部门制度及工作流程样本

外贸部部门制度及工作流程( 暂行) 为适应公司外贸业务的发展需要, 促进外贸业务规范运作, 从而更好的控制风险, 提高运作效率, 特制定本制度。 本制度包括如下内容: 1. 一般外贸业务流程分析及注意事项 2. 外贸业务流程阁 3. 外贸部重要事项汇报制度 4. 客户信息管理制度 5. 网站, 平台管理及维护制度 6. 外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度 7. 外贸部岗位职责 8. 附件 1.答复外商洵盘函件示例 2.对外报盘示例 3.外贸销售合同/形式发票示例 4.文件及单证要求淸单 5.《外贸销售提成管理制度》

一般外贸业务流程分析及注意事项 外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分: 一、初期询/复盘 二、报价 三、外销合同的磋商及签定 四、运输安排 五、制单结汇 六、客户的联系与巩固 一、初期询/复盘 本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘, 并结合实际, 有筛选性的予以复盘, 并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理,直至完成业务或者确认无法合作, 对未能达成合作的, 须注明原因分析。( 详见附件《答复外商询盘函件示例》) 本阶段操作的主要注意事项如下:

1、对外商的询盘真实性进行分析。 2、推荐产品应注意: 是否符合客户需求, 能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息, 有无强制性限制等。 3、在报盘之前, 还应尽可能的了解外商背景, 如经过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域, 以及其产品的当地市场行情及动向。 4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整, 可适当配合产品图片及介绍, 避免空话套话, 邮件层次要清晰。 5、对于外商的邮件、传真, 原则上在24小时内答复; 特殊情况需要延期的, 应及时向外商解释及大概需要的时间。 6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在客户管理系统上及时, 以方便进一步的跟进操作。 7、为达到询盘数量最大化, 每天各平台需更新50张以上的产品信息, 外贸经理作不定期检查。 8、每周一实行询盘数量统计,询盘质量分析例会, 针对意向客户统计,己有客人分析, 市场分析, 时间为每周星期一上午九点半, 时间有变另行通知。 9、各业务员每星期五13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理, 由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。 10、回复客人第一次询盘没有答复的, 第三天应该重新发送一次, 没有答复的询盘须做好标记, 并不定期将公司新款介绍给客户;

外贸业务员工作内容详细

***有限公司 岗位手册 岗位名称外贸业务员岗位等级Z1 所属部门市场部直接上级外贸部组长 岗位工作流程描述 序 号 工作内容名称工作内容 专业知识掌握掌握公司产品的各项专业知识和产品知识、价格，了解整个产品的生产流程和品质要求，熟悉公司产品的优势，并具备较强销售能力。 1 开发客户1.阿里巴巴发布信息 2.通过搜索平台（如谷歌搜索）找客户资料 3.主动写开发信 2 客户询盘1.了解客户需求（产品、数量、规格等） 2.了解客户的类型（中间商还是直接用户） 3.了解客户来自哪个市场：A主要市场有美国、加拿大、南美、澳大利亚、南非。B俄罗斯和波兰市场主要考虑胶带，拉伸膜基本不考虑。 4.国家/地区→工作时间/消费水平/文化习惯 3 回复询盘要筛选有效询盘，对询盘进行分析，整理成祥细询盘资料，所有询盘回复时间不宜超过一小时（正常上班时间） 1.有明确规格的可以直接报价 2.规格不全时，推荐常用规格报价 3.报价品种多的客户一般为中间商，先每类报几个常用规格 4 跟进/激活潜在客户1.没有回复的：第二天继续跟进。A 了解客户工作时间进行电话沟通，B 换邮箱再发 2.有回复的：做重点跟进 3.要寄样的：A 客户有到付账号的直接寄 B 客户没有到付账号，了解运费明细并告知客 户，客户付完运费后再发货 C 样品要贴好标签并内附名片和彩页 D 拍好样品的照片并发送给客户 E 及时记录跟进样品什么时候到，跟踪单号（链接） 4.根据客户等级，做好具体的跟进方案 5.把握好跟进客户的时间间隔 6.获取更完整的客户信息资料：①电话②MSN/SKYPE/FACEBOOK等在线聊天工具 7.获取客户的信任跟友谊：①展示公司的核心竞争力/新产品/认证/大的合作伙伴 ②工作以外的话题/国际热点/欧洲杯/NBA/国家大选 8.直接拜访：客户在中国有分公司或者办事处的。或者有条件直接出国拜访等

外贸业务员个人工作计划工作总结

外贸业务员个人工作计划工作总结 外贸业务员个人工作计划工作总结外贸业务员个人工作计划范文【 1】转眼间又到了新的一年。 20，又是一个充满挑战、机遇与压力并存的一年。面对竞争激烈而又现实的社会，生活和工作压力驱使我要努力工作和认真学习。让自己成为一个有真正实力的人 ! 在此我订立了工作计划，以便自己在新的一年里又更大的进步和成绩。 一： 熟悉公司的规章制度和工程管理的开展，熟悉自己工作岗位的业务流程。 二： 增强责任感、增强服务意识、增强团队意识。积极主动地把工作做到点上、落到实处。我将尽我最大的能力减轻领导的压力。明确自己的工作职责，遇到问题时要及时的去分析问题，解决问题，服从上级的安排。 三： 公司在不断的改革，订立了新的规定，作为公司的一员，必须以身作则，遵守公司的规定。 如何开展工作：

1.以寻找目标市场的商业网站、行业协会网站、商会网站及产品专业网站为方向，了解并联系目标市场知名度高销售网络庞大的进口商。 2.基于目前手头联系的较多的客户，打算先从其着手，了解的途径主要按照上述说明的方向。通过谷歌和百度等网络搜索引擎找到相关网站网址。 3.准确知道其他国家一些大采购商的联系方式后，接下来就是如何将他们开发成为我们的客户了。 4.认真对待收到的每封询盘，及时处理并跟进客户。必要时做好相应笔记。在一些免费的平台上，发布产品信息，推广我们的产品。 同时在与客户沟通的过程中，挖掘他们国家同行业进口的信息。至于能收获多少，看沟通方式和客户的意愿等因素了。 5.对已经下单的客户，制作客户维护跟进表，详细记录跟进信息，了解产品使用反馈信息，掌握变动。 6.对意向客户，多多保持联系，有计划有区别的发送邮件，并电话联系。 7.对意向不明确的客户，按照开发信模板，每两天发一封邮件。 8.每周五做好工作总结。

外贸工作流程

外贸工作流程 出口货物流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。 一、报价在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。比较常用的报价有： FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。 二、订货（签约）贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。 三、付款方式比较常用的国际付款方式有三种，即信用证付款方式、TT付款方式和直接付款方式。 1、信用证付款方式信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件。请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。中国的几家国有商业银行，如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等，都能够对外开立信用证（这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的 1.5‰）。 2、TT付款方式 TT付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。 3、直接付款方式是指买卖双方直接交货付款。 四、备货备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下： 1、货物品质、规格，应按合同的要求核实。 2、货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。 3、备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。

商务部工作职责和工作流程

商务部工作职责和工作流程 ----------------------本文档下载后可以编辑修改，在网上可以免费浏览，谢谢大家的支持～～～---------------------- ==================================================================== ========== . 商务部工作职责和工作流程 一、工作职责:商务部主要负责公司工程、销售、办公所需物资的采购计划编制和实施，仓储、库存、物流管理和供货渠道的管理。 1、采购计划的编制 负责根据工程部项目工程标书的技术要求和施工计划要求以及销售部的计划要求编制内部实际采购计划，并按照在满足技术指标的前提下尽可能的压缩采购成本为公司创造利润空间的标准组织采购，及时、准确、快捷的落实到位，保证项目施工过程中的物资供应和销售部门的正常销售活动需要。 2、物资供应: 2(1负责仪器设备、元件、辅助材料、备品、备件、办公用品等的采购供应工作。 2(2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。 2(3及时、优质、优价采购计划中提出的各类物资，优先采购公司的指定合作企业。 2(4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。 2(5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据工程安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。

3、采购物资的入库与结算: 3(1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。 3(2对不合格产品及时退货。 4、供货单位的质量审核: 4(1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。 4(2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。 4(3负责制订物资采购工作各项管理制度。 4(4建立可靠的物资供应基地，会同工程部、销售部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。 ----------------------本文档下载后可以编辑修改，在网上可以免费浏览，谢谢大家的支持～～～---------------------- ---------------------------------------------------------------------------- ----------------------本文档下载后可以编辑修改，在网上可以免费浏览，谢谢大家的支持～～～---------------------- ==================================================================== ========== 5、负责企业外委托加工的出入库业务。 6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。 7、完成公司领导交办的其他工作任务。 二、职责权限: 2(1对于未经批准的计划有权拒绝供应。

外贸业务员工作流程

外贸业务员工作流程 步骤/方法1 一、接到询盘 1、认真报价 （1）与工厂核对最新产品价格 （2）查当日最新汇率 （3）核算FOB价格 （4）与货代联系询最新海运价格 （5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量 （6）付款方式要确认 2、做样品 （1）安排工厂打样 （2）一定要客户确认样品在下单2 二、客户下单 1、做PI （1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查 （2）订单号，PI的时间一定要正确 （3）商品名称一定正确 （4）单价金额一定要核准 （5）总金额和大写金额一定要正确 （6）一定要有正确的本公司银行信息 2、做合同 （1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查 （2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误 （3）合同其他条款一定要做细做全3 三、安排工厂生产 1、下订单给工厂 （1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量 （2）索要正规报价（工厂传真过来） （3）等收到客户银行水单再安排工厂生产 2、做采购合同 （1）合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。 （2）数量、金额要仔细核对无误 （3）验货方式要写详细、清楚

（4）确认付款方式 （5）确认出了问题的解决办法和索赔方式3、打定金给工厂 （1）核对工厂账号信息 （2）核对本公司会计打款的账单信息（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐 4、跟踪生产进程 （1）随时掌握生产进程 （2）确认货物尺寸、重量

4 四、联系货代安排运输 1、要价格（海运或空运） （1）多找几个货代比对价格和船公司 （2）选定价格和货代公司 （3）确定好付款方式（预付还是月结） 2、快递报关单证 （1）快递报关单证给货代报关（报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单） （2）确认报关信息5 五、交货运输 1、通知客户打余款 （1）通知客户货已生产完成，拍照 （2）做PI给客户打余款 （3）安排客户验货 2、打余款给工厂 （1）验货 （2）打余款给工厂 （3）要增值税invoice （4）工厂安排送货到指定仓库 3、运输货物到目的港 （1）货物运出后要提单 （2）货到港后付货代运费 （3）货代要invoice （4 ）货代核销单和报关单 （注：文档可能无法思考全面，请浏览后下载，供参考。可复制、编制，期待你的好评与关注）

关于外贸业务员工作总结

关于外贸业务员工作总结 时间飞逝，不知不觉一年的工作时光结束了，作为业务员，那么大家知道外贸业务员工作总结怎么写吗?以下是WTT辑为您整理的“关于外贸业务员工作总结”，供您参考，更多详细内容请点击查看。 关于外贸业务员工作总结【一】在公司近两个月的外贸工作与学习中，逐步熟悉了公司的运作体制和经营概念，业务能力有了一定的提高。下面对个人业务工作做如下总结： 一、业务能力 1、对公司和产品有一定的了解。通过在车间和仓库的工作，逐渐熟悉了公司产品的材料及各种规格，并且对各种产品的生产流程也有一定的了解。能够掌握产品在各个环节所出现的问题，如分切时候容易出现对折不齐，拉伸时候容易出现厚度不均匀等。针对产品的性能和特点，知道产品的目标市场。 2、对市场有了初步的了解。产品广泛应用于文具、食品、饮料、工艺品、音像制品、电子电容、家装材料等各种产品的外包装。所以就销售前景十分乐观，开发新的市场可能性也大。 3、业务技巧的初步掌握。通过在免费平台上的客户开发，慢慢掌握跟客户谈判的技，学会的是“顾问式销售技巧”，一切从客户的需求出发，在电话，在电邮，或拜访中，我们要不断提问，从客户的回答中了解到客户的需求，这样做会事半功倍，例

如，如果客户是想买高质量的产品，你便可以挑一种好质量的产品给他，价格贵一点也没关系，相反，如果客户只想买便宜的产品，在报价时就不要太高，否则就会吓跑客户。做业务其实可以简化为“了解或激发需求，然后去满足要求”。 二、个人素质能力 1. 诚实 诚实可信，赢得客户的信任 2. 热情 只要对自己的职业有热情，才能全神贯注地把自己的精力投下去，外贸更加是如此，因为外贸是一个很长的过程。 3. 耐心 外贸行业中，开发一个新客户的周期一般在半年到一年之间，或者更长，所以，在这个漫长的过程中，在自己没有订单而同事有订单的时候，一定有耐心，暴风雨后便是彩虹。 4. 自信心。 在外贸中，一般公司拥有的客户有几百个之多，但真正下订单的，可能就那么几个。所以，业务员可能很多时间都是在做“无用功”。但是一定要有自信心，有很多潜在的客户，都是要在很长的时间里才转变为真正的客户，所以必须持有坚定的自信，才会把业务做得更出色。 就目前，我公司生产规模的扩大，销售也要跟着成长。国内销售要主动出击，改变传统的销售模式，由于外贸开张不久，有

外贸业务部门制度及工作流程.

外贸部部门制度及工作流程（暂行） 为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。 本制度包括如下内容： 一．一般外贸业务流程分析及注意事项 二．外贸业务流程图 三．外贸部重要事项汇报制度 四．客户信息管理制度 五．网站，平台管理及维护制度 六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度 七．外贸部岗位职责 八．附件 1．答复外商询盘函件示例 2．对外报盘示例 3．外贸销售合同/形式发票示例 4．文件及单证要求清单 5．销售部管理制度

一般外贸业务流程分析及注意事项 外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分： 一．初期询/复盘 二．报价 三．外销合同的磋商及签定 四．运输安排 五．制单结汇 六．客户的联系与巩固 一、初期询/复盘 本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下： 1、对外商的询盘真实性进行分析。 2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时 须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。 3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、 是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。 4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介 绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。 5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及 时向外商解释及大概需要的时间。 6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方 便进一步的跟进操作。 7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作 不定期检查。

商务部岗位职责及工作流程

商务部岗位职责及工作流程 一、目的：明确自己的工作范围及工作程序，建立完善的追踪与反馈机制，形成高效、快捷的工作作风。 二、适用范围：商务部负责的所有工作。 三、工作职责： 3.1商务订单处理 3.2对帐、开票、应收款与销售统计报表的流程与管理 3.3销售预测 3.4 物流审核与对帐管理 3.5 设备样机申领流程管理 3.6 退换货的流程与管理 3.7 合同处理流程管理 3.8 货款催收 3.9 商务资料的管理 3.10 招投标及标书工作管理 3.11 部门会议流程与管理 3.12 EIS系统CRM模块管理 3.13 国内商务平台管理 3.14 市场信息跟踪 3.15 市场推广 3.16 国际商务 四、工作程序： 4.1商务订单处理： 4.1.1 根据销售需求起草商务单，建立合同台帐，录入系统，跟踪审批情况，，每日更新台帐发邮件给仓库、生产及计划负责人。 4.1.2 根据销售要求，告知仓库安排发货，发货后收集客户回签单以便后续对帐。1当月对账单要发给销售核对，当月回签单一式两份，财务和商务各留一份。 4.1.3 每日根据发货台帐更新手工台帐及系统出货信息，完成整个流程。 4.2对帐、开票、应收款与销售统计报表的流程与管理 1

4.2.1 建立《对帐单明细》，每月底根据手工台帐及商务单信息，与仓库的发货台帐及发货一览表核对，并把对帐的结果发给财务核对，根据财务要求提供每月的数据。 4.2.2 根据销售的开票计划，核对回单，做《开票申请表》，签字后交给财务开票，附上发票签收单，交由销售带或者寄出，并跟踪发票回签情况。 4.2.3 每月初制作《销售统计表》，将统计报表与财务核对，确认无误后发给财务，抄送总经理、商务经理。 4.3销售预测 4.3.1 每月25日之前将上月的销售预测数据打印出来，统计本月相关产品的发货数据，与销售确认下月的预测数据。 4.3.2 将确认好的预测数据在26日录入系统。 4.4物流审核与对帐管理 4.4.1 根据仓库提交的回签单，将相关信息更新在合同台帐中，包括每日发货的物流信息及费用。 4.4.2 根据台帐的的物流信息，核对仓库拿过来的物流运费，确认后签名，交由商务经理审核签字，再交给财务核对付款。每次将审核的物流信息更新在台帐及销售统计表里，以便后续查阅。 4.5设备样机申领流程管理 4.5.1 销售人员申领设备，由技术、技术总监、财务、总经理签字，将签字的设备申领单扫描后发邮件给仓库或相应产品的提供人员发货（后续申领流程将在系统中完成提交）。 4.5.2 在EIS及台帐更新设备申领单的数据。要对回收的样机根据归还时间提醒责任人收回。4.6退换货的流程与管理 4.6.1 对客户要求退货的产品，与相关销售确认后填写退货申请表，由技术负责人及市场部领导签字后，退给生产部负责人，由生产部进行检测后，再交由仓库收货入库。 4.6.2 退货之后将己开发票数据与财务核对，再与相关销售确认发票的处理结果。 4.7合同处理流程管理 4.7.1 根据销售要求，起草商务合同、订单合同、退税合同、框架合同等。 4.7.2 起草好的合同需走合同内审流程，由相应部门签字。 4.7.3 根据销售要求寄出，做相应登记，跟踪合同回签完成情况。跟催用户使用报告。 4.7.4 己签订的合同进行归档，做好统一的文件编码。 4.8货款催收 4.8.1 每月月中和月底统计需付款客户，发给相应的销售人员进行催款。 4.8.2 平台信息的客户由商务进行跟催。

外贸业务员的工作内容范本

工作行为规范系列 外贸业务员的工作内容（标准、完整、实用、可修改）

编号：FS-QG-17918外贸业务员的工作内容 What a foreign trade clerk does 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 外贸工作千头万绪，做为主心骨的业务人员，只有清晰地了解自己的工作内容，认识工作职责，才能更好地完成工作。针对外贸业务员日常工作，总结出以下十四个方面。 一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示。在富通天下、畅想等外贸管理软件中，都具备这样的功能，相对富通天下在这个功能挖掘得更深一些，做得更成熟一些。 二、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复;特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。外贸业务员工作繁杂，询盘邮件众多，难免有遗忘的时候。

但是随着富通天下等外贸管理软件功能不断完善，系统能自动提醒业务人员:哪些邮件未回复哪些邮件已经多时未跟踪这很好地起到了一个提示的作用。 三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表(外销)执行;公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。 四、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施;部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。 五、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。 六、对于外商的寄样要求，原则上要求到付;对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。

2016年外贸业务员工作计划

2016年外贸业务员工作计划 1、2016年外贸业务员工作计划 现在我已经在公司担任业务员有四年的时间了。可以说我是公司数得着的老业务员之一，也是对公司的发展有一定贡献了。现在20XX年将结束，我想在岁末的时候就我一年的工作做一下总结，也对自己的工作提前写下了20XX年业务员工作计划范文，让自己在假期中能够安稳的度过，也让自己能够及时的认识到当前的形势，希望不会让自己失望！ 转眼间又要进入新的一年20XX年了，新的一年是一个充满挑战、机遇与压力开始的一年，也是我非常重要的一年。出来工作已过个年头，家庭、生活和工作压力驱使我要努力工作和认真学习。在此，我订立了本年度工作计划，以便使自己在新的一年里有更大的进步和成绩。 一、熟悉公司新的规章制度和业务开展工作。公司在不断改革，订立了新的规定，特别在诉讼业务方面安排了专业法律事务人员协助。作为公司一名老业务人员，必须以身作责，在遵守公司规定的同时全力开展业务工作。 在第一季度，以诉讼业务开拓为主。针对现有的老客户资源做诉讼业务开发，把可能有诉讼需求的客户全部开发一遍，有意向合作的客户安排法律事务专员见面洽谈。期间，至少促成两件诉讼业务，代理费用达万元以上（每件万元）。做诉讼业务开发的同时，不能丢掉该等客户交办的各类业务，与该等客户保持经常性联系，及时报告该等客户交办业务的进展情况。 在第二季度的时候，以商标、专利业务为主。通过到专业市场、参加专业展销会、上网、电话、陌生人拜访等多种业务开发方式开发客户，加紧联络老客户感情，组成一个循环有业务作的客户群体。以至于达到4.万元以上代理费（每月不低于1.万元代理费）。在大力开拓市场的同时，不能丢掉该等客户交办的各类业务，与该等客户保持经常性联系，及时报告该等客户交办业务的进展情况。 第三季度的“十一”“中秋”双节，带来的无限商机,给后半年带来一个良好的开端。并且，随着我对高端业务专业知识与综合能力的相对提高，对规模较大的企业符合了《中国驰名商标》或者《广东省著名商标》条件的客户，做一次有针对性的开发，有意向合作的客户可以安排业务经理见面洽谈，争取签订一件《广东省著名商标》，承办费用达7.万元以上。做驰名商标与著名商标业务开发的同时，不能丢掉该等客户交办的各类业务，与该等客户保持经常性联系，及时报告该等交办业务的进展情况。 第四季度就是年底了，这个时候要全力维护老客户交办的业务情况。首先，要逐步了解老客户中有潜力开发的客户资源，找出有漏洞的地方，有针对性的做可行性建议，力争

2020年外贸公司工作管理流程

外贸公司工作管理流程 外贸公司的业务往来重点在国外，通过市场的调研，把国外商品进口到国内来销售，或者收购国内商品销售到国外，从中赚取差价。下面是为大家的关于外贸公司的工作流程，欢迎大家的阅读。 一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。 首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。 其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。 再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见(无论好的或坏的)，对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。 在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分 配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。 外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及 其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。 (一)、外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工 作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库 的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，

外贸业务员工作内容和流程

贸业务员的工作内容 外贸业务员的工作内容 Poster：geluesi 外贸工作千头万绪，做为主心骨的业务人员，只有清晰地了解自己的工作内容，认识工作职责，才能更好地完成工作。针对外贸业务人员日常工作，总结出以下十四个方面。 一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示。在富通天下、畅想等外贸管理软件中，都具备这样的功能，相对富通天下在这个功能挖掘得更深一些，做得更成熟一些。 二、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。外贸业务员工作繁杂，询盘邮件众多，难免有遗忘的时候。但是随着富通天下等外贸管理软件功能不断完善，系统能自动提醒业务人员：哪些邮件未回复？哪些邮件已经多时未跟踪？这很好地起到了一个提示的作用。 三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。 四、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。 五、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。 六、对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。 七、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。 八、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。 九、原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。 电影吧https://www.wendangku.net/doc/402166563.html,/ 青年论坛https://www.wendangku.net/doc/402166563.html,/欢迎访问