文件编号规范

文件编号规范

XXXX公司

2013年7月

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。

2.使用范围

适用于编号管理和需受控的公司文件,包括:

2.1公司对外文件

公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中,由我司起草、编写,或来源于他方但经我司增删、修改,并以我司名义发送给其它组织机构、公司或企事业单位的重要文件和资料。对外文件由各职能部门起草文稿,经总经理审核批准后,由行政部统一编号后分发执行。

2.2公司内部文件

2.2.1制度、规范、程序

公司内部各项制度、规范、流程由各职能部门起草相关标准,经总经理审核会签,总经理批准后,由行政部统一编号、盖章后分发执行;

2.2.2商务类

商务类文件,包括但不限于合同、标书、报价书、商业计划书等。公司对外签订的非经济类合同由各职能部门起草,经济类合同(如采购合同、销售合同)采用统一模板,经总经理审核批准后,由行政部统一编号盖章后执行;

2.2.3技术文件

技术类文件:是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料,包括项目解决方案、产品说明书、安装维护日志、专利相关技术资料、研发资料等技术文件由各职能部门起草,经总经理审核、董事长批准后,由行政部统一编号(盖章)后执行;

2.2.4HR文档

与HR有关的各类申请表、信息表、考核表或文件等(不包括劳动合同)由人事部

门起草,经总经理审核批准后,由行政部统一编号(盖章)后执行;

2.2.5一般事务性文件

其他需要编号管理和控制的一般事务性文件,如会议纪要、项目周报、授权文件/证书、行政管理费用统计表等由行政部负责汇总并统一编号。

2.3外来文件

公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中,由其它组织机构、公司或企事业单位发送给我公司的各类文件和资料。

3.编号规则

3.1公司对外及内部文件编号原则

□□- □□□□□□-(□□)(□□)-(□)

版本编号

行业代码及项目简称

流水号

文件类别

YYMM

公司名称英文缩写注:未加括弧的项目为公司文件编号的基本构成部分,加括弧的项目为可选项公司名称英文缩写:ABC

YYMM:YY代表年份最后两位数字,如13表示公元2013年;

MM表示月份,不足两位时,第一位用零补齐,如03表示3月。

文件类别:参见本章3.3

文件流水号:指同类文件的排列顺序号,不分年份,接上年序号编排。用3位数字表示,不足三位数的,采用补“0”的方式补充。

特殊情况处理:编号后文件撤销的,当年发生的,空出的号,在为新文件编号时补上;跨年度的,空号不再填补。

文件印发后发现错误,需要重印的,仍使用原文号。在重印的文件上标明“前文作废”。编号当中遗漏号,并且在当年发现的,用新的文件替补;次年发现的,不再填补。

行业代码及项目简称:a) 行业代码参见本章3.4;b) 项目简称,根据每个项目名称按约定俗成的方式编写,以小写英文字母表示,最多不超过3个字母。C) 如果文件跟项目无关,此项可审略。

版本编号:参见本章3.5,此项为可选内容,不需要版本编号的文件可省略此项。外:代表对外发送的公司文件,为可选项。

3.2外来文件编号原则

外来文件结构为:ABCE–Fr –YYMM FT SSN

E:External,应用于所有外来文件

Fr:文件来源的公司英文名称简写

YYMM:YY代表年份最后两位数字,如13表示公元2013年;

MM表示月份,不足两位时,第一位用零补齐,如03表示3月。

FT:文件类别,参见本章3.3

SSN:文件流水号,参见本章3.1中关于文件流水号的解释。

3.3文件版本编号

3.5.1文件版本号定义

非技术类文件的完全版本号定义可为两项:<主版本号>.<修订版本号>,如1.0;

技术类文件的完全版本号定义分三项:<主版本号>.<次版本号>.<修订版本号>,如1.0.0。

3.5.2文件版本编号标准

起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据文件需要延伸到若干层,例如,0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.

一旦文件定稿,初始版本号即更改为1.0。

版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

文件可以根据需要将版本编号晋升为2.0, 2.1, 2.2 等。

3.5.3版本变更依据原则

3.5.2.1主版本号修改规则

当文件内容进行了重大修改或局部修订累积较多,而导致文件整体发生全局变化时,或功能模块有大的变动,比如增加多个模块或者整体架构发生变化时,主版本号加1;

3.5.2.2子版本号修改规则

和主版本相对而言,次版本号的升级对应的只是局部的变动。当局部的变动造成了功能上有大的改进或增强,或改动造成程序和以前版本不能兼容,或者对该程序以前的协作关系产生了破坏。主版本号不变,子版本号加1,修订版本号复位为0;

3.5.2.3修订版本号修改规则

文件内容只进行了少量局部修改或修正,比如格式、文字、标点符号或bug的修正,对项目的整体或部分结构、功能和性质不产生任何影响,主版本号和子版本号不变加,修订版本号加1,当修订版本号为0时,可忽略不计。

3.5.2.4其他说明

当文件定稿形成初始版本后,即从V1.0开始,变更版本时,需由文件修改人在【修改历史记录】之「对旧版本增删改情况摘要」一栏中填写内容变更的章节号和变更的简要内容,同时注明发布人和发布日期。

4.编号管理

该规范的修改、解释权、监督权归行政部所有。

合同协议由行政人事部统一编制管理。

对内、对外的发文统一由行政部编制和管理。

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