QS-RD-03A《样品与承认书制作管理办法》
徐州华夏电子有限公司
修订日期：2015.07.06
版本/版次：A/0
拟制： 张盼盼 日期：2015.07.06 审核： 娄力 日期：2015.07.07 批准： 尹倩 日期：2015.07.08
会签：（申请部门请在该文件所牵涉到，需会签的部门内打√）
□财务部 □人事部 □采购部 □物流部 □技术研发部 □销售部 □质量部 □生产部 □机修部 □模具部
版本/版次
内容摘要
修订者 日期 A/0 初版发行 张盼盼 2015.07.06
徐州华夏电子有限公司
修订日期：2015.07.06 版本/版次：A/0
1.目的
确保供应商交本公司之物料，符合本公司要求之品质；确保客户需求交期及品质水准，及确保样品产品的品质追踪，订立本管理办法。
2.范围
供应商送本公司之样品、本公司送客户之样品及内部需求样品均适用。
3.权责
3.1采购部：收集供应商之SGS、MSDS、材质证明等材料并通知供应商送样。
3.1销售部：负责客户端的联系，样品制作单之发出及跟催。
3.2质量部：负责样品的评价。
3.3生产部：负责协助技术研发部制作样品。
3.4技术研发部：负责供应商提供之样品检测、承认书之审核，客户样品、承认书之制作。
4.定义
4.1 新产品首次样品：新产品开发后第一次送样之样品（制样）。
4.2 新产品试产样品：新产品开发后，于试量产阶段产出，并经要求送样的产品。
4.3 量产样品：已经量产，经客户要求送样的产品。
5.作业内容
5.1 供应商部分：
5.1.1当采购开发新供应商及制程新产品开发时，供应商须按要求送适当数量之样品，并附规格承认书二份及电子档交技术研发部、质量部进行检测分析以确定是否符合制程生产需要。
5.1.2当样品检测合格时，质量部及技术研发部便可签回规格承认书，本公司需保留1份，今后双方如有购销动作，质量检验时即以此承认书为参考；当样品检测不合格时，供应商可再次送样承认。
5.2 客户及厂内部分:
5.2.1客户样品需求:
5.2.1.1 销售部收到客户新样品需求后，开立《样品制作单》，并注明是否附承认书及附承认书份数，经销售部主管核准后移交技术研发部门制作样品。
5.2.1.2 技术研发部应该在客户需求数量外，增加公司内部保留验证需求之数量及相关SOP、SIP制作需求的数量；验证需求数量依照《样品制作单》要求的验证项目进行评估。
5.2.1.3销售部内勤依据最终的《样品制作单》开立《订单评审表》与计划、采购进行订单评审后安排生产计划。
5.2.2 内部样品需求：因后续SOP、SIP及标准样品等的更新及新增需求，由内部需求单位向技术研发部提出样品需求。由需求单位开出《样品制作单》经技术研发部、运营总监确认，最终经销售部审核，并依照数量需求决定是否需排定生产。
5.3样品制作:
5.3.1 技术研发部接收到销售部移交的新样品需求后，依照生产计划进行样品制作。
5.3.2 技术研发部须注意样品需求时间，其时间期限应该包含质量部的相关验证。
5.3.3 技术研发部将样品制作完成后，转质量部进行验证。
5.3.4 样品需求如为量产阶段之产品，产品一律依照正常生产制程生产，不可经由技术研发部自行生产方式。
5.3.5如本公司不生产，但客户要求配套送样之产品，则采购部需按规格要求向合格供应商进行采购，再送质量部检测，技术研发部做最终判定。
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5.4 样品确认:
5.4.1 质量部实验室依据技术研发部工程师提出的《委托测试申请单》后，须确认提供的样品数量是否足够实验室验证及出货数量，如果不足则要求技术研发部工程师补足需求数量。
5.4.2 样品验证如出现品质异常状况，质量部实验室人员应立即对委托测试的技术研发部负责人及质量部工程师反应。并依照讨论要求，决定是否继续实验的进行，且实验测试人员须对测试过程详加记录。
5.4.4 样品经质量部实验室测试并判定OK后，须将全部样品（包含未测试，已测试）及报告给质量部工程师确认，质量部工程师汇整后将报告提报技术研发部，由技术研发部工程师做验证结果的最终判定。
5.5 送样：
5.5.1销售部收到测试合格的产品后送客户确认，如果客户需求则报告一并转交客户，原则上通过之样品及承认书，客户需签回一份，作为质量依据，由销售部通知技术研发部，并将客户签回之样品及承认书一并交给技术研发部，技术研发部再依照客户签回的样品/承认书制作BOM、SOP。如客户未签回，但有下采购单至本公司，则本公司将视客户自动承认并依当时送样之质量水平进行交货。
5.5.2如送样后客户确认结果为NG，则销售部需将信息回馈给技术研发部，且销售部重新开立《样品制作单》。
5.6承认书及样品之列管、分发:
5.6.1本公司承认的供应商新规格样品须附在承认书上，由采购主导会签质量部、技术研发部后分发至质量部登录于《样品文件总览表》作为后续作业的依据。
5.6.2客户签回之承认书及样件原则上由技术研发部配布于质量部及生产部。若未签回，但已是批量订单则将相应承认书经技术研发部主管核准后再进行配布质量部及生产部。即技术研发部须依据已核准之承认书及相关要求，再制作标准样品，分发至生产部及质量部以作生产前及检验之参考。
5.6.3若为样品遗失者，则由需求部门准备样品交技术研发部承认签样，并打点标示。
5.6.4供应商送承认及客户回签承认时，如有样品，则随附于承认书一并列管、分发。
5.6.5承认书及样品的保存期限至规格发行变化时为止。
5.7承认书之内容：
a.)封面
b.)客户图纸或我司成品图纸
c.)检验项目及检验规范
d.)首件样品检验报告（按照我司格式或客户格式）
e.)样件评审报告
f.)材质证明
g.)第三方检验报告(SGS)
h.)包装方式
5.7客户对承认书有特殊要求时按客户要求制作。
6.相关文件
6.1 QP
7.1.0-11《产品质量先期策划控制程序》
6.2 QP4.2.3-01《文件及资料管制控制程序》
7.相关表单
7.1 QR/QSRD03-01《样品制作单》
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7.2 QR/QSRD03-02《样品文件总览表》 7.3 QR/QSRD03-03《首件样品检验报告》 7.4 QR/QSRD03-04《承认书》
7.5 QR/QSRD03-05《委托测试申请单》 7.6 QR/QSRD03-06《样品卡》
7.7 QR/QP01-01《文件目录一览表》 7.8 QR/QP11-14《样件评审报告》 8.附件
8.1供应商送样流程
流程 责任单位
采购部
采购部
NG
技术研发部、质量部
OK
质量部、采购部
通知供应商准
备二份承认书 提交技术研发
部及质量部 签样 质量部、 供应商留样
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8.2送客户端签样流程
流程 责任单位
销售部
NG
技术研发部、质量部
OK
销售部、物流部、采购部
物流部计划
技术研发部、生产部
质量部
NG
技术研发部
OK
销售部
NG 销售部
OK
技术研发部
质量部、生产部
开立《样品制作单》
评估 订单评审 排定生产计划
样品制作
样品确认 最终判定 送样签样
反馈技术研发部 样品分发 样品列管使用