(二)、PPT使用技巧1

（二）、PPT使用技巧

一、使用功能区

教程贴士：正如本章前面所述， PowerPoint 2007 的用户界面以功能区为基础

正如本章前面所述， PowerPoint 2007 的用户界面以功能区为基础，功能区就是窗口顶端的一个条状区域，其中包含命令和按钮的选项卡页面。不再是打开一个菜单并选择命令，而是单击选项卡，然后在该选项卡上单击按钮或打开列表。

下面列举一些重要的术语，要使用选项卡，就必须了解这些术语。

功能区:整个条状区域，包括所有选项卡。

office 按钮:可打开OffI ce 菜单的按钮，可通过该菜单选择新建演示文稿、保存、打印和执行其他与文件相关的操作。图1. 7 展示了该按钮的位置。

令快速访问工具栏:"OfFIce 按钮"旁边的一个小工具栏，从中可选择最常用的命令。

提示:要向快速访问工具栏添加一个命令，可右键单击该命令并选择"添加到快速访问工具栏。要将命令从快速访问工具栏中移除，右键单击命令并选择"从快速访问工具栏删除".

选项卡:功能区中的一个选项卡页面。例如，图1.1 7 显示了"开始"选项卡。

上下文选项卡:仅在选中特定内容时(如图形或图表〉才出现的选项卡。上下文名称将显示在选项卡名称的上方。在图1. 17 中，"绘图工具"是"格式"选项卡的上下文名称。

组:选项卡的一部分。图1.17 中显示的"开始"选项卡包括下列这些组:"剪贴板"、"幻灯片"、"字体"、"段落"、"绘图"和"编辑"。

对话框启动器:位于组的右下角处的小图标，通过它可以打开一个与该组相关的对话框。

注意:要了解一个工具栏按钮的功能，可将鼠标指针悬停在该按钮上.此时将显示屏幕提示解释其功能.

图1.17 功能区是PowerPoint 2007 的主要用户界面

1. 使用可收缩的选项卡组

在选项卡内，组能够根据PowerPoint 窗口的宽度展开或收缩。窗口足够大时(约1100 像素)，各组中的所有内容都会展开，每个项目都有自己的按钮。当窗口较小时，组会收缩，这是为了使所有组保持可见。一开始，大按钮变小，并垂直堆叠在一起，如果空间依然不足，组就会收缩成

一个带有下拉列表的大按钮，从下拉列表中可选择各命令。图1.1 8 比较了同一选项卡在三种不同宽度下的显示情况。

警告:由于功能区具有这样的收缩功能，执行某些操作过程的具体步骤将取决于活动的PowerPoint 窗口的宽度.例如，较小的窗口可能需要多花一个步骤，打开一个按钮的菜单来选择命令. 对于较大的窗口，所有命令都直接显示在选项卡上.

本书假设平均窗口大小为1024x768 像素，如果用较低的分辨率运行PowerPoint ，那么有时可能要多用一个步骤来访问一个命令.

2. 使用Office 菜单的子菜单

在Office 菜单上，有些命令旁边带有箭头。单击一个箭头会在Office 菜单的右侧打开子菜单，

提供更多选项。例如，图1.1 9 显示了"打印"命令的子菜单。

图1 . 18 PowerPoint 窗口的大小决定功能区上有多少个组收缩或展开

请注意，在图1. 19 中， Office 菜单上"打印"命令旁边的箭头实际上是与"打印"命令本身相分离的一个独立按钮。可以仅单击"打印"命令来打开"打印"对话框，而不必打开子菜单。"另存为"命令也有同样的功能，可以直接从第一级选择"另存为"命令，也可打开其子菜单。

图1.1 9 Office 菜单上的部分命令有子菜单

但并非所有箭头都是如此。"准备"、"发送"和"发布"命令都没有单独的顶级功能，单击这几个命令只会打开其子菜单。

二、兼容性检查

教程贴士：在PowerPoint 2007中创建了丰富的SmartArt、艺术字以及图形图表特效，这些都是PowerPoint 2007的新特性。

在PowerPoint 2007中创建了丰富的SmartArt、艺术字以及图形图表特效，这些都是P owerPoint 2007的新特性。

那么这些文档在低版本的PowerPoint中呈现出来会是什么样子呢？您的客户会不会和您看到的截然不同？

兼容性检查器可以告诉您在当前的文档中有哪些内容是和低版本程序不兼容的，而且还会告诉您那些用户看到的会是什么样的效果。

要运行兼容性检查，请单击“office 按钮”选择“准备-运行兼容性检查器“，如下图：

弹出”兼容性检查器“对话框，如下图：

我们在对话框中可以看到，

使用早期版本的PowerPoint时，此形状和其中的所有文本均无法编辑。

使用早期版本的PowerPoint时，SmartArt图形和其中的所有文本均无法编辑

如果使用早期版本的PowerPoint，则不可编辑形状上的动画将被删除。

出现这种情况的原因是：

第1页和第2页幻灯片中具有SmartArt图形，解决的办法是，SmartArt图形被转换为无法在旧版本的PowerPoint中进行编辑的单个对象，

不过可以将SmartArt图形转换为单个形状，然后使用早期的PowerPoint修改这些形状。

如下图，这是在PowerPoint2007中的SmartArt图形，现在其中每个层次结构都可以编辑。

但在PowerPoint2003中打开同一张幻灯片，我们发现SmartArt图形变成了一个整体的对象，无法单独进行编辑。如下图：

第3页幻灯片中有棱台和阴影效果，解决的办法是删除效果。

第1页幻灯片中有针对每个组件的动画播放效果，解决的办法是删除动画效果。

总结：

使用兼容性检查器，我们可以了解到当前的文档中，有哪些内容是和低版本中不兼容的，而且还会告诉你解决的方案以及那些用户看到的效果。

三、了解界面元素

教程贴士：从很多方面来看， PowerPoint 的界面都与典型的Windows 程序无异，但前面已经提到过，它

也有着一些Offi ce 2007 特有的特性。PowerPoint 窗口包含如下元素

从很多方面来看， PowerPoint 的界面都与典型的Windows 程序无异，但前面已经提

到过，它也有着一些Offi ce 2007 特有的特性。PowerPoint 窗口包含如下元素，参见图1.1 6 0

标题栏: 标识正在运行的程序( PowerPo int ) 和活动演示文稿的名称。如果窗口未最大化，可拖动标题栏来移动窗口。

功能区: 其功能就像菜单栏和工具栏的组合，提供选项卡"页面飞包括按钮、列表和命令。

office 接扭: 打开O ffice 菜单，从中可打开、保存、打印和新建演示文稿。

快速访问工具栏: 包含某些最常用命令的快捷方式。也可自行添加自己喜爱的快捷方式。

"最小化" 按钮:将应用程序窗口缩小为任务栏上的一个按钮，单击任务栏上的这个按钮即可重新打开窗口。

"最大化" / " 向下还原" 按钮s 如果窗口是最大化的(全屏) ，则将其更改为较小的

窗口(非全屏) ; 如果窗口不是最大化的，则单击此按钮可最大化窗口。

" 关闭" 按钮: 关闭应用程序。若有更改，可能会提示保存更改。

工作区:显示活动PowerPoint 幻灯片的位置。图1.1 6 显示的是"普通视图飞但也可使用其他视图，在其他视图中，工作区的显示也会有所不同。

状态栏:给出有关演示文稿的信息，并提供更改视图和显示比例的快捷方式。

注意:本书不会详述Windows 的操控，毕竟这不是一本介绍Windows 的图书，但若有兴趣进一步了解基于Windows 的程序的总体情况，建议阅读其他相关资料.

图1.1 6 PowerPoint 窗口综合了常见的Windows 特性和Office 2007 独有的元素

四、解决PowerPoint 2007中打字慢问题

教程贴士：微软的office 2007已经发布了有一年多了，连SP1都已经出来了。

微软的office 2007已经发布了有一年多了，连SP1都已经出来了。可是，不知道大家有没有注意到，不论是最初版本的Office 2007，还是打过SP1补丁包的Office 2007，在使用其中的PowerPoint 2007组件时，在打字的时候有时会十分的卡，拖泥带水的，经常会出现敲了半天键盘，屏幕上却不能及时显示输入文本的现象。在硬件配置差一点的计算机上，这种现象尤为明显，甚至仅仅在输入一二十个字词后打字都会反应慢得无法忍受。

那究竟是什么原因导致了简体中文版的PowerPoint 2007的性能变差呢？说出答案来也许大家会大眼瞪小眼，只要关闭简体中文Office 2007的中文拼写检查，这个怪异而又令人讨厌的现象就消失得干干净净了。

PowerPoint 2007在输入每个字符时都会调用词典进行检查，而简体中文的词典有近1 00MB之巨，这就带来了巨大的磁盘操作量，从而在整体上拖慢了PowerPoint的性能。而w ord2007和Excel2007采用了不同的屏幕显示机制，因此不受这个问题影响。

关闭简体中文版Office 2007中文拼写检查的具体步骤为：控制面板→添加/删除程序→选择Microsoft Office 2007条目，然后点击“更改”按钮，在弹出的窗口中选择“添加或删除功能”，然后点击“继续”按钮→在“安装选项”中，依次展开“Office共享功能”、“校对工具”、“简体中文校对工具”，然后将“拼写和语法检查程序”从“从本机运行”改为“不可用”，然后点击“继续”按钮（如图）。一分钟后，Office2007就重新配置好了。这个时候在PowerPoint 2007中打字就如同行云流水一般了吧。

当然，用这种方法之后，打字时就不会有拼写检查了，如何取舍，就只有自己权衡了。

五、设置文件访问密码

教程贴士：如果一份演示文稿包含敏感或机密数据，那么可以加密文件，使用密码保护文件。

如果一份演示文稿包含敏感或机密数据，那么可以加密文件，使用密码保护文件。加密对文件进行的一种"编码"，目的是使任何人都无法查看此文件一一无论是从PowerPoint 内部还是使用其他任何类型的文件浏览工具。

可以为一个文件输入两个独立的密码:打开权限密码和修改权限密码。使用打开权限密码以防止未经授权的用户查看文件。使用修改权限密码以防止用户修改文件。

可以使用一种或两种密码，也可以不使用密码。例如，假如您有一份包含工资信息的个人演示文稿。那么可以使用打开权限密码，向人力资源部门中需要访问这些信息的少数关键人员分发密码。但随后还可以使用修改权限密码，确保这些人都不能在查看信息时修改这份演示文稿。

对于打开权限密码，可以指定加密方法和密码长度。可用的加密码很多，其间的差别仅对高级技术用户有意义。然而，如果您确实有某种偏好，可在选择打开权限密码时加以选择。

要管理文件的密码和其他安全性设置，按以下步骤操作:

1.按平常的方法，在"另存为"对话框中保存文件。

2. 单击" 工具"，选择"常规选项"，此时会打开"常规选项"对话框。如图

3.11 所示。

3. 如果希望使用打开权限密码，在"打开权限密码"文本框中输入。

4. 如果希望使用修改权限密码，在"修改权限密码"文本框中输入。

5. (可选)如果希望从文件中删除个人信息，例如在"属性"对话框的"作者"字段中删除您的姓名，可选中"保存时自动删除在该文件中创建的个人信息"复选框。

图3. 1 1 设置密码以防止未经授权的访问

6. ( 可选)如有必要，可以调整PowerPoint 的宏安全级别(应用于所有文件，而不仅仅是当前文件)，方法是单击"宏安全性"按钮，在"信任中心"中修改设置，修改完毕后单击"确定"按钮返回"常规选项"对话框。

7. 单击"确定"按钮。

8. 如果在第3 步中指定了密码，此时会出现一个确认对话框。重新输入相同的密码，再单击"确定"按钮。

9. 如果在第4 步中指定了密码，此时会出现一个确认对话框。重新输入相同的密码，再单击"确定"按钮。

10. 按正常方式继续完成保存。

您(或其他用户〉打开文件时，会出现"密码"提示框。必须输入打开权限密码才能打开演示文稿文件。修改权限密码不发挥作用。正确输入打开权限密码后，如果设置了单独的修改权限密码，还会出现相应密码输入提示。在此处可以选择输入修改权限密码、取消或者单击"只读"按钮，以只读模式打开演示文稿。

六、如何在PowerPoint2007中插入Word表

教程贴士：我们知道在 PowerPoint 中可以创建表格，但如果手头有 word 表格，当然不必再浪费时间和精力重新创建。

我们知道在 PowerPoint 中可以创建表格，但如果手头有 word 表格，当然不必再浪费时间和精力重新创建。使用插入对象功能可以轻松将Word表格插入到PowerPoint演示文稿中，这种方法显然比从头创建表格更能提高工作效率。

下面以 PowerPoint2007 为例，介绍插入Word表格具体操作步骤。

1.在演示文稿编辑模式中，单击功能区的“插入”选项卡。

2.单击“文本”组中的“对象”按钮。

3.在“插入”对象对话框中，单击“由文件创建”单选钮，然后单击“浏览”按钮找到并选中包含表格的Word文档，并单击“打开”按钮。此时选中的文件将显示在“文件”下方的文本框中，如图1所示。

图1 “插入”对象对话框

提示：在默认情况下，该文件会被完全插入到当前演示文稿中。如果希望插入后的表格随原文件中的表格一起变化，则在上述对话框中选中“链接”复选框。

4.单击“确定”按钮。此时Word表格被插入到当前演示文稿中，如图2所示。

图2 插入Word表格

5.如果要在PowerPoint中编辑表格，则双击该表格会调用Word中的功能对表格进行编辑，如图3所示。

图3 编辑表格

6.编辑完毕在表格以外的位置单击，可恢复到演示文稿编辑状态。

7.如果要移动表格的位置，则可以直接拖动表格。

提示：用插入对象的方法还可以向演示文稿中插入 Excel 表格、Acess数据库等对象，方法与插入Word表格类似。

七、流程文字转变成图形

教程贴士：在用PPT 2007做讲义时，经常会有1、2、3等顺序的排列出来。

在用PPT 2007做讲义时，经常会有1、2、3等顺序的排列出来。比如以产品入库为例，首先应该是填写入库单，再让产品入库。如果需要发货，就要先填写出库单，再让产品出库。这样的流程在进行演讲时，都是用文字来实现，PPT就是为了让你的讲义更牛，所以我们可以对这个流程进行自动图形设置。看看我们是如何用PPT 2007来实现全新的自动化转换的，即将流程文字瞬间变成动人的图形。

第一步：前期准备。点击“插入”标签卡，在“文本”栏里点击“文本框”，在工作区拖曳出一个合适的大小，在里面输入讲义的流程文字。再进入“开始”标签卡，在“段落”处点击“编号”，一般的PPT2007，就只能达到这个程度。

第二步：流程变图形。选中文本框，在“开始”标签卡的“段落”项组里，单击“转换为SmartArt图形”按钮，即可从其下拉清单中挑选所要套用的图形，选择“连续块状流程”即可(大家可根据自己的喜好进行选择)。

第三步：装饰流程图。套用样式后，我们可以直接对流程图里的文字进行修改。但感觉还是有点单调，我们可以对流程图进行装饰。点击流程圈会出现“SmartArt工具”标签，里面包括了“设计”和“格式”两个小标签，我们在“设计”标签的创建图形里点击“升级”或“降级”即可对流程图各流程进行前后调整。在“布局”栏里我们可选择更多的样式，最后我们进入“SmartArt样式”栏，点击“更改颜色”按钮，在“彩色”里选择“彩色范围-强调文字颜色2至3”即可装饰完成。

第四步：文字要个性。流程图是进行了装饰，但流程图中的文字还是很单调，我们可以对流程图中的文字进行美化。先进入“SmartArt工具”里的“格式”标签，选中某个流程文字，点击“艺术字样式”里的“其他外观样式”，选择“中等效果-强调颜色2”。然后在“艺术字样式”栏里点击“文本效果→棱台→凸起”即可完成。

0K，流程文字完全变成了漂亮的图形流程图，现在拿你的PPT2007给领导看看，保证能让他满意。

八、通过大纲插入新幻灯片

教程贴士：所有Microsoft office 应用程序均可很好地协同工作，因此可以轻松在其间移动内容。

所有Microsoft office 应用程序均可很好地协同工作，因此可以轻松在其间移动内容。例如，可以在Microsoft word 中为演示文稿创建大纲，然后将其导入PowerPoint o PowerPoint 使用您在Word 中指派的标题样式来决定哪些项是幻灯片的标题和哪些项是幻灯片的内容。顶级标题(标题I)构成幻灯片标题。

要自己动手尝试，可打开Word ，切换到"大纲"视图(从"视图"选项卡)，然后键入演示文稿的一份简短大纲。按Tab 键降级或按Sh的+ Tab 键升级选定行。然后保存工作，返回到PowerPoint ，按照以下步骤导入:

(1)在"开始"选项卡中，单击"新建幻灯片"按钮的下部打开其菜单。

(2) 单击"幻灯片(从大纲)"0 " 插入大纲"对话框出现。

(3)选择包含希望导入的大纲文本的文件。

( 4 ) 单击"插入"PowerPoint 导入大纲。

如果演示文稿中己经有幻灯片，则这些幻灯片保留原样。(包括任意空白幻灯片，因此在导入后，您可能需要删除演示文稿开头处的空白幻灯片。)大纲中所有的标题l 都成为单独的幻灯片标题，其他所有次级标题则成为幻灯片中的项目符号。

1 .实现更好大纲导入效果的小技巧

尽管PowerPoint 能够导入任意Word 文档中的所有文本，但并非总能获得如愿以偿的结果。例如，可能有一个文档包含一系列段落，但未应用任何标题样式。将此文档导入PowerPoin t 时，效果可能如图4 .4所示。

图4 .4 一个主要由无格式段落构成的Word 文档会形成不吸引人的演示文稿

图4 .4是一个简要示例，表明了在将文档导入PowerPoint 之前未做好准备时发生的情况。PowerPoint 使各段落自成一张幻灯片。无法辨认哪些是实际的标题，哪些不是，因为未使用任何标题样式。段落太长，无法适应一张幻灯片时，段落被截断，显示在幻灯片顶

端。多余的空行被解释为空白幻灯片。真是一团糟，不是吗?图4.4也展示出应牢记的一个要点:普通的文本段落在PowerPoint 中的表现不太令人满意。PowerPoint 文本都是简明扼要的项目符号列表和标题。在导入大纲前做的准备工作越好，导入后所需的清理工作就越少。下面是一些小技巧：

不要将Word 中的非标题内容导入PowerPoint，除非文档中全部使用的是非标题样式(如图4.4所示)。为希望导入的文本应用标题样式。

大纲中仅使用基本样式z 例如，仅使用标题1 和标题2 等。

删除第一个标题之上的所有空行。如果未删除，演示文稿开头处将有一些空白幻灯片。

尽可能减少Word 文本中的手动格式化，使文本从PowerPoint 中选取其格式。为此，选择文本并按Ctrl+空格键。

不要在段落之间留空行。否则这些空行会在PowerPoint 中转换成空白幻灯片或空白项目符号列表项。

删除所有图形元素，如剪贴画、图片和图表等。总之，这些元素无法正常转换到PowerPoin

t中，还可能使导入工具发生混乱。

2. 从其他基于文本的格式导入

除word 以外， PowerPoint 还能从纯文本文件、WordPerfect (5.x 或6.x) 、Microsoft Works 以及网页导入。导入过程与上述步骤相同。如果文件未出现在"插入大纲"对话框中，将文件类型更改为所需文件类型即可。

如果正在设置一个即将导入的纯文本文件，显然没有Word 中那样的大纲工具可供使用。相反，只能依靠制表符。应作为幻灯片标题的每一行都应靠最左侧开始:第一级段落应以一个制表符开始:第二级段落以两个制表符开始，以此类推。

3. 导入后清理

从大纲导入文本后，可能需要进行一些小修正。按以下一览表逐个完成清理工作：

演示文稿中的第-张幻灯片可能是空白幻灯片。如果是空白的，删除它。

"标题幻灯片"版式可能不会应用于第一张幻灯片:如有必要，应用版式。(在"开始"选项卡中使用"版式"列表。〉

可能尚未应用主题，如有必要，从"设计"选项卡中选择一种。

部分文本可能包含干扰主题格式和造成不一致的手动格式化。删除所发现的所有手动格式化。(实现此任务的方法之一就是在"大纲"窗格中按Ctrl + A 键选中所有文本，然后再按Ctrl +空格键取消所有手动格式化。〉

如果部分文本太长，无法很好地放在一张幻灯片中，则可在必要时更换为另外一种幻灯片版式(如两栏内容〉。可能还需要将内容拆分成两张或多张幻灯片。

某些幻灯片上可能有一些空白的项目符号列表项(如果在导入前未删除所有多余的段落标记)。删除这些内容。

九、快速转换Word2007文档

教程贴士：很多时候我们都需要能将PPT 课件转换成word讲义，但是却不得其法；有的时候会为了无法打印大量的PPT文档而烦恼

很多时候我们都需要能将PPT 课件转换成word讲义，但是却不得其法；有的时候会为了无法打印大量的PPT文档而烦恼；现在我们不用担心了，今天我们就来看看如何将 PPT2007演示文稿中的文字转换成 Word2007 文档吧。

方法还比较多，同时我们也会罗列出方法的缺点与需要改进的地方。

第一种方法：利用“大纲”视图快速转换

打开PPT后不要全屏，直接单击“大纲”，在左侧大纲里单击一下鼠标，按“Ctrl+ A”全选内容，然后复制并粘贴到Word2007里，简单操作一次即可完成转换。

缺点：会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。

改进：要去除或修改行标和各种符号。比如我们将光标定位在第2张幻灯片的开始处，按“删除”键则会出现“此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项（如图1），单击“是”即可将第1和第2张幻灯片合到一起，重复上述步骤，则会将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。

图1“此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项

第二种方法：利用“发送”功能巧转换

打开要转换的PPT幻灯片，单击“office按钮→发布→使用Microsoft Word创建讲义”，然后选择“只使用大纲”并单击“确定”按钮（如图2），等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。

图2选择“只使用大纲”

缺点：在转换后会发现Word有很多空行。

改进：在Word里用替换功能全部删除空行。按“Ctrl+H”打开“替换”对话框，在“查找内容”里输入“^p^p”，在“替换为”里输入“^p”，多点几次“全部替换”按钮即可。(“^”可在英文状态下用“Shift+6”键来输入。)

第三种方法：利用“另存为”直接转换

打开需要转换的幻灯片，点击“另存为”，然后在“保存类型”里选择存为“大纲/RT F文件”格式。现在用Word2007打开刚刚保存的 RTF 文件，再进行适当的编辑即可实现转换。

第四种方法：PPT Convert to DOC软件转换

PPT Convert to DOC是绿色软件(下载地址： https://www.wendangku.net/doc/5f293801.html,/download /HTMLdata/detail/2008/6/19/273.html )，解压后直接运行，(注：在运行之前请将Word 和PPT程序都关闭。)再选中要转换的PPT文件，直接拖曳到“PPTConvert to DOC”程序里。单击工具软件里的“开始”按钮即可转换，转换结束后程序自动退出。

如果选中“转换时加分隔标志”，则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。

十、分开设置每张幻灯片的背景

教程贴士：默认情况下，我们一旦给ppt幻灯片添加了背景，那么这个幻灯片从头到尾都将是一样的背景图案。如果要分别设置每张幻灯片的背景图片，在PowerPoint 2007我们可以这样做

默认情况下，我们一旦给ppt幻灯片添加了背景，那么这个幻灯片从头到尾都将是一样的背景图案。如果要分别设置每张幻灯片的背景图片，在PowerPoint 2007我们可以这样做：

1、首先选中你要设置的幻灯片，然后单击工具栏的“设计（S）”按钮——进到“应用设计模板”选定你要应用的模板，在选定的模板上单击鼠标右键——在弹出的选项卡里选择“应用于选定的幻灯片”。就完成了。

2：开始不要做母板，复制几层，把需要层的底图去掉，加入你需要的背景就可以了，记住：开始不要设置母板。

3使用PowerPoint做幻灯片，有时我们需要给所有幻灯片加上背景音乐，来渲染气氛，增强演示效果。但直接使用“插入”菜单栏中的“影片和声音”→“文件中声音”所插入的背景音乐只对所选择的那张幻灯片起作用，等到播放下一张时，背景音乐就停止播放了。怎么解决这个问题？

其实我们只要再在“自定义动画”中简单设置一下，就可以轻松控制背景音乐在指定的部分或全部幻灯片播放了，具体做法如下:

1、把全部幻灯片做好，在需要插入声音的幻灯片中，单击“插入”菜单下的“影片和声音”→“文件中的声音”，选择所需的声音文件，在出现“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音?”的对话框时选择“是”(如图1)。

2、如果是在PowerPoint 2000中操作，右键单击新出现的声音图标“小喇叭”，选择“编辑声音对像”，勾选“循环播放，直到停止”选项(如图2)，最后单击“确定”按钮。(为了不影响幻灯片的视觉效果，此时可以顺便把“小喇叭”拖到这张幻灯片的右下角。)

3、右键单击声音图标“小喇叭”，选择“自定义动画”，打开“自定义动画”窗口(如图3)，单击“继续幻灯片放映”，这时其下面的“停止播放”项会由不可操作的灰色变成

实色。接下来再单击“在哪张幻灯片后”项，然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号，最后单击“确定”。(这里还可以把“不播放时隐藏”勾选上，这样在播放幻灯片过程中就不会显示声音图标了。)

这样指定的背景音乐就可以在几张幻灯片中连续播放了。

如果是在office PowerPoint 2003中操作，第2步的画面如图4，这里有一个“显示

选项”可供选择，我们可以勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项，这样在播放幻灯片过程中就不会显示声音图标了。

而第3步的右键单击声音图标“小喇叭”，选择“自定义动画”，打开的“自定义动画”窗口也有所变化，如图5:这时我们可以左键双击“自定义动画”窗口中的“一剪梅.wma”

或右键单击“一剪梅.wma”，再选择“效果选项”，会出现如下图的播放声音窗口(如图6)。单击“在哪张幻灯片后”项，然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号，最后单击“确定”就完成设置了

十一、为PPT2007幻灯片添加不间断的声

教程贴士：如果你觉得“图文并茂”的幻灯片已经不再新鲜的话，那不妨在幻灯片里加入声音，这样就

可以在美妙的音乐声陪伴下进行演示了

如果你觉得“图文并茂”的幻灯片已经不再新鲜的话，那不妨在幻灯片里加入声音，这样就可以在美妙的音乐声陪伴下进行演示了。但如果只是在页面内插入声音的话，当放映到下一张幻灯片后声音就会停止，通过以下的设置就可以让音乐不停播放直到演示结束。

运行 PPT2007 后打开我们需要编辑的PPT文档，然后在“插入”选项卡中选择“媒体剪辑”-“声音”-“文件中的声音”，打开“插入声音”对话框，找到自己要添加的音乐文件后点“确定”（ PPT2003 中依次选择“插入→影片和声音→文件中的声音”），在随后