项目经理成功汇报“七步法”
项目经理成功汇报“七步法”
作为项目经理，你最怕什么？无法按期交付？客户变幻莫测的需求？难搞的团队？捉襟见肘的资金？对于很多资
深项目经理其实这些问题都不是问题，而往往最令他们头痛的是各种汇报。很多时候，一次项目汇报就相当于一个单独的小项目一样。会议准备、人员协调、会场安排，事事操心。好不容易到了汇报那天，又要防止各种意外。原本就觉得准备的不够充分，突然面对这么多领导和客户，紧张和忐忑像一对幽灵一样难以摆脱。整个过程虽然时间不长，却极耗精力。其实，不仅是项目经理，对于很多朋友而言，当众汇报都像一道难以逾越的坎。在我自己的职业生涯中，也是经历了很多年的历练，才逐渐克服了当众汇报带来的焦虑和压力。而我们的压力来自哪里呢？从心理学角度说，人的压力往往来源于未知和变化导致的焦虑。因此，把一次汇报按照某种有条不紊的方式和步骤准备和策划，将会有效降低我们内心的焦虑，减少未知，就像做一件自己早已熟悉的事情一样。汇报准备七步法确认参会人
确认将有哪些人参会不仅是组织汇报的需要，也是准备汇报内容的关键。在之前写的关于如何编制汇报用PPT的文章中（详见我的个人微信公众号engineeringpm），也提到过很多次。“参会人”是造成汇报焦虑的最重要因素。相信很多朋友
都有这种经验。一方面，当参会人的规格越高，越正式就意味着需要越精细的准备；另一方面，当不明确参会人时，汇报内容和形式的设计将会有极大的盲目性。项目汇报并非总是大而全的，听众的需求和项目经理本身的诉求都需要兼顾。就像拍电影一样，导演通过对原著重新筛选和展示，在满足观众的需求，也要表达自己的态度和观点。提醒和确认对于很多例行的汇报或由项目主动发起的汇报，项目经理需要在会议之前就让主要参会人了解会议的主要内容和目标。当我们需要组织支持和决策时，这一步由其重要。没有人会对和自己无关的会议保持兴趣或设定优先。预先提醒参会人，让会议进入他们的工作议程是确保重要干系人参会的关键。否则花费了大量精力，精心准备，可能由于某些领导没有参加而大打折扣。提醒参会并非只是群发邮件就完事了。为什么直到时间临近时才发现有些人没收到邮件、没看到邮件、甚至压根就忘了这件事？因此，每个人都需要通知和确认两个步骤才算完整的会前提醒。
如果被邀请在某个会上进行汇报，那么确认自己的日程就很必要。确保有充足的时间准备和参会，避免匆忙准备或无法参会的局面。建议至少提前一周通知参会人会议信息。越重要的领导，工作日程安排的越早。我曾经的领导，每年会做两-三次工作计划，每次工作计划会涵盖至少3个月的日程安排。我们习大大的行程，很多半年至一年前可能就安排好了。
因此，越晚通知，调整的难度就越大。场地和模版
对于项目发起的汇报，场地情况也是需要提前确认的。这和参会的人数、会议的规格、希望达到的效果都有关系。提前踩点，确认座位的数量、现场的设施条件、是否可以提供会务服务等等，这是风险管理的重要环节。另外，项目经理提前熟悉环境，也可以很好地缓解焦虑的心情。在确定了场地情况和参会人信息后，我们就需要选择合适的会议模版了。现在关于PPT技巧的文章和课程很多，大家可以根据需要自己学习。不过，个人认为学习太多眼花缭乱的PPT技巧，对项目经理甚至很多职场人而言其实并没有太大的意义，除非您本身从事的就是平面设计或广告传媒类工作。项目经理选择模版要考虑场地的情况，小会议室和大会场的PPT设计是不相同的（以后详谈）。另外，如果会场比较大，那么一定要确保离屏幕最远的人也可以看得清。这里有一个技巧，把我们做好的一页PPT用A4纸打印出来，放在地上。如果可以站着看的很清楚的话，那么字体大小就是合适的。我自己很喜欢做PPT，因此也保存了很多PPT模版，字体、图标、动画等（如下图）。需要的朋友可以在我的微信公众号（engineeringpm）后台给我发暗号（PPT）哦。
就像讲故事很多朋友都听过TED演讲。精彩的演讲其实就是一个引人入胜的故事。汇报也是一样。内容的严肃和形式的灵活并不矛盾。对于一个有点冗长的汇报而言，如何让听
众保持注意力也是很有挑战的事情。最近比较火的一张图片：北京瘫。其实，对于一个不太有趣的汇报，到最后各种瘫可能都会出现。那怎么才能讲好一个故事呢？其实就是通过内容结构化来实现。当然也要依靠汇报着本身的声音、节奏、手势等表演技巧共同实现。二战历史上，擅长演讲的领导人有很多，你觉得最好的是谁呢？丘吉尔？罗斯福？个人觉得，最好的是希特勒。无论政治上多么错误，演讲的技巧绝对杠杠的！汇报内容的结构化在我之前写的微信公众号文章《看完百度总监刘超的PPT，你打算怎么做自己的》中有非常详细的描述。其中给了16种流程架构，大家可以根据具体的
汇报需求选择。
事先练习
无论你是否已经对汇报驾轻就熟，我们都建议在正式汇报前先进行练习。找一个相对较长的空闲时间和一个安静的房间，练习几遍，或者找一些同事，做一次仿真的彩排。熟悉内容的同时，梳理思路，并通过听众的反馈完善汇报内容。另外，通过练习可以尽早地熟悉这种汇报的状态，而最终目的还是让汇报成为一件”熟悉“的事情。这样就能很好地降低真实汇
报时的焦虑情绪。B计划
当万事俱备时，没有什么比汇报当天投影仪坏了这种事情更扫兴的了。即便提前调试过所有的系统，仍然很难保证不会出现任何意外。因此，做好备用计划，为顺利的汇报保驾护
航。项目经理对于风险管理一定都不陌生。那么，列出一个风险清单，并对应地写出应对策略是很好的方法。根据应对策略，提前做好应对准备，比如多准备一个投影仪、多打印几份材料、如果某领导不能到场，是否可以通过电话连线参加呢？风险的应对不光是项目经理的工作。项目经理需要与所有相关人员进行沟通并分派任务。大家各司其职，才能确保关键时刻不掉链子。询问反馈
很多汇报结束后领导都会做出点评和指示。而有些时候，我们需要在汇报结束后主动询问听众反馈，或进行问题答疑。这种询问可以当场开展，也可以在汇报结束后一两天沟通。询问反馈可以关于汇报内容也可以关于汇报表现。内容的反馈可以弥补汇报人和听众之间理解的偏差，同时有利于更准确地开展未来的工作。而关于汇报表现的询问，则可以搜集到很多改进的建议。下一次再汇报，如果还有这些人参加，那么成功的概率一定更高。除了反馈建议的采纳所带来的实实在在的提高外，主动询问本身其实就是一个加分项。因为，询问反馈是对听众的一种尊重，其实会给人很好的印象（一般人我不告诉他）。（我的个人微信公众号engineeringpm）