秘书学案例分析
秘书学案例分析
1.充分的发挥自己的主观能动性
实用案例
这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了电话。李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我们俩最好送一样多，你问问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”
张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是因为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。
对此毫无准备的于雪只好摇头。那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。
问题出在哪里呢？
2.提高工作的含金量
看案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话：“于雪，你好，我是财务部的刘志。”
“刘总，您好！”
“总裁这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”
“等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。您看可以吗？”
“谢谢！”对方放下电话。
散会后，于雪马上做了汇报。总裁想了一会后反问于雪：“你说我有必要见这位马总吗？”
于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。
3.充分发挥职务优势
4.在“打杂”中创造机会
案例：于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做；很多朋友羡慕她的工作轻松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。11点息，消多。老总开完会出来，告诉于雪自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。
“您坐飞机去吗？”于雪问。
“是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。
“那我帮您去订机票吧？”于雪主动请缨。
“不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼取一下就行了。”于雪只好悻悻地回到自己的办公室。老总在家她都感到无所事事，老总出差之后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来交给老总之后，继续上网打发时间。
问题出在哪里？
实用案例
这是一家通信辅助设备制造公司。这天老板终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老板就晚上见面的是与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原准备让研发部主任刘奇一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部主任王涛，你看还让谁去比较合适？”老板兴致盎然的问着于雪。
“我不知道呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。
听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“这个上面写的‘sp’（指内容提供商）是什么意思？”
“对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答到。
“好吧，你出去忙吧！”老板明显的不高兴。
在日常工作中应如何利用职务优势充实自己呢？
第一，仔细阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料；
第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话；
第三，留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂的问题就像同事等请教。
先看一个案例：
（一）工作失误是难免的（二）失误后必须主动道歉
五、秘书工作的特点
（一）需要当机立断处理的事情多（二）工作中的变数多（三）一心多用的时候多（四）忙闲不一的情况多
六、提高工作效率与质量
1.强调质量意识
2.做好工作计划（1）工作程序化（2）分清轻重缓急（案例）
3.合理利
用空余时间 4.工作创新
案例1:电话号码
这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件是,听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“---你说是天地公司赵总的电话吗？我好象记得有他的名片，回头我查一下告诉你---你们公司今年的生意如何-------”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道电话号码是87654321。面对这种情况，秘书怎么做？
A. 马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。
B.当作什么也没有听见。
C.如果胡总问
自己的话，就告诉他7654321。D.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给他。E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。
你认为哪种比较合适？请说明理由。
选择A ，可能会让老板觉得秘书喜欢偷听他打电话。秘书做事应该积极主动，但也要注意自己的行为是否会给老板带来困扰。直接告诉老板号码，也许完全违背老板意图。
选择B，可能会让老板觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。而且，在当时这种下，不必装做没听见。
选择C，有可能让老板反感。因为口头告诉老板电话号码，一是会打断通话，二是老板不一定记住，更重要的是老板正通话时，秘书最好噤声。
选择E更不合适。一般情况下，老板通话，秘书不应该站在旁边。
D比较合适。这样做既协助了老板工作，又没有干扰老板。老板完全可以按自己的方式去跟对方交流。
案例分析：
部门经理之间的矛盾
背景：李明是公司销售部总经理，刘枫是市场部的副总经理。公司刚成立的时候，他俩都在销售部，是工作上的搭档。但两人的工作作风完全不同，李明工作上一向大刀阔斧，而刘枫则精益求精。由于两人性格上的差异，再加上一些个人的恩怨，所以，几年来他俩一直不和。这在公司内部几乎是尽人皆知。
老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，于是准备派李明和刘枫去参加下个月的的莱比锡国际博览会，同时考察欧洲市场。秘书于雪在于老总的接触中，知道了老总的这一想法。面对这种情况，于雪应该如何处理？看下面的选择：
A.如果老总问派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。
B.主动向老总汇报：听销售部的于娜说，他俩曾在餐厅动手打过架，不知是否受影响。
C.如果老总问起李明和刘枫的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾
D.如果老总不问，自己就不说这件事。
E.如果老总问，就说他俩性格不合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。
总计10分。如果找到最佳选择得4分，回答住作为最佳选择的理由得2分；如果对其他4种选择进行了正确的评析，各得一分。
本题的关键：只有对上司的决策有用且必需的情报才能称之为“信息”。
选A不合适。对于秘书来说，远离公司管理人员之间的是非恩怨，这是对的，这是秘书做人的一条原则。但是当老总问起有关问题时还明哲保身，对这一公开的秘密装聋作哑，不以公司利益为重，则是一种不负责任的行为。
选B则走向了另一个极端。为上司收集信息是秘书的一项主要工作，但提供的信息要准确，所以，道听途说中的“打架”事件就不适合汇报。
选D也不合适。两位经理之间有矛盾，这是事实，但如果没有安排他们去欧洲的计划，秘书的确没有必要主动汇报。上司每天要处理那么多的信息，如果再把管理人员之间的纠纷汇报上去，无疑是对上司的“信息污染”。然而，当得知上司的安排后，这种小事就不再无足轻重，它有可能影响欧洲考察效果。所以，此时的知情不报就成了一种不负责任的行为。
选E错在秘书擅自替上司做判断。让上司了解这两位经理性格不合，这样做没有错，至于会不会影响考察效果，应该让上司自己判断。上司最反感越俎代庖、自作聪明的下属，所以，一般情况下，秘书只告诉上司“1+1”这个事实，结论是2还是10，应有上司自己做判断。
案例分析：秘书要认错吗
这天上午，秘书一边在前台值班，一边在给老板的发言稿润色。但秘书正给一位新来的客人沏茶时，总裁办公室主任过来说老板要看发言稿。秘书说还有一点没有改完，如果老板急着要，那就请主任帮忙把把把关再送给老板。主任说没问题。到中午的时候，主任对秘书大发脾气，说老板对发言稿很不满意。
面对办公室主任的批评，秘书应该怎样处理？下面有几种选择：A、由于当时太忙，没有
仔细检查，我下次一定注意。B、我当时就说还没有改完，你应该改完之后再交给老板呀！
C、实在不好意思，我今后一定注意。
D、头，别太在意，就是老板自己不也经常出点小差错吗？
E、老板也是鸡蛋里面挑骨头，一点小毛病自己随手改不就完了嘛！
对于以上几种选择，你热内那种选择最合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。本题应选择C
选A是不对的。秘书在工作中难免出现这样或那样的失误，但不管是什么原因造成的，错了就错了，没必要再为自己的失误作辩解。
选B是非常恶劣的，不仅推卸自己的责任，而且把责任推到了自己上司的头上，这样做只会火上浇油。
选D是缺乏基本素质的表现。不管老板是不是经常出错，秘书无权公开指责自己的老板。这是秘书人员的大忌。说话腔调随意显得油滑，不够严肃认真。
选E也是错误的。秘书是老板的助手，即使老板出了失误，秘书应该积极采取补救措施。而现在秘书出现失误，却指望老板帮忙改正，这说明秘书不明白自己的职责。
本题的关键：秘书不论在什么情况下都要诚实、谦逊。
案例分析：如何通知市场部
年底快到了，这天上午秘书正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟让秘书过去。老板交代完一些正事后，想起一件事来：“今年我们公司的销售不错，市场部的几个人功不可没。明天晚上没什么事，我想请他们吃顿火锅。你帮着安排一下。”秘书就吃火锅的具体时间、地点和标准进行了确认之后回到了自己办公室。应该如何同志市场部的人呢？现在有以下几种选择：
A、正好有人去一楼的市场部，托他带话。B 、用内线电话通知市场部经理。C、暂时放下手中的工作，专程去一趟市场部。D、打电话叫市场部经理来自己办公室一趟，把具体事项交代一下。E、用短信通知市场部经理。你认为种做法比较合适，请说明理由，并对其他几种做出评析。
案例：寄信
一天，老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄来一封非常无礼的信。他自己起草了一封简短的回信，让于雪马上把信寄走。信的内容是这样的：“我没有想到会收到这样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往来，事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！” 面对这种情况，于雪应该如何处理？
1.“好的，我马上去办！”说完，于雪就立即回到自己的办公室把信寄走了。
2.默默的回到自己的办公室，当作什么也没听见。
3.如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的秘书，有责任提醒老总；为了公司的利益，得罪老总也值得。于是对老总说：“老总，这封信不能发，别发了吧！”
4.于雪非但没有退出去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”
5.当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？”分清轻重缓急
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售
部总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。
她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了了。让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不知如何下手。
客户希望宴请老总
今天下午老总刚出门,公司的大客户刘老板就来电话,说想请老总明天晚上一起吃顿饭,谈谈合作项目。秘书于雪负责安排老总的工作日程，知道老总明晚没有什么安排。
面对这种情况，秘书应该如何处理？
现在有这么几种选择：
1.对刘老板说：“那时上班以外的时间，我不清楚老总有没有别的安排，您还是直接跟老总联系吧。”
2.对刘老板说：“老总明晚没有安排，可以去。”
3.虽然老总明晚没有安排，但不清楚老总的意图，所以，对刘老板说：“待我请示一下老总后再答复您。”
4.对刘老板说：“老总最近身体不舒服，去不了。”
5.对刘老板说：“老总他也一直想拜访您，他明晚肯定去。”
对于以上分析，你认为哪种比较合适？请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
老总闷闷不乐时
这天早晨老总眉头紧锁,一言不发的走进了自己的办公室,秘书于雪跟他打招呼” 早上好!”他也爱理不理的。老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。于雪心想老总肯定遇到心烦的事了。面对这种情况，秘书应该如何处理？
1.既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会儿，所以先不要去管他。
2.心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。
3.翻出老总的日程表，取消老总今天一切约会安排。
4.泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会儿。
5.马上跟着老总进去，问出了什么事。
看下例：
2.秘书在传达贯彻领导意图时应注意的问题：一是莫误传达时间。
二是不能截留领导意图。
三是不能随意解释或歪曲领导意图。
看下面的例子：
下面案例中的秘书小李错在哪里：
某机关王处长，不问青红皂白，写信把另外一部门的属下严厉的批评了一顿，批评他办事不力，结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那个属下道歉，这时一旁的李秘书得意的说:不用了,你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了。”王处长听了后如释重负，然后又怀疑地问她：“压了整整三个星期？”李秘书说：“是的。”
“那么最近发到欧洲那几封信也压下了吗？”李秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。”结果没想到王处长大怒：“这事是你作主还是我作主？！”李秘书说：“我做错了吗？”王处长说：“是的。”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水，说委屈。不久整个单位都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书就调走了。
从中得到的教训：
（1）她不该自作主张扣押领导信件，而不与领导沟通。（2）她不该自以为是，觉得领导犯了错误会有后悔的一天，而自己帮领导避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。
（3）她不该逢人便讲，给自己“伸冤”，把小事弄得尽人皆知有损领导威望。
3.树立沟通意识，学会进谏。
秘书人员作为领导的助手，必须时时与领导保持良好的沟通状态。但受到领导批评时候，应该如何与领导沟通向领导进言呢？
秘书受到批评情况有二：一是工作中做得不好，领导不满意；二是因有误解而批评。针对第二种情形我们不妨看下面的例子：
秘书小刘，因为刚刚到单位工作就比较出色，深得领导的赞赏，许多重要的活动都让他组织，可谓对他委以重任，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别的人放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，对小刘渐渐疏远，有点把他晾在一边的味道。
小刘秘书真是有一肚子的苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。
他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始替小刘在领导面前讲好话，一度说他坏话的小张也不再说了。
领导对小刘的态度有所缓和，这时小刘秘书觉得是向领导申诉的时候了，但是具体的时机和方式呢？小刘的领导喜欢在午间休息的时候打乒乓球，小刘秘书就陪领导打乒乓球，他一方面显示出自己打乒乓球的实力，一方面又恰到好处地让领导赢球，让领导在竞争的感觉中赢球，领导很高兴，说：小刘，球技不错呀。这时小刘秘书说：哪里，还是王局长的球技不错，是不是以前学过？
领导笑着说：我可是全靠自学的，没事打着玩。小刘秘书就说：是吗？我看您都是准专业水准了。我都拿出了自己的看家本领了。领导说：是呀，小刘，你打球还是比较厉害的。这时小刘秘书乘机就说：我这个人就是实在，打球的时候我就想着好好打球，所以有的人说我打球的时候不给人留情面，说我工作的时候也这样，其实和打球一样，我没有想别的，就是想把事情做好。不过，我以后一定要注意，因为不是每个人都像领导一样了解我。
领导听完小刘秘书的一席话，笑道；“这我也听到过，当时就告诉他们，年轻人嘛，有干劲是好的，好好做工作，别管别人怎么想。我就喜欢你这样的实在劲。你不知道，局里好多人打球总是让着我，没劲，让我球技总是得不到提高。”从那以后领导总喜欢叫上小刘打球，对小刘秘书的印象大有改观，一年后，提拔他当了自己的助手。
从中学到的处世技巧
1.在遭人诬陷，受到冷落和排挤的时候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，
努力改进，一面要对于心存妒忌而造谣的人报以宽容态度，并主动帮助，从而化解矛盾，使其心服口服。
2.要懂得选择适当的时机向领导澄清，在和领导建立共同娱乐爱好的基础上一不经意的
方式阐明自己的做人原则，以获得领导的认可和好感。
3.打球时，小刘不卑不亢，一方面显示自己的实力，让领导在竞技中尽兴，一方面又巧
妙的不露痕迹的让领导赢球，让其获得某种成就感和威严感，同时也为自己树立了良好形象。
沟通的时机选择对沟通效果起着直接重要的影响。
案例一
东北军阀张作霖没什么文化。在一次给日本“友人”题词时，把“张作霖手墨”的“墨”字
写成了黑，有人说“：大帅，缺个土。”正当张作霖一脸窘像时，身边的一个秘书却大喝一声：“混蛋，你懂什么！这叫‘寸土不让’！大帅能轻而易举地将“土”拱手送给别人吗？”此人后来成了张作霖离不了的得力助手。
案例2
某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个”。话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正道：“讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来。
从中得到的启示
1.领导出现失误、漏洞，作为秘书人员要提醒，这是分内的事情。
2.注意提醒的方式、场合、语气、语态，不能让领导当众出丑。
3.可以以巧妙的方式诙谐的语言为领导解围，也可以时候私下里与领导沟通，切忌当中指责，让领导下不来台。
催材料
财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天,老总急着要那份材料,便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外出的李经理.他听于雪说要材料,立即说回来后马上给她送过去。
面对这种情况，秘书该如何处理？
1.严肃地对李经理说：“是老总让我来取的，您可不要不当回事呀！”
2.问李经理大概什么时候回来，回来后能不能把文件送过来。李经理说一个小时之内回来，回来后一定把资料送过来。于是秘书回办公室向老总报告。
3.听完李经理的解释后，叮嘱到：“您可千万别说话不算数呀！”
4.秘书带着恳求的口气说：“李经理，我求您回办公室给取一下吧，不然我没办法向老总交代。
5.秘书爽快地说：“行，回来后马上给我打电话”。
分析案例：
某公司董事长收到一封有着长年生意往来的代理商寄来的无理信函。看后，董事长感到非常气愤。立即把秘书叫来，说：“真没想到会收到这么不讲道理的信，虽然我们有着长久的生意往来，也只能到此为止了。对这事，我还打算对外公开。”按照这种意思，要秘书迅速复函给对方。
那么，秘书应采取何种态度呢？
分析下列几种做法
（1）“好的！董事长。”说完，立刻走出办公室，去打字、投邮。
（2）认为这项在董事长盛怒之下做出的决定，对公司、对董事长都没有好处，倒不如把这封信“压下来”，不必去打字，也不必邮寄。
（3）“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提出了这样的建议。
（4）当天晚些时候或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，送给他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”
第一种：对董事长的命令绝对的重视与服从，但不能盲目服从。
第二种：是为董事长和公司利益着想的，但实际上，他逾越了秘书的权限，所以并不妥当。第三种：从秘书是协助者的角度看，实际自然的反应。帮着领导出主意，让领导思考后再作决策，但严格说来，这也是对公司决策的干预，也属越权行为。
第四种：是正确做法，理由：董事长也是人，难免有怒不可遏的时候，在怒气消退后，自然
会冷静地思考问题。这时，一句“您觉得这样可以寄出去吗？”在提醒他再做一次决定。
看下例：
某公司秋季新推出一批促销特价电风扇，这个活动是企划部策划的方案，由营销部实施。但由于企划部的失误未注明活动截止时期，因此经销商一直到第二年春天还执行此价格。很显然错误根源在企划部，但营销部作为执行部门应当及时发现此问题并及时纠正。两方都有责任，好在旺季未到，公司损失不大。事后追查这件事情时，营销部的人认为，此事是企划部负责安排的，是他们策划不周，所以企划部应该为这事负责。
但当老板要求秘书小周去询问企划部时，企划部负责此事的人给小周来电话，说：“这事责任不在我们。我们只负责方案设计，时间通常都是三个月，以前均是如此，很显然营销部执行时未能按此办理，再说方案通气会上他们未曾置疑。”小周问：“这事也不能老拖着，你看这事应该如何解决？”那边电话说：“既然都不认错，就请领导裁定吧。”由于部门利益的不同和看问题的角度不一样，各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。
秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队员一样到处灭火。现在又是公说公有理，婆说婆有理，该怎么办？老板一看，事情其实不大，损失也很小，两位主任都是大功臣，这次未能升职都有怨气，于是就叫秘书处理。
想一想秘书会如何处理呢？
小周需要做的就是要让两个部门的主管坐到一起，直接沟通，有什么问题当面说清楚，找到解决问题的办法。要让他们尽可能地消除误会，明白公司的利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。
案例：
周红长得并不好看，学历也不太高，在一家房地产公司做文字秘书，周红的打字室与老板的办公室之间只隔着一块大玻璃，老板的举止她只要愿意就可以看得清清楚楚，但她很少向那边多看一眼，周红每天都有打不完的材料，她知道工作认真刻苦是她惟一可以和别人一争短长的资本。她处处为公司打算，打印纸舍不得浪费一张，如果不是要紧的文件，她会把一张打印纸两面用。一年后，公司资金运作困难，员工工资开始告急，人们纷纷跳槽，最后总经理办公室的工作人员就剩下她一个。人少了，周红的工作量也陡然加重，除了打字，还要做些接听电话、为老板整理文件的杂活儿。有一天，周红走进老板的办公室，直截了当地问老板：“您认为您的公司已经垮了吗？”老板很惊讶，说：“没有！”“既然没有，您就不应该这样消沉。现在的情况确实不好，可很多公司都面临着同样的问题，并非只是我们一家。而且虽然您的2000 万美元砸在了工程上，成了一笔死钱，可公司没有全死呀！我们不是还有一个公寓项目吗？只要好好做，这个项目就可以成为公司重振旗鼓的开始。”说完她拿出那个项目的策划文案。隔了几天周红被派去负责那个项目，2个月后，那片位置不算好的公寓全部先期出售。周红为公司拿到了2000万美元的支票，公司终于有了起色。过了三年，公司改成股份制，老板当了董事长，周红则成了新公司第一任总经理。老板在新公司的周年庆上当着全体员工热泪满眶的对周红说道：“谢谢你，当初没有你的那番话和你的支持我不可能走出那次危机，也不可能有今天。我永远感激你在我最困难的时候给予我的鼓励和帮助。”周红却说到：“这是我的份内之事，也是每一个公司员工应该做的。”台下顿时掌声雷动。
给我们的启发：
1.作为秘书要具有基本的职业操守，在领导遇到困难或公司出现危机的时候，不应该第一反应就是辞职跳槽。
2.如果秘书人员在危机中仍忠心耿耿，与领导风雨同舟，并能尽最大努力帮其渡过难关的话，将会被领导赏识，对个人的发展将大有裨益。
案例
天安公司的赵灵是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。赵灵马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。赵灵转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，赵灵匆匆用手指了一下椅子示意客人座下，然后赶快接电话。此时客人面有不悦。她的同事小石赶紧过来为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，缓解了客人的情绪。
情景模拟
情景一：有一外地公司的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，请演示秘书接待的情景。
情景二：吴总经理与洪达公司王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作。王经理经常到滨江公司来找吴总经理聊天，吴总经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴总经理，正好吴总经理不在公司，他陪同台商汪先生打保龄球去了，这时秘书应如何接待，请演示。
情景三：有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，却又不愿通报姓名，也不愿说出求见理由，秘书委婉拒绝安排会见，可他却一直赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。
情景四：一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。
当上司开会时，秘书接听电话要注意
1、坚持原则。不是很急的事，就不要让上司来接电话，等散会后再说。
2、不能简单拒绝对方。如果这样回答对方：“总经理正在参加董事会，估计会议要到5点钟才结束。回头我们再给您去个电话，您看可以吗？这样说容易让对方产生误解。
3、事情重要的话应请示上司。这是最好的回答应该这样：“实在对不起，总经理刚散会，您有急事找他吗？”然后悄悄搁下话筒，给领导递张纸条，写明是谁到电话找他，询问他是否接听。如果上司认为事情不急，不愿意去接电话，那么，秘书应回答：“实在对不起，这会儿不知总经理上哪儿去了，回头见找他，我回请他给您回电，您看这样可以吗？（注意不应说“我回叫（让）他回电”）
实训1：做电话记录
这天上午唐龙科技集团公司总经理刘明外出办事，忘了带手机。集团公司董事长王某找不着他，便给秘书于雪打电话：“关于某工程招标的事，我要尽快听取刘明的汇报，刘明回来后，让他给我来个电话。”于雪回答说“一定转达”。
实训2：上司不在办公室
于雪是长城公司负责研发的孙总的专职秘书。这天下午孙总外出办事，公司的合作伙伴恒昌公司的嘛总（也是孙总的好朋友）来电话：“我是恒昌公司的马涛，请问孙总在吗？”“孙总现在不在公司，估计3点钟左右回来，请您到时候再来个电话吧。”于雪这么回答。第二天，于雪在给孙总送材料时，孙总对她说今后接电话时要注意一点，态度别太冷淡。
上司不在时，秘书处理来电注意
１、表示抱歉。２、没必要说出上司不在的理由和上司的去处。３、让对方了解自己的职责，主动承担转达的责任。询问是否等上司回来后再给对方回电，如果可以就要记下对方的联系方式。４、如果是上司的亲属来电话，要注意措词，就说“总经理现在出去了”，让对方决定怎么做。５、代替上司听取重要事情时候，应将对方的意思再复述一遍。若有他人在场不便让他人听到，就要求对方重说。
实训3：陌生人的电话
周茜给王总当了一年多的专职秘书了，对王总的社交范围基本熟悉。这天上午王总外出办事，有一个陌生人打电话来找王总。周茜问对方姓名，对方非常不耐烦，说他是王总20多年前的铁哥们儿。如果王总不在，就把王总的手机号码告诉他，他自己联系。
秘书处理陌生人的电话，要注意：
1、不随便说上司“在”或者“不在”。比如：铃响拿起话筒自报家门后，对方开门见山就问上司在不在。在没有弄清对方的身份和目的之前，不能随便回答说“在”与“不在”。
2、尽量诱导对方说出姓名和意图。如对方问：--在公司吗？之后，不要直接回答，而应反问以下：“请问您是----”
3、请示。在弄清对方的身份和目的之后在说：“请您稍等一下，我去看看---是否在公司。”然后搁下电话，去请示如何答复。如果上司不再办公室，那就打手机联系。但如果事情不是很急，就可以委婉回复对方等上司回来再联系。
案例：广告公司的电话
将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？
现在有几种选择：
1、今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。回头我再给你打电话过去可以吗？
2、您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。
3、我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。
4、赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？
5、我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？
分析选1比较合适。
广告公司和秘书公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板式家难排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。
分析选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。
选4这是自作聪明。姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
调整工作日程表的案例
老总这几天日程安排得满满的。今天上午十点与天津的客户谈判，下午三点到市环保局向局长介绍公司的节能新产品；明天上午九点半在长城饭店与美国QEC公司的代表谈合作事宜，明天下午两点在公司召开司务会-----十一点多钟，美国QEC公司的人给老总的秘书小来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回美国，所以，希望能将谈判时间改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。
第一节会前筹备工作
先看例子：马上要到六月底了，每个季末公司都要召开一次全国20多家分公司经理的工作会议，讨论市场销售中存在的问题，交换竞争对手的情况，制定新的销售策略。会议一般都是租用公司附近天鹅宾馆三楼的小会议室，会期一般两天，老总让于雪做好会议的筹备工作。
三、常用7种商务文书的写作
（一）询价函
函的一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。
函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。
“事项”部分是叙述和说明的写法，应简单扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。
见范例：
××茶叶有限公司：
我公司对贵公司生产的绿茶感兴趣，需订购××毛尖茶。品质：一级。规格：每包100克。望贵公司能就下列条件报价：
1.单价。
2.交货期限。
3.结算方式。
如果贵方报价合理，且能给予最优惠折扣，我公司将考虑大量定货。
××超市股份有限公司
××××年×月×日
(二)报价函
××超市股份有限公司:
贵方×月×日询价信收悉,谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：
商品：××毛尖茶
规格：一级
容量：每包100克
单价：每包×元（含包装费）
包装：标准纸箱，每箱100包
结算方式：货到3个月内结清
交货方式：送货
交货日期：收到订单10日内发货
我方所报价格极具竞争力，如果贵方定货量在20箱以上，我方按 55%的折扣收款。
如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早订购。
恭候佳音。
××茶叶有限责任公司
×× ×× 年×月×日
（三）投诉处理函
×××先生：
×月×日来函收到，感谢您在信中指出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。
××公司
××××年×月×日
（四）请柬
××先生/女士：
兹定于××××年1月25日晚7：00-9：00。在长城国际大酒店举行春节团拜会。届时敬请光临。
此致
敬礼！
××集团公司总裁办
××××年1月20日
（五）贺信
××国际招标公司：
值××国际招标公司成立15周年之际，谨表示热烈的祝贺。15年来，贵公司对我公司利用世界银行及亚洲开发银行贷款项目的招标采购工作给予了大力支持与协助。特别是在签约及执行合同过程中，坚持信守合同，维护我方用户利益，使项目尽快产生了效益。借此机会，我们再次对贵公司表示忠心的感谢。
回顾15年历程，我们的合作是真诚友好的。值此庆祝贵公司成立15周年之际。恭祝贵公司业务蒸蒸日上，愿我们的合作更加愉快！
北京××公司
××××年×月日
贺信的格式
贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
贺信的标题通常由文种名构成。如在第一行正中书写“贺信”二字。
(二)称谓
顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如“同志”。称呼之后要用冒号。
(三)正文
贺信的正文要交待清楚以下几项内容：第一，简略交代当时背景或其他有关情况.(为下文祝贺作铺垫) 第二，充分肯定和热情赞扬对方主要成绩. 及取得成绩的原因和重大意义,并做出肯定性评价。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。(是贺信的中心部分，一定要交待清祝贺的原因)。第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。并给以鼓励或提出殷切希望。
(四)结尾
结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”、“祝贵公司蒸蒸日上”、“祝您健康长寿”等。
(五)落款
写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。
(六) 邀请信
邀请信:是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的邀请性书信。
在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。
注意：要简洁明了，看懂就行，不要太多文字。
看例文：
××小姐\先生：
仰首是春，俯首成秋，××集团公司迎来了她的第20个新年。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持，我们取得成绩中有您的辛勤工作。久久联合、岁岁相长，我们愿意与您一起分享对新年的喜悦与期盼。故在此邀请您参加我们举办的新年酒会，与您共话友情、展望未来。如蒙应允，不胜欣喜。
地点：××年×月×日
时间：友谊宾馆一楼大厅
备注：期间抽奖，请随赐名片
××集团总裁办公室
××××年×月日（七）感谢信
一、格式：
1.标题：正中大字写“感谢信”或“致xxx的感谢信”
2.称谓：顶格写被谢者名称，个人姓名后加“同志”或“先生”等尊称
3.正文：首先概述对方事迹，重点突出对方的支持和帮助，并阐述事迹的影响，表达自己的感激之情。结语写表示敬意和感谢的词语，如“此致/敬礼”
4.署名和日期
二、注意事项：
1.要把被感谢的人物、事件，准确、精练地叙述清楚，使对方能够回忆得起来。
2.叙述中要怀着感激心情加以评价，以突出其深刻的含义。
3.表示感谢的话，要符合双方的身份（年龄、性别、职业、境遇等）特别要根据对方的具体情况表示谢意，感情要真诚、朴素。
4.文字要精练，评价要恰当，篇幅不能太长。
某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文件。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打印室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成的失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？
A秘书想尽快完成任务，这种心情是可以理解的，但是不按程序办事是不对的，对秘书来说这是致命的错误。
A秘书造成的失误的原因何在：
一是他有可能是不清楚公文处理程序，不清楚谁是此文的签发人——他以为业务部门负责人审核就可以发文；
二是他有可能是自作主张——他以为领导把意见说得很明白了，自己也已领会得很明白了，业务部门负责人也审核了，应不会有事了，于是就自作主张。
三是他不明白事情再急也要按程序按制度办的道理。
这一案例对于秘书从业人员有何启示：
一是要对自己有准确定位，明确自己只是领导身边一个身份比较特殊的工作人员，不能代替领导，不能自作主张。
二是要加强业务识的学习，清楚办事程序。
三是业务部门的负责人要认真负责，就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。
秘书学经典案例30例
秘书学经典案例30例
秘书学经典案例30例 案例1如此露脸 年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。 分析与评述王秘书该郁闷，他的接待工作越位了，抢了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，出现“越位”现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位，本来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态。在工作中，秘书热情过高造成工作越位，只要不是“武大郎”式的领导，一般还不会过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因为热情过高，表现欲过强而造成工作越位，往往会在不知不觉中干预领导的职权范围，这对于领导来说，是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来“制裁”你，最直接的做法就是请你另谋高就。 思辨题1．王秘书在接待工作中的表现合适吗?’ 2.王秘书在整个接待工作中应该怎么做? 3．经理事后调王秘书去销售科当业务员，你是怎么看待这件事的? 案例2用什么方式说话，永远比说些什么更重要 局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当地提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有进行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据，进行简单的加减就可以，无须进行其他处理。可是，周秘书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声：“大家先休息一下”，就端着茶杯出去了。趁休息期间，秘书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说：“小周，要注意一下提意见的方式，当着这么多人的面，用这么肯定的语气说李处长错了，他会是一种什么感受?如果我是李处长，我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。所以，即使你的意见是对的，也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说：“我没有别的意思，只是实话实说，我这个人生来就是这样的性格，有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”话音未落，张大姐严肃地说：“为人正直和注意说话方式是两个不同的问题。为人正直，是指不撒谎，不欺骗，是个人道德品质问题；而说话方式是个技巧问题，是个工作方式方法问题，两者不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要!” 分析与评述作为职业秘书，周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己，应该懂得有效沟通的知识和技巧，不能像一般人那样说话随便，想说什么就说什么，想怎么说就怎么说，想在什么时候说就在什么时候说。秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了实现自己的工作目标，达到预期的沟通效果。为了达到预期的沟通效果，
秘书学试题(附答案)
《秘书学》期末复习综合练习 一、判断题 1．秘书机构按其承担任务的性质，属于职能机构。（×） 2．广义的秘书机构专指各级负责综合性工作的办公厅。（×） 3．秘书机构不仅要直接为本单位领导服务，也要对下一级或上一级秘书机构服务。（×） 4．各级秘书部门之间存在着自上而下的、独立的垂直领导体系。（×） 5．各级秘书机构之间存在着一定的封闭性，但仍有一些纵向和横向的联系。（√） 6．在信访工作中，该哪一级机关管的问题就由哪一级负责处理，凡属自己应该办和能办的事，就不要往下转，或把矛盾上交。（√） 7．对于人民群众来信来访，受理机关不需要编号登记。（×） 8．档案保管期限分为永久、长期和短期三种，其中短期是指10年以下。（×） 9．案卷类目一般由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。（√） 10．按作者特征立卷最多最广泛，是最主要的立卷方法。（×） 11．秘书机构属于决策机构。（×） 12．会议按级别分，有大型会议、中型会议、小型会议。（×） 13．在民营企业供职，并由他们聘请、支付薪酬的秘书不属于私人秘书。（√） 14．在中外合资企业供职的秘书不属于涉外秘书的范畴。（×） 15．文书管理没有必要坚持党政分开的原则。（×） 16．按调查目的分，社会调查可以分为直接调查和间接调查。（×） 17．所谓抽样调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律。（×） 18．口头访问不能作为社会调查的基本方法。（×） 19．知识是信息，信息也是知识。（×） 20．信息普遍存在于现实世界。（√） 21．管理通信事务以及各种通讯设备的秘书被称为机要秘书。（×） 22．负责总务、后勤等工作的秘书被称为生活秘书。（×） 23．谦虚谨慎，平等待人是秘书的职业道德之一。（√） 24．秘书的办事能力是一种最基本的能力。（√） 25．秘书只有善于交际才能有效地沟通左右，联系上下。（√） 26．秘书工作的辅助性指的就是其主导性。（×） 27．秘书机构的工作可以脱离领导而独立存在。（×） 28．秘书人员处理事务时可以自作主张，不必根据领导的指示精神。（×） 29．秘书工作具有被动性。（√） 30．准确是对秘书工作质量的要求也是提高效率的基础。（√） 31．文书、公文、文件的内涵和外延都是一样的。（×） 32．女性化不是涉外秘书工作的特点。（×） 33．信访人单指向有关组织反映情况的个人。（×） 34．在接待工作中遵循接待规格实际上是一种接待礼仪。（√） 35．按照会议的规模分，有中央、省市、县级会议。（×） 36．在现代社会中，信息是进行科学决策的基础。（√） 37．协调就是沟通信息，解决矛盾。（√） 38．督查工作是落实领导决策的重要手段。（√） 39．列入督查的事项一般由领导授权、批示，交秘书部门协助办理。（×）
秘书实务与案例分析
. 秘书实务与案例分析 第二章秘书工作基本要求 案例分析 案例1：上司办公桌上的机密文件 琳达是费希德（上海）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项： a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。 b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的机密文件。 c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。 d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。 e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。
答案e 公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为文档资料Word . 助手，秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。 案例2：秘书工作的基本原则 琳达是腾飞仪器（北京）公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项： a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主，而是在请上司确认之后再处理。 b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司机密，所以，即使知道了也要装作不知道。 c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。 d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。 e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 答案d
秘书经典案例30例
秘书学经典案例30例 案例1如此露脸 年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。 分析与评述王秘书该郁闷，他的接待工作越位了，抢了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，出现“越位”现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位，本来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态。
秘书学案例分析
秘书学案例分析 案例一、某商贸公司收到了来自有常年业务关系的单位的一封无礼信函，总经理大怒。他叫来秘书小张，吩咐他立即回复对方，断绝业务往来。小张的做法是：（一）立即照总经理的意思办，起草打印回函，并寄出； （二）认为总经理的反应是气话，不办； （三）打印复函，然后请示总经理是否寄出； （四）当即劝解总经理，对方的“无礼”是否有其缘由；顾及常年的业务关系，要三思而行。 ——请分析上述四种做法的利与弊。你认为小张应当采取哪种做法？ 案例二、李指挥长看到各工地工程进度表之后十分高兴：本月工程进度比上月提高了30%，这是了不起的成绩。方秘书在一旁提醒道：“这报表里可能有水分”。 “何以见得？”李指挥长问。 “本月比上月阴雨天气多，施工困难大，加上主要施工机械又损坏了好几台，工程进度不可能提高这么多。一则可能有虚报，二则可能有只顾进度不顾工程质量的问题。”方秘书说。 李指挥长觉得方秘书的话很有道理，决定派人到各工地调查。调查的结果表明，方秘书预计的两方面的问题都是存在的。李指挥长立即采取了有力措施，严厉地处理了虚报进度和不顾质量的错误做法，确保了工程的顺利进展。 ——案例中，方秘书提醒李指挥长以什么为依据？有无风险？若李指挥长不接受方秘书的看法，方秘书应该怎么办？ 案例三、黄秘书与梅工程师是邻居，他知道老梅的母亲有病，老梅要经常去医院照看老母亲。一次老梅因照看母亲上班迟到了几分钟，受到总经理的严厉批评。黄秘书知道内情，也不反映，反而顺着总经理的意思，提出要扣发老梅当月的奖金。老梅心中不服，找总经理评理争执了几句。黄秘书事后建议总经理给老梅一个处分。 总经理觉得梅工程师平时工作踏实，怎么会无视公司纪律呢？于是派人做了调查。当总经理了解了情况，特别是黄秘书知情不报，反而提议处分老梅后，很不高兴。他一方面主动向老梅道歉，检讨自己对老梅关心不够，犯了官僚主义错误；另一方面严厉地批评了黄秘书，发现领导的疏漏与失误不但不及时指出、提醒，反而助长其错误，不是秘书应有的行为。从此，总经理对黄秘书的信任就大打折扣了。 ——黄秘书知情不报、不说真话的后果是什么？ 案例四、某局最近换了新局长。老局长的秘书小周也就成了新任刘局长的秘书。小周一直很受老局长的重用，局长的工作日程由小周协助安排，局长的外出活动由小周负责准备，局长所需的信息资料由小周负责收集整理，特别是局长在各种场合的讲话稿，都是由小周起草。小周能按领导的思路、襟怀及个性化的语言，使局长讲起来自然、顺畅，每次都能赢得雷鸣般的掌声。 刘局长接任后，小周的工作发生了不小的变化。刘局长不离左右的手提电脑代替了小周的不少事务。特别是有博士学位的刘局长从来不让秘书代拟讲话稿，一般性讲话他根本不用稿子，重要讲话他自己动手撰稿。这就使小周的生花妙笔排不上用场。刘局长经常让小周
秘书学经典案例分析
秘书学经典案例分析 秘书学的经典案例有哪些，是如何分析的?下面给大家介绍关于秘书学经典案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书学经典案例分析 关厂长四十有五，在工作上严格要求是出了名的，谁要在工作上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。然而，下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自探望小陈是厂里新来的秘书，在她之前，已经有3个人因为关厂长的坏脾气而离开。小陈听说了别人对关厂长的看法，虽然大家都劝她不去为好，但她倒想去见识见识这个关厂长。上班的第一天，一切完全是规范化的。第一次见到关厂长，关厂长很礼貌地接待了小陈，交代了一些工作之后，关厂长便急着去忙事情了。关厂长留给小陈的第一印象还算不错。几天后，关厂长通知小陈随他去与外商洽谈技术合作项目，早上9.：30出发，同行的有总工和外请的翻译。这个项目I小陈在技术科早就知道了，方案也是她在总工指导下制定的。还不到8：00的时候，她就到技术科准备一些资料。没想到，一阵急骤的电话铃声响起，对方的同事转告小陈，说厂长找她，火气很大。小陈立即赶到厂长办公室，关厂长上来就没有好音：;上班时间串什么门JL?我让你在办公室等着，9：30出发，你到处跑什么?;小陈也火了，不是还不到9：30吗?但还是忍住，沉默着听关厂长;发威;。听到关厂长接下来的话，小陈才知道，原来是总工住院了，翻译也因事不能来，如果因为推迟谈判，对方可能会去找新的合作伙伴。厂长
为此事很着急，知道这个情况后，小陈原谅了关厂长的发火。;您对这个项目熟不熟悉?;小陈问。;主要内容清楚，有些细节不很熟悉。;关厂长说。;细节和全部内容我都熟悉，我参加过这个方案的起草。;小陈自信地说。关厂长眼睛一亮，但马上叉暗了下来：;可翻译没有来啊。;;外商不是美国佬吗?;小陈问。关厂长肯定以后，小陈说道：;我认为我能行。;小陈觉得没有必要谦虚。关厂长顿时惊醒万分，也意识到了自己之前的态度不好。他立刻让相关人员做好了准备工作和小陈一起出发了。谈判成功了，在谈判当中，小陈又当翻译又和老外谈技术合作的细节，关厂长把关决断，配合得十分默契。由于小陈对对方的情况十分了解，还适当地称赞了几句对方的技术成就和经济实力，对方代表十分高兴，伸着大拇指用简单的华语说：;关先生，我羡慕您呀!您的秘书才华出众，年轻有为。;回来的路上，关厂长对小陈的表现非常满意，当他在说着夸奖的话的时候，小陈却提醒厂长要去医院看总土，对于关厂长要特设犒劳的邀请，小陈也婉言谢绝了。大家听说厂里新来的秘书把厂长制服了，都很佩服她。可是小陈却认为：领导也是人，在他为难的时候，作为秘书应该亲近一点，热情一点，尽量帮他分忧;在他成功的时候，高兴地时候应该离远一点、冷静一点，尽量使他保持清醒。 分析与评述人际关系的协调是秘书职能的重要方面。该材料主要反映的是秘书与领导者关系的协调。秘书人员与领导者的关系是对立统一的关系：秘书活动源于领导活动的需求而产生，又伴随领导活动的进行而展开，两者相互补偿，不可或缺。秘书人员与领导者的关
秘书学经典案例分析
秘书学经典案例分析 秘书学经典案例分析 关厂长四十有五，在工作上严格要求是出了名的，谁要在工作上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。然而，下级有个病痛，他 忙到半夜也要亲自探望小陈是厂里新来的秘书，在她之前，已经有 3个人因为关厂长的坏脾气而离开。小陈听说了别人对关厂长的看法，虽然大家都劝她不去为好，但她倒想去见识见识这个关厂长。 上班的第一天，一切完全是规范化的。第一次见到关厂长，关厂长 很礼貌地接待了小陈，交代了一些工作之后，关厂长便急着去忙事 情了。关厂长留给小陈的第一印象还算不错。几天后，关厂长通知 小陈随他去与外商洽谈技术合作项目，早上9.：30出发，同行的有 总工和外请的翻译。这个项目I小陈在技术科早就知道了，方案也 是她在总工指导下制定的。还不到8：00的时候，她就到技术科准 备一些资料。没想到，一阵急骤的电话铃声响起，对方的同事转告 小陈，说厂长找她，火气很大。小陈立即赶到厂长办公室，关厂长 上来就没有好音：“上班时间串什么门JL?我让你在办公室等着，9：30出发，你到处跑什么?”小陈也火了，不是还不到9：30吗?但还 是忍住，沉默着听关厂长“发威”。听到关厂长接下来的话，小陈 才知道，原来是总工住院了，翻译也因事不能来，如果因为推迟谈判，对方可能会去找新的合作伙伴。厂长为此事很着急，知道这个 情况后，小陈原谅了关厂长的发火。“您对这个项目熟不熟悉?”小 陈问。“主要内容清楚，有些细节不很熟悉。”关厂长说。“细节 和全部内容我都熟悉，我参加过这个方案的起草。”小陈自信地说。关厂长眼睛一亮，但马上叉暗了下来：“可翻译没有来啊。”“外 商不是美国佬吗?”小陈问。关厂长肯定以后，小陈说道：“我认为 我能行。”小陈觉得没有必要谦虚。关厂长顿时惊醒万分，也意识 到了自己之前的态度不好。他立刻让相关人员做好了准备工作和小 陈一起出发了。谈判成功了，在谈判当中，小陈又当翻译又和老外 谈技术合作的细节，关厂长把关决断，配合得十分默契。由于小陈 对对方的情况十分了解，还适当地称赞了几句对方的技术成就和经
秘书学案例分析50篇经典
秘书学案例分析 （一）意外的电话 这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。 b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗 c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 本题的最佳选择是C。 选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。 选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。 选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢 选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。 选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。 （四）某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。 谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。 领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!”秘书丈二和尚摸不着头脑，知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦客商是你得罪的，与我何干” 问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误你认为应该怎么做 新市场营销法则助推企业成长电子商务营销食品餐饮营销建筑房产营销消费品营销 【分析】两点明显错误：一是不讲卫生，用手抓茶叶；二是与领导一起共同指责客商。只要言之成理，均可得分。
秘书学案例分析题答题要点
案例分析题（课堂教学使用） 【案例题1】在某厂的一次领导办公会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，办公室卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。 “我先说几条信息请领导们参考：一是供应我厂工业粮食原料产区今年都遭到严重的水灾；二是国际上几个粮食出口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食欠收趋势已定；三是我国粮食市场的粮价呈现上调的趋势。根据以上情况，我预计，近期工业粮食原料的价格必定上涨，而且上涨幅度相对较大。因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些……” 经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。 上面的案例对秘书信息工作有何启示？请加以分析。 〖参考答案要点〗 信息工作是行政工作的基础，及时、准确的信息是领导正确决策的依据。在企业领导讨论如何提升竞争力问题时，办公室卢主任将自己新近收集和分析所形成的信息及时提供给领导。最终领导采纳了卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。可见，企业领导的正确决策主要得力于卢主任的卓有成效的信息工作。 秘书做好信息工作的关键在于：注重调查研究，敏于感受信息，时时处处关注各方面的相关信息及最新动态，并且善于鉴别、分析和预测信息，积极向领导提供有参考价值的信息，从而发挥秘书辅佐决策的参谋作用。本案例中卢主任的经验值得借鉴。 【案例题2】请从秘书信息工作的角度对以下两个案例进行综合分析 （一）江西省抚州市一个信息员在本地报纸的一篇报道中看到有关福建、广东等地客商以高于本地1倍多的价格大量收购早稻的消息。于是，在没有经过核实的情况下，对本情况进行了编报。领导看到信息后指示有关部门核实情况，才发现是因为报纸在编排的时候误将80元写成了180元。 ——摘自熊志峰《信息工作成就人生》（《秘书工作》2008年第10期）（二）福建省委有一位领导曾在全省党委办公厅（室）信息理论研讨班上，特地向大家深情致谢，他说，上年的六、七月间，省里出现大面积的稻飞虱，他看到灾情报告后，深感此条信息很重要，立即与有关部门研究决定狠抓病虫害治理工作。他深有感触地说，若不是信息来得及时，及早防治，就可能会酿成爆发性、毁灭性的灾害，要损失四五亿斤粮食！ ——摘自张广敏《一把锋利的“双刃剑”——兼论“信息工作无小事”》 （《秘书工作》2005年第10期） 〖答题要点〗 （1）信息工作是领导决策的基础和依据，案例一中，信息员对新闻信息不加核实就匆忙上报是错误的，幸亏领导看到信息后指示有关部门核实情况，没有酿成严重的后果。可见信息的真实性是信息工作的第一生命。
秘书学复习题参考答案
《秘书学》复习题 本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、董继超主编的《普通心理学》为依据。考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。 一、填空题： 1、秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员。秘书人员是秘书活动的主体要素。P3 2、秘书方法，是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段、程序等的总称。P4 3、秘书活动的基本要素有五个：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境。P3-5 4、秘书工作的原则有：准确原则、及时原则、严谨原则、同步原则和保密原则。P71-74 5、秘书组织应遵循的原则是：一是统一原则；二是精简原则；三是效能原则；四是适应原则。P80 6、文书管理的程序分为四个阶段，是制发阶段、传递阶段、办理阶段和保管阶段。P178 7、信访工作构成要素有：信访人、受理者、信访方式、信访意愿、信访结果。P213 8、接待工作的要求有：一要热情大方；二要细致周到；三要确保安全；四要俭省节约；五要内外有别。P228-229 9、秘书值班的主要功能有：联络、过滤和应急。P244 10、秘书人员接打电话的原则是：清楚、简短、礼貌和保密。P250 11、会议预案包括的内容有：会议名称、会议主题、会期、出席人员、会议工作班子及其职责分工、选择与布置会场和会议的其他活动。P189-190 12、根据秘书协调的性质，协调工作有以下主要步骤：受托、审理、核查、协商和处理。P118 13、领导者事务活动的特点有：繁杂性、经常性、具体性和临时性。P257-258 14、现代秘书职业的主要特征：服务对象多元化、秘书主体商务化、秘书知识技能专业化和秘书劳动价值商品化。P332-333 15、领导者事务活动安排的原则有（1）统筹兼顾，有急有缓；（2）围绕中心，突出重点；（3）力戒排场，求真务实。P260-261 16、秘书的基本工作方法有：调查方法、研究方法和参谋方法。P159-161 17、秘书工作的作用有：参谋助手作用、沟通协调作用和督促检查作用。P63 18、我国古代秘书工作制度草创于先秦，确立于秦汉，发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。P30
秘书实务与案例分析教材
秘书实务与案例分析 第二章秘书工作基本要求 案例分析 案例1：上司办公桌上的文件 琳达是费希德（）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项： a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。 b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的文件。 c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。 d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。 e、文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案e 公司的文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，
秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。 案例2：秘书工作的基本原则 琳达是腾飞仪器（）公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项： a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主，而是在请上司确认之后再处理。 b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司，所以，即使知道了也要装作不知道。 c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。 d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。 e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案d 企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。
(改动后新的)秘书学综合练习题
《秘书学》综合练习题 一、判断题 1．秘书机构按其承担任务的性质，属于职能机构。（×） 2．广义的秘书机构专指各级负责综合性工作的办公厅。（×） 3．秘书机构不仅要直接为本单位领导服务，也要对下一级或上一级秘书机构服务。（×）4．各级秘书部门之间存在着自上而下的、独立的垂直领导体系。（×） 5．各级秘书机构之间存在着一定的封闭性，但仍有一些纵向和横向的联系。（∨） 6．在信访工作中，该哪一级机关管的问题就由哪一级负责处理，凡属自己应该办和能办的事，就不要往下转，或把矛盾上交。（∨） 7．对于人民群众来信来访，受理机关不需要编号登记。（×） 8．档案保管期限分为永久、长期和短期三种，其中短期是指10年以下。（×） 9．案卷类目一般由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。（∨） 10．按作者特征立卷最多最广泛，是最主要的立卷方法。（×） 11．秘书机构属于决策机构。（×） 12．会议按级别分，有大型会议、中型会议、小型会议。（×） 13．在民营企业供职，并由他们聘请、支付薪酬的秘书不属于私人秘书。（∨） 14．在中外合资企业供职的秘书不属于涉外秘书的范畴。（×） 15．文书管理没有必要坚持党政分开的原则。（×） 16．按调查目的分，社会调查可以分为直接调查和间接调查。（×） 17．所谓抽样调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律。（×）18．口头访问不能作为社会调查的基本方法。（×） 19．知识是信息，信息也是知识。（×）20．信息普遍存在于现实世界。（∨）22．管理通信事务以及各种通讯设备的秘书被称为机要秘书。（×）23．负责总务、后勤等工作的秘书被称为生活秘 书。（×） 24．谦虚谨慎，平等待人是秘书的职业道德之一。 （∨） 25．秘书的办事能力是一种最基本的能力。 （∨） 26．秘书只有善于交际才能有效地沟通左右，联 系上下。（∨） 27．秘书工作的辅助性指的就是其主导性。 （×） 28．秘书机构的工作可以脱离领导而独立存在。 （×） 29．秘书人员处理事务时可以自作主张，不必根 据领导的指示精神。（×） 30．秘书工作具有被动性。（∨） 31．准确是对秘书工作质量的要求也是提高效率 的基础。（∨） 32．文书、公文、文件的内涵和外延都是一样的。 （×） 33．女性化不是涉外秘书工作的特点。（×） 34．信访人单指向有关组织反映情况的个人。 （×） 35．在接待工作中遵循接待规格实际上是一种接 待礼仪。（∨） 35．按照会议的规模分，有中央、省市、县级会 议。（×） 37．在现代社会中，信息是进行科学决策的基础。 （∨） 38．协调就是沟通信息，解决矛盾。（∨） 39．督查工作是落实领导决策的重要手段。 （∨） 40．列入督查的事项一般由领导授权、批示，交 秘书部门协助办理。（×） 41．对于督查事项，秘书部门一般不参加具体办 案，主要依靠下级组织和群众。（∨） 二、简答题 1．档案管理包括哪些内容？（p.270） 2．简述督查工作的原则（p.228） 3．秘书应具备哪些能力？（p.23） 4．秘书信息工作的基本要求是什么？（p.189） 5．信访工作应该坚持哪些原则？（p.240） 6．简述会议善后工作的主要内容（p.155） 7．什么是档案？档案有什么作用？（p.268） 8．公文有什么作用？（p.290） 9．对于治理“文山”“会海”有何措施？（p.160） 10．试列举社会调查的基本方法（p.178） 11．简述信息的主要特征（p.184） 三、设计题 1．北京某企业欲与国外某企业合作，共同生产国 内紧缺的产品。外企代表团一行10人将于8月下 旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小 李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接 待方案? 【接待方案举例】： 1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。 2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计 和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗 帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及 各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯 录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品策划、设计、样品提供和制作。 5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒 体、音频设备、灯光设备。 6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视 具体情况而定） 7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。 8、提供会议所需各类信息。 9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请 本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场 接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录 象、及VCD的制作等 11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准 的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不 同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车 的租用。 13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线， 并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。 2．和秘书和别人交谈时，如何做一个忠实的听 众？（p.30） 3．星星宾馆是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停 车场等，某企业准备在8月15日上午9：00至12： 00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发 展和销售计划，地点就在宾馆的12楼会议室。这
秘书学(1)作业一
秘书学(1)作业一
《秘书学（1）》作业一 一、名词解释： 秘书学： 秘书技术： 秘书工作（狭义）： 二、多项选择题（在4个备选答案中选择1—2个正确答案，并将正确答案的字母序号填在题后的括号内，多选或少选均不给分） 1．狭义的秘书指（）。 A.文字秘书 B.领导者的个人秘书 C.具有某种职务的秘书 D.机要秘书 9、与秘书学相关的学科有（）。 A．营销学 B．决策科学 C．教育学 D．公共关系学 10、秘书技术包括（）。 A．秘书办公手段 B．秘书文字能力 C．秘书办公场所 D．秘书工作能力 三、简答题 1、什么是秘书学的学科对象？为什么？ 2、简述我国秘书活动产生的条件。 3、秘书活动的基本要素有哪些？ 4、秘书活动的重要特征是什么？ 四、论述题（做一题） 1、试论秘书机构的特点和作用。 2、试论新时期秘书工作的内涵和发展趋势。 五、案例分析题 1、运用辅助决策的原则分析下面的案例 鉴定评估并非多事 川生化纤有限公司的涤纶丝生产设备及配件，是由台商朱先生以实物作价投资入股的，报价为213.8万美元。市商检局经认真检查、询价，发现35台设备中，主要设备无品牌，无出厂日期，其技术水平低，所报价格与国外同类产品的市场价差距很大。最后，市商检局评定这批设备为52万美元，台商朱先生对此亦无异议。合资双方重新签订了协议，为中方挽回损失161.8万美元。事后，知道内情的人认为，这功
原来，公司大部分人认为，我方向市商检局申报价值鉴定，会被对方认为对其不信任，影响以后合作关系；同时认为，价值鉴定要付出一笔鉴定费，不划算。为了说服大家，焦主任找出了市政府转发的《关于加强外商作价投资和进口设备鉴定工作的报告》，千方百计说服川生公司主要领导人，这样做完全是按国际惯例办事，是维护双方的合作权益，不存在信任与否的问题，台商是会理解的。最后焦主任又列举本市某大型企业的事实：该企业第一次从日本购进一批设备，经市商检局专家鉴定，价值减少90%，引起了公司重视，并掌握了主动权；第二次对方的报价降低了30%，大大减少了设备支出，为公司挽回了巨大损失，也为公司的发展作出了贡献。川生公司总经理最后采纳了焦主任的建议，这才有以上的结果。 《秘书学（1）》作业二 一、名词解释： 秘书制度 国家秘密 秘书资格 秘书的心理素质 二、多项选择题（在4个备选答案中选择1—2个正确答案，并将正确答案的字母序号填在题后的括号内，多选或少选均不给分） 1、秘书业务工作包括的内容是（）。 A．外联工作 B．人事工作 C．信息工作 D．协调工作 2．秘书活动的本质属性（）。 C．形象 D．生动 7．公文的特点有（）。 A．脑力劳动的群体性 B，内容表述的制约性 C．文书语言的注重性 D．效用的现实性 8．秘书活动的受动性（）。 A．一功按领导意图办 B．以领导活动为中心 C．领导的参谋助手 D．受动中求主动 9．秘书人员是（）。 A．领导的下属人员 B．秘书性工作人员 C．秘书工作的专门人员 D．秘书机关的服务人员 三、简答题 1、如何正确认识秘书活动的受动性、补偿性和潜隐性三个特征？ 2、公务秘书具有哪些特点？
秘书工作案例精选与评析3
秘书工作案例精选与评析(3)
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秘书工作案例精选与评析(3) 案例22：秘书奉命寄信 某公司董事长收到一封有着长年生意往来的代理商寄来的无理信函。看后,董事长感到非常气愤。立即把秘书叫来，说：“真没想到会收到这么不讲道理的信,虽然我们有着长久的生意往来，也只能到此为止了。对这事，我还打算对外公开。”按照这种意思,要秘书迅速复函给对方。那么，秘书应采取何种态度呢?分析下列几种做法：(１)“好的！董事长。”说完，立刻走出办公室，去打字、投邮。 （２）认为这项在董事长盛怒之下做出的决定，对公司、对董事长都没有好处,倒不如把这封信“压下来”,不必去打字，也不必邮寄。 (3)“董事长，何必为了一时之气,得罪往来已久的代理商呢?请您三思啊!”向董事长提出了这样的建议。 （4)当天晚些时候或经过一段时间董事长息怒后,将打好的信件,送给他过目,并说:“您觉得这样可以寄出去吗？” 【案例分析】 第一种：对董事长的命令绝对的重视与服从,但不能盲目服从。
第二种:是为董事长和公司利益着想的,但实际上，他逾越了秘书的权限,所以并不妥当。 第三种：从秘书是协助者的角度看，实际自然的反应。帮着领导出主意，让领导思考后再作决策，但严格说来，这也是对公司决策的干预，也属越权行为。 第四种:是正确做法，理由：董事长也是人,难免有怒不可遏的时候,在怒气消退后,自然会冷静地思考问题。这时，一句“您觉得这样可以寄出去吗?”在提醒他再做一次决定。 案例23：秘书要适度自我表功 有一次，某领导安排陈秘书写一篇稿子,陈秘书立即行动起来， 广泛查阅资料。下班时,领导对陈秘书说：“下班休息吧!明天再干吧!” 陈秘书心里明白表现的机会来了，便回答领导说：“这篇文章需要很多 数字材料，我今晚没事，正好整理一下统计资料明天用。”结果第二天 就把初稿交给了领导。领导满意地说：“完成得很及时。”陈秘书便接 着说：“加个班，总算很快拿出来了。”领导点头：“不错，好好休息两 天吧，放你两天假。”陈秘书实在也是有能力,仅用了两天就完成了任务。但他更有表现自己的技巧,这也是一种让领导感受到的技巧。即使 杨洋自己不说,领导也会明白,效率高，肯定是加班加点牺牲了休息时间。所以，给领导一个使他吃惊的效率,能够很巧妙地让他感受到你在
秘书学经典案例
秘书学经典案例 秘书学经典案例1 用什么方式说话，永远比说些什么更重要(方式时机场合)局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室， 研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的 年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当地 提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有 进行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位 报上来的数据，进行简单的加减就可以，无须进行其他处理。可是，周秘书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长 的数据处理不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声：“大家先休息一下”，就端着茶杯出去了。趁休息期间，秘书处的 老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说：“小周，要注意一下提意 见的方式，当着这么多人的面，用这么肯定的语气说李处长错了， 他会是一种什么感受?如果我是李处长，我会觉得你就跟直接骂我? 无知?一样。所以，即使你的意见是对的，也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说：“我没有别的意思，只是实话实说，我这个人 生来就是这样的性格，有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。 我认为做人要正直坦白。”话音未落，张大姐严肃地说：“为人正 直和注意说话方式是两个不同的问题。为人正直，是指不撒谎，不 欺骗，是个人道德品质问题;而说话方式是个技巧问题，是个工作方 式方法问题，两者不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘 书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要!”分析与评述作 为职业秘书，周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己，应该懂 得有效沟通的知识和技巧，不能像一般人那样说话随便，想说什么 就说什么，想怎么说就怎么说，想在什么时候说就在什么时候说。 秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了
秘书学案例分析
案例与分析 （一） 北环饭店总经理办公室耿秘书带着搜集先进个人典型材料的任务，去第一分店时，受到分店领导和群众热情接待。他有点陶醉了，他要的材料要分店秘书给他写，同时，对下面工作中存在的一些问题，他也表示不满。回来后，马上向总经理反映了第一分店的情况。可是，当他再次来到第一分店时，领导和群众对他却敬而远之，甚至有些冷漠，耿秘书有些莫名其妙，他认为向领导如实反映下面情况，是秘书的责任，为什么会造成这样的结果呢？ 耿秘书带着搜集材料的目的下基层后，有如下方案可选择： 1、只搜集先进个人典型材料，对其他问题一概不问。 2、除搜集典型材料外，也附带了解其他问题，回来后将下面存在的一切问题均反映给领导。 3、完成自己的任务外，了解到基层其他问题时，发表自己见解，甚至指手画脚。回
来后，又向领导“报忧”。 4、搜集的先进个人典型材料，自己动手写稿；发现下面问题后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。回来后，一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也要讲清基层同志的态度和所采取的措施。[评价] 作为秘书按“办事”职能来说，带着领导交办的事情完成即可。因此，选择第一种方案，或第二种方案，似乎也是无可厚非的。特别是秘书要“上传下达，下情上述”，将下面存在的一切问题反映给领导，石斛做到了忠于职守。第三种方案是那种走到哪里就把意见发表到哪里，以“二首长”自居，指手画脚的秘书的越权行为，是不允许的，特别不应当把这种行为看作是秘书的“参谋职能”的体现。那种不起综合分析作用，原原本本地将下面一切情况，所有信息，一股脑儿地“端”给领导，不仅让领导事务缠身，而且也失去了秘书参谋作用的发挥。 现代管理中，领导要考虑的事情很多，已有定见处理的事情，能尽量不去干扰领导