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文秘专业授课教案秘书接待工作

文秘专业授课教案秘书接待工作
文秘专业授课教案秘书接待工作

文秘专业授课教案——秘书接待工作

秘书部门是综合办公部门,文秘人员处于上下、左右、内外综合沟通的中介地位,每天都要接待大量到本单位访问和办事的各方人员。文秘人员对来宾接待工作的好坏,直接反映出一个单位的工作作风和外在形象,也直接体现了文秘人员本身的素质、能力、水平和形象。因此,文秘人员必须十分重视和切实做好接待工作。

一、接待工作的内容

1.以相应规格接待国内外来访的宾客;

2.安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜;

3.组织来宾的参观、考察、拜访等活动;

4.为来宾其他的合理要求提供服务等。

二、接待工作的类型

根据不同的标准,可将接待划分为不同的类型。按来访者的国别分类,接待可分为:内宾接待和外宾接待;按来访者事先是否预约分类,接待可分为:有约接待和无约接待;按来访者的人数分类,接待可分为:个别接待和团体接待。不同的接待类型有不同的特点和要求,现择其重点作简要介绍。

1.内宾接待

内宾接待是指接待国内的来访者,包括本系统内外的所有个人或集体来访者。内宾接待工作一般由秘书人员或专职接待人员负责,如果有重要的来访者,本单位领导应出面接待。

2.外宾接待

外宾接待是指接待境外来访者,包括海外侨胞和港澳台同胞的接待。接待对象可能是政府官员、代表团,也有可能是商人、专家或学者。外宾接待,事先应有计划并报上级主管部门批准。接待工作一般由领导负责,秘书人员协助。在接待过程中,秘书人员要注意礼仪,生活安排也要顾及外宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。

3.有约接待这是指对事先与本单位有约定的来访者的接待。这种接待应该比较正规,在程序上周密布置,在人力、财力、物力上有充分准备,不应该遗忘或出现差错。

4.无约接待

这是指对事先与本单位无约定的来访者的接待。在无约接待中,秘书要随机应变,灵活处理,既不失礼貌风度,又不能让无约来访者耽误领导和自己的正常工作。

接待前的准备工作

案例一

天地公司的初萌是一个新员工,她在前台负责接待来访的客人和转接电话,还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候,电话不断,客人络绎不绝。一天,有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部,部长说正在接待一位重要的客人,请对方稍等。初萌转告客人说:“何部长正在接待一位重要的客人,请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了,初萌匆匆用手指了一下椅子,赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话,赶快为客人送上—杯水,与客人闲聊了几句,以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方?秘书接待应做好哪几方面的准备工作?

初萌不应该对客人说部长正在接待一位重要的客人,这等于暗示客人“你不重要”。接待人员应该认识到,所有的客人都会认为自己是最重要的,因此不能慢待客人,要对不能及时接待他表示歉意,并恭敬地请他坐下等待。

公司的前台、会客室、办公室是公司的窗口,必须给来访的客人以好感。经常来往的客人对公司的良好印象是从一次次的业务交往中得到的。但初次来访的客人,对公司的第一印象是从他首先看到的人、物上得到的。因此要坚持每天做好接待的准备工作。准备工作有两个方面:

1、心理准备

(1)“诚恳”的心情

无论来访的客人是预约的还是未预约的,是易于沟通的还是脾气急躁的,都要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。对客人要有“感谢光临”的心理。当客人很多或难于应对的时候,要暗示自己,“别急,别急,一件一件解决,总能办完。”当客人发火或急躁时,不要受其影响,是你自己的的问题就应道歉;是公司的或其他人的问题,作为接待人员,你也应该道歉,因为你被客人看作是公司的代表。

(2)合作精神

看到同事在招待客人,要有主动协助的精神,不能认为不是自己的客人就不予理睬。

2、物质准备:物质准备包括环境准备和办公用品准备。

(1)环境准备

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,无异味。接待环境包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。前台或会客室摆放花束、绿色植物,表现出“欢迎您”的气氛,会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物品要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人用品,应该放到抽屉里固定的地方,以便用时马上就能找到。

(2)办公用品准备

与接待工作相关的用品有:

前厅:为客人准备的座椅。让客人站着等候是不礼貌的。座椅样式应该线条简洁、色彩和谐。

会客室:桌椅摆放整齐,桌面清洁,没有水渍、污渍。墙上可挂与环境谐调的画,也可圭公司领导与国家领导人的合影,或某次成功的大型公关活动的照片,以提高公司的可信度。桌上可放一些介绍公司情况的资料。另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全。一般客人可以用一次性纸杯,重要客人还是用正规茶具为好。会客室应有良好的照明及空调设备还应有一部电话,复印机、传真机等即使不放在会客室,也不要离得太远。

客人走后,要及时清理会客室,清洗茶具、烟灰缸,换空气,然后关好门。否则,下一批客人会感到不受重视。

3、业务知识和能力的准备

企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;

较完备的资料,如当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式,本市的政治、经济、文化等情况。

4、了解来宾的基本情况。

包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务等。

5、确定接待规格。

确定接待规格。即确定本次接待工作中应该由哪位管理人员出面接待、陪同,以及接待时用餐、用车、活动安排等一系列活动的规格等。秘书人员要能够根据来访者的身份确定接待规格。接待规格主要取决于接待方的主陪人的身份,从主陪人的角度论,接待规格有三种:第一种是高规格接待,所谓高规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方

式。例如某一公司的副总经理接待一位重要的客户,而对方不过是一位部门经理。采取高规格接待的目的是要表示对对方的重视和礼遇。第二种是对等规格接待,所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待,这是最常见的接待规格。第三种是低规格接待,所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待,这种接待规格常见于基层,如上级领导来检查工作,只能是低规格接待。

6、制定接待计划。

来访一方联络协商,并得到上司的同意后,制定出接待的详细计划,如来访具体的起止时间、来访期间活动的日程安排等。接待计划应该得到上司或主管经理人员的批准,并及时传送给来访一方,让其心中有数。

接待计划的主要内容有三项:确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括谁到机场、车站迎接、谁全程陪同;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。这些都受到接待规定制约,都要在计划中写清楚。涉及到的具体内容有:

(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。

为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务,提前安排好自时间,保证接待工作顺利进行,可制定并填写如下表格,印发各有关人员:

1.人员安排表

包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

2.日程安排

日程安排要具体。包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容,一般以表格的列出,可参照“会议组织”一节。

3.接待经费列支

接待经费列支包括:

(1)工作经费:租借会议室、打印资料等费用;

(2)住宿费;

(3)餐饮费;

(4)劳务费:讲课、演讲、加班等费用;

(5)交通费;

(6)参观、游览、娱乐费用;

(7)纪念品费;

(8)宣传、公关费用;

(9)其他费用。

案例二:

某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会,通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品,10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统,11点洽谈业务。展销会当天,9点大会本该开始介绍产品,可应该到的各校图书馆代表却只到了1/3。原来,由于通知中没有写明展销会具体地点,加上公司接待人员不耐烦,对代表不够热情,所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示,内容十分丰富,10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑,结果业务洽谈匆匆开始,草草收场。

分析:实例中接待活动失败的原因主要有以下几点:

1)接待方案不够详细,尤其是展销会具体地点没有写明,是较大的失误。

2)公司接待人员素质较差,缺乏礼仪培训,影响接待工作质量和水平。

3)接待日程安排不够紧凑,影响接待效果。

4)校长发言时间预计不准确,应留有余地。

案例三:

秘书小董是某技工学校汽车文秘专业毕业的学生,参加工作后,他虚心好学,把老秘书接待来访的过程认真记在心里。在接待方面,特别注意迎客、待客、送客这三个环节,力求使来访者满意。

一天,办公室来了一位下级单位的工作人员。刚听到叩门声,小董就赶忙放下手中的工作,说声“请进”,同时起身相迎。来客进屋后,小董并未主动与对方握手,而是热情地招呼对方:“请坐,请坐,你有什么事需要我帮忙吗?”小董的热情接待给对方留下了深刻的印象。

分析:客人来后,秘书应放下手中的工作,立即站起来迎接,将对方让进屋里。一个人在陌生的环境中容易紧张,对自己缺乏信心,总感到自己处在不利的地位,这时,秘书若简单地招呼一声“您好!”“您有什么事需要我帮忙吗?”,很快便会打消客人的拘谨。一般情况下,秘书人员不要主动与来访者握手,除非来访者非常重要或年事已高。如果对方主动伸出手来,秘书则应趋前握手,并问候对方:“您好”。案例中秘书小董的做法符合接待礼仪的要求。下面我们就具体来学习接待工作中的礼仪。

亲切迎客

秘书看到来访的客人进来时,应马上放下手中的工作,站起来,面带微笑,有礼貌地向来访者问候。见到客人的第一时间,应该马上做出如下的动作表情,我们简称为“3S”:Stand up(站起来)

see(注视对方)

smile(微笑)

最初的迎客语言:

“您好,欢迎您!”

“您好,我能为您做些什么?”

“您好,希望我能帮助您。”

对于来访的客人,无论是事先预约的,还是未预约的,都应该亲切欢迎,给客人一个良好的印象。如果客人进门时秘书正在接打电话或正在与其他的客人交谈,也应用眼神、点头、伸手表示请进等身体语言表达你已看到对方,并请对方先就座稍候,而不应不闻不问或面无表情。如果手头正在处理紧急事情,可以先告诉对方:“对不起,我手头有紧急事情必须马上处理,请稍候”,以免对方觉得受到冷遇。遇有重要客人来访,秘书需要到单位大门口或车站、机场、码头迎接,且应提前到达。当客人到来时,秘书应主动迎上前去,有礼貌地询问和确认对方的身份,如:“请问先生(小姐),您是从XX公司来的吗?”对方认可后,秘书应作自我介绍,如“您好,我是XX公司的秘书,我叫XX”或“您好,我叫XX,在XX单位工作,请问您怎样称呼”。介绍时,还可以互换名片。如果客人有较重的行李,还要伸手帮助提携。要给客人指明座位,请其落座,迎接以客人落座而告终。

在迎客中应特别注意以下礼节:

(1)握手按传统习惯,我国在接待来客时的礼节一般是握手。宾主之间,主人有向客人先伸手的义务,主人主动、热情、适时的握手会增加亲切感。不过,握手时还应注意以下几点:

1)通常情况下,应由主人、年长者、身份高者或女士先伸手,而客人、年轻者、身份低者或男士先表示问候,待对方伸出手后,立即回握。如果是一个人需要同许多人握手,那

么最有礼貌、符合礼节的顺序是:先女士后男士,先长辈后晚辈,先上级后下级。

2)行握手礼时,距离受礼者约一步,上身略微前倾,伸出右手,拇指张开,其余四指并拢,在与腰际同高的位置,与对方伸过来的手认真一握。礼节性的握手,持续时间以3—5秒钟为宜,礼毕即松开。

3)握手时,应双眼注视对方,千万不要一边握手一边斜视他处,也不要边握手边拍打对方的肩膀。当来客不止一人时,可一一握手,但不要交叉握手。握手时,用力要适中,不要握得太用力、太久,那样显得鲁莽冲动或太过热情,也不要握得太无力或太轻,那样显得不够诚恳热情。

4)握手时,应伸出右手,决不能用左手,也不宜戴手套,如因故来不及脱掉手套,应向对方致歉。

5)握手时,手要干净,不能伸出脏手,使对方难堪。另外,手上有汗的人,在握手前应先将手擦干,否则也会使对方感到很不舒服。

6)如果女士不打算与向问候自己的人握手,可以欠身微笑致意,但不能视而不见或转身就走。无端地拒绝与他人友好而善意的握手不仅是失礼的,而且会被看做是缺乏教养的。

(2)问候如果是第一次来访的客人,可以说:“您好!见到您很高兴。我是XX办公室的秘书,请问您有什么事情需要我帮忙吗?”对于曾经来过的客人,相别甚久,见面则说:“您好吗?很久未见了。”客人即将离去时,应主动对客人说:“请对我们的工作提出宝贵的意见。”分别时,则说“再会”“不久再见”,或说“祝您一路顺风”等。

(3)称呼接待客人时的称呼,应视具体环境、场合,并按约定俗成的规矩而定。目前,在国内,政府机关多通称“同志”;在企业界和社交场合多称男性为“先生”,称女性为“小姐”或“女士”;知道其职务时,在一定场合也可称职务,如“X处长”“X经理”“X厂长”等。用恰如其分的称谓来称呼客人,是秘书素养的一种表现,也是与客人交谈的良好开端。

(4)接递名片接受名片时,也要注意礼节。客人递过来名片时,秘书应用双手接住。接过名片后,要认真仔细地看一看,并小声重复一遍名片上的名字及职务,以示确认。同时,还要向对方表示感谢。然后,很郑重地把名片放人名片夹内,或放进上衣上部的口袋里。千万不要看也不看即装人口袋,也不要顺手往桌上一扔,更不要往名片上压东西,这样对方会感到受轻视。如需要交换名片时,秘书可以掏出自己的名片与对方交换。递送名片时,秘书要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去,名片中字的正面应朝向对方,便于对方立即阅读。

秘书人员不要生硬地向客人索要名片,而应以请求的口气说:“假如您方便的话,是否可留下名片,以便今后加强联系。”可以含蓄地向对方询问单位、通讯处、电话号码等,如果对方带有名片,就会较自然地送上。

热忱待客

秘书要热情周到地接待来访者。当客人落座后,要负责端茶倒水。在给客人送茶时,不能用没有洗干净的茶具或有缺口的茶杯,这既有损本单位的形象,也显得对来宾不够尊重。

此外,还要注意以下环节中的礼节:

案例三:

某日用品有限公司经理办公室秘书小童接到客人后,在从机场返回的路上,他热情地介绍着本地的风土人情和轶闻趣事,也谈到了自己的家庭和个人的经济收入。当小童询问对方的家庭情况和个人的经济收入时,客人笑而不答。

分析:小童注意了不冷落客人,主动找话题交流,并希望形成共同语言,这样做是正确

的。但是,部分话题选择不恰当,涉及了客人的个人隐私和忌讳的话题。同时,小童还应注意听者的反应,及时把话题调整到共同关心的问题上。

(1)交谈人们都以语言进行情感交流和信息交流,所以秘书与来访客人间的语言交流必不可少。秘书在交谈时,必须精神饱满,表情自然大方,语气和蔼亲切。与客人交谈时要保持适当距离,不要用手指指人或拉拉扯扯。要善于聆听来访客人的谈话,目视对方以示专心。谈话中要使用礼貌语言和注意内容,一般不询问女士年龄、婚否;不径直询问对方的个人私生活以及宗教信仰、政治主张等问题;不宜谈论自己不甚熟悉的话题。

(2)引见秘书在问清来访者的身份、来意后,需要领导出面会见或其他部门人员出面会见的,秘书要在请示领导并得到领导同意后,为其引见。

秘书在带领来访者时,要配合对方的步幅,在客人左侧前一米处引导。在引路时,上身稍向右转体,左肩稍前,侧身向着来客,保持两三步距离,可边走边向来宾介绍相关情况。转弯或上楼梯时,先要有所动作,让对方明白所往何处。如要乘电梯,则应先告诉客人楼层,然后在电梯侧面按住按钮,请客人先人电梯,秘书进去后再按楼层键;下电梯时也应请客人先行。到达会客室或领导办公室前要指明“这是会客室”或先说声“这里就是……”,进门前应先叩门表示礼貌。得到允许后,把门打开,左手扶门,右手示意“请进”。如果门是向外开的,秘书拉开门后,侧身在门旁,用手按住门,让客人先进人;如果门是向内开的,秘书推开门后,自己先进入,按住门后再请客人进入。一般右手开门,再转到左手扶住门,面对客人,请客人进入后再关上门,通常叫做“外开门客先人,内开门己先人”。到会客室或领导办公室后,要引导客人就座。在就座时,要遵守“右为上,左为下”的礼节,用手势示意客人,请客人坐在上座。一般离门较远的座为上座。长沙发和单人沙发中,长沙发为上座。如图2—1所示,A座为上座。图2—1上座的位置

客人落座后,秘书要主动地用消过毒的干净杯子为客人倒好茶水并双手递上,手指不能触及杯口,并应有礼貌地说:“请用茶”。’

(3)介绍秘书引领来访者进入会客室或领导的办公室后,当领导与来访者双方见面时,如果是第一次来访的客人,应由秘书简洁地将双方的职务、姓名、来访者的单位和来访的主要目的作一介绍。如果双方已是熟人,多次见面打过交道,则可免去这一过程。要注意介绍时的基本礼节。

1)站立介绍,不要背对任何一位。

2)介绍的先后顺序,总的原则是“四先四后”:先将男士介绍给女士,先将年轻者介绍给年长者,先将地位低者介绍给地位高者,先将客人介绍给主人。如“王小姐,请允许我介绍一下,这位是XX医疗设备有限公司李经理”。然后,面朝李经理说:“李经理,这位是XX医药股份有限公司市场部的王小姐。”这里是不同性别的人之间的介绍,男士与女士,先称呼女士,后称呼男士,先介绍男士,后介绍女士。如果把一个人介绍给众人时,首先应该向大家介绍这个人,可以说:“诸位,请允许我把XX电脑电子工程有限公司林先生介绍给大家。”或者说:“我很荣幸地向大家介绍一下,这位是XX电脑电子工程有限公司系统部的林经理。”然后再把众人逐个介绍给这个人。当把大家介绍给一个人时,其介绍可以按照座位次序或职位的高低顺序一一介绍。介绍的内容主要是被介绍人所在单位、职务、姓名等,尽量简明,不作渲染。

3)介绍时,手势动作应文雅、礼貌。手臂向被介绍者微伸,手心向上,四指并拢,拇指张开,切不可伸出一只手指指点地介绍。

4)介绍完毕后,可请示领导是否还有吩咐,或为双方送上茶水后即有礼貌地告退。出门时,面向室内轻轻地将门带上。

待客礼仪

(1)秘书在引领客人时,自己要走在客人的左前方,相隔一步到一步半距离为佳,体现以右为尊、为上的原则。

(2)要告诉客人所去之地,并顺便告知客人洗手间的位置。

(3)安排好接待时客人的就座位置如下。

①主客并排就座时,客人应该坐在主人的右边。

②主客对面而坐时,客人应该坐在离门远的一边或面对门的一边。

③主客对面坐,并且双方与门的距离一样时,以进门面朝桌子时的右手一边为客人,左手一边为主人。

(4)递送茶饮。

①客人落座后,接待人员要立即送上茶水或饮料。

②一般客人可用一次性口杯即可,重要的客人要使用专用的茶具。

③递杯子时要以右手为主,左手随上。

④递杯子时切记手不能碰到杯口。

礼貌送客

当秘书与来访者交谈完毕或领导与来访客人会见结束,一般秘书都应有礼貌地送别客人。“出迎三步,身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。当客人起身告辞时,秘书应马上站起来相送。一般的客人送到楼梯口或电梯口即可,重要的客人则应送到办公楼外或单位门口。如果以小轿车送客,还要注意乘车的座次。乘小轿车时通常“右为上,左为下;后为上,前为下”。小轿车后座右位为首位,左位次之,中间位再次之,前座右位殿后。上车时,人右座进右门,人左座进左门,不要让客人在车内移动座位。送客时,秘书应主动把车门打开,请客人上车并坐在后排右侧。不过,如果停车位置不便于客人从右侧上车,秘书也不必再让客人往右边挪过去,这样反而不自然。

送行是决定来访者能否满意离开的最后一个环节。因此,能否将这最后一个环节的工作做好,是秘书能否善始善终地接待好来访者的具体体现。送要有送的语言,要说:“再见,欢迎您下次再来”“慢走”等礼貌用语;送也要有送的姿态和行为,当客人带有较多或较重的物品,秘书应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时,要与客人握手话别。秘书要以恭敬真诚的态度,笑容可掬地送客,目送客人上车或离开。

案例四:

当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时,鲍秘书正在办公桌前打印一份文件,他向客人点点头,并伸手示意请客人先坐下。10分钟后,他起身端茶水给客人,用电话联系好客人要找的部门,在办公桌前起身向客人道别,并目送其走出办公室。为此事,鲍秘书受到了办公室主任的批评。

分析:办公室主任之所以批评鲍秘书,是因为鲍秘书在此次接待工作中没能做到亲切迎客、热忱待客、礼貌送客,特别是连“出迎三步,身送七步”这一迎送宾客的最基本的礼仪也没有注意。作为鲍秘书在接待来客中应做到:

(1)起身迎客,问明来意。

(2)伸手示意客人请坐,并说明请稍候。

(3)尽快联系好客人要去的部门并具体说明如何去该部门

(4)将客人送出门口,握手道别。

4、接待过程中的次序礼仪要求

1)、就坐时,右为上座。即将客人安排在组织领导或其它陪同人员的右。

2)、上楼时,客人走在前,主人走在后;下楼时,主人走在前,客人走在后。

3)、迎客时,主人走在前;送客时,主人走在后。

4)、进梯时,有专人看守电梯的,客人先进,先出;无人看守电梯的,主人先进,后出并按住电钮,以防电梯门夹住客人。

5)、奉茶、递名片、握手。介绍时,应按职务从高至低进行。

6)、进门时,如果门是向外开的,把门拉开后,按住门,再请客人进。如果门是向内开的,把门推开后,请客人先进。

送客礼仪

(1)主动帮助宾客确认并拿取所携带的行李物品,并帮助宾客小心提送到车上。

(2)根据客人身份的尊贵程度,将客人送至电梯间、公司大门口或直至将客人送上车。

(3)送客人到电梯时,要为客人按电梯按钮,在电梯门关上前道别。

(4)如果要陪同客人乘坐电梯,通常是客人先进电梯,主人后进;主人先出电梯,客人后出。

(5)秘书人员和上司一起送客时,要比上司稍后一步。

(6)安放好行李后,向宾客作一下交代。

(7)要施礼感谢光临和致告别语,如“祝您旅途愉快,欢迎下次再来!”、“祝您一路平安,同时希望我们合作愉快!”等。

(8)帮助宾客关车门时,时间要恰到好处,不能太重,也不能太轻。

(9)车门关好后,不能马上转身就走,而应等宾客的车辆启动时,面带微笑,挥手告别,目送车子离开后才能离开。

接待方案及日程安排

“金成”防盗门总公司代表的接待方案 为安排好“金成”防盗门集团公司代表来专卖店检查、交流期间的工作和生活,保证他们的安全和身体健康,特制定如下接待方案: 一、接待时间 2010年3月1日一3月4日 二、接待地点 接人地点:上海火车站 下榻酒店:上海华园宾馆 参观地点:1、星海店 2、南京分店 3、淮海分店 4、上海著名景点 三、检查小组成员 沈阳分公司总经理李X 李X的副总项X 李X的秘书宋X 四、接待负责人员 总负责人:星海专卖店王主管 具体实施人员:陈秘书、南京店店长方X、淮海店店长吕X、星海店店长林 X 五、接待前期准备工作 1、食宿安排,至少提前一星期预定酒店房间 2、制定相关的检查路线及行程安排 3、迎接车辆安排,专卖店王主管与陈秘书驾车前去迎接 4、安排接风宴,注意检查小组的饮食习惯 5、各分店做好检查准备

六、检查路线具体安排 七、迎送、陪同检查组人员安排 (一)在各分店检查期间,各分店领导和迎检部门负责人分组、陪同检查及乘车情况详见上表。 (二)3月1日下午14:10,王主管和陈秘书开公司商务车从星海店出发到达上海火车站迎接检查小组。 (三)迎送工作由王主管秘书陈xx统一协调安排。 八、责任分工及安排 (一)星海店 1、3月1号下午: 星海店店员杨X :负责落实安排会议室和接待室摆放鲜花(2盆)、果盘(5 盘)、矿泉水(每人放一瓶)、茶水(每人放一杯),并为会场服务。 2、3月2日上午: 星海店店员何X :负责落实安排音响和照像等。 3、星海店后勤负责落实以下工作: (1)负责检修走廊、厕所、店堂及店外灯光,检查时店堂灯光全部打开。 (2)整理店堂区域环境卫生,无卫生死角,卫生间无异味。 (3)在店堂、门前台阶摆放鲜花组团,2日下午14:40前准备到位。

教学秘书总结

教学秘书总结 您的工作在今朝,却建设着祖国的明天。以下是小编整理给大家的关于教学秘书总结,希 望能给大家带来帮助! 教学秘书总结篇1 我是教育学院教学秘书办公室的学工助理,是教育学院08级学前教育专业的学生。去年 上学期我就在这里做助理,已经是一名老助理了,我喜欢这里的工作。新学期又来了两个 新助理,一个是我们年级的同学xxx,另一个是研究生学姐,叫xxx,和他们相处得都很 愉快。我相信愉快的心情是保证我们良好工作的重要前提。 我们在办公室的主要工作就是帮助老师处理日常的工作,例如:每学期末的学期考试工作,我们要准备安排监考人员,安排阅卷的相关工作,完了还要整理试卷,把相关的质量分析表、双向细目表、考勤表及成绩单整理好以备新学期的检查。我们把一切工作都要做的有 条不紊。像前一段时间要选课,我们办公室里会非常繁忙,各个院系的同学都来办公室里 加课删课,但我们总会很耐心的为大家服务。这里的工作环境很好,平时工作量不是很重,空余的时间还可以在办公室看书,王健老师有空的时候还和我们聊天,让我们增长了不少见识。他对我们三个人都十分爱护,经常关心我们的日常学习和生活情况。 本月我们做得最多的工作是整理上学期试卷,存档以备月底的学校检查。有几天几乎天天 都在整理试卷,而且有好多自考生打电话过来咨询自考事宜,我们都很认真给的给予回复。还有许多自考生邮寄自己的论文到我们办公室,我们再向他们的导师投递。为了方便我们日常的工作,我们还申请了两个qq号码,以便于接收和发送有关自考生的邮件,另一个 是用于联系本科生事宜的。我们还用一个小本记录平时的日常工作,笔记本的扉页还有王 健老师给我们的勉励题词,他鼓励我们要好好学习,努力工作,尽情的享受生活。让我们 每次看到都很有动力,也让我们感受到家庭一般的温暖!在我们的日常工作中,老师要求 我们有空就过去,后来我们发现这样有的时候办公室里会没有人,于是我们就制定了一个 排班表,这样就保证了每天都会有人在办公室值班。我们还分享各自从家乡带来的特产。 在这里工作很快乐,也让我学到不少认真工作和与人相处的经验。我很喜欢这里的工作。 希望能在这里学到我想要的东西。 教学秘书总结篇2 1、高校教学秘书在教学管理中的作用 教学秘书工作活动范围宽广,涉及事务繁杂琐碎,在工作过程中必须认真细心,稍有疏漏就可 能酿成教学事故,严重影响教学秩序,造成不良后果。因此,教学秘书工作举足轻重,必须加以 正视。 助手参谋作用

接待工作中秘书人员的礼仪要求

SECRETARY’ S COMPANION2009年第7期工作研究 接待是秘书人员的日常工作之一,接待工作如何,将直接影响到公众对社会组织的信任和社会组织在公众心目中的形象和信誉。热情有礼地做好接待工作,能够给公众留下良好的第一印象,为社会组织与公众进行信息沟通、感情联络和行为影响奠定良好的基础。这就要求广大秘书人员在接待工作中讲求接待礼仪。 一、面带微笑、和蔼可亲 接待工作中秘书人员的态度至关重要。初次与社会组织交往的公众对秘书人员的态度会特别敏感。如果接待人员态度诚恳,受接待的公众就会觉得自己的人格受到尊重,社会组织是一个温暖的集体,也就容易接受社会组织传播的信息和倡导的价值观念。反之,势必形成沟通障碍,影响公众与社会组织的联系与沟通。 接待礼仪的首要要求是面带微笑、和蔼可亲。秘书作为一个组织的接待人员,要有饱满的精神状态,不管是严肃的会见还是轻松的娱乐活动,都要随时面带微笑,保持关心别人的态度。如某公司的一位秘书人员,每当客人到达时,她都会说:“欢迎光临,我们经理正在等候大驾。请跟我来……”在场的客人,不论是熟悉的客人还是陌生的客人,在她这种面带微笑、和蔼可亲的接待中,就会倍感亲切,增进彼此的信任感。 只有面带微笑才能和蔼可亲。这就要求秘书人员对客人具有敬慕情怀,认识到客人的到来是对组织的认同和支持,内心产生一种感激之情,这样,脸上流露的微笑就会真诚自然,如果再配以亲切的招呼和得体的仪态(包括男士的标准鞠躬礼和女士双手移至胸前交叉,点头行致意礼),就会更加使人感到如沐春风。人与人之间是平等的,敬人者人恒敬之,只有在接待工作中讲究礼仪,才能树立社会组织的良好形象。 二、情真意挚、亲切问候 秘书人员在接待客人时不仅要情真,而且要意挚,做到朴实自然、举止大方:既注重基本礼仪,又不过分做作;既不失现代人的洒脱风度,又讲究端庄大方,就会赢得公众的好感。如果秘书人员过分矫揉造作,举止不合常规,一方面会造成公众心理的紧张情绪,不利于形成人际交往的良好气氛;另一方面容易引起公众的猜疑心理,使之不轻易接受社会组织传递的信息和倡导的价值观念,不利于形成互相信任的和谐的交际环境。 公众总是倾向于信任言辞直率的秘书接待人员,他们越是觉得接待人员诚实可靠,越是相信他。公众一般是从秘书人员的谈话神态和举止态度上来判断其情感真挚程度的。因此,秘书人员对来客谦和的说话、亲切的问候显得十分重要。得体的举止、深厚的情感是接待工作取得成功的保证。 接待工作中,秘书人员应情真意挚、举止大方,而做到这一点的主要途径就是经常参加组织接待活动,在实际工作中提高自身的接待水平。另外,要培养社会组织与公众亲如一家的思想感情,而不是人为地在组织与公众之间架起鸿沟,造成莫须有的陌生感。若把组织与公众对立起来,就容易形成人际排斥的隔陌情绪,产生紧张而失常的举止行为。秘书人员对待公众要一视同仁,要把公众看成组织的知心朋友。有了这种真挚的感情,在接待工作中就会服务热情、周到,行为举止就会随和自然,就会促成组织接待工作的顺利进行。 三、热情周到、礼貌服务 接待工作中秘书人员的礼仪要求 □任龙 17

《秘书学》教案

《秘书学》教案 一、总体说明 选用高等教育出版社的普通高等教育“十五”国家级规划教材《秘书学》,方国雄、方晓蓉著。 选用理由:教育部推荐教材。 二、内容的处理 考虑到本课程理论性教强,教学当中适当补充案例,以增加学生的感性认识,提高学生学习的兴趣。 三、主要参考资料: 1.国家秘书资格证书考试系列培训教材 2.陆瑜芳著《秘书学概论》,复旦大学出版社 3.陈合宜著《秘书学》,暨南大学出版社 2001年 绪论 教学目的要求: 1、理解秘书与秘书学的涵义 2、了解秘书学的研究对象和学科特征 3、了解秘书的工作特征、性质 4、了解秘书工作机构设置 教学重点: 1、秘书与秘书学科的涵义 2、秘书工作的特征 3、秘书工作的机构 教学难点: 1、秘书学的学科特征 2、秘书机构的设置原则 课时安排:4节 第一节秘书 秘书是秘书学理论的逻辑起点,是秘书工作的主体,是秘书理论与实践研究中的核心概念。 一、秘书的涵义 秘书工作是一项有着悠久历史的工作。秘书作为一门职业,在我国,是20世纪80年代初改革开放以后蓬勃兴起的。随着我国社会经济的快速发展和与国际接轨的现代管理方法的实施,20多年来,秘书已成为中国最广泛的社会职业之一。 关于“秘书”一词的涵义,古今有所不同。据古代文献记载,“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。除了指宫禁藏书外,“秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书。由“秘书”作为秘密藏书这一原义引申,后人便将掌典图书、著书立说的官署和

官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。这些“秘书”官职或机构的主要职责是掌管国家典籍,与今天的“秘书”涵义仍有较大的差异。 在《辞海》中秘书有五种涵义:一指职务名称之一,是领导的助手。二指官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职,掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。三是特指使馆的外交人员,分为一、二、三等级秘书。四指宫禁藏书。五指谶纬、图录等书籍。 真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端,是孙中山领导的中华民国临时政府。那时的秘书,不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”涵义的联系,由指物转变为专指担任某职务的人。同时作为一种特定的职务,秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责了。但是,这时的“秘书”,主要是政务秘书,还不能等同于今天的职业秘书。 20世纪90年代,秘书的定义随着迅速发展的秘书学理论研究而不断完善。人们逐步意识到,定义我国的“秘书”,主要应当从三个方面把握。 首先,明确秘书是一门社会职业。 其次,明确秘书的职业岗位归属。 再次,明确秘书的工作内容和职责。 据此,给秘书的定义就是:在我国,秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称,也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事,主要职责是辅助管理、综合服务。 国际秘书联合会给秘书一词下定义是:“秘书应是主管人员的一任特殊助手,他掌管办公室工作技巧,能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示其主动性和正确的判断力,并在所给予的权力范围内做出相关决定。” 二、秘书的分类 秘书在社会上的职业覆盖范围非常广泛,从研究如何作好秘书工作的角度出发,按照不同的标准,可以对秘书做出不同的分类。 (一)秘书的纵向分类 所谓纵向分类,主要是针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同,从纵向上划分出不同的层次和级别,即高级秘书、中级秘书和初级秘书。按照这个标准,各级秘书的层次和级别主要体现在对秘书知识和技能所掌握的程度及其职责范围大小和工作任务的轻重上。 初级秘书指从事一般日常行政事务的工作人员,主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务等。他们不一定有秘书的职称,但通常也被称为秘书工作人员。 中级秘书一般指分管文字工作、信息工作的秘书。他们主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等,其工作成效对领导工作的推进起比较重要的作用。 高级秘书指秘书机构的领导、办公厅(室)主任。这一级别的秘书职责基本是参与政务和管理事务两个方面。他们不仅是组织和机构中领导的重要助手,同时也可以是领导中枢的成员。高级秘书的工作综合性强,对其知识能力要求全面,常被认为是单位的“内部总管”。 国外也有与此类似的秘书分类方式。其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同,从纵向上分为不同的等级。如日本和美国的秘书等级分类,简单了解。 (二)秘书的横向分类 所谓横向分类是根据秘书在工作中所需要的第二专业知识,或者说是秘书所供职的组织需要秘书具备的专业知识加以分类,也是对在不同社会行业或岗位群就职的秘书加以分类。依照这一划分方法,主要可以将秘书划分为商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。

秘书办事案例

秘书“办事”工作案例:被动与主动 一次某地党代会人数比较多,食宿安排难度大。会议接待人员工作做得好,得到了代表的夸奖,领导的通报表扬。 做法是,会议接待人员改变过去等待领导批示为主动建议、请示,从会议住地的安排到经费预算,事先到有关宾馆调查摸底、综合分析,做准备,先后3次做出4个会议食宿饭店和会场安排方案呈报领导决策参考。最后领导决定,按方案提出的意向选择了食宿、交通、会场较为有利的锦宁饭店作为大会食宿饭店,锦宁剧场作大会会场。在接待工作中,从代表食宿、讨论地点、会场安排、医疗保健、车辆调度、组织代表乘车,到老同志的关照逐项落实到人,一环扣一环,环环不脱节。全体接待人员全力以赴,一必扑在接待工作上,坚守岗位,积极努力,按高要求善始善终做好工作。 [简评] 会议接待工作,常常处于被动之中,但是只要我们积极主动去做,经常注意向领导和主管部门了解有关的信息,就可变被动为主动,以主人翁精神,高度的责任感,把工作搞好。前面提到的会议接待人员就是这样,他们腿勤脑勤,一旦掌握召开会议的信息,不等领导交代,就主动做好准备和安排方案报告领导,领导一批准,就一一实施落实。因此获得了较好的效果。 试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当?具体应当怎么做?应注意什么? 某县工商局办公室谢秘书星期天值班,下午5点,接到一个紧急电话。电话内容是:局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内三人重伤,车损严重,不能开动,特请求局里急速处理,秘书做好电话记录,思考三种处理办法:一是等到第二天上班时,向领导汇报后,再按领导指示办;二是立即向主管领导汇报,请领导亲自到现场处理;三是自己立即到现场去做紧急处理;四是用电话方式联系有关部门,然后在向领导汇报。 [简析] 谢秘书宜采取第四种办法。具体做法是:先给出事现场附近的直属单位工商所打电话,请他们派人去保护现场,并妥善保护好伤员;给县医院打电话,请他们立即派救护车去现场抢救伤员,并请外科住院部作好抢救伤员的准备;给交警队打电话,请他们立即派人去现场处理事故;最后,打电话给局领导,汇报事故情况及自己处理的情况。此外,秘书在紧急时刻要坚守岗位,随时关注事态的发展,并协助领导做一些联络事务。 秘书“办事”工作案例:“潜在的生产力” 某省自然资源丰富,有茂密的森林、大型的矿床、独具特色的物产、理想的区位。但由于历史的原因,其社会经济基础相当薄弱,这就制约他们经济的腾飞。改革开放后,该省筑巢引凤,广交天下朋友们,共同开发他们的丰富宝藏。该省接待部门的同志积极、认真地做好领导的助手,热情接待有关部门的来访人员,尽最大努力为来宾提供工作和生活上的方便,并且不失时机地向来宾介绍该省丰富的自然资源和发展潜力,同时不作隐瞒,坦率地说明由于缺乏资金,宝藏仍沉睡地下,未能产生应有的效益,为中国走向现代化服务,若是能以外资加本地资源来共同开发,将彼此都获利受益。接待部门的同志还根据来宾情况主动穿针引线,

教学秘书年终工作总结

教学秘书年终工作总结 本学期,在学校领导的关心、同事的支持与帮助以及本人的努力下,无论在思想方面、工作方面、教学方面都取得了显著的进步。回顾一学期的工作,总结了以下几个方面:本人能积极参加思想政治学习,关心国家大事,拥护党中央的正确领导,坚持四项基本原则,拥护党的各项方针政策,遵守劳动纪律,团结向志,热心帮助同志;教育目的明确,态度端正,钻研业务,勤奋刻苦;工作认真负责,关心学生,爱护学生,具有奉献精神。严格要求自己,无论在校内校外或是在待人接物、言语行动等等方面,处处都以为人师表的形象要求自己。希望以自己的实际行动来证明,自己是一个无愧于社会、家长、学生的合格的人民教师。 工作上服从学校领导的安排,听从学校领导的指挥,兢兢业业、勤勤恳恳、认真踏实地做好自己的本职工作。教学工作,本学期本人担任七年级语文科目教学。为了教好语文,本人系统地认真研究了初中的语文教材和相关的练习,并买来一些语文工具书籍。同时加强与其他语文老师的交流,认真研读他们的教案、教学心得。经常抽空去听其他语文老师的课堂教学,并认真、详细地做好听课记录。对于学校的优秀语文教师,本人更是悉心向其请教,以尽快熟悉语文的教学。平时,本人还大量查阅有关语文教学方面的书籍、报刊、杂志,将一些优秀的与本地区情况相近的论文摘录下来做为

教学备用资料。对于语文科组的各项活动,本人都认真积极地参与,并做好记录、整理。在上每节课之前,本人尽可能从网上、报纸、书籍上搜集相关的资料,结合本校学生情况,认真备好课,设计好教案。在进行课堂教学时常邀请一些语文教师来听课,课后虚心地接受他们的点评,同时也将这些意见记录下来,运用到今后的教学中。同时,针对课堂上学生的表现、反应在课后写好教学反思,总结每节课的成功与不足之处,以方便今后的教学。总之,都是为了通过积累他人的经验和自己的教学体会,以提高自己的语文教学水平。经过一系列的努力,本人很快熟悉了语文教学的方法和技巧,这为本人的语文教学水平的提高奠定了坚实的基础。同时,在本学期的语文教学中也取得了明显的效果: 积极学习各种教育理论,以充实自己,以便在工作中以坚实的理论作为指导,更好地进行教育教学。努力学习英语,以适应当前教育的形式,给自已充电,我还利用业余时间认真学习电脑知识,学习制作多媒体课件,为教学服务,上网查找资料等等。 教育工作,是一项常做常新、永无止境的工作。社会在发展,时代在前进,学生的特点和问题也在发生着不断的变化。作为有责任感的教育工作者,必须以高度的敏感性和自觉性,及时发现、研究和解决学生教育和管理工作中的新情况、新问题,掌握其特点、发现其规律,尽职尽责地做好工

秘书礼仪基础教案

秘书礼仪基础教案 秘书礼仪的基础教程大纲你知道如何设计吗,需要多少个学时?下面WTT小编给大家介绍关于秘书礼仪基础教案的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书礼仪基础教案 一、课程性质和任务 本课程是中等职业学校文秘专业的一门主干专业课程。它的任务是:讲授有关秘书工作的专业基础知识,训练学生从事秘书工作基本技能,使学生形成综合职业能力,为其从事初级秘书工作奠定的基础。 二、课程教学目标 本课程的教学目标是:通过课内外教学活动,使学生了解秘书工作的性质、特点,掌握初级秘书工作必需的基础知识、基本要求和一般工作方法,具备从事初级秘书工作的基本素质和实际能力。 (一) 知识教学目标 1. 掌握从事初级秘书工作必需的基础知识。 2. 掌握接待工作的内容、要求和礼仪。 3. 掌握公文处理的程序和方法。 4. 掌握会议服务工作及文书工作的基本要求。 5. 能够处理办公室日常事务。

(二) 能力培养目标 1. 掌握初级秘书职业技能鉴定规范所必需的基本技能。 2. 取得初级秘书资格证书。 (三) 思想教育目标 1. 具有从事秘书工作所必备的责任心和奉献精神。 2. 具备文秘人员应有的职业道德。 三、教学内容和要求 基础模块 (一) 秘书工作基础知识 1. 秘书工作概述 (1) 理解秘书及秘书工作的基本概念。 (2) 了解我国秘书工作的历史沿革和发展趋势。 2. 秘书工作的特点、作用和基本原则 (1) 理解秘书工作在行政管理活动中的地位、特点和作用。 (2) 掌握秘书与领导者相处的主要原则。 (二) 接待工作 1. 接待准备 (1) 掌握接待准备工作的内容和要求。 (2) 理解公务活动中人际交往的基本原则。 2. 接待礼仪 掌握接待工作中待人接物的礼仪规范和常识。 (三) 公文处理

教学秘书个人工作总结

教学秘书个人工作总结 教学秘书是各二级学院在教学管理工作中的重要成员,行政上由学院(部)院长(主任)、分管副院长(副主任)领导,在业务上接受教务处的指导,是各院日常教学活动的组织者和管理者。下面是由聘才网整理的教学秘书个人工作总结范文,欢迎阅读。 教学秘书个人工作总结范文一 我于月底到办公室秘书科,通过近月的时间,在领导及同事们的支持和帮助下,对自己的工作职责有了明晰的认识,对办公室工作有了更深层次的了解,可以说办公室是县委承上启下,联系左右,协调各方的桥梁和纽带,是面向社会的重要窗口。作为办公室的一员,我深感自身责任的重大,下面是我对如何作好办公室工作的一点肤浅的认识和体会。 一、加强学习,不断提高政治理论水平和业务素质。具备良好的政治和业务素质是做好本职工作的前提和必要条件,办公室工作涉及面广、如不注意加强学习和不断更新认识就无法胜任工作。作为一名新成员,我认识到自身的政治理论水平和知识积累还很不够,只的不断的加强学习,才能更好的适应当前工作,同时注意掌握正确的,向领导、同事学,从书本中学,从工作实践中学,不断的提高充实自己。 按照部门分工,我主要负责公文传阅工作。在业务方面,通过近一个月的实践,我已经基本掌握了公文传阅的程

序和规则,公文传阅是领导及时和正确决策的重要保证,每天的来文、来电我做到在第一时间内处理,保证了文件准确、及时发放、传送,使领导及时掌握最新情况。对公文运转传送,要做到急事急办,特事特办,提高办事效率。 二、认清形势,解放思想,增强做好办公室工作的紧迫感。办公室工作无小事,任何一件领导交办或同事托付办理的事,都要千方百计地去把它做好。社会在发展,历史在进步,做好新形势下办公室工作,必须认清形势,把握大局,立足大局,服务大局。增强责任感、紧迫感、使命感,提高工作的自觉性,主动性。为此就要解放思想、转变观念、敢于创新,面对新问题、新情况,不断探索工作的新思路、新办法和新经验。 三、团结同事,努力工作。团结的集体才是有战斗力的集体,在工作中,注意团结同事,宽以待人,不计较个人得失,从不与同事争名利、争长短,任劳任怨,努力做好自己的工作。同时严于律己,不把小事当无事,不把小错当无错。时时、处处以大局为重,讲团结、讲正气、讲原则。 四、肯吃苦,讲奉献。到办公室的时间虽不长,但我深切体会到工作的重要和纷繁,也深为领导及同事们的积极向上、任劳任怨的工作态度所打动,尤其在第一次参加全体会上某总结前段工作时讲到有那么多的领导和同事为了工作舍小家、顾大家,克服种种困难高标准的完成工作任务时,

教学秘书个人工作总结

一年来,在领导和同事们的关心支持下,我认真、圆满地完成了学校和系内领导布置的各项工作任务,从政治思想觉悟和业务工作能力等方面都取得了较大的进步,为自己今后的工作和学习打下了良好的基础。 现将本学期主要工作总结如下: 一、思想方面 加强政治理论学习,是坚定理想信念、与党中央保持一致的重要前提,是保持奋发有和与时俱进精神状态的动力源泉。一年来,本人能以积极的态度参加“三个代表”重要思想的教育活动;认真学习和领会中央的路线和各项方针政策,及时把思想认识统一到中央的精神上来,并以此指导个人的言行。不仅自己能认真学习,而且还善于利用多种渠道和途径,经常向民主党派、向工作对象作宣传引导工作。在学习中,能联系思想工作实际,努力做到围绕主题、把握灵魂、领会精髓。通过初步学习,对十六大报告提出的一系列重大理论和方针政策有了进一步的认识,对全面建设小康社会的目标更加充满信心,同时坚定了实践“三个代表”,把我校建设成为高水平大学的主人翁责任感。 二、工作方面 (一)高质量确保教学工作正常、有序进行 保障教学正常运转,做好课程安排、教材预订及发放、期末考试等日常工作,及时处理教学过程中存在的问题。每学期初始,协助系领导安排好新学期的教学工作,认真学习学院各种教学文件,将课表、教学日历、教学进度表、教师教学周志等资料发至每位任课教师。 (二)加强日常教学监控、管理工作 在教学正常运转后,注意加强日常教学的监控、管理:依据每学期教学工作安排,进行期初教学质量检查和期中教学质量检查,并制定检查计划。我系每有相关教学工作的信息我们都会以通讯的的形式向全院师生公报,使大家及时了解我系教学工作动态。此外,对我系的一些教学信息和教学动态我们也会及时写简报上交院办。期中教学质量检查中我们要对教学质量做大范围的测评来及时了解教学质量、教学效果以及同学们对课程设置等方面的意见。并在教师、辅导员中间调查了解学生上课及学习情况。

秘书工作实务练题

秘书工作实务练题

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(一)一、选择题(20分) 1.会场的大小要根据会议的()而定。 A.性质 B.时间 C.规模 D.作用 2.会议签到工作是()的重要手段。 A.准确统计到会人数 B.分发会议文件 C.联络感情 D.掌握会议报到动态 3.秘书要摆正自己与上级的位置,其基本原则是()。 A.为人作嫁衣,甘居人下B.敢于公开指出上级的一切过错 C.兢兢业业,甘当无名英雄 D.韬光养晦,养精蓄锐 4.大中型会议收集文件的方法是()。 A.提前发文件清退目录 B.提前逐个登记收集 C.与会人员个人交清 D.会后逐个收集 5.一般研讨会,汇报会,座谈会等小型会议的记录,最好采用()记录法。A.摘要 B.详细 C.录音 D.补充 6.了解来宾基本情况,包括()、一行人数,以及到达的日期和地点。A.所在单位、姓名、年龄、级别 B.所在单位、姓名、职务、级别 C.所在单位、姓名、职称、级别 D.所在单位、姓名、性别、级别 7.会议文件的分发需要注意要()分发。 A.及时尽量B.按时尽量 C.适时适量 D.随时少量 8.大会发言是属于()类文书。 A.指导 B.主题 C.程序 D.管理 9.会场内的设备,秘书人员应当会()。 A.安装 B.使用 C.检修 D.更换 10.拟写会议议程应当()。 A.详细清楚 B.简明概略 C.具体详实 D.简明具体 11.收集简单的、时间性强的信息,更适于采用()。 A.观察法 B.问卷法 C.购买法 D.电话询访法 12.存储信息要方便利用,而方便利用的关键是要()。 A.科学编码 B.利于检索 C.登陆准确 D.存放有序 13.制约会客室环境的因素中最主要的是()因素。 A.经济 B.政治 C.人的素质修养 D.自然 14.在直接的言谈中应注意谈吐的仪态、言者的表现、听者的反映和()。A.行为的选择 B.姿态的选择 C.环境的选择 D.话题的选择 15.信息分类原则中不包括()。 A.排他性 B.渐进性 C.相斥性 D.并置性 16.认真聆听是要求听者()。

秘书接待工作模拟实训方案

客人为A,秘书为B 情景一 有一个外地公司的客户,慕名来到滨江公司,但因为事先无约,显得有些不好意思,请演示秘书接待的情景。 A到达秘书办公室敲门,B起身,A走向前 B:您好,我就是总经理秘书,我叫XX A:您好,我就是XX省XX公司的员工(经理),我叫XX B:请这边坐 B倒茶 B:请用茶 A:谢谢,突然来到贵公司,没有事先预约,真就是不好意思 B:不碍事的,您远道而来就是为了。。。。。。。? A:哦,就是这样的,我们公司欲与贵公司合作,我就是想跟贵公司的经理洽谈合作事项的。B:哦,就是这样啊,可惜经理现在在处理一些事,可能抽不出时间来 A:那怎么办啊,我过两天就要回去了 B:这样吧,我帮您先预约,您先留个电话给我,等经理处理玩这些事后,我安排一个时间让您跟经理见面,到时我打电话通知您,这段时间,您可以在我市游览,瞧瞧我市的风景,您瞧这样的安排可不可以? A:嗯。。。。。。也行,不过您要尽快安排啊。 B:好的 A:嗯,这就是我的名片 A双手递过来,B双手接,B也拿出自己的名片 B:这就是我的名片 A:嗯,好,那我先走了,不好意思,打扰了 B:不碍事的,欢迎下次再来 A:再见 B:您慢走,再见 B送A到门口 情景二 吴总经理与洪达公司王经理就是大学的同窗好友,有着十几年的友情,关系非常亲密,经常在一起打球,在生意上也有合作的时候。王经理经常到滨江公司来找吴经理聊天,吴经理也经常到洪达公司瞧望王经理。今天,王经理又来找吴经理,正好吴经理不在公司,她陪同台商汪先生打保龄球去了,这时秘书应如何接待,请演示。 A敲门,B引导A来到会议室。 A:小X,您的头儿呢? B起身:哦,就是王经理啊,快请进,请坐,请稍等,我给您倒杯茶。 B倒茶:王经理,请用茶 A:好好好,小X,您的头儿呢? B:王经理,吴经理现在在外面处理事务,您有急事找吴经理不? A:急事就是没有的,我就是来找您们的头儿聊聊天来着的,她什么时候回来啊? B:王经理,真就是不好意思,今天吴经理要处理的事比较多,可能一时还不能回来。 A:哦,这样啊,如果您头儿回来,您能不能叫她回个电话给我? B:王经理请放心,我会转告给吴经理的。 A:那我先走了,您继续工作吧。

教学秘书心得体会【优质】

教学秘书心得体会【优质】 浅谈教学秘书的工作体会 王珍珍 回顾两年来从事教学秘书的工作历程~此时最想说的就是感谢学院给了我一次展示自我的机会~感谢领导及同事们长期来的信任、支持与帮助。 在我刚刚踏上教学秘书岗位一职时~以为教学秘书只不过是从事一些教学资料的整理~上传下达一些有关教学信息~领发教学用品等简单的工作而已~认为凭着自身能力应该很快能胜任此项工作~但经过两年的工作实践~让我深深地体会到教学秘书工作并非是我所想的那么简单。 教学秘书是教学主任的助手~是系级常规管理的重要岗位~为使本系的教学工作有规律、有组织地正常运转~并且做到各个环节高效、合理而无梗塞~身为教学秘书应该开展大量细致的基础性工作。但教学秘书工作对我来说是一个完全陌生的岗位~由于对教学环节不十分了解~往往考虑的不够细致、充分~因而刚开始工作时常常空有一腔热情却不能达到相应的工作效果~常常付出了很多辛苦~但还是会出现一些这样那样的差错~给教学工作的正常运转造成了一些被动~这使我内心受到了很大的触动~也使我的自信心受到了很大的打击~在那时~我的领导及同事们给了我极大的帮助~他们耐心的帮我找出工作中的不足之处~指导我如何去开展工作~如何提高工作效率~同时我也虚心学习~吸取他人好的经验~弥补自己的不足~使自己很快走出了工作困惑~保证了教学工作的顺畅运转。通过两年来的工作锻炼~我认为教学秘书应具体以下的能力 一、处理信息资料能力 教学秘书的工作是具体的~每天要面对大量的文件、电话、会议、资料~这些材料都是从不同环节和角度~保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、

指导性和收藏价值各不相同~它涉及到目前乃至今后教学的评估~教师的考核以及新专业的设臵等教学工作~作为教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力~也就是对材料分门别类~收藏存档~并向系领导及时汇 报~向有关教师及时通知。同时~教学秘书还要客观、全面、及时地采集来自基层学生的反馈信息~及时整理、报告有关领导~以进一步执行决策或调整补充~完善决策~使之更加符合教学实际的需求。 二、具有良好沟通的能力 秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务~确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道~既有联系学校各部门和广大教职工~又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。这是因为教学秘书参加校内各机关的会议~经常和上下左右部门的人员传递消息~加之他们的个性不同~而且由于工作不同所形成文化氛围也不同~为达到沟通畅通~需要教学秘书在坚持原则的前提下~要有灵活性和应变性~热情而又机智、幽默地传递信息。 三、协调合作的能力 协调是指多个部门~多个成员间的互相配合~它既有数量的配合~又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其它教师相比~教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时~要积极主动~同时对事物的发展要有预见性。要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急~所需时间极易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况~有理有据地安排系里有关的教学活动。教学秘书在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时~应有发展的观点~对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番~对可能出现的情况应有准备~以防意外。教学秘书应有这种能力~帮助系里领导协调处理各种事务~以推动系里工作顺利进行。

秘书接待工作案例

案例1 周到 B市经济部门的领导和工程技术人员,先后3次来到C市洽谈联蒙古营生产高钡铁项目。C市把接待任务交给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务,一面拟出接待方案呈领导审批,一面到宾馆、车队联系安排好食宿、车辆。客人到达前,周主任和小李一一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙,等候迎接客人。客人一到达即领客人进客房并介绍有关情况和询问客人需办的事。到开饭时间领客人进餐厅,客人要离开C市,事先陪客人到宾馆总台结账并及时送站。每次都在工作和生活上为客人提供方便。后来,该项目签订了协议,B市在C市投资达1000万元,年产值1.5亿元,年利税可达1000多万元。而且,客人对C市周到的接待工作十分感谢。他们说:“我们到C市好像到了家一样”,“你们热情周到的接待,使我们看到C市同志办项目的诚心和决心。高钡铁项目的签订,有你们的一份功劳。”[简评] 顾名思义,接待工作就是迎来送往,为外地宾客做好服务工作,使宾客称心满意。热情周到、善始善终是接待工作的基本要求。同时,接待工作要有条不紊,切忌有头无尾,缺少章法。周主任和小李深谙接待工作的精要,他们接到任务之后,没有慌张忙乱,而是首先弄清情况,按有关规定做好食宿安排迎送车辆准备工作,同时拟出完整的接待方案报领导审批,然后按领导审批后的方案一一加以落实,客人来时,及时等候接送,并详细地给客人介绍当地的情况。由于他们出色的接待工作,令客人感到宾至如归,消除了身在异地的感觉,主客关系十分融洽,犹如一家人。 案例2 “潜在的生产力” 某省自然资源丰富,有茂密的森林、大型的矿床、独具特色的物产、理想的区位。但由于历史的原因,其社会经济基础相当薄弱,这就制约他们经济的腾飞。改革开放后,该省筑巢引凤,广交天下朋友们,共同开发他们的丰富宝藏。该省接待部门的同志积极、认真地做好领导的助手,热情接待有关部门的来访人员,尽最大努力为来宾提供工作和生活上的方便,并且不失时机地向来宾介绍该省丰富的自然资源和发展潜力,同时不作隐瞒,坦率地说明由于缺乏资金,宝藏仍沉睡地下,未能产生应有的效益,为中国走向现代化服务,若是能以外资加本地资源来共同开发,将彼此都获利受益。接待部门的同志还根据来宾情况主动穿针引线,沟通该省有关部门、单位与来宾的联系,促进了来宾与各职能部门的相互了解,增进了合作意向,增强了来宾在该省投资的决心,仅一个铝厂项目投资便达27亿元,一个化肥总厂项目就投资7.5亿元。 [简评]

秘书办公来客接待礼仪

秘书办公来客接待礼仪 接待工作是一项热情、周到、细致的工作,必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则,做好接待工作,需要把握以下接待工作中的礼仪。以下YJBYS小编为大家提供秘书办公来 客接待礼仪,供大家参考借鉴,希望可以帮助到大家。 一、接待普通客人 秘书在办公室的日常接待中,每天都会面对许多不同的客人,千万不要以貌取人,分冷热亲疏,给对方留下不良印象,给你的工作带来麻烦。中国人讲究来的都是客,也许某人其貌不扬,但可能是你公司的重要客人,今天的小人物也许就是明天的大人物在日常接待中,秘书要本着文明礼貌热情周到一视同仁的原则对待每一位客人,这样才能在客人心目中留下良好的印象。 当客人进入你的眼帘的时候,要立刻起身点头打招呼,切忌一边埋头工作一边漫不经心地问客人:“啊,你找谁呀?”正确的做法是,首先立刻起身点头打招呼您好,接下来再 确认客人的身份。这里有几种情况值得注意:如对方是你预约的但从未照面的朋友,你可以这样猜测:“请问,你是XXX吗?”如对方是你预约的很熟悉的朋友,你可以直接打招呼:“王先生,您好!我们经理在等您呢!”来客众多的话,可先作,再了解对方的身份:我是这 家公司的文员,专门负责接待工作,请问各位是哪家公司的呢?弄清对方的身份后方可引 领对方去该去的地方。 对于上司在第一时间不能接待的客人,秘书要安排客人到会客室等候,倒上一杯茶,拿出报纸、资料给客人看,并适当地跟客人聊天。在聊天的过程中应注意身体的“逐客”语言,比如不断地看手表。如果这时后面的客人来了,你应该按照先来后到的顺序公平接待,不能厚此薄彼,冷淡任何一位客人,必要时可安排其他人员分别接待。在遇到客人接打电话时,秘书要回避,不要站在旁边听有时客人来到公司,自然而然会与接待人员聊一些公司的情况,在聊天的过程中注意不能泄露公司的机密,让对方有机可乘。如果上司一时半会还没有时间会见客人,切勿让客人等太久,秘书应征求意见,让其另约时间。在客人告辞时,不管他有没有达到目的,一定让他觉得你对他很在意很客气,即使拒绝了他的要求,也要说谢谢您的光临(拜访)! 二、接待不速之客 不速之客是指那些没有预约突如其来的客人,他们的到来往往会打乱正常的工作秩序。对这些客人,秘书既不能怠慢也不能冷眼相向,而应机智灵活地接待。如果来人是上司的亲朋好友,则直接告知上司,并按上司的指示接待。如果客人既不是上司的亲朋好友,也不需要上司亲自接待,就让客人与相关部门联系不速之客中最难缠的是那些拉广告要赞助、

教学秘书工作职责

教学秘书工作职责 教学秘书是二级学院(部)主任的教务工作助理,业务受院(部)及教务处的双重领导。其主要职责如下: 一、教务管理工作 1.协助所在学院(部)和教务处编制并公布下一学期的教学任务计划和课程表、向任课教师提供下一学期授课班级的学生名单、通知教师上课时间和地点; 2.按规定的程序为教师办理停课、调课、补课手续; 3.协助处理教学过程中的各种偶发事件(如协助教学事故的调查、认定和处理工作等),维护正常的教学秩序; 4.协助教务处做好公共选修课的选课安排; 5.负责所在学院(部)教学任务书的下达,实践教学汇总表的审核和教师教学进度表的上报。 6.做好本教学单位做好每个月的课时统计工作。 二、考务管理工作 1.协助教务处做好五年一贯制等各类考试的考务工作。 2.负责做好本教学单位课程考试和补考日程安排、将考试安排通知有关师生; 3.负责落实本教学单位监考教师并通知监考教师监考的时间、地点等; 4.负责试卷印制、分发、组织考试等; 5.及时收集和整理学生各科考试成绩,协助本教学单位做好向学校教务管理系统录入成绩的工作; 6.审查学生考试资格,办理缓考手续; 7.负责学生考试的成绩查询,协助教务处办理有关手续; 8.负责向教师催收本单位学生考试、考核成绩、考勤表等原始材料,包括试卷、评分标准、标准答案、成绩分析表等; 9.负责统计本教学单位教师出卷及阅卷工作量。 三、学籍管理工作 1.负责学生的注册登记,统计学生的注册情况,统计学生人数变动情况; 2.在教务处和学院领导指导下,负责学生学籍审查,办理学生编班、休学、复学、转学、退学、留(降)级等工作;

3.协助教务处做好毕业生资格审查及毕业证书发放等相关工作。 四、教材管理工作 1.协助本单位及时做好教材选用和预订工作,确保预订教材明细在规定时间内报教务处。 2.及时通知各班级学生领取教材。 3.负责领取和发放教师教学用书。 五、教学质量监控 1.在学院(部)主管领导的主持下,协助安排好本学院(部)的教学检查工作,负责教学检查资料的汇总、上报等; 2.协助学院(部)开展调查研究,了解教师教学情况,及时向学院(部)和教务处反馈教学信息; 3.协助教务处完成学生评教和教师教学质量评价工作。 六、按照教务处和学院(部)的要求,协助本单位领导组织做好各类评估、立项、教学成果奖的申报,做好各类教学建设与改革项目的申报、中期检查、验收等工作。 七、负责学院(部)教学文件的收发、保管、归档,做到登记清楚、查用方便、完整全面。 八、完成二级学院领导交办的其它工作;积极支持、完成教务处交办的应急工作。

具体接待方案模板

接待方案 一、会议概况: (一)会议时间: (二)会议地点: 地址: 电话: 联系人: (三)参加会议人员 市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。 二、活动日程(见日程安排表) 三、工作分工 成立会议筹备领导小组 组长:××× 副组长:××× 领导小组下设办公室,负责人×××,具体负责整个会议期间的各项工作。

成员单位:政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。 办公室下设材料组、会务组。 (一)材料组 负责人:××× 成员:秘书处有关人员 职责: 1.领导讲话、主持稿、论文集 2.代表报到、登记,制定花名册、通讯录 3.会议须知、日程表 4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表 5.制做文件袋、配记事本、笔、相册 6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签 7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆 (二)会务组 负责人:××× 成员:交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

职责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。 1.车辆 负责人:××× (1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。 (2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。 (3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:30分到名门饭店会务组报到,接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11:30到名门饭店会务组报到。 (4)联系确定具有特色参观路线。 (5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。 (6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。 (7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。 2.接站 负责人:×××

教学秘书工作职责及管理制度

教学秘书管理制度 为了更好安排和管理各类教学、带教、继续教育和学术活动,经医院研究决定在全院各临床(医技)科室设立教学秘书,各科医、护各1名。具体规定如下: 一、教学秘书由科室主任、护士长提名推荐,由科教科、医务部、护理部共同审核,经院领导批准后正式任用,任期二年。任用期间每月给予津贴100元。 二、教学秘书是科主任、护士长的教务工作助理,其任务是协助科主任、护士长搞好教学、带教、业务学习、科室人员继续教育、安排科室有关学术活动等工作。教学秘书业务上受科主任、护士长及科教科的双重领导。 三、教学秘书工作内容: (1)协助科主任、护士长管理本科室的研究生、进修生、实习生,安排见习活动(接到安排表后,及时备课并指定好指导老师),检查带教计划执行情况。 (2)维护正常带教、学术活动秩序,了解教师、学生(研究生、进修生、实习生、见习生)的教学情况,及时处理带教、学术活动过程中出现的问题。定期向科主任汇报病区带教情况,提出改进带教的意见或建议。 (3)负责实习生进科教育,介绍科室情况各项规章制度,职业道德等,根据实习大纲和实习计划要求,安排实习轮转程序。安排好带教老师,指定专人负责,明确带教任务,经常检查督促带教工作。 (4)负责组织安排科内的专题病例讨论,病区小讲座,教学查房,并予登记备案。 (5)组织督促本科室工作人员和各类实习进修人员参加科教科安排的各类业务学习、继续教育和学术活动。 (6)负责组织本科室人员进行科内业务学习(每月不少于2次),并做好记录及签到。

(7)协助科教科做好各类考试(实习生出科考试、医务人员三基考试等)的考务工作。将科教科批准的考试安排通知有关的师生和医务人员。 (8)严格执行实习生出科考试和基本技能考核工作,并及时填写好实习生的实习评语和出科考试成绩,并登记备案。 (9)负责本科室教学档案的整理保管工作。含教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案和学生考试答卷等(即各专业教学计划、教学大纲、教学工作总结、教学质量调查表、学生的成绩表、鉴定表等),并按规定时间将有关档案材料移交给科教科。 (10)严格实习纪律,必须凭科教科的轮科条接收学生,认真考勤,对违反纪律和规章制度的学生及时向科主任或科教科提出处理意见。 (11)协助科教科开展教师教学带教质量评估工作。每月负责提供各类教学资料供科教科进行质控查房。 (12)完成主管领导委托的与教学相关的其它任务。 四、教学秘书的工作依据为《科教工作质量控制考核标准》的要求。 科教科每月对教学秘书的工作职责完成情况进行考核,考核优秀者给予奖励,不合格的将予以相应处罚。每学年评选若干名优秀教学秘书。 本制度自2012年4月1日起施行。 苗木供应合同书 甲方: 乙方:周至县哑柏镇绿星苗圃 经甲乙双方协商同意,(以下简称甲方)从周至县哑柏镇绿星苗圃(以下简称乙方)购买银杏苗木,(用于渭政办发[2010]205号文件,渭南市区绿化),并就相关事宜达成以下协议: 一、苗木数量:

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