农产品展会活动流程

时期
时期时期
时期序号
序号序号
序号工作内容
工作内容工作内容
工作内容工作细节
工作细节工作细节
工作细节时间结点
时间结点时间结点
时间结点协助部门
协助部门协助部门
协助部门鲜活农产品展销会策划方案拟定
预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定
拟定展会时间、地点
了解场地条件（交通、面积、硬件、参展商及消费者是否所熟悉、）
场地费用预算：搭建管理费
主管部门备案：治安消防工商备案材料填写交至场地方
确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）
确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）
展会资料提供给搭建方
展会场地区域划分（名优特、水产、鲜肉大厅）
宣传推广策略制定
宣传渠道及媒体资源确定
宣传用材料制作（展会指南、邀请函等）
收集可能参展的企业名录和可能参观的采购商名录
寄发展会邀请函及宣传资料
跟进资料寄发情况
确定赞助商（礼品、奖品）
6信息发布相关网站、论坛发帖（活动详细信息、流程、商家名单、促销信息、停车情况等）展前1个月
户外广告牌子搭建制作
展会场地宣传物品设计（展板、条幅、海报、旗子、展架等）
承接参展商广告、宣传品制作业务
公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）
参展商短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知）
物品准备：办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名
表、物品清单、通讯录等）
人员准备：制作《人员工作安排表》
对展会现场负责接待的礼仪人员进行培训
召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求展前1-2天
1准备物品运输整理物品运输至场地，相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单）当天清晨
确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用
与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）
展前2个月
展前1个月
展前1个月
2
4宣传推广
招商
场地
展会前期
展会前期展会前期
展会前期
传达信息
现场协调
5
搭建全天
展前3周
展前1周
展前1周
2
设计制作7展会活动流程
展会活动流程展会活动流程
展会活动流程展前2个月
展前1个月
展区搭建
展区搭建展区搭建
展区搭建
搭建3
1策划
8
9准备环节与布展商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作）
物品保管：负责奖品与其它公司物品保管
物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放
总体

控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场
参商家协调：负责参商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果
参展商签到：负责指引展商签到，安排入住等
资料发放：赞助商宣传单及展会资料装入拎袋统一发放
3保险办理参展商需要自行安排保险，以免展会期间造成物品丢失及损坏
人流计数：工作人员入口处统计人数
场外引导：例如展会场馆入口处安排工作人员举牌指引
4现场车辆调度安排工作人员负责展会现场车辆安排，方便装卸货
5秩序控制会场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序
6现场咨询设置咨询点、负责现场咨询、解答后期市场招商工作、食宿等问题
7后勤保障负责安排工作人员午餐、饮水
8现场播报播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛
9观察员负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点
公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）
商家清场：跟进商家撤展
11*参展商跟踪销售人员现场招商（名优特大厅、水产品、鲜肉大厅）
整理统计全场所有参展商家数量
整理参展商信息，为后期跟踪提供资料
2资料收集音频、视频收集，意见汇总
内部总结报告：用于内部归档及总结讨论
对外宣传报告：用于采购对外开拓与宣传
4后期宣传将活动资料、照片提供论坛部，进行活动贴后期宣传与讨论
5资料归档将本次活动全部文字资料进行整理归档
10
现场引导
2
3
展后一周内
展会进行期间
展会期间
展会期间展会期间
展会期间
3
1
物品管理
展会后期
展会后期展会后期
展会后期
3总结分析报告制作
现场协调
展区搭建
展区搭建展区搭建
展区搭建
展会信息统计1
展会结束清场
签到及入住