XXXX煤业公司物质供应管理办法(试行)
XXXX煤业公司物资供应部
管理办法及岗位责任制（试行）
二〇一三年元月一日
XXXX煤业公司物资供应管理办法
（试行）
总则
为了加强和规范XXXX煤业公司物资供应管理工作，落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能，实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。特制定物资供应管理办法。
第一章物资供应部职责
一、物资供应部职责
1、负责制定物资采购计划、物资保管、出入库管理制度和各岗位职责；
2、负责物资计划员、采购员、保管员及档案管理员的监督与管理；
3、负责物资采购计划的制定；
4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价；
5、负责采购合同的签订，及时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；
6、建立采购物资明细台帐，定期与财务部对帐。
7、负责管辖范围内的卫生、安全工作。
8、做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的相关文件；
二、物资采购遵守的原则
1、未经审批的物资一律不得采购；
2、应优先使用库存物资；
3、建立合格供应商名录，及时掌握市场信息，拓宽供货渠道；
4、在采购过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；
5、采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；
6、对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由有关领导审批后，方可采购。
第二章物资采购管理
三、使用部门要按程序申报物资采购计划，在每月的20日前向物资供应部报下月的采购计划，然后由物资供应部汇总后统一购置。
四、使用部门必须有超前意识，用料计划编报需做到“及时、准确、全面”。符合实际，不得粗估冒算、不得多报、漏报，少报，尤其是专用料、特殊料必须严格核实材质、规格型号及数量，由此造成的损失由申报单位负责；同时，物资供应部有权拒绝采购型号不完整物资。
五、实行按月上报采购计划。物资供应部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目编写物资采购计划，避免超储、杜绝积压。
六、物资采购时必须严格按照公司规定及采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同。
七、物资采购时，如设计院出具的原材料出现短缺断货现象，物资供应部应征求使用单位意见，使用单位提出代用品，并签字确认后方可采购。
八、物资供应部因特殊原因未能及时完成的采购任务，应及时报总经理说明原因，拟定补救措施。
第三章物资验收入库管理
九、物资到库后，物资供应部通知使用单位进行到货物资的质量及数量的验收工作。
十、验收中的不合格物资，由物资供应部及时与供应商进行沟通，进行退、换货处理。
十一、验收合格的物资，由使用单位及时领取，保管员打印验收单、出库单，并对物资办理验收、出库手续。货票不同行的，等发票到后，再由保管员补办手续。
十二、物资入库后，物资供应部尽快到财务部办理相关手续。
第四章物资出库管理
十三、材料要按照“先进先出”的原则发放。
十四、急用材料经领用人员在2个工作日内补办《材料、配件签报表Ⅱ》交计划员。
十五、如有借用材料，归还时需填写归还日期，由保管员验收入库。
第五章仓库盘点
十六、保管员对库存物资每月进行一次盘点，年末全面清点、填报年度盘点报表。
十七、保管员对仓库相关原始单据要留底分月装订并保存完整，包括：
预算内/外材料申购单、入库单、出库单、物资领用单、仓库进销存台账等，以便备查。
十八、对不能及时处理的材料，应统一放置于仓库的待处理材料隔离区内。
物资供应部绩效考核办法
总则
为规范供应部各项管理工作，建立激励和约束机制，准确衡量各科室工作成果，全面评价员工工作表现和岗位业绩，及时纠正工作偏差，进一步激发员工的工作积极性和创造性，充分体现“多劳多得，按劳取酬”的原则，及时保证各类物资的供应，特制定本考核办法。
一、目的：
1、完善XXXX煤业公司绩效管理体系。
2、实现职责权利的有机结合。
3、建立完善的人员岗位规范考核制度。
二、基本原则
1、客观公正、实事求是的原则。考核的目的、因素、条件和标准公开，实
事求是、客观公正地对被考核人进行评价。
2、注重工作实绩原则。在对被考核人进行全面考核的基础上，以采购计划
完成情况和履行职责情况等工作实绩考核为主。
3、实时考核与定期考核、抽查考核相结合，及时反馈原则。考核责任人要
将考核结果及时与被考核人进行反馈、面谈确认。
4、全面考核、及时兑现原则。在全面考核的基础上，及时兑现、及时强化，
促进部门与员工长期、协调发展。
5、循序渐进的原则。职能部门考核通过考评过程的结果反馈，考评标准和
考评方法的复核逐步健全完善。
三、适用范围
本文件适用于物资供应部全体职工。
四、考核周期
实行月度、季度、半年度考核与年终考核相结合的方式。
五、考核指标及标准
（1）定量指标（80分）
项
次
考核项目指标定义考核周期评分标准考核依据或备注
1、采购计划完成
率
当期采购实际完成数量
或金额/当期物料需求计
划数量或金额
或当期实际采购数量或
金额/当期计划采购数量
或金额
当期实际采购数量或金
额/当期实际需要使用的
数量或金额
月/季/年度
当期抽查测算，采购计划完成率
低于100%，每降低一个百分点，
减一分，完成加一分
检测采购计划的完成情
况
2、采购合格（符合
合同要求或采
购计划要求）率
合格货物批次/采购批次
抽检合格产品总数或量/
抽检产品总数或量
或数量及资量有问题的
物资总额或数量/采购总
金额或数量（逆指标）
月/季/年度
采购合格率高于95%，加一分，
反之，减一分。合格率低于90%，
评定为不合格
3、不良品、不合格
品、异常品发现
及处理及时有
效
规定时间内处理不良品+
不合格品+异常品件数量
或金额
月/季/年度
造成生产事故，每出现一次，根
据公司的规章制度国家法律等
追责，按事故等级评定，特重大
事故，评定为不合格。未造成生
产事故，能及时维修、更换、退
货，退款、减价未造成公司损失，
出现五次减一分，不能退货、退
资量事故处理的及时性
有效性、异常到货物料处
理的及时性和有效性
（可否维修、更换、退款、
退货、减价、替代转用、
转卖、做废品处置、呆料）
款，不论能够消化、转卖、处理废品与否，按直接金额损失加间接金额损失，每损失1000元减一分。虽进行了处理，但处理不及时的，出现一次减2分。造成呆料，一次减5分，四次以上，评为不合格。
4、采购成本降低
率或采购成本
降低目标达成
率（部分采购物
资适用）
（上期采购成本—本期
采购成本）/上期采购成
本
采购成本降低目标达成
率=成本实际降低率/成
本目标降低率
考核指标需剔除通货膨
胀等影响因素
季度、年度
实现了采购成本的降低，每降低
一个百分点，加五分；增加一个
百分点减五分。或依据采购成本
降低目标达成率，70%以上，每
增加一个百分点，加一分，每降
低一个百分点，减一分
保证物料资量、性能和最
有性价比的情况下，检测
采购部门降低采购成本
的效果
谈判，议价能力，
合理利用票据、利息、息
差、汇率等，采用准确的
价格条件
合理筹划税务计划，充分
利用国家税收优惠政策，
合理利用国内和国际上
的结算规则等。
选择合理的采购时机
利用金融保险等工具对
冲或规避降低采购风险
5、采购资金使用
情况或资金占
用比率、应付账
款周转期间
一定周期内采购资金付
款数/采购物资的总额
当月付款总额/当月采购
总额
（应付账款+应付票据）/
收货净额
预付款额/应到物资总额
月/季/年度
该项不进入分值计算，仅作为供
应部采购资金占用和周转的背
景资料
检测采购供应部门的采
购资金使用情况
合理利用调配资金，提高
资金的营运情况
6、费用或损失控
制、收入或利得
获得
因采购失当、失误、过失、
错误发生的额外费用、损
失或因采购技术、技巧
发生的额外收入、利得/
采购金额
月/季/年度
出现费用或损失，每一个千分
点，减一分；出现收入或利得，
每一个百分点，加一分。
7、到货及时（率）及时到货数量或金额/应
到货总数量或金额
准时到货批次/总采购批
次
采购物资到货不影响生
产或施工
月/季/年度
到货不及时，低于95%，每降低
一个百分点减1分，如果因到货
不及时，造成停工断料，影响工
时，按实际损失和间接损失，每
500元减一分
8、库存控制(无效
库存)
发现采购不按需求计划
订料、错误采购等造成呆
库、呆料，给公司造成损
失
如果实现了退款、退货、替代
转用、转卖、做废品处置，按每
损失500元，减一分。出现了呆
料呆库，每出现一次减10分，
控制无计划的物资采购
和消费
出现两次以上为不合格。
9、消耗库存对由于订单暂停,取消,
未及时变更，或工程改
用,等原因造成的物料库
存异常的物料及时发现
分析进行消化,代用。
能及时退款退货，出现一起，加
两分。
10、入账付款未能及时准确入账或付
款，或入账付款出现错误
原始票据丢失
每出现一次，减一分。
11、公司的采购制
度、合同管理制
度、采购流程、
遵守
未按规定制度或流程采购，每出
现一次，减一分。
12、因工作问题受到客
户投诉，经查情况
属实
每出现一次，减五分
（2）定性指标（20分）
项次考核项
目
指标定义考核周期评分标准考核依据或备注
1、安全工作特重大事故，包括生产交通火
灾、人员非意外伤亡等
年度
每出现一次，减一分
全年未出现，加一分
2、思想政治
工作、精
神文明建
设
员工工作中出现群体性事件、
严重肢体冲突、经济刑事犯罪
年度
每出现一次，减二分
全年未出现，加一分
3、遵守各项
管理制
度，做好
日常管理
基础管理
部门建设
团队建设
信息泄露
出现问题，能切实有效正确的
追责
年度
不能追责，成为糊涂账，
全年未出现，加一分
根据国家相关法律法
规，公司的规章制度，
工作纪律财经纪律
部门团队建设：主要考
核部门的团结协作精
神,凝聚力?培训传帮带
及队伍建设?
4、费用控制各项费用不超标，据实报
销费用(不得虚构费用事实或
以假发票进行报销)
年度
不能解释原因的费用或不合理
的费用，每发现一次，减一分
出现虚假报销，每发现一次，减
5分
全年未出现超标，加一分
5、隐瞒、瞒
报、虚报
或主观故
意、过失
帮助他人
隐瞒、瞒
报、虚报
工作中出
现的错
误、失误、
失职、渎
职等问题
年度发现一次，减一分
物资供应部仓库管理制度
1.0目的
对物资供应部仓库物资的储存、维护、进、出库进行有效的控制。
2.0范围
适用于物资供应部的仓库管理。
3.0职责
3.1负责对仓库管理进行监督检查。
3.2负责对仓库盘点、账务监督。
3.3 保管员负责对仓库物品的进、出管理和帐、物的盘点与记录，并按规
定对仓库进行管理。
4.0方法和过程控制
4.1物资入库
4.1.1保管员和物资使用部门的指定检验人员应对物资进行验收，使用部门
检验人员对物资的质量负检验责任，保管员对经检验合格的物资数量进行核实，开出《验货单》，由检验人员签字确认后，按指定位置摆放整齐。
4.1.2保管员应验收入库物质登记到《明细账》。
4.1.3对急用物资可先使用后补办手续，但使用部门须在2个工作日内办理
出入库手续，保管员及时入帐和销帐。
4.2仓库管理要求
4.2.1保管员根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点以及
易挥发、易受潮等特性和仓库条件，分库、分区摆放并做好区域标识。
4.2.1.1待处理物资包括回收再利用品、边角料及队组遗留下来的物品等。
4.2.1.2不合格物资包括检验发现的物资、报废物资等。
4.2.1.3危险品包括易燃易爆物品及带毒性物品，以及强酸强碱等强腐蚀性
化学品。危险品应分区隔离摆放、分类分项进行保管，并设置明显的标识。
4.2.2所有物资应摆放整齐、分类标识，方便领取，包装标识一律向外。4.2.3应根据仓库内物资特性，配备相应的温度计、湿度计等监测工具，
设定上下限值，保持仓库环境的温度、湿度适当，环境清洁。
4.2.4仓库内应具有相应的防火、防潮、防盗、防挥发等措施。
4.2.4.1应按规定配备灭火器材，消防设施应功能正常。
4.2.4.2存放危险品的仓库须装防爆灯。
4.2.4.3乙炔瓶和氧气瓶必须隔离5米存放。
4.3材料出库
4.3.1材料的出库必须凭《验收单》，经直属领导批准后方可到仓库领用，
项目清楚，手续齐全。如有不符，保管员有权拒绝发放材料。
4.3.2材料要按照“先进先出”的原则发放。未使用完，不得发新料。
4.3.3急用材料经领用人员在2个工作日内填写《材料、配件签报表Ⅱ》交
保管员，并由保管员销账。
归还时需填写归还日期，由保管员验收入库。
4.4仓库盘点
4.4.1保管员对库存物资每月进行一次盘点，年末全面清点，报年度盘点库
存报表。
4.4.2保管员对仓库相关纸资单据要留底并保存完整，包括：预算内/外材料
申购单、入库单、出库单、物资领用单、仓库进销存台账等，以便备查。
仓库管理流程图
领用人必须凭《物资领用单》经部门负责人批准后方可到仓库领取
物资按照“先进先出”的原则发放，急用物资须在一个工作日内补单交保管员销账
周期性采购的物资均实行以旧换新制度，旧物资每月由相关部门主管监督清点后，保管员统一处理
出库管理
保管员每月对仓库进行盘点并于25日前做好仓库进销存台账经主管领导签名后报财务审核，保证账物相符。
仓库盘点
根据物资申购单采购，原则上采购数量不能大于申购数量，且不能超过总金额，无申购的物品不能采购入仓
保管员和物资使用部门指定人员共同验货，对合格物资开《入库单》并签字确认，按指定位置摆放整齐
物资要分类分区摆放并做好区域标识，如办公用品，工程物资、清洁用品、危险品等
库内管理
定期检查，维护仓库清洁、安全
入库管理
仓库管理规范及具体操作细则图例
一、各项目仓库要统一设立材料库存卡，根据仓库情况分类摆放，库存卡填写物品名称、单位、日期等，不可随意更改入库，领用物品及时登记，如图：
二、仓库须配有灭器等消防器材，严禁吸烟等标识应张贴在仓库明显位置
三、相关单据要按要求填写规范，实际采购物资时要根据物资申购单进行采购，原则上当月采购的物品要当月进帐，规范填写，如图：
1、物资领用单填写时注意单价及金额不用填写，其他均按要求规范填
工具类
劳保类
写，不可随意涂改；
2、领用物品较少时剩余空白处以“/”标注；
3、填写入库单时应注意
①物资申购单序号根据预算内或预算外物资申购单序号进行填写；
②填写完毕后经采购或部门指定检验人员、保管员共同签名后方可；
③填写时单据不可随意涂改。
物资供应部仓库管理6S环境管理
整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全
一、目的
保证仓库环境的清洁、明亮、安全，减少工作中的失误。
二、目标
通过6S（即整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养）管理，实现仓库布局的合理分布。
“6S”之间彼此关联，整理、整顿、清扫是具体内容；清洁是指将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果；素养是指培养每位员工养成良好的习惯，并遵守规则做事，开展6S容易，但长时间的维持必须靠素养的提升；安全是基础，要尊重生命，杜绝违章。
三、范围
设备区、电缆区、工具区、原辅材料区、其他区
四、责任
1.库管员负责个人责任区域内的日常6S管理。
2.仓库主管负责对仓库6S的管理情况进行督促，检查。
五、工作内容
1.整理：现场的检查、区分必需与非必需品、随时清理非必需品、非
必须品的处理、定期循环整理。通过整理能及时发现库中的呆、滞料，及区中的非必要品，并能及时的进行呆、滞料的申报及非必须品的清理。
2 .整顿：要把需要的物品加以定量、定位。通过整顿，能合理的布置
不同物料的库位，以便需要时能在最快速的情况下取到可用之物，从而达到大幅度提高工作效率的目的。
3. 清扫：保管员根据个人责任分担区的划分，每日早8：00-8：15分
进行彻底清扫，清扫要及时、彻底。定期保养、及时的维修异常的搬运工具。清扫主要集中以下几个方面：
3.1 清扫从地面到工作区到货架。
3.2 定期对仓库的搬运工具、量具进行保养，如有异常时及时通报
有关部门进行维修。
3.3 及时发现污染源，切断污染途径，彻底解决污染问题。
仓库主管将不定期对每日的清扫情况进行检查。
4. 清洁：经过整理、整顿、清扫后，应认真进行维护，保持完美和最
佳状态。清洁的地方包括：过道、仓库货位、货架、运输工具、文
件等。通过对前三项的坚持和深入能够创造一个良好的工作环境，对提高工作效率和改善整体的绩效是很有帮助的。
5.安全：仓库是公司物资存储的重要场所，在日常工作中除正常工作
接触的相关人员外，要杜绝其它闲散人员在仓库中逗留，仓库中的电器要严格按照使用规范进行操作，不准私自乱接电器设备，每次从储藏柜中取出物品后应及时上锁。每日交班、下班前要认真检查需要关闭的电器是否关闭，仓门是否上锁，保管员要对所管理库房的防火、防盗负责。
6.素养：要把日常的整理、整顿、清扫、清洁形成一种习惯，从而产
生一种责任感，使6S的工作长时间的坚持下去。
六、基本标识
标识颜色定义
样例
名
称
颜色标示含义标示范围
红色各种禁止标志；消防设备
标志；机械的停止按钮、
刹车及停车装置的操纵
手柄；机器转动部件的裸
露部分；指示器上各种表
头的极限位置的刻度等
消防设备、危险品区、不合
格品区、封存区
黄色各种警告标志；道路交通
标志和标线；警戒标记，
如危险机器和坑池周围
通道线、表格固定区域
的警戒线等
绿色各种提示标志；工作区内
的安全通道、行人和车辆
的通行标志等；消防疏散
通道和其他安全防护设
备标志
完成品区、物料存放区、
蓝色表示指令，要求人们必须
遵守的规定
临时材料区、暂存区、工具
暂存区、待检测区、复检区、
待检物料存放区
黑
色各种废弃物标志；
垃圾箱、垃圾存放区、报废
物料存放区
灰色各种线品密封标志；现场
内的电源线、网线及其他
相关需捆束线等
地面布线
及时贴青
绿
表示提示说明区域标识
物资供应部采购流程图
① ②
③
④
④ ⑤ ⑥
⑥
具体票据归属：
《月度计划汇总表》为一式二联，一联计划员，二联使用单位；《验收单》
为一式四联，一联存根，二联财务部，三联保管员记账，四联送货单位。
《月度计划汇总表》 负责人（审核、签字） 否
完结
使用单位或计划员 物资计划员 材料规格、价格确认 采购物资仓库 是 是
否 物资采购流程图解
①、计划员填写《月度计划汇总表》； ②、将《月度计划汇总表》交负责人审核，签字； ③、审核通过后，进行采购；未通过的，采购完结； ④、根据已签《月度计划汇总表》查询物资价格，进行采购； ⑤、采购后，进行验收； ⑥、验收合格入库后，办理相关手续。
物资供应部领用流程图
① ②
③ ③
④
⑥ ⑤
具体票据归属：
保管员开具《出库单》，一联存根，二联财务部，三联保管员入账，四联使用单位。
使用单位 仓库管理员 《出库单》 仓库材
料帐 无 部门负责人（审核、签字） 否 完结 是 有 领取物资 领用人
申请采购 物资领用流程图解 ①、由保管员打印《出库单》； ②、将《出库单》交分管领导审核，签字； ③、审核通过后，物资供应部主管签字，交保管员；未通过的，领用完结； ④、保管员根据已签《出库单》查询仓库材料，是否有库存； ⑤、仓库中没有库存，进行物资采购申请； 物资供应部负责人签字
物资供应部部长岗位职责
1负责全部的行政领导工作，对全部人员的工作进行全面安排、布置、检查和指导实施和落实。
2、审查材料领用计划，安排对全矿生产所用材料的供应。随时掌握生产所需要材料的供应有关信息。
3、积极配合矿领导完成矿长交给的各项工作。
4、经常组织并带头学习各种业务知识和国家的法律法规等。
5、组织部门人员参加各种活动。
6、负责对全部人员及库房的安全。
7、组织制定各种制度、岗位责任制。
材料会计岗位职责
1、按时上下班、不迟到、不早退、坚守工作岗位，不擅离职守。
2、负责材料的记账，对账，查账，管账和清帐工作。
3、每月月底前将入库单据全部记录后交于财务，并在月初5号前完成上月记账工作。
4、按时提供有关材料出入库，月底库存及差异等有关数据，做到准确无误。
5、掌握材料库存限额，发现问题及时汇报。
6、负责办理材料的划价及材料出入库赁证保管事宜。