关于创新高校办公室管理理念的思考

关于创新高校办公室管理理念的思考

【摘要】本文阐述了高校办公室管理工作的重要作用，分析了高校办公室管理工作的现状，提出了创新高校办公室管理理念的具体思路。要始终坚持高校办公室管理“以人为本”的核心理念；树立高校办公室服务至上的管理理念；提升高校办公室管理的实效性；坚持开拓创新的管理理念。

【关键词】高校；办公室；管理理念；创新；团队合

作

在信息化时代的今天，随着科教兴国战略的实施，高校的管理与发展呈现出现代化、科学化、信息化、高水平化的趋势。高校办公室作为学校重要的综合管理机构之一，在学校部门之间协调、服务、信息传递的过程中，发挥了至关重要的作用。创新高校办公室管理理念是高校管理者与时俱进，优化各部门之间资源配置，转变高校教育管理理念的重要体现。

一、高校办公室管理工作的重要地位

高校办公室是学校进行资源优化配置、部门协调、保障学校各项工作有序开展与进行的重要机构之一。知识经济时代的今天，在高校教育事业深化改革、教育管理理念不断转变的大背景下，高校办公室的管理体制与方式了体现出了新

的特色。一方面，高校管理者做出的重要决策、会议的精神，都是由办公室进行传达到各个学校部门，分配任务。办公室对于学校各个部门之间的关系进行有效协调，实现了各个部门之间资源的科学配置。另一方面，高校办公室承担了对外交流、宣传的部分职能，在一定程度上是一个展示学校办学理念、发展特色的重要窗口，科学化、现代化、人文化的高校办公室管理模式有利于树立学校良好的形象，提升整个学校的品牌与知名度。

二、高校办公室管理工作的现状

1、管理理念模糊

管理理念好比一个人的价值观，指引着处事行为与方向。当人的价值观出现错误，核心不符合主流思想，就会致使个人做出错误的决定与极端的行为，对于人自身的发展危害极大。校园管理也是如此，一所高校的发展规划与正确走向，离不开一个正确的管理理念，当理念发生扭曲，对办公室工工作人员的工作态度产生不良影响，严重者导致违法犯罪。

2、团队精神缺失

现在部分高校的办公室管理理念缺乏团队意识。众所周知，现代各大企业集团的成功离不开团队的通力合作，但是办公室工作往往会因为职能的特殊性，忽视集体观念，各自行事，虽然从短期来看个人胜任本职工作，但是从长远来讲，办公室职能复杂，工作繁琐，每个人的负责工作不同，但是

应该拥有共同的工作宗旨，相互协调配合，共同服务学校。

三、创新高校办公室管理理念的具体思路

1、始终坚持高校办公室管理“以人为本”的核心理念

明确“以人为本”的管理主体与内涵。以人为本不仅仅是高校办学的重要指导思想，更是高校办公室服务师生的管理理念。办公室的管理者树立以人为本的管理理念，是人文精神、人文理念的重要体现。以人为本的主体不仅仅包括对高校办公室负有管理责任的领导者与决策者，而且高校办公室的管理工作人员也是以人为本的重要主体。首先，高校办公室的领导者要不断提升综合素质，在决策、制定制度时需在公平、公正、公开的原则下进行，兼顾各方利益。通过完善的激励制度、奖励机制，充分调动办公室工作人员的积极性与能动性，增强团结性与集体的凝聚力。其次，高校办公室工作人员在日常服务师生、科研的过程中，要善于沟通，及时了解问题、发现问题，在工作中及时听取师生的良好建议，不断改进工作中的不足之处。

落实“以人为本”的管理要求。在以人为本管理理念的指导下，转变工作思路，优化工作职能，树立良好的工作作风。在任务的传达、数据的整理收集过程中，要转变传统的命令式工作方式。对于师生在工作中、科研上、生活中遇到的问题认真聆听，高度重视，积极决策，反映，寻求、制定最优的解决思路，保障教师安心服务于教学岗位，努力搞

好科研；使学生在和谐、文明的大学校园里翱翔于知识的海洋，追寻自己心中远大的梦想。

2、树立高校办公室服务至上的管理理念

高校办公室不仅仅具有管理的职能，更重要的是为学科建设、科学研究、学生学习、学校各个部门的高效、正常运转的服务者，是建设“双一流”大学的重要保障与支撑。

首先，服务于教学、科研。较高的教学水平、雄厚的科研实力是一所大学培养优秀人才，增强核心竞争力，赢取知名度，树立良好形象的重要指标，同时是高校生存、可持续发展的根本保障。学校基础设施的建设、图书馆馆藏图书的丰富化、教育经费的申请、人才的引进都是为教学、科研工作的顺利开展保驾护航的，高校办公室作为重要的领导与协调机构之一，需要充分调动，合理配置各种人力、财力、物力、信息等资源，保障教学、科研工作的顺利开展。

其次，服务于师生。高校全校教职工是进行教学、科研、行政管理服务的重要主体，高校办公室在开展工作的过程中，应当及时了解其在教学、科研、生活中的需求，及时解决广大教职工面临的住房、待遇、福利等各方面的需求，加强对教职工的人文关怀意识，使其体会到学校集体的温暖与归属感，才能安心于教学、科研事业，为自己的工作努力付出，竭力奉献。学生作为高校发展、服务的重要对象，高校办公室应当协调各方资源，为学生营造良好的学习、读书环境。

在以人为本理念的指导下，丰富校园文化生活，协调相关部门展开有意义的讲座、演讲比赛等校园文化活动，引导学生在健康、向上的文化环境中，树立正确的人生观与价值观，明确大学期间的奋斗目标，全面提升综合素质，培养出新时期符合时代发展需求的优秀大学生。

3、提升高校办公室管理的实效性

高校办公室管理的实效性，是指办公室决策的科学性，较强的组织、沟通、协调能力，快速的反应执行能力，完善的考评机制。是其高校办公室管理信息化、高水平化的重要体现。增强高校办公室的实效性，需要做到以下几个方面：首先，高校办公室工作人员对自己的角色定位有一个准确的认识，明确其作为一个管理者的同时，主要是服务于教学、科研、全校师生的服务者。要加强自身学习，在工作中不断的总结、思考，增强责任感与使命感。其次，要掌握先进的网络技术，提升办公效率，在加强业务素质与技能的同时，要提升自己的职业道德与职业素养，为全校师生树立榜样，树立学校的良好形象。

4、坚持开拓创新的管理理念

高校办公室管理观念的现代化，既取决于办公室人员自身的努力，也需要学校创造一定的条件。办公室人员首先应及时了解党和国家的大政方针，特别是教育改革的新举措和国外先进的教育管理经验以及国内高校改革的新成果。其

次应不断学习新知识，包括新的法律法规、现代科技知识、人文科学知识、计算机应用与软件开发知识等。

创新高校办公室管理理念，坚持以人为本、服务至上、提升办公室管理实效性是建设高水平大学，建设一流的学科，一流的师资队伍的重要体现，是深化高等教育事业改革的重要内容之一。现代化、信息化、人文化、科学化的高校办公室管理理念与模式，是其增强核心竞争力的有力支撑，也是时代发展的要求。

【参考文献】

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[2] 王志国.新形势下高校办公室创新管理探析[J].辽宁

师专学报：社会科学版，2005（2）.

[3] 郭志军.创新高校办公室管理理念的思考[J].漳州师

范学院学报，2009（02）.

【作者简介】

蒋亚莉（1986-）女，江苏如东人，无锡工艺职业技术学院助教，研究方向：高校管理.

陈忱（1989-）女，江苏镇江人，无锡工艺职业技术学

院助教，研究方向：大学生思想政治教育.

《办公室管理》试题及答案B卷

办公室管理B卷 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共1０分) 1.在办公室的布置方面，( )的位置是上座。 A.离人口最远 B.离入口最近Ｃ．靠近门口Ｄ．靠近窗户 2.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜？( ) A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 ３.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？( ) A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来 Ｂ.尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排,定好最后期限 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中,哪项工作应该改进？( ) A.工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 Ｃ.重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？( ) A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置 ６．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（)。 A.“顷悉”、“际此”B．“谨启”、‘钧启” C.“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安” 7.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,４5ＣM~1２0CM，应该是( )。 A．个人区 B．社交区Ｃ.亲密区 D．公众区 ８.文员做会议记录时，可以在会议记录中( ）。 A．加入自己的主观意见 B.不记录议题

2017年办公室管理形成性考核册参考答案

欢迎阅读2017年办公室管理形成性考核册参考答案 作业1 一、单选选择题 1、级别高的办公室一般称为( B办公厅) 2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构，其办公厅属于分理制的是？ （ 3 4 5 6 7、 品 8、 9） 10 ) 1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。( V ) 2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高。( V ) 3.信息调研是办公室的一项具体职能。( V ) 4.办公室的工作具有综合性特点。( V ) 5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。( X )

6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。( X ) 7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。( V ) 8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( V ) 9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。( V ) 10办公设备使用权的获取只能是通过购买。( X ) 1 （l （2 （3 2 协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。 3、简述办公室设备使用规范。 （l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。 （3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。 （4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，温度过低时 内。 （6 （7） 4, 物应放置的地方；新物品置于旧物品的下面或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前面，易于找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

《办公室管理》 期末复习综合练习(含答案)

《办公室管理》期末复习综合练习 一、单项选择题 1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ B ）。 A．服务性 B．决策性 C．专业性 D．主动性 2．办公室布置要注意（ D ）。 A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 B．一般办公室桌椅最好面对面放置 C．打字、复印间离上司办公室近些 D．各种沟通、保密 3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（ C ）。 A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（ B ）。 A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品 B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识 D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 5．在办公室里，（ D ）的位置是上座。

A．离入口最远 B．离入口最近 C．靠近门口 D．靠近窗户 6．传真机的使用哪一项是不对的？（ B ）。 A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、保密文本7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（ A ）。 A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（ A ）。 A．录音时需将监听开关至于“ON”位置 B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米 D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ D ）。 A．安置窗帘遮挡室外光线 B．与其他设备正确连接 C．投影机要远离热源 D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ B ）。 A．订购 B．制造 C．分配 D．储备 11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ B ）。

办公室管理综合习题及答案

办公室管理习题及答案（3） 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分) 1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的( ) A．安置窗帘遮挡室外光线 B．与其他设备正确连接 C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能 2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的( ) A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的( ) A．录音时需将监听开关至于“ON”位置 B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C. 机内话筒录音，注意最佳录音距离为30—150厘米 D. 录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( ) A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来． B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C. 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的( ) A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话 C. 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D：如果已经回电，但没打通，切记要再联系 6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的( ) A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划 C. 如果会议的主办者是上司，就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室 D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好 7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的( ) A．准备旅行计划和旅馆信息 B．代替上司制定约会计划 C. 为商务洽谈收集资料 D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单 8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的( ) A．用后跟着地走路 B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C. 男性在任何场合都可戴着手套握手

办公室管理电大期末考试试题

办公室管理复习重点 1）办公室工作具有两大职能：政务类服务和事务类管理。事务管理具有以下特征：1、服务性，这是事务管理的本质特征，表现在三个方面：一是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂琐碎的压力，把主要精力集中在重要工作上；二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境，提供便利条件，解除后顾之忧，保证组织系统的顺利运转；三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密切与社会各界联系。2、分散性3、专业性4、主动性5、繁杂性。 2）办公室主要包括：上司和文秘人员的办公室、问讯处、接待室和会议室等，布置和整理这些环境的目的在于：1、创造舒适而又工作效率高的环境。 2、塑造组织形象。 3、建立挡驾制度。 4、有利于保密工作 3）筛选电话可以遵照以下做法：1、文秘人员再说了迎接词，对方发出声音后，就能迅速辨听出对方，这是一种专业技巧。2、除了分辨声音之外，文秘人员对名字的辨识一定要有相当的把握，新上任的文秘人员尤其要在这方面下功夫。3、来电者来寻找你的上司。4、有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人。5、应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别处理，聪明的转接电话，把来电转接给真正能处理该事情的人，这是文秘人员应该知道由谁来处理这个电话，必须了解单位里每个人的工作和职务。6、文秘人员经常会接到推销等电话，要完全避开这些电话是不肯能的。对这些电话也要有礼貌，因为对方可能是新闻界或将来有业务联系的人。7、文秘人员对待投诉电话要有礼貌、有责任心。8、如果找上司的人是他的朋友或由业务关系的人，文秘人员不应忘攀交情，抓着电话畅谈。 4）邮件的分拣标准：1、按照收件人的姓名分拣，这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。2、按照收件部门的名称分拣。3、按照邮件的重要行分拣。文秘人员可根据两方面来判断邮件的重要性，一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是邮件上出现的挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件等特殊的邮件标记。 5）上司不在时邮件的处理：1、文秘人员把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。2、上司指名他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。3、上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握的情况的基础上慎重办理。4、如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。5、如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。6、如果上司临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。7、把寄给上司的邮包连续编号，这样就会知道你的邮件是否全部到齐。8、文秘人员也可以把积压的邮件分别放入纸袋，标上‘需要签字的文件’、‘需要您处理的文件’等6）接待时的心理准备：1、真诚，真心为对方设想，诚恳的接待。2、正确，必须听清楚对方交代的事情，不可以发生误解，并作适当的处理。3、敏捷，有来访者时，文员应尽速接待，安排来访者等待必须告知等待的时间。4、礼貌，展现为对方设想周到的礼貌。切勿言辞粗俗、态度傲慢，给人不良印象。5、亲切，以细心体贴的态度为对方服务。6、公平，切勿以来访者的头衔、服装而作出有差别的接待，应按照来访者先来后到的顺序予以接待，并一视同仁、礼貌的加以招待。 7）来信受理程序：1、及时拆封2、认真阅读3、逐项登记4、认真处理5、及时复信。 8）来访接待程序：1、热情迎送2、认真听记3、准确解答4、及时处理。 9）会议的具体目的：1、信息的传达2、信息的交换3、相互启发4、作出决定5、收集创意 10）通知的写法：在写通知时，一定要有1、会议的名称2、出席会议者的姓名或组织。部门的名称3、日期、时间4、地点5、议题6、主办者的联络处或电话号码等。如果会议场地是在公司外，除了上述之外，还必须有：7、开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码8、其他：注意事项、是否备有餐点、是否有停车场，或当天应准备的资料，都要详细说明。 11）会议记录记载事项如下：1、会议名称2、会议记录人的姓名、盖章3、时间4、会议地点5、议题6、主持人、主席7、出席者名单8、会议的经过情形及结论9、相关的资料10、下次会议预定日期会议记录的格式如下：1、以决定事项为重点，逐项列出较易明了2、简洁而有要领地写出会议经过，不必写所有人员的发言3、要注意的是，要写什么议题?以怎样的顺序提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要的写上4、要写正确、写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观的记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。 12）提高会议效率所包括的内容：1、遵循法律法规2、合理确定会议目标3、确定必要的与会者4、减少会议数量5、缩小会议规模6、简化会议程序7、缩短会议时间8、控制会议经费9、分析会议成本 13）旅行结束后的工作：（文秘人员在旅行结束后，要做好以下工作）1、整理好履行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用2、回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司通行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后备存档案3、尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作4、对在出差时结识的有关人士、单位等的情况做好记录，以便将来有用。5、对在旅行过程中给予帮助的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 14）举办宴会：1、客人的选择文秘人员向各部门经办人收集客人的名单，在请上司核定2、确定时间如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，要避免选择对方的重大节假日。确定时间后最好能征询客人的意见，不应该按照我国的传统习惯确定了时间后才通知对方。3、会场的选择4、拟定菜单宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，最好能查询一下客人有什么事特别不喜欢的5、寄发请柬6、席次的排列 14）指示的接受法：1、上司召唤立即前往2、听指示并做笔记3、复述一遍，以便确定4、要发问或有意见时，应该等上司说完话之后在发问5、受到直属上司以外的指派时。 15）社交话题的选择分为两大类即合适的话题和不合适的话题。合适的话题主要有以下内容：1、谈话双方都感兴趣的、共同利益的话题2、一般人喜闻乐见的话题3、显示地方或民族色彩的话题4、比较高雅的话题5、积极、健康的生活体验的话题6、风趣、幽默的小故事、无伤大雅的笑话、有时也能活跃气氛。不合适的话题：1、应当忌讳的话题2、令人不快的话题3、过于敏感的话题4、自己不甚熟悉的话题5、夸耀自己的话题6、庸俗的、色情的话题7、不宜谈论的保密的话题 16）印章的种类：1、单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。2、套印章指印刷单位经授权制版而成，用于印制大量文件，与正式印章具有同样效力3、钢印不同印色，利用压力凹凸成型，一般加盖与贴有照片的证件上，起证明持证人身份之用4、领导人签名章是根据机关、单位主管用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由文秘人员保管使用，多用于签发文件、公

办公室管理案例分析题daan

市场营销商务礼仪、商务谈判、行政内勤案例分析题1．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件有几处错误？请讲出并说明正确的做法。 答：（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆。（2）应在清点后才能签字；（3）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆。（4）不能把回信地址剪掉。（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致；如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去。（6）拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他（她）道歉。（7）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把邮件分成最急件、次急件和普通件。（8）打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。 2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ 答：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示。（2）在工作上不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地。（3）两位领导都作了请示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办。（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行。（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。 3．文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道；“您是否和李总约在上午见面” 对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”。 小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。“您看，很不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。或者另约时间，可以吗？” “好，好！”钱先生的口气变得和缓了。“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？”钱先生告退时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。请问： 1、小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？ 2、小胡的做法是否正确？有没有不当之处？ 3、小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？ 4、秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应,引见给领导吗？ 答：（1）小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言。（2）正确，接待技巧符合文员要求。（3）文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪。（4）即使不能引见上司，同样应礼貌待人。（5）这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作。（6）不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾。（7）为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。 4．波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 问题： 1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？ 3．从这件事中你得到了什么教训？ 答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员。（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程。（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半小时或一小时。？（5）、联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）。（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排。（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等。（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。 5．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么…… 你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？ 答：（1）主人和客人之间，应该主人先伸手。（2）在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。（6）客人公司的一些内部情况、个人收入，福利和家庭情况等是不合适的话题。（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。 6．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？ 答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单。（2）打印好书面通知。（3）在三天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人。（4）通知不应写在布告栏里，可能不被人注意。（5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点。（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备。（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。 7．海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM系列产品，经广泛宜传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为2000元。请问： (1)卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好? (2)卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员? (3)宴请结束一结帐，只花了1540元，对余下的500元，卜小姐买纪念品发放好不好? (4)除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗?效果怎样? 答：(1)应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。 (2)卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。 (3)宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说:“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。 (4)可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表场技术开发部，这样可激发其他部门的积极性。 8“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的： a.要获得上司的许可。 b.对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理。 c.如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。 d.要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方:“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。 e.告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。 f.对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。 g.尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。 h.如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点情况。 i.决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。 一般说来: ·星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会。 ·即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌。 ·午餐前后约会则会影响吃饭时间。 ·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教育义的日子不要安排约会。 ·公司有重大活动的那一天不宜安排约会。 ·地点必须选择对方比较方便的地方。 ·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 j.对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。 k.已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。 l.约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。 m.上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好 后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。 请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会” 答：（只要正确选择了规定内容里的其中五个必须和五个不宜即可给予相应分数。自总） 五个必须：（1）必须获得上司的许可。（2）必须正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等。（3）必须告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。（4）必须打电话给对方的文秘人员以确认，对方是否收到邀请信。（5）必须早一点联络，时间应尽量有弹性。地点必须选择对方比较方便的地方。 五个不宜：（1）不宜在对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教育义的日子不要安排约会。（2）不宜在公司有重大活动的那一天安排约会。（3）不宜在上司出差回来的当天安排约会。（4）不宜在星期一早上、周末下午安排约会。（5）不宜在即将下班之前的那段时间安排约会。

电大专科行政管理《办公室管理》试题及答案

中央广播电视大学２011—２012学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理试题 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分) 1。文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（ B ) A.必要时可形成文字材料，照本宣科 B。传达可以根据上司主要意思,溶入自己对问题的意见 C。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D。重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 2.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的（ D ） A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C．开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿 D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 3.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务（ B ） A.准备资料Ｂ.发表意见 C．现场服务D。会议或会谈记录 4。传真机最好用来传送以下哪种邮件？（Ａ ) A.一般的图纸Ｂ。机密文件 C．很长的文件 D.感谢信 ５.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是（ C ） A.国名、地址、部门、姓名Ｂ．姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名Ｄ．姓名、国名、部门、地址 ６.下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ） A。接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 Ｃ.接过名片马上放人兜内Ｄ．传递名片将正面朝向自己 7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ B ) A．口字型 B。圆桌型 C．教室型D。U字型 8．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，4５ＣM~12０CM，应该是（Ａ) A。个人区 B.社交区 C亲密区 D。公众区 9。文员协助举行宴会时,不用考虑（ B ) A。宴会的形式与气氛 B．有无休息室

办公室管理期末复习

办公室管理课程各章练习 一、单项选择题 B. 1．办公室的核心功能是（A） A．塑造出组织文化及价值观 B．办文 C．办会 D．办事 2．办公室的本质属性是（C） A．事务性 B．综合性 C．服务性 D．辅助性 3．办公室工作的第一要义是（A） A．服务 B．管理 C．协调 D．参谋 4．办公用品库存管理中的再订货量是指（C ） A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量 B.办公用品的平均使用量 C.判定需要订购新的办公用品的库存余额 D.新采购办公用品的数量 5．办公室人员辅助领导进行决策，意味着（B） A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断 B.只能充当领导的参谋和助手 C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策 D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的搭台补台，而是要登台唱戏 6. 办公室在做调查研究工作时不能(B) A.有针对性 B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料 C.要尊重客观事实 D.要遵循结论后于调查的原则 7. 办公室调查研究的选题原则不包括(A) A.易出成果原则 B.可行原则 C.价值原则 D.适量原则 8．办公室信息工作的要求不包括(C) A.及时 B.准确 C.信息量越大越好 D.完整 C. 9、常用办公用品中属于办公文具的是（A） A.中性笔 B.回形针 C.剪刀 D.印章

D. 10. 督查工作部门的基本任务不包括(D) A.上级决策、本级决策落实的督查 B.领导批交办文件的督查 C.热、难点事件查办 D.在督查中就有关重大问题作出重新决策 11.电子公文的属性是。（C） A不是真正意义上的公文 B通常属于涉密公文 C具有规范格式 D权威性远低于纸质公文 12.电子公文的处理。（C） A只能在网上办理 B在网上分发流转时，无需做登记、管理等 C可以印制成纸质文件分发处理 D不能网上处理与纸质处理相结合 F. 13.发放办公用品的人员要求是（D） A.使用者自行入库取用 B.不可指定人员发放 C.无需领用人员签字 D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 G. 14.根据1990年9月19日国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》，国家秘密的保密 期限，除有特殊规定外，绝密事项不超过（ A ）。 A.三十年 B.二十年 C.十年 D.五十年 15.公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（B ）。 A. 5厘米厘米厘米厘米 16.公文写作的规范要求。（C） A生动地反映事实，鼓励文学手法 B为组织管理服务，提倡个性化写作 C具有规范体式，符合公文格式标准 D采用生活语言，拒绝公文式标准 17.公共关系工作的特点不包括(C) A.以公众为对象 B.以美誉没目的 C.以惠己为原则 B.以长远为方针 H.

《办公室管理》试题及答案B卷

办公室管理 B 卷 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共 1 ?在办公室的布置方面，（）的位置是上座。 A. 离人口最远B .离入口最近C.靠近门口D .靠近窗户 2?在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？（） A .准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D .下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3 .文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？ A. 定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B?尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C?每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D .对每一项工作作出安排，定好最后期限 4 .为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？ A. 工作人员工作尽可能专门化、单一化 B. 尽可能定量控制办公室工作 C. 重复性的工作尽量由机器完成 D. 合理设计办公室的工作流程 5 .以下哪些接打电话的行为是不正确的？（） A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C?做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D .中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 6.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用10 分) 45CM-120CM

A. “顷悉”、“际此” B .“谨启”、’钧启” C .“台鉴”、“惠鉴” D .“台安”、“钧安” 7 .按照美国人类学家爱德华?霍尔博士对交往空间距离的划分理论，应该是（）。 A.个人区B ?社交区C.亲密区D ?公众区 8. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。 A.加入自己的主观意见 B?不记录议题 C?与发言者用词不一致但意思完全一致 D. 对所记内容作评论 9 .上司决定参加某个会议时，文员不应该（）。 A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B?除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C. 如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D. 只在便笺上写好会议名称 10.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点： 一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（），了解要求约会者的心理。 A.社交的能力B .说话的技巧C.听话的能力D .听写的能力 二、判断题（正确打“V” ，错误打“X”。每小题1分，共10分】 1 .办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（） 2. 办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。（） 3. 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（） 4 .文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（） 5. 文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。 （） 6. 日常交往中的上下级角色关系不应淡化。（） 7 .如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（）

《办公室管理》案例分析题

办公室管理-案例分析题 1、新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况。没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。 请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 答案：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手。 （2）在替客人拿行李前应征求同意，再行动。 （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。 （4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。 （5）乘坐方面，客人应该坐后排，小马应该坐副驾驶座。 （6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。 （7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。 2、教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的： 向对方要求约会时应注意的事项： a．要获得上司的许可； b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理； c．如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认； d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。 e．告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。 f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。 g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。 h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。 i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。 一般说来： ·星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会； ·即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌； ·午餐前后约会则会影响吃饭时间； ·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； ·公司有重大活动的那一天不宜安排约会； ·地点必须选择对方比较方便的地方； ·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。

办公室管理历选择题汇总

《办公室管理》历年试卷“选择题”汇总 （04年1月） 1．办公室布置要注意( )。 A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置 C．打字、复印间离上司办公室近些D．必须考虑到符合各种沟通、保密、心理调适、情绪转换以及休息等要求。 2．传真机的使用哪一项是不对的( ) A．发送前检查原稿质量B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本 3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的( )。 A．协助签到B．分发资料 C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品 4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的( )。 A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B．让员工们随意领取办公用品 C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D．用库存一览表来储备办公用品5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的( )。 A．没有任何设想就应着手从事该项工作B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的( )。 A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 1 / 14 D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的( ) A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的( )。 A．审查功能B．保密功能C．欢迎词播放功能D．报数功能 9．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的( )。 A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C．口内含有食物与人说话 D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免( ) A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 参考答案:（04年1月） 1．D 2．B 3．C 4．B 5．B 6．A 7．B 8．A 9．D 10．D （05年1月） 1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的( )。

办公室管理系统(案例分析资料报告)

五、案例分析题 1. 新加坡利达公司销售部文员小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。小姐大专刚毕业，比较单纯，小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐小姐顶替自己。某一天，经理外出了，小姐正在公司打字，铃响了，小姐与来电者的对话如下:来电者 :“是利达公司吗?”小姐 :“是。”来电者 : “你们经理在吗?”小姐 :“不在。”来电者 : “你们是生产塑胶手套的吗?”小姐 :“是。”来电者 : “你们的塑胶手套多少钱一打?”小姐 :+1,8 美元。”来电者 :"1.6 美元一打行不行?”小姐 :“对不起不行的。”说完“啪”挂上了。上司回来后小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期上司提起他刚谈成一笔大生意以1. 4美元一打卖出了100万打。小姐突口而出:“啊呀_上星期有人问1. 6美元一打行不行我知道你的定价是1.8就说不行的。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”，小姐哭丧着脸说:“为什么?”上司说:“你犯了五个错。” 问题 : 小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么? 她在礼仪方面还犯了哪些错? 答: (1) 该问的没有问(指对方情况,手套的需要量) (2) 该记的没有记录(对方的、公司、) (3)该说的没有说，没有及时向上汇报 (4)不该说的却说了，价格上的自作主，不向上司请示 (5)不懂得保护自己，即使自己自作主拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地 (6)礼仪方面，铃响了没有自报家门 (7)不等对方说完就“啪”挂上。 2. 文员小向分管营销业务的副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的副经理，小又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小无所适从，两位领导也因此矛盾加深。认为小与关系亲近些，支持过，认为小有意与他作对，而认为此业务是他引介的，小应先同他通气。 问题 : 请你分析小这样做对不对，错在哪里?面对这种情况小应该怎么办? 答：1.小犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则既然向主管领导请示了就应按的意见办不应多头请示。 2.在工作中不应过分亲近或疏远某领导以至落到尴尬的境地 3.两位领导都作了指示如果通情达理小应向他说明只能按职权分工办事求得谅解后按的意见办 4.如果不能求得谅解时小应向两位领导分别自我检讨再建议两位商议一个方法遵照执行 5.如果矛盾不能统一应向总经理请示遵照总经理的意见办并请他对或作解释。这时文员执行主要决策人的意见。 3. 某国营企业总经理办公室人员小正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中