outlook配置与应用

outlook配置与应用

目录

outlook配置与应用 (1)

Exchange的优势 (1)

同步更新消息 (1)

移动办公 (2)

轻松协作 (2)

应用场景 (3)

日历功能 (3)

安排会议 (4)

日历共享 (12)

通讯组 (16)

公司结构组织图 (22)

外出答复 (23)

Outlook与常用平台的结合使用 (25)

Exchange账号配置向导 (27)

证书安装 (27)

Outlook添加账号 (30)

常见问题 (35)

客户端不断重复的输入密码 (36)

登录提示代理服务器证书安装错误或不匹配 (38)

Outlook密码忘记了 (39)

提示使用旧数据和临时数据登录outlook (39)

大附件和人数发送问题 (42)

Exchange的优势

同步更新消息

从您办公室台式电脑里发出的邮件，回到家一样能在手提电脑的发件箱中找到这封邮件。使用智能手机添加的业务联系人，之后可以在您朋友家里的电脑上，通过网页浏览看到。这就是Exchange的神奇之处。你的电子邮件账户，联系人，日历和共享内容全部被实时同

步并储存在Exchange server服务器上，无论您在何处都能保持连接。更多设备=更多麻烦？现在统统没有了。

移动办公

Exchange server可以实现市面上所有主流无线设备的同步,使您随时保持连接:

?黑莓

?苹果iPhone，IPad

?安装了Windows Mobile系统的移动设备（使用ActiveSync）

?Android系统的移动设备

?基于云的平台，把日历上传到https://www.wendangku.net/doc/709664944.html,网站上，普通手机也能收到会议和日历提醒，更方便了我们的应用。

轻松协作

?通过查询同事的忙闲时间或日历，毫不费力地安排会议。

?创建一个共享的联系人和通讯组列表，简化团队之间的沟通与协作。

?通讯录的查找更加方便快捷，所有的同事的联系方式全部存放在服务器端只需要打开outlook的通讯簿就可以方便快速的找到需要联系人等相关信息，不再需要单独打开某个系统或者通讯录的Excel表通讯录等查找同事的联系的方式。同时邮箱用户还可以自己维护自己的通讯录更改个人信息以修正服务器端的错误信息。

?使用公共文件夹共享特定文件并控制查看权限，添加或编辑每个文件夹内的资料。

?同事之间一起合作完成分配的任务，对业务操作保持跟进。

?发送和接收的电子邮件最大可达100MB.

应用场景

上面介绍了Exchange结合outlook使用的优点，就上面的内容我们经常使用的场景有以下几种：安排会议、日历共享、自定义通讯组和外出答复四种场景。下面就以上四个场景的如何使用Outlook实现这些功能，实现协同办公提高效率做一下介绍。

日历功能

通过outlook的日历功能大家可以安排自己的任务计划，包括天、周和月的工作计划。同时还有提醒功能帮助大家做好时间管理，做好及时的沟通，提高办公的效率。使用outlook 日历功能，为安排会议协同工作的重要依据，是实现协同办公和提高效率的重要保证，所以大家必须填写自己的日历，这样才能做到有效沟通提高协同办公的能力，提高工作效率。

日历示例：(如下图)

安排会议

在我们安排会议时存在的问题就是无法确认与会人员是否是时间参加会议，在邀请同事参加会议的时候，不知道在这个时间段是不是还有其它的事情要处理，或者正在参加其它的会议，或者正在出差等等不确定的因素。导致我们需要给参会的人员发邮件或者打电话确认是否能参加会议，或者去工位找相关人员确认，无形之中降低了办公的效率。当人员确定下来后，再找会议室又会耽误时间，看看会议室是否被占用在找会议室的过程中，又会降低我们办公的效率。通过使用outlook+exchange server这个问题就可以很好的得到解决，提高我们协同办公的效率。那么如何提高的请看下图：

打开outlook，点击新建项目——>新建会议进入新建会议页面。如下图（图3-1）：

进入新建会议界面后我们会看到收件人，主题和地点选项。我们点击收件人按钮会打开一个通讯簿（我们选择全球通讯簿），这个通讯簿是从服务器上下载下来同步信息的人员最新信息，我们不需要再去打开其它的系统去找其它的与会人员的邮箱等信息了。当我们看到这么多人员的时候可能会感觉找某个人不太方便，我们可以使用搜索功能快速定位到具体人员非常简便快捷。如下图：

我们在搜索路超，在下面的人员信息就自动匹配上了。这样省去了我们打开其它的应用

系统查找相关人员信息的时间。

（图3-2）

同时我们可以看到这个人的职务，办公电话、手机、所在部门、所在工位等信息。如果我们想知道与会人员的更详细的信息右键点击这个人名字选择属性,打开如下图一样的界面。如下图（图3-3）：

（图3-3）

我们就可以看到这个人的一些常规信息了。同时我们还可以点击组织选项卡查看该同事的部门组织结构信息。如下图（图3-4）：

上面的内容主要介绍了如何快速定位与会人员的功能。在熟悉了如何查找相关人员后我们就可以快速的建立会议请求了。

大家在新建会议时会看到在人员信息下方有个必选、可选和资源选项。如下图（图3-5）：

必选即在新建会议邀请时必须参加的会议的人员，可选即开会时该同事可以不必参加，资源及我们开会时要用的会议室。基本的概念都已经解释清楚了，下边我们开始新建会议。示例：必选人我选择路超（通过搜索找到路超），可选人选择王雷（通过搜索找到王雷），会议室选择02310，会议室查找在右边的下拉菜单中选择所有会议室如下图（图3-6，图3-7）：

所有的会议室都在列表中了。选择要使用的会议室（示例使用的是02310）

选择要使用的资源，例如：会议02310室。（如下图：图3-8）

点击确定回到新建会议的界面，写好主题和会议内容。如下图（图3-9）：

图3-9

如何才能看到别人是否有时间参加会议，会议室是否正在被使用呢？大家可以看一下工

具栏上有一个调度助手的按钮(如下图：图3-10)。

图3-10

大家可以看到在图上显示是8:30-9:00需要开会的人员都有事情安排了，会议室也被占用了，

只好选则其他的时间在13:00-14:00的时候大家都有时间，会议室也是空闲的那这样大家就

可以准时参加会议了。（如下图：图3-11）

时间和会议时资源确定好之后，点击约会回到图3-9，写好主题和会议内容后点击发送，这样一个会议邀请就建好了。会议请求发送出去后大家会相应的你的要求，包括会议室。（如

图：3-12）

如上图根据具体的情况大家大家选择接受、暂定、谢绝或者建议新时间就可以了。如果接受这个会议就进入大家的日历了。会议的前15分钟会提醒大家。同时会议室请求也会发

出响应（如图3-13）。如你选择建议新时间，也会以邮件形式发送给其他与会人员，他们确

定后，就在他们的日程中自动更新了。

如果会议室请求被拒绝也会以邮件的方式发送给会议组织者。

日历共享

Exchange server和Outlook结合使用的另外一个功能就是日历的共享功能，日历大家都知道可以通过使用outlook本身的日历功能安排和管理自己的日程，并有提醒的功能。如果结合exchange server使用，可以做到日历共享功能，让相关人员（小组内，部门人员，部门间人员，项目组内）看到彼此的对方的日程安排，提高协同办公的能力和效率。下面介绍如何共享日历的功能。

首先点击日历按钮打开outlook的日历功能，如下图：

点击日历按钮就可以打开日历功能界面了（如下图：）。

在这个界面上有几个重要的功能按钮，如上图红色标记部分。首先是日历按什么显示可以按天、按工作周（工作时间）、按周、月，大家可以根据自己的习惯来选择日历的自己显示界面(建议大家使用工作周，因为工作周时大家周一到周五的工作时间)。

如何共享自己的日历，可以点击上图中共享日历按钮，打开发送共享日历功能界面（如下图：见下页）

在这个界面大家可以选择把日历共享给谁（在收件人处选择要共享日历的同事）选择好收件人点击发送就好了，当其它同事收到共享要求后点击接受就实现了共享日历的功能了。

同时可以选择允许收件人查看日历的形式（如下图：）。

当日历共享成功后大家就可以看到共享人的日历了(如下图：)。

不仅可以共享个人的日历给某位同事，同时可以共享小组的日历，查看小组内的工作日

程安排，提高协同办工的能力和效率。

联机发布日历功能，可以将日历发布到 Microsoft Office Online 上，这样其他人也能在 Windows Live 日历（试用版）中查看您的工作日历。例如，您可以发布工作日历，让您的配偶了解您的忙闲时间。

1.在 Office Online 上发布您的工作日历。

请按照 Outlook 帮助的在 Office Online 上发布日历中的说明进行操作。在“权限”

部分，请确保选择了“任何人都可以在 Office Online 中查看和搜索此日历”选项。如果

未选择该选项，则任何人都不能从日历（试用版）中查看您的工作日历。

当您通过此方式在 Office Online 上共享您的工作日历时，Internet 上的任何人都可

以搜索和查看您的工作日历。为了帮助保护您的隐私，强烈建议您在“详细信息”部分中选

择“仅限于忙闲状态”。切记您在 Office Online 上发布的任何其他详细信息联机者都可

以看到。

2.订阅发布的工作日历。

您在 Office Online 上发布了工作日历之后，任何联机者都可以从日历订阅此日历，

并查看您定期更新的工作日历的只读版本。

日历权限功能，可以很好的保护自己的隐私，大家可以通过日历权限设置让日历在其它

同事的日历或者联机发布的中显示的信息是什么样式，建议大家选择使用显示忙闲信息这样

大家就可以很好的保护自己的隐私了。如下图：

大家还可以根据自己的喜好，或者特定要求开放自己的日历共享权限。在选择自己的设置之后点击确定就可以了。

通讯组

本节主要介绍如何给通讯组发送邮件和会议通知，以及如何建立通讯组的功能和现在已有的通讯组。

如果没有Exchange，通讯组也就没有什么作用了，因为通讯组是专为Exchange设计的。一个通讯组内可以包括若干个用户，通讯组的好处就是给通讯组发送邮件，通讯组内的所有有用户都可以收到邮件，做到一键发送邮件！比如，要通知组内员工开会，通知经理开会重要将所有的经理加到一个通讯组老总发送一份邮件就搞定了，非常的快捷和方便。同时给通

讯组发送邮件也可以像个人发送会议邮件时一样查看通讯组内成员的忙闲信息。

示例：给通讯组发送会议请求。和新建会议的流程是一样的，点击新建项目——>新建会议——>收件人——>在通讯簿下面的下拉列表中选择所有组（打开所有的通讯组）——>选择相应的通讯组——>按照图3-6-图3-13进行操作就可以了（如下图：）

为了更好的提升办公的效率和协同办公的能力，大家还可以根据不同的情况自定义通讯组，以适应不同的项目组或者部门等实现快速简便的发送邮件和组织会议的功能。下边介绍一下如何自定义组。

第一步：选项卡开始——>点击新建项目——>其它项目——>联系人组

第二步：命名名称，添加组成员。完成之后点击保存并关闭组就建立自定义的通讯就建立好了。