12_文档中心说明书
协同OA办公自动化系统文档中心模块说明书V5.10.1
大连华天软件有限公司
2010年12月
目录
本书的阅读方法 (2)
书中使用到的符号 (3)
文档中心功能简介 (4)
一、知识管理 (5)
1.1树型显示 (5)
1.2新建文件夹 (6)
1.3新建文件 (8)
1.4转存 (11)
1.5历史 (11)
二、网络硬盘 (12)
三、其他模块 (13)
本书的阅读方法
本书介绍顺序以系统中文档中心模块菜单由上到下的顺序进行介绍。文档中心模块下所有一级菜单为一个章节，并配有菜单截图总揽。本书适合所有使用文档中心模块的用户进行阅读、学习。
您在阅读说明书中过程中遇到问题或有好的建议，请联系我们。
联系方式：电话：0411-******** 邮件：sales@https://www.wendangku.net/doc/789756833.html,。
书中使用到的符号
在本书中，以下符号被当作特殊含义的符号使用。
文档中心功能简介
华天协同OA办公系统文档中心，通过方便、快捷、易用的操作，为广大企业用户提供了用来创建和管理大批量文档的功能。本模块适合办公室里专门负责文档管理的部门使用。下图是本模块的全部功能菜单预览：
一、知识管理
在OA 系统中可以把常用到的、需要备份的或需要多人同时操作的文件放在知识管理中。在系统主画面左侧的功能菜单中选择[知识管理] ，在主画面区会显示<知识管理>画面，如图1.1
所示：
图1.1
页面相关说明：
● 树型显示：可切换显示模式。
● 新建文件夹：可建立目录，指定该文件夹可阅读、可修改的人员。
● 新建文件：可建立word 、excel 、Power Point 、html 、文本文件、wps 文字、wps 表格文件。
● 上传文件：可将文件直接上传
● 全文检索：支持对WORD/EXCEL/HTML/PDF/RTF/TXT 等文档格式的检索，可针对不同的文件类型涵盖所有文件进行搜索。
● zip 批量上传：将需要上传的多个文件压缩为一个zip 包上传
● 查询：可查询自身发过的文件。可按照文件标题、内容和发送时间、发送人员等进行查询。
● 转存：将一个文件移动到另外一个路径下
● 下载：可以下载一个文件，也可以下载整个文件夹 ●
历史：针对文件而言的，可以查看一个文件的历史记录
1.1树型显示
知识管理模块下有两种显示模式，一种是列表显示，另一种是树型显示。两者显示的内容一致，只是显示的样式不同。默认状况下以列表显示。详见图1.2、图1.3。
图1.2
单击【树型显示】按钮，可切换到树型显示模式。文件夹以树型上下级显示，同样可对模
块内的文件进行编辑、删除、重名名、移动、查询等操作。
图1.3
1.2新建文件夹
在<知识管理>画面单击[新建文件夹]按钮，弹出<新建文件夹>画面。如图1.4所示：
图1.4
列表显示画面
操作步骤：
⑴在[文件夹名称]输入框输入文件夹名称；
⑵在[关键字]输入框相关文字方便检索；
⑶单击[确定]按钮，在<知识管理>画面显示新建的文件夹。
新建文件夹时可以进行以下项目的设置：
●如果需要设置该文件夹的全权管理人员，单击[完全控制]按钮，在弹出的<人员选择>
窗口中选择拥有改文件夹全部权限的人员。
●如果需要设置可以修改该文件夹的人员，单击[修改权限]按钮，在弹出的<人员选择>
窗口中选择具有修改该文件夹权限的人员（系统默认为全体人员）。
●如果需要设置可以访问该文件夹的人员，单击[访问权限]按钮，在弹出的<人员选择>
窗口中选择具有访问该文件夹权限的人员（系统默认为全体人员）。
●在[更新设置]列表中设置当类别被创建时，以何种方式通知指定人员
●单击[指定人员]按钮，在弹出的<人员选择>窗口中选择更新设置所要通知的人员。文件夹的属性及重命名：
如图1.5所示,每个文件夹后边都对应的有“属性”、“重命名”两个操作。
图1.5
⑴属性，点击[属性]按钮，弹出画面如图1.6所示：
图1.6
在弹出的文件夹属性画面，有完全权限的人员可以查看、修改文件夹的属性，没有完全权
限的人员只能查看文件夹的属性。
⑵重命名，点击[重命名]按钮，弹出文件夹重命名画面，如图1.7所示：
图1.7
在[新文件夹名]输入框输入新的文件夹名称，单击[保存]按钮，在<知识管理>画面显示修改后的文件夹名。
1.3新建文件
可在对应文件夹下建立新文件，也可直接建立新文件。
在<知识管理>画面单击[新建文件]按钮，弹出<新建文件>画面。如图1.8所示：
图1.8
操作步骤：
（1）在[文件主题]输入框输入文件名称；
（2）在[文件类型]下拉框选择文件类型；
（3）在[关键字]输入框输入文件描述；
（4）设置【允许修改人员】单选按钮，设置是否允许修改；
（5）单击[确定]按钮，显示文件编辑画面。如图1.9所示：
图1.9
（6）内容编辑完成，点击[保存]按钮。
文件的相关操作：
如图1.10所示，每个文件的操作一列对应列出了“属性”、“重命名”、“编辑”、“查看”四个操作。
图1.10
（1）属性，点击[属性]按钮，弹出文件设置画面，可以修改文件的相关信息，如图1.10所示：
图1.11
（2）重命名，同文件夹命名。
（3）编辑，点击[编辑]按钮，弹出编辑画面，进行编辑。单击【确定】按钮，进行保存。
（4）查看，点击[查看]按钮，弹出文件的查看画面。
1.1查询
单击[查询]按钮，显示<搜索条件>画面。如图1.12所示：
图1.12
项目说明：
●查询文件信息（用于查找保存在电子期刊中的文件信息）
文件名：要查找的文件的名称。在此请键入要查找的文件名可以包括扩展名，也可以不输入扩展名。
扩展名：要查找哪一类型的文件，例：txt、doc、htm、xls、css等.。
文件主题：按上传文件时的主题进行查找。
文件描述：按上传文件时对文件的描述信息进行查找。
创建者：按上传文件的人员进行查找。
创建日期：按文件的上传日期进行查询。
●查询类别信息（用于查找保存在电子期刊中的类别信息）
类别名称：查找哪一类别的电子期刊。
类别描述：按创建类别时对类别的描述信息进行查找。
创建者：按创建类别的人员进行查找。
创建日期：按创建类别的日期进行查找。
根据上述项目说明输入查询内容，单击[搜索]按钮，显示<知识管理>浏览画面，在此可看
到查询结果。
单击[继续查询]按钮能够重新设置搜索条件进行搜索，单击[返回]按钮可以返回到期刊主画面。
1.4转存
选中需要转移存储路径的文件或者文件夹，点击[转存]按钮，弹出选择另存位置画面，如图1.13所示：
图1.13
选择目的路径，点击[移动]按钮或者[复制]按钮。
1.5历史
在<知识管理>浏览画面，选中一个文件或者文件夹单击[历史]按钮，弹出选中文件或者文件夹的历史记录，显示操作类型、时间、用户。如图1.14所示：
图1.14
小贴士
转存：移动是将所选文件移动到新的路径下，原路径下文件不保留； 复制是复制一份到新路径下，原路径下的文件保留。
二、网络硬盘
网络硬盘，可将oa服务器上的盘符作为共享空间，可设定可使用网络硬盘人员的读写权限。[网络硬盘]树形显示画面，如图2.1所示：
图2.1
网络硬盘→共享管理→新建共享，将oa服务器上的想共享文件的路径复制到共享路径，然后填写共享名称后，设定可读和可写的人员后进行保存。在对应的可读、可
写人员便可使用网络硬盘中共享的文件。如图2.2所示：
图2.2
建好共享目录会在网络硬盘树形显示画面的左侧显示，选择建好的共享目录，进行“新建文件夹”、“新建文件”、“上传文件”、“删除”等操作。
三、其他模块
下载中心、规章制度、电子期刊与知识管理的操作同知识管理，这里不做累述。