行政公文写作常见错误探析

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(四)有关部门的不规范做法及不合理要求的影响

某些有审批权的职能部门要求其他地方或部门向他们行文须用请示或报告。有的部门与地方政府或其他部门联合行文,尽管不是主办单位,但凭借其审批权强行要求在已有主办单位发文字号的情况下再加上该局的发文字号,致使一个公文出现两个文号的现象。

(五)公文处理制度不完善

公文处理工作规范多、环节多、格式多、参与的人多,没有完备的制度,很难做到长期、稳定的规范和统一。调查中了解到,有些地区和部门的制度建设不够完善,特别是审核把关的制度不够完善,致使公文制作不规范,或规范不稳定,或质量不统一等。

三、加强和改进政府部门公文处理工作的建议

(一)加强指导,全面改进公文处理工作中存在的问题

各级行政机关和部门都要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导,要求他们按照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的规定,处理公文,并经常进行行政公文处理工作人员培训和公文处理质量检查等。建立公文格式备案制度,要求各下级部门将正确的公文式样报来备案,之后,凡有改动,都要备案。

(二)加强队伍建设,全面提高工作人员公文处理水平

要提高公文处理质量和水平,就要搞好公文处理工作人员队伍的建设。建议在以下三个层次上下功夫:一是要使所有工作人员都懂公文。这是一个普遍要求。所谓懂公文,就是了解有关公文处理方面的规章制度,熟悉公文拟制规则,有文字表达能力并能拟制出规范的公文来。这当然是一种理想境界。由于岗位的不同,实现起来有很大的困难,但不可放弃这种努力。二是要培养一批熟悉公文处理规定、了解各方面政策、有理论素养、有文字功底的公文处理工作人员。各个岗位都要有这样的人员,并形成年龄上的梯次结构。三是办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员,负责人中也应有专门负责公文审核把关的。这个层次做起来,困难不会很大,也有一定的可操作性。

(三)加强制度建设,全面推进规范化管理

提高公文处理质量靠队伍建设,而要使公文处理质量长期、稳定地保持在一个高度上,则必须建立健全有关公文处理方面的制度,全面推进规范化管理。这些制度应该包括公文拟写制度、公文审核制度、公文审批制度、公文拟办制度、公文递送制度、公文印制制度等等。各地区和部门要根据各自的实际,建立健全符合要求、方便操作的公文处理制度,切实推进公文处理工作的制度化、规范化和科学化。

(四)加强横向交流,互相促进,共同进步

从这次调查情况看,各地区、各部门的公文都有一些值得学习和借鉴的地方,他们在公文处理工作中都积累了一些经验和好的做法。加强横向交流与学习,把这些好的做法与经验推广开来,各地区和单位共享,必将推动行政公文处理工作质量的全面提高。

(作者单位:天津市人民政府办公厅)

陈晓莉

行政公文写作常见错误探析

随着政府职能的转换和公务员行为的不断规范,公文写作规范化越来越为各机关、单位所重视。“规范化”是一个过程,不可能一蹴而就,在“化”的过程中难免还存在这样或那样的问题。笔者针对当前行政公文写作中出现的常见错误,指出意见,以期推动行政公文写作规范化。

一、文种的选用上

2000年8月23日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定国家行政机关公文为十三种:命令(令)、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

《办法》不仅规定了行政公文的名称和种类,还规

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定了各文种的适用情况,使每一文种在使用上都有内容、职权范围、行文关系、行文目的的限定。令人遗憾的是,在实际运用中,误用文种的情况却屡屡发生。

一是将“请示”误用为“报告”。《办法》明确指出:“请示”适用于向上级机关请求指示、批准,“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。而现实工作中,人们常常将“请示”“报告”混为一谈,或误以为“报告”亦能承担“请示”功能:下级机关请求上级机关解决某一问题,上级领导常谓“写一份报告来”,其实应当用“请示”。《××市××局关于××学校成立后培训任务问题的报告》、《××县人民政府关于增拨救灾物资的报告》、《××县人民政府关于设置保密局的报告》等文稿也并不少见,事实上从其标题的事由就可以看出它们旨在请求上级机关指示或批准,文种应用“请示”而非“报告”。

二是将“函”误用为“请示”。如果说将“请示”误用为“报告”一般是人们不甚知晓所致,将“函”误用为“请示”则常常是人们明知故错,有意为之。××公园管理处为申请减(免)更换营业执照登记费向该市工商行政管理局“请示”;××钢铁集团遭受雷击,供电设施受损,被迫停产一个月,为此“请示”当地税务局,要求免征部分工商税……如此等等,在我们日常工作中常常可以见到。对照《办法》,我们可以知道,以上两例文种的选用是错误的,误将“函”用成了“请示”。《办法》规定:向上级机关请求指示、批准用“请示”,向不相隶属机关询问问题、请求批准用“函”。也就是说,虽然“请示”和“函”均可用于请求解答问题或请求批准事项,但它们的受文机关(及其与受文机关的关系)截然不同:“请示”的受文机关是发文机关的上级机关,“函”的受文机关是不相隶属机关。上述“病例”的受文机关是不相隶属机关,因此该用“函”行文。区别如此简单,人们却普遍地并且一而再、再而三地出错,理由也很简单:受文机关收受“请示”,倍感发文机关对本机关的“尊重”,自然“心情”见好;发文机关故作低态,博得受文机关的同情与好感,则能较为顺利地达到目的。

三是将“意见”误用为“请示”或“报告”。《办法》规定:“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。而工作中常见的《关于进一步抓好查处非法境外期货交易活动的请示》、《关于妥善解决军官配偶工作调动和易地安置问题的请示》、《关于进一步做好农村人畜饮水和乡镇供水工作的报告》、

《关于巩固大检查结果,进一步做好减轻农民负担工作的报告》等,不论从其标题的事由还是从其文稿内容,都能明显读出其目的不是向上级机关请求指示、批准,也不是向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问,而是借文稿提出该机关的见解和处理办法,因此不该用“请示”或“报告”,应该用“意见”。之所以误将“意见”用作“报告”,主要是犯了经验主义错误(2000年8月以前的《办法》未将“意见”纳入正式公文,“向上级机关提出意见或者建议”用“报告”),加上“请示”“报告”常常被混淆使用所致。

二、格式的安排上

行政公文是行政机关的正式文件,是行政机关意志的载体,其内容上鲜明的政治性、极大的权威性要求其格式必须遵循一定模式,严格按照《办法》行文,不得随意为之。然而,工作实践中,公文写作最常见的问题却正是格式失范:

一是缺项。主要表现为上行文缺签发人、普发性文件缺印章、“请示”缺联系人的姓名和电话。《办法》第三章明确规定了公文的格式:“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”要求“上行文应当注明签发人、会签人姓名”,以示对上行文的制发特别慎重;“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外,应当加盖印章”,以示发文机关对该公文负责,公文因此生效;“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”,以方便上级机关进一步了解情况。当前行政公文或上行文缺签发人(现行公文中常见),或普发性文件缺印章(现行公文和教材包括近期教材例文中常见),或“请示”缺联系人的姓名和电话(现行公文中常见,教材包括近期教材例文大多无此内容),其结果必然致使该公文不规范。

二是构成公文的项目位置不当。其一,公文结语位置不当。公文一般都有结语,如“特此通知”“妥否,请批复。”等等,我们常常看到它们紧随正文主体出现(未提行),这是不规范的,它们应在公文主体之后提行另起。其二,公文附件名称位置错误。公文正文中常有“现将《××××》随文附上”或“随文附上《××××》”的情况,有悖于《办法》要求。《办法》规定:“公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。”而《国家行政机关公文格式》国家标准规定:“公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识……。”其三,单一印章公文成文日期位置错误。不论是现行公文还是教材例文中,单一印章公文成文日期常常被置于正文右下方居右顶格或右空2字,它们都是不规范的。《国家行政机关公文格式》国家标准规定:“单一机关制发的公文……成文日期右空4字。”

三是构成公文的项目写法不规范。其一,标题写法不规范。《办法》要求:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般

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不用标点符号。”写作实践中常见标题错误情况有:不准确,如《××县财政局通知》(缺少公文主要内容)、请求上级机关拨款购买交通车写作《关于购买交通车的请示》(应为《关于拨款购买交通车的请示》);不简洁,如《××处关于动用历年节余经费一事的请示》(“一事”二字多余)、《××区财政局转发市财政局转发市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知》(多层转发冗长繁琐);误用标点符号,如《××省人民政府关于转发“××省安全防毒工作管理规定”的通知》(省政府“规定”属规章名称,其引号应改为书名号)、《××市人民政府批转市公安局<关于加强社会治安综合治理的意见>的通知》(“意见”非法规、规章名称,不应使用书名号)。其二,公文中数字书写不规范。《办法》规定:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”“结构层次序数,第一层为‘一、’,第二层为‘(一)’,第三层为‘1.’,第四层为‘(1)’。”行政机关公文中,不加区别地将所有数字用阿拉伯数字书写,或将所有数字用汉字书写,或汉字、阿拉伯数字随意混杂使用并不少见,它们是不规范的。其三,公文结语写法错误。如将“请示”结语写作“以上内容如无不当,请批复。”或“以上内容如有不当,请批复。”由于其潜台词分别是“以上内容如有不当就不批复”或“以上内容如无不当就不批复”,显然有误:“请示”系问文,是办件,对下级机关的“请示”,不管其内容“当”与“不当”,上级机关都要批复作答。再比如有的“公函”结语写作“此致敬礼”也是不妥的。“公函”结语一般写作“特此函达”、“请予大力支持”、“请大力协助为盼”、

“妥否,盼复。”等,“此致敬礼”不用于“公函”等正式公文,只适用于“便函”。

三、语言的运用上

“工欲善其事,必先利其器。”精当使用语言是正确达意的必要前提。古语有“一字入公文,九牛拔不出”之说,可见公文用语当慎之又慎,一旦失当,既影响工作的正常开展,又直接损害发文机关的形象。目前行政公文的语言运用主要存在以下问题:

一是言辞含糊罗嗦,欠准确简明。公文属应用文体,实用是其出发点和归宿,它是根据实际需要,为了达到某个具体目标而写,是作为“工具”直接用来办事的———或传达党和国家和方针政策,或安排工作、部署任务,或反映情况、请求指示,或联系商洽工作、解决实际问题等,由于事关公务,政策性、时间性极强,必须借助准确简明的语言予以表达,“以其昭昭,使其昭昭”。而《××局关于举办××培训班的通知》要求“……请

各企事业单位的参培人员务必于3月5日前来报到”,由于其表述不准确,致使读者理解时产生歧义,不知应该“3月5日前”“来报到”还是应该“3月5日”“前来报到”,不仅有损该公文的质量,而且有碍于工作的有序开展。再如某工交公司一份“工作报告”的开头:“在党的十六大精神指引下,在《中共中央关于××的通知》精神鼓舞下,在全国工业交通工作会议的推动下,在市委市府的关怀下,在局领导的具体领导下,在公司全体员工的共同努力下……”洋洋洒洒七十余字,却全是空话、套话,尚未进入公文正题,有悖于公文的实用原则,为公文写作所不取。

二是表述拖泥带水,欠严肃庄重。公文是代制发机关立言,是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体,是受文机关和人员活动的准绳,具有鲜明的政治性、极大的权威性,表现在形式上,就要求语言严肃庄重。某机关《关于尽快停止修建楼堂馆所的通知》就犯了此忌,因为“尽快”既不便于受文机关操作,也不便于发文机关监督(一些公文中用“尽早”、“尽量”、“尽可能”等词语同样如此),直接损害公文的严肃性和庄重性,写作公文应力避之。

三是用语随便失礼,不符合制发机关身份。公文是制发机关与上下左右机关单位联系沟通的纽带,分上行公文、平行公文和下行公文,不同种类的公文由于行文方向不同,与收受机关关系不同,运用语言也各不相同,写作时应分别情况,区别对待。以“函”为例,“函”不属相隶属之间的行文,属平行文,其语言运用既不能故作低态,像上行文般俯首听命于对方,也不能安排部署,如下行文般发号施令于对方,而应以平等商量口吻热情诚恳地表达观点,谦和有礼地使用言辞,给受文机关以充分的尊重,使公务活动得以顺利进行。如一份租用门面的“商洽函”:“……我公司决定租贵局所属民族路11号闲置门面……”由于用语不当,商洽、请求之意用“我公司决定”之语表述,令对方感到不快,使原本容易解决的问题不能顺利得以解决,若改用“拟”或“欲”则礼貌得体,有助于推动工作。再如,“请示”本是下级机关向上级机关的行文,属上行公文,语言运用应谦恭平和,字里行间应表现对上级机关的尊敬,然而,“我局决定”类指使口吻语句(既已“决定”,何必“请示”?)、“请上级机关体恤下情”类变了“味”的请求(其言外之意:倘不同意,即不“体恤下情”)时有出现,究其原因,可能是制发机关未摆正自己的位置,也可能是拟文者和核稿人一时疏忽,但无论如何,如此用语是不当的,与制发机关的身份不符。

(作者单位:重庆行政学院)

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