电算化内部控制制度出现的漏洞和解决方式

M [摘要][关键词]电算化是现代会计发展的大势所趋,为企业会计工作带来高质量和高效率的同时,也引发企业内部控制制度的新问题,提出了新要求。本文浅略地分析了会计电算化对企业内部控制的影响,并提出了几点改进对策与大家共同探讨。会计电算化内部控制制度

作者简介:符静(1973.11-),女,汉族,沈阳职业技术学院讲师,主要研究方向:会计电算化。

会计电算化内部控制制度存在的问题及对策

符静沈阳职业技术学院

随着信息技术的进步,会计处理方式发生了质的飞跃,传统手工操作的会计模式已经逐渐被电算化会计所取代。可以说,时代愈发展,会计电算化愈普及,愈加显示出其提高企业财务工作效率的作用。然而会计电算化下的企业内部控制度产生了新问题、提出了新要求,成为会计电算化发展的瓶颈,解决这一问题迫在眉睫。

(一)操作与存储介质造成的漏洞

传统手工操作的会计模式下,经济业务的发生都是由专职会计人员即时记录在纸张上,若修动纸质原件数据文字,很容易找出修改的线索和痕迹,直观性强。在会计电算化条件下,会计记录通过被授权的操作人员在计算机上完成,计算机只负责识别操作者口令身份,而不能辨别操作者是否为指定的会计人员;且存储介质为磁盘、软盘等磁介质,无法实现手工签名盖章,造就非法入侵计算机、修改会计数据的可乘之机,怕潮、怕热,易改动成为计算机存储介质最大的安全隐患。

(二)特有的内部审核机制减弱

在手工会计工作中,任何一项经济业务都要经过相应权限人员的签章,层层复核,遵循严格的审核复查机制,形成特有的内部牵制制度。实现会计电算化后,数据统一由计算机系统处理,缺少会计人员的再参与再审核,效率是提高了,然而一旦录入错误数据,可能会产生一系列错误,例如输入错误凭证数据后,系统将自动生成日记账、明细账、总账等会计资料,这些会计资料结果可能还会广为应用,影响了会计信息的准确性,以至于误导决策,传统会计工作特有的内部审核牵制机制消失殆尽。

(三)会计人员电算化水平有限

在会计电算化工作中,由于会计人员电算化水平有限,往往操作不当,使得计算机系统出现种种问题不能正常持久地运转,会计工作将停滞不前;甚至可能因误改应用程序导致计算机失灵,面临崩溃的风险。有时候即便是会计人员操作准确无误,计算机自身也会发生差错或功能失控,缺乏软硬件专业知识的会计人员可能毫无察觉,进一步造成更大的损失;也可能会束手无策、坐以待毙,致使会计工作陷入瘫痪,失去了手工会

计环境里会计人员功底深厚轻车熟路的优势。

(四)网络化风险加剧

会计电算化特有的风险之一就是计算机病毒,尽管各市面有各种不同的防毒杀毒软件,仍难以阻止病毒变异,病毒一旦入侵数据库。将给企业将造成极大的损失。同时伴随计算机技术革命性进步,会计电算化已逐步升级为网络化阶段,目前可以在网上远程报账、远程报表、网上采购、网上销售等,网络化风险加剧势必对内控制度提出新挑战。

(一)建立健全会计电算化内部控制制度

针对会计电算化“电算”的特点,企业必须建立健全一套不同于传统手工会计的内部控制制度。在提高会计人员对会计电算化内部控制度重要性认识的基础之上,按照不兼容权限分离原则和相互制约原则,进行合理授权分工,明确电算主管、软件录入员、审核员、电算维护员、档案管理员等岗位的职责,保证经济业务处理过程中各岗位间的相互监督和制约。另一方面制定必要的上机操作规定,各岗位人员只能各司其职依照自身操作权限工作,不得超权操作。同时建立操作日志制度,详细记录每天的工作步骤及经办人,方便追查责任,减少发生错误或舞弊行为的概率。

(二)加强企业软件硬件建设

会计电算化工作中,数据的安全性与保密性是内控制度的重中之重。企业要加强财务软件管理,保证软件的安全可靠,降低网络化风险。可以通过数据加密、身份识别、访问控制等系统,防范黑客入侵,非法篡改数据;采用网络防火墙技术,及时更新防病毒软件,定期检测并清除计算机病毒,增强软件自动跟踪能力。如果企业经济情况允许,可以开发符合本企业特点的软件保护系统。同时由于计算机系统的正常运转主要依靠硬件设备,因此必须保证硬件设备的质量,定期检查维护,重要的硬件设备可采用双系统备份,硬件设备的供电系统要保持独立、持续不断地工作。

(三)提高会计人员电算化水平

大力推广会计电算化技术,采取定期培

训或分批进行专业进修及自我学习的方式,培养会计人员电算化应用能力,使他们成为精通会计业务、懂软件管理、会硬件维护维修、熟练掌握计算机数据处理技巧的会计电算化复合型人才;同时可以聘请计算机工程师到企业举办讲座、咨询活动或者引进电算化高级技术人才,促进企业会计电算化工作向专业型,智能型转变。

(四)强化会计档案管理

会计电算化下的会计档案涵盖了整个系统开发形成的全套文档资料,包括需要打印输出的各种凭证、账簿、报表等,会计电算化应用系统程序、编程语言程序、系统开发时设计的工作网络图、数据存储介质等需科学地按有关规定保管,尤其是存有会计数据的磁盘介质,须加盖程序管理员的签章后才能存档保管,并妥善存放于防火防潮防磁防尘的容器内。此外对磁盘介质定期检查和复制,防止由于磁性介质损坏而丢失会计档案。

总之,在新形势下面对会计电算化带来的新挑战,我们要积极应对,做好会计基础工作强化会计档案管理,建立和完善企业的内部控制制度,加强企业软件硬件建设,防范和降低计算机特有的风险及网络化风险,培养出一支技术过硬思想过硬的电算化复合型会计队伍,充分发挥会计电算化的高效性,为企业经营决策提供真实可靠的会计信息,提高企业的经济效益。

一、会计电算化下内部控制制度存在的问题

二、加强会计电算化下内部控制制度的对策

参考文献

[1]朱荣恩。建立和完善内部控制的思考[J ]会计研究,2001

[2]张爱祯。加强会计电算化内部控制的思考[J ]北方经贸,2008(5)

[3]《国家安全监管总局办公厅关于加强会计电算化内部控制制度建设的通知》(安监总厅财〔〕5号)

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