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文书档案卷内目录著录规范

文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范

文书档案卷内目录著录规范(培训材料)

一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件,著录为一个条目;但有时为了保持文件之间的有机联系,几份文件在归档时装订在一起为一件,编目时体现为一条条目。主要有以下几种:

1、文件的正本与定稿(底稿)一般为一件,正本在前,定稿(底稿)在后排列,著录正本的文件标题。但重要文件(如法律法规等)需保留历次修改的不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等),可将正本与历次稿各为一件,著录多个条目。

2、正本与附件一般为一件,正文在前,附件在后;只有在附件数量较多或太厚不易装订时,也可各为一件。

3、原件与复制件(复印件)为一件,原件在前,复制件在后。

4、转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后。

5、来文与复文(即请示与批复)为一件,批复在前,请示在后排列,著录批复的文件标题,如果经过层层转报产生多份的来文和复文,则可将所有的来文、复文分别作为一件。

6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件,未装订的同一式样的表格,以一定的单位组合,装订在一起作为一件。

7、对会议记录而言,采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录,使用记录本形式的可以一本作为一件著录,重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件,可作为多件,即需逐份著录,但使用计算机时也可只著录一条。

8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会,其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件,可按其期限排列各为一件,逐份著录。

9、计算机及网络环境下形成的文件,若定稿无重要修改手迹或无领导批示的,可将正文与发文稿头纸(即签发单)为一件著录,按正文在前,稿头纸在后排列;但定稿有重要修改的可作底稿使用,按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录;有领导批示的文件一定要及时整理归档,才体现档案的真实面貌。

10、最后一点,文件上有附有的文件处理单、拟办单等,可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说,带有领导重要批示的,可与正文一起归档作为

一件著录,按文件处理单在前,正文在后排列;若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。

二、卷内文件目录的规范著录(抄写)

福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》,对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用,对手工抄写同样适用,计算机管理是发展目标,卷内目录抄写规范,将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。

(一)、文件编号。

1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示,字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例:闽委[2004]综023号,存在问题:闽委综[2004]02 3号;闽委(2004)综023号;闽委[2004]23号;闽委[04]综023号或者闽委综2 3号。

2、联合发文或有多个文件编号时,只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。

(二)、责任者。

1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

根据原文的责任者据实著录,用统一规范的通用简称,如著录:“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”,其称呼不统一。特别是本区属两区合一,文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”,著录时最好能同时著明,不要随便省略,对于自拟的责任者,有时受手工抄写时的纸张等限制,可统一著录其中常采用的一种,不可时而著录“福州开发区**局”,时而著录“福州市马尾区**局”。

同一责任者对于特定历史时期名称不一样时,要及时变更,如:区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”,2004年后(包括2004年)因单位名称变动,其文件责任者可著“福州开发区安监局”。

区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的,如:中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等,要加上“中共”,并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省,跨省时要著明“福建省”,不能笼统著录“区委办、区委组织部”等,著明区域,以免今后计算机联网使用时造成混乱。

2、个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份,用“()”表示。如:一份卢展工同志的讲话,在责任项可著录:卢展工(中共福建省委书记)

3、联合行文的责任者,尽量多著录,使用计算机著录,责任项可允许著录25个汉字,手工抄写时受纸张限制可选择,但列于首位的责任者应著录,立档单位(即组卷的本单位)本身是责任者的也必须著录,其他省略的责任者用“[等]”表示,两个责任者之间用“;”表示。如:中共福州开发区委办;福州开发区管政办[等]

4、文件上无署名,但可考证其责任者的,在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科,可在责任项上著:[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑,依据不足时,在其责任者后加“?”,如[中共福州开发区委办综合科?]。无法考证其责任者的按原文著录,原文无责任者的可无须著录。

5、有些文件不规范,盖章与署名不统一,如某局文件署名某局综合科发文,盖的却是某局的章,其文件责任者应以文件的印章为准,责任者应著明“***局”。

(三)、题名。

1、使用计算机著录,题名项可允许著录80个汉字,著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字,但对专用名称则要按原文进行著录,如:“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”,“三中全会”不得录成“3中全会”。

2、原文件的题名要据实著录,不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。

3、必要时可加著录副题名,并在副题名之前加“:”,不用原副题名的破折号。如:共同创造和平繁荣的美好未来:2005年新年贺词

4、文件题名过于冗长,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分,节略内容用“…”表示。一般情况下,很少有题名超过字段所要求的80个汉字,这点较少采用。

5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时,应据实著录并要加上具体的区域或名称,加上的部份用“[ ]”表示。如:关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知

6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写,并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的,新拟写的题名附于原题名之后,如超过字段长度80个字的,可省略原题名。如:函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]

7、可以在字段长度之内,尽量多著录原题名中未提及的其他人名,并在增加的两端加“[ ]”表示。如:题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生

育先进的通知”,“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”,尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来,便于日后查找利用。

8、一本的会议记录本录一条,题名可注明什么部门、什么性质的会议记录,并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如:“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录(2003、5、21——2005、8、14)”,此会议记录本可放在截止的2005年度归档。

9、著录对象是多件文件时,使用计算机管理时可著录一条,文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分,加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分,并在题名未尾著录“(共*件)”的说明字样。如简报信息可著录:马尾工作信息(1——20期)(共18件);手工抄写时最好逐件著录。

(四)、文件时间。

1、文件时间由8位数字组成,第1——4位表示年度,5——6表示月份,7——8位表示日期,按文件形成时间据实著录,如:20050412

2、特殊的多份文件只著录一条目录时,如简报,期刊,会议记录等,著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间,中间用减号字符“-”分隔,如:20030105-20040530

3、无文件时间的可无需著录,原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如:文件时间只有2月,没有年和日,可著录为:00000200;文件时间为1989年,没有月和日,可著录成:19890000

4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录,使用计算机管理的,可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时,在其后加“?”字符,如:19570509?若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”(用全角)代之,如:195001□2这里不能用19500102表示。

(五)、页号。著录这份文件首页所在的当前页号,使用计算机著录时要求字段长度4位,手工抄写不要求。

关于档案盒标签及目录的规范要求

关于档案盒标签及目录 的规范要求 文稿归稿存档编号:[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

关于档案盒标签及目录规范要求的通知全院各职能部门: 根据5S管理要求及等级医院评审标准细则,结合专家指导意见,现将我院二甲创建档案资料有关要求通知如下,望各部门认真遵照执行。 一、档案盒要求 统一A4型号,B89A(长31.7cm×宽23.2cm×高5.5cm),颜色统一蓝色。(由采供部购进)各部门统一到库房领取。 二、档案盒外侧竖签要求(以规定模板为标准) 1.规格:长19.2cm×宽4 cm。 2.内容:在院徽下方空一字符,仿宋GB2312字体43号加黑,以××章的大标题中心内容命名,间隔一个字符,再用对应××节的小标题中心内容命名,用仿宋GB2312字体38号加黑(若内容超过4个字的可用仿宋 GB2312字体35号字加黑),“条款”二字用仿宋GB2312小四号字加黑,条款码数字用黑体小五号字。 三、档案盒正面横签要求(以规定模板为标准) 1.规格:长8.9cm×宽5.5cm。 2.内容:在院徽下一行空三个字符项目栏用仿宋GB2312字体四号字加黑,以××节的标题中心内容命名,并用下划线标记项目内容;另起一行与项目对齐,在类目栏用仿宋GB2312字体四号字加黑,以对应××条或款的中心内容命名,内容超过12个字时可用仿宋GB2312字体小四号字加黑,也可另起一行,用下划线标记类目内容;在类目后括号内表明条或款的编码,用仿宋GB2312字体小四号字加黑,上下两条或三条下划线各为6.5 cm,要求上下相平行。 3.横标签上下边距各空0.3 cm。 四、档案盒内目录要求(以规定模板为标准) 1.第一行标题以××章的大标题内容为准,三号宋体加黑,居中。 2.第二行空2个字符,以××节的标题内容为准,四号宋体加黑。 3.表格内第一行的“卷内文件目录”小三号宋体加黑,居中。 4.表格内第二行的“评审标准、评审要点、支撑材料目录、备注、自评”均用小四号宋体加黑。 5.表格内正文内容用仿宋GB2312字体五号字。 6.排版以A4纸标准,据内容多少,要求以美观、大方为准。 二甲创建办公室 2014年6月24日

竣工资料封面、卷内目录、备考表样式

档号本处为四号字 注:档号到公司办公室的档案室要,(电话:3990279),例如066-6-06003-06-001 档号的红字部分为流水号,在你编制的竣工资料中按照卷册号依次编写,无论第几卷,第几册,一直往下编。 档案馆号 注:不用编写 本部分为三号字 第一行为工程名称(按照合同名称编写),如一行写不下的可以两行编写 例如:吉化集团公司丙烯腈项目 第二行为资料名称,例如:监理依据性文件 第三行为卷册号,例如:第1卷第1册 只有一册的只编写卷号,如第1卷。 (字号为小三号加粗)立卷单位填写:吉林工程建设监理公司 起止日期填写该工程的实际开竣工日期:2006-05-01至2006-06-30 保管期限填写:长期 密级填写:秘密横线上的文字为小四号

卷内目录为小二号加粗

卷内备考表小二号加粗

注意事项: 1、资料中需要盖章的,都要盖红章,并要盖全了,不能缺章,做资料过程中要详 细检查。 2、资料中需要签字的,必须都要签字,不能以盖章代替。而且要求用不易褪色的 笔签字。 3、每册资料不能超过20mm厚。如有超过,要进行分册。 4、每卷内有分册现象,册与册之间不连续编写页码。 5、页码必须按照要求编写。 6、资料中的项目名称一定要与合同对应。 7、在编制第五卷,时,资料名称要写全,如: 格尔木项目格尔木项目 A类工程管理用表A类工程管理用表 工程开工/复工报审表或土建工程施工组织设计(方案)报审表 第5卷第1册第5卷第2册 8、监理日志,也要编写页码。 9、在监理总结前面不要忘记把监理服务验交证书放在上面。 祝你工作顺利! 技术部 2008年6月10日

关于城建档案盒面,档案盒脊背,案卷封面,案卷封底及案卷目录打印的说明

关于城建档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、 案卷封底及案卷目录打印的说明 为了科学地保管好城建档案,统一城建档案整理的规范化、标准化,我馆对城建档案的档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、案卷封底、卷内目录要进行标准化打印,现对打印的要求如下(字体的设置、内容两者之间的间距是一个基本值,这个基本值可以有一定的误差,不可能是绝对,但不能误差太大)。 一、档案盒面 打印盒面的纸张(无酸纸)要同档案盒的颜色相一致,盒面内容的右边距要均匀,纸张粘贴在档案盒“城建档案”字样的下面,不得覆盖档案盒的“城建档案”字样;其纸张的边缘刚好贴在档案盒红线框内,不得覆盖红线。 1、一个档案盒内最多只能排放四个案卷; 2、“案卷题名”字样,用宋体二号字,粗黑; 3、案卷题名的内容:宋体,二号字,粗黑,字体缩放50%,字距不得太疏,一个案卷的名称要在一行范围内完成(如果案卷名称文字过多,则适当调整字体缩放的大小),要有下划线,如有多个案卷,其下划线要对齐,从整体看上去要美观; 4、“责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、本项目共有档案、存放地址”等字样,用宋体,小四号字,粗黑; 5、“责任者、编制日期、移交单位、本项目共有档案、本盒共几卷、

卷次为第几卷”:宋体,四号字,粗黑,字体要缩放80%,要填写的内容下一定要有下划线,“责任者、编制日期、移交单位”的下划线一定要对齐; 6、“编制日期”要用阿拉伯数字填写,在年月日要用“.”,如果有时间范围,则要用“~”隔开,如“2001.09~2003.05 。 7、“密级、保管期限”的内容由我馆填写; 8、盒面样式(见附录A)。 二、档案盒脊背 1、打印脊背的纸张要用A4纸(无酸纸),纸张的颜色要跟档案盒的颜色差不多,脊背的高度要同档案盒的高度一样,脊背的内容有档号、案卷题名、存放地点; 2、脊背的内容最多有四个案卷题名,每一竖行打印一个案卷题名,案卷题名的排列一定要按我馆规定的案卷顺序排列,其排列要从脊背的左侧排起;档案盒只有一卷内容时,案卷题名要排在脊背的正中,有多个案卷时,其排列方法依法类推; 3、档号:宋体,四号字,粗黑; 4、案卷题名:宋体,四号字,粗黑; 5、案卷题名的内容:宋体,四号字,粗黑,字间距不能太疏,如内容太长,字体可适当缩放(例如字体缩小90%); 6、存放地点:宋体,四号字,粗黑; 7、其中“档号、存放地点”的内容由我馆填写。 8、脊背样式(见附录B)。 三、案卷封面(16开、8开)

GBT 9705-1988 文书档案案卷格式

文书档案案卷格式 (国家标准) GB/T 9705-1988 1 、适用范围 本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。 2 、案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目 封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3 .1 全宗名称:

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 2.1.3 .2 类目名称: 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3 .3 案卷题名: 案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3 .4 时间:卷内文件所属的起止年月。 2.1.3 .5 保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。 2.1.3 .6 件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1.3 .7 归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。 2.1. 3.8 档号的编制: 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。 目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸。 2.2 软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

关于档案盒标签及目录的规范要求

关于档案盒标签及目录规范要求的通知全院各职能部门: 根据5S管理要求及等级医院评审标准细则,结合专家指导意见,现将我院二甲创建档案资料有关要求通知如下,望各部门认真遵照执行。 一、档案盒要求 统一A4型号,B89A(长31.7cm×宽23.2cm×高5.5cm),颜色统一蓝色。(由采供部购进)各部门统一到库房领取。 二、档案盒外侧竖签要求(以规定模板为标准) 1.规格:长19.2cm×宽4 cm。 2.内容:在院徽下方空一字符,仿宋GB2312字体43号加黑,以××章的大标题中心内容命名,间隔一个字符,再用对应××节的小标题中心内容命名,用仿宋GB2312字体38号加黑(若内容超过4个字的可用仿宋GB2312字体35号字加黑),“条款”二字用仿宋GB2312小四号字加黑,条款码数字用黑体小五号字。 三、档案盒正面横签要求(以规定模板为标准) 1.规格:长8.9cm×宽5.5cm。 2.内容:在院徽下一行空三个字符项目栏用仿宋GB2312字体四号字加黑,以××节的标题中心内容命名,并用下划线标记项目内容;另起一行与项目对齐,在类目栏用仿宋GB2312字体四号字加黑,以对应××条或款的中心内容命名,内容超过12个字时可用仿宋GB2312字体小四号字加黑,也可另起一行,用下划线标记类目内容;在类目后括号内表明条或款的编码,用仿宋GB2312字体小四号字加黑,上下两条或三条下划线各为6.5 cm,要求上下相平行。 3.横标签上下边距各空0.3 cm。 四、档案盒内目录要求(以规定模板为标准) 1.第一行标题以××章的大标题内容为准,三号宋体加黑,居中。 2.第二行空2个字符,以××节的标题内容为准,四号宋体加黑。 3.表格内第一行的“卷内文件目录”小三号宋体加黑,居中。 4.表格内第二行的“评审标准、评审要点、支撑材料目录、备注、自评”均用小四号宋体加黑。 5.表格内正文内容用仿宋GB2312字体五号字。 6.排版以A4纸标准,据内容多少,要求以美观、大方为准。 二甲创建办公室 2014年6月24日

档案资料整理、组卷要求

档案资料整理、组卷要求 一、档案资料整理、组卷标准 建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。 二、档案资料排列顺序及组成内容 1.工程基建档案由五大部分组成 (1)·建设单位组卷资料 (2)·质量监督部门组卷资料 (3)·监理公司组卷资料 (4)·设计单位组卷资料 (5)·施工单位组卷资料 2.英文大写字母排列顺序 根据顺序,各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。 例: ·A—建设单位组卷资料 ·B—质量监督部门组卷资料 ·C—监理单位资料 ·D—设计单位资料 ·E—施工单位资料 三、该项目基建档案主要组成内容 1.可行性研究、任务书(由建设单位立卷汇总) 2.设计基础资料(由勘察单位立卷,建设单位汇总) 3.设计文件(由设计单位立卷,建设单位汇总) 4.工程管理文件(由建设单位立卷汇总) 5.施工文件(由施工单位立卷,建设单位汇总) 6.监理文件(由监理单位立卷,建设单位汇总) 7.竣工文件(由建设单位立卷、汇总) 8.财务器材管理(由建设单位、立卷) 四、归档组卷 整理工作包括组成案卷和编目两个过程。根据基建档案主要立卷内容,归档范围的顺序归档组卷;保管期限见附表。 1·组卷的要求 组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律,保持卷内文件内容之间的系统联系。由文件材料的主要形成单位负责立卷;组成的案卷要便于利用和保管。 2.组卷的步骤和方法 归类、初排、补缺,保证文件齐全完整,缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救;保证案卷质量。 归挡的文件材料必须达到以下质量要求: (1)归档文件材料内容真实;必须是该项工程在建设过程中直接形成的。 (2)归档文件材料准确、有效。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序,负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。 (3)归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料等必须质量优良。直接书写的文件;不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料,文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。

档案目录格式规范.

新文书档案目录格式 (一)归档文件目录 归档文件目录 ①一般地,纵向目录式表格(包括备考表等)距左侧纸边25mm,距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20(mm),整表宽度为170mm。 ②一般地,纵向目录式表格(包括备考表等)至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用 15(行)*15(mm)分布。 ③一般地,目录式表格表标题部分小二号宋体加粗,字段部分全部四号仿宋体加粗,条目部分五号或小五号仿宋体(依字符数量具体情况而定)。 ④目录中“备注”项,一般填写对文件情况的说明,例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等,下同。 注:纵向目录表格格式均参照以上。

(二)全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引 ①一般地,索引表格距左侧纸边30mm,距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25(mm), 整表宽度为155mm。 ②一般地,索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用18(行)*10(mm)分布。 ③一般地,索引表标题部分小二号宋体加粗,字段部分全部小四号仿宋加粗,条目部分五号或小五号仿宋体(依字符数量 具体情况而定)。 注:索引表格格式均参照以上。

(三)新文书档案备考表式样 备考表 ①“盒内文件情况说明”不能为空,描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗,内容字体需小于字段式文字。 ③一般地,备考表均距左侧纸边25mm,距右侧纸边15mm,至顶端纸边35mm。

竣工档案组卷及目录格式

贵州高速公路集团有限公司 关于统一项目竣工文件组卷及目录格式有 关事宜的通知 各项目(总监)办: 为进一步规范集团公司项目竣工文件组卷、目录编制方式,根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发〔2010〕382号)有关精神,现对集团公司新建项目竣工文件的编制要求作如下统一,请遵照执行。 本通知自下发之日起执行,相关事宜由集团公司办公室负责督导、解释。 附件:贵州高速公路集团有限公司项目竣工档案组卷及目录统一格式 贵州高速公路集团有限公司 2015年5月27日

贵州高速公路集团有限公司 项目竣工文件组卷及目录统一格式 一、组卷 按交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发﹝2010﹞382号)文件要求组卷。 (一)“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”要求竣工图纸和变更文件里面各放一份,位置分别放于第一册图纸总说明(卷内目录后)后及第一册变更文件卷内目录后。(“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”及“竣工数量对照表”表格格式见附表1)(二)综合文件: 按问题结合时间组卷,按施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、施工进度控制文件、施工费用控制文件、综合文件等分别组卷。 二、档号拟写 例:GD·4·BT1一××。 三、分隔符号统一为“~” 例:××年×月~××年×月,第×期~×期。 四、案卷题目拟写格式统一如下:(案卷题目应能准确反映本案卷的基本内容)。 (一)桩号:指本案卷的起止桩号。 (二)质检资料:“项目名称+合同段+桩号+分部分项工程名称+

中间交工证书、检验申请批复令及附件”。 例:杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段CK0+329.815~CK0+741.6路基填筑中间交工证书、检验申请批复令及附件。 (三)变更令:“项目名称+合同段+桩号+第××~××#工程变更令”。 例:杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600~K1626+100第1~3#工程变更令。 (四)计量资料:“项目名称+合同段+桩号+第××~××期中期支付报表、中间计量表”。 例:杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600~K1626+100第26~30期中期支付报表、中间计量表。 (五)工程月报:“项目名称+合同段+桩号+第××~××期工程月报”。 例:杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600~K1626+100第1~8期工程月报。 (六)日志:“项目名称+合同段+桩号+工程名称+××年×月~××年×月施工日志”。 例:杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600~K1626+100路基工程2010年6月~2010年12月施工日志。 (七)照片:“项目名称+合同段+桩号+工程名称+施工照片”。

文书档案卷内目录著录规范

文书档案卷内目录著录规范(培训材料) 一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件,著录为一个条目;但有时为了保持文件之间的有机联系,几份文件在归档时装订在一起为一件,编目时体现为一条条目。主要有以下几种: 1、文件的正本与定稿(底稿)一般为一件,正本在前,定稿(底稿)在后排列,著录正本的文件标题。但重要文件(如法律法规等)需保留历次修改的不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等),可将正本与历次稿各为一件,著录多个条目。 2、正本与附件一般为一件,正文在前,附件在后;只有在附件数量较多或太厚不易装订时,也可各为一件。 3、原件与复制件(复印件)为一件,原件在前,复制件在后。 4、转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后。 5、来文与复文(即请示与批复)为一件,批复在前,请示在后排列,著录批复的文件标题,如果经过层层转报产生多份的来文和复文,则可将所有的来文、复文分别作为一件。 6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件,未装订的同一式样的表格,以一定的单位组合,装订在一起作为一件。 7、对会议记录而言,采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录,使用记录本形式的可以一本作为一件著录,重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件,可作为多件,即需逐份著录,但使用计算机时也可只著录一条。 8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会,其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件,可按其期限排列各为一件,逐份著录。 9、计算机及网络环境下形成的文件,若定稿无重要修改手迹或无领导批示的,可将正文与发文稿头纸(即签发单)为一件著录,按正文在前,稿头纸在后排列;但定稿有重要修改的可作底稿使用,按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录;有领导批示的文件一定要及时整理归档,才体现档案的真实面貌。 10、最后一点,文件上有附有的文件处理单、拟办单等,可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说,带有领导重要批示的,可与正文一起归档作为

档案的整理方法与步骤

科技档案得整理方法与步骤 科技档案得整理要经过分类、组合、案卷与卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录与备考表、装订装盒、编制案卷封面与脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步分类 科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类,我们旗各单位得科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开,然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。 基建档案:一般先按工程性质或用途分类,之下按具体项目分类。如果项目不就是很多得单位,可直接按具体项目分类。 设备档案:一般先按设备性质或用途分类,之下按设备型号分类。如果设备不就是很多得单位,可分到设备性质,不必再分下去。 特别提示: 一个科技项目得文件材料具有成套性,其她项目得文件材料不能混入。 科技项目得前期文件材料不能归入文书档案中,应归入所针对得项目科技文件材料中。 第二步组合 1、基建档案按形成阶段与内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件(可行性研究、立项)、基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件与使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成得文件。 基建文件材料数量多,规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式得材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小,材料不就是很多,则可几个阶段得材料组成一卷,应视情况灵活掌握。 组卷顺序:依据文件(可行性研究、立项、审批)→基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。 2、设备档案按形成阶段与文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收(合格证、说明书、随机图纸、质保书等)、安装调试、使用维护、更新改造等阶段与内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容,结合数量多少确定组合。小型设备材料少得,可将文字材料与随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。 组卷顺序:市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收(合格证书、说明书、随机图纸、质保书等)→安装调试→验收→使用维护→更新改造。 第三步案卷与卷内文件材料排列 1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

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