公安秘书理论概念

第一章绪论

公安秘书的含义:在公安机关中,掌管文书,辅助管理并直接协助领导机关或部门负责人处理日常政务事务并提供综合性服务的参谋人员

研究对象:以公安秘书群体或个体辅助管理活动的规律为其主要研究对象

特点:政治性综合性

第二章公安秘书工作机构

公安秘书机构的含义:是某一特定组织中隶属于领导机关或决策部门为维系机关日常工作运转提供综合性服务的辅助决策机构

设置的原则:精简,统一,效能,适用

a精简:建构要实事求是,从实际出发,因时,因地,因事而宜,避免机构的重复

b统一:机构是一个有机的整体,在根本目标,中心目标集中的基础上,对所属部门和上下级的职责和职权有一个隶属和协调的关系

c效能:要发挥出应有的作用,提高办事效率和能力,节约资本,以最小的资本获最大的收益

d适用:机构的一切活动应有利于领导的决策和指挥.有利于为公共服务

设置原则具体体现:(1)凡独立单位必须设置公安秘书工任机构(2)组织形式人员配备必须合理(3)构设置与所属机关的性质必须相适应公安秘书上下级之间是业务上的指导关系公安秘书工作机构的合理结构(1)层次结构原则(2)知识互补原则(3)年龄梯次结构原则公安秘书工作机构的性质:辅助性特点(1)鲜明的辅助文牍性机构(2)明确的辅助直接性全过程性和同层次性机构(3)独特的辅助综合性机构

公安秘书机构的职能:补偿职能,秘书机构对领导的补偿就是辅助领导解决主观意图与客观现实之间的矛盾,进行鉴别补偿"论证补偿"重在调整补偿

a控制职能:控制是秘收机构为领导中枢的辅助部分,有协助领导对管理系统实行控制b协调职能:要领导者的支持下由综合部门牵头协调各部门工作

c枢纽职能:公安秘书机构是领导赖以指挥全局,推动各职能机构的正常运转的纽带,是信息管理中心 d事务管理职能:办事就是办文,办会’办领导交办事项

公安秘书机构的任务

基本任务:为领导辅助决策并提供综合服务,管理政务事务

日常任务:1)做好文件筛选和提供信息情况工作2)做好公文的审核把关工作3)做好督促检查工作4)做好调查研究和统计工作5)做好协调和信息反馈工作6)做好总值班室和编刊工作

第三章公安秘书人员的素养

政治素质:1坚持正确的政治方向2提高政治理论修养3树立正确的价值观(热爱秘书工作.自我牺牲精神.创新进取意识)

职业道德:实事求是的思想品德.忠于职守,忠于法律.廉洁奉公的自律意识.谦虚谨慎的工作态度.公而忘私的献身精神.细致保密的工作作风

心理素质:理智的情感.良好的思维.坚定的意志.良好的性格

秘书人员能力要求:应变管理办事调研参谋表达创新预测公关协调运用现代化科技设备

第四章公安秘书工作的原则方法

公安秘书工作的基本特点:1)从属性(主要表现在公安秘书工作从来都是伴随着公安机关领导决策与管理活动而产生存在和发展的,它的一切活动不能与领导意图相悖)2)政治性(坚持以马列主义毛泽东思想为开展工作前提)3)综全性(公安工作涉及的领域广泛决定了工作内容是综合的)4)事务性5)机要性6)被动性

公安秘书工作的原则:求实的原则.准确的原则.效率的原则.保密的原则.服务的原则方法:1预测的方法2.参谋的方法(随机参谋.比较参谋.完善式参谋.求同式参谋.求异式参谋.鉴戒式参谋)3.管理经验与智力相结合的方法4目标管理的方法5原则性与灵活性相结合的方法

提高公安秘书工作效率的方法:1不断强化效率意识2优化管理体制和运行机制3精简公文,会议,崇尚务实精神4掌握有序与无序的工作规律5实现办公手段的现代化第五章公安秘书工作的程序

特征:1确定性(工作程序必须由机关制定,体现着机关的意志,不是约定俗成,有明确的规定,人书面形式)2稳定性(程序必须在相当长的时间范围内保持稳定有效,不可朝令夕改)3可操作性(程序必须明确.具体.可行)

公安机关秘书工作的主要类型第一).依照其法定的效用,分为强制性和选择性.第二).依照基效力范围,分为内部程序与外部程序.第三).依照工作行为的性质,分为立法性,执法性和司法性程序三种.第四).依照机关管理的内容可分为文书处理程序,档案管理程序,会议程序.等等.第五).其精细的程度分为一般程充,作业程序,操作程序.第六).依照各步骤运行的路线分为串联型,并联型和复全型程序

公安程序的功能:1)提高工作效率,改善工作质量2)维护组织成员的合法权益

公安秘书工作程序设计

基本任务:明确具体对象,具体目标明确有关过程与环节确定各工作步骤合理的最佳次序

公安秘书工作程序设计的步骤:1)明确目的,任务,制定计划2)认真调查研究3)分析评价既有程序4)规划新程序5)实验评价审批新程序方案6)正式确定新程序基本要求:合法性,合理性,适应性,协调性,简便性,有效性

公安秘书工作程序实施的步骤:制定具体方案.广泛宣传,试行.全面施行,检查监督,总结完善

公安秘书工作制度建设的规则:依据充分,高度一致,条理分明,严谨周密,简明扼要,保持稳定

第六章调查研究工作

公安调研的含义:公安秘书部门或人员有意识,有目的地通过对社会现象的考察了解,分析,研究,认识社会生活本质和发展规律并提出改造客观世界对策的一种自学的认识活动调查研究的功能:通过对客观现象的陈述,说明.概括.全面真实地反映出客观现象到底是什么和为什么,以及如何生存和发展,进而指出对这些客述-解释-对策

调查研究活动的本质特征:1)它是一种自觉自为的认识活动2)是人类认识客观世界的一种高级的认识活动3)是人类集经验和科学于一体的认识活动4)是人类主体与客体之间互动的一种认识活动

公安秘书部门调查研究活动的特点:1)调查研究内容的综合怀和宏观性2)目的的服务性和参考性3)选题的突发性和被动性

意义:1)是秘书部门发挥参谋助手作用的基本途径2)是秘书部门做好工作的前提和基础3)是秘书人员加强自身建设的重要方法

公安秘书调查研究的原则:1)实事求是的原则2)动态变化的原则3)科学性,系统性的原则4)理论与实践相统一的原则

研究的具体内容:1)为领导决策2)为贯彻党的方针政策3)为开展中心工作4)为加强对敌斗争和社会治安管理5)为法制建设进行调查研究

调查研究的选题方法:新闻选题法,承接法,超前选题法,旁通法,反思法,系列选题法调查的基本类型:1)普遍调查(对调查对象逐个进行调查)2)个案调查(对个别事物的调查或通过对一个家庭.组织的调查,达到了解.认识”一类”的方法)3)典型调查(根据调查的目的,在对调查对象初步了解的基础上,有计划.有目的地选择具有代表性的单位或个人进行周密系统的调查,从而认识事物的本质)4)抽样调查(按照一定的科学方法,依据随机的原则,运用数理统计原理,从调查对象总体中抽取一部分对象作为样本进行调查,并依据样本调查的结果,推断总体相应目标,达到对总体认识的一种调查方法)5)重点调查(对某种社会现象比较集中的,对全局具有决定作用的一个或几个单位进行的调查)

调查的主要方法:1)追踪调查法2)专家调查法3)文献调查法4)访问调查法5)统计调查法6)问卷调查法7)实地观察法

研究的主要方法:1)归纳的演绎法2)因果分析法3)比较法4)相关分析法5)分析和综合法6)质量分析法7）因素分析法8）结构功能分析法

第七章公安统计工作

含义:公安机关对公安工作和与之相关的社会现象的数据进行资料收集,加工和综合分析的活动

对象:是根据国家法律赋予公安机关的职能所管辖的,与公安工作密切相关的,能够用数

量方法来表述的社会现象

任务:依法运用各种统计方法对公安工作及相关的社会现象进行统计调查,统计分析,提供统计资料和统计咨询意见,实行统计监督

统计的内容:公安业务统计,公安科技统计,公安队伍建设统计,公安后勤装备统计,社会治安及其相关的社会情况统计

特点:逆向性(以逆向指标,负指标为主)局限性(只能局限于公安机关已经掌握的数值),不确定性,保密性要求:准确性,及时性,科学性

公安统计指标的含义:反映公安工作和与之相关的社会现象总体数量特征的概念和范畴公安统计指标的种类:(一)按总体现象的内容的不同,分数量指标和质量指标 (二)按计量单位不同分为实物指标和价值指标( 三)按在管理上所起的作用不同分为考核指标和非考核指标 (四)按作用和表现形式分有总量指标,相对指标,平均指标

公安统计报表的主要特点:1)全面性2)统一性3)定期性4)实用性5)政策性

公安统计工作的步骤与方法:1)公安统计设计2)公安统计调查3)公安统计整理4)公安统计分析5)公安统计资料的管理与公布

第八章信息,资料管理与办公自动化

公安信息的含义:关于公安工作及其有关事物运动状态和方式的反映和表述

信息的特征:1)共享性2)依附性3)可处理性4)时效性

信息的分类:(1)对信息的需求角度确定,分为系统内信息,上级信息,平级信息,社会信息,历史信息,国际信息(2)根据信息加工的程度分为原始信息,二次信息,三次信息(3)根据信息的载体形式,分为书面信息,声像信息,实物信息,机读信息

信息管理的含义:指人们对信息的收集,处理,传递,反馈,储存,利用的行为活动过程,它是一个完整的,有机联系的系统工程

信息管理的特征:1)综合性2)时效性3)实用性4)机密性

公安秘书部门信息网络系统的种类模式主要有四种1)纵向网络2)横向网络3)扩散网络4)延伸网络

资料的含义:指在工作实践中形成和积累的,已经经过加工整理后保存起来的,有利于工作和研究需要的,并有查考和使用价值的各类,各种材料

资料管理指为了一定的目标和需要,收集,编写,整理资料并为领导和各项工作提供服务的一项科学劳动过程

资料管理的内容(1)收集(就是将零乱,分散的资料,有目的,有计划地集中起来,进行集中统一的保存和管理)(2)整理(就是将收集的资料进行鉴别,分类,使之条理化,系统化的过程) (3)编目(对已经分类立卷的资料,分别编制目录,标明资料的详细内容,以利于迅速准确,方便地查找所需资料)4).服务(资料的服务是其价值的实现形式,是资料管理目的所在)5保管

公安信息与资料的共同特点:(1)客观性(2)政治性(3)广泛性(4)针对性(5)易变性(6)共享性

区别:资料是信息的载体,在资料中包含大量的信息,很多资料具有信息的意义,所以资料管理也是信息管理的一部分

信息是从资料中提出来对当前工作有用的东西,当信息经过加工整理后储存起来,便可以转化为资料,资料专指那部分被储存起的信息

办公自动化:美国通用汽车公司的哈德于1936年最先提出含义:具有现代思想和技能的人,使用先进的办公自动化设备和科学的管理方法,充分利用信息资源,提高办公室的管理水平和工作质量,求得最佳效益的一种现代管理手段

公安秘书部门实现办公自动化,根本目的是要保证公安指挥人员和指挥机关建立对公安队伍实施指挥和控制的人—机系系统,主要包括信息系统,指挥控制系统和通信系统.主要有五个要素:(一)是人即工作人员 (二).信息即所要处理的信息(三).工作制度即规范化的工作程序项基本原则 (四).技术工具(五).办公环境

办公自动化系统的含义:是使用信息技术提高办公室的工作效率,对办公室工作进行支持的一种信息系统主要作用有五点:1)信息收集2)信息传递3)信息加4)信息储存5信息使用

办公自动化的具体功能:1基本的计算功能2文字处理3电子邮件4电子报表5公文处理和行文管理6数据使用权限和保密7个人文件库管理8个人和集体日程安排办公自动化的意义:（1）办公自动化提供了收集,存储与管理大量信息的有效手段,实现对信息的充分掌握(2)信息技术的使用大大提高了信息的准确程度,使信息更加安全可靠(3)信息技术的使用大大加快了信息处理的速度(4)信息技术的使用为信息的过一步分析与利用提供条件

第九章辅助决策

决策的含义:指个人或群体为实现某一目标,采用一定的方法,遵循一定的程序,设计和选择实现未来目标行动方案的过程

决策的趋势:由盲目决策向目标决策,由经验决策向科学决策,由专制决策向民主决策,由个人决策向群体决策日益转化

决策的分类:(一).按决策系统的适应性划分有战略决策与战术决策(二).按决策系统的随机性划分为确定型决策,非确定性决策与风险性决策(三).按决策系统的信息性质划分为定性决策,定量决策与模糊决策(四).按决策系统的稳定性划分非动态型决策与动态决策辅助决策的含义:指在公安决策过程中,公安秘书部门或秘书人员协助领导群体或领导者个人,为作出正确决策并付诸实践所进行的一系列辅助性,服务性的活动过程辅助决策的特点:(1)综合性(2)全过程性(3)同层次性

辅助决策的作用:(一).辅助决策为领导决策提供保障(二).辅助决策可以加速领导决策

的实施过程(三).辅助决策有利于促进领导决策的优化

辅助的任务:协助领导拟制决策方案,协助领导组织决策实施,搞好决策的后的反馈总结辅助决策的原则:(1)实事求是的原则2)主动服务的原则3)贯彻领导意图的原则

要求：1要摆正辅助决策的位置2遵循科学决策程序3划清决策问题与非决策问题的界限4加强辅助决策意识，提高辅助决策艺术水平

第十章综合承办

含义：是指承担接受并办理领导交办的有关事项.特点:(1)从其工作性质上看主要有政策性,指令性,从属性,被动性(2)从其工作内容上看主要有广泛性,复杂性,专一性(3)从其表现形式和要求上看主要有程序性,层次性,时限性

作用:(1)综合承办是保证领导指示,决策贯彻落实的重要手段(2)是沟通信息的生要途径(3)是克服官僚主义,改进工作作风的重要措施(4)是督促检查工作的重要方法原则:1)求实的原则 2)以党的方针,政策和法律为依据的原则 3)严格按领导正确指示办理的原则 4)及时承办试穿效率的原则 5)健全网络系统,不断总结经验的原则任务:基本的任务是以承接办理监督催促检查等手段为主,完成好领导批办和交办的工作,保证决策的有交贯彻和实施,保证机关工作的正常运转具体的任务是:(一).指示的传达,贯彻 (二).请示的具体办理(三).报告的具体办理(四).平行机关或不相隶属机关的工作商洽与联系(五).领导临时交办的事项的办理范围:1).重要决议,决策落实情况的催办2).对领导批示的专项问题执行情况进行检查3).督促对重大工作部署的贯彻落实4).领导交办的其他事项的检查落实

综合承办的工作方式:(一).转办(即根据领导指示意见和综合承办的具体内容,由公安秘书部门转送有关机关或部门办理,并按期予以催促,督查,将办结情况上报领导或有关机关)(二).协办(由公安秘书部门牵头,会同有关部门和单位,按照领导指示,,共同完成综合承办工作)三).自办(按照领导的指示,由公安秘书部门自行落实并办理的综合承办事项) 综合承办的程序:(一).承办的程序1.指示承办的程序（接收拟办传达反馈）2请示承办的程序（请示的提出请示的拟定请示的上报请示的催询）（请示的接收请示的拟办请示的答复）(二)查办的程序1查办立项2阅析办件3拟办意见 4查办通知5催促办理6直接调查7商讨处理8结案反馈9立卷归档

注意的问题：1)要逐步实现规范化,制度化和现代化2要善于主动地开展综合承办工作3要坚持对上负责与对下负责相一致4要运用科学的思维方式并善于综合分析问题5要遵循综合承办的原则

第十一章会议管理

会议的含义：指有组织，有计划，有领导，有目的，有场所地商议事情的行为过程会议的作用：有民扬民主科学决策的作用有沟通信息交流经验的作用有协调步骤，促进工作的作用有宣传动员的作用

会议的类型：一.公安会议(一般由公安机关自己提出,报请上级党委或领导机关批准后才可召开二.各级公安工作会议三.部分地区会议或片会四.专业会议五.表彰会议六.电话电视会议七.现场会议八.机关内部会议

公安秘书部门会议管理的特点:1辅助性(辅助性是公安秘书工作的本质特征 2服务性(会议管理的实质是为会议服务好 3事务性(秘书部门是办事机构 4保密性(公安机关召开的会议多数具有保密性,秘书部门要防止失密

会务工作:会务的含义(为了保证会议顺利召开并达到预期目的,围绕会议所进行的准备,组织,安排等事务性工作)

会务的两个重要要素:一.领导决策是否正确二.做好会务工作(一次会议进行得成功与否,在很大程度上与会务工作直接有关,每一次会议都要事先做大量的工作) 会议在会前的准备工作:1.安排会议议题 2.确定会议名称会期地点 3.提名与会人员 4.拟发会议通知 5.准备有关会议文件材料 6布置会场 7排列会议座次 8做好物质准备和生活安排工作 9.进行全面的会前检查

会中的服务工作:1.组织好报到工作2.给与会人员编组 3.编制与会人员名单4.做好会议记录5.安排分组讨论和发言 6.协助领导把握会议进程7.编写会议简报8.做好会议的保密9.体系好会议服务 10.做好会议协调工作

会后的处理工作:1与会代表的离会工作 2请理会场,归还物品,结清账目 3整理会议文件材料 4印发会议纪要 5报道会议新闻 6会务工作总结7催办落实会议精神会务工作的原则:充分准备严密组织服务周到确保安全

第十二章文书档案管理

文书是指社会组织或个人在社会实践活动中形成并使用的具有特定格式的文字书面材料,是用来表达意图,进行联系,记录信息和作为凭证的一种工具,同时它又是实施管理活动的有效手段之一

文书处理也称公文处理指的是文书在运转过程中收发,传递,办理等活动的过程(对外行文以拟稿为起点以立卷为终点对内行文以签收为起点以归卷为终点)

文书处理的特点:1政治性2服务性3科学性4机要性

文书处理的意义:1是公安机关开展工作的基础和条件2.是机关工作的纽带是提高公安机关工作效率的保证3是公安机关处理公务的重要方式,是发挥文件作用的重要途径4为公安机关积累档案材料提供保证

原则:1准确周密(质量要求2及时迅速3安全保密4统一管理

文书处理的程序:(一)收文处理的程序 1.签收2启封3登记4分发5传阅6拟办7承办(核心环节)8承办9催办10注办11归卷

(二)发书处理的程序:1拟稿2核稿3签发4编号5缮印6校对7用印8登记9装封10发送11归卷

文书立卷的意义:文书立卷是文书处理程序的最后环节,也是文书转化为档案的开端,是文书工作与档案工作的结合部 1.能够保持文件之间的历史联系,便于人们对文件的查考利用2能够保护文件的完整与完全,并便于文件的保管3为档案工作创造了条件文书立卷的条件:一.只有办理完毕的文件才能立卷二.只有具有查考价值的文件才能立卷

范围:1.反映本面关基本情况的文件2反映本机关主要职能活动的重要文件3与本机关主要职能有密切关系的上下级重要文件4本机关需要查考的上下级机关的文件文书立卷的原则:要根据党的路线方针政策,顺应文件自然形成的规律,保持文件之间的相互联系,区分文件的价值,便于查找利用和科学管理

文书立卷的方法:1按问题特征立卷2按时间特征立卷3按作者特征立卷4招安名称特征5按地区特征6按收发文机关特征立卷

立卷的步骤:1调整案卷2拟写案卷标题3卷内文件排列与编号4填写卷内文件目录和卷内备考表5填写案卷封皮6案卷的装订

公安档案的含义:公安机关在防范和打击违法犯罪活动.进行治安行政管理及其各项职能活动和公安机关内部自身管理过程中直接形成的,保存备查的文字图表音像及其他方式和载体的历史记录

公安档案有:公安文书档案公安专业档案公安科技档案公安会议档案公安干部档案公安声像档案公安实物档案

公安档案的作用:1为打击犯罪,维护治安的现实斗争服务2为公安管理和决策服务3为公安机关的日常工作服务4为编写公安史志,地方史服务5为平反复查案件和政审外调服务6为公安宣传教育和科研服务

公安档案的基本价值:一公安档案的凭证的价值(是优于其他各种资料的最基本特点)二公安档案的情报价值

公安档案的工作的性质:1公安档案工作是一项管理性的工作2公安档案工作是一项政治性的工作3公安档案是一项服务性的工作

基本原则:1坚持公安档案集中统一管理的原则2坚持维护档案的完整与安全的原则3坚持便于利用的原则

公安档案的收集--整理(区分全宗.全宗内档案的分类.立卷.案卷排列.编制案卷目录.编制档号)--鉴定--保管--检索(重要文件卡片目录.人名卡片目录.案件卡片目录.地址卡片目录)--编研--利用--统计

第十三章公共关系与协调

公共关系的含义:是指一个社会组织的管理职能和传播活动(三个本质)1公共关系是社会组织与社会公众之间的关系2公共关系是一种传播活动3公共关系是一种管理职能公共关系的作用:1有利于树立公安机关良好形象,争取社会舆论支持2有利于公安组织

掌握社会动态3有利于公安机关与社会组织沟通协调关系4有利于公安秘书人员增强公共关系意识,提高机关的知名度和美誉度

公共关系的特征:以社会公众为对象以树立公安机关的良好形象为根本目的以双向信息交流为手段

基本原则:以事实为基础实事求是的原则以社会公众利益为出发点主要工作步骤:1调查研究,确定公关活动意向2全面运筹规划,做好公关活动的策划3动员有关组织和人员,做好公关活动的实施4全面反馈信息, 查漏补缺,做好评估工作

公安协调工作:指通过有意识的活动,改善和调整上下级,各职能部门之间的工作关系,以及人员之间的人际关系,建立分工作,相互配合,协同一致的和谐关系,以实现公安机关内部步调一致地完成各项任务的管理活动

公安协调的作用:1协调工作是保证认识统一,步调一致,政令畅通的需要2协调工作是沟通信息,通报情况,解决矛盾的有效途径3协调工作是理顺关系,密切感情关系,增强全力的手段4是发现问题,调整决策目标和管理方向,提升公安工作水平的客观需要协调工作的任务:思想统一政策统一行动统一范围:机关内部的协调上下级之间的协调平行机关或协作单位的协调

协调工作的原则的原则:从总体目标出发的原则依据政策,法制处理的原则原则性和灵活性相结合的原则按层次系统处理的原则服从全局和服务为上的原则协调工作的方法:沟通的方法会议方法协商方法行政方法

第十四章机关日常事务管理:特点:一)政策性二)服务性三)超前性四)复杂性五)专业性

原则:一)服务原则二)按政策办事原则三)节俭原则四)效能原则

接待工作的任务:1接洽搞清来意2住食行的安排3礼仪活动的安排4活动日程的组织实施

内宾接待工作的原则:1热情主动,礼貌周全2按政策办事3节省时间,提高效率外宾接待的原则:高度统一坚决维护国家利益和主权平等相待内外有别注重调查研究值班的任务:1负责上情下达,下情上达,内外联系2接待外来人员3负责信息信件的处理和传递4记好值班日记5编排值班表6承办领导临时交办的事项7接收和分发报刊及公私邮件

保密工作的特点:1封闭性2排他性3利益性4相对性5艰巨性

绝密13机密15秘密14

第十五章公安秘书写作的特点:1写作规程的制度化2写作起因的公需性3写作方式的遵命性4内容的事实真实性与客观真理性5写作思维的抽象性6写作形态的集体性7表述方式的非抒情描写性8完稿要求的限时性公文范围(行政公文,党务公务,事务公务,法规性文书,新闻宣传文稿)

大学秘书学概论重点题

第一章秘书 1.秘书的含义是什么?秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员. 2.现代秘书有哪些种类?纵向:按层次分:初级、中级、高级秘书.按辅助功能分:技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书.横向:按服务对象和经济来源分:公务、私人秘书.按不同行业或所属部门分:党务、行政、经济、金融秘书等.按工作内容分:文字(笔杆子)、机要、行政、通讯、事务、信访、生活、外事秘书等. 3.秘书的职业特征?①服务对象多元化②业务工作专业化③工作手段现代化④商务秘书女性化⑤资格认证制度化. 4.秘书学性质与研究对象:①运用性、综合性、政治性、群体性.②秘书人员、工作、方法、环境、领导意图. 5.秘书工作的原则:保密、准确、迅速、实事求是. 6.请示的方法:①对象要准确②内容要单一③时机要适当④形式要灵活. 第二章秘书机构 1.我国秘书机构的划分:行政机关的秘书部门、公司企业的秘书部门(综合性的、职能型的、专业性的、1到2人秘书办公室)、股份制企业集团中的秘书部门. 2.秘书机构的设置原则:适应性、精简、高效、相对稳定 3.秘书工作的职能:辅助管理职能、综合服务职能(办文,办会,办事服务事物的范围:办理常规事物、随机事物和授权处理事物). 4.授权理事的方法:准确理解领导授权的内涵,明确授权理事的双重角色,与领导者保持密切沟通. 5.如何有效获取信息并利用信息为领导进行适时的沟通协调工作:①分析信息本质,不被假象蒙蔽②提供客观信息,排除信息干扰,保证领导科学决策. 第三章秘书的素质 1.★秘书职业道德修养的内容:①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习. 2.★加强秘书职业道德修养的途径:①树立“三观”,积极进取②努力学习,完善自我③自我反省,接受监督④加强锻炼,注重实践⑤学会慎独,提高修养. 3.★秘书怎么设计自我职业形象,达到形象与职业、地位的匹配?穿着:有职业特色,简单大方的组合型套装,优雅大方利落,穿带准则(top准则:时间、地点、目的)；仪容→发式、指甲、口腔、面容. 4.秘书的行为举止?站立规范、行走规范、会面规范、握手规范、介绍规范、交谈规范. 5.秘书在交谈中适宜和忌讳的话题?适宜:目的性,内涵性,时尚性,时代性,对象性.忌讳性的话题. 6.秘书应具有什么样的意志?①自觉性②果断性③顽强性④自制性. 7.如何在工作中保持心理健康?①树立自信②不患得患失③制定新计划④正确的人生观⑤适度的抱负水平⑥良好的人际关系⑦调整不良心态⑧参加有益活动. 第四章秘书的日常事务工作 1.办公环境的优化包括哪些内容?办公环境选址、内部分区、配套设施、选择合理的办公环境、办公模式(开放式、封闭式)、保持办公环境的整洁有序. 2.开放式和封闭式办公的异同?开放式优点:①空间可以根据需要灵活地调整②能够最充分

秘书的含义

1.秘书的含义：在我国现代主要是指为党和政府机关,企事业单位,社会团体或个人提供辅助管理鱼综合服务的人员 2.秘书工作的特点及作用;1)从属性.2)被动性.3)事务性.4)综合性.5)机密性;1)参谋动手作用.2)协调作用.3)枢纽作用.4)形象作用即公关作用 3.握手礼仪:女士后男士,先长辈后晚辈,先教师后学生,先上级后下级 4.公关活动接待工作:1)接待规格2)日程安排3)经费列支;工作经费.住宿,餐饮费,交通费,参观游览娱乐费,纪念品费用,宣传跟公关费用 5.签字仪式:1)布置好签字厅.2)准备好签字工具.3)涉外合同应摆放国旗.4)签字时的座次安排:客人右,助签人己方边上,其他职位高低客方从左到右,或主方从右到左位置不够时职位前高后低.5)签合同文本的要求.6)签字仪式的正式程序 6.沟通的要素:1)信源.2)信息.3)渠道.4)反馈.5)噪音.6)环境 7.横向沟通解决障碍的方法:1)选择针对性的沟通形式2)树立”呢不顾客”的理念,对待内部组织也要具有客户意识,服务意识3)耐心倾听而不是叙述 8.纵向沟通解决障碍的方法:1)下行沟通策略:制定沟通计划减少沟通环节2)上行沟通策略:建立信任安排非正式的上行沟通 9.沟通形式:1)口头沟通:可获取重要信息,掩盖自身弱点.善听才能善言,激发对方谈话欲.发现说服对方的关键,获得友情和信任; 2)书面沟通.3)非语言沟通:目光交流,姿势和举止.如何理解身体语言 10.口头有效跟无效沟通: 1)有效倾听的障碍:2)用心不专3)易于发热4)排斥异议5)心理定势6)厌倦7)消极的身体语言.解决方法:1)不要打断对方的话2)不要让自己的思绪偏离3)不要假装注意4)听话要听音5)要表现出感兴趣6)要表明你在认真地听7)了解回应反馈 11.办公室环境的含义:广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境,狭义是指组织机构的秘书部门所处的环境 12.办公室的布局:开放式:开放式办公室是大的空间包括众多个单个工作单位的组合,每一个工作位置通常包括该员工的办公桌,文件和文具,椅子,电话,计算机等设备的存放空间 13.办公室环境管理:1)办公室的视觉环境.2)办公室的听觉环境管理.3)办公室的空气环境管理4)办公室的保健与安全环境 14.办公室的空间设计:1)各职能部门的场地设计.2)工作中心的设计3)开放式办公场地的布局4)办公房间的空间设计 15.电话沟通技巧:1)电话机边备好记事本和铅笔2)先整理电话内容,后拨打电话3)态度友好4)注意自己的语速和语调5)不要使用简略语,专用语6)养成复述习惯 16.电话接打程序:1)听到响声后两声接起2)自报公司总称及科室名称3)确认对方姓名及单位4)寒暄问候5)商谈有关事项.确认注意事项 17.值班表的内容:1)值班时间期限和具体值班时间2)按照要求填入值班人员姓名3)表明值班的地点4)标明值班工作内容5)标明负责人姓名或代班人姓名6)简明值班工作内容7)表明缺勤的备用方案或替班人员姓名 18.旅行日程表的编制;1)差旅的时间2)差旅路线3)会晤计划4)交通工具的选择5)携带的文件资料6)行程安排: 19.公文处理程序:发文;1)草拟2)拟制3)审核4)签发5)复核6)缮印7)用印8)登记9)分发10)处置办毕公文;收文1)签收2)登记3)审核4)拟办5)批办6)承办7)催办8)审核 20.会务工作的组织工作:1)会名2)会议时间3)会场4)出席范围5)会议桌证6)会议筹备班子的职责分工7)会场布置8)主席台9)会议议程10)经费预算 21.信息的种类;1)按信息源的性质分自然信息和社会信息,2)按信息的表形式分语言,文字.声像.计算机语言.缩微型3)按信息内容分政治,经济,文化,教育,军事,科技,体育4)按信息作用时态分过去,现时,未来5)按信息在秘书工作种的作用分预测.动态.反馈 22.信息工作基本原则;1)价值性原则2)时效性原则3)层次性原则4)针对性原则5)全面系统原则 23信息收集方法与程序;观察法,问卷法,阅读法,询访法网络法;1)制定收集方针2)确定收集内容3)收集工作实施4)反馈用户信息 24留下好印象的方法：1)成功的第一印象2)以工作实力.实绩获取上司认可3)以忠诚获取领导信赖4)一切从交谈开始5)良好的工作作风

秘书的含义和职业特征

第一章绪论 本章学习要求： 秘书职业与秘书工作古已有之，距今已有四千多年的历史。但作为研究秘书工作规律的秘书学，却还是一门很年轻的学科。本章简要介绍秘书的含义、类别及秘书职业特征，秘书工作的内容、特点及秘书工作的作用，秘书学的含义、研究对象及秘书学的研究方法。理论问题不是本书研究的主要目的，因此，不作深层的挖掘。要求通过学习，了解本学科的形成和发展的历程。 第一节秘书的含义和职业特征 学习目标： ●了解并领会秘书概念的含义、秘书的种类及各类秘书的职责； ●了解并掌握秘书的职业特征。 案例导入： 小姜大学毕业以后，应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪明和能力，经过一段时间的努力，被公司罗经理看中，调到经理办公室当秘书。到经理办公室后，姜秘书更是干得有声有色。 近些天，姜秘书很兴奋，因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了，她要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让罗经理脸上有光，说不定借这次机会，得到副总赏识，以后还有可能调到总公司工作。所以，在李副总经理视察期间，姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况，从现状到未来发展趋势，从具体工作到宏观评价，侃侃而谈，娓娓道来，无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务，她也毫不犹豫地满口应承下来。 视察结束后，姜秘书还给李副总经理留了名片，并向李副总表示：今后不管要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。 送走李副总经理后，姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意，却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现，并没有表扬，只冷冷地说了一句：“辛苦了。”

秘书的涵义、称谓、特征、性质、要求、内容和发展趋势

一、秘书的涵义 二、秘书人员的称谓、类别、层次 三、秘书的职业特征 四、秘书工作的性质 五、秘书工作的要求 六、秘书工作的内容 七、国外秘书工作的职业特点和发展趋势 八、各国秘书工作的发展简况 一、秘书的涵义 [编辑本段] ①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。 从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。 秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。 【（一）秘书官职化时代】

1.中国秘书官职化时代 在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。 即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类： 宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书?荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。" 指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。 至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。 古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。 唯有一次例外，那就是东汉末年 魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

至清末，我国的秘书工作真正名实相符。 辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。 其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。 其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。 2.国外秘书官职化时代 西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international） "秘书"这个词来源于秘书工作保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人. 今天cretary第一个字母s大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员 secretary of state 在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。 the secretary of state for foreign and commonwealth affairs意为外相

秘书工作的性质特点

秘书工作的性质特点 【(一)秘书的根本性质——辅助性】 辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 【(二)秘书工作的特征】 与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征： 1、中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 2、直接性 秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 3、全面性 是体现在职能辅助的全面性上 是体现在过程辅助的全面性上 4、服务性 人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。 5、被动性 秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。 秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6、潜隐性 秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7、机密性 关于这点，我们将在后面具体阐述。 【(一)秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化 年轻化和女性化 【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】 秘书是"软人才"中的代表之一。 秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。 秘书的工作内容 【(一)秘书的职能】 1、辅助决策 (1)辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 (2)辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 辅助内容的综合性

什么是秘书

什么是秘书 一、国外的定义 1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是："具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。 2．原苏联的定义。认为："秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。"这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。 3．日本的定义。日本学者认为秘书是"帮助与处理各种事务的工作人员"；还有通俗的说法："秘书是全能运动员"。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，"赋予性"强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的"直接性"。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。 以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国秘书主要地还是一种职务名称，而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。 二、我国对秘书定义的各种说法 我国自80年代以来，对秘书的定义进行了探讨，并有所进展，各家界说多种多样： 1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是"职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般

秘书学

第一章、绪论 教学目的和要求：了解秘书的涵义的特征，了解秘书工作的内容和作用，了解秘书学的涵义及对象、方法。 在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。 人类的一切社会形态都是在社会实践中产生的。秘书、秘书部门、秘书工作都是社会实践的产物。秘书学则是秘书工作实践的产物。在不同时代、不同国度、不同社会环境、不同社会活动领域里的领导者、组织者身边的秘书，在长期的为领导者提供辅助和服务的实践中，积累了丰富的秘书工作经验。秘书学则用科学的方法将秘书工作经验和秘书文化进行梳理、综合、总结、升华，使之条理化、系统化、理性化，并探索研究其基本规律、基本特征、主客体关系及有关原理、原则、方法、要领等，逐渐构成了美术学体系。秘书学在秘书工作实践中产生，其价值及学科研究的目的在于指导秘书工作实践、培养秘书人才。 第一节、秘书的涵义和职业特征 一、秘书的涵义 秘书是秘书学理论的逻辑起点，是秘书工作的主体，是秘书理论与

实践研究中的核心。 在我国，秘书的涵义，众说纷纭。社会上的有从字面上解释的：秘密文字工作者；也有用比喻说明的：领导的参谋与助手。都有一定的正确性，但又不够科学和确切。下面介绍一下学术界较为普遍的4种说法。 （一）、宫中秘藏之书 “秘书”一词最早出现在汉代，是指宫禁中的秘藏之书。《汉书刘向传》：“诏向领校中五经秘书”。《汉书》的作者班固曾任兰台史令，负责典校秘书。到东汉桓帝时，设秘书监，是负责管理图书密籍的官职，相当于国家图书馆馆长或档案馆馆长。后历朝沿袭直至清代。唐代名臣魏征，在当宰相前就担任过秘书监这个职位。此时的秘书，已经发展为不仅指物，也指机构、指人了。但是和近代秘书的意义还是不同的。我国有现代意义的秘书、秘书机构和秘书工作，始于1912年南京临时国民政府时期。以孙中山为首的临时政府参照欧美政体，实行总统制，在总统府下设秘书处，配备有秘书长和秘书。 （二）、辅臣 在西方，“秘书”一词源于拉丁文，其意思是“可靠的职员”。在西方国家，秘书一般指政府、各社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。 秘书的英文名词是Secretary，有两种中文翻译：Ｓ大写的为“辅臣”，Ｓ小写的则为“帮助上司处理文书和事务的人员”。通常有“大秘书”和“小秘书”之说。前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内外的文职大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如美国的“国务卿”（The Secretary of State），沙特

《秘书学概论》思考题答案-第一章

《秘书学概论》绪论 1. 秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面? 秘书学发展阶段的成果可以概括为:（1）秘书职能的发展转变（2）建立了秘书学科（3）秘书职业化的初步形成（4）秘书工作手段与方法的大变革 2. 秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。 3. 从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些? 从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。 4. 秘书学与文书学、档案学有什么区别? 秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。 从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。 从研究对象来看，秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律，文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案,不能混同于文书学和档案管理学。“秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。”所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。 《秘书学概论》第一章 思考题参考答案 1. 什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？ 定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。应从

简述“秘书”的定义

简述“秘书”的定义 什么是“秘书”?世界各国迄无一致定义,因为各有各的国情。定义不清,必然各说各的。所以,它既是秘书学理论研究的起点,又是秘书学理论体系研究中的珠穆朗玛峰。 一、国外的定义 1.西方发达国家的定义。国际职业秘书组织(英文全称:professional secretaries international)是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织,它给秘书所下的定义是:"具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积 极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。 2.原苏联的定义。认为:“秘书是一项普通的职业,其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”这主要指机关秘书,因为私人秘书不是主体,它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近 我国的情况。 3.日本的定义。日本学者认为秘书是“帮助与处理各种 事务的工作人员”;还有通俗的说法:“秘书是全能运动员”。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而 变化的,“赋予性”强,是很难明确界定的,同时也强调了秘书为领导人服务的“直接性”。日本社会具有东西交融的特点,它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。

以上国外定义的共性:(1)秘书是一种社会职业,而不仅是一种官职名称;(2)秘书主要是为领导服务的人员。不管要 求与权限有何不同,前一点与我国的现状是有差异的,在我国秘书主要地还是一种职务名称,而没有完全社会职业化;后一点则是古今中外秘书的共性,即一切秘书都是为其领导 人服务的助手,没有领导就没有秘书,正是领导人的需求,导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。 二、我国对秘书定义的各种说法 我国自80年代以来,对秘书的定义进行了探讨,并有所进展,各家界说多种多样: 年《辞海》秘书词条写道:秘书是“职务的名称之一,是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作,它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项,各机关和企业、事业单位,一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。” 年毛含德教授在《秘书学概论》(内部版)中说:“秘书是一种职务的名称,,是在国家政权单位、事业和企业单位 中,协助领导综合情况,研究方针政策,密切各方面的关系,办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员,也是一种职称。”提出了研究政策问题是正确的,但“职”只是一种设想。 年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为:“秘书是一种职务、也应当是一种职称”,“是领导的耳目、助手和

秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念修订稿

秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念 Coca-cola standardization office【ZZ5AB-ZZSYT-ZZ2C-ZZ682T-ZZT18】

秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念 秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念： （一）参谋观念 发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。 （二）服从观念 所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系

实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。 （三）全局观念 众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。

秘书基础秘书与上司的注意事项0001

秘书与上司的注意事项 秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了上司才有秘书的存在，那么着两者相处时有哪些注意事项?下面给大家介绍关于秘书与上司的注意事项，希望对您有所帮助。 秘书与上司的注意事项 1. 秘书要服从领导，认真领会领导意图，圆满完成领导交办的各项工作。 2. 尊重体谅领导，虚心接受领导批评，受到误解不在人前辩驳，如有必要，可找合适的机会解释。 3. 维护领导的威信，不在背后议论领导，给领导提意见和建议一定注意场合与时机。 4. 领导工作中出现失误，秘书要积极采取措施弥补和消除影响。 5. 善于总结领导的活动规律，在工作上与领导步调一致，为领导提供高效率的服务。 6. 加强与领导思想上的沟通和交流，建立起秘书与领导相互信任的和谐关系。 7. 不假借领导的名义以权谋私，损害领导的名誉。 8. 加强自身修养，树立服务意识，提高工作能力，当好领导的参谋和助手。 秘书的职业特征 【（一）秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化

年轻化和女性化 【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】 秘书是"软人才"中的代表之一。 秘书的职业通道很长，中国加入WTO,为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。 工作性质 【（一）秘书的根本性质——辅助性】辅助性是秘书部门天生的属性辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的【（二）秘书工作的特征】与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征： 1、中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 2、直接性秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置 上，在工 作程序上 3、全面性是体现在职能辅助的全面性上是体现在过程辅助的全面 性上 4、服务性 人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。 5、被动性秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不

对秘书工作的看法

对秘书工作的看法 在如今的社会中很多人都无法正确的理解秘书这一职业，总是带着有色眼镜来谈论一切有关秘书的事情，仿佛秘书是一个很让人瞧不起的职业。当然这些都是无知的人通过一些媒体宣传而产生的错误理解。但是，很多社会上的定制都是人们人云亦云的结果。我的思想也不免受到了一些影响因此对秘书这一职业并不怎么感兴趣。和同学们谈到的这门课程时他们的讪笑让我无奈。因为不懂所以我无法解释什么！但是自从崔老师您给我们上了那个风趣幽默的第一节课，让我彻底的改变了对秘书这个职业的看法。 首先是秘书的定义，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。以前不知道，对秘书的相关工作更是没有什么了解，但是通过老师的讲解，我不敢说能够理解明白多少，但是知道我对此不再是一无所知，出现以前人云亦云的误解。 其实秘书的工作是十分繁重，琐碎的，对工作人员的自身素质要求是很高的。到了现在这个科技飞速发展的时代，各企业，工作岗位对秘书的要求也在逐渐提升，现在的秘书不再是以前简简单单的打打字，做做文件整理，帮老板记录相关会议进程内容等。现在的秘书人员是助手、是参谋、是桥梁,同时又是“管家”。日常工作中,秘书人员要为领导安排日程、处理杂务、协调事务;领导需要做决定的时候,秘书人员需要向领导提供决策的依据、参考；随时准备快速查找领导需要的信息,以保证决策的正确性和可行性；决策的实施过程中，秘书人员又必须把领导的意图妥善地传达到各部门，保证各部门能正确领会决策，科学地执行决策。同时，在执行决策的过程中，还必须要协调好各职能部门之间的关系，以保证部门与部门之间的完美配合。。所以一个称职的秘书要既能撰文办文，又能沟通协调；既懂专业，又会管理；既能处理信息，又能处理公关事务；既可以为领导办理各种具体事务，又能为领导出谋划策；既是领导的工作助手，又是领导的生活助理。所以秘书这一职业并不简单！ 而且通过课程我也知道了现代社会对于秘书的知识与能力结构要求是非常

解析秘书考试试题及答案(1)

一、单项选择题 1．秘书学，从学科大类来说，属于 ( ) 范畴。 A．社会科学 B.人文科学 C 管理科学 D 综合科学 2．“秘书”的涵义，有一个( ) 的演变过程。 A．由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下 3． ( )，朝廷中出现了最早的秘书机构一一太史寮。 A．东周 B 商末周初 C 秦末汉初 D 隋末唐初 4．虞舜时的史官称为“( ) ”。 A．纳言 B 出纳 C 长史 D 记言 5．秘书，是一种职务名称，指处于( ) 地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。 A．中心 B 枢纽 C 中枢 D 中介 6．公文写作必须以党和国家的方针政策为指导，同时必须( ) 。 A．反映作者的思维活动 B 在法律赋予的职权范围内进行 C 熟练掌握修辞技巧 D 有业务目的 7．秘书工作的辅助性主要体现在地位的 ( )与工作的被动性两个方面。 A．被领导性 B 中介性 C 从属性 D 隐秘性 8．智能结构即( ) 和能力的综合反映。 A．智力 B 智商 C 知力 D 知识 9．协调是一门(学问，要做好协调工作，必须艺术。一是要掌握好分寸；二是要善于掌握有利时机；三是要讲究一定的 ( )。

A．技巧 B 技术 C 艺术 D 语言艺术 10．( ) 是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。 A．性格 B 兴趣 C 意志 D 毅力 11．( ) 随机抽样，又叫机械随机抽样。 A．等距 B 纯 C 标准 D 简单 12．信访工作的特点，一是高度的 ( )性；二是广泛的监督性；三是综合的服务性。 A．时效 B 整体 C 政策 D 政治 13．按信息形式分，可分成( ) 信息和物化信息。 A．内化 B 内储 C 内存 D 内蓄 14．协调工作的内容主要是 ( )协调、关系协调和事务协调。 A．组织 B 领导 C 政策 D 法律 15．从逻辑学的角度讲，分类的第三条逻辑规则：分类应该按一定的 ( )逐级进行。 A．层次 B 逻辑 C 子项 D 母项 16．下列各组文种中，属于行政公文的一组是( ) 。 A．报告命令议案 B 条例办法章程 C 条例章程简报 C 报告办法方案 17．按行文关系分，报告属于( ) 。 A．上行文 B 下行文 C 平行文 D 多行文 18．按性质作用分，会议纪要属于( ) 公文。

秘书学的含义

秘书学的含义 秘书的历史和广大秘书人员的丰富工作实践，为秘书活动及其规律的研究提供了条件。秘书学就是研究秘书工作的产生、发展极其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。它的研究任务是揭示秘书活动产生和发展的本质和特性、功能和作用的一般规律和特殊规律，指导秘书工作走向理论化、规范化和科学化。 秘书学的性质 一、理论的应用性秘书学是一」门实践性很强的应用学科。 二、知识的综合性秘书学是一」门综合性的新兴学科。 三、工作的政治性秘书学是一」门政治性很强的学科。 四、学科的群体性秘书学是一-门综合性学科，冋时也是一个独立、 完整的理论体系，是以秘书学概论为主导的众多学科群 秘书学的研究对象 一、秘书人员秘书人员是秘书活动的主体，秘书活动主体研究是对秘书 活动主体的特征、地位、思想修养、心理素质、职业道德、行为准则等方面展开的研究 二、秘书工作秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的 载体要素，秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自 身的存在价值。 三、秘书方法秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，指秘书人 员在认识、表达和处理各种事物时所米取的途径、方式、手段 和程序等的总称。

四、领导意图领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动 的准绳和尺度。 五、秘书环境秘书环境是秘书活动的外在要素。 秘书工作的含义 秘书工作就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、 办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。 秘书工作的内容 一、政务性工作政务性工作是指直接为领导决策（不限于党政机关的政治决 策，包括企业的重大决策）服务的综合性工作，包括：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、监查工作、 建议和提案工作、文字工作。 二、业务性工作业务性工作是带有专业性质的常规工作，包括： 文书处理、档案管理、资料工作、会务工作、信访工作、密保工作、网站（网页）管理、谈判工作、公关工作。 三、事务性工作事务性工作是指一些专业性不强、主要依靠经 验和责任心就能办好的机关具体事务，包括：领导日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理、机关日常事物的管理。秘书工作的特点 一、政治性秘书工作，是为现时的领导或领导机构服务的，必然体现领导者的意志和愿望，带有较强的政治性。 二、辅助性秘书工作是辅助领导进行决策管理和领导服务的工作，因此，辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征。

秘书学工作特点

长春理工大学光电信息学院 ————秘书学作业 姓名：周格 学号：0966144 专业：汉语言文学

结合吉林大学靳从林教授“中日文化比较”，长春理工大学董宇教授“秘书工作务实”，我们对中外秘书工作进行了研究。 一、中日两国秘书工作的差异 1、企业秘书与行政秘书： 在日本，占主导地位的是企业秘书。虽然政府机关和事业单位也有秘书，但为数最多的是在企业、公司和商行供职的秘书。在日本，企业秘书工作深深影响政府机关秘书工作，政府机关的秘书工作都是按照企业秘书工作模式运行的，换言之，企业秘书工作特点就代表着日奉秘书工作特点。在企业，追求高效率是它的最基本的特点，因此，日本的秘书工作效率高也是它的最基本的特点。进行一项工作，以最快的速度、最茼捷的方法完成，是每个日本秘书所追求的。 我国“秘书的一般定义是指在政府机关和企、事业单位从事文字和行政工作的人员。但一提到秘书，人们必然联想到政府机关。事实上，党政机美秘书人员也的确曾是我国秘书联合体的主体，在相当长时期内，企事业单位的秘书工作。都是按照党政机关秘书工作模式运行正因为历史形成的这个客观原因。所以我国的秘书和秘书工作都不呵避免地以行政机关秘书和秘书工作为基础。行政机关秘书工作特点从某种意义上讲，就代表着目前中国秘书工作的特点。行政机关的秘书工作，更突出的是“参与政务”。参与政务，即为领导的决策出谋划策，直接参与领导事务中，这就使得行政秘书总有一种高于一般机关工作人员的优越感，有时不能正确认识自己的位置。 2、行业与非行业化： 在日本，以及提多西方国家，秘书工作都呈行业他的特点。即秘书工作是一种行业性的职业。做这项工作要有专业证书，持证上岗。由于日本秘书行业化程度比较高。对从业人员的知识化程度要求也比较高。对于秘书行业的基奉知识、基础技能，所有从业人员都必须经过专门的训练。比如文秘基础理论知识；基础写作、应用写作知识；档案管理知识；速记技术；文字处理技术；办公自动化技术等等。此外．还要掌握会计学、经济学、保险、税务、销售、证券、金融信贷、企业管理和法律等等相关知识。并且．经过考试合格，拿到岗位证书，才能上岗。 在我国，秘书工作不是行业性工作．因此，无论什么样的人，都可以作秘书工作。所以，秘书人员的专业素质参差不齐。有资料表明．我国从事秘书工作的人员，经过文秘专业培训的不足30％。其余70％中．有中文专业的．有经济学专业的．有法律专业的．甚至有理工科的。另外由于行政秘书的特点．秘书人员与领导的特殊性．使得秘书人员在工作中有越权处理事物的现象。 3、女性化与男性化： 在日本．有关秘书的书中一般用“SHE”(她)代指秘书，而不用“HE” (他)。另一方面，据日本政府统计的数据反映，日本22．3％高中毕业女学生选择当秘书。这表明在日本，越

秘书现象与秘书概念文档

秘书现象与秘书概念文档 Secretary phenomenon and Secretary concept documen t

秘书现象与秘书概念文档 小泰温馨提示：本文档根据秘书工作核心思路展开，具有实践指导意义，适用于文秘工作组织或个人。便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整修改及打印。 一、秘书现象和秘书现象的社会定位秘书和秘书工作，作为客观存在的社会事物和社会现象，是历史发展的必然产物。秘书学的研究，不应从历史上什么时候出现秘书职务开始，而应当从为什么会出现"秘书"这一本原开始。文字的产生和发展，从五千多年前用兽骨占卜问神，到商朝甲骨卜问后刻写卜辞，体现了人在为权力服务中总结文字经验和发挥文字作用的本领，以文字为工具的社会服务随之寻偶。向当事人释解占卜凶吉，记录生产技术，记载个人秘密，提出某种建议，充当传递信使等秘书现象不断出现。这些现象的抽象，就是孕育"秘书"含义的本原。秘书现象的应用价值，首先被氏族公社末期的贵族统治者所认识。他们对秘书现象进行了政治性和归属性的改造。随着社会的发展，这种"围核机制"被模拟和扩散。表现为"核"的模拟和"围"的扩散。这样，在我们的脑海中浮现了一幅图景。在社会前进的脚步中，以"围核机制"为特征的秘书现象不断地以一定的存在形态被凝固在社会各个系统、各个环节的枢纽之中。凝固点上的人就成

为秘书现象的人格化身，成为"秘书人"。他们被称之为"秘书"或类似的称谓，实现了秘书现象的社会定位。这就充分说明，"秘书"是由秘书现象分离和衍变而派生出来的，它是一种符合社会管理发展需要的分工。由于社会各个系统、各个环 节的枢纽是个庞大的网络，因此在网络中无数点上定位的"秘书"，存在着社会属性、"凝固"形态和活动方式多元化的特征。事实正是这样，当今世界"秘书"的定位有官方的、民间的；政治的、经济的；行政的、专业的；集团的、个人的等等，不一而足。总之，历史的发展，产生了秘书现象，秘书现象 孕育和分娩了秘书人，秘书人承担了秘书现象的兼容升华和围核指向，满足了社会定位的需要；同时，社会对秘书现象及其"围核机制"的功能性选择，还在不断发展和扩新，呼唤出现新的"秘书"定位。这就是秘书现象和秘书定位历史发展的模型。这模型告诉我们，人类社会的秘书史，就是在这样丰富多彩的秘书现象动态发展中记载的。 二、从秘书现象看秘书概念对秘书现象产生和演化，以及秘书职司起源和变迁的粗略勾勒，有可能为我们解释秘书概念找到了一把钥匙。首先，秘书现象产生--发展--分 离--再发展--再分离的演进规律，表明了它既有广义的扩展性，又有狭义的规定性。其次，秘书现象分离后的社会定位 的围核化，社会定位历史发展的多元化，表明"秘书"在人格化

秘书职位发展历史介绍

秘书职位发展历史介绍 1、起源：炎黄殷商 前提：A社会组织、领导者需要辅助人员; B文字书面信息的使用 2、各朝具体情况 原始社会后期：皇帝设“六相”，以仓颉为史官; 尧舜设百揆、秩宗、纳言等官职兼秘书工作 特点：工作范围不广，一人负责多事，分工不明，但已脱离萌芽状态，有一定雏形 夏商周：我国秘书工作正式确立 夏朝建立，制度完善，秘书产生，太史令、左右史、秩宗 殷商：巫史合一，称为“史巫”，负责占卜、传达王命、保管文书 西周：史巫分家，史官任秘书工作 春秋战国：社会大变革，对内参与国王决策、起草文书、宣布命令;对外接访、信件 特点：分工明确、职责重大、地位上升、可以参政 秦汉：秦：御史大夫相当于眼下的秘书长 汉：尚书台掌管奏章、参与决策;主薄、书佐为中下层秘书，保管文书、写公文 特点：地位空前上升，身兼多职 汉魏：曹操改秘书为秘书令

两晋：设秘书寺，下设秘书卿，秘书少卿，秘书丞，主簿官，形成完整秘书机构 特点：汉魏统治阶级内部争权激烈，低级秘书提拔为高级秘书 隋唐： 隋：避讳“忠”，中书省改为内史省，中书监改为内史监，门下省改为纳言 唐：中书省出令，门下省审议，尚书执行 唐玄宗：翰林学士，内相，学士型秘书 军队：秘书官，参军地方：参事，主簿，书吏 特点：要求高，科举，书法，文理判事，口才，外貌 宋元： 宋：中央集权空前集中，只有中书省参与机密，设枢密院 元：曾设行中书省，行枢密院 特点：a机构更繁杂，分工细密 b军政分立，秘书工作分为枢密院，中书省 c严格考选制度 明清： 明：内阁，六科，通政司，六书房，后期有司礼监 清：内阁，南书房，军机处地方：师爷 特点：已形成系统完备严密的秘书工作体制，皇权统治，行政管理的重要组成部分 近现代 1、清末：纯粹以“秘书”二字命名秘书工作

秘书具体工作内容

秘书具体工作内容 2008-09-25 00:16 秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。 一、商务沟通 （一）接待工作 1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。 2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。 3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。 4. 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。 5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。 (二) 沟通与协作工作 1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。 2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。 3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。 （三）商务谈判 1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。 2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。 3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。 二会务管理 (一) 会议筹备 1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准 2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。 4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。 5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。 6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。 (二) 会议沟通与协调 1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作 2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。 3. 做好会议保卫、保密工作。 4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。 5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行 （三）会议善后 1. 做好与会人员的返程安排 2. 检查清理会场和整理会议文件。 3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。 4. 评估会议效果 三商务活动管理 （一）商务活动 1. 安排会见、会谈 2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动 2. 掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。 4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。 （二）商务旅行