电子公文档案管理系统方案设计_张慎武

兰台世界2013·7月中旬

基于web2.0的河南省新型数字档案馆建设

文章对河南省内的数字档案馆建设情况进行探究,针对互联网平台方面数字档案馆建设现存的问题,运用R ss 、

Bl og 、W i k i 即时通讯等技术,创新档案利用途径和资源聚合方式,逐步形成高聚合、高检索效率、高互动性的新型数字档案馆。

数字档案馆w e b 2.0技术档案资源聚合摘要关键词根据河南省内的档案馆发展现状,本文基于互联网平台提出了运用web2.0技术建设新型数字档案馆的建设思路,并力求在档案资源聚合方式及开发、利用层面有所创新,满足档案利用者的需求,实现多维度的资源聚合和个性化查档。

一、河南省数字档案馆建设现状

1.基本情况。河南省数字档案馆建设是基于“三网平台”的建设,

“三网平台”即局域网平台、馆际政务网平台和互联网平台。在档案信息化建设方面,省内各级档案馆取得了一定的成果。截至2010年底,全省各级档案局(馆)建成档案信息网站60个,其中档案界网站已成为全国档案系统最有影响力的网站,档案利用体系建设取得了新的突破;全省18个地市级档案馆中有15家购置了档案管理软件;18个地市级档案馆共有16个开始了案卷级目录数据库的建设。其中,

省档案馆截至2011年底,共数字化纸质档案1.6606万卷,119.0398页,占全部纸质档案的3.6%左右;数字化照片档案3.8万件,数字化程度达到100%。根据2008年国家档案事业发展综合评估结果来看,河南省的档案事业发展已经迈入全国先进行列。

2.存在的问题。(1)馆藏档案的数字化程度有待提升。据调查结果显示,省内部分地方档案馆尤其是县级档案馆,基础设施建设尚不完善,档案开发利用方式相对单一,馆藏特色档案较少,档案数字化情况和现代化管理水平相对滞后。截至2010年底,全省共有17

个地市级档案馆、96个县区级档案馆开展了档案全文数据库建设工作,分别占总数的94.4%和61%。目前,河南档案信息网中,“河南数字档案馆”尚未对外开放。据了解,省数字档案馆暂时只对已经上传数据的地方档案馆的管理员开放,只在已开通上传数据的地方网站才能进入,已经上传数据的各地档案馆可以通过授权账号才能查询使用。资料数字化程度不足是其尚未开放的原因之一。(2)档案馆网站建设质量不高。在省内已建成的60个各级档案信息网站中,多数网站仅具备初步展示功能,在线更新缓慢,质量不高,出现了实际数字化水平和网站内容更新脱节的情况。全省18个地市中有13个建立了档案网站,占被调研网站总数的72.2%。依据《中部六省市级档案网站评估指标体系》对全省市级档案网站建设进行评估,河南省市级档案网站在内容建设、功能设置、规划设计3项一级指标上,其中,内容建设的平均得分率为59.4%,基本达到合格水平;功能设置的平均得分率最低,仅为43.9%,亟须完善。(3)信息单向传播,互□郑州大学信息管理系郭少友李雪阳张璐张心源

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日期,档案可以进行整体归档,归档后的档案任意用户不得修改。

1.系统管理。一个单位至少指定一人为系统管理员,负责本单位的部门、

用户、公文类目、系统日志的管理。若无授权,则无权浏览及管理公文档案。(1)部门管理:负责本单位部门的创建、修改和删除,指定和修改部门可以管理的类目。(2)用户管理:负责创建、修改和删除用户,指定用户是否是管理员。(3)类目管理:对本单位公文档案的类目进行创建、修改和删除管理。(4)系统日志管理:对系统日志按多种条件如:操作时间、用户、操作类型、操作内容等检索与统计。

2.档案管理。(1)公文登记:对收文和发文进行登记,并保存到数据库中。包括公文原件及各种元数据。(2)公文统计:可以按收发文、年度、归档问题、密级、紧急程度和保管期限进行统计,并以表格视图和饼图、折线图、柱状图等图形化视图显示、打印及导出。(3)公文归档:可以对部门的公文进行归档,指删除硬盘中的文档,写入到光盘中存储,如果光盘容量小于数据库大小,则首先对数据库拆分再进行归档。(4)档案权限管理:可以进行组的管理和授权,授权可以细化到公文档案的类目和字段级别。(5)部门用户管理:负责本部门用户的创建、删除及授权。(6)部门日志管理:可以对部门日志按条件如:操作时间、用户、操作类型、操作内容等检索与统计。

六、档案利用方案

档案利用应不受地域时间的限制,因此我们将档案利用设计成B/S模式。档案利用者只要有浏览器,就可以在任何地方任何时间查阅档案,全文检索需要的档案信息。为了保证安全性,只有授权用户才可以查阅档案的原文,并且不能保存和打印,严格控制档案的利用安全性。(1)简单检索:可以按全文、标题、正文、发文单位和主题词等进行检索,并可以在上次查询结果的基础上进行二次检索。(2)高级检索:可以按照公文档案的类目、全文、标题、正文、发文单

位和主题词等进行复合条件检索。在权限允许的范围内,用户可以对检索到的档案进行原件浏览和下载。

七、电子公文档案管理平台方案的特点

电子公文档案管理平台方案的特点:(1)采用非结构化数据库作为系统的数据库平台,确保系统能够安全和高效率地存储公文的全部元数据,包括公文档案原件及起草和批阅文件。(2)采用C/S和B/S相结合的系统方案,确保系统的易用性、可维护性和安全性。(3)基于光存储的公文档案存储方法确保了档案的原始性不被破

坏,另一方面光存储在耗电量、碳排放量、存储寿命等方面要优于磁存储,有效地节约了社会资源,保护了环境,解决了档案长期保存问题。(4)检索功能强大,可实现简单检索、二次检索、高级检索及基于内容的全文检索,而且检索速度快、查准率、查全率高。(5)采用基于用户组的可定制权限控制方法。系统可以添加各种用户组,每个用户组可以自由定义任意权限,系统中的用户只要属于某用户组,即拥有了该用户组的权限,同时采用了字段级别的细粒度权限控制。

参考文献

[1]王伟.T RIP 数据库系统的优势[J ].安徽科技,2008

(4).[2]高艳霞,张慎武.电子档案的非结构化存储方案浅议[J ].兰台世界,2012(2).★本文为河南省科技攻关项目课题,项目编号:122102210057

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