电子公文档案管理系统方案设计_张慎武

兰台世界2013·7月中旬

中原工学院电子档案技术研究所张慎武高艳霞河南省科学院地理研究所王玉霞

本文提出了基于非关系数据库建立电子公文档案管理系统的设计方案。

介绍了电子公文档案数据的特点,选择了光盘库和非关系数据库作为存储平台,采用了C /S 和B /S 相结合的系统方案,并详细设计了业务处理和档案利用方案。

电子公文非关系数据库光盘全文检索档案管理摘要关键词一、

电子公文档案管理遇到的挑战随着行政机关、公司企业公文电子化工作的进一步展开,电子公文管理成为政府机关和公司企业的一个重要课题。但当前公文管理技术与标准还不够成熟。为了进一步推动政府信息化的建设,必须进一步研究开发适应新时代的公文管理系统,以提高公文办理效率,提升政府和公司绩效。

目前许多单位都建立了管理系统试图来管理这些公文,大多数还只是在系统中记录了公文档案所在的物理位置(如楼-层-房间-档柜-栏-格),对公文的条目进行管理。在这种方式下,进行基于内容的全文查询无法实现。当然也有部分系统可以把电子公文的原件存储起来,但国家目前还没有统一的规范,电子公文的文件类型又比较繁多,如有DOC、PDF、TIFF、JPEG、XML、CEB、SEP、TXT、RTF、WPS等等,目前的系统仅支持少数几种文档类型的全文检索,因目前系统大都采用关系数据库作为存储平台,其底层的存储限制决定了在存储电子公文这种非结构化数据方面表现出先天不足,因此亟待找到新的解决方案来存储和管理电子公文。

二、非关系数据库存储和光盘归档方案的选择

电子公文来源广、类型多,且长度不一,属于非结构化数据。在存储公文档案时,除了需要保存公文档案原件以外,还要保存档案的元数据,如电子公文可能有多个主题词、多个抄送单位、电子公文的多次批阅、多次审核及电子公文的成文过程形成的各种草稿等元数据,不便用关系数据库的二维表进行存储。勉强保存起来的,也很难支持基于内容的全文检索。

非关系数据库从数据模型入手,采用子字段、多值字段以及变长字段的机制,允许创建许多不同类型的非结构化或任意格式的字段,从而解决了关系数据库模型过于简单、不便表达复杂嵌套的问题。在其底层存储机制的变革基础上,采用先进的倒排索引技术,从而实现了对于海量文献信息的快速全文检索的功能。

TRIP是一个成熟的专门处理非关系数据的软件系统[1]50。它完全支持对子字段、子记录的管理。TRIP能存储多达200多种不同格式的电子文件,如PDF、TIFF、DOC、JPG、PPT、XLS等等,而且能自动抽取这些文件中的文本信息,存入倒排文件,提供全文内容的快速查找。可以做到将所有的电子文件放入数据库中,数据库可以存储到光盘里,与操作系统、管理软件和数据库软件分离,光盘中仅仅存电子文件。除此之外,TRIP还是一个成功的全文检索的搜索引擎。它采用倒排索引技术,检索速度几乎与数据库的大小无关。TRIP还有电子文件的内容管理、内容汇聚与重复排查、跨语种存储和查找、数据安全访问控制、支持网格存储、中文语义处理等特点,这些特点都非常适合作为本文的存储平台。

公文档案的存储,要求一次性写入后尽可能多次地读出,能够

读出的时间尽可能地长,存储系统消耗的电力尽可能少,对环境造成的污染尽可能小,存储同样的数据信息所花费的成本尽可能低。

磁光电三种存储介质中,光盘的寿命最长,可达到50———100年,可用作长期存储电子公文的介质;而电存储介质的寿命一般不超过10年,磁存储介质的寿命一般在10———30年之间,因此电磁存储介质只能用作临时存储电子公文的介质。由于DVDR光盘具有一次写入多次读出、不能改写、不受磁冲击、离线存储不耗电、存储寿命长的特点,所以采用DVDR光盘存储电子公文。将来还可以采用大容量的蓝光光盘来存储。

三、总体架构设计

考虑到目前的企事业单位大都已建立了内部的局域网和档案管理系统的安全性要求高等特点,

本文设计的公文档案管理系统采用了C/S和B/S结构相结合的模式[2]20。

在系统总体架构中,公文档案的业务处理模块采用C/S模式,客户端通过TRIPnet协议和数据库服务器进行交互,主要完成公文档案的添加、

修改、删除,用户管理、部门管理等工作,可以使得公文档案的管理更加安全和快捷;公文档案利用模块采用B/S模式,浏览器通过HTTP协议和WEB服务器进行交互,WEB服务器再通过TRIPnet协议和数据库服务器进行交互,用户可以通过浏览器查询、浏览授权或公开的档案。

四、功能设计

根据《电子文件归档与管理规范》、《国家行政机关公文处理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子公文归档管理暂行办法》等国家标准和行业规范,结合党政机关、企事业单位的具体需求,系统应支持至少四类用户:

单位的系统管理员、部门管理员、部门一般人员和一般用户。考虑到档案的安全性要求,各部门分别独立管理各自的档案。(1)系统管理员主要负责用户管理(创建、修改、授权)、档案类目管理(添加、修改)、部门管理(创建、修改、指定部门管理员及能够访问的类目信息)及系统日志管理。但是系统管理员如不被授权,则无权查看各部门的档案。(2)部门管理员主要负责本部门用户的管理、组的管理、公文档案的授权、登记、检索、统计,档案的归档、备份及日志管理。(3)部门一般人员根据部门管理员的授权可以进行公文档案的登记和检索。(4)对于一般用户,如果部门管理员给其授权,则他可以检索该部门相应类目授权范围下的公文档案,档案的授权采用了细粒度控制,可以精确到某一个字段及字段中的内容。

五、业务处理方案

考虑到档案管理对安全性的特殊要求,系统要求每个部门只能管理本部门的档案。如果没有授权,即使是系统管理员也无法查看

及管理部门的档案。每个部门有一个档案员,由他来管理自己部门的档案、用户和档案的授权工作。系统可以设定到每年的某一确定

电子公文档案管理系统方案设计

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