“收文”不是档案论质疑

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“收文”不是档案论质疑

作者:王茂跃

来源:《档案管理》2008年第03期

摘要:本文主要从衡量“收文”是不是档案的标准,档案的唯一性并非指档案只有一份。“收文”作为档案与“收文”是档案没有区别,档案馆档案重复与“收文”是档案无关等几个方面对“收文”不是档案论进行了质疑。

关键词:收文;文件;档案

档案学者刘东斌先生在《论档案形成在前》一文中认为“‘收文’不符合‘档案形成在前’说,而恰恰符合‘文件是档案的前身’的观点”,并提出了“‘收文’是不是档案”的疑问。而《论“收文”不是档案——四论档案形成在前》(以下简称《论“收文”》)这篇文章就专门解答了这一疑问,并得出了“收文”不是档案的结论。

无论从理论上还是从实践上看,我国和国外都是将“收文”作为档案看待的。如果“收文”不是档案的话,那么我国档案机构保存的相当数量的“收文”就不能称为档案了,若此。档案室和档案馆这些名称能否使用都是问题。那么《论“收文”》得出“收文”不是档案的结论,究竟存在哪些问题呢?

1.衡量“收文”是不是档案应采用什么标准

要说明“收文”是不是档案,我们应当用档案定义来衡量。如果“收文”符合档案定义,就是档案,否则,就不是档案。《论“收文”》在对档案定义进行梳理后,认为有两点既表明人们认识档案的趋势,又是基本趋同的,这就是“直接形成的”、“原始记录”。但令人不解的是,《论“收文”》接着就得出了结论:“用档案定义中的这两点来看‘收文’,问题就出来了。就立档单位来说,‘收文’是其在社会活动中‘直接形成’的‘原始记录’吗?显然不是。既然不是,怎么能是档案呢?”

《论“收文”》认定“收文”不是档案,实际上运用了三段论推理。这一推理省略了大前提。我们可以将该三段论还原如下:

所有的档案都是立档单位在其社会活动中直接形成的原始记录(大前提),“收文”不是立档单位在其社会活动中直接形成的原始记录(小前提),所以“收文”不是档案(结论)。

很显然。这一推理形式没有问题,但大前提和小前提这两个判断是有问题的。

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