公司文档分类编号办法

文档分类编号办法

1.目的：统一公司文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规

范统一，提高文档管理水平，最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服

务。

2.适用范围：本办法适用于公司各项工作活动中形成的全部文档。

3.管理职责：

3.1 总经办负责制定公司文档分类编号办法，并协助、指导各系统/部门文档管理人员

执行。

3.2 各系统/部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。

4.分类原则：依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。

5.类别设置：

5.1 本公司文档设大类和属类，大类用大写英文字母代字，属类用阿拉伯数字代字。5.2 公司全部文档分为十大类，即：

（1）综合管理类A ；

（2）营销管理类B ；

（3）质量管理类C ；

（4）供应链管理类D ；

（5）研发管理类E ；

（6）设备管理类F ；

（7）人事档案G ；

（7）会计类H ；

（8）特殊载体类I ；

（9）基建类J 。

6.分类编号办法：

6.1 A、B、C、D、E类文档：

6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用

组卷方式归档。

6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须向总办申请，经审批后可采

用。

6.1.3 单件归档，档号结构模式为“大类代字”+“年度代字”+“属类代字”+“件号”。

6.1.3.1 年度代号：2002年为01，之后年度以02、03流水编制；

6.1.3.2 文档“属类”代号在类别内以01、02流水给号，详细参见附件《文档类别表》。

6.1.3.3 编号案例：

b

2002年度综合管理类下属文件管理类制度规范文件，第一份文件编号为：

A · 01 · 02 · 01 0001

件号（以0001、0002流水编

二级属类（制度规范为01）

一级属类（文件管理为02）

年度代字（2002年为01）

大类代字（综合管理类为A）

6.2 设备管理类文档（F）：

6.2.1 同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式确定。

6.2.2 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“设备代号”+“案卷号”/“件

号”。

6.2.3 一级属类为：设备资料 01；设备管理 02。

6.2.4 编号案例：

F · 01 · 0001 0001

案卷号/件号（以0001、0002流水编

制）

设备代号（以0001、0002流水编制）

属类代字（设备资料为01，设备管理

为02）

大类代字（设备类为F）

6.3 人事档案（G）:

6.3.1 同一员工的人事档案集中归档。

6.3.2 人事档案采用组卷方式归档。

6.3.3 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“员工代号”+“案卷号”

6.3.4 下设一级属类：在职类 01；离职类 02。

6.3.5 编号案例：

G · 01 · 0001 001

案卷号（以001、002流水编制）

员工代号（以0001、0002流水编制）

属类代字（在职类为01，离职类为02）

大类代字（人事档案为G）

6.3.6 每套员工档案对应一组人事代码，代码根据姓名拼音的声韵母编制。

6.3.7 声韵母表：

6.4.1 采用组卷方式归档。

6.4.2 一份会计报表为一卷、一本会计账簿为一卷、一本会计凭证为一卷。

6.4.3 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“目录号”+“件号”。

6.4.4 一级属类为：报表 01；账簿 02；凭证 03；其它 04。

6.4.5 编号案例：

H · 01 · 01 001

案卷号（以001、002流水编制）

目录号（以01、02流水编制）

属类代字（报表为01）

大类代字（会计类为H）

6.5 特殊载体类（I）：

6.5.1 采用单件方式归档。

6.5.2 一份实物为一件，一份声像材料为一件。

6.5.3 档号结构模式为：“大类代字”+“一级属类”+“二级属类”+“目录号”+“件

号”。

6.5.4 “目录号”视载体具体情况确定是否需要设置。

6.5.5 一级属类为：声像类 01；实物类 02 。

6.5.6 二级属类为：照片 01；底片 02；光盘、磁盘 03；录音带、录像带 04；奖杯 05；奖牌；06；奖状、证书 07；锦旗 08 。

6.5.7 编号案例：

I · 01 · 01 · 001 001

件号（以001、002流水编制）

目录号（以001、002流水编制）

二级属类（照片类为01）

一级属类（声像类为01）

大类代字（特殊载体类为I）

6.6 基建类文档（J）：

6.6.1 采用组卷归档方式。