公司参观接待流程和指引.

前言

[适用范围]：公司各部门

[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。

XX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)

1、接待来访前期确认工作

1.1、来访时间及宾客信息确认

1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。

1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。

1.1.3需要确认接待的地点。

1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）

1.1.5需要了解客户公司经营性质。

1.2、接待活动主题以及来访情况确认

1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。

1.2.2客户预期谈判的内容。

1.2.3明确此次来访带来的深远影响。

1.2.4根据上述确认此行活动的主题。

1.3、来访安排

1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。

1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。

1.3.3会议安排

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。

1.4、资料稿件准备确认

1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。

1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。

1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。

1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。

1.5、成立接待小组（详情参见附件二）

根据每次接待情况的不同，组建接待小组。

1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。

1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。

1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。

1.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）

2、接待来访前期准备工作

2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）

根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。

2.2、制定参观路线

2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。

2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。

2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。

2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。

2.3、公司整体布置（详情参见附表二）

2.3.1外部：

①欢迎横幅

②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）

③花篮/植物绿化

④KT版签名墙

⑤红地毯

（以上信息可以根据每次具体来访而定）

2.3.2内部：

①红地毯（按照参观区域布置红毯）

②植物/花盆装饰

③果盘/茶水/咖啡

2.3.3特殊：

①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。

②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。

③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。

（以上信息可以根据每次具体情况而定）

2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）

根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：

①接待小组提出一定诉求；

②行政部门制作预算报价呈批；

③行政部获批后进行采购；

④根据要求进行布置/装饰。

*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）

*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）

*特殊用品（机器设备等）

2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）

统一要求全体员工职业装接待。

2.6、人员安排（详情参见附表二）

2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）

2.6.2各环节负责人

2.6.3礼仪人员

2.6.4其他人员

3、接待来访当日具体工作

3.1、车辆待命

根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。

3.1.1车辆等级：

①一级——高级接待

*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。

*高级轿车（奔驰、宝马等）。

②二级——中级接待

*中级商务车（别克商务、日产商务等）。

*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。

③三级——普通接待

*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。

*普通轿车/打车。

3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。

3.2、设备调试

产品设备调试：

①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。

②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。

③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。

3.3、工作人员到位

①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。

②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。

③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。

3.4、领导会晤

①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。

②会晤期间，所有接待人员待命。

3.5、结束送行

①根据身份确定规格而定。

（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）

②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。

4、接待来访后期总结工作

4.1、电话回访、后期跟进

接待小组/具体项目组执行：

4.1.1接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。

4.1.2对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。

4.2、总结会议

4.2.1接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。

4.2.2总结并记录此次接待活动的利弊。

4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。

4.3、总结整理资料留档

4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。

4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。

5、特别注意事项（详情参见附件三）

6、保密原则特别申明

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

【结束语】

兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。