竣工资料编制办法1

临沭县青石路园区段拓宽改造工程

竣工档案分类编号办法

一、分类编号原则：

1.为了统一临沭县青石路园区段拓宽改造工程竣工档案分类办法，实现临沭县青石路园区段公路工程档案检索体系现代化，现依据《公路工程竣工验收办法》制定本办法。

2.本办法基本包括了临沭县青石路园区段公路项目基本建设各个阶段形成的各类档案，并考虑到今后的发展需要和保持基本类目稳定。

3.临沭县青石路园区段公路的科技文件材料分为六级类目。在填写分类号时，第一至第四级类目的代号固定不变。

档号形式：GL.5.1.QS.YQ.1.2—XX

“GL”：一级类目（公路）

“5”：二级类目（公路工程）

“1”：三级类目（道路）

“QS.YQ”:四级类目（单项工程代号）

“1”：五级类目（综合类）

“2”：六级类目（工程总结）

（五、六级为基本类目）

“XX”：临沭县青石路园区段案卷流水号。

流水号的位数，可依据工程整理的总案卷数确定，如：千卷以内，流水号从：“001”开始编写。

二、档号章

档号章内容包括档号、件号和页数（见下图），填写时用四号仿宋体。

档号章盖在每件文件首页的左上角，距上边沿1公分。左边沿2

公分的位置，档案整理单位只填写件号、页数（档号章必须盖正、盖规范）

三．基本类目

（一）综合文件

1.竣工验收文件

2.工程总结

3.征地拆迁资料

4.上级批准文件及有关指示

5.建设项目承发包合同、协议文件

6.工程交接表

7.竣工文件缩图

（二）竣工决算

（三）竣工图表

（四）设计、施工文件

1.技术、设计文件

2.施工文件

3.进度控制文件

4.投资控制文件

5.施工原始文件

四、编写：

1.编写单位：

临沭县交通局青岛公信建设监理有限公司临沂育才公司

2.编委

王健张桂涛李建军李官宝赵怡明李贞珂

因时间仓促编写过程中难免出错，在实施过程中发现错误或不适宜之处请及时与赵怡明（0539-*******）联系，以便及时更正。

二00八年八月

临沭县青石路园区段拓宽改造工程竣工档案

案卷构成及质量要求

一、术语

1.案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。

2.卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

3.卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。

4.档号：由分类号和案卷号组成。

二、组卷要求

（一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的成套性、系统性原则，便于查找和利用。

（二）案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到真实、准确、齐全、完整。。

（三）案卷内科技文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，表格统一规范（文字、表格A4,图纸A3），制作和书写材料，必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写工具书写，禁止使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸），应复印保存。工程试验、检测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。

（四）工程竣工资料移交建设单位及使用单位的3套竣工文件材料，要求是建设过程中形成的全部文件材料；移交交通主管部门竣工文件材料，按照交通部《公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表》提出的归档范围整理。

三、科技文件材料的排列

（一）按路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。桥梁部分按照自下而上的顺序排列。路基按1公里分类、路面部分按2公里分类。

（二）项目技术文件材料按来往文件（管理、依据性文件）、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。

（三）管理性科技文件，按问题或重要程序排列。

（四）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

（五）科研课题文件材料按准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（六）案卷内科技文件的排列要求文字材料在前，图样在后。

（七）案卷内科技文件材料要按照一定的顺序以件为单位排列。

（八）竣工图按里程、专业、图号排列。

四、案卷的编目

（一）编写案卷面号

1．案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

2．页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号（此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角），表格装订时表头向左或向上。

3．借阅守则、卷内目录、备考表不编页号、不装订。

4．要求以件为单位编写小流水号，如所归档的文件属符合档案保管要求的成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数。

5．页号暂用铅笔编写。

（二）案卷封面的编写

1．案卷封面：采用案卷外封面的形式，外封面印制在卷盒的正表面，案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限用3号宋体字打印到蜡纸上（卷盒附带纸），粘贴在卷盒的相应位置上。

2．案卷题名：案卷题名应包括公路工程建设的名称、起讫里程、

单位工程（含分部、分项）及文件名称，如属桥梁工程，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应简明扼要、准确地反映出卷内文件材料的内容。

（1）项目技术文件材料（施工、监理、设计单位）按以下格式：×××桩号（指合同段起讫桩号）×××工程×××结构×××部位×××名称；

如：临沭县青石路园区段拓宽改造工程××桩号路基工程汇总表（2）管理性文件材料

①建设单位、设计单位、总监代表处按以下格式：

临沭县青石路园区段拓宽改造工程+责任者+问题+文件材料

如：临沭县青石路园区段拓宽改造工程总监代表处关于加强安全生产管理工作的文件材料

临沭县青石路园区段拓宽改造工程×××（桩号）段项目部关于×××的文件材料。

②监理、施工单位按以下格式：

临沭县青石路园区段拓宽改造工程×××桩号××问题××名称

如：临沭县青石路园区段拓宽改造工程×××（桩号）关于加强安全生产管理工作的文件材料。

3．编制单位：指案卷形成单位（单位名称用中标单位名称）

4．编制日期：案卷形成日期（用阿拉伯数字填写，如：2008.08.18）5．保管期限：填写规定的保管期限，参见附件二“公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表”。

6.密级：依据保密规定填写。

7．档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。档号用3号宋体字一行打印在卷盒附带的纸上，粘贴在相应位置上。

8.卷脊：需填写档号和案卷题名，参见附件四。

卷脊档号用4号宋体字，分两行横排打印，第一行是分类号到四级类目,第二行是五级类目和五级类目案卷顺序号，案卷顺序号同案卷封面上相同，档案号位置要适中。

案卷题名从右至左竖行排列，首行上空二个字，用3号宋体字打印到卷盒附带的牛皮纸上，粘贴在相应的位置，题名的内容要与上下的横线间各空65毫米。桩号打印要横排，字头向右。

五、卷内目录的编制（要求必须按照附件四打印）

（一）件号：用阿拉伯数字从 1 起依次标注。

（二）文件编号：填写文件材料的编号。

（三）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，用文件上所加盖的公章名称（或规范的简称）。

（四）文件题名：

1．原文上有标题的，填写文件材料标题的全称。

2．原文上的标题太简单或者没有，（如会议纪要、通知等）应自拟标题，重新拟写一个符合科技文件材料内容的标题，外加“[ ]”号。

3．每份文件材料的标题，在拟写时开头空格两字，以段落格式填写，横格内不能超过三行字。

（五）日期：填写文件的形成时间。填写时间时可省略”年、月、日”字样，单月单日可用零补充。如2008年8月8日可填写成“20080808”（分两行填写，资料日期若只到月的用0补足），若一件资料的年度有跨度，则填写起止时间。

（六）页数：应填写每件文件材料的总页数，如果是一件为一卷，标注文件终止页号。如所归档文件符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中标明合计件数的总页数。

（七）备注：留待对卷内文件变化时作说明用（如果有与科技材

料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注*，特殊载体的档号在卷内备考表中具体写明）。

六、卷内备考表的编制

（一）卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。

（二）立卷人：由档案整理组卷人签名。

（三）审核人：由组卷单位负责人审查签名。

（四）立卷时间：填写完成立卷的日期。

（五）审核时间：填写审核案卷完成的日期。

七、案卷内各部分内容的排列顺序

借阅守则—卷内文件目录—科技文件材料—备考表。

八、案卷装订的要求

（一）项目管理性文件应根据组卷要求，以件为单位进行装订（除请示、批复等有针对性的文件外，一般一份文件一装订，本单位发文要把发文稿件及文件底稿附在文件后面一起装订，收文要将收文稿纸附在文件后面装订成为一件），施工原始资料（试验、施工等表格）装订厚度最多不能超过2cm。

（二）每件文件要求有件封皮。

（三）每件文件要求取掉金属物，采用三孔一线方法，用白色档案专用线（较细的线）装订，孔距 80mm，装订线距左纸边10mm。

（四）装订时，文件材料装订边和下边一定取齐，横表格的文件材料，应把表头向左或向上装订。

（五）对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；原件有破碎的，要求粘贴在A4纸上；大于A4的纸折叠成A4大小。

九、卷盒、卷内表格的制作

（一）卷盒的外表尺寸

305mm╳220mm

厚度尺寸 20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

（二）借阅表格的制作

借阅守则、卷内目录、备考表的尺寸统一设定为：

297mm×210mm

（三）卷盒、卷内表格由总监代表处统一制作。

十、科技文件材料的归档套数

每套应刻录一张与文字资料完全相同的光盘一并交付。

临沭县交通管理局一套

临沭县财政局一套

青岛公信建设监理有限公司临沂育才公司一套

十、科技文件材料的交接

科技文件材料归档时，要填写《案卷归档接受签证单》、《科学技术档案归档接受签证单》。经验收合格后，交接双方在单据上签字盖章。

《科学技术档案分类目录》要求一式三份，在工程竣工验收后随科技档案一同移交到有关单位。

十二、其他

（一）会计档案，由临沭县交通局及财政局验收合格后，由财务部门分别移交到临沭县交通局及财政局。工程财务竣工决算二套，随工程竣工资料移交到临沭县交通局及财政局各一套。

（二）照片档案

1.照片档案应一式两套（临沭县交通局与青岛公信建设监理有

限公司临沂育才公司各一份）

2.照片档案分为照片和底片。照片和底片的案卷页号，正面编

在右上角，背面编在左上角。

3.照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字

说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字。

4.照片号：案卷内照片的顺序号。以每张照片为编写单位，每

卷从1开始编顺序号。

5.参见号：填写与本张照片内容相关的纸质材料档案的档号。

6.文字说明：文字说明的内容要具备六大要素；事由、时间、

地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁，语言通顺，一

般不超过200字。

7.案卷题名:一个卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题

名应包括档案卷内全部照片的基本主题。题名一般不包括责

任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时，也可不标出。

8.总说明：一组（若干张）联系密切的照片说明。

9.底片号：（本工程内编流水号）。

底片与照片对应，一卷内编一个流水号，底片装入照片档案盒相应位置，并标明底片号，底片号的编写与照片号相同。底片由建设单位保存。。

10.主要工序和关键的隐蔽工程均要有照片。

11.归档前要求编制案卷目录一式两份、电子目录光盘两张，

填写归档移交清单，最后经档案部门检查验收后，办理移交

手续。

（三）音像档案

1.音像档案应一式两套（临沭县交通局与青岛公信建设监理有限

公司临沂育才公司各一份）

2.音像档案要收集齐全，做到文字材料与音像材料相符。

3.归档的音像档案，要经过系统整理。每盘音像磁带上工整确切地标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保存期限、摄制人等项目。

保管期限，可根据科技文件材料中相关的内容来确定。

4.音像和录制档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。

5.归档前，要求编制案卷目录一式两份，填写归档移交清单。最后经档案部门检查验收后，办理签字移交手续。

案卷归档接受签收单

年度：

归档单位：负责人：经手人：

接收单位：负责人：经手人：

接收日期：年月日

12

科学技术档案归档接收签证单

归档案卷目录共页

归档单位：负责人：经手人：

接收单位：负责人：经手人：

接收日期：年月日

13

科技档案总目录

14

科技档案分类目录

15

临沭县青石路园区段拓宽改造工程

竣工档案编制要求（土建部分）为了使竣工档案标准统一、系统完整，符合国家的有关部门规定和要求，便于在施工过程中及时收集整理资料，做好竣工档案的编制工作，现将各部分的编制要求如下：

1、竣工图、表，应准确、全面的反映工程竣工路线、路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护等全部施工造型和特征。

2、原设计图、表涉及的内容，竣工图、表均应反映，不得遗漏（必要时还须增加图表）。施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章。

3、竣工图纸均按A3号纸（297mm×420mm）大小装订成册对折入盒；大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mm×210mm（A4）规格，图标外露；图纸目录中图号与页号对应的不编页号，不能对应的需重新编制卷内目录。底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图可卷放装筒。

4、竣工图、表中的文字、数据和图像线条等必须使用碳素墨水绘制，禁止使用圆珠笔，铅笔书绘。线条、字迹、图表等书绘必须工整、清楚、干净。

5.竣工图、表的编号方法，参照原设计图纸按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。

6.竣工工程必须依据各项竣工数据绘制竣工图。

7.竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致，比例也一致。

8.竣工图表要求完整、准确。各项数据如长度、宽度、厚度、高度、坡度、角度、地质情况等要反映竣工部位的实际情况。特别是隐蔽工程。

9.归档时必须有竣工图要求图面清晰；具体缩制工作，继续执行原国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项规定》。竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：×××工程竣工图，施工单位

名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期。

80 mm

注：①尺寸单位：mm ；②章的字体采用3号或4号仿宋体。

10.实际工程与原设计图不相符的，都要重新绘制竣工工程数量表装入竣工图内。

11.每个合同段提供竣工资料第一、二卷各3份（临沭县交通局、临沭县财政局各青岛公信建设监理有限公司临沂育才公司各一份），第三、四卷各2份（临沭县交通局和青岛公信建设监理有限公司临沂育才公司各一份）。

12.对竣工文件编制分工如下： （1）建设单位： 第一卷 综合文件

第一册 竣工验收文件 第二册 第三分册 设计总结 第四分册 建设管理总结 第五分册 质量监督总结 第三册 征地拆迁资料

第四册 上级批准文件及有关指示 第五册 建设项目承发包合同、协议文件 第三卷

60m m

第十二册其他路产分布图

第四卷设计、施工文件

第一册第一分册审批的设计文件及有关文件

第二分册审批的设计变更及有关文件

第三分册设计、施工中重大技术问题的往来

文件、会议纪要等

第四分册投资控制文件

（2）监理单位：

第一卷综合文件

第二册第二分册监理总结

第六册审查签认施工单位编制的工程交接图表

第三卷审查签认施工单位编制的工程竣工图表

第四卷第二册施工文件属于监理单位承办的工作内容

第三册进度控制文件中属于监理单位下达或批复的进

度计划、指令、会议纪要等

（3）施工单位：

除建设单位、监理单位承办外的一切竣工资料。

13.竣工文件中的字体，除各种标题、表头、图标栏内，统一采用3号或4号黑体字外，其他所有字形均采用长仿宋字体，其中总目录、总说明采用3号长仿宋体，A3图上附注中说明文字采用4号长仿宋体。各种字体均应采用激光（喷墨）打印机打印。

14.装订工作由承包商按要求统一装订，每册均需附有卷盒、卷内目录、卷内备考表和借阅守则。

附件一：归档资料整理分工内容说明：

建设、设计单位竣工资料编制内容档号：GL?5?1?QS?YQ?1—

一、项目建议书及批复

二、工程可行性研究报告

三、项目评估意见

四、环境预测、影响调查报告及批复

五、地质灾害评价及批复及委托合同

六、其它可行性研究阶段合同、协议书

档号：GL?5?1?QS?YQ?2—

一、工程地质、水文、气象及地震等原始资料

二、工程勘察设计、勘察报告

三、重要土岩样说明

四、选址、选线报告

五、总体规划设计

六、审批的各阶段设计及批复（初步设计、技术设计、施工图设计）等有关文件

七、审批的设计变更文件

1.设计中重大技术问题的往来文件、专题会议纪要

2.与初设批准机关、业务主管部门及有关专家的往来文件

3.重大工程变更及其论证资料

八、设计评定、鉴定及审批

九、公路用地图

档号：GL?5?1?QS?YQ?3—

一、征用土地批准文件及红线图、公路建设用地呈报表

二、征地、拆迁数量明细表

三、征地、拆迁合同、补偿协议书

四、施工临时占地明细表

五、土地证

六、征用土地数量一览表

七、取土场及其他征地一览表

八、拆迁建筑物一览表

九、拆迁电力、电讯及其它管线一览表

十、树木补偿一览表

十一、上级部门对招、投标的有关文件、指示

十二、监理、施工、交通工程、房建等招、投标形成的有关文件：

1.招标文件

2.投标书

3.评标报告

十三、监理合同及服务协议书

十四、施工承包合同及协议书

十五、材料设备采购合同

十六、其他文件，包括：审计、档案、环保、劳动安全卫生、消防、规划、工程交工等验收文件

十七、电、暖、煤气等供应协议书

十八、工程总结及工程交接表（工程名称、主要工程数量、固定资产价值）

十九、会议纪要、会议材料、汇报材料、通报、简报

1.会议纪要、会议材料、汇报材料按问题时间或重要程度排列

2.通报、简报，按年度排列组卷

二十、建设管理工作实施过程中制定的有关规章制度

1.工程建设管理办法、检查考核办法等

2.各科室职责、廉政制度等

二十一、计划进度管理文件

1.计划进度管理情况，总体、年度、月份计划进度的执行情况