会计电算化内部管理制度1

内 部 管 理 制 度

一、会计电算化岗位责任制度

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（一）会计电算化岗位划分和岗位工作任务

会计电算化工作岗位划分为：会计电算化主管、会计电算化操作员、审核记账员、系统管理员、会计档案管理员，电算审查员。

1、会计电算化主管职责：组织协调对软件的运作工作，协调财务工作人员之间的工作关系，负责对工作质量考评，并做出岗位调整。

2、会计电算化操作员职责：负责所分管的财会工作，做好分管业务的原始凭证的审查和汇集工作，按会计核算工作的要求进行凭证的预处理工作，编制记账凭证；通过操作计算机向会计软件中输入记账凭证和原始凭证等会计数据，进行所分管业务的会计数据处理工作、打印输出有关记账凭证、会计账簿、报表；负责会计数据的正确性校核，发现故障应及时报告系统管理员；同时应做好会计数据的备份。

所有操作员必须能够操作会计软件，并取得上岗操作证书。

3、审核记账员职责：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证,要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，操作会计软件进行审核并登记计算机内会计账簿；对打印输出的会计账簿、会计报表进行确认。

此岗位不得由出纳人员兼任。

4、系统管理员职责：负责会计电算化系统运行环境的建立，组织协调对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据，提出对会计软件系统的修改意见；发现和解决各软件操作故障，及时纠正数据的差错；负责检查和督促全体财务人员的工作；负责系统的安全保密工作；负责对电算化系统硬件设备和会计软件系统的检查及故障处理

工作，确保系统的正常运行；负责会计数据及程序的正确性和适应性的维护；发生不可处理的错误，应及时与会计软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误。

此岗位不得兼管出纳工作。

5、会计档案管理员职责：负责管理存档的会计系统的数据软盘、程序软盘、打印的会计帐表、凭证和各种资料的保管工作，做好会计软件、数据及资料的安全保密工作。

6、电算审查员。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

（二）会计电算化系统各类人员岗位责任制

1、会计电算化主管责任制。

（1）组织协调对软件的运行工作，协调全体财务人员之间的工作关系；

（2）对电算化系统各岗位人员的工作进行质量考评，合理调整各岗位会计人员；

（3）监督会计电算化系统的运行，保证系统合法、安全、保密、可靠；

（4）检查计算机输出账表数据的正确性和及时性；

（5）完善现有的管理制度，并制定岗位责任与经济责任考核制度。

2、会计电算化操作员责任制。

（1）负责所分管财会业务的原始凭证的审查、汇集工作，按会计核算工作的要求和会计电算化系统的要求对凭证进行预处理，编制记账凭证。

（2）通过操作计算机向会计软件中输入记账凭证和原始凭证会计数据，严格按照数据输入的要求做好数据输入操作，在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向会计主管反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，

应按凭证数据予以修正；数据输入完毕先进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核。

（3）进行分管业务的会计数据处理工作，打印输出有关记账凭证、会计账簿、报表。

（4）当天的日记账数据，做到当天登录，做到当日账当日清。

（5）月末打印系统所有的明细账、总分类账、会计报表和自动转账凭证。

（6）每天操作完毕，应及时做好备份。

（7）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。

（8）系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。

（9）要严格按照系统操作说明进行会计软件的操作。

3、审核记账员责任制。

（1）负责对输入计算机的记账凭证和原始凭证数据进行审核，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。

（2）对不符合财务会计制度和有关规定的不真实、不合法的凭证退还各有关人员更正、补充；对填制的不符合要求、不完整、不规范的凭证，包括金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改。

（3）对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予签章确认。

（4）对正确的会计凭证操作会计进行审核并登记计算机机内会计账簿。

（5）对计算机打印输出的会计账簿、会计报表进行确认。

4、系统管理员责任制。

（1）负责会计电算化系统运行环境的建立，负责新增单位

会计电算化系统软硬件的安装和调式工作；

（2）负责对电算化系统的硬件设备和会计软件系统的运行情况进行定期检查，确保系统的正常运行；

（3）负责发现和解决各单位系统运行中的软硬件操作故障，在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员尽快排除系统软硬件故障和会计数据差错,使电算化系统在当天恢复正常运行；

（4）当电算化系统发生不可处理的错误时，应及时与会计软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误；

（5）检查单位会计数据的预处理工作，确保操作人员输入的各类数据符合会计软件系统的要求；

（6）负责本系统计算机内会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性的检查；

（7）按规定的程序负责对会计数据及程序实施完整性、适应性和正确性的维护；

（8）做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出改进电算化系统管理、操作、维护的需求报告，提出对会计软件系统的改进意见。

（9）对本系统有关资源（包括硬件设备，软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新提出报告。

5、会计档案管理员责任制。

（1）负责管理存档的会计系统的数据软盘（磁带）、程序软盘及各类账表、凭证、资料的备份和打印的会计帐表、凭证和各种资料的保管工作；

（2）做好各类会计数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借；

（3）按规定期限，向有关人员催交备份数据及存档数据。

6、电算审查员责任制。

（1）定期检查电算化系统的运行日起；

（2）监督和检查会计电算化操作员定期更换操作密码；

（3）定期检查电算化系统内会计数据的安全性、正确性和保密性；

（4）负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

二、电算化操作管理制度

（一）系统使用管理

1、为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。

2、在会计电算化系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。

3、对使用人员明确划分使用操作权限，形成分工牵制，健全内部控制制度。

4、会计电算化系统的计算机专机专用，谢绝无关人员使用计算机做其他工作。

5、设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。

6、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

7、出纳人员不允许进行系统性的操作，系统管理员不得兼任出纳工作。

8、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责会计数据的输入、计算、记账和打印有关帐表。

9、存档数据、软盘、帐表和文档资料等会计资料,由业务专管员按规定统一复制、核对，并各自保管存档。

10、系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范

使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。

（二）上机操作规程

1、操作人员必须是合法的、有权使用会计系统的人员，培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。

2、操作人员上机操作前后，应进行上机操作登记，必须填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员核查核实。

3、操作人员上机前应做好各项准备工作，尽量减少占用机器时间，提高工作效率。

4、操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，操作人员的密码每个月要变更一次。

5、操作人员必须严格按所分配的操作权限操作会计软件，不得越权或以其他操作人员的名称操作计算机。

6、操作人员应严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。

7、审核记账人员应及时检查操作人员输入计算机的凭证数据与原始凭证数据的一致、合法性。如果发现已输入计算机的凭证有错误，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记账后发现的，要求凭证制作人员另作凭证，以红字冲销纠正，再输入计算机内，任何人不能随意修改账目。

8、每天上机完毕后，都要作好数据的备份，以防发生意外事故。

9、在系统过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。

10、任何人如有伪造、非法涂改变更会计资料，故意毁坏会计程序、数据文件、账册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。

（三）账务处理程序

1、账务系统初始化。在初次建立会计电算化系统时，需要

进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。

2、帐务系统更改。系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。

3、凭证处理。电算化系统输入的记账凭证分两种，即：机制记账凭证和手工编制的记账凭证。记账凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统的正常运行，编制记账凭证还必须做到：

（1）机制记账凭证的编制。机制记账凭证是指各子系统输入原始凭证（如销售原始发票和银行收款凭单）由计算机按有关规定编制并打印的记账凭证。机制记账凭证直接通过机内程序转到帐务处理系统进行记账、编报表等业务处理。

机制记账凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记账凭证必须做到科目使用正确、数据准确无误。打印出的机制记账凭证需加盖制单人、审核人、记帐员及财务部负责人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。

（2）手工记账凭证的编制。手工编制记账凭证是指会计人员根据原始凭证采用手工办法编制的记账凭证。手工编制的记账凭证需通过账务处理系统用键盘输入。手工编制记账凭证必须做到：

第一，原始凭证必须是合法凭证，经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切；

第二，账户使用正确；

第三，借贷方金额相等；

第四，原始凭证同记账凭证金额一致；

第五，记帐凭证必须填写清楚借方和贷方科目名称及科目代码；

第六，摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。

对会计分录的摘要内容必须唯一，即：一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一类、款、项、目、节科目。

标准摘要按规范填写正确，凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量地使用标准摘要。对于新的业务内容可按原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。

（3）记账凭证编号必须连续。编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签名盖章。

（4）现金日记账和银行日记账可以由机器直接登记，出纳人员登记账簿。

4、记帐凭证的审核与记帐。

（1）记帐凭证必须经凭证审核员严格审核后，确认准确、合法后方可进行审核和登帐处理。

（2）操作员每输入一张凭证，结束前要检查无误后保存并交审核员。

（3）输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签名后方为有效凭证。

（4）已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。

（5）同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。

5、帐表的打印和结账。

（1）现金、银行存款日记账要每月打印，并应与银行、统管会计和报账员核对无误。

（2）科目汇决表、总分类账和各种明细分类账每月打印一

次。

（3）在结账前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作。

（4）月底，以上工作正确完成后，由业务专管员进行结账，系统自动生成下月期初余额。

（5）每年年末必须将全部帐簿打印，装订成册，作为会计档案保存。

6、会计报表

（1）单位应根据账簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表，帐表之间的数据必须衔接一致。

（2）结账后，由系统自动生成并打印各种正式的会计报表，并经有关财会负责人审核无误后签名盖章方可生效。

（3）会计报表按管理要求时间打印输出。

（4）上报主管部门的会计报表的要求格式，必须按会计主管部门的统一要求。

（5）单位必须以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签名盖章。

三、会计电算化计算机硬件和软件管理制度

（一）计算机软硬件管理制度

1、财务用计算机应做到专机专用,不能用于做其他任何工作。

2、除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用财务专用计算机。

3、每次用计算机必须使用不间断电源（UPS），以避免意外断电造成会计数据的丢失，影响会计工作。

4、禁止在财务专用计算机上使用外来软盘，禁止在计算机上玩游戏的上网，以防止计算机感染病毒。

5、使用上、下级送来的数据盘以前，必须先进行检查计算机病毒的工作。

6、不得随意删除计算机硬盘中的系统软件和会计软件的文件。

（二）计算机软硬件维护制度

为保障电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，其任务主要包括：

1、一般情况下每周全面检查一次计算机软件和硬件系统，并做好检查记录，以保证系统的正常运行。

2、在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装和调试，直到运行正常。

3、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。

4、系统中的会计数据需要每天进行备份。

5、在系统运行过程中，计算机硬件发生故障和出现异常时，应及时进行故障分析，并做好检查维修记录，排除故障并恢复系统正常运行。

6、计算机硬件发生故障时，如果没有能力维修，应及时与销售计算机的单位取得联系。

7、财务软件发生错误时，如无法处理，应及时与财务软件开发单位取得联系以便及时解决问题。

四、会计电算化会计资料管理制度

实现会计电算化系统后，会计资料包括贮存在磁介质（软盘、硬盘、磁带、存有会计数据的计算机系统等）上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。

（一）会计资料的管理与保密

计算机内的会计数据及其备份和作为会计档案资料打印出来的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及现金日记账的输出及保管。现金收副业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证审核无误后当日输入计算机，，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证及银行日记账的输出与保管。财务人员必须及时把经审核无误的银行记帐凭证当日输入计算机，按月编页码装订成册加盖封印。年终将各月银行日记账按顺序装订成册，并与手工编制凭证按凭证的顺序编号装订成册，妥为保管。

3、转账凭证的输入、输出与保管。转账凭证包括手工编制凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证和手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证要打印输出，并与手工编制凭证按凭证的顺序编号装订成册，妥为保管。

4、科目余额表和会计账簿打印时间。

（1）现金、银行日记账每月打印。

（2）总分类账和各种明细分类每月打印一次。

（3）会计报表按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签名生效。

5、其他。

（1）由计算机打印输出的会计资料发生缺损时，应该补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签名盖章，须由财务主管签名（盖章）认可。

（2）装有会计数据的计算机硬件系统，也必须遵守会计资料的管理办法。

（二）数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作，以避免意外的人为错误造成数据的丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。

2、每日必须对计算机内的会计资料在计算机的硬盘内进行

备份。

3、需要做备份包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月凭证、各种账簿文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

（三）会计档案管理

1、打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证软盘备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保证标签、装入盘套、放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件。和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、各类会计档案的出借，均须由单位领导及会计主管审批同意签名盖章后方能出借。

6、如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

7、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘和装有会计数据的计算机系统等行为，将按《会计法》、《档案法》的规定进行处罚。

二OO五年五月一日