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档案的整理与编目方法

一、档案整理概述

（一）档案整理的概念和基本要求

档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的基本方法有两种：

1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

二、文书材料的整理

文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。

（一）以案卷为单位整理

以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

1、分类

按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。

（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。

2、组合（卷）

组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

组合（卷）的基本方法：

（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。

（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。

（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。

（4）工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则． 照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的

照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作 品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。． 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工

作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料 移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 3．

档案规范化建设实施方案

档案规范化建设实施方案 篇一：公司档案室建立的方案 公司档案室建立的方案 档案工作是企业自身建设的一项重要工作，对提高各企业各部门工作质量和效率有着重要作用。 一、公司档案现状 目前公司档案大部分分散于各职能部门，各职能部门在从事本部门工作的同时因种种原因难免会无暇兼顾，造成部分档案资料的流失，同时员工在借阅非本部门档案时也有很多不便，不利于开展工作。此外，公司现存档案没有进行规范的集中管理，这就使得档案查找困难，这种种弊端使得公司的文档资源利用率低，不能很好地为公司的整体发展提供服务。 二、档案室建立的意义 档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史，而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。 因此为了加强和规范我公司运管档案统一管理工作，避免公司档案资料的遗失，提高到公司档案的使用便捷性与利用率，使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化，为公

司的长远发展提供参考与监督，结合工作实际，特制定出本方案。 三、档案室建立的指导思想、管理原则和目标任务 指导思想：立足公司各部门工作特点，以服务为宗旨，加快档案室信息化进程，使档案室与公司各部门信息统一化，为公司的各个运营环节提供参照，促进公司的现代化步伐。 管理原则：以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发 目标任务：按分步进行、逐步完善的原则，扎实开展档案室建立工作，使我公司档案工 作更加规范化、标准化，为公司的发展提供参考与便利。 四、工作计划 （一）第一阶段： 1、加强档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开展。 2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度，作为开展工作的依据。内 容包括：档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。 3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各部门紧密配合，做好档案的及时归档入库 工作。

档案的整理方法

科技档案的整理方法 一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点： （1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。 （2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 （3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 （2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。 （3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 （4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 （5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按

苏州工业园区档案分类方案--样本

工业园区***档案分类方案 为提高本单位档案管理水平，更好地为各项业务工作服务，实现档案管理规化、标准化、制度化。根据《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规》结合本单位工作实际，对本单位形成的各种门类和载体的档案进行集中统一管理，并按照其容和载体的不同，制定分类方案如下： 一、分类原则 以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。 二、全宗档案门类 本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案、业务档案九大类。 三、全宗各门类档案的分类、编号 （一）文书档案 1.立卷方式 按“保管期限—年度—机构（问题）”分类组卷，每个保管期限按年度编案卷流水号（年度小流水）。保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。 档号编制：全宗号—目录号—年度—案卷号。

编号示例： F01—1—2005—1 案卷脊背标签式样： 2.一文一件方式 采用“年度—保管期限—机构（问题）”分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、30年、10年。 按机构分类的，类目为：“1”综合处、“2”业务处、***。 按问题分类的，类目为：“1”党群工作、“2”行政管理、***。 档号编制：全宗号—年度—保管期限—分类号—件号 编号示例：F01—2012—001—1—1 件号 分类号 年度 目录号（永久） 全宗号 标签红色为永久，绿色为长期，蓝色为短期，全宗号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹，字体是仿宋4号。 背脊标签粘贴方法：离底边3cm 处粘贴。 案卷号

档案工作实施方案

档案工作实施方案 x年是“x”规划的开局之年，我市的档案工作要以党的x和x、x、x全会精神为指导，紧紧围绕市委、市政府中心工作，以深化《实施意见》的贯彻落实为抓手，以档案资源建设为重点，以档案服务利用为载体，持续深入推进档案法治和“三个体系”建设，全面提升自身服务能力和档案规范化管理水平，为实现全市档案事业“x”良好开局和建设和谐幸福x作出应有贡献。 一、全面推进依法治档，提高档案治理水平 1、深入贯彻落实省“两办”《实施意见》。全面准确把握《实施意见》的精神实质和主要内容，在学深学透的基础上，为做好新形势档案工作想办法、出点子。利用档案宣传平台做好宣传工作，营造贯彻落实《实施意见》，促进全市档案事业的良好氛围。认真对照《实施意见》，结合本单位实际，检查档案工作方面的不足，切实解决档案工作中的难题，进一步推动我市档案事业健康持续发展。 2、认真编制档案事业发展“x”规划。积极应对档案工作发展的新形势、新常态，根据中央、省、市档案部门有关要求和本市档案工作实际，紧扣全市经济社会发展总目标，做好《x市“x”档案事业发展规划》的编制工作。 3、深入开展全市档案法律法规宣传教育。开展“6.9”国际档案日和“12.4”国家宪法日等专题活动，继续深入宣传档案法律法规，并积极开展档案法制宣传进机关、进乡村、进社区、进学校、进企业、

进单位活动，进一步培育和优化档案法治社会环境。巩固“六五”普法成果，按照“x”规划要求，制定全市“x”法制宣传教育规划。 4、做好档案保管工作。按照档案库房管理有关规定要求，完善市档案馆库房管理制度，确保库房各项条件符合档案保管要求。及时抢救破损、褪变档案资源。积极开展馆藏电子档案异地异质备份工作，保证档案信息安全。全市各部门、单位档案室要加强对档案的安全管理工作，认真落实档案室建设规范和档案保管“八防”要求，把档案安全落实在档案管理、利用、移交等每一个环节上。 5、加大档案行政执法力度。积极贯彻落实档案法律法规，开展档案执法监督和档案安全保密检查，严肃查处文件材料不依法归档、损毁丢失档案等各种档案违法违纪案件。进一步完善档案执法检查方法，实行自查与抽查等形式，将全市一级部门作为档案检查重点。二级部门（学校、医院、社区等）档案工作的检查指导由其主管部门负责，市档案局将不定期对其进行抽查。加强档案行政执法队伍建设。加大档案行政文明执法培训工作力度，稳定档案行政执法队伍。 二、加强业务监督指导，提高规范化管理水平 6、加强对机关和企事业单位档案工作的指导。继续强化机关和企事业单位档案规范化管理，推进机关、企事业单位档案规范化管理等级认定和复查工作的业务指导，全面提升基层单位档案室规范化管理水平。加强对企业建档工作的指导，帮助企业建立健全企业档案。开展小微企业档案工作调研，引导、帮助非国有企业做好档案工作。

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

机关档案分类方案计划归档范围参考材料

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 （2006年12月18日国家档案局令第8号发布） 第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料；

照片档案管理方法

照片档案管理 1、照片档案概念： 照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。） 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。 第一节照片档案管理 一、照片档案的积累与收集 (一)直接收集和征集 1、找业务部门收集 2、定人、定点、定期收集 3、全面收集与重大活动重点收集相结合 4、协商与协作收集 5、深入实际部门，发现收集线索 6、收集与翻拍相结合 7、自摄 （二）直接收集的保障措施 1、宣传教育手段 2、行政手段 3、经济手段 4、档案人员直接参与 （三）收集要求 1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。 2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定 3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁 4、底片、照片说明齐全

5、底片、照片影像一致 6、翻拍与制作照片 7、符合相关标准要求 （四）收集时间 及时整理，不跨年 （五）照片档案的归档范围 1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。 3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。 7、其他具有保存价值的照片档案。 二、照片档案的归档要求 （一）常规照片的归档要求 1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。 2、归档的照片内容应具有真实性。 3、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。 （二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。 （三）照片档案的结构 1、底片：底片分为原底片和翻版底片（复制底片）。——照片的母体、核心部分。 2、照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。——直接利用的实际物。 3、文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。——为方便利用，是照片档案的有机组成部分。 三、照片的整理方法、要求 1、照片的分类、组卷 根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度——专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题——年度分类。是指根据照片所反映的

档案管理达标实施方案

为进一步加大档案规范化管理力度，更有效地积累、保护和利用我局档案资源，更好地为水利发展服务、水利服务社会，现按照XX省档案管理标准的要求，结合我局工作实际，特制订实施方案如下： 一、指导思想 树立和落实科学发展观，增强档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动档案工作健康有序开展，提高档案利用价值，为我局水利事业发展及水利服务社会提供档案信息保障。 二、工作目标 以《档案法》、《XX省档案管理条例》等为法律依据，以《XX省机关档案工作目标管理考核办法》为标准，在申报省一级达标工作中提高全体干部职工的档案意识，理顺档案工作机制，建立和健全档案规章制度，夯实档案工作基础，达到实现省一级目标管理标准和促进管理整体水平提高的双重目标，在20**年晋升省二级的基础上，今年8月通过XX县档案局复查合格。为能使我局档案管理进一步科学化、现代化，更好地为水利经济、社会发展服务。现申报省一级达标管理标准。 三、实施步骤 （一）准备阶段（2009年7 月－2009年8月） 1、考察学习，借鉴经验。由局分管档案工作的领导带队，办公室相关人员参加，到档案管理水平达到省一级标准的单位学习。同时已联系阳新档案局，确定其帮助具体计划实施。 2、严格执行和完善“三合一”制度。根据国家档案局《机关文件材料归档与不归档范围》，结合我局实际，在深入调查的基础上，完善《局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表》（简称“三合一”制度），为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。 3、成立档案管理达标领导小组。为确保我局档案目标管理达省一级标准，成立由胡焕发、艾国华任组长，马光明、阚晓东为副组长，局党委相关成员、局属各科室（单位）主要负责人及李福梅、杨传耀、李华、张文涛等为成员的档案管理达标工作领导小组，组织实施我局档案升级达标工作。领导小组主要负责全局人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等全局性工作。 4、召开动员大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成的档案达标成员参加的档案升级达标工作动员会，安排部署我局档案升级达标工作。同时，组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。 （二）实施阶段（2009年9月－2009年11月） 1、收集整理各门类档案资料。 （1）文书文件材料的收集整理 按照归档范围对1958至1968年、1986至2008 年文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的历年文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。 （2）科技档案 自建库以来：文件、资料计1280卷；图纸8005张，和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。 （3）会计档案收集齐全，进一步规范。 （4）声像、图片文件材料的收集整理 对我局在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果包括水库除险加固、防汛抗旱、工程管理、水政执法、党务、政务等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。

文书档案归档整理操作方法

文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

档案整理工作方案

档案整理工作方案 为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。 基本设想及工作内容如下： 一、档案整理目标 1.合同审批单 2.合同排产单 3.生产指令单 4.原材料产品质量证明书 5.化学成分复检报告单 6.原材料进货验证记录 7.工艺卡 8.热处理生产记录 9.拉伸试验报告 10.晶间腐蚀报告 11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告 12.外观尺寸检查报告 13.产品质量保证书 二、分类 按照公司的业务特点及档案管理的要求（以下三点） 1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。 2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。 3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。 三、整理方式及内容 文书档案： 收集、1.合同审批单 2.合同排产单 3.生产指令单 4.原材料产品质量证明书 5.化学成分复检报告单 6.原材料进货验证记录 7.工艺卡 8.热处理生产记录 9.拉伸试验报告 10.晶间腐蚀报告 11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告 12.外观尺寸检查报告 13.产品质量保证书 整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；

四、编制档案检索工具和各种统计、登记册 1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）； 5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。 五、制订档案管理规章制度 1、借阅制度； 2、归档制度； 3、管理人员岗位责任制； 4、保密制度； 5、其它工作制度。 七、建议 为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门在个人手中当天所有报告单、检验单等，向档案室移交。时间为一月十日前。

人事档案材料整理方法

附录2 人事档案材料整理方法 人事档案整理包括：分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。 一、分类 按以下规则对档案材料进行分类。 第一类：履历材料。包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。 第二类：自传材料、报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料，是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。 第三类：考察、考核、鉴定、审计材料。包括人事管理工作中组织、人事部门通过各种途径，对员工德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是组织正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映本人实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。 第四类：学历学位材料、职业（任职）资格材料、评聘专业技术资格（职务）、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。包括记载和反映员工学习、技术技能水平、科

研水平的各种材料。 第五类：政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括人事审查和人事基本情况更改形成的材料。 第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。包括加入党、团组织的有关材料以及民主党派的入党材料。 第七类：表彰奖励材料。包括各类奖励或表彰的材料。 第八类：涉法违纪材料。 第九类：招录、聘用，任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休，辞职、辞退、罢免，工资、待遇，出国（境），党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料，基本社会保险与企业年金材料。 第十类：其他可供组织上参考的材料。包括录用体检表、反映严重慢性病或身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料，生平、非正常死亡调查报告。人事档案报送单、人事档案有关情况说明归入此类。 有三点说明： （一）第九类材料内容复杂、数量众多，为方便查找，采用二级分类法，按照内容的不同再分别为五小类：1.工资材料；2.任免材料；3.出国（境）材料；4.参加会议的代表登记表等其它材料；5.基本社会保险与企业年金材料。 （二）内容交叉材料按以下规则划分：以自传为主的履历或

档案分类方案

档案分类方案 一、编制说明 1、本方案依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。 2、分类号码的组号采用字母—数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。 3、本方案适用于宝能投资集团有限公司各部门及所属二级公司的档案分类。 二、分类方案大类说明 A类—行政管理类： 包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁合同。 B类—人力资源管理、企业文化类： 包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及文章等材料。 C类—财务及审计类： 包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件。 D类——法律事务类： 包括各类经济诉讼案件、法律公文等相关资料。 E类——工程项目类： 包括可行性研究文件、设计基础材料文件、各类设计文件、工程管理文件、各类批文、意见书等施工文件；工程往来信函文件、工程竣工文件；市场营销方案、宣传方案等经营类文件及工程其他相关资料。 F类——物流管理类： 包括设备仪器等物料的购置报批文件、采购合同、随机文件、使用、维修、转让、报废、更新等改造过程中形成的材料，库存管理记录、物品统计资料； G类——实物管理类：包括光盘、声像、磁盘、书刊、报纸等各类实物。 一、可行性研究、任务书永久 1、项目建议书及批复永久 2、可行性研究报告永久 3、项目评估永久

照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤 ?一、照片档案的定义 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。 ?二、照片档案整理原则 ?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。 ?三、照片档案整理方法步骤 ?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?（一）照片档案收集 ?1、收集范围 ?（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 ?①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 ?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 ?（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 ?（3）其他具有保存价值的照片。 ?2、收集要求：及时、齐全、完整。 ?（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为

已有。 （2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 （3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点?（4）底片、照片、说明应齐全。 ?（5）底片与照片影像应一致。 ?（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。 ? 3 、收集时间 ?（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。 ?（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 ?（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。 ?（二）照片档案分类 ?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。 ?（三）照片档案排列 ?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列； ?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?（四）照片档案编号 ?1、编号 ?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。 ?格式①：全宗号――年度――张号。

档案整理工作实施方案

2017年归档文件整理工作方案 年度归档文件整理工作是档案资政服务的基础，也是档案管理工作资源建设的核心组成部分，为了更好地做好年度归档文件整理工作，根据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求，特制定本方案如下： 一、指导思想 按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则，强化组织领导，加强业务知识学习，严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》的要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的目的，在规定时间保质保量完成归档文件整理工作。 二、时间要求 归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束；7月31日前归档文件目录按标准打印完毕，原生电子文件和电子档案目录报市档案局。 三、工作标准

（一）文件材料的收集工作 文件材料的收集是归档工作的起点，直接决定归档的质量，务必高度重视，认真负责。只有及时广泛收集，才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩，档案员务必将本机关的各种红头文件，黑头文件、会议材料、各种会议记录；重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告；工作计划、总结、小结；规章制度（规定）、干部（职工）登记表、花名册、各类统计报表（组织、人事、工资、业务报表等）；协议、合同等收集齐全、完整，确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等，集中移交市档案局。 （二）文件材料的整理工作 1、档案员要按照《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》的要求，认真指导各单位归档文件整理工作。 2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如：电业局（按件整理，划分为永久、长期、短期3个保管期限，按机构分类）；邮政局、电信局（按企业分类整理）；银行（按机构问题分类整理），各组要按其标准指导他们进行整理。

档案分类整理制度

档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

2019年干部人事档案整理实施方案-精选word文档 (2页)

2019年干部人事档案整理实施方案-精选word文档 本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！ == 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ == 干部人事档案整理实施方案 干部人事档案管理工作是干部工作的基础，随着干部人事制度改革的不断深 入化，干部工作的规范化，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。为了 逐步加强和规范我校干部人事档案工作，提高干部人事档案工作水平，有效地 保护和利用档案，拟制定本方案。 一、指导思想 干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，必须坚持以《干部档案 工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案工作制度》及有关 文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。 不断完善干部人事档案管理制度与相关工作流程，实现人事档案管理的科学化、规范化，保证每一份干部人事档案的完整性。 二、工作目标 我校干部人事档案整理工作将努力实现以下主要目标：做好干部档案材料的收集、编目、归档工作，充实和完善干部档案内容，进一步搞好干部人事档案整 理和完善工作。特别要在目前个人散材料较多的情况下，切实提高档案材料的 质量，做好干部人事档案的规范化管理工作，切实做好档案的整理工作，保证 每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。 三、主要任务 要按照中组部对于干部人事档案材料的新要求、新标准对现有的人事档案进行 逐一整理。并对于不能存放A4纸型档案卷盒或者老化影响实用的进行更换，使干部人事档案用纸、档案卷盒等所用材料符合国家档案的有关标准。整理过程 中要注意做好干部人事档案的材料归档、目录调整及卷盒的更换等工作。 四、当前我校干部档案管理现状及存在问题 1、干部档案管理制度不够健全和完善。部分材料归档不及时，有时导致一些资料无法弥补；内容不够细致，有些材料缺乏有效性的认定；工作要求与实际情 况有一定程度的脱节。 2、填写信息相对落后陈旧。如最近一次填写的职工履历表时间为201X年， 个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的变更，档案材料的短缺，都直接 影响到了案卷质量。 3、档案管理硬件条件有待改善。随着近几年干部队伍的不断发展，处级领导干部数量的增加，干部档案管理工作的任务也日渐繁重。目前还存在一部分干部 档案未能入盒装订，仍以散材料的形式装于档案袋中。档案整理过程中的有关 设备如专用打孔机、碎纸机、档案卷盒等有待于补充和更换。 建立完善的干部人事档案，是使干部管理工作更加有序、规范的关键一环。此项工作涉及面广，工作量大，而目前我部管档卷数较多，人员配备相对较少， 面临当前较为繁重的整理任务，建议抽调政治和业务素质较好的党员干部及 有档案管理经验的同志在相应独立的操作室进行集中整理，而确保整理过程中

档案整理分类的解决方案.doc

档案整理分类方案 为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。 第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。 第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。 第三条本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。 1、公司文件（代号：01） 2、办证管理（代号：02） 3、合同管理（代号：03） 4、基本建设（代号：04） 5、检验报告（代号：05） 6、行政管理（代号：06） 7、人事档案（代号：07） 8、体系文件（代号：08） 9、声像实物档案（代号：09） 第四条二级类目的设置方法如下： 1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置； 2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置； 3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置； 4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置； 5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置； 6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置； 7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置； 8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。 第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。