企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路
企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路
文／中国邮政集团公司湖州市分公司综合办 于雪莲
【摘要】随着经济的发展，企业的档案管理工作在企业的发展进程中也起着越来越重要的作用，本文将从企业档案管理信息化建设为着手点，深入分析其中的问题，并提出更新、更能适应时代发展的相关措施。
【关键词】企业档案管理；信息化建设；问题分析；创新思路
一．企业档案管理现代化信息建设的问题分析
（一）对企业档案管理工作的认识不到位。长期以来，我国企业都忽视了档案管理工作的重要性，近年来，我国企业多采用的是扁平化的组织模式，将档案管理部门作为首当其冲的精简部门，以此来达到管理机构精简化、管理层次简化的目的，进一步降低企业的发展成本，从而增加企业的市场竞争力。对档案管理认识的不到位直接影响到了企业档案管理工作的效率和水平。
（二）资金缺乏，设备设施落后。软件与硬件建设将是企业进行档案信息化建设的重要基础，他们为档案进行信息化建设提供重要的前提条件，但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而在实际的生活中，我国的大多数企业仍处于初级的发展阶段，需要将大量的资金投入到市场的开发以及产品研发工作之中，加之企业资金有限，对档案信息化建设重视度不足， 我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。
（三）档案管理工作人员缺乏专业性。根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。
（四）档案信息安全得不到有效保障。在档案管理信息化建设的进程中，信息安全是一个需要重点关注的内容，信息的不安全很有可能会给企业造成巨大的影响，例如，在2008年，东方航空公司就因为相关数据丢失，导致多架飞机无法正常起飞，给公司造成巨大经济损失。
二．加强企业档案管理信息化建设的相关策略
（一）创新档案管理信息化理念。档案管理信息化的建设必须先要促进相关理念的创新，以理念的更新来推动实践的发展，首先，树立大局观念，将以人为本、服务先行作为档案工作的重要目标，其次，促进理念的改革、开放，在新的发展形势之下，创新档案管理信息化建设的内容，让其真正地做到与时俱进。具体来说，企业应该要通过组织培训等方式来切实加强员工对档案管理工作的重视，提升相关工作人员的专业能力与素养。
（二）创新档案管理信息化技术。构建交互性、开放式的档案服务平台，做到计算机信息技术切实为档案管理服务，推动档案管理网络的建设发展，并以此为基础来促进电子档案管理系统的完善，提高相关档案数据的信息输出量与使用效率，让档案管理可以真正为企业与社会的发展做出贡献。促进电子
档案管理制度的科学与完善，技术是档案信息化建设的重要驱
动力，因此，企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，应
该充分以现代信息技术为支撑，以纸质档案为根本，构建相应
的电子档案信息管理机制，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。
（三）创新档案管理信息化机制。在新的市场经济条件之下，企业的档案管理制度也需要随着形势的发展变化而变化发展。因此，为了更好地适应企业的发展需要，企业可以从以下
的几个方面来加强自身的档案管理信息化建设：构建岗位责任
制度以及科学高效的奖惩制度。促进企业内部岗位责任制的构建，根据档案管理工作的要求与具体规律，将具体的责任细化
到每一个部门、每一个员工身上，保证权责的明确。同时，以
科学高效的奖惩制度来营造企业内部积极的工作氛围，根据具
体的岗位责任，并结合公司的发展实际，企业以科学的奖惩办
法和具体的考核制度来规范工作人员的工作行为，从而激发工
作人员的责任感与使命感。提高对档案管理的信息安全保障工
作的重视，强化对计算机网络软件、硬件的相关管理工作，明
确需要重点关注的安全事项，避免信息泄露风险。
（四）创新档案管理信息化服务。坚持做到档案信息化服
务的不断更新，使其顺应时代的发展形势，例如，企业可以通
过开通档案信息的网上检索工作，有效地利用网络来促进资源
的共享，提高资源的利用率。与此同时，企业还可以构建相应
的电子文档信息中心，各个用户不仅可以自主上传电子文档，
还可以在该平台进行相关的电子文档下载工作。坚持做到档案
信息化服务内容的不断更新，首先，创新档案信息管理工作的
职能，由传统的保管档案转化为利用档案，变被动管理为主动
利用，变封闭管理为开放共享，以此来满足各个信息用户的具
体需求，使档案管理工作可以更好地满足经济发展需求。加强
档案信息管理工作的社会化服务，创新服务的主体，实现联机
与档案馆之间的互补检索，并开通网络远程检索服务，实现服
务主体的多元化。创新服务手段，为了更好地利用现有的、丰
富的电子文件信息资源，企业可以将信息人工整理、存储，检
索与整理工作也纳入信息技术的利用范畴，实现计算机信息化
档案管理的一条龙服务。
三、结语
总而言之，档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作，它并不是在短时间内就可以彻底解决和完成的，它需要档
案工作者在不断的实践中更新自身的服务理念与创新意识。
【参考文献】
[1]丁郑南.推进档案管理信息化建设的思考[J].中国科技
投资,2013(06):193.
[2]王淑改.信息时代企业档案管理工作实践研究[J].北京档案,2013(02):34.
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２０１７／０２ （上） 总第２６０期