秘书工作中的接待礼仪知识

秘书工作中的接待礼仪知识

一、接待前的准备工作

接待环境布置

、环境布置1

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前

台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出“欢迎您”的气

氛，会使对方产生好感。办公桌上的文、文具、电话等物要

各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在

抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。

2 、办公用品准备

前厅。

应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅

样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。

会客室。

桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上

可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某

次成功的大型公关活动的照片，可提高公司的可行度。桌上

可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备

齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用

正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一

部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离

得太远。

客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换

空气，然后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。

前台值班

在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：

、布置接待室1

、了解上次活动安排2

、填写公司职员出入登记表3

、填写客人预约登记簿4

二、接待的基本礼仪

接待客人的基本礼仪

秘书接待客人时应该注意以下几点：

、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应1

按先来后到的原则接待每一个客人。

、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能2

皱眉头。

、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。3

、对于有预约的客人要迅速转达他的要

求，不让客人4

等候。

对于客人说的一些重要事项要确认一遍。为避免出错，、

、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的6

关系。

、要请客人填写接待登记簿。7

、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。8

、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至9

上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽

可能地从对方那里了解一些有用信息。、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、10

根据情况的不同，对来客的意;所在公司等基本情况的介绍

图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼

仪。

介绍的礼仪

在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得

体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，

介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。

、自我介绍1

在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容

以具体场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的

职务。

、为他人作介绍2

当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方

更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，

向女士引见男士，向职;不论男女都是按这样的顺序作介绍

位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简

单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特

殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序

一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。

介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等

等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相

识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，

免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指

指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。在社交场合，国际通行的是“女士优先”原则，即需要

把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法

应是：如果原本是

坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的距

离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致

意。

、被他人介绍3

握手的礼仪

、握手的姿式。1

一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等

而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭

敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，

就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通

常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与

人相握。

、握手的顺序。2

在;在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握

在男女之间，;长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握

应女方先伸手后，男方才能接握。

、握手的力度也应注意。3

一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使

劲摇晃几下，这是十分友好的表示

、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的4

人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼

注视对方的眼睛，表示诚意。

交换名片

、名片的内容1

名片分公务名片和社交名片

公务名片

公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、

名片上数字不宜太多，电话等联络方式。地址、职务或职称、

名字在名片中应该是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜

色最好为白色，显朴素、大方。

公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间

被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码，则不必

问对方。

社交名片

社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒

这样既不利于保存，不要直接放在衣袋或钱包里，或名片夹，

也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可

放在西服上衣内侧口袋里或包内。

、交换名片礼仪2

递名片时机

初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递

交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司

地址、联系方式等内容也可递交名片。递名片礼仪

应是来访者、一般来说，身份低者先向被来访者、男性、

女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己

定的名片。递交名片时应站起来，以齐胸的高度递上。双手

拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接

过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、

以示尊敬。身份低者应使自己的名片低于对方的名片，男性、

如果对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递

上。

接名片礼仪

当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。

而应看清楚对方姓名、不可立马放进口袋，接收对方名片后，

身份。如果对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对

方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文压

在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，

便于名片与人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，

地址、并手写姓名、表歉意，可说明原因，无法回赠对方时，

联络方式送给对方。

、名片保存与整理3

事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。

三、日常接待要领

迎接、招待客人

接待客人要注意以下几点。

、客人要找的负责人不在时1

要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。

请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我

方负责人到对方单位去。

、客人到来时2

我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明

等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮

料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

3 、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导

方法和引导姿势。

在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内

侧。

在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走

在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后

面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

在电梯的引导方法。

引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进

入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人

先走出电梯。

、客厅里的引导方法。4

当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看

到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应

请客人改坐上座。

恭送客人

1 、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提

送到车上。安放好行李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢

“祝、”!欢迎下次再来“祝您旅途愉快，如光临和致告别语，

”等。!您一路平安，同时希望我们合作愉快

2 、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也

不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要注意

不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。

、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车3

目送车子离开后才能离开。挥手告别，面带微笑，辆启动时，

接待预约客人

在最初的问候之后，客人会做自我介绍，

说出要见之人

姓名，秘书首先应确定是否有预约。

给上司挡驾

、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其1

请示，不要凭自己个人判断，将客人回绝，说上司不在。

、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有2

余地。

接待同时到访的客人

、坚持先来后到，一视同仁原则1

微笑着请后到客人稍等。可在接待先到客人的同时，、2

3 、请先到客人作登记，然后问候后到客人。

、切记以貌取人4

接待不速之客

、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这1

是工作需要。

2 、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事

人联系。但是，联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。

、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人3

拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，

是客人听不清秘书讲话。

、要用委婉拒绝客人4

、尽量不要让客人在前台久留。