SAP讲义第六部分：SAP与ERP之间的关联
1.1.1 物料管理业务涉及的主数据
?供应商主数据
?一般数据
?采购组织有效的数据
?公司代码有效的数据
?一般数据
?名称，地址，语言
?联系人
?通讯控制数据
?采购组织有效的数据
?定货货币
?伙伴角色：定单接收方，供货方，开发票方，收款方
?采购数据：采购信息记录，支付条款
?公司代码有效的数据
?一般数据
?采购组织有效的数据
?公司代码有效的数据
物料主数据
物料主数据的组织层次：
整个公司通用的：物料代码，名称，基本和替代计量单位，物料组，体积重量等仅在一个工厂有效的：采购数据，MRP数据，预测数据，工作日程表数据
1.1.2 基本采购业务循环概述
?确定需求
?确定资源
?供应商选择
?处理采购定单
?监控采购定单
?收货
?发票校验
?支付
物料采购
物料BOM组件的采购过程可包括采购订单和该采购订单的收货。采购订单可通过采购申请生成。
?对于货物移动，需要创建物料凭证和会计凭证。对于未估价收货，例如寄售库存（未估价）的免费交货和收货，则不生成会计凭证。使用移动类型参数确定收货类型。此应用程序与转帐和发货为同一个应用程序。
?物料凭证从仓库角度描述货物移动。会计凭证从价值流角度描述货物移动。从物料凭证显示可以转到财务凭证显示。
?确定需求
物料模块采购业务流程从确定需求开始。物料采购请求是记录物料（服务）需求的凭证，有手工建立的和通过MRP（物料需求计划）运行产生的两种。手工建立采购请求的人确定需要什么，数量和需要的时间。采购请求的进一步处理流程一般分为产生采购定单、采购框架协议和报价请求三种。采购框架协议是已经事先确定了供应商和条件。可以根据货源清单确定报价请求发送的对象。收到报价单后，进行比较价格和条件的报价单处理业务，再分别根据情况产生和发出采购定单或拒绝信件。
一个采购请求包括一些采购项目，每一个都定义了采购类型。下列是存在的采购类型：
·标准
·分包合同
·寄售
·仓库转移
·外部服务
一个采购请求的项目包括要供应物料的数量和提交日期，或者外部服务的数量。对于转包商供应的采购物料项目，你可以指定必须输入的物料在规定的提交日期供应给转包商以进行装配或加工。
外部服务采购类型包括一些服务的规定。可以是树状层次结构的。树状层次结构被看成为一个框架。定单的数量和日期设置在表现为工作或活动的服务项目之外。价格限制代替服务项目。。。。
成本可以通过科目分配给各个控制对象。
一个采购请求可以通过采购定单或长期采购协议实现。
采购请求是一种内部凭证，不被用于企业外部。
?确定资源
当考虑使用新的采购事务处理时，首先总是希望依靠在系统中已经存在的数据。常常在发现系统中没有对特定物料或服务的可用资源时，才发布一个一次性采购定单，或者花费更可观的时间完成请求处理和报价处理从而确定一个供货资源。一般规律是，一个运行中的SAP R/3系统（也包括任何其他ERP/MRP系统）将包括大量供应商和框架采购协议，代表了外部供应资源（外部采购），同样道理，你的公司里的工厂代表了内部供应资源（内部采购）。
资源确定功能帮助你从大量可用数据中找到满足特定需求的最适用的资源，也就是说，系统为订购的目的提出一个框架采购协议或者供应商的建议。
确定资源的来源：
·框架采购协议
框架采购协议代表一个物料可能的供应资源。
·采购信息记录
记录过去一个供应商提供哪些物料和一个物料过去由哪些供应商提供。它也可以作为可能的供应资源。
·工厂
属于你的公司的一个工厂也可以代表满足采购需求的一个可能的供应资源。
如果一个工厂已经分配成为一个供应资源，需求将被一个内部采购事务满足。在这种情况下，将建立一个仓库转移定单（仓库转移包括一个长距离的运输）。·配额安排
配哦安排指定了在一定期间内总的需求数量的一部分分配给一个特定的资源。·资源清单
指定在规定的期间内，一个特定工厂允许的物料供应资源。可以定义首选的物料供应资源（例如，一个供应商）为“固定的”。
?供应商选择
供应商选择在处理报价单的业务中完成。确定资源也同时对供应商的选择决定。供应商评估是分析评价外部供应者的处理过程。也是供应商选择的基础。供应商按不同的一些标准进行打分。供应商的得分可以决定是否保留或排除在你的供应商基础之外。
?处理采购定单
采购定单可以被用于各种采购处理。可以采购物料（为直接消费和为库存）和外部服务。此外，特殊的采购类型“分包合同”，“第三方伙伴”（包括三角形的业务关系和直接向客户发货），“寄售”等也是可以使用的。
可以使用采购定单从外部资源满足你的需求（例如：供应商提供一个物料或实施服务）。也可以使用采购定单从一个内部资源采购你的工厂需要的物料，（例如：其他工厂）。这样的交易包括长距离的仓库转移。采购定单的后续活动（例如收货和发票）被记录到日志，使你能够监控采购业务。
可以使用采购定单完成一次性交易。如果，例如，希望从一个供应商仅采购一次时建立采购定单。如果希望与供应商建立长期的供应关系，由于通常可以获得优惠的采购条件，使用框架协议是明智的。
由于不是所有的物料或服务的采购被分别的监控所包含，你也可以建立带有扩展的，预先定义的有效期间和价值限制的采购定单。（可能用这种方式采购办公室供应，例如）。这种类型的采购定单类似于“合同”。
在这种情况下，不需要指定分别的物料或花费力气在货物的接受上。也可以通过自动处理减少发票校验方面的工作。
一个采购定单（PO）包括凭证标题和一系列项目。
在标题包括的信息有关整个采购定单PO。例如，支付和提交期间在标题中定义。每个凭证项目定义了一个采购类型。有以下采购类型：
·标准的
·分包合同
·寄售
·库存转移
·外部服务
在采购定单项目中指定的全部物料数量的交货活动可以展开成为在一个交货时间表期间内多个按分别的数量和交货日期项目。
由分包人供应的采购定单PO 项目，可以指定必要的输入物料或零件，这些物料可以被提交给分包人以便在规定的日期完成装配或加工。
“外部服务”采购类型的项目包括服务规格的集合。以后可以构成树状层次结构。这样一个树状层次结构称为框架。框架包括一系列层次，每个层次代表一个服务层次。每个定单数量被称为服务行，代表分别的工作和活动。在初始状态不能精确指定的服务或工作用价格限制代替服务行。
如果服务被一个已经存在的合同包含并发布（定货的），采购定单项目可以包括有关合同的限制价格。
监控采购定单功能
* 显示采购定单
PO 标题统计显示属于整个凭证的信息（例如，总的货物接受数量和发票数量）。
显示一个项目的统计数据
* 显示PO 历史
采购定单历史一个定单项目上发生的所有交易（例如有关一个项目的货物和发票，交货费用，定金等等）。
·接收的发票和它们结算完成的价值
·在“冻结库存”中的数量
·交货费用
·基于GR 发票校验的项目GR 分配和IR 凭证。
* 分析采购定单
·一个物料编号范围
·采购组
·请求跟踪组
·物料组
科目分配
定单价值分析
归档的采购凭证
* 请求跟踪编号
列出参考到一个特定请求跟踪编号的所有采购凭证。分析报表显示已经建立采购请求的定单。
* 供应商/物料
列出针对特定供应商，物料，物料组的采购定单。
收货
库存管理系统可以支持计划的收货和无计划的收货业务。本节介绍如何以采购定单和其他定单（例如生产定单）和预留的方式安排收货计划。
提前计划收货意味着在实际收货前存储重要的信息，例如：
·什么? (什么物料?)
·多少? (数量多少?)
·什么时候? (提交的日期?)
·来自哪里? (来自哪个供应商或工厂?)
·到哪里? (收入哪个仓库?)
收货计划的目的是简化和加速收货物处理，和更好地组织收货点的的工作，例如避免收货业务的瓶颈。
另外，如果安排收货计划，物料需求计划(MRP) 可以监控订购或制造的库存，以达到最优化的库存水平。
除非进行收货的计划，系统将不能跟踪已经被定货的物料。因此，收货计划是调节仓库中的库存水平的关键。计划收货对确定供应商已经按时交货或自制生产已经按时完成也是很重要的。没有它们，系统不能建立定单和收到物料的联系。计划收货的类型
依赖于信息的来源，计划收货分为三种类型：
·使用采购定单的计划收货
使用MM 采购模块，你不需要手工安排收货计划。MM 采购模块建立的采购定单包括了计划收货的全部需要的信息。
使用采购定单的计划收货
·使用生产定单的计划收货
使用PP 生产计划模块，你不需要手工安排收货计划。MM 采购模块建立的采购定单包括了计划收货的全部需要的信息。
使用生产定单的收货
·使用预留的计划收货
如果你的公司没有MM 采购模块或PP 生产定单模块，可输入预留以计划来自
采购或生产的收货。
?发票校验
发票校验
?通过参考采购订单或收货情况过帐收款发票。
?在财务会计中过帐应付款作为发票校验的结果。由此生成的未清项目可在检查付款建议清单后使用付款程序自动控制。
?资产负债表科目在收货时记入借方。抵消分录记录在GR/IR清帐科目中。
?当过帐发票时，清算GR/IR清帐科目并把供应商科目记入贷方。
?更新每个采购订单的历史状况包括：
?预付款
?收货
?发票
?交货成本
?运费成本等
SAP 系统是由一系列连接在一起的模块构成的，公司里的不同部门可以和其他部门协同工作。发票校验模块是MM物料管理的一部分。它连接物料管理模块和财务模块，控制模块和资产会计模块之间的连接。
物料管理中的发票校验的作用和目的如下：
·它结束物料采购业务–由采购请求开始，经过采购和收货，最后以发票校
验结束。
·允许处理不是来自直接采购的发票(例如，服务，费用，运输费用等)。·允许贷记处理，如发票作废或折扣。
发票校验不支持支付或发票分析业务。这些业务需要的信息被传递给其他部门处理。
发票校验任务包括：
·输入发票和已经被接受的贷方
·检查发票的货币，和指定的内容，价格和算法
·从发票的结果中执行记账
·更新SAP 系统中的数据，例如，开放项目和物料价格
·检查被冻结的发票，如果和采购定单差异太大的话
在SAP 系统中的高度的集成，支持这些业务平滑和有效地进行处理。
●发票校验的类型
作为一般规则，一个发票代表一个商业伙伴发出要求支付的事务。不同的发表类型有不同的发票校验类型：
·发票基于一个采购定单
使用基于采购定单的发票校验，采购定单的所有项目可以一起结算，无论一个项目是否已经在一系列部分交货中被接受。所有的交货被合计起来记账并记在一个项目上。
·给予收货的发票校验
使用基于收货的发票校验，每次收货被分别开发票。
·没有参考定单的发票
当存在没有参考到一个采购定单的发票，它可能被直接被记账到物料账，G/L 总账或一个资产账。
系统自动校验通过硬拷贝货EDI方式收到的发票，如果参照采购订单输入供应商发票的话，系统会自动生成它所期望收到的发票，如果出现了不允许的差异，比如交货期、交货数量或协定的价格，那么这张发票会自动封锁而不能付款。估计收货结算（ERS）功能可使完全不需要供应商发票，根据采购订单的收货入帐记录，系统会周期性的自动生成发票。
发票校验功能还提供一种比标准程序快的多的特殊方法输入供应商发票。
物料管理模块的发票校验为以下目的服务：
它完成物料采购的全过程-物料采购从采购申请开始，接下来是采购和收货，并以收到发票而结束。
发票校验功能支持处理不基于物料采购的发票(例如，服务费，其它花费，过程费用等。
发票校验功能支持处理贷项凭证，既可以是发票的取消，也可以是打折扣。
发票校验不是对支付进行处理，也不是对发票进行分析。这些需要处理的信息被传递到其它部门。
发票校验的任务包括:：
●输入接受到的发票和贷项凭证
●检查发票的内容，价格和计算的准确性
●执行一个发票的帐目记帐
●更新SAP系统内的一些数据，例如，未结算项目和物料价格
●检查那些因为与采购订单出入太大而被冻结的发票
SAP系统的高度集成允许这些任务能够平稳和高效地进行。
?支付
通过发票校验模块，SAP的财务模块从物料管理模块得到采购业务方面的数据，在财务模块中完成支付业务。
1.1.3 采购业务解决方案
?库存物料采购
库存物料采购采用基本采购业务循环中的业务处理完成。即为：
确定需求
确定资源
供应商选择
处理采购定单
监控采购定单
收货
发票校验
支付
?消耗物料采购
在采购物料入库后发出时，将记账到适当的生产定单或成本中心。当采购消耗性物料时，直接记账到工作中心或成本中心。消耗性物料可继续适用库存管理，但不再发生会计事务和伴随物料的资金流。消耗物料的采购和库存物料采购业务的区别在于前者收货时完成记账到适当的帐目或成本中心。随后的物料管理不再伴随资金流动。
消耗性物料包括：
订货型生产或项目型生产过程中消耗的物料
资产或设备维护中更换的物料
项目中的物料
?寄售物料库存管理
客户的仓库存储供应商的物料称为寄售物料。客户象管理自己的库存一样管理属于供应商的库存。寄售库存对每个供应商要分别建立。寄售库存的采购和标准库存采购类似，但寄售库存发出可以针对生产定单，转销或转入标准库存。当物料从寄售库存仓库发出时，供应商发票处理开始。批次管理和质量检验功能可以象标准库存一样用于寄售库存。寄售库存对客户的好处是将财政负担转移给了供应商。同时避免或减少短缺现象。
?转包合同定单处理
转包合同部件的采购业务—订购、发货和收货，都和标准采购在同一系统处理。转包定单用于管理管理生产过程中的转包，企业可能需要想转包商提供部分或全部物料。转包采购定单和标准采购主要不同在于要发出零部件物料给供应商。企业把转包物料发给供应商，这些物料作为“供应商特殊库存”来管理。物料仍属于本企业，但不再是立即可用的物料。每个转包采购定单都确定了转包商所消耗的本企业的物料。
?库存转储处理
在R/3系统中，内部转移和外部采购使用共同的业务处理活动：计划、请求、预订、发放、接收等。无论用于什么业务流程中。库存转移处理：
转换计划传输定单为运输定单
监控运输定单
在发货工厂预留物料
发出物料
在收货工厂处理收货
当发货工厂按运输定单过账时，发出的货物在收货工厂作为“在途库存”。当收货工厂完成收货并过账时，在途库存就减少相应数量。
?外部服务采购
对于采购物料或采购服务，采购请求、批准、采购定单几发票是相似的，基本业务循环也是相似的。主要区别在于，服务通常是在任务完成时作为成本中心或工作定单的消耗，而物料是在收货时记录到库存系统中去。而当服务被执行或获得批准时，记账就开始了。
采购服务
用户
-
-工厂维护（PM）
-项目系统(PS)
需求确认
服务主记录
?服务主记录可用于物料管理（MM）和其他后勤模块。包含相关服务信息，如：描述文本，计量单位，物料组和科目确认的评估类别等等。
?可存储服务价格。使用标准化模板和样例您可轻松地创建大量服务目录。
?在SAPR/3系统中使用服务主记录和其它服务功能，允许您对不能或仅能处理至物料限制范围的复杂处理进行映射。例如：一个大型建筑项目涉及许多行业和数以千计的服务项目。
?仓库管理解决方案
?库存盘点
?危险品
?易损商品
?收料
?发料
SAP的仓库管理系统(WM)支持:
●定义和管理仓库中的存储区和仓位
●处理所有的记帐和事务，如收货，发货和一般的转储等
●对库存的变动情况进行监测
●按仓位进行存储
●确保在存储管理系统中的记帐与仓库中的实际库存情况一致
●与物料管理模块，生产计划模块，质量管理模块和销售与分销模块的集成
利用WM系统，可以对公司中复杂的库存结构进行管理。这种结构可包括不同的仓库中的区域（即存储类型），如在高架位闲置的存储、可用存储、冻结存储和固定的仓位提取区域等，以及生产供应、发货和收货区域等。利用WM系统，可以同时对具有随机组织结构和具有固定仓位的仓库进行管理。
WM支持对所有相关货物移动的处理，包括由存储系统（IM）激发的收货和发货，由销售和分销（SD）系统激发的供货，以及发生在仓库内的移动，例如内部的库存转储。
在仓库管理系统中，可以根据转储需求生成转储订单。转储订单可激发并控制仓库中货物的实际移动。
WM系统利用它在存储方面的功能，可以保证帐面存储情况和仓库中的库存情况在任何时候保持一致。由于SAP系统是高度集成的，所以在存储管理系统和仓库管理系统之间并不需要单独的界面程序。
存储单位管理
仓库管理(WM)中的存储单位(SU)管理提供了在仓库中对物料流的存储单位进行优化管理和控制的相关功能。
1.1.4 优化采购活动解决方案
?供应商评估
供应商评估功能能尽量优化采购操作，能简化选择货源过程、不断跟踪和考察现有的供应关系。
使用R/3供应商评估系统能保证更大的客观性，因为所有供货商以同一标准评估并由系统评分，尽量减少个人的主观印象影响。
评分系统：
分值为1到100分。供货商的表现用4个主要标准度量
全面的评分使采购人员了解供货商的表现并给供货商一个全面评价。
主要评估标准
标准系统中的主要评估标准为：价格、质量、交货、服务
如果需要，最多可以定义99个评估标准。用户可以平衡每个标准在综合评估中的影响。
子标准
每个主要标准可以分为几个子标准，以便进行更详细的评估。
标准系统提供5个子标准，一般能满足评估目的。另外，用户可以定义最多20个自己的子标准。
给子标准评分
给子标准评分可有不同方法：
●自动计算指分数根据系统中已有的数据确定。
●半自动计算指采购人员输入重要物料的分值，然后系统计算更高层的分数。
●手工计算指用户针对某个全局子标准输入某供货商的分数。
采购经理可以决定何时以更详细的基础评估，何时进行简单的处理以节省时间和费用。
●分析
可以输出供货商评估结果。例如，用户可以生成按照全面分数排列的最佳供货商排列表，或提供某种物料供货商的排列表。
●历史变化
评估的变化以日志形式记录，评估记录可以打印出来。
供货商评估的任务：
供货商评估功能使供货商按照同一标准排序，能自动和手工进行
此项功能通过合理和简化地挑选合适的供货商来优化采购过程
?框架采购协议
如果你要与供应商安排长期的物料供应和服务的采购协议，可以使用这个模块。
框架采购协议可以用一个发布（批准）程序控制。
在采购组织和供应商之间关于物料供应和提供服务的长期采购协议，是根据预先定义术语和条件在特定期间的。（在SAP 外边，这样的协议有一系列术语，例如"blanket"，"master"，"framework" 或"umbrella" 协议）
在SAP 系统中，这样的协议分为：
·合同
·集中协议合同
·分布合同
·日程表协议
·日程表协议针对集中协议合同
你的公司的用户部门提出的对物料和服务的采购请求已经被采购模块所满足。用户部门把他们的请求通过SAP 采购请求凭证通知采购模块。另外一方面，采购模块可以自己把它们作为请求记录下来，或者建立标准的采购定单，或者直接根据框架采购协议建立发布定单，而不首先建立一个采购请求。
优化采购活动中的工作流程
除了与采购有关的选择这里已经讨论过之外，你可以用下列方式加速采购活动：·物料计划系统根据框架采购协议自动产生交货日程表，就是说，不经过采购模块的任何干预。
·用户部门直接建立采购定单（代表采购）。
控制生产和物流的“看板”程序是这方面的一个例子。
下图表示了如何在考虑资源的选择和建立后续文件，同时改进采购活动。
资源的分配和进一步的处理：步骤
建议
如果你有一个维护得很好的系统和许多可能的供应资源，建议使用自动业务处理，这样大部分请求的项目可以被分配给唯一的资源，而不需要买主的干预并且后续的凭证（例如合同发布定单）可以被自动建立。
如果可用的资源比较少或对一个特定的需求有一系列可能的资源，买主必须选择一个唯一的资源，建议使用手工处理业务。
在手工处理业务的情况下，一个人可以完成步骤“分配资源”和“进一步处理”。然而，你也可以指定一个人完成“分配资源”，另一个人完成“进一步处理”。