接待常用礼仪

接待常用礼仪

要搞好接待工作，首先要学好接待礼仪，待客要文明、礼貌、热情、平等、周到，把握“尊重”、“沟通”、“规范”三大要素，永远不失主方对来宾的尊敬与友善之意，“待来者如宾，使宾至如归”，这是主人的责任。这里重点谈谈会议和食宿方面应该重视的有关礼仪。

一、会议

一个会议可否取得圆满成功，在很大程度上取决于办会组织的质量和水平，凡正规的会议，均须对会务性工作、会场的排座、会风的端正等进行周密而细致的组织安排。

㈠会务性工作。会务性工作可分为会议之前、会议之时、会议之后三个阶段。

会议之前

其一，根据会议的规模和档次确定会议地点，选择好会议所。

其二，做好会场布臵。①根据会场大小制好“会标”。“会标”的长短、宽窄应根据会议室的大小和主席台的宽度来定，主“会标”的长度不得超过会议室的宽度，有字的长度同主席台前排台桌的长度要协调，“会标”的宽度要和会议室的空间协调，字的大小间隔应与整个“会标”协调，字体一般采用正楷，最好用电脑刻字；②合理布臵桌椅，尽量使座位集中、整齐、美观，多余的桌椅不宜过多放在室内，有条件的地方布上桌布；③比较正规庄重的会议，在会场内合理布臵一些长青类盒景，气氛比较活跃的会议，可布臵一些鲜花；④对开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等等，应提前进行调试检查。

其三，与外界搞好沟通。举行会议前，应向新闻界、公安保卫部门、

会议保障部门进行通报，并要对拟邀请到会的人员进行确认。

其四，会务人员分工。对于参加会务的一切人员，均应提前进行分工，使大家职责分明，各负其责。

其五，会议用品的采办。补充、采购纸张、本册、笔具、文件袋、姓名卡、座位签以及饮料、声像用品等会议用品。

2.会议之时

第一、例行服务。会议举行期，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士等，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。对其批评建议，则需要闻过即改。

第二、会议签到。为了掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求会议者在入场时签名报到。

第三、餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生而时尚的饮料。最好便于与会者自助饮用，不提倡为其由人频频斟茶续水。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便。

第四、现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录音、录像等。会议记录不仅要在会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容上面面俱到，而且还要力求具体，要点完整、准确、清晰。

第五、编写简报。会期较长的重要会议，往往会在会议举行过程中编写会议简报，以此对会议的过程、反响、动态、内容进行扼要报道，帮助有关方面全盘把握好会议。会议简报的基本要求是快、准、新、简。

3.会议之后

会议进行完毕，应当形成会议决议、会议纪要等专门性的会议文件，处理好各种有关会议材料，为外来的与会者提供一切返程的便利。

㈡会场的排座

举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。在实际操办会议时，由于会议的具体规模不同，座次排定也具有一定的差异。

1.小型会议

小型会议的重要特征是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台，座法一般有三种型式。其一，自由择座，不须排座次；其二，依景设座，会议主席可设在主要景致之所在，其他位臵可参照其三；其三，面门设座，即面对会议室正门之位为会议主席之座，其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座(见图1)。

图1 小型会议排位

2.大型会议

大型会议的最大特点是会场上应分设主度台与群众席，主席台必须认真排座，群众席则可排可不排。

第一、主席台排座。主席台一般应面对会场主入口，群众席与主席台面对面就座，在每一位与会者面前的桌上，均应放臵双向的桌签。

其一，主席团排座。主席团，在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排座的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。具体来讲，主席团的排座又有单数(见图2)与双数

(见图3)的区分。

图2 主席团排位之一 图3 主席团排位之二

其二，主持人坐席。会议主持人，又称大会主席。其具体位臵之所在有三种方式可供选择：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但只宜令其就座于前排。

其三，发言者席位。又叫发言席，在正式会议上不宜就座于原处发言，常规位臵有二：一是主席团的正前方(见图4)，二是主席台的右前方(见图5)。

图4 发言席位臵之一 图5 发言席位臵之二

第二，群众席排座。主席台之下的坐席均称为群众席，具体排座方式有二：

其一，自由式择座。即不排坐次，由大家自由择位而坐。

其二，按单位就座。指按单位、部门或者地位、行业就座。具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉字拼音字母的前后，也可

以是其平时约定成俗序列。若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。

在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排(见图6)，二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排(见图7)。

图6 群众排位之一 图7 群众排位之二

二、食宿

在安排来宾的住宿时，从总体上必须掌握五条基本原则：

一是遵守我方的有关规定；二是考虑我方的实际条件；三是尊重来宾的风俗习惯；四是满足来宾的合理要求；五是确保来宾的健康和安全。

㈠用餐安排

为来宾安排用餐时，对宴请的形式、就餐的方式、菜肴的选择，位次的排列都应当认真掌握。

1.宴请的方式

目前我国用以宴请正式来宾的形式主要有以下三种。

第一、宴会。举办宴会时，需要提前发出请柬。除宾主双方外，往往还邀请其他人出席作陪。赴宴者的衣着，都应有所讲究。

第二、招待会。指的是只备一些食物、饮料，而不备正餐，不排座次的较为自由的一种宴请形式。目前常见的有酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等。

第三、工作餐。一般所用时间较短，菜肴道数较少，酒水通常不备。

除与工作有关之人外，并无其他人士作陪，用餐者可以边吃边谈。

2.就餐的方式

目前，在世界上就餐的方式主要存在三种：一是用筷子用餐；二是使用刀叉用餐；三是使用右手直接用餐。我国宴请主要以使用筷子用餐，即中餐。

第一、“混餐式”。又叫“合餐式”，类似于国内的会议餐或家庭用餐。大家围坐在一起，使用各自的餐具取用盛放在同一器皿之内的菜肴。它的长处，是可使人产生和睦、亲近之感。其不足，则主要是不太卫生。因此，不宜以此种方式正式宴请外方来宾。

第二、“分餐式”。又叫“中餐西吃”。无论菜肴还是主食，一律分给每位用餐者等量的一份，然后大家围坐在一起，使用各自专用的餐具、器皿独享自己的食物。它的优点是既卫生又公平。

第三、“自助式”。又叫自助餐。它的长处主要是节省开支，节省人力，不排座次，不拘礼仪。举行较大规模的招待会时，通常选择这种方式。

第四、“公筷式”。实际上是“混餐式”的一种特殊形式。此种方式既卫生，又有中式家庭的亲密氛围，适宜在为外方来宾举办家宴时采用。

3.菜肴的选择

在为对方准备菜单时，除了要量力而行之外，关键是要对对方爱吃与不爱吃的东西心中有数。第一、必须在菜单上排除来宾忌食之物，绝对不能违反禁忌。其一，宗教禁忌。如伊斯兰教禁食猪肉，印度教禁食牛肉，犹太教禁食无鳞无鳍的鱼类等。其二，民族禁忌。如满族人不吃狗肉，蒙族人不吃鸡鸭鹅的内脏，佤族人不吃黄牛的心肝等。其三，职业禁忌。如司机不准饮酒，警官与检察官一般不得出席有碍其正常执行公务的宴请。其四，健康禁忌。如糖尿病患者宜用无糖餐，高血压和肝病患者忌饮酒，高血脂患者应用低脂餐菜。其五，口味禁忌。虽然每个人的口味不一，但

亦不得疏忽大意，要尽量给于照顾，如有人不食荤，有人不食鱼，有人不吃大蒜，有人不吃辣椒等。

第二、除排除来宾饮食忌食之物外，还必须尽量在菜单上安排来宾欢迎的食物。

其一，具有民族特色的菜肴；其二，具有本地风味的菜肴；其三，来宾本人偏好的菜肴。

4.位次的排列

鉴于我方多以中餐待客，故主要谈用中餐时的位次排列。包括桌次和席次两个方面。

第一、等次的排列。主要应遵守三项规则：一是“以右为上”。此刻的左右，是按照“面门为上”的规则来确定的(见图1)。二是“内侧为上”。又叫做“以远为上”，即以距门较远的餐桌为上桌(见图二)。三是“居中为上”(见图3、图4、图5)。

图1 桌次排位之一 图2 桌次排位之二

图3 桌次排位之三 图4 桌次排位之四 图5 桌次排位之五

许多时候，以上三条规则交叉使用。但必须要注意：除主桌以外，其他各桌一般距主桌越近，桌次便越高；距主桌越远，桌次便越低(见图6、图7、图8)。

图6 桌次排位之六 图7 桌次排位之七

图8 桌次排位之八

第二、席次排列。主要恪守下列四条规则：

一是“好事成双”。即各张餐桌上用餐者宜为双数，因为中国人以双数为吉祥之数。二是“各桌同向”。除主桌之外的其他各张餐桌，可以采用与主桌一致的排列方式。各张餐桌上的具体席位顺序应当基本相同。三是“面门为主”。主人之位应当面对餐厅正门。需要设第二主人之席时，则应令其在第一主人对面就座。四是“主宾居右”。主宾一般应挨着主人，并在其右侧就座。除主人与主宾之外，双方的就餐者应分为主左客右，分别在主人、

主宾一侧依据其身份的高低顺序就座。

这四条规则，通常会交叉在一起使用，而很少单独使用(见图9、图10、图11)。

图9 席次排位之一图10 席次排位之二图11 席次排位之三?住宿安排

安排远方来宾住宿问题，可采取两种方法：第一、来宾自行解决。主人在必要时给予对方一定程度的协助。如代为预定，或为其提供建议、咨询。第二、主方负责解决。接待方全面负责解决与来宾相关的一切问题，主方应考虑如下三个方面的问题。

1.住宿地点。根据惯例，通常都会将对方安排在条件优越、设备齐全、服务与国际水准接轨的饭店住宿。除考虑个人习惯与要求外，还要注意以下几个方面：一是住宿地点的口碑；二是服务质量；三是接待能力；四是周边环境；五是交通条件；六是配套设施；七是距接待单位、机场、港口、车站及工作地点路程的远近；八是接待住宿经费预算状况。

2.生活习惯。在安排来宾住宿地点时，应对对方独特的生活习惯有所了解，并予必要的尊重。注意以下四点：

第一、本国客人一般安排同性别共住或单住，而很多国家客人只有同性恋者才会同性共室。

第二、努力为来宾创造良好的卫生条件。

第三、充分保证来宾住宿的安静。

第四、严格做到来宾的休息不被干扰，不宜在客房之内会客。

3.实际需要。主方在力所能及的前提下，应当善解人意，对对方体贴入微，尽量满足对方的合理生活需要。

第一、来宾住宿不止一人，尽量安排其在同一饭店、同一楼层，或相邻楼层住宿，以便其相互关照或集体行动。

第二、为来宾安排好闲暇活动。

第三、照顾来宾应当“主随客便”。

第四、满足来宾合理合法的需要。

三、交通（乘坐汽车）

在接待中乘坐汽车时，上下车的顺序、就座时的座次、在车上的表现等，无一不与礼仪密切相关。

?上下车的顺序

需要注意的有关顺序的礼仪问题主要包括下列三点。

一是后上先下。在一般情况下，接待工作人员与来宾外出乘坐轿车时，均应争取做到“后上先下”，即后上轿车，先下轿车。这是合乎礼仪的标准做法。

二是方便为要。有些时候，由于轿车上的具体座次安排所限，接待工作人员在上下轿车时，是难以做到“后上先下”的。此时此刻，不必非要墨守成规。

三是车后绕行。国内的轿车依照交规，均停靠于道路右侧。因此需要在中排、后排左座上就座，而右座上已有他人在座时，应从车后绕行上下车，而不宜在就座者身边强行通过，或从车前绕行。

?就座时的座次

为轿车具体确定座次时，必须注意座椅排数、座位数量不同的轿车，在具体排位时讲究有别。而在同一种轿车上，驾车者的具体身份对排位亦