excel2010之数据透视表和数据透视图技巧

本章导读

利用数据透视表可以快速汇总大量数据并进行

交互，还可以深入分析数值数据，并回答一些预计不

到的数据问题。使用Excel数据透视图可以将数据透

视表中的数据可视化，以便于查看、比较和预测趋势，

帮助用户做出关键数据的决策。

8 数据透视表和

数据透视图实

战技巧

数据透视表基本操作实战技巧

使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供

摘要数据。掌握了数据透视表的额基本操作，可以

为数据分析打下基础。

数据透视表应用实战技巧

如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较

大的数字列表并对每个数字进行多种比较时，使用

数据透视表会很容易。

数据透视图操作实战技巧

数据透视图是提供交互式数据分析的图表，用

户可以更改数据，查看不同级别的明细数据，还可

以重新组织图表的布局。

8.1数据透视表基本操作实战技巧

例1

利用数据透视表可以快速汇总大量数据

并进行交互，还可以深入分析数值数据，并

回答一些预计不到的数据问题。其创建方法

如下：

打开工作表，选中数据区域中任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视表”选项，如下图所示。

弹出“创建数据透视表”对话框，单击“表/区域”文本框右侧的折叠按钮，选择数据区域，如下图所示。

再次单击折叠按钮，展开对话框，其他选项保持默认，如下图所示。

单击“确定”按钮，在新工作表中创建数据透视表，此时，新工作表中将显示“数据透视表字段列表”任务窗格，如下图所示。

在“创建数据透视表”对话框的“选择放置数据透视表的位置”选项区中选

中“新工作表”单选按钮，则在创建数据

透视表的同时新建新工作表；若选中

“现有工作表”单选按钮，可在所选位置

创建数据透视表。

1.选中

2.选择

单击

选中

在“数据透视表字段列表”任务窗格的“选择要添加到报表的字段”选项区中选中要在数据透视表中显示的字段，如下图所示。

例2 用户可根据不同的需求，创建不同的透视表，方法如下：

在表格中选择任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视表”对话框，如下图所示。

保持默认设置，单击“确定”按钮，新建工作表，并显示数据透视表选项，如下图所示。

在“选择要添加到报表的字段”列表中选中需要显示字段，此时的数据透视表如下图所示。

使用鼠标将“数据透视表字段列表”任务窗格中的“行标签”选项区中的“产品名称”选项拖动到“列标签”选项区中，如下图所示。

选中

在“选择要添加到报表的字段”列表中选中其他需要显示字段，得到不同的数据透视表，如下图所示。

例3

使用Excel创建数据透视表时，可以通过鼠标拖动的方法，在不同区域快速、方便地添加字段，方法如下：

在表格中选择任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视表”对话框，保持默认设置，单击“确定”按钮，新建工作表，并显示数据透视表选项，如下图所示。

使用鼠标拖动“选择要添加到报表的字段”列表中的“客户名称”选项拖动到“列标签”中，如下图所示。

用同样的方法，分别将“产品名称”和“总金额（元）”选项拖动到“行标签”和“数值”选项区中，如下图所示。

拖动

拖动

例4 数据透视表中的列标签名称与普通单元

格不同，不能直接进行更改，可按如下方法更改其名称：

入新名称，如下图所示。

单击“确定”按钮，更改列标签名称后的数据透视表效果如下图所示。

用同样的方法，更改其他列标签名称，效果如下图所示。

例5 用户可按如下操作方法，快速删除数据

透视表：

拖动鼠标，选中整个数据透视表，然后按【Delete 】键，即可将数据透视表快速删除，如下图所示。

例6 用户可以根据需要，调整数据透视表的布局，操作方法如下：

在表格中选择任意单元格，单击“设计”选项卡“布局”组中“报表布局”下拉按钮，在弹出的下

按【Delete 】键

拉菜单中选择“以大纲形式显示”选项，如下图所示。

此时，改变布局后的数据透视表效果如下图所示。

若在“报表布局”下拉菜单中选择“以表格形式显示”选项，效果如下图所示。

例7

用户可以使用Excel 2007内置的多种样式，美化数据透视表，操作方法如下：

在数据透视表中选择任意单元格，单击“设计”选项卡“数据透视表样式”组中样式列表框右

侧的按钮，弹出如下图所示的样式下拉面板。

从中选择需要的样式即可，如选择“数据透视表样式中等深浅3”选项，得到的效果如下图所示。

若样式下拉面板中没用满意样式，可在其中选择“新建数据透视表样式”选项，将弹出“新建数据透视表快速样式”对话框（如下图所示），用户可从中进行自定义设置。

例8

默认情况下，数据透视表的汇总方式为

求和，用户可根据需要自定义某一项数据的

汇总方式，操作方法如下：

单击“数据透视表字段列表”任务窗格的“数值”选项区中“求和项：总销售额”选项右侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”选项，如下图所示。

弹出“值字段设置”对话框，在“选择用于汇总需所选字段数据的计算类型”列表框中选择“最大值”选项，如下图所示。

单击“确定”按钮，将数据透视表的计算方式更改为求最大值，此时的数据透视表效果如下图所示。

例9 创建好数据透视表后，如源工作表中的

数据发生变化，则需要更新数据透视表，操作方法如下：

在数据透视表中选择任意单元格，单击“选项”选项卡“数据”组中的“刷新”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“全部刷新”选项即可，如下图所示。

例10 若是直接在工作表中更改数据源，则需

要更新数据透视表。按如下方法更改数据源，

可以避免更新数据透视表，操作方法如下：

打开数据透视表源工作表，从中插入两行数据，如下图所示。

切换到“透视表”工作表，在数据区域中选

2.选择

选择

插入

中任意单元格，单击“选项”选项卡“数据”组中的“更新数据源”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更新数据源”选项，如下图所示。

弹出“移动数据透视表”对话框，并自动切换到源工作表，单击“表/区域”文本框右侧的折叠按钮，在员工作表中重新选择数据区域，如下图所示。

再次单击折叠按钮，然后单击“确定”按钮，自动切换到“透视表”工作表中，此时数据透视表已更新，效果如下图所示。

例11

在默认情况下，数据透视表不能进行自动更新，用户可以设置其在打开文件时自动更新，操作方法如下：

在数据透视表中选择任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选项”选项，如下图所示。

弹出“数据透视表选项”对话框，单击“数据”选项卡，在“数据透视表数据”选项区中选中“打开文件时刷新数据”复选框，如下图所示。

例12

在实际工作中，经常需要按照不同的方法对数据透视表数据进行汇总，在数据透视表中添加计算字段，可以完善数据的汇总，操作方法如下：

在数据透视表中选择任意单元格，单击“选项”选项卡“工具”组中的“公式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“计算字段”选项，如下图所示。

2.选择 1.单击

选中

弹出“插入计算字段”对话框，在“名称”下拉列表框中输入“净收益”，在“公式”文本框中输入公式“=销售额*(1-0.35)-15000”,如下图所示。

单击“添加”按钮，将新字段添加到“字段”列

表框中，然后单击“确定”按钮，此时的数据透视表中显示“净收益”字段，并按公式计算得出结果，如下图所示。

例13 通过向数据透视表中添加计算项，可以

满足用户各种汇总要求，其添加方法如下：

在数据透视表中选择列标签行中任意单元格，单击“选项”选项卡“工具”组中的“公式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“计算项”选项，如下图所示。

弹出“在‘网点’中插入计算字段”对话框，在“名称”下拉列表框中输入名称，在“公式”文本框中输入公式“=(北京总店+河北分店+湖北分店+江苏分店)*0.32-15000”，如下图所示。

单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，添加计算项后的数据透视表如下图所示。

将光标插入到“公式”文本框后，

双击“字段”或“项”列表框中的选项，可将该字段或项自动添加到“公式”文本框中。

选中数据透视表任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选项”选项，弹出“数据透视表选项”对话框，如下图所示。

单击“汇总和筛选”选项卡，取消选择“总计”

选项区中的“显示行总计”复选框，如下图所示。

单击“确定”按钮，此时的数据透视表效果如下图所示。

例14 使用数据透视表进行数据汇总，有时得

到的汇总数据很多，分析起来有一定困难，用户可通过将数据透视表的部分项组合，来解决这个问题，操作方法如下：

打开需要组合项的数据透视表，选择行标签中任意一个单元格，单击“选项”选项卡“分组”组中的“将所选内容分组”按钮，如下图所示。

弹出“分组”对话框，在“步长”选项区中同时选

中“季度”和“年”选项，如下图所示。

单击“确定”按钮，将“时间”列中的数据进行分组，效果如下图所示。

2.取消选择

1.单击

1.选中

2.单击

选中

例15

在创建数据透视表时，有时会碰到数据源分布在多个工作表中的情况，用户可使用以下方法，使用多个工作表数据源创建数据透视表：

打开需要创建数据透视表的数据源所在工作簿，按【Alt+D 】组合键，在功能区上方弹出如下图所示的提示信息。

按【P 】键，弹出数据透视表和数据透视图向导对话框，在“请指定待分析数据的数据源类型”选项区中选中“多重合并计算数据区域”单选按钮，如下图所示。

单击“下一步”按钮，进入到指定页字段数目

界面，默认选中“创建单页字段”单选按钮，如下图所示。

保持默认设置，单击“下一步”按钮，进入到指定数据区域界面，单击“选定区域”文本框右侧折叠按钮，在“建华”工作表中选择单元格区域B2:H12，如下图所示。

单击折叠按钮，返回对话框，单击“添加”按钮，将选中的数据区域添加到“所有区域”列表框中，如下图所示。

切换到“东风旗舰店”工作表，选择单元格区域B2:H11，将其添加到“所有区域”列表框中，如下图所示。

选中

选中

2.选择

1.单击

1.单击

2.单击

单击“下一步”按钮，进入到指定数据透视表显示位置界面，默认选中“新建工作表”单选按钮，如下图所示。

保持默认设置，单击“完成”按钮，在新工作表中创建数据透视表，单击“列标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中取消选择“销售员”复选框，并单击“确定”按钮，隐藏“销售员”列，如下图所示。

选中任意数据单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”选项，在弹出的“值字段设置”对话框中设置“值字段汇总方式”为“求和”，单击“确定”按钮，将其汇总方式更改为求和，得到最终结果，如下图所示。

例16

对于某些企业来说，将数据透视表发布

选中

2.单击1.设置

2.单击

到网络上，可以将公司的业绩系统地呈现在客户面前，对公司业务来说有很大帮助。在网络上发布数据透视表的操作方法如下：

打开需要发布的数据透视表，单击Office 按钮，在弹出的下拉菜单中选择“另存为”选项，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“单个文件网页”选项，并在其下方选中“选择：工作表”单选按钮，如下图所示。

单击“发布”按钮，弹出“发布为网页”对话框，选择要发布的数据透视表，并选中“在浏

览器中打开已发布网页”复选框，如下图所示。

单击“发布”按钮，在浏览器中打开发布的网页，其效果如下图所示。

8.2数据透视表应用实战技巧

要快速查看数据透视表中个数据的详细

信息，可按如下方法进行操作：

双击数据透视表最后一个单元格，Excel

将在新工作表中显示数据的详细信息，如下图

所示。

例2 若需要在创建好的数据透视表中查看某一项数据的具体来源，可按照如下方法进行操作：

在数据透视表中选中要查看数据来源的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“查看详细信息”选项，如下图所示。

Excel 将新建一个工作表，并从中显示该数据的详细来源信息，如下图所示。

例3 创建完数据透视表后，若需要查看某一特定数据，如查看“笔记本”的销售金额，可按如下方法进行操作：

打开数据透视表，从中选中任意单元格，在弹出的快捷菜单中选择“显示字段列表”选项，显示“数据透视表字段列表”任务窗格，如下图所示。

用鼠标拖动“数据透视表字段列表”任务窗格的“列标签”选项区中的“类别”选项到“报表筛选”选项区中，如下图所示。

2.右击

3.选择

1.选中 1.选中

2.右击

3.选择

拖动

单击B1单元格右侧的下拉按钮，弹出如下图所示的下拉面板。

从中选中要查看的数据选项，如选择“笔记本”选项，单击“确定”按钮，数据透视表中将显示出所有“笔记本”数据对应的筛选结果，如下图所示。

例4

刚创建完的数据透视表的行标签内容是按照升序顺序排列的，如用户需要按降序或其他顺序汇总数据，可按如下方法进行操作：

打开数据透视表，在行标签列中选中任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“降序”选项，如下图所示。

此时，数据透视表中的行标签内容已经按降序顺序排列，效果如下图所示。

若在下拉面板中选中“选择多项”复选框，则列表中的各数据选项将变为复选框形式，用户可选择多个选项，如下图所示。

选中

2.右击

3.选择1.选中

若需要按照自定义方式进行排序，可在行标签列中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“其他排序选项”选项，弹出“排序（名称）”对话框，如下图所示。

在“排序选项”选项区中选中“降序排序（Z 到A）依据”单选按钮，如下图所示。

单击“其他选项”按钮，弹出“其他排序选项（名称）”对话框，取消选择“每次更新报表时自动更新”复选框，并选中“方法”选项区中的“笔画排序”单选按钮，如下图所示。

依次单击“确定”按钮，得到的排序效果如下图所示。

例5

数据透视表创建完成后，其列标签默认按照升序排列，如需要按照其他方式排列，如降序，可按如下方法进行操作：

打开数据透视表，单击“列标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“降序”选项，如下图所示。

选中

2.选中

此时，数据透视表中的列标签行中的数据已经按照降序顺序进行汇总，效果如下图所示。

例6

数据透视表中行总计值是对应行标签的顺序进行排序的，若用户需要对行总计值进行汇总，可将其重新排序，操作方法如下：

打开数据透视表，行总计值列中选中任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“升序”选项，如下图所示。

此时，数据透视表中行总计值按照升序进行排序，效果如下图所示。

若是在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“降序”选项，行总计值将按照降序顺序进行排序，效果如下图所示。

例7

数据透视表中列总计值是对应列标签的

顺序进行排序的，若用户需要对列总计值进

2.选择

行汇总，可将其重新排序，操作方法如下：

打开数据透视表，在列总计值行中选中任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“升序”选项，如下图所示。

此时，数据透视表中列总计值按照升序进行排序，效果如下图所示。

若是在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“降序”选项，行总计值将按照降序顺序进行排序，效果如下图所示。

例8

一个数据表不可能只针对一种商品进行筛选，同一品牌的产品可能会有不同类别，按照不同的需求进行筛选的操作方法如下：

在表格中选中任意单元格，单击“插入”选项卡“表”组中的“数据透视表”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视表”对话框，如下图所示。

保持默认设置，单击“确定”按钮，在新工作表中创建数据透视表，并在“数据透视表字段列表”任务窗格中的“选择要添加到报表的字段”列表中选择要显示的字段，如下图所示。

将“数据透视表字段列表”任务窗格“行标签”选项区中的“类别”选项拖动到“列标签”选项区中，如下图所示。

单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，弹出如下图所示的下拉面板。

在下拉面板下方的列表中选中要筛选的项目对应的复选框，取消选择其他复选框，如下图所示。

单击“确定”按钮，得到的筛选结果如下图所示。

用同样的方法，筛选列标签中要显示的数据，效果如下图所示。

例9 在数据透视表中按照特定值进行标签筛选的操作方法如下：

打开数据透视表，单击“行标签”字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“标签筛选”|“等于”选项，如下图所示。

弹出“标签筛选（客户名称）”对话框，在右侧文本框中输入标签名称“大欧式总公司”，如下图所示。

拖动

单击

选择