编制县级综合档案馆建设规划工作的通知
湖北省发展和改革委员会湖北省档案局关于做好编制县级综合档案馆建设规划工作的通知
各市、州、直管市、神农架林区发展和改革委、档案局：为改善中西部地区县级档案馆馆舍不足的状况，增强档案馆库抗灾能力，保障国家档案资源安全，国家拟安排中央预算内投资补助中西部地区县级综合档案馆舍建设。根据国家发改委、国家档案局的要求，结合我省实际情况，并按照填平补齐、区分轻重缓急的原则，由中央、省和地方政府共同组织实施县级综合档案馆建设规划，用三年左右时间使我省县级综合档案馆基本达到《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的要求，基本满足县级综合档案馆履行《中华人民共和国档案法》规定的法定职责需要，促进全省档案事业与经济社会协调发展。为做好此项工作，现将有关事项通知如下：
一、规划范围与资金安排
（一）规划范围
规划范围是有档案馆管理机构、具备基本保管和利用条件、馆舍面积严重不足的县级综合档案馆（详细说明见附件1）。有下列情形之一的暂不列入本规划。
1、特大城市中心城区的综合档案馆；
2、不具备档案保管、利用基本条件以及无综合档案馆机构、人员编制的；
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3、地方政府无法解决符合《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》规定的建设用地、规划条件以及地方配套资金的。
（二）规划项目的建设内容
1、按《档案馆建设标准》房屋建筑面积指标（附件2）测算出的档案馆馆舍面积缺口部分，可安排投资进行建设。具体测算办法详见编报说明（附件1）。
2、档案馆现有馆舍抗震设防等级经鉴定不达标的，可安排投资，进行改造。
以上两项可同时申报项目。
（三）资金安排
县级综合档案馆建设投资由中央和地方共同承担，各级政府要切实加大对档案馆建设的支持力度。
1、我省享受西部政策待遇县市（见附件3）的综合档案馆库房、对外服务用房、档案馆业务用房等馆舍建设的建安工程费用（含改造费用）由中央承担，建设用地、市政配套等其他费用由地方政府承担。
2、我省不享受西部政策待遇县市的综合档案馆库房建安工程费用（含改造费用）由中央承担，对外服务用房、档案业务用房等以及建设用地、市政配套等其他费用由地方政府承担。
3、分地区中央补助标准由国家发改委会同国家档案局根据各地房屋造价水平及当地经济社会发展情况核定。单个具体项目的工程造价和中央投资补助额度由省发改委会同省档案局综合平
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衡。要按照轻重缓急进行排序，优先解决无馆舍和问题严重、条件艰苦的档案馆建设问题。
二、材料报送要求
（一）所需材料
1、本档案馆馆舍现状，特别是馆舍建设存在问题的详细文字材料和市州规划方案意见；
2、地方政府关于建设用地、资金投入承诺书原件；
3、档案馆正面外观及损坏严重部位的数码照片。照片应用800万像素以上的相机，设置成“精细”类拍摄，以“湖北省某某档案馆外观”和“湖北省某某档案馆某损坏部位”等命名。如有多张照片，一并放在名为“湖北省某某档案馆”的文件夹中；
4、1996-2005年《全国档案事业综合统计年报》原始表，1996-2005年档案馆接收档案资料数量表（附件4），馆藏档案数量表（附件5），库房缺口与馆舍需求面积表（附件6）；
5、档案馆机构成立和局馆人员编制的批文复印件（须有发文单位印章）；
6、需改造的库房，应提供相关部门出具的房屋地震设防等级未达标证明原件（须有出具证明单位印章）；
7、设计部门出具的本地档案馆新建、改造建安工程造价以及测算标准和依据的文字材料原件（须有出具材料单位印章）；
8、国家制定的《县级综合档案馆建设规划表》（附件7）的纸质文件原件（须有填报档案馆的印章）和电子版本（统一用EXCEL 表格制作。表格在湖北档案信息网“相关下载”栏目下载）。
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以上纸质材料一律用A4幅面双面印制，一式4份，用ZD-2型备用夹或长尾夹等可取的装订工具装订成4套（《全国档案事业统计年报表》等厚型材料可单独装订），内封填写目录，用80克以上A4幅面白纸作封面（格式见附件8）。照片统一用JPEG
格式存储，电子版表格用EXCEL制作。按国家保密规定要求，数码照片及表格（附件4-7的表），报送电子版时不得通过互联网传递，且应同时上报加盖公章的纸质版。
（二）时间要求
项目材料由各市州发改委、档案局汇总（直管市、林区直报），于6月5日前分送省发改委投资处、省档案局馆室处各2套。不按要求填写材料或逾期不报者，视作自动放弃项目申报。
加强县级综合档案馆建设，对于推动和促进新时期我省档案馆事业的健康发展意义重大。各级发展改革部门和档案部门要切实负起责任，严格按照本通知要求，如实提供相关材料和填报相关数据，对瞒报、虚报、谎报以及所报数据未经核实，夸大需求者，一经发现，将给予暂停实施该地区县级综合档案馆建设规划等处罚。
各市、州、直管市和神农架林区档案局要安排1名了解本地档案馆基本情况、熟练使用excel和word等办公软件、责任心强的同志从事此项工作，并将人员名单报省档案局馆室处汇总。
联系人：湖北省发展和改革委员会投资处杨晶
027-********，159********
yangjing@https://www.wendangku.net/doc/ca2240109.html,
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湖北省档案局馆室处陈壮
027-********，130********
hb87233370@https://www.wendangku.net/doc/ca2240109.html,
附件：
1、中西部地区县级综合档案馆建设项目规划编报说明
2、县级档案馆建筑面积指标
3、湖北省比照西部大开发的县市名单
4、1996-2005年档案馆接收档案资料数量表
5、馆藏档案数量表
6、库房缺口与馆舍需求面积表
7、县级综合档案馆建设规划汇总表
8、县级综合档案馆建设规划材料封面及目录格式
二OO九年五月十八日
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附件1：
中西部地区县级综合档案馆建设项目规划编报说明
一、通知中的“县级综合档案馆”指按县级行政区划设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。
二、“建筑面积严重不足”指与《档案馆建设标准》相比，现有档案馆库房缺口建筑面积大于100平方米且大于该档案馆库房实际需求面积10%的。实际需求面积按照《档案馆建设标准》中的相关规定进行核算（表3-1），具体公式为：档案馆档案库房实际需求面积=馆藏档案数量×平方米÷0.7。根据《档案馆建设标准》，档案库房实际需求面积的下限为500平方米。
三、“馆藏档案数量”的计算公式为：现有馆藏数量+30×年均接收档案数量，单位为万卷。以件为保管单位的档案数量按每10件折合成1卷计算。
四、“馆藏档案数量”，按照《档案法实施办法》规定，立档机关应自档案形成之日起满10年，向县级档案馆移交档案。因此，馆藏档案截止年度为1999年及其以后年份的档案馆，现有馆藏数量按实际存档量计算；档案没有按期移交档案馆，馆藏档案截止年度为1999年以前年份的档案馆，现有馆藏数量计算公式为：实际存档量+（1999-馆藏档案截止年度）×年均接收档案数量。“现有馆藏数量”单位为万卷。
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五、“年均接收档案数量”取1996-2005年度接收进馆档案资料总量的平均值（以《全国档案事业综合统计年报》中数字为准），单位为万卷。
六、“档案馆馆舍需求面积”，根据《档案馆建设标准》（表三），档案数量为5万卷及其以下的县级档案馆馆舍需求面积为1200平方米；馆藏档案数量为5万卷以上的三类档案馆馆舍需求面积计算公式为：1200+（馆藏数量-5）×280（馆藏数量的单位为万，下同）；二类档案馆馆舍需求面积计算公式为：2600+（馆藏数量-10）×200；一类档案馆馆舍需求面积计算公式为：4600+（馆藏数量-20）×220。“其他用房需求面积”=档案馆馆舍需求面积-库房需求面积。
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附件2：
县级档案馆建筑面积指标
说明：上表源于《档案馆建设标准》表三。表中的“一类”指20万卷以上馆藏的档案馆；“二类”指10～20万卷馆藏的档案馆；“三类”指10万卷以下馆藏的档案馆。
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附件3：
湖北省比照西部大开发的县市名单
（共36个）
恩施市利川市建始县巴东县
宣恩县咸丰县来凤县鹤峰县
阳新县郧县郧西县竹山县
竹溪县房县丹江口市远安县
兴山县秭归县长阳自治县五峰自治县
当阳市南漳县保康县孝昌县
大悟县监利县洪湖市团风县
红安县罗田县英山县浠水县
蕲春县麻城市崇阳县通山县
说明：请上述地区提供比照西部大开发地区依据性文件的题名、文号、复印件。
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附件4：
1996-2005年档案馆接收档案资料数量表
说明：本表是填写附件7的基础表。第4-14栏中数字必须与《全国档案事业综合统计年报》馆藏档案、资料的数字一致。此表填写后，将第2栏的数字以万为单位（千位数四舍五入）填入《县级综合档案馆建设规划表》第9栏。
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附件5:
馆藏档案数量表
说明:本表为附件7的基础表，起基础和审核作用。第2、5、9栏不需填写，自动生成。第2-4栏与第5-7栏根据本馆接收档案的情况只选择其中一项填写。第3、4、6、7栏的数字与必须与《全国档案事业综合统计年报》馆藏档案、资料的数字一致。此表填写后，将第2栏或第5栏的数字填入《县级综合档案馆建设规划表》第6栏；将第9栏数字填入该表第10栏和《库房缺口与馆舍需求面积表》的第2栏。
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库房缺口与馆舍需求面积表
说明:本表为附件7的基础表，起基础和审核作用。第2、6、7、8栏不需填写，自动生成。第9-12根据30年后馆藏数量选择填写其中一栏（即删去其他栏的公式，仅保留选择栏的公式，数字会根据第2栏数字自动显示），请将生成的数据填入到《县级综合档案馆规划表》第11栏。注意，按照国家规定：若第7栏小于10或第8栏小于10%的档案馆不属于规划范围，得不到档案馆建设费。
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县级综合档案馆建设规划汇总表
中以件为单位的档案每10件折合1卷（下同），应填包括资料的数量。第9栏可直接用《年均接收量表》第2栏中的数字，即取1996-2005年度接收进馆档案资料总量的平均值（以《全国档案事业综合统计年报》中数字为准）。第10栏可直接用《馆藏档案数量表》第9栏中数字，其计算公式为：现有馆藏数+30×年均接收档案数量。第11栏可直接用《库房缺口与馆舍需求面积表》第9-12栏中选择的数字。根据《档案馆建设标准》（本文附件2），档案数量为5万卷以下的县级档案馆馆舍需求面积为1200平方米；馆藏档案数量为5万卷以上的三类档案馆馆舍需求面积计算公式为：1200+（馆藏数量-5）×280（馆藏数量的单位为万，下同）；二类档案馆馆舍需求面积计算公式为：2600+（馆藏数量-10）×200；一类档案馆馆舍需求面积计算公式为：4600+（馆藏数量-20）×220。第12栏可自动生成。第15栏可选择《库房缺口与馆舍面积表》第9-12栏中相关数字。第16栏在《县级档案馆建筑面积指标》中选择相应数字填写。第17-18栏一般为现有档案馆与库房面积。第19栏填写“是”或“否”。第20栏填写与“本地区县级综合档案馆新建、改造建安工程造价以及测算标准依据材料”一致的资金数。
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附件8：
县级综合档案馆建设规划材料封面及目录
格式
（示例）
目录
1、本档案馆馆舍现状、馆舍建设存在的问题的文字材料……（）
2、地方政府关于建设用地、资金投入承诺书…………………（）
3、档案馆机构成立和人员编制的批文…………………………（）
4、建设部门出具的房屋地震设防等级未达标证明（需改造的档案馆提供）…………………………………………………………（）
5、设计部门出具的本地档案馆新建、改造建安工程造价以及测算标准和依据……………………………………………………（）
6、1996-2005年档案馆接收档案资料数量表…………………（）
7、馆藏档案数量表………………………………………………（）
8、库房缺口与馆舍需求面积表…………………………………（）
9、县级综合档案馆建设规划表…………………………………（）
10、1996-2005年《全国档案事业综合统计年报》（如太厚则单独装订）…………………………………………………………（）