办公自动化讲义
一、第一课计算机原理
1、了解计算机的原理及发展
2、世界上第一台计算机产生于1946年美国宾夕法尼亚大学。名字叫ENIAC(埃尼阿克)。
我国第一台计算机产生于1958年。
3、计算机根据元器件的不同可以分为五代，了解其特点
第一代（1946~1958）电子管计算机（速度低、耗电多、体积大）
第二代（1958~1964）晶体管计算机（体积变小、耗电减少、速度提高）
第三代（1964~1971）中小规模集成电路（体积和耗电大大减少，性能提高）
第四代（1971~1985）大规模和超大规模集成电路（体积进一步减小，速度提高）第五代（1985~至今）新元件（整体性能增强、速度提高、具备更多的网络功能）
二、计算机的组成
硬件系统由主机、显示器、键盘和鼠标构成。
主机：计算机的主体（大脑）主机分为：立式和卧式两种
输入设备：键盘、鼠标、扫描仪等。
输出设备：显示器、打印机等。
存储设备：硬盘、软盘、光盘、U盘等。
既是输入也是输出设备：存储设备。
软件系统分为系统软件和应用软件两部分组成。
系统软件：Windows98、磁盘操作系统、Windows2000\XP等。
应用软件：字、优秀、Photoshop等。
三、正确的开关机及死机处理方法
1、开机与关机①开机：先开显示器，再开主机（Entre）
②关机（安全关机）：关闭所有打开的窗口，单击“开始”按钮，选“关闭系统”，点击“关闭计算机”，单击“是”。（先关主机，再关显示器）
四、鼠标的基本操作:工作原理：通过下方的小球与接触面摩擦而作用。
１、单击左键：选定操作对象；２、双击左键：打开操作对象；
３、单击右键：根据指向不同的对象，弹出不同的菜单；
４、拖动：指向目标，按住左键，拖动到目的地（所需存放处）再松手。
鼠标的设置：开始—设置—控制面板—鼠标
第二课五笔字型输入基础
一、简单分析字根表
二、键名字：每个键最左上角的一个完整汉字。
输入方法：敲击该字所在键四下如金：QQQQ
三、成字字根：除键名字外，剩下的其本身就是一个完整的汉字。
输入方法：报户口＋第一笔画代码＋第二笔画代码＋末笔画代码
例：止：报户口（Ｈ）＋丨（Ｈ）＋丨（Ｈ）＋一（Ｇ）
四、汉字的输入方法
1、小于四个字根：加末笔交叉识别码及空格键。如：去（FCU+空格）
2、正好四个字根：直接输入例：能（CEXX）、追（WNNP）
3、多于四个字根：第一字根、第二字根、第三字根、最后一个字根
例：键（QVFP）输（LWGJ）
五、拆字的原则
1、按书写顺序如：只（KW）
2、取大优先如：硕（DDM）
3、能散不连如：午（TF）
4、能连不交如：天（GD）
5、兼顾直观如：国、困、圆
散：每个字根都必须是两笔画或以上。如：走、只
连：字根中必须有一个字根是单笔画。如：且、户
交：字根之间重叠相交。如：电、申、夷
第三课汉字的拆分及特殊键的使用
一、识别码：由汉字的末笔代号和字型代码组成。
横坚撇捺折
左右G H T Y N
上下 F J R U B
杂合 D K E I V
注：①在全包围和半包围结构中，识别码一律以被包围部分的最后一笔为末笔笔画代码。
如：连（LPK）困（LSI）
②如果末笔字根有“力、刀、九、匕”时，识别码一律以“折”为末笔笔画代码。
二、汉字的快速输入
1、一级简码
2、二级简码：取该字的前两个字根。
3、三级简码：取该字的前三个字根. 吞吞吐吐
4、特殊汉字的输入：一（GGLL）丨（HHLL）丿（TTLL）丶（YYLL）
乙（NNLL）
三、词组输入
1、两字词组：取每个字的前两个字根。
2、三字词组：取前两个字的第一个字根和第三个字的前两个字根。
3、四字词组：取各个字的第一个字根。
4、多字词组：取前三个字和最后一个字的第一个字根。
四、快捷键的使用
◎Esc（强行退出键）
◎Capslock（大小写切换键）灯亮：大写状态灯灭：小写状态
◎Numlock数字控制键，灯亮，数字键有用，灯灭，没有用
◎shift键的作用：a、可以英文字母的大写
b、如果要得到双字符键上方的字符，按住shift不放，再敲该字符所在键
◎shift＋空格键：半角与全角之间的切换
◎Ctrl＋空格键：中文与英文的切换
◎Ctrl+Shift 输入法的切换
◎Enter(回车键) 执行命令（确认）强行转行
◎Ctrl+“。”标点符号的切换
◎Backspace（退格键）删除光标左边的文字
◎Delete（删除键）删除光标右边的文字
第四课Windows(一)
一、Windows 2000 的桌面简介
系统图标：我的电脑、回收站、我的文档、IE浏览器、电子邮件、网上邻居图标应用图标：Word、Excel、Photoshop等
桌面“开始”按钮
任务栏“工具”按钮
“窗口”按钮
“状态设置”按钮
二、Windows 2000 窗口的组成
1、标题栏
2、菜单栏
3、工具栏
4、地址栏
5、工作区
6、滚动条
7、状态栏
分别了解各个部分的功能如：以下几个
1、变灰的命令：表示当前不可以使用
2、黑色命令：表示当前可以使用
3、命令后带省略号（…）：表示打开后会弹出对话框，任何对话框都可以用ESC键关闭。
4、命令后有黑色三角形：表示后面还有子菜单。
5、命令前有“√”表示目前选择了该选项。
6、命令前有“●”表示从某几个选项中选择了其中一项。
７、标题栏：双击可以最大化或还原，移动标题栏可以移动窗口的位置。
三、设置系统的时间和日期
1、“开始”－“设置”－“控制面板”－“日期和时间”
2、在任务栏的时间处双击
第五课 Windows(二) 一、 文件和文件夹的选定
1、 选定一个文件或文件夹：直接选择
2、 选定全部文件或文件夹：Ctrl+ A
3、 选定连续多个文件或文件夹:单击第一个，按住Shift ，单击最后一个即可。
4、 选定不连续多个文件或文件夹：按住Ctrl 键，依次单击所需要文件。 二、 新建文件与文件夹
“文件”－“新建”或在空白处单击右键－“新建” 三、 移动文件或文件夹
“选定”－“剪切”－“定位”－“粘贴” 四、 复制文件或文件夹
“选定”－“复制”－“定位”－“粘贴”
剪切：Ctrl+X 复制：Ctrl+C 粘贴：Ctrl+V 五、 文件或文件夹的重命名
注意：①在同一区域内文件与文件不能同名
②文件名不能包含：< > ? “ | / \ ： *标点符号 ③文件名不能超过255个字符
六、文件或文件夹的删除
①选中——右击——删除 ②选中按住鼠标拖向回收站 ③选中按键盘上的Delete 键 永久性的删除：Shift+Delete
设置回收站的属性：在回收站上单击右键——属性。设置还原和清空回收站等，以及不接受删除等。
直接拖动=剪切
在同一盘符下 按Ctrl 拖动=复制 直接拖动=复制 在不同盘符下 按Shift 拖动=剪切
第六课Windows(三)
一、资源管理器
①“开始”－“程序”－“附件”－“Windows资源管理器“
②右击“开始”－“资源管理器”③按住Shift键双击“我的电脑”
左窗格中“＋”表示还有子层级未展开，“－”表示子层级已全部展开。二、设置显示的属性
①“开始”－“设置”－“控制面板”－“显示”
②直接在桌面的空白处单击右键－“属性”
三、文件或文件夹的查找：“开始”－“搜索”－“在文件或文件夹上”或F3
*.doc表示所有扩展名为doc的Word文件
???.txt表示文件名只有三个字符的扩展名为txt的文本文档
a*w表示文件名第一个字母为a，最后一个字母为w的所有文件
第七课Word(一)
一、Word的启动和退出
１、Word的启动
①直接双击桌面上的“Word”图标
②“开始”－“程序”－“Microsoft office”－“Micrlsoft Word”
２、Word的退出：“文件”－“退出”或右上角的“关闭”或Alt+F4
二、文件的基本操作
1、文件的新建：“文件”－“新建”－“空白文档”，Ｃtrl+N
2、文件的打开：“文件”－“打开”，Ctrl+O
3、文件的保存：①普通保存：“文件”－“保存”，选择保存位置，输入文件名，单
击保存，Ctrl+S
②加密保存：选“文件”中的“保存”，在“保存”对话框中选“工
具”中的“安全措施选项”，输入密码，确定再保存。
4、文件的关闭：“文件”—“关闭”，Ctrl+W
三、编辑文本的基本操作
１、移动文本：用鼠标拖动所需移动的内容；
２、复制文本：按住键盘上的Ctrl键，再用鼠标拖动所选的文本。
３、删除文本的几种方法：
删除光标左边的文本用退格键（Backspace）
删除光标右边的文本用删除键（Delete）
选定需删除的文本，敲空格键或Delete键。
４、插入日期和时间：将光标置于插入点，选“插入”菜单中的“日期和时间”，在弹出的对话框中选择某种格式，单击“确定”
５、插入特殊的符号：将光标置于插入点，选“插入”菜单中的“特殊符号”或“符号”，选某种符号格式，单击“确定”
6、分段：将光标定于需要分段的地方，按ENTER（回车）键。
合段：a、将光标定在下一段的起始处，按退格键。
b、将光标定在上一段的末尾处，按删除键。
第八课Word(二)
一、文本的选择
选择一句文本：按住Ctrl键，单击该句的任意处。
选择一行文本：将光标置于该行的左侧，单击左键。
选择一段文本：将光标置于该段的左侧，双击左键。
选择任意文本：将光标置于起始处，按住Shift键，再单击终止处即可。
选择整文：将光标置于该文章的左侧，三击左键，或者Ctrl+A
二、字体格式的设置
（一）、设置字符的字体、字形、字号、字体的颜色
（二）、字符间距的设置
（三）、文字效果的设置
（四）、字符上标、下标格式的设置上标：Ctrl+Shift+“=”下标：Ctrl+“=”
三、查找和替换：将光标置于所操作的文本中，选取“编辑”中的“查找”，分别输入查找内容和替换内容，单击“全部替换”，单击确定，再关闭对话框。
四、撤消、恢复键的使用撤消：Ctrl+Z 恢复：Ctrl+Y
五、段落格式的设置
行间距的设置
段间距的设置
左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进的设置
利用标尺及其上的按钮进行各种缩进
五、对齐方式
1、左对齐
2、居中对齐
3、分散对齐
4、右对齐
5、两端对齐
六、边框和底纹的设置
１、边框：
格式－边框与底纹,注意“文字”和“段落”的应用范围。
２、底纹：
３、页面边框：格式—边框与底纹－页面边框，可以选择艺术型。
七、背景
颜色
“格式”-“背景”- 填充效果
水印
第九课Word(三)
一、显示窗口的不同方式
1、普通视图：是最常用的，也是初次启动Word时默认的视图方式。在此种视图中不能显示和
编辑页眉、页脚、分栏、艺术字等内容。
2、页面视图：用于显示整个页面的分布状况和整个文档在每一页上的位置，包括文本、图形、
表格、页眉/页脚、页码等，并且对它们进行编辑。它的最大特点可以用五个字
概括：“所见即见得”。
3、大纲视图：用于显示文档的框架，可以用它来组织文档并查看文档的结构。便于对篇幅长的
文档进行组织和管理。该视图还提供了专门的工具栏。
4、Web版式视图：Word新增的视图方式。在Word中主要用来显示文档的背景。
二、首字下沉
“格式”-“首字下沉”下沉悬挂
三、项目符号及编号
项目符号
“格式”-“项目符号及编号”编号
多级符号：配合增加和减少缩进量以及制表位制作目录。
四、分栏
选中想要分栏的段落，点“格式”－“分栏”（最多可以分为11栏）
试想：①若分成左右两栏的文字不相等，全部偏到左边应该怎么办？把光标定在最后点“插入”——“分隔符”——“连续”，即可。
②若不小心把标题分到第一栏里，如何将标题居中？可以选择标题点“格式”——“分
栏”——“一栏”即可。
??当分栏和首字下沉需同时进行时，应先分栏后首字下沉。
五、分页
方法：将光标置于需分页的位置，点击“插入”－“分隔符”－“分页符”或Ctrl+Enter 六、合页
①将光标置于下一页的起始处，按Backspace键。
②将光标置于上一页的最后段落标记符之前，按Delete键。
第十课Word(四)
一、页面设置：“文件”－“页面设置”，设置页边距、纸型、纸方向等。
二、页眉与页脚的设置：
①定义：页面顶部与尾部的说明性文字。
②插入方法：视图－页眉与页脚
③在页眉、页脚与正文间切换：双击正文，进入正文；双击页眉页脚区则进入页眉与
页脚的编辑区。
三、图文混排
剪贴画
图片来自于文件
1、插入－艺术字
自选图形
文本框
2、修饰图片：
(1)大小、位置的调整：选中直接调整其大小或位置。
(2)颜色和版式的调整：选中后单击右键－调整其格式。
四、插入页码：插入－页码－选择相应的格式－确定。
五、了解下列特殊的插入快捷键
Ctrl+Alt+C=? Ctrl+Alt+。=…
Ctrl+Alt+R=? Ctrl+Alt+T= ?
Alt+Shift+D= 当前日期Alt+Shift+T=当前时间
第十一课 Ｗord(五)
表格的制作：
（一）、表格的创建：A 绘制表格 B 插入表格 （二）、表格的基本操作
1、表格的选定
2、表格的行、列的插入
3、单元格、行、列的删除/移动
4、单元格的合并与拆分
5、单元格的对齐方式
6、表格的行高、列宽的调整 （三）、表格的表头设置
（四）、设置表格的边框与底纹 （五）、表格的自动套用格式 (六)、表格与文字之间的转换 课后作业
学生成绩一览表
语文
数学
化学
英语
政治
王立新 89 85 87 81 85 苏红华 89 95 98 86 65 李婷婷 78 78 96 84 75 王昕 75 89 86 78 86 张丽
97
96
86
85
82
a) 将表格的标题设为四号，宋体，加粗字体 b) 将表格的第一行设置为天蓝的底纹
c) 将单元格（除首行）中的字体设置为五号，楷体，红色 d) 将所有单元格的内容设置为居中的对齐
课 目
姓 名
第十二课Excel(一)
一、Excel的启动和退出（同Word相同）
二、Excel的窗口组成
三、工作簿的基本操作
新建工作簿：文件－新建，工具栏上的“新建”，Ctrl+N
打开工作簿：文件－打开，工具栏上的“打开”，Ctrl+O
保存工作簿：文件－保存，工具栏上的“保存”，Ctrl+S
加密保存：文件－保存－工具－安全措施选项－输入密码－保存。
四、工作表的基本操作
１、设定默认工作表的张数：工具－选项－常规
２、选择工作表：单张：直接点击。
多张连续的：按住Shift键
多张不连续的：按住Ctrl，依次点击
选择所有的工作表：在某一工作表上单击右键－选择所有工作表３、插入工作表：在工作表标签上单击右键－插入工作表。
４、删除工作表：在工作表标签上单击右键－删除工作表（是永久性删除）。
５、移动工作表：直接拖动，或在工作表标签上单击右键－移动或复制工作表
６、复制工作表：按住Ctrl拖动，或在工作表标签单击右键－移动或复制工作表
７、重命名工作表：在工作表标签上双击，或在工作表标签上单击右键－重命名
五、数据的输入：数据可以由文本、数字、公式和函数组成。
快速填充：相同数据：填好第一个，将鼠标放在该单元格的右下角，变成“＋”
按住鼠标左键拖动。
不同数据：等差、等比数列。编辑－填充。按住Ctrl拖动可以增加1
特殊数据：Ctrl+；当前日期Ctrl+Shift+；当前时间
3/8：表示3月8日分数3/8：0+空格+3/8
字符串的输入（0015：在英文状态下输入单引号+0015 ）
输入转行文字：Alt+Enter
第十三课Excel(二)
一、行与列的操作
选择行或列插入行或列移动行或列：Shift
删除行或列设置行高与列宽
二、单元格的基本操作
１、特殊数值的录入：如保留两位小数，货币符号等。
２、单元格的字体设置及对齐方法：
３、单元格的合并与拆分格式－单元格
４、单元格的边框与底纹
5、单元格里内容的修改：“编辑”－“替换”
三、公式的使用：
表达式：例：=C2+D2+E2+F2 ,然后按回车键确认。
公式：点击编辑栏上的“=”，分别选择函数：SUM（求和）、A VERAGE（平均分）、MAX （最高分）、MIN（最低分）、IF（条件函数）等。
设置三个等级的条件函数：例：如果G3是一组数据的总和，g3<250为差，250
第十四课Excel(三)
一、排序
１、点击工具栏上的“升序”“降序”按钮
２、将数列按照几个关键字排序：点“数据”——“排序”
３、自定义序列：先“工具”——“选项”——“自定义序列”，设置所需要序列，再点“数据”——“排序”——“选项”。
二、分类汇总和级别显示
1、分类汇总
２、级别显示
三、筛选：将不满足条件的数据隐藏起来，将满足条件的数据显示出来。
1、自动筛选：
2、高级筛选：
高级筛选的条件：必须要有条件
经过合并的单元格不能参加筛选
结果与条件需分开，条件不能创建在结果所在的位置。
两者必须同时满足：
两者只要满足一个：语文数学>80 <90
语文数学>80
<90
第十五课Excel(四)
一、图表类型及元素
（一）、图表的类型：（常用）
１、柱形图：2、条形图：3、折线图：4、锥形图：
图表区、绘图区、图例区、背景墙
二、图表的创建
三、图表的修改
（一）、修改图表类型
（二）、改变嵌入图表的大小和位置
（三）、设置标题、添加说明文字
（四）、设置网格线
（五）、显示图例
四、设置绘图区、图表区、系列的格式。
五、设置数值的条件格式：比如将一批数字中的>89分的用蓝色双下划线显示。
选择要设置条件格式的区域
格式－条件格式
在条件中从左向右输入条件如：>89
单击“格式”－“单元格格式”－“字体”中输入相应的格式，确定。
第十六课Powerpoint幻灯片
一、编制演示文稿
（一）、制作第一张幻灯片
1、输入内容
2、设置“应用设计模板”和“背景”
3、设置“自定义动画”
4、放映幻灯片
（二）、插入第二张幻灯片：选“两栏文本”类型
（三）、插入第三张幻灯片：选“表格”类型
（四）、插入第四张幻灯片：选“自选图形”类型
三、动画效果
（一）、幻灯片的动画设计
（二）、设置幻灯片间的切换效果
四、排练计时
幻灯片放映－排练计时，设置放映的总时间