秘书人员接待工作的程序

6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。

接待工作的一般程序:接待前的准备工作

接待前的准备工作很重要,它是整个接待工作的基础,决定着接待工作的质量和效果。

1.平时的准备工作

(1)思想心理的准备

①诚挚恳切的态度

不论来访者是有预约的还是没有预约的,是易于沟通的还是难以沟通的,性格是内向的还是外向的,脾气是平和的还是急躁的,都要让对方感到自己是受欢迎和受重视的。对客人的到来要有“感谢光临”心态。当自己手头事情很多而接待的客人又难以应付时,要极力暗示自己:“不要着急,一件一件解决,一定能做好的”。当客人情绪过于激动时,不要受其影响,若问题出在自己身上或是单位的问题,则向对方致以歉意;若问题出在客人身上,则不能针锋相对,责骂或侮辱对方,而要等对方冷静下来后,再把事实说清楚。

②团结合作的工作精神

接待工作是单位共同的事情,因此,在接待客人时,要有主动协助的精神,不能认为不是自己的客人就不予理睬或是态度淡漠。

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