制作部工作手册 2012-10-23
制作部工作手册
一、工作职责
制作部作为AE和供应商之间的桥梁部门，起着不可替代的作用。既要为AE提供完善的工艺和技术支持，也要做好项目的安排和管理，同时也要做好印刷质量的监督，也担负着采购的工作，需要足够的耐心和仔细。
二、工作内容
制作部的工作主要分为五块：项目的前期准备、项目的执行、档案的管理、未下采购订单的系统整理、项目剩余库存的管理，具体如下：
—项目前期准备主要包括以下几个方面：
1、项目要求确认
AE给到项目Brief的同时，确认清楚项目制作要求。具体包括名称、工艺、尺寸、数量、颜色、包装要求等，最好要求其提供样品；
2、纸张确认
常规项目，一般都是铜版纸、哑粉纸、双胶纸印刷，但是对于新项目一般都会采用
特种纸和艺术纸。
新项目的纸张选择一般有三种情况：
A.客户有明确要求用纸的，要按照客户指定纸张用纸；
B.客户给到样品，且希望用纸为相同的纸或者类似的纸；
在纸样里面查看有没有类似的纸，如果有和纸张供应商确认清楚纸张尺寸、价格、
库存、到货时间等信息；如果没有，可以提供样品给到印刷供应商让其帮忙选择
合适的纸张；也可以直接到市场上寻找合适的纸样，但要注意问清楚尺寸、价格、
库存、到货时间，并要到样品和联系方式带回。
C.客户对于纸张没任何要求，但是希望我们为其推荐和选择合适的纸张。
首先从纸样里选择两到三种比试适合的纸张给到AE，请AE推荐给客户。
注：
丝带、饰品、挂件、工艺品等的选购市场地址：城隍庙小商品市场
纸张、皮、绒、布等的选购地址：真南路国际商品包装市场
3、项目报价
项目报价，具体步骤如下：
A.罗列清楚项目要求并及时发给供应商要求其尽快提供报价，报价单上必须有详细
的项目名称、工艺、纸张、数量、包装要求等信息。
B.得到报价第一时间确认报价是否有误（核对工艺、数量、用纸量是否正确），如
果无误，邮件给到Lisa确认，待确认后邮件给到AE报价，同时及时存档；如
果报价有误，和供应商核对清楚，再进行后续操作。
C.等待回复。待得到AE确认信息（邮件确认！）以后再安排制作，反之如果客户
不确认报价，则项目取消，或者客户更改制作工艺、制作数量等信息则需要另外重新报价。
注：
(a)供应商报价时间应不超过2小时，如果超时，及时电话提醒，另外具体还要看
项目紧急程度而定，如果项目紧急，务必第一时间电话要报价；
(b)在供应商报价的时候，对于特种纸的请供应商算用纸量；
(c)给到AE的报价只能包含三个方面：纸张、印工、后道，其中供应商给到的制
版、菲林、CTP、印刷都属于印工的范围，而过油、过UV、包装、裁切、装订
等都属于后道的范围。
4、打样安排
打样分为数码输出、传统菲林输出、上机打样。
数码输出：公司内部的数码打样，设计师用以确认颜色的校对稿，但是有时也作为项目跟色稿。
传统输出也叫菲林输出，具体操作流程如下：
A.在每天下午下班前和AE确认打样的项目，问清楚工艺以及完成时间，在AE提
供光盘和跟色稿后，叫打样公司（上策）来接稿，并和上策交接清楚打样（包括尺寸，纸张，颜色等信息），防止出错。
B.第二天早上9点左右和打样公司确认打样到货时间，并告知Lisa；拿到打样后先
看下有没有问题，如果没问题再给到Lisa确认，最后给到相关AE。
C.菲林打样一般当日提供文件，第二天可以中午前可以拿到打样，如果用特种纸来
打样的，要和上策确认第二天能否提供打样，如果不能确认清楚给到打样的时间，并及时告知相关AE。
上机打样，具体操作流程和传统打样一样，但是有两个需要注意的地方
是最快也是最常用的发货方式；但是对于大项目，重量比较重的（200KG以上），我们可以选择嘉桢物流，到货时间基本和顺丰一致，但价格相对便宜；对于时间要求不是很紧张，货物重量比较大的优先选择德邦物流。
B.在时间充足的情况下，和供应商确认货品重量，对比顺风和其他物流发货方式，
选择性价比高的；实在紧急的，和AE确认清楚是否发顺丰。另外上海地区的，要求印刷供应商直接送货，并不支付运输费用。
C.送货到铁力路、莲花南路的需要提前一天和AE确认清楚入库编号等信息，并填
写送货单（参考“送货单模板”）给到供应商。
D.发货以后要及时跟进确认到货情况，对于航班延误等造成的货物不能按时到达，
要及时反馈信息给到AE。
E.若发货信息有误，先告知供应商暂停发货，并和供应商确定好给到正确发货信息
的截止时间，然后及时和AE确认发货信息，待信息确认后再进行后续操作。
F.SISLEY 、ORIGINS、CLARINS全国柜台信息表已整理备案
运费的管理，有以下几个注意事项：
A.顺丰发货的，发货后要求供应商及时提供单号和快递单，同时查询统计运费并邮
件报给相关AE，另外运费及时录入到项目施工单中；
B.嘉桢发货的，发货后要求供应商及时提供发货报价表并把运费邮件报给相关AE，
另外运费及时录入到项目施工单中；
C.德邦发货的，请供应商先代为垫付物流费用，发货后要求供应商及时提供单号和
物流单，并把运费邮件报给相关AE，另外运费及时录入到项目施工单中；
D.送上海地区的，不支付运费。
注：公司顺丰月结账号：021*******，嘉桢物流是月结，德邦物流费用直接算在项目制作费中。
5、项目的核价
项目的核价分为：纸张的核价、项目制作费用的核价
A.纸张的核价：每个月底的时候要求纸张供应商提供纸张对账单然后对照我们的纸
张订购单核对价格，无误后在对账上写明每笔单子对应的是哪个项目，然后给到lisa确认。
B.项目制作费用的核价
项目制作费用的价格=打样费+制作费+快递费。
打样费：上策打样的对照送货单核对，上机打样的
制作费：对照施工单核对
快递费：对照快递单核对
—档案的管理包含以下方面：
制作部日常产生的样品及文件归档有以下几种：打样送货单、纸张订购单、项目施工单、送货签收单及快递单
1、打样送货单的管理；
打样的样品分为上机打样样品和传统菲林打样样品。
上机打样不会产生送货单，只有菲林打样会产生送货单，供应商在送打样的同时提供送货单，在确认价格无误后交由Lisa签字，红单留底，白单给返还供应商。2、纸张订购单的管理；
纸张订购单需要按照供应商类别进行分类存档，并在每个月的月初时候把上个月的纸张订购整理后打孔存入样品册里
注：纸张订购单样品册的存放位置有具体的说，请参考《制作部文件柜管理》
3、项目施工单的管理；
下好施工单后，及时按照施工单编号按顺序整理存入样品册中，同时等项目结束后，及时把样品存入对应的施工单中
4、送货签收单及快递单的管理；
A.快递单指的是顺丰和德邦的快递单，送货单指的是上海地区直接送货的送货签收
单，送嘉桢物流的没有送货签收单，但是需要及时跟进嘉桢的送货安排情况。
B.供应商提供的快递单应根据项目类别统一存档（建议把对应的项目施工单复印一
张然后和快递单订一起，方便对账。）
C.送上海的送货单，按日期先后存放，每个月的月初整理上个月的送货单，打孔后
存放到送货单存档册中。
注：送货单样品册的存放位置有具体的说，请参考《制作部文件柜管理》样品的管理。
—未下采购订单的系统整理
因为公司业务多，AE可能未及时下订单，在已经提供报价，并且得到AE确认制作的信息后，一定及时的提醒AE下订单，并注意整理统计，月底的时候查阅统计单和邮件，把每个AE对应的制作项目整理在一起，发给对应的AE，督促其下订单。
—项目剩余库存的管理
对于项目需要分批次多次发货的，需要及时统计和管理剩余库存并存档（建议把
AE给到的发货信息直接更新到施工单电子档中，并列清楚批次和发货时间）。对于发货周期比较长的（几个月、半年或者一年的），有可能剩余仓储信息统计不是很完善，需要及时查阅对应的邮件发货信息，同时和供应商确认清楚剩余仓储，并及时反馈信息给到相关的AE。