高职评建档案过程管理探析_叶繁

第 21 卷 总第 96 期Vol. 21 Sum No. 96

2012 年第 6 期

No. 6. 2012广东广播电视大学学报

JOURNAL OF GUANGDONG RADIO & TV UNIVERSITY

高职人才培养工作水平评估是衡量高职办学水平和教学质量，加强高职院校教学基本建设和规范管理，促进高职院校自身内涵建设的一项重要工作。高职院校开展人才培养工作的要求已经被列入《中华人民共和国高等教育法》、《中华人民共和国职业教育法》等法律法规及各级政府部门行政公文中。2012年教育部颁布的《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》再次要求“对具有三届毕业生的高职学校开展人才培养工作评估”[1]。

一、高职评建档案的内涵及其与高校档案的关系

评建档案是指高职在迎接评估和评估工作中自然形成的，具有系统性和保存价值的文字、图表、声像、实物的历史记录[2]。从内容上来说，高职评建档案从评估和建设的角度，强调对《评估方案》中7个一级“主要评估指标”，22个二级“关键要素”，54个三级“建议重点考察内容”的涵盖，涉及高职院校领导作用、师资队伍、课程建设等七个方面[3]。

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。作为同一主体出于不同目的，在不同时期形成的历史记录，高校档案与评建档案相互联系，相辅相成。

从外延上来看，评建档案是高校档案的精华；高校档案是评建档案的基础。前者的归档范围专注于教学质量保障体系中的支撑、佐证材料，后者的归档范围则系统涵盖教学组织、党政工作、设备资产、后勤基建等学校各项工作中形成的材料。更具体来说，前者是在后者逻辑架构上重新组织，例如：评建档案中所涉及的“领导作用”类目，涉及高校档案中“党群类”、“行政类”、“外事类”的部分档案；评建档案中所涉及的“实践教学”类目涉及高校档案中“财会类”、“仪器设备类”等种类档案。

从管理方式、方法上来看，在“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的方针指导下，评建档案组织序化的过程也是推进高校档案规范化管理、制度化建设、逻辑体系优化的过程，是向全校师生员工普及高校档案归档、整理知识的契机。因此，有机衔接、融合两项工作的工作规划、方法，将对高职评建工作和高校档案管理工作产生积极而深远的影响。

二、评估标准对评建档案管理的要求

2008年国家教育部颁布实施了《高职高专院

高职评建档案过程管理探析

叶 繁1 张 磊2 江媛媛3

（ 1.广东广播电视大学、广东理工职业学院，广东广州，510091；2.中国建筑西南设计 研究院有限公司，四川成都，610041；3.东南大学，江苏南京，210096 ）【摘要】高职评建档案管理按照管理过程的不同可分为迎评前管理思路确定与评估指标细化分解、迎评中制度建设与档案收集整理、迎评后档案保存利用三阶段，其对应评建档案管理的不同任务、步骤与方法。从此三阶段入手，评建档案管理应被整体纳入高职档案工作规划，重视制度建设、整理规范化，后期管理应强调利用开发。

【关键词】高职；评建档案；过程管理

【中图分类号】G718.5 【文献标识码】A 【文章编号】1008－9764（2012）06－0016－05

【收稿日期】2012－05－30

【作者简介】叶繁（1987－），男，安徽怀宁人，广东广播电视大学、广东理工职业学院；张磊（1985－），男，安徽太湖人，中国建筑西南设计研究院有限公司；江媛媛（1987－），女，安徽凤阳人，东南大学档案馆。

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校人才培养工作水平评估方案》（以下简称《评估方案》）。《评估方案》不但对高职高专院校人才培养工作提出宏观考察指标，而且要求“省级教育行政部门应对评估工作做出总体规划，并根据本方案的基本要求，结合本地实际，制订相应的实施细则，报教育部备案后实行。”[5]以广东省为例，在《评估方案》的基础之上，2008年广东省教育厅发布了《关于做好广东省高等职业院校人才培养工作评估的通知》[6]（以下简称《评估通知》）。《评估通知》对广东省高等职业院校人才培养工作规划、实施细则、操作规程提出更为细致的要求。

纵观《评估方案》、《评估通知》，不难发现两则评估标准对评建档案、高校档案管理提出诸多要求。其中有两个方面最为关键：第一，《评估方案》指出，评估的程序可分为“学校自评”、“提交材料”、“现场考察”[7]等五个环节。在“学校自评”环节，《评估方案》要求在“回顾总结学校教育教学改革与发展的思路、成果、经验和特色”的基础上“形成自评报告并填写 《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》”；

“提交材料”环节要求“提供最新的原始数据”；

“现场考察”环节要求评估专家“侧重对原始材料的审阅及相关资料查阅”[8]。即《评估方案》充分肯定学校建设、教学实践中评建档案的原始记录价值及其对高职办学的佐证作用。因此，评建档案管理工作中要在注重积累办学以来档案材料的基础上，遵守档案集中管理、规范管理的要求，保证档案材料完整齐全，形成有机联系的档案整体，才能充分发挥评建档案的凭证价值。第二，《评估通知》指出，自评自建需要重视“档案建设，常抓不懈”。在评建工作中“评建办公室不应将工作重心放在评估材料上，要加强和规范学校档案室、各职能部门、各教学单位的档案建设，使之制度化、规范化、经常化。”[9]因此，评建工作的目的是通过外部质量干预的形式，来促进高职自身质量保障的自觉机制的形成[10]。其中，以评建档案组织为切入点，推进高职档案管理制度化的建设、运行是这种自觉机制中不可或缺的组成部分。

三、高职评建档案过程管理及存在问题

从高职评建档案产生和发挥作用的周期来看，可以将评建档案管理分为迎评前管理思路确定、评估指标细化分解，迎评中制度建设、收集整理，迎评

后保存利用三阶段。这三个阶段对应着不同的任务、环节、方法。然而当前高职评建档案管理过程中，由于准备不够充分，相关人员档案意识薄弱等原因，致使高职评建档案管理陷入评估之前不按归档要求积累材料，评估之中为应付评估造材料，评估之后不注重保管丢材料的不良循环。因此，从评建档案管理过程出发，讨论不同阶段中存在的问题，并提出相应的解决措施，显得十分必要。笔者认为高职院校评建档案管理普遍存在以下问题。

（一）评建档案管理思路与学校档案工作实践相分离

作为高职档案工作的一个有机组成部分，高职评建档案管理最直接的目的是帮助高职院校顺利通过评估。在目的导向的指引下，部分高职院校把评建档案管理从学校档案工作中剥离出来，当作评估首要工作而非日常工作来看待，并自上而下地将评建档案收集、整理工作通过指标分解的方式直接将任务层层分配到院系、专业、教师和学生等主体。这种措施虽然可以使得评建档案整理的任务得以细化落实，整理工作能按时完成，但存在以下问题：首先，此举在客观上忽略、弱化了高职院校档案部门对于评建档案管理工作的指导、监督和检查，与《高等学校档案工作规范》规定档案工作岗位 “指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作”[11]的职责要求不相符。且未经档案部门指导、监督而开展的评建档案管理，也难以保证归档文件质量。其次，由于工作重心落在院系，进而使得收集、整理完毕的评建档案分散保存在院系，给学校档案部门对评建档案的收集带来困难[12],甚至造成评建档案这种“隐性资产”的流失。

（二）评建档案缺乏科学管理

1．评建档案管理过程缺乏制度支持。1994年颁布实施的《高等学校档案工作规范》规定高等学校党政档案、教学档案的归档、管理需要纳入管理制度[13]。“无规矩不成方圆”，高职评建档案管理工作的开展也要以相关制度的出台为前提。然而在现实中，各高职院校在迎接评估过程中往往将评建档案管理的注意力主要集中在评建档案材料的准备上，而忽视档案管理制度的制定和执行。

2.评建档案收集过程缺乏对材料多样性的关注。高职院校在收集评建档案过程中，对文件材料

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归档范围存在固化的认识，主要表现在：重视公务

文书的收集，忽视辅助资料的收集；重视纸质文件收集，忽视声像档案的收集；重视基础材料的收集，忽视特色材料的收集；重视新闻资料的发布，忽视新闻资料的收集；重视迎评材料收集，忽视迎评过程中形成材料的收集。这导致收集、整理之后的评建档案形式、结构单一，对评估观测点的支持力度显得单薄。

3．评建档案整理过程缺乏操作规范性。评建档案作为高校档案的一种，应遵循国家教育部颁布的高校档案管理相关规定及档案行业管理规章进行管理。但是由于在规定、规章的领悟上的不到位，执行上的欠缺，致使问题层出不穷：重视指标细化，忽略对归档材料格式、内容的要求，致使归档材料形式各异，内容侧重相互重叠；部分需要签章以证明办理完毕的档案材料，并未按照要求进行签章[14]；档案整理之后未形成案卷目录、卷内文件目录、全引目录或归档文件目录；归档文件整理中档案材料的重复率高。

（三）评建档案后期管理缺乏目的性

对于高职院校评估工作来说，评建档案管理工作的主要环节是收集、整理档案以备评估专家检查。在顺利完成高职评估工作之后，大部分评建档案的生命周期也宣告终结。这使得评建档案管理出现因评估需要而建档及因评估结束而弃档的情况。从档案管理完整的周期来看，高职评建档案管理缺乏对档案的归档、利用、开发。

评建档案作为关于高职院校师资队伍建设、教学基础设施和实践教学条件建设与改革方面第一手的权威材料，汇集了学校建设与管理的基础数据，在决策咨询、科学研究、学校管理上具有重要的参考价值。因此，有序的后期管理成为评建档案真正发挥价值的关键。后期管理中存在的问题主要表现在以下三方面：首先，大部分评建档案都被分散在院系静态存档，给档案利用带来不便；其次，评建档案信息资源开发、服务手段单一，致使评建档案价值呈现的方式有限；再次，因评估需要从各部门抽调的评建档案，在评估完成之后纷纷被撤回原部门，而并未向档案部门进行移交，这大大削减了评建档案的完整性。

四、对提高高职评建档案过程管理的建议

（一）评建档案管理工作应纳入高职档案工作规划中

评建档案管理是高校档案管理工作不可忽视的组成部分。早在1994年颁布实施《高等学校档案实体分类法》，就曾要求高校档案部门将“学校评估档案”纳入“XZ11”，即“行政综合类”下进行保存、管理。《高等学校教学类档案归档范围和保管期限表》中也规定，“JX11”即“教学综合类”下保存“教学检查、评估材料”[15]。

评建档案管理工作过程，实际上是高职院校系统梳理、总结办学成绩和存在问题的过程。因此，作为一个促进档案管理规范化的契机，应该摆正评建档案管理工作的位置，理清评建档案管理工作的思路。既要关注评建档案管理工作的现实价值，又要重视其长远价值。在评建档案管理过程中，学校档案部门应切实履行其在高校档案工作中的职责。第一，以评建档案管理任务为切入点，进行档案宣传工作。通过宣传树立评建档案自然形成的观念，强化将评建档案管理纳入日常教学、管理工作中的认识。第二，组织面向全校教职员工关于评建档案管理的培训。通过培训引起全校教职工对于评建档案管理工作的重视，让参与评建档案管理工作的教职工树立正确、规范的档案管理意识。第三，加强对院系、专业评建档案管理工作的监督、检查，及时纠正评建档案管理中出现的问题。

（二）评建档案管理工作应该制度化

《高等学校档案管理规范》中明确规定“高等学校档案部门的制度建设”应包括：综合性的规章制度、立卷归档制度、档案鉴定制度、档案保密制度、档案统计制度、档案利用服务制度等[16]。因此，针对评建档案管理周期长、工作量大、涉及范围广的特点，应考虑构建评建档案管理工作可以参照实施的制度体系，同时，在评建档案管理过程中，强化相关制度的落实与执行，才能保证评建档案的收集、管理、利用、编研和数字化等一系列工作顺利进行。

（三）评建档案管理工作应实现操作规范化

如果说评建档案管理制度化使得评建档案管理“有法可依”的话，那么评建档案管理科学化、规

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范化则是实现档案管理“有法必依”的必要举措。首先，对常见载体、内容的评建档案材料，评建档案管理需要遵守国家教育部于1994年颁布实施的《高校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》、2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》进行档案管理操作。其次，对特殊载体、内容的评建档案材料，评建档案管理也需遵照其他档案行业管理规章执行。例如，在电子文件管理上，应遵循国家档案局出台的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》；在声像档案管理上，应遵循国家档案局出台的《照片档案管理规范》等。

在评建档案整理操作中，规范操作流程从短期来看，存在程序复杂、效果不明显的状况；但从长期来看，能节约大量因不规范操作而带来重复劳动的时间、精力、物力，同时，规范操作中形成健全的逻辑秩序和检索工具，为档案检索利用和档案信息资源开发奠定了基础。笔者认为评建档案规范化操作的关键环节主要有：首先，要以评估指标体系为指引，根据细化、分解的指标，确定评建档案归档范围，避免因评估指标理解上的偏差而带来的档案重复归档、副本率过高的现象发生。其次，在档案收集中，应注意收集多种形式、种类的档案材料，丰富评建档案材料结构、层次。再次，在档案整理中，针对不同类型的档案灵活运用不同的整理方法、原则、标准。例如，对文书类档案按照《归档文件整理规则》的要求按件整理；对基建类、科研类档案按照项目为单位进行整理。最后，在固化评建档案逻辑秩序基础上形成档案整理的目录、索引、指南等检索工具，并在评估之后集中移交学校档案部门管理。

（四）评建档案后期管理应思路明确

评建档案管理不但是实体管理的过程，而且是信息资源开发的过程。因此在评建档案管理中应将长远的需要和当前的任务相结合，在保证评建档案的收集、整理的基础上，重视后期评建档案的利用。首先，学校档案部门应该在确认评建档案类目、体系完整的前提下，整体接收评建档案纸质文件、电子文件、声像文件等各种载体、类型的文件材料。一方面以实体管理为基础，注重“双套归档”、“多套留存”、“异地安全备份”、“脱机保存”等保管措施的落实；另一方面以信息开发为目的，积极开展评建档案信息化、数字化的建设。其次，学校档案部门要积极利

用内容丰富、形式多样的评建档案，主动开展档案咨询、利用、展览工作，为学校管理、科学研究、领导决策提供第一手参考资料。再次，高职院校应建立自评自建的长效机制，真正实现“以评促建、以评促改、以评促管”。这种周期性的自评机制能够成为档案工作内驱动力，推动档案工作在反思总结、扬长补短的过程中，构筑扎实基础，与时俱进，持续发展[17]。

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等教育质量的若干意见[EB/OL].https://www.wendangku.net/doc/dc8566316.html,/

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(责任编辑：四叶)

(下转第34页)

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A Research on Ef? ciency of Guangdong Fiscal Expenditure and

the Bank Credit Based on Economic Growth

NIU Run-sheng

( Shanwei Center Branch, the People's Bank of China, Shanwei, Guangdong, China,516600 )

Abstract: By using the stochastic frontier analysis methods, which combines logarithmic production function, a study is conducted based on the panel data of the 21 cities in Guangdong between 2000 and 2010, and the research shows that the placing of credit in the economic growth targets and ? nancial expenditure is technically invalid; the municipal ef? ciency value increases year by year, but the regional differences is obvious; credit placing within a certain size and the ? scal spending can promote economic growth, but excessive credit or ? nancial expenditure is not conducive to economic growth. The raise of the ? nancial self-suf? ciency rate and ef? ciency of ? nancial intermediation is bene? cial to improving the ef? ciency of value, but when the deposit-loan ratio is too high, it may not only lead to local over-investment, but also contains a large ? nancial risk, which is not conducive to the improvement of technology Therefore, we must coordinate the development of the regional financial coordination, improve the ef? ciency of ? nancial intermediation, optimize the structure of ? scal expenditure, rational use of ? scal funds, strengthen budget management and supervision and management, and promote the effective use of ? nancial funds to strengthen the coordination of ? nancial capital and ? nancial capital, so as to provide ? nancial ef? ciency to economic growth.

Key words: economic growth; regional finance; local finance; stochastic frontier analysis; beyond the logarithmic function

(上接第19页）

Research on Process Management of Assessment Archives

in Higher V ocational Colleges

YE Fan1 ZHANG Lei2 JIANG Yuan-yuan3

( 1 Guangdong Radio & TV University,Guangdong Polytechnic Institute,Guangzhou, Guangdong,China,510091; 2 China Southwest Architectural Design and Research Institute Corp. Ltd, Chengdu,Sichuan,China,610041;3 Archives of Southeast University,Nanjing,Jiangsu,China,210096 ) Abstract: Archives management in assessment and construction of higher vocational institutions can be divided into three processes: de? ning management method and disaggregated classi? cation of assignment before assessment; system construction and archives collection and process while assessment; and archives reservation and application after assessment. These processes correspond to the assignments, steps, methods in the process of archives management. Thus, archives management should be taken into overall work planning.

Key words: higher vocational college; archives on assessment and construction; process management

建设电子文件与电子档案管理规范标准

建设电子文件与电子档案管理规范 （2009-8-22） 1总则 1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。 1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 术语 2.0.1 建设电子文件electronic construction records 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 2.0.4 建设电子档案electronic construction archives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 2.0.5 真实性 authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 2.0.6 完整性 integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 2.0.7 有效性 utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 2.0.8 元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 2.0.9 在线式归档on-line filing 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。 2.0.10 离线式归档off-line filing

干部人事档案工作整理分类明细

干部人事档案工作整理分类明细 一、第一类履历材料 主要有《干部履历表》和干部简历等材料。 （一）干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表（书）、登记表、简历表； （二）个人参加革命活动简历的材料，如中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大代表、政协委员简历； （三）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格。 二、第二类自传和思想类材料 主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。 （一）干部本人历次所写的自传； （二）带有自传的履历或简历表； （三）入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； （四）带有自传内容的其它材料。 三、第三类考核鉴定类材料 主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。 （一）个人鉴定，干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料； （二）以考核为主要内容的材料，如定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、援青、挂职锻炼等考核材料； （三）在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材

料； （四）专项考核形成的重要材料；干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料；党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。 注意：自2015年档案专项审核工作起，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。这里所谓“相应的考察材料或表现材料”，是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。 四、第四类学历学位、职称、学术、培训等材料 主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士，入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、着作译注和有重大影响的论文目录，政策、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。 第四类材料又分为四小类： 4-1 学历学位材料 4-2 专业技术职务材料 4-3 科研学术材料 4-4 培训材料 （一）4-1学历学位材料 1.学生登记表；高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；学习鉴定表、学习考核表； 2.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表； 3.学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记

档案的建立与管理

档案的建立与管理 6.3.1档案管理工作内容 （1）档案的收集 （2）档案的分类和保存 （3）档案的统计 （4）档案的移交 （5）档案的利用 （6）信息的反馈 （7）档案的鉴定和销毁 （8）档案的保密与安全 6.3.2质量标准和操作规程 （1）总则 1）档案工作是一个单位基础管理工作的组成部分，是维护经济利益、合法利益和记录历史真实面貌以及提供信息的一项工作。 2）本公司档案是本公司和国家的宝贵财富，必须全部归档。任何个人和部门不得擅自保管、对外交流。 3）本公司档案工作纳入目标责任管理系统的考核范围，对全公司各部门、管理处进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，促使各类档案材料的完整和准确，系统和安全，以便开发利用。 4）本公司每个部门、管理处和员工都有遵守国家和上级有关档案工作的法规、公司各项档案管理制度的义务。

（2）档案管理体制 1）档案实行集中管理分类保管的办法。 A、整个档案工作由行政部下属信息中心统一归口管理，同时负责对各部门、各管理处及行政挂靠单位的档案工作进行指导、监督、检查和考评。 B、档案分行政、员工、质量检查、项目、设备设施、财务、环境事务、安保、物流九大类。 C、限于库房面积等原因，人力资源部负责员工档案管理，其余档案由信息中心统一负责管理。 D、单独购买的超过2000元以上的设备，其档案直接归信息中心管理；与工程项目配套的设备，由项目归口部门随项目档案一起整理归档。引进设备应随翻译件一同归档。 2）档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。 3）各部门、管理处必须有一名兼职信息管理员，负责该部门、管理处的档案工作，对该部门、管理处所有档案管理工作，使公司档案管理形成有机的网络。 4）档案实行部门预立卷制。 （3）档案的来源 要做好物业档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，物业档案管理有以下基本要求必须做到：

办公室文员档案管理总结3篇

办公室文员档案管理总结3篇 档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，本文是小编为大家整理的办公室文员档案管理的总结，仅供参考。 办公室文员档案管理总结一： 在档案交接半个月来，公司同事的配合和领导大力支持下，我在加强专业理论学习，提高自身业务水平和思想素质的同时，主要做了以下几方面工作： 一、完善档案管理流程，建立档案管理方案，把档案管理纳入规范 化制度化程序内。 二、对各部门档案统一核对编号，按照编号进行升序排列。 通过规范化档案管理工作，提高了人事档案的完整性和查阅效率。 三、对各部门人事档案进行了信息核对和分类整理。 对水磨、手绘、窑炉、钢网、切割、厂办、生产、质检、储运、人事、维修、后勤、喷涂、打样、包装、安保等16个部门的人事档案身份证信息、联系方式、学历进行核对补充，同时着手在职人员核查与人事档案的分类整理。 通过档案核对我发现档案中存在少数离职员工档案还未从在职人员档案柜移除，员工档案工号重复和个人信息错误现象并及时把相应档案标记处理。 四、做好相应的定置及档案橱子钥匙的保管，整理积压基建档案。 建立专门的档案保管柜，设立专人管理人事档案和档案柜钥匙。把未及时入档的个人材料及时入档，对已入职但无相关档案资料个人信息的员工做标记处理，尽快按要求进行归档、补充入档工作。 五、提高档案管理规范性程度，加强档案安全管理意识。 将档案管理纳入规范化程序内，认真做好档案管理的安全防范工作。档案柜在不用时及时关闭上锁，关闭电源，防止其它不安全因素的产生。 发现的问题：需加强档案管理的规范化操作，对新入职员工及时建立基础档案，试用期过后及时进行档案存档工作。只有严格执行档案管理的规范化、标准化管理

通用档案电子化综合管理解决方案

通用档案电子化综合管理解决方案 一、前言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。 我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。 本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。 二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化 纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描 采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。 支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩 每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别 对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点： 识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。 识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。 识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。

办公室组织架构图及岗位职责

办公室各岗位职责 主任：XXX 职责：主持办公室全面工作，根据办公室人员的工作分工，安排、管理办公室工作。组织并参与中心有关文件、 政策的调研、起草、审核工作，把好文字关和政策关。 做好精神文明对内、对外的宣传组织、策划、审查和 落实工作。安排和处理好中心各项公务接待以及对厅 内、外相关部门的公共关系和重要活动。主管文书与 人力资源工作。 副主任：XXX 职责：协助主任完成办公室全面工作。认真落实各项工作的实施情况，做好督察工作。主管办公室档案管理与内 勤管理工作。 文书：XXX 职责：1、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 2、负责各种文件的起草、装订及传递工作，做好文 秘档案收集管理及保密工作。 3、做好日常来访接待工作，维护中心形象及利益。 4、负责中心内部会议的通知和落实工作。 5、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 工作。

人力资源：XXX 职责：1、负责编制中心组织架构。 2、组织开展工作分析，编制中心各岗位职位描述。 3、建立健全中心人力资源招聘体系，负责各科室人员 招聘，并编制人力资源数据库。 4、负责中心员工劳资的计算和审核工作，以及对在 编员工的绩效考评工作。 5、负责对中心员工综合业务能力的培训和学习工作。 6、完成领导交办的其他工作。 档案管理：XXX 职责：1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规和政策，规划全中心档案工作，制定本中心档案工作规章制 度，并负责监督、指导和检查执行情况。 2.积累和管理中心的各类档案，保证档案的完整与安 全，履行档案行政管理职能，负责组织全中心档案 工作，指导和协助各部门做好各类档案的收集、整 理、分类、鉴定、保管、统计工作，并对办公室文 件进行签收、专递、催办，做好文件的回收、清退 销毁工作。 3.维护中心历史的真实面貌，发挥档案原始凭证作 用，使档案在各项工作决策时发挥依据和参考作用。

加强电子档案的管理和利用分析

加强电子档案的管理和利用分析 作者：王洪蕊 来源：《办公室业务》 2018年第1期 【摘要】电子档案的出台和更新给人们的工作生活提供了便利的发展条件，如何采取有效 的方式进行电子档案管理和利用需要档案管理部门及工作人员引起高度重视，明确电子档案管 理目标，制定出科学有效的电子档案管理方案，能够充分发挥出电子档案管理的功能效果，有 利于提高档案信息的准确性和完整性，从而为企业创造更高的经济效益。本文对电子档案管理 的重要性及基本形式进行了简要分析，并对加强电子档案利用的方法对策进行了详细论述，为 电子档案的使用者提供了详细的数据参考。 【关键词】电子档案；管理形式；利用方法；研究分析 电子档案具有方便快捷的优势特点，当前使用电子档案的数量逐渐上涨，在人们的工作中 发挥着重要作用。电子档案主要以文件的形式存在，存留时间较长，因此加强档案的管理与合 理利用是非常重要的，随着信息技术的不断更新，电子档案设备得到了有效更新和完善，部分 档案管理人员缺乏足够的重视，没有树立明确的电子档案管理目标，导致越来越多的弊端问题 突显出来，因此管理人员要正确分析研究问题，采取针对性方法来分析解决问题，使得档案管 理程序逐渐规范化、严谨化。 一、电子档案管理的基本方式 电子档案打破了传统纸质档案管理模式，准确性较高。电子档案的管理利用要充分借助信 息技术功能，进行信息数据分类，电子档案管理方式主要包括信息拷贝、通信输送和直接利用 三种方式。信息拷贝是电子档案管理中的不可或缺的环节，在整个管理过程中能够确保档案信 息的完整性，档案部门要采用正确的文档存储格式，也可以为用户提供复印件，方便用户参考 借鉴。通信输送能够满足使用者的基本需求，解决重难点问题，节省了大量的时间和资金费用。档案信息传输可以借助互联网平台实现，直接利用主要是指档案管理部门借助电脑设备直接查 询信息，为用户提供技术支持。 二、实行电子档案管理的重要性 随着电子信息技术的不断更新，大部分企业单位对电子档案管理给予了一定重视，但是一 些小企业依然以纸质档案管理为主，工作态度不够严谨，因此，管理人员明确电子档案管理中 的重点内容是非常关键的。电子档案的使用打破了传统的管理理念，减少了企业档案的开支， 传统的档案管理涉及的档案资料比较复杂多样，需要安排很多工作人员进行档案管理，在管理 过程中还面临着不同的风险问题，具有一定的复杂性。当前人们借助网络系统就可以实现档案 的管理与利用，能够在较短的时间内找到所使用的档案资料，给档案管理人员节省了一部分时间，这样不但可以减轻管理人员的工作压力，还能为企业带来更高的经济效益。电子档案的出 台和利用为档案的使用者提供了优质化的服务，打破了单一的档案管理模式，电子档案与纸质 档案的不同之处在于电子档案可以将大量的信息数据储存于计算机设备中，而纸质档案需要手 工登记，需要投入大量的时间和精力，电子档案的管理和利用明显提高了企业的服务质量，在 使用档案时非常快捷简便。 三、电子档案管理利用的方法对策 （一）建立健全电子档案管理制度。电子档案是一项复杂的操作流程，管理人员要端正工 作态度，严格遵循电子档案管理的各项要求，不断建立健全电子档案管理制度，有效拓展信息 资料搜集渠道，可以适当借助网络技术进行档案收集与管理，不断更新电子档案系统，才能满

干部人事档案工作整理分类明细新版

干部人事档案工作整理分类明细 第一类履历材料 应归档材料： 1、干部履历表（书），简历表，干部、工作人员、老师、医务人员、职工、学员、学生（初、高中学生登记表、毕业生登记表等）、军人等登记表； 2、属简历表性质的各种登记表； 3、更改姓名的材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第二类自传材料 应归档材料： 1、干部本人历次所写的自传； 2、干部革命历史活动简历材料； 3、入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； 4、有关自传内容的其它材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第三类鉴定（含自我鉴定）考察、考核材料 应归档材料：3-1鉴定 3-2考察 3-3考核 1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表； 2、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料； 3、作为干部调动依据及平时对干部的考察了解形成的正式考察综合材料； 4、年度考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料； 5、公务员年度考核登记表； 6、干部、职工、学生毕业生、学员、军人等各种鉴定材料

（包括工作、劳动的鉴定材料）； 7、党团员鉴定表； 8、本人历次所写的属鉴定性质的材料； 9、后备干部登记表； 10、参加公务员考试登记表； 11、干部任职后公示期间的材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料 应归档材料： 1、报考高等院校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习（培训结业）成绩表（单）、记分册（初中、高中、技校、干部速成中学、干部业余补习学校等），学历证明、选拔留学生审查登记表； 2、中央党校培训班学习小结材料； 3、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表； 4、干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文（如获奖或全国报刊发表的）等目录（该材料应由有关部门配合干部、人事档案管理部门分别摘录，并说明原件出处和形成日期，加盖组织公章后，才能归入本类）； 5、由组织上调查形成的纯属学历、技术专长、业务能力和贡献等内容的各种专业人员“登记表”、“调查表”、“审查表”； 6、认定干部文化程度呈报（审批）表。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第五类政审材料

档案的管理

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的各类文件 ③各种会议记录及会议要 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、请假条、迟到、旷工等资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤工作人员年度考评资料 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②各种税费、社保金交纳的相关资料。 ③年度、季度及专项财务分析报告。 4、技术部门 ①各个型号机械设备的图纸。 ②每次出差的售后服务回馈单归档。 （二）档案管理体制： 档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。

1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。 2、人事、行政档案由办公室助理和办公室主任直接管理。 3、技术部门档案直接汇总到档案室； 4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。 （三）归档 归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。 （四）档案保管和使用 1、档案管理人员要对档案卷宗分类编号、类别，分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。 2、在人员变动时，要认真做好移交。 3、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、

基于档案管理电子化及分级检索系统研究

基于档案管理电子化及分级检索系统研究 摘要：随着经济社会的快速发展，我国的科技水平到达顶峰，高科技产品以疯狂的速度席卷我国的整个市场。科学技术的创新给一个时代带来了重要性的一次跨越，一些电子产品也陆续进入我们的日常工作生活，本文献就以“档案管理电子化及分级检索系统”为环绕主体进行探索研究，又向外进行延伸对其工作原理、结构特点等进行剖析以此进行补充。 关键词：电子档案；分级检索；系统研究 一、档案电子系统的优备化 （一）储存含量的优备化 传统保存信息录入工具比较多元化，在现代信息不够具有特色的时代，人们多用文笔、图文、磁带、相机等多种特色性功能的工具来记录一些我们想要保存下来重要的信息、录音等档案，现如今的电子化管理档案解决了最原始收存信息工具的欠缺，相对于原始传统录入工具，现一系列电子化管理有着不可比拟的优点，例如所占内存空间较大不用担心所收纳信息太多内存空间过小的顾虑，操作人员误删的重要文件可以在回收站重新打开。所以现代化档案管理的电子化有着以一比十的作用，随时随地的进行信息剪切、复制、备

份等具有特色的现代化优点。 （二）建立储蓄样式的优备化 在对于有关人员所需保存的文本信息的保存时，可以建立一个虚拟的空间保存室用来进行保存，通过不同种类文本信息和表达文本方式的不同进行区分并按类排放，这样可以方便工作人员的分类查找所需信息文件，节约时间。 （三）方便、快捷的优备化 在有着专门存放档案信息的储存空间室，有关工作人员在进行查询方面有着便捷化的优点，可以对所需对应电子信息按照不同类别进行点击、搜索连接服务器进行观察或根据个人工作要求进行文本信息的录入，用以此来完善档案文本信息的全面化。 二、建立完善的档案管理电子化系统 一个完整的档案管理电子化系统的建立离不开传统系统的档案录入、储蓄系统的保存和访问权限的设置，需要这三者结合才能达到成熟的档案管理系统。 （一）传统系统的档案录入 现代化管理档案系统虽然有浓浓的现代化气息，但依然离不开传统的档案录入，我们在传统储存电子化系统中，对文件的输入、编排、录入等环节的基础上又加大对此系统的改良，成为符合电子系统的专业文本。 （二）储蓄系统的保存

(档案管理)档案分类表(大类)

伊敏电厂三期工程 档案分类、归档范围、保管期限表（8大类） 归档类目归档范围归档内容（主要归档文件） 保管 期限 归档说明800 工程前期文件由建设单位收集、整理 8000 项目核准文件 1、建设单位逐级上报的请示文件 2、项目核准文件 永久 国家发改委 核准发文 3、项目开工报批及批准文件永久企业自行按项目建设程序审批 项目厂址批报文件 1、有关选厂址请示文件及地方各行政主管单位的审批 文件（文物、矿产、渔业、航道、军事设施、航空等有 关单位） 永久 原分类表未设选厂址文件类目，由 于选厂址批准文件是申报项目核准 依据性文件，特放此类。 2、建设规划许可证永久 城建规划范围内项目应办理，由地 方规划部门核发 3、选厂址规划部门出具的“建设项目选址意见书”永久地方规划部门并出具 8001 项目可行性研究文件1、初步可行性研究报告文件、审查会会议纪要、审查 意见 永久一般由地区性设计院审查 2、可行性研究报告文件、审查会会议纪要、审查意见永久由电力规划总院审查 3、接入系统可研报告文件、审查会会议纪要、审查意 见 永久地方电网行政管理部门 4、铁路专用线可研报告会议纪要、审查意见永久 铁路专用线由交通、铁路有关部门 审查

8002 项目各项评估文件1、项目评估及论证文件永久 建设单位委托专门机构出具报告， 由各有关行政管理部门审批 2、安全预评价报告及备案文件永久国家安全生产监督局备案 3、水资源评估及论证文件永久 4、矿产资源评估及论证文件永久 8002 项目各项评估文件5、职业病危害评价及审批文件永久地方卫生部门备案 6、地震安全性评价、地质灾害评价及评审意见永久 7、项目资金（借贷承诺）评估及论证文件等永久 8、码头、铁路专用线的评估及论证文件永久 8003 环境预测及调查报告1、环境影响评价大纲、环境影响报告书及审批文件永久建设单位委托专门机构出具报告， 国家环保部审批 2、环境影响评估及论证文件永久 3、水土保持方案及审批文件永久地方水利行政管理部门审批 4、文物、矿产、地质等调查报告永久 文物、矿产、地质等部门出具的报 告 8004 设计、计划任务书永久 801 设计基础文件由勘察设计院提供 8010 地质材料1、建设用地勘察报告及图纸永久 2、灰场、坝址、码头、铁路等地质勘察及图纸永久 3、水文地质勘测报告永久 4、重要土岩石样及说明等永久 5、地形、地貌图永久 8011 地形材料1、项目用地测量报告及图纸永久由勘察设计院提供 2、灰土场、煤场、坝址、码头、铁路等用地测量报告 及图纸 永久

档案资料的建立管理

目录 一、档案资料的建立管理 0 一、档案资料的建立管理 1、档案的建立 1.项目部设立专门的档案室，由专人负责管理。 2.建档流程：收集→整理→分类→编号→登记→输入电脑→入柜。 3.档资料的分类：将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。

2、档案资料的管理 1.档案室、使用部门双档管理制 为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案对重要原始档案进行严格管理，办公室保存复印件的存档管理制度。 2.管理要求 （1）建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理。 （2）采用多种形式信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、U盘或者光盘等。 （3）确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。 （4）坚持档案资料收集的系统化。 （5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存。

（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。 （7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。 3、档案管理制工作流程 3.1 立卷归档 档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。 3.2 借阅 1.本单位人员借阅档案 由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。 2.外单位人员查阅档案 查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。 3.3 收集、交接、整理、统计工作 1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。 2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。 3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷） 4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。 5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

客户档案记录内容客户档案管理规定

客户档案记录内容客户档案管理规定 客户档案管理是企业营销管理的重要内容，如何建立完善的客户档案管理系统和客户管理规定呢?下面给大家介绍关于客户档案管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。 一、客户档案管理对象 客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。 1. 从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。 2. 从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。 3. 从客户性质来划分：包括政府机构(以国家采购为主)、特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司、顾客(个人)和交易伙伴等。

这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。 4. 从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户(交易时间长、交易量大等)，一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。 总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。 二、客户管理内容 正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项： 1. 客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现客户档案管理制度客户档案管理制度。

电子档案管理存在的问题与发展前景

电子档案管理存在的问题与发展前景 摘要：伴随着信息技术日新月异地发展，计算机被广泛应用到工程设计领域之中。信息化快速发展的同时，产生了数量庞大的电子档案，而相当多的电子档案正处于失控状态；如何面对电子档案带给管理者的挑战，担负起延续历史、传承文明的重任，成为档案管理者探析的问题。 关键词：电子档案；问题；发展前景 一、电子档案的优越性 在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。 在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。 在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每

人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。 （二）文件修整（略） 1、修裱破损文件

(档案管理)档案归档范围及分类

一、主表 DQ 党群 11 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此） 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战：（民主党派材料入此） 16 工会：（妇女工作材料入此） 17 团委：（学生社团材料入此） XZ 行政 11 行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此） 12 人事（师资培养材料入此） 13 监察审计 14 武装保卫 15 总务 16 档案、图书、文博 JX 教学工作 11 综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此） 12 学科与实验室建设（专业设置入此） 13 招生 14 学籍管理（学生奖惩材料入此） 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 毕业生（毕业生信息反馈工作入此） 18 教材 19 职业培训 注：此类二级类目的划分，可以采用以下分类方法： 11 综合 12 研究生教育 13 全日制本、专科教育 14 成人教育

KY 科学研究 11 综合（科研经费管理、学术活动材料入此） [12] 按学科或专业或项目设置类目 CP 产品生产与科技开发 11 综合 [12] 按产品种类或项目设置类目 JJ 基本建设 11 综合 [12] 按单项工程设置类目 SB 仪器设备 11 综合 [12] 按仪器设备种类或型号设置类目 CB 出版 11 综合 12 报纸 13 刊物 14 书稿 15 音像WS 外事 11 综合 12 出国(境)（国际合作与会议材料入WSl4） 13 来校（外国留学生工作材料入WSl5。国际合作与会议材料入WSl4） 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作 CK 财会

11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿" l4 会计凭证 15 工资清册（奖金，助学金入此） 注:“[ ]”代表随机符号 附: SX 声像 12 照片 13 录音带 14 录像带 15 幻灯片 16 磁盘 17 影视胶片 18 缩微胶片 19 光盘

(档案管理)档案的分类与工作要求

档案管理制度 为了加强网新康桥科技园区工程档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《上海市建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流建筑工程，创一流工程档案”的目标。 档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，适当的也可把此项工作做为考核部门工作的一部分。 一、档案的分类与文档工作流程 （一）工程部档案归档分类 A.立项文件 1、批准的立项文件

2、项目建议书 3、项目建议书的批复文件 4、可行性研究报告及附件 5、可行性研究报告的批复文件 6、初步设计审批文件 7、专家对项目的有关建议文件 8、年度计划审批或备案材料 9、环境影响评价及卫生预评价报告及审批文件 10、关于立项有关的会议纪要、领导讲话等相关文件 B.选址文件 1、项目选址意见通知书 2、建设项目选址的批复及选址意见书（附图） 3、建设项目选址请示或报告 C.规划文件 1、控制性详细规划的批复 2、详细规划说明书 3、建设工程规划送审单 4、修建性详细规划批复及文件 D.用地材料 1、建设用地规划许可证的通知 2 、建设用地规划许可证及附图 3、建设用地批准书 4、工程征用、划拨土地的通知及请示

5、国有土地使用权证及地形图或国有土地使用证转让、抵押等文件 6、土地转让合同及备案登记证明 7、上海市国有土地使用权出让合同及附图 8、土地勘察定界报告书 E.动拆迁文件 1、动拆迁许可证、动拆迁协议书、合同 2、房屋产权及有关证明 3、动拆迁居民登记调查汇总文件、拆迁安置意见、方案等相关文件 F.申照文件 1、建设工程规划许可证及附件 2、环保、卫生、消防、人防、交通、绿化等审核意见单 3、建设工程灰线复验 4、建设工程施工许可证等相关的工程报建、报监文件 G.测绘文件 1、地形测量和拨地测绘成果报告等相关文件 2、其他相关测绘文件 H.设计文件 1、初步设计的批复和审查意见 2、初步设计方案 3、方案设计审定通知书及审查意见等相关文件 4、设计计算书或代保管证明书 5、建筑方案最终送审文件 6、建设项目日照分析报告

万科物业 制度和档案的建立与管理

制度和档案的建立与管理 1项目管理运作制度 2档案资料建立与管理 科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和

各项管理服务提供有效的质量记录。本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对科交中心的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。 2.1需建立的档案、资料分类检索 2.1.1需委托方提供的技术资料 1)规划图 2)竣工图 3)总平面图 4)单体建筑、结构、设备竣工图 5)消防、附属工程及地下管网竣工图 6)地质勘测报告 7)开、竣工报告 8)图纸会审记录 9)工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录） 10)隐蔽工程验收签证 11)沉降观察记录 12)竣工验收证明书 13)钢材、水泥等主要材料的质量保证书 14)新材料、构配件的鉴定合格证书 15)水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 16)砂浆、混凝土试块试压报告 17)供水的试压报告 18)绿化工程竣工图纸及相关资料 19)其他技术资料 2.1.2物业服务中心需建立的资料 1)物业资料 基本资料 功能分区资料 设备资料 2)客户资料 内部办公人员名册（可不提供） 内部各部门分布资料 3)日常管理资料

保洁绿化管理记录 绿化消杀记录 保安管理记录 ?日常巡查记录 ?交接班记录 ?值班记录 ?物资搬运放行记录 ?紧急事件处理记录 ?车辆管理记录 ?夜间查岗记录 ?闭路监控系统录相带 车辆管理档案 ?车辆详细资料 ?停车场、地下车库使用公约 ?车辆出入及停放记录 临时装修管理档案（可视具体情况） ?装修通知书（附图纸） ?装修工程队安全责任书 ?临时施工人员登记表 ?施工单位营业执照复印件 维修服务档案 ?维修服务登记表 ?维修服务回访记录 设备管理档案 ?各类公用设施保养维修记录 ?各项机电设备保养维修及运行记录 ?设备分承包方维修保养记录 ?设备检查记录 文化活动档案 ?各项活动计划及实施记录 ?图片及录像 ?新闻媒介报道剪集 ?物业使用人反馈意见及各项建议 顾客意见调查、统计记录

物业管理资料档案的建立与管理

物业管理资料档案的建立与管理 物业管理档案资料的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的。严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段对相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备专职档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。 一、建立物业管理档案的重要性 1．物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所开展的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。 2．有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业中的人和物，包括员工和房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善、规范的物业管理档案，既便于有条不紊的开展工作，又方便用户对管理工作进行监督，使我们的服务始终满足用户的要求。这样，就不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想用户之所想，用户未想到的我们也已想到，用户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对用户进行回访，根据用户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到用户满意。 3．有利于收集有关法律、法规，及时引入管理的新方法、新理念；做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断的改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。 综上所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需同时并进才能达到规范化管理的要求。 二、物业管理档案的建立及分类