秘书文档管理

《秘书文档管理》重点资料

1.在我国历史上，文书工作和档案工作曾长期合并在一起，直到新中国成立之后才逐渐分离，成为各自独立的两项工作。

2.“秘书文档管理”课程的研究对象共有四个：文书、文书工作、档案、档案工作。

3.从整个社会的角度看，档案工作是为人类“保存记忆”的工作。

4.文书工作是机关秘书部门最主要、最大量也是最重要的一种日常工作。

5.“文书”一词，最早出现于西汉司马迁的《史记》中；《李斯列传》中“文书”指“文字”；《史记·酷吏列传》、东汉王充《论衡·别通》中“文书”指“档案图籍”；东汉班固所著《汉书·刑法志》中“文书”指“公文”、“案牍”，其含义与今天大体相近。

6.从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。

7.作为信息，档案信息与其他类别的信息具有共同的特征：可扩充性、可压缩性、可传播性和可分享性；同时还有其他信息不具备的特别属性：原始性、真实性和广泛性。

8.档案形成者大致可以分为三类：官方性质的各种机关、半官方的各种社会组织、一定的个人。

9.美国著名档案学家谢伦伯格提出过“双重价值鉴定”。

10.1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出“文件生命周期”。

11.1950年8月召开的第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾力斯作出“三阶段论”：现行、休眠（或暂时保存）和永久保存。

12.美国国家档案与文件管理局前局长，“三阶段论”逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段。

13.档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即永久保存或非现行阶段。

14.平行文是行政公文中的函。

15.机密公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。

16.根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案（1840年以前）；近代档案（1840——1949年），包括就民主主义革命时期（1840——1919年）和新民主主义革命时期（1919——1949年）；现代档案（1949年以后）。

17.文书工作基本任务（内容）：文书制作、文书办理和文书管理。

18.文书工作的原则：及时、准确、安全、精简。

19.文书工作系统：中心机构、专门机构和分支机构。

20.文书工作的中心机构时指社会组织的办公厅（室）。

21.档案工作的性质——“三性”：管理性、服务性、政治性。

22.1959年以前，我国档案工作是由党委系统而后政府系统分别管理的。1959年以后，全国各系统、各部门、各级机构的档案工作逐渐统一起来，实行党政档案工作统一管理。

23.社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。

24.我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。

25.各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。

26.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

27.公文用纸一般采用国际标准A4型。公文正文用3号仿宋体。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。

28.公文标题一般由发文机关名称、事由、文种这三项要素构成。

29.印章是最常见的公文生效标识。

30.命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。

31.眉首六要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

32.凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。

33.办文按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保存四个阶段。

34.行文关系、行文方式、行文规则构成了行文制度的三要素。

35.同一系统中的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系；业务指导与被指导的关系【教育部与各省级教育直属组织】；平行关系【教育部与卫生部】；不相隶属关系【教育部与省级财政直属组织】。

36.行文方式：逐级行文【省教育厅给教育部发文或直接给各省属高校发文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。】、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。

37.签收是收文处理程序中的首要环节。

38.两次签收的任务：清点、检查、签字。

39.收文部门必须组织好对收文的传达贯彻。

40.文档管理工作的根本目的是为组织工作和社会各方面提供服务。

41.借阅制度主要包括借阅范围、借阅登记和借阅后的退还几项内容。

42.现行文件汇编主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形式。

43.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

44.文书档案，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。

45.文化大革命，出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。

46.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日通过，12月18日公布施行。将原有的“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限的划分方法改为“永久”、“定期”。“定期”分为30年和10年。凡涉及与人的权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现了以人为本的思想。

47.档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限和备注等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的组成部分。

讨论未通过的文件（10年）

本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（永久）

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料【请示、批复】（永久）

文书档案保管期限表重要的（永久）

一般的（30年）

本机关事务管理文件材料【房产、土地所有权和使用权的文件材料】（永久）

上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

下级机关报送的文件材料【重大问题的专题报告】（30年）

48.在立卷之前，要方便保管、检索和利用。案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。

49.立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成。

50.拟写案卷标题也就是要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十个字为宜。

作者+问题+文种

作者+时间+问题+文种

作者+地区+问题+文种

地区+问题+文种或地区+时间+问题+文种

案卷标题结构通讯者+问题+文种

作者+会议名称+文件材料

会议+文种

当事人+问题+文种

对象+内容+文种

51.提名即档案的标题。立卷人员应照实抄录文件标题，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加”[]”号。

53.“特征”即文件的作者、内容、名称、时间、地区和收发文机关。

54.2008年第一次修订的现行国家标准《文书档案案卷格式》。

55.归档章的标准格式分为均匀的6格：全宗号、年度、室编件号、机构或问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。

56.根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加”[]”.在正件提名后抄录附件提名，附件用“（）“表示。

57.2010年1月9日，标注为20100109.

58.一个立档单位的全部档案构成一个独立全宗。

59.保存照片档案，每隔两年应该对底片、照片进行抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。

60.档案信息是档案检索存在的基础，更是检索系统赖以生存的基本要素。

61.查全率是指满足利用者要求的全面程度，与之相对应的是漏检率。查准率，与之对应的是误检率。

62.《中国档案分类法》由19个基本大类组成。

63.检索工具可以从各个角度分为不同的种类。

64.通常的公务文件一般都是文本文件。

65.磁带是最早出现的磁存储介质。

66.电子文件载体的保管，控制湿温度，最佳温度为18℃、相对湿度为40℃。

67.大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

68.档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学历水平。

69.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。

70.我国政府在20世纪90年代已提出企业生产经营要运用数字化、网络化技术。

1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。

2.文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。

3.文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。【文书制作是文书与档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。】

4.文书工作组织机构，是指社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。

5.广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。

6.狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。

7.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

8.广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。【档案教育】

9.狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。【档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节】

10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。【民国】

11.交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。【拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。】

12.核稿是指将公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。

13.签发是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。【签发是制文阶段的关键环节，一份文稿能否制发，主要取决于负责人是否签发。是文稿生效的标志。】

14.复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。

15.文稿是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分为草稿和定稿两种。

16.文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。

17.修订本是指文件经发布生效后，经实践检验或随着事物的发展，原有的文件已不再适用，有必要对文件内容或文字进行修订、补充、完善而产生的文本。

18.文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要而形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体。

19.文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的问题要求、内容结构、要素

标记和格式安排等几个方面。

20.发文字号即文件的编号，又有公文字号、文号、发文号等名称。

21.收文办理是指接受外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。

22.拟办是社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。

23.注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。

24.内部文件是指组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。

25.文书管理是指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行监控和掌管。

26.立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。

27.案卷是指由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

28.立卷类目也称归档类目或立卷方案，是各个社会组织在每年初根据本组织工作活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，拟制出来的规卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。

29.通讯者特征也可称为收发文机关特征，是指公文中具有问复的性质的文种特征。

30.全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。【它最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。】

31.普发性档案文件汇编是指将一个组织产生的文件依据来源的顺序、时间的顺序进行排列，汇集成册。【xx省政府2010年制发文件汇编、xx省xx厅1999—2009年永久保存档案文件汇编】

1.文档管理的重要性：（1）文书、档案工作是国家管理的重要手段；（2）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分；

（3）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段。

2.作为文字材料的文书，其定义包含的内容：（1）文书的作者是从事社会活动的人；（2）文书具有实用性；（3）文书的记录方式为文字；（4）文书的载体形式多种多样；（5）文书具有广泛的社会作用；（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料。

3.档案定义的要素：（1）档案的本质属性；【原始记录性是其本质属性；知识属性和信息属性是其一般属性。】（2）档案的来源；（3）档案形式的多样性。

4.文书转化为档案的条件：（1）办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案；（2）对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；（3）按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。

5.文书与档案的差别：（1）二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同；（2）只有一部分文书可以变成档案，档案只是文书的主要归宿，而不是文书唯一的归宿；（3）档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。

6.文书与档案的作用体现：（1）规范作用【文书是作者意志的体现，当其作者为国家或代表国家的机构时，文书就是法律、法规。】（2）指导作用【某些权威和专家为专业工作制定的规则，某些尊长为晚辈制定的言行教谕等】（3）联络作用【网络文书（电子邮件、论坛帖子、即时通信软件的留言）、手机文书，为人们之间的沟通联络提供了前所未有的便利】（4）凭证作用【凭证是证据。社会组织所制定的公文真实完整地记录了组织公务活动的情况，是社会组织发展的历史见证。】（5）参考作用【文书和档案时人们从事社会实践的真实记录，中间保存了无数的成功经验和失败教训。】（6）教育作用【利用档案中所记载的正反事实，撰写回忆录、著述，发表演讲，进行文艺创作，举办各种展览，这些活动都会因其真实性、丰富性而具有极强的说服力和感染力，从而产生良好的宣传教育效果。】

7.档案工作的基本原则：（1）集中统一地管理国家全部档案；（2）维护档案的完整与安全【档案工作的基本要求，各级档案部门的首要任务】；（3）便于社会各方面的利用【档案工作的根本目的】。

8.社会组织档案部门的基本任务：（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；（2）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（3）中央和地方专业主管部门的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。

9.签发内容：(1)签发意见；(2)签发人姓名；（3）签发日期。

10.文件用印注意点：（1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印；（2）与文件制发组织相一致，以组织名义发文，用组织印章；以部门名义发文，用部门印章；（3）将印章端正、清晰得盖在文件落款处，并做到上不压正文，下要骑年盖月。

11.文书办理的特点：（1）连续性（2）时效性（3）保密性（4）集成性（5）规范性

12.文件暂时保管阶段的任务：（1）整理（2）保管（3）提供利用（4）处置（5）移交（6）销毁

13.越级行文使用情况：（1）由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题，如战争、严重的自然灾害、公共卫生安全等；（2）经过多次请示直接上级，长期未能得到解决的问题；（3）与直接上级组织有争议而无法解决的问题；（4）上级组织交办的并指定越级上报的问题；（5）对直接上级机关进行检举揭发的问题；（6）与直接上级组织无关，需要越级咨询和联系的一般性问题。

14.行文规则：（1）行文要尊重社会组织的隶属关系；（2）行文要尊重组织职权；（3）行文要考虑是否确有必要；（4）行文要明确发文权限；（5）同级社会组织可以联合发文；（6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

15.传达注意点：（1）掌握好传达的范围；（2）掌握好传达的时间和地点；（3）确定好文件由谁负责传达。

16.催办的形式：电话、书面、登门、开会、传真、电子邮件催办；发催办卡、催办单；发简报等。

17.内部文件的特点：（1）实用性（2）保密性（3）多样性

18.内部文件管理的内容：（1）制发与传递（2）整理与分类（3）保存与保护（4）利用与查询

19.秘书部门主动开展档案咨询与提供利用服务的方式：（1）针对组织工作重心和业务活动安排，提供相应的文件资料和数据支持；（2）定期印发已归档保存的内部文件目录；（3）主动编制相关的汇编产品。

20.文书管理的意义：（1）有利于提高文书工作的质量和效率；（2）有利于保证文书的安全；（3）为档案工作奠定坚实基础。

21.文书管理工作的原则：（1）统一管理原则（2）分类管理原则（3）安全保密原则（4）方便利用原则

22.保证文书的安全：（1）要做到及时收集，文书工作者要主动关心文件的办理进度，掌握文件的去向，将办理完毕的文件及时收集起来，避免文件的丢失；（2）要做到集中保管，将文书分门别类地集中保存于指定场所，由专人管理，如需借阅，必须严格执行登记制度，避免文件流散；（3）要保证文书存放的库房和文件装具的牢固，做好保卫工作，避免文件受到损害。

23.保守文件的机密：（1）要制定严格的保密制度，严惩违规违纪事件的当事及相关人员；（2）要选用业务过硬、政治素质高的人员专门从事机密文件的管理工作，必要时要成立专门的机要部门；（3）要将机密文件和普通文件分开管理，在从制作到传递再到利用的诸环节上，都要采取相应的保密措施。

24.阅文室的建设：（1）阅文室地点的选择要本着既方便领导阅读又方便文书人员管理的原则，尽量靠近领导办公室所在的建筑和楼层，也不能离机要室很远；（2）阅文室要保证周边和室内的安静，室内清洁，光线充足，物品摆放有条理；（3）阅文室内要配备文件柜、文件盒（夹）、桌椅等基本设施，还应注意安保工作，安装保险门窗，放置消防器材。

25.档案收集的作用：（1）收集是档案工作的起点；（2）收集工作时贯彻档案工作基本原则的首要措施；（3）收集工作直接关系着档案工作的信誉问题。

26.档案价值鉴定的意义：（1）便于发挥档案的作用；（2）便于档案的安全保管；（3）便于应付突然事变。

27.应归档的文件材料：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

28.我国已有的档案保管期限表类型：（1）标准档案保管期限表（通用档案保管期限表）（2）专门档案保管期限表（3）同系统机构档案保管期限表（4）同类型机构档案保管期限表（5）机关档案保管期限表

编号方法：（1）大流水编号法（2）分类编号法

29.平时归卷工作内容：（1）准备文件夹（2）及时归卷（3）定期检查和调整

30.立卷方法：（1）根据问题特征立卷（2）按时间特征立卷（3）按文种特征立卷（4）按作者特征立卷（5）按通讯者特征立卷（6）按地区特征立卷

31.构成立档单位的主要条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；【最基本的，即可独立行使职

权并主要以自己的名义对外行文】（2）是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

32.全宗的种类：（1）独立全宗【全宗的主要形式】（2）联合全宗（3）人物全宗（4）档案汇集（5）全宗汇集

33.分类方法的结合法：（1）年度—组织机构分类法【适用于立档单位内部组织机构经常变化但不复杂的全宗】（2）组织机构—年度分类法【多用于撤销机关的档案，并且是立档单位的组织机构比较固定的全宗】（3）年度—问题分类法【多用于组织机构变化频繁，或者文件很难区分所属机构】（4）问题—年度分类法【适用于历史档案和撤销机关的档案，现行机关、企事业单位一般不宜采用此种方法】

34.档案检索工具的种类：（1）按检索范围：全宗范围、档案馆（室）范围和若干馆范围；（2）按载体形式：纸张式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具；（3）按编制方式：目录、索引和指南；（4）按排检方法：分类和主题；（5）按信息处理手段：手工检索工具和机器检索工具；（6）按功能：查找性、报道性和馆藏性；（7）按使用对象：公务与开放的检索工具，或是档案工作人员使用的检索工具和利用者使用的检索工具。

35.电子文件的特点：（1）信息的非人工识读性（2）信息的系统依赖性（3）信息与特定载体之间的可分离性（4）信息的易变性（5）信息存储的高密度性【过去需要使用几十平方木库房存储的档案信息量，现在则可能用十几张光盘就可以承载，这极大地节约了存储空间】（6）多媒体信息的集成性（7）信息的可操作性

36.以大型企业为例，文书工作机构层次和人员分布：（1）文书工作中心机构。即企业办公室；（2）文书工作分支机构。即企业的各职能部门；（3）文书工作专门机构。即机要室、文书室。