小型超市销售管理系统[1]

案例4

小型超市销售管理系统

某小型超市的销售目前采用手工管理，效率低、易出错、会计工作量大，希望设计一个小型超市销售管理系统，登记每天的收入、支出，统计每月销售情况，按规定格式打印销售报表，允许多种方式查询货物库存情况，并按货物销售情况对于缺货自动发出预警通知等。

估计开发该系统需购买硬件、外部设备（高性能计算机一台、打印机一台），花费1.2万元左右，开发工作量约需3个人月工作量，每人月工资约为2000元，开发完成后维护费用每年约600元，开发成功后，原有的二名管理人员可以减少为一名，每人月工资600元。

用户的具体需求是：以月为结算单位，当购买新的商品并验收合格时，可以进行入库登记，登记的项目包括编号、货号、品名、规格、计量单位、数量等，并修改库存帐，产生当天库存报表。当销售出商品时，记录获得的销售收入，销售的成本按照该类货物的月进货平均价格计算，并修改现有的库存；当天的其他支出，也要进行记录。根据处理后的信息产生当天的收入、支出情况日报。能够根据需要以多种方式进行货物情况查询，并能查询某一货物的储备情况，若低于最低储备量，给出缺货警告，并将结果通过报表形式通知采购人员。每天打印收入、支出情况日报以及日库存表，每月底统计该月的销售情况，将按年计算的支出项目分摊入该月，并打印销售报表。

一、摘要

用户：小型超市

拟建系统名称：小型超市销售管理系统

(1) 提高超市的运作效率和减轻劳动强度。

(2) 通过全面的信息采集和处理，辅助提高超市的决策运营水平。

(3) 使用本系统，可以迅速提升超市的管理水平，为降低经营成本，提高效益，增强超市扩张能力，提供有效的技术保障

二、背景

目前，超市的竞争进入到了一个全新的领域，竞争已不再是规模的竞争，而是技术的竞争、管理的竞争、人才的竞争。技术的提升和管理的升级是超市业的竞争核心。零售领域目前呈多元发展趋势，多种业态：超市、仓储店、便利店、特许加盟店、专卖店、货仓等相互并存。

如何在激烈的竞争中扩大销售额、降低经营成本、扩大经营规模，成为超市努力追求的目标。

二、现行系统存在的主要问题和薄弱环节

某小型超市的销售目前采用手工管理，效率低、易出错、会计工作量大。查询困难，库存数量不能随时了解使得货物不能得到及时的补充。数据分析困难，一些受欢迎和不受欢迎的货物因查询困难不能进行比较和分析。有些商品紧缺，顾客要排队购买或商品供不应求，使顾客大为不满，还有一些商品，长期积压，损坏严重；而另一些商品供不应求的局面，都会给超市造成重大经济损失。

四、系统开发的必要性和重要性

目前，超市存在以下等问题：

1、物流管理方式落后，很难根据销售。库存情况，及时进行配货、补货、退货、调拨；

超市在物流管理方面，仍使用传统的人工管理模式，浪费人力资源，效率低，准确率低，因而需要一个强大的系统来支持。

2、账务、账目管理混乱，透明度低；

3、财务人员工作量大，且有不确定因素，可能因个人原因造成数据错误。

现行系统调查研究与分析

估计开发该系统需购买硬件、外部设备（高性能计算机一台、打印机一台），花费1.2万元左右，开发工作量约需3个人月工作量，一人负责系统管理开发，一人负责销售管理开发，一人负责商品管理开发。

五、业务流程

（1）以月为结算单位，当购买新的商品并验收合格时，可以进行入库登记，登记的项目包括编号、货号、品名、规格、计量单位、数量等，并修改库存帐，产生当天库存报表。

（2）当销售出商品时，记录获得的销售收入，销售的成本按照该类货物的月进货平均价格计算，并修改现有的库存；当天的其他支出，也要进行记录。

（3）根据处理后的信息产生当天的收入、支出情况日报。

（4）查询货物的储备情况，若低于最低储备量，给出缺货警告，并将结果

通过报表形式通知采购人员。

（5）每天打印收入、支出情况日报以及日库存表，每月底统计该月的销售情况，将按年计算的支出项目分摊入该月，并打印销售报表。

六、数据流程分析

制定超市订货计划

根据超市销售情况和库存情况进行分析，制定出需要扩大和削减订货量的货物和需要新增的货物品种。库工定期对库存进行盘库

图（1）管理功能图

图（2）组织结构图

图（4）数据流程图

制定超市订货计划

根据超市销售情况和库存情况进行分析，制定出需要扩大和削减订货量的货物和需要新增的货物品种。库工定期对库存进行盘库

七、费用和计算机应用情况

开发该系统需购买硬件、外部设备（高性能计算机一台、打印机一台），花费1.2万元左右，开发工作量约需3个人月工作量，每人月工资约为2000元，开发完成后维护费用每年约600元，开发成功后，原有的二名管理人员可以减少为一名，每人月工资600元。系统开发完成后需要计算机作进一步的维护工作。

八、新系统的方案介绍

拟建系统的目标

●销售人员可以通过系统将销售量，库存量报告给经理

●顾客可通过系统传达需求量信息

●经理通过系统可以查询到销售，库存，需求的信息

●系统通过网络与供货商传递价格，需求量等信息

●系统可以作信息分析

●经理查询数据分析，并作出决策

●减少人力、工作量

●加快信息的查询速度和准确度

新系统可以满足小型超市的需要，且针对原有系统的薄弱环节提出了解决方案，为超市更好的运行提供了保障，因而可以实行。